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1 Alterações a taxas de IVA decorrentes das medidas aprovadas no Orçamento de Estado para 2012 Impacto nas aplicações itbase Versão de Dezembro de 2012 Este documento foi elaborado segundo o novo acordo ortográfico. Documento Provisório Aguarda publicação oficial do OE 2012 em Diário da República 1

2 Índice Objeto... 3 Alterações a taxas de IVA aprovadas no OE Impacto nas várias áreas de negocio... 4 Soluções por linhas de produtos/aplicação... 4 Alteração de taxas utilizando o conversor... 4 Benefícios... 4 Destinatários... 4 Solução... 5 Instruções de utilização... 5 Alteração de taxas utilizando o conversor... 8 Como fazer... 8 Quando fazer... 8 Perguntas frequentes... 9 Instalação do conversor... 9 Como posso obter o utilitário?... 9 Necessito obter utilitários diferentes para cada aplicação da itbase?... 9 Necessito de um executável (utilitário) diferente por cliente?... 9 Como devo instalar o utilitário (executável)?... 9 Ao instalar, a aplicação diz que preciso do.net Framework 1.1 e não instala. Onde o posso obter?... 9 Tenho uma aplicação itbase instalada em 5 postos em rede. Tenho que instalar e correr o utilitário de alteração da taxa de IVA em todos os postos?... 9 Posso instalar e configurar remotamente o utilitário num cliente meu?... 9 Utilização do conversor... 9 Como posso configurar o utilitário para executar a alteração apenas no dia 1 de Janeiro às 02h00?... 9 Posso aproveitar as configurações do utilitário que fiz num cliente, para depois utilizar noutro cliente?... 9 Como posso obter a chave solicitada no Passo 1 do utilitário? Corri o utilitário para uma aplicação e efetuei o processamento para a minha aplicação Restus Touchscreen, mas agora queria correr outra vez e não consigo. Porquê? Quais as versões das aplicações itbase que são compatíveis com este utilitário de alteração das taxas de IVA? Quero proceder à alteração da taxa de IVA, mas quero manter nos artigos os preços com IVA incluído que possuo. Como posso fazer isso? Gerais Se obter uma listagem de vendas com dados de 2011 e 2012 simultaneamente, caso existam na mesma listagem artigos que num período tinham uma taxa de IVA e agora possuam outra, como vai sair a listagem? Comecei a faturar em 2012 sem ter atualizado as taxas de IVA de alguns artigos e só posteriormente é que reparei que as taxas de IVA desses artigos deveriam ser alvo de alteração. Como deve proceder?

3 Objeto Neste documento pretende- se definir o impacto, nas aplicações itbase, das medidas fiscais introduzidas pelo Orçamento de Estado (OE) para 2012, conforme aprovação na Assembleia da República no passado dia 30 de Novembro de 2011,. Este é um documento ainda provisório, pois o OE 2012 ainda carece de homologação pela Presidência da República e respectiva publicação em Diário da República. No entanto, face a previsão de que algumas das medidas aprovadas entrem em vigor no próximo dia 1 de Janeiro de 2012, urge planificar a implementação das mesmas. Das medidas fiscais aprovadas no OE 2012, analisaremos apenas as medidas referentes às alterações das taxas de IVA, pois ainda não é possível conhecer o teor concreto de algumas das restantes medidas, nem as mesmas carecem, para já, da mesma urgência de implementação (consultar Pretende- se pois com este documento definir o impacto das alterações das taxas de IVA nas aplicações itbase, nomeadamente definir quais as aplicações em que podem ser criados automatismos que apoiem na alteração e as aplicações que vão carecer de alterações manuais. Alterações a taxas de IVA aprovadas no OE 2012 As principais alterações aprovadas ao nível das taxas de IVA foram: A restauração passa a estar sujeita à taxa normal em vez da taxa intermédia. Bebidas e sobremesas lácteas, batata fresca descascada, refrigerantes, manifestações desportivas entre outros passam da taxa reduzida para a taxa normal. Conservas de frutas, frutos e produtos hortícolas, óleos e margarinas alimentares, café, pizzas e refeições prontas a consumir (seja em pronto a comer ou ao domicilio) passam a estar sujeitos à taxa normal em vez da taxa intermédia. Águas de nascente ou águas minerais passam da taxa reduzida para a taxa intermédia. Atividades culturais vêm a respetiva taxa passar da taxa reduzida para a intermédia. Quadro referencia de taxas de IVA: Taxa reduzida Taxa intermédia Taxa normal Continente 6% 13% 23% Regiões autónomas 4% 9% 16% 3

4 Impacto nas várias áreas de negocio Tendo em conta estas alterações, a elação que se pode obter sobre o nível de impacto das mesmas nas várias áreas de negocio é que o mesmo é distinto conforme a área de negocio, podendo- se até definir, no caso das áreas de negocio abrangidas pelas aplicações itbase, três níveis de impacto: Elevado Moderado Baixo ou inexistente Restaurantes e similares Supermercados e similares Distribuição de produtos alimentares e bebidas Venda de bilhetes para apvidades culturais ou desporpvas Hoteis e similares Empresas de prestação de serviços Vendas a retalho Em termos aplicacionais, pode- se estabelecer que a maioria das empresas afetadas por estas alterações serão empresas utilizadoras das aplicações Restus Touchscreen e InovGuest. Empresas utilizadoras das restantes aplicações serão também abrangidas, mas apenas uma minoria será afectada. Soluções por linhas de produtos/aplicação Tendo em conta o teor das alterações ao nível das taxas de IVA e o impacto acima descrito nas várias áreas de negocio, optou a itbase por definir 2 modos distintos para atualização das taxas de IVA: Aplicações Restus Touchscreen e InovGuest tal como aconteceu em alterações anteriores às taxas de IVA, será criado um conversor de modo a automatizar todo o processo. Tal deve- se ao elevado impacto que as alterações irão ter nestas aplicações. Este conversor permite que o processo se possa realizar de modo automático, sem intervenção do utilizador, numa data/hora pré- estabelecida. Restantes aplicações devido ao menor impacto e ao universo reduzido de empresas abrangidas, bem como ao âmbito das alterações ser especifico para cada empresa (dependendo da sua estrutura de famílias e artigos), as alterações terão que ser efetuadas manualmente pelos próprios utilizadores. Alteração de taxas utilizando o conversor Benefícios Automatizar a alteração das taxas de IVA de modo rápido e seguro. Minimizar a probabilidade de erros ao efetuar a alteração. Conseguir efetuar a alteração em vários clientes em simultâneo, o que é um processo impossível de se realizar manualmente. Garantir uma melhor prestação de apoio técnico da parte da itbase e do revendedor ao cliente. Destinatários Todas as empresas que utilizem as aplicações Restus Touchscreen e InovGuest. 4

5 Solução Utilitário composto por executável único (para qualquer aplicação Windows/Web da itbase), disponível para download no website da itbase, em zona pública, inclusivamente em destaque na página inicial. Esta aplicação (executável) só conseguirá ser executada se for introduzida uma chave válida para cada aplicação itbase/nº de série. As chaves podem ser obtidas online no website da itbase. Instruções de utilização Passo 1 Definições da aplicação onde promover a alteração da taxa de IVA. a. É exibida a janela do primeiro passo da aplicação onde deve ser indicada: Qual a aplicação; O número de série da mesma; Chave de validação (que previamente deverá ser obtida em através do seu login de revendedor ITBASE). b. Deve ser indicado se antes da alteração da taxa de IVA deve ser efectuada uma cópia de segurança da base de dados. Caso o campo seja selecionado, a cópia de segurança apenas será executada na data/hora em que for efectivada a alteração da taxa de IVA. c. Premir o botão >>> para passar ao passo seguinte. Passo 2 Seleção das empresas onde efetuar a alteração da taxa de IVA. Dado nesta alteração das taxas de IVA o utilitário não estar disponível para as aplicações WinMax da linha Profissional, tal passo é deliberadamente ignorado, passando- se de imediato para o seguinte. Passo 3 Este passo apenas é corrido se a aplicação tiver definida uma taxa de 23% de IVA. 5

6 a. Indicação do tipo de alteração a efetuar. Este campo, pode ter vários valores, sendo que alguns apenas estão disponíveis para algumas das aplicações. Os valores significam que: Alteração simples da percentagem de 13% para 13% o utilitário irá proceder à alteração do valor de x% para y% no ficheiro de IVA/Impostos, mantendo o mesmo código; Reutilização de um outro código de IVA o utilitário irá utilizar um código de IVA que tenha uma taxa a 0% e que não esteja a ser utilizado por qualquer artigo da aplicação, para assim passar a assumir nesse código, o valor de 23% (ou outro); Adicionar nova taxa de imposto - o utilitário irá adicionar um novo código de imposto ao ficheiro de IVA/impostos com o valor de 23% (válido apenas em Restus Touchscreen). b. IVA Compra código do IVA de compra que deve ser substituído pelo código referente à alteração para 23% (por omissão a aplicação irá logo assumir o código que tiver o valor de 13%; c. IVA Venda código do IVA de venda que deve ser substituído pelo código referente à alteração para 23% (por omissão a aplicação irá logo assumir o código que tiver o valor de 13%); d. Manter preços com IVA indicação se os preços com IVA incluído deverão ser recalculados em função da alta da taxa de IVA de 13% para 23%. Caso não este campo não seja selecionado, os preços com IVA incluído serão recalculados em função do seu preço de excluído de IVA e da respectiva taxa. e. Premir o botão >>> para passar ao passo seguinte. Passo 4 Conclusão das configurações das alterações a efetuar na aplicação selecionada no Passo 1. 6

7 a. Caso pretenda proceder de imediato à alteração das taxas de IVA para a aplicação itbase que acabou de configurar, poderá premir o botão Processar agora e será de imediato efectuada a cópia de segurança (se assim definido) e efectuada a alteração da taxa de IVA. b. Caso pretenda configurar a alteração de taxa de IVA noutra aplicação ou agendar a alteração para uma data posterior, selecione o botão Guardar para processamento posterior. Passo 5 Definição de mais aplicações onde alterar as taxas de IVA ou agendar/efetuar a alteração. a. Aplicações a processar lista com aplicações já configuradas para ser feita a alteração da taxa de IVA. Caso se pretenda modificar os parâmetros de uma das aplicações ou remover os referidos parâmetros para nova efetuar configuração, basta selecionar a aplicação depois os botões Alterar ou Remover ; Caso se pretenda configurar outra aplicação itbase onde também deve ser alterada a taxa de IVA, basta premir o botão Adicionar. Nesse caso, deverá repetir-se os passos 1 a 4 para a dita aplicação. 7

8 b. Processamento Definição da data/hora a que devem ser efectuadas as alterações da taxa de IVA, caso se pretenda que as alterações sejam feitas por agendamento para uma data/hora específica. c. Iniciar com o Windows Caso se pretenda que o utilitário, automaticamente, à data/hora de definida para processamento, efetue a alteração das taxas de IVA é recomendado ativar este campo, pois, o mesmo indica que a aplicação deve correr minimizada sempre que o computador for reiniciado. Após efectuada a alteração da taxa de IVA, o utilitário automaticamente retira-se do arranque do Windows. d. Automático Este botão deve ser selecionado quando após todas as configurações efectuadas se pretende deixar o utilitário a correr de modo que o mesmo proceda à alteração automática das taxas de IVA. e. Sair Este botão deve ser selecionado em qualquer momento para se sair da aplicação. De notar, que se sair da aplicação com esta opção a mesma não será corrida automaticamente na data/hora definida (caso haja uma), mas todos os parâmetros de configuração serão gravados no ficheiro config.xml. Alteração de taxas utilizando o conversor Como fazer A alteração manual das taxas nas várias aplicações itbase, nomeadamente nas aplicações da linha WinMax START e WinMax Profissional, é uma operação simples, no entanto carece de rigor na sua realização. Basta seguir os seguintes passos para que a operação se realize corretamente: 1. Com base na lista de artigos publicada no Diário da República, identifique os artigos que comercializa que deverão ser alvo de alteração da taxa de IVA; 2. Após emitir o último documento de 2011, efetue um cópia de segurança para um media amovível e arquive- o; 3. Se tiver famílias inteiras de artigos que deverão sofrer alterações nas taxas de IVA, aceda ao Ficheiro de Famílias e altere a taxa de omissão. A aplicação irá efetuar- lhe duas perguntas: a. Se deseja aplicar as alterações a todos os artigos da família se responder que sim, então a taxa de IVA que definiu na família, será aplicada a todos os artigos da família; b. Se deseja alterar os preços de venda se responder que sim, os preços de venda com IVA incluído serão recalculados em função da alteração da taxa. Se responder que não, os preços com IVA (PVP) incluindo manter- se- ão. 4. Caso hajam artigos cuja taxa deva ser alterada, mas os mesmos encontram- se em famílias onde nem todos os artigos devam ter a taxa normal, deve aceder ao Ficheiro de artigos e, individualmente, proceder à alteração da taxa de IVA em cada um. Nota: deve ter em atenção se deve manter o PVP com IVA ou não. 5. Após repetir os passos 3 e 4 tantas vezes quanto as famílias/artigos que for necessário modificar, pode começar a utilizar a aplicação. Quando fazer Este é um dos pontos mais críticos na alteração manual, pois, devido à necessidade de emitir documentos com as taxas de IVA em vigor, todas as alterações têm que ser realizadas entre o último dia de 2011 que emitir documentos (no máximo 31/12/2011) e antes que emita o primeiro documento no ano É pois imperativo que com base nos passos a realizar, se efetue um planeamento rigoroso das alterações a realizar e com base nisso, estimar um prazo e data para as realizar. 8

9 Perguntas frequentes Instalação do conversor Como posso obter o utilitário? Aceda ao website da itbase em e a partir do destaque Utilitário de alteração da taxa de IVA faça download do ficheiro. Necessito obter utilitários diferentes para cada aplicação da itbase? Não. O mesmo utilitário (executável) é compatível com todas as aplicações Windows/Web da itbase. Necessito de um executável (utilitário) diferente por cliente? Não. O mesmo executável serve para qualquer cliente. Como devo instalar o utilitário (executável)? Deve correr o executável Setup- AlteracaoIVA.EXE e seguir as instruções. Não é necessário instalar em qualquer pasta especial. Pode até colocar na pasta de uma das aplicações itbase. Ao instalar, a aplicação diz que preciso do.net Framework 1.1 e não instala. Onde o posso obter? Se efetuar a atualização do seu sistema operativo Windows, o mesmo deverá automaticamente ser instalado no sistema. Caso contrário, aceda a F D1E7CF3A3&displaylang=en e efetue o download e instalação do dito componente. Tenho uma aplicação itbase instalada em 5 postos em rede. Tenho que instalar e correr o utilitário de alteração da taxa de IVA em todos os postos? Não. Apenas deve instalar e correr num dos postos da rede. Posso instalar e configurar remotamente o utilitário num cliente meu? Sim, tal como estivesse a fazê- lo localmente. Sem qualquer limitação. Utilização do conversor Como posso configurar o utilitário para executar a alteração apenas no dia 1 de Janeiro às 02h00? Deve em qualquer altura correr o utilitário, efetuar as configurações (passos 1 a 6) e depois, configurar no Passo 7 a data/hora pretendida, marcar o campo Iniciar com o Windows e premir o botão Automático. Posso aproveitar as configurações do utilitário que fiz num cliente, para depois utilizar noutro cliente? Sim! Todas as configurações são gravadas no ficheiro Config.xml na pasta do utilitário. Assim, pode abrir este ficheiro com um editor de texto ou de XML e proceder às alterações necessárias e utilizar noutro cliente. 9

10 Apenas utilizadores com conhecimento avançados de XML e das aplicações itbase deverão proceder à modificação deste ficheiro CONFIG.XML. A estrutura deste ficheiro pode ser solicitada ao departamento de suporte da ITBASE (suporte@itbase.pt). NOTA: Ao fazer isto deve certificar- se que os valores dos códigos (ex: do IVA) são exatamente os mesmos nos dois clientes, caso contrário, poderá criar um problema grave. Como posso obter a chave solicitada no Passo 1 do utilitário? Deve fazer login no website da itbase em com os seus dados de revendedor itbase e premir o botão Utilitário Alteração da Taxa IVA Clique aqui para obter chave. Ser- lhe- ão depois pedidos alguns dados do cliente, como o país e o número de contribuinte. De seguida, serão exibidas as aplicações em nome desse cliente, onde poderá selecionar quais as aplicações para as quais pretende as chaves para o utilitário. Corri o utilitário para uma aplicação e efetuei o processamento para a minha aplicação Restus Touchscreen, mas agora queria correr outra vez e não consigo. Porquê? Porque para evitar a corrupção de dados o utilitário só permite que seja utilizado uma única vez sobre um determinado número de série. Assim sendo, sempre que se pede para iniciar o processamento deve- se confirmar que tudo está configurado como o pretendido. Quais as versões das aplicações itbase que são compatíveis com este utilitário de alteração das taxas de IVA? Restus Versão 3.95 InovGuest Versão 2.10 Pelo que, se tem alguma destas aplicações com versões anteriores deverá antes de correr o utilitário fazer o respectivo upgrade. Quero proceder à alteração da taxa de IVA, mas quero manter nos artigos os preços com IVA incluído que possuo. Como posso fazer isso? Nos passos 3, 4 e 5 da configuração, selecione o campo Manter preços com IVA incluído. Deste modo, os preços sem IVA serão recalculados em função da subida da taxa de IVA, mantendo o preço com IVA incluído. Gerais Se obter uma listagem de vendas com dados de 2011 e 2012 simultaneamente, caso existam na mesma listagem artigos que num período tinham uma taxa de IVA e agora possuam outra, como vai sair a listagem? Os valores em apresentados na listagem estarão corretos, ou seja, estarão de acordo com a taxa praticada na altura da emissão do documento, quanto muito, o cabeçalho onde indica a taxa de IVA é que pode apenas mencionar a taxa mais recente. 10

11 Comecei a faturar em 2012 sem ter atualizado as taxas de IVA de alguns artigos e só posteriormente é que reparei que as taxas de IVA desses artigos deveriam ser alvo de alteração. Como deve proceder? Caso seja possível reaver os originais dos documentos emitidos, obtenha- os e anule- os, emitindo a seguir documentos corretos após a alteração das taxas de IVA. Caso tal não seja possível, informe- se junto do seu contabilista, em função do tipo de situação e do número de documentos emitidos, sobre qual o melhor método para regularizar o IVA. 11