MAPEAMENTO DA UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS MRP S NAS EMPRESAS DE GRANDE E MÉDIO PORTES DO SETOR METAL-MECÂNICO DO VALE DO ITAJAÍ/SC

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1 ISSN MAPEAMENTO DA UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS MRP S NAS EMPRESAS DE GRANDE E MÉDIO PORTES DO SETOR METAL-MECÂNICO DO VALE DO ITAJAÍ/SC André Luís Almeida Bastos (FURB/UFSC/UNIFEBE) Henriette Damm (FURB) Monica Maria Mendes Luna (UFSC) Resumo Este trabalho discorre sobre as experiências de um grupo de empresas do setor metal-mecânico do Vale do Itajaí-SC, com a utilização dos sistemas MRP s, apontando os benefícios e dificuldades no processo de implementação e manutenção destes como ferramenta de gestão dos sistemas produtivos. A metodologia da pesquisa é exploratória e o levantamento de dados foi realizada mediante um questionário aplicado em gestores de PCP em 10 empresas de um universo de 12 que constituem o grupo alvo (empresas de médio e grande porte do setor metal-mecânico do Vale do Itajaí, em Santa Catarina). A partir da análise dos dados, é possível observar um bom nível de aderência entre os benefícios e as dificuldades apontados no referencial teórico e a experiência vivida pelo grupo de empresas. Em geral, as emrpesas destacam que o sistema permite um melhor gerenciamento da capacidade de produção e de materiais utilizados na fabricação, bem como permite uma maior agilidade de informações. Entretanto, se exige uma intensa disciplina na alimentação de dados no sistema, como meio de permitir uma tomada de decisão a partir de dados confiáveis. Palavras-chaves: MRP, PCP, setor metal-mecânico

2 1. Introdução Na organização, a função PCP é responsável pela coordenação e aplicação dos recursos produtivos de forma a atender, da melhor maneira possível, aos planos estabelecidos em níveis estratégico, tático e operacional (TUBINO, 2007). Considerando-se, entretanto, a complexidade dos sistemas produtivos, decorrentes especialmente da necessidade da flexibilidade e variedade de itens a serem fabricados, de materiais, máquinas e fluxos, as organizações têm optado pelo uso de sistemas de informação, baseados na lógica MRP, que auxiliem e agilizem a tomada de decisão. Por outro lado, sabe-se que tais sistemas pressupõem um elevado nível de organização de informações, de modo a atingir plenamente a sua funcionalidade e os objetivos previamente traçados quando da tomada de decisão pelos altos investimentos decorrentes do processo de implementação. O objetivo deste trabalho consiste em descrever as experiências de um grupo de empresas com a utilização dos sistemas MRP s como ferramenta de suporte na gestão das empresas. Como metodologia, foi utilizado um estudo exploratório, onde um grupo de 12 empresas dos setor metal-mecânico do Vale do Itajaí, consideradas de médio e grande porte foi utilizada como amostra para observação. Neste gupo de empresas foi aplicado um questionário que identificou as principais dificuldades e benefícios na utilização da ferramenta, segundo os principais referenciais teóricos. Os dados apresentados representam a opinião de gestores de PCP de 10 empresas do grupo selecionado. 2. Referencial teórico: conceitos e utilização O MRP (Material Requirements Planning Planejamento das Necessidades de Materiais) é uma ferramenta que auxilia as empresas a planejar e controlar suas necessidades de recursos com o apoio de sistemas de informação computadorizados. Ao surgir nos anos 60, sua principal finalidade era a de permitir às empresas o cálculo da quantidade de materiais de determinado produto necessários e em que momento estes seriam utilizados. Nos anos 80 e 90, o sistema e o conceito do planejamento das necessidades de materiais se expandiram e foram integrados a outros departamentos da empresa. Surgia então, o sistema MRP II 2

3 (Manufacturing Resource Planning Planejamento dos Recursos de Manufatura). Conforme Correa et al. (2007), outros módulos integrando o MRP II foram agregados pelos fornecedores de sistema e oferecidos ao mercado como: módulos de apoio fiscal, módulos de RH, módulos administrativos, etc. Quando os fornecedores passam a considerar que suas soluções integradas são suficientemente capazes de suportar às necessidades de informações para todo o empreendimento, passam a se auto denominar fornecedores de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos da Organizaçao). Um levantamento bibliográfico em Correa, Gianesi e Caon (2007), Correa e Correa (2006), Goodfellow (2003), Russomano (2000), Martins e Laugeni (2005), Gaither e Frazier (2002), Moreira (2008), Ritzman e Krajewski (2004) e Slack, Chambers e Johnston (2007) sobre as vantagens decorrentes da implementação desta lógica na manufatura aponta para os seguintes benefícios: a) O sistema fornece os meios para uma perfeita integração entre os setores da organização (área de materiais, engenharia, vendas, produção, compras e custos necessários para PCP, etc.) através do compartilhamento de base de dados única; b) aumenta a produtividade na elaboração dos planos, permitindo ensaios e simulações. Neste caso, os impactos decorrentes de mudanças reais ou previstas como variações de volumes, de custos, de produtividade etc, podem ser rapidamente analisados ou refletidos no negócio flexibilidade; c) reduz os custos de compras pela negociação de lotes maiores e/ou entregas parceladas dos materiais planejados, bem como reduz níveis de estoque em processo e produto acabado; d) apóia a empresa nos seus esforços de melhoria de desempenho operacional para que melhor possa se sair, frente aos concorrentes, no atendimento aos clientes, bem como aumenta a satisfação dos clientes pelo cumprimento dos prazos de entrega e aumenta a produtividade de mão-de-obra pela disponibilidade do material no momento de iniciar a produção; e) suporta a gerência de materiais, fornecendo a posição do estoque em tempo real, o histórico das suas movimentações, a situação dos materiais no processo de compras e de 3

4 produção, bem como agiliza a gerência das ordens de produção emitidas, permitindo o feedback e a visibilidade de seu andamento ao longo do processo de produção; estabelecidas. f) organiza a seqüência de produção de cada centro de trabalho, conforme prioridades g) propicia redução de obsolescência de materiais em função das mudanças de engenharia se refletirem imediatamente no processo de obtenção de materiais. Entretanto, os mesmos autores apontam algumas limitações no uso do sistema: a) necessita de um investimento considerável em recursos: computadores, softwares e pessoal qualificado; b) devem ser feitas suposições quanto ao lead-time, set-up e tempo de espera necessário para a manufatura. Além disso, todos os tempos no sistema são supostos como fixos e invariáveis, mas que na prática, podem variar substancialmente dia-a-dia e de hora em hora. Em conseqüência, estas suposições de modelos nunca refletem o atual processo de produção e resultam em muitas imprecisões; c) ocorrem problemas mesmo nas melhores operações de manufatura. Os operários deixam de informar sobre trabalho, quebra de máquinas, material rejeitado tanto antes quanto depois de executado o trabalho e uma porção de outros problemas ocorrem. Se a produção for paralisada devido a um problema contínuo, a não ser que haja uma intervenção manual para reprogramar todos os conjuntos afetados de primeiro nível, a próxima operação não contará com a interrupção e continuará empurrando os materiais de nível inferior; d) deve existir um plano coeso, detalhado e integrado para a produção. No entanto, nem sempre esses planos são executáveis; e) para empresas que desejam resultados em curto prazo, o sistema MRP II é pouco viável, pois sua implementação demora em média de 2 a 3 anos; f) O sistema assume capacidade ilimitada em todos os recursos, enquanto que na realidade alguns centros produtivos comportam-se como gargalos. Tais considerações podem 4

5 prejudicar consideravelmente a programação lógica, além de tornar ineficiente sua capacidade de planejamento e controle; g) Muitas vezes as empresas que optam por adotar o sistema, são obrigadas a se adaptar a ferramenta ao invés do contrario, o que nem sempre é recomendável; h) Os relatórios emitidos pelo sistema têm que ser checados regularmente, para não ocorrer variações no sistema. Durante a implementação da lógica MRP são enfrentadas algumas barreiras às mudanças que esta implementação proporciona. Isso pode determinar o sucesso ou o fracasso do sistema de gerenciamento. Correa (2008), por exemplo, aponta por exemplo que se as análises feitas durante a implementação não forem revistas com as mudanças na realidade, o sistema tenderá a trabalhar de forma gradualmente menos aderente à realidade, levando a decisões gerenciais que não correspondente aos objetivos pretendidos. Barbastefano (2010) destaca a necessidade de comunicação e coordenação interdepartamental como um canal de comunicação para evitar conflitos principalmente entre o setor de vendas, produção e planejamento de produção. Outro aspecto relevante apontado pelo autor consiste no fato de que os envolvidos devem ser treinados a fim de não só entender a parte do sistema com a qual vão ter contato, mas também a lógica global do sistema para que se compreendam a importância de fatores como entrada e atualização do sistema em tempo real. Laurindo et al. (2005), por sua vez, chamam atenção para itens como comprometimento da alta direção, tendo em vista os impactos do sistema na estratégia da organização. 3. Resultados Os resultados apresentados neste trabalho foram obtidos a partir da análise dos questionários aplicados e respondidos pelos gestores de PCP das 10 empresas pesquisadas. A seguir, discute-se os principais pontos da pesquisa. Observou-se que o principal motivo destacado responsável pela implementação do sistema MRP nas empresas estudadas foi a preocupação com a redução dos níveis de estoques. Além disso, alguns outros fatores foram citados como motivação para o investimento no sistema, entre eles, a melhoria do serviço ao cliente, uma preocupação em 5

6 melhorar a eficiência operacional da fábrica, bem como buscar a redução de custos de MP e insumos. Os principais benefícios obtidos com a implementação do sistema MRP s pelo grupo de empresas pesquisadas são: melhor gerenciamento da capacidade de produção (11 incidências), melhor gerenciamento dos materiais (9 incidências), maior confiabilidade das informações (7 incidências), redução dos estoques (5 incidências), maior agilidade nas tomadas de decisões (4 incidências), redução da mão de obra operacional (3 incidências), redução dos prazos de entrega (2 incidências) e redução dos custos de compra (2 incidências). Observa-se uma convergência nesta questão, formulada em aberto, com os principais pontos elencados no referencial teórico. 3.2.A lógica MRP como ferramenta de gestão de estoque de materiais Quanto à possibilidade de utilização da ferramenta para obtenção da redução dos níveis de estoque em processo e produto acabado, a alternativa concordo em parte teve 53% das indicações, sendo a mais apontada. Uma justificativa apresentada para isto dá-se pelo fato de alguns setores e máquinas requererem produção com lotes econômicos, devido a complexibilidade dos set-up s, ocorrendo formação de estoques (pulmão), mas de modo geral, a maioria dos lotes podem ser reduzidos, visto a melhora da flexibilidade e aproveitamento dos recursos, ou muitas vezes, as empresas optam por compra de oportunidade ou até mesmo elevar seus estoques por expectativa de vendas futuras, o que contribui acentuadamente para a divergência do objetivo de reduzir o inventário no processo produtivo. Foi relatada de forma quase unânime pelos entrevistados (87%), que a utilização dos sistemas MRP s permite ima visualização da situação de qualquer matéria- prima ou produto semi-acabado em seus depósitos ou mesmo em qualquer estágio de fabricação, além de permitir o levantamento das movimentações realizadas anteriormente. Quanto à redução de obsolescência de materiais em função das mudanças de engenharia se refletirem imediatamente no processo de obtenção de materiais, a concordância das empresas com os autores foi quase completa, ou seja: 67% das empresas pesquisadas. No entanto, algumas delas justificam uma concordância parcial, afirmando que diversas variáveis acabam fazendo com que a empresa opte por manter estoques maiores do que o consumo. 6

7 Uma das dificuldades encontradas consiste na necessidade de um controle rigoroso sobre os relatórios de inventário e produção pois, não acontecendo tal rigidez, ocorrerá imprecisão no sistema. Neste item, a concordância com esta afirmação pelas empresas pesquisadas foi quase unânime. Foi relatado que o maior problema é a alimentação dos dados, que no caso das empresas possuem milhares de componentes e materiais processados, tornando-se um grande fator complicador, haja vista que se os estoques não forem bem controlados haverá falta de materiais ou custos desnecessários A lógica MRP como ferramenta de Gestão de informações Um outro destaque positivo da ferramenta nas empresas é de que a maioria dos entrevistados (53% afirmaram que concordam totalmente e 40% dos entrevistados responderam concordam, em parte ), apontaram que o sistema MRP agiliza a gerência das Ordens de Produção emitidas, permitindo o feedback e a visibilidade de seu andamento ao longo do processo de produção. Entretnato, há uma convergência em suas justificativas para o fato de que em alguns momentos, o retorno esperado não é atingido, haja vista que este trabalho exige muito treinamento, disciplina e cobrança dos operadores para que as informações sejam transmitidas de forma correta. Um percentual de 60% das empresas afirmaram que os Sistemas MRP s aumentam a produtividade na elaboração dos planos, permitindo ensaios e simulações, relacionando com a possibilidade de poder escolher o melhor cenário, tanto pelo lado financeiro como pelo lado produtivo, além de permitir simulações rápidas para verificar os impactos nos níveis de estoques, na utilização de recursos, no fluxo de caixa, nos planos de lucros e perdas, dando assim uma melhor orientação para uma tomada de decisão. Entretanto, 33% das empresas assinalaram o item concordo em parte, relatando inclusive que o grande desafio para se fazer simulações é ter uma base de dados estável e confiável. Se a base de dados não for confiável e estável a estratégia sinalizada pelo sistema pode não ser muito adequada com a realidade. Quanto à afirmação dos autores de que os Sistemas MRP s permitem integração dos dados das áreas de materiais, engenharia, vendas, produção, compras e custos necessários ao PCP, foi observado que para apenas 3,87% das empresas, este conceito é totalmente aplicado. 7

8 3.4. Desafios Há uma acentuada convergência quando se compara as dificuldades encontradas no processo de gestão da tecnologia no grupo de empresas pesquisadas e as obras publicadas pelos autores. Assim, observou-se que as principais dificuldades operacionais para manutenção eficaz dos sistemas MRP s são: necessidade de alimentação dos dados (9 incidências), necessidade de acuracidade de informações nos níveis de estoques (6 incidências), ocorrência de relatórios imprecisos (5 incidências), necessidade de quebra de paradigmas na gestão da produção (4 incidências) e necessidade de conscientização e comprometimento das pessoas (4 incidências). Uma outra dificuldade apontada pelos entrevistados consiste no fato de que nos sistemas MRP s, o lead-time, o set-up e o tempo de espera necessário para a manufatura, são supostos como fixos e invariáveis, mas que na prática, por diversos motivos não previstos na programação (troca de operador, quebra de equipamentos, falta de abastecimento, entre outros), podem variar substancialmente dia-a-dia e de hora em hora. Em conseqüência, estas suposições nem sempre refletem o atual processo de produção e resultam em muitas imprecisões. Observou-se que 53% das empresas apontaram uma concordância parcial com este item. Uma outra afirmação dos autores é de que nos Sistemas MRP s, deve existir um plano coeso, detalhado e integrado para a produção. No entanto, nem sempre esses planos são executáveis. Na pesquisa, 53% das empresas apontaram uma concordância parcial com esta afirmação e 27% apontaram concordância total. A principal justificativa apontada para este item consiste na eventual inconsistência entre o plano gerado e exequibilidade do mesmo, tendo em vista as dificuldades de confiabilidade dos dados, os erros de cadastros e o não apontamento de informações críticas no processo produtivo. Além disso, as principais adequações com maior incidência que o grupo de empresas pesquisadas tiveram que fazer para a implementação dos sistemas MRP s são: capacitar pessoas (com 12 incidências), mudança de cultura/procedimentos internos (9 incidências), reestruturação dos processos produtivos (7 incidências), alimentação de cadastro de parâmetros (4 incidências), estrutura de produtos (4 incidências) e estrutura de informática (3 incidências). 8

9 4. Considerações Finais Inicialmente, deve-se salientar que este trabalho foi construído com base nas informações coletadas por meio de um questionário. Assim, as informações coletadas refletem a percepção que os 10 entrevistados possuem dos sistemas implementados nas suas empresas. Esta é uma limitação característica das pesquisas, cujos dados foram obtidos a partir do uso de questionários. Dessa forma, não se pode descartar a possibilidade de que alguns entrevistados não terem se comprometido com a veracidade das informações prestadas. Quanto aos resultados obtidos na pesquisa, fica evidente que a implementação de sistemas MRP s nem sempre é tarefa fácil e exigiu algumas mudanças estruturais nas empresas estudadas, entre elas a implementação novos de procedimentos internos, reestruturação dos processos produtivos e, consequentemente, foram apontados ajustes como a necessidade de disciplina na alimentação de cadastro de parâmetros e estrutura de produtos e o intenso processo de qualificação do pessoal envolvido no uso dos sistemas. Destacam-se como principas motivos de implementação os seguintes fatores: redução do inventário, melhoraria do serviço ao cliente, melhoria da eficiência operacional, redução de custos de compra e disponibilidade de informações para tomada de decisão. Outra questão verificada refere-se aos principais benefícios obtidos com a implementação do sistema. As empresas pesquisadas concordam que os benefícios referem-se ao melhor gerenciamento da capacidade de produção, melhor gerenciamento dos materiais, confiabilidade das informações, redução dos estoques e agilidade nas tomadas de decisões. Entretanto, algumas dificuldades muito recorrentes foram observadas nas empresas para o uso eficaz da ferramenta: necessidade de disciplina para alimentação dos dados, convivência com informações incorretas nos níveis de estoques, relatórios imprecisos, necessidade de quebra de paradigmas na operacionalizaçao da fábrica, necessidade de conscientização e comprometimento das pessoas, convivência com suporte externo fraco. Ficou evidenciado também que por tratar-se de um sistema que requer aderência estrita de suas regras para que funcione corretamente, freqüentemente, supervisores e outras pessoas envolvidas desenvolvem um sistema informal para conseguir realizar suas tarefas. Por conseqüência, quando estas regras não são obedecidas dentro do sistema, dados incorretos e 9

10 relatórios imprecisos são gerados, gerando deterioração da credibilidade da informação prestada pelo sistema às pessoas envolvidas. Numa análise geral sobre as respostas obtidas pelo questionário aplicado no grupo de empresas do setor metal mecânico do Vale do Itajaí, pode-se observar que há uma acentuada concordância quanto às vantagens e às limitações dos sistemas implementados nas empresas em relação às afirmações apresentadas pelos autores citados no trabalho. Percebe-se, por exemplo, no grupo pesquisado, segundo os entrevistado, uma contribuição para a redução dos níveis de estoque em processo e de produto acabado, uma redução dos custos de compra, um bom sistema de informação dando suporte à gerência de materiais, fornecendo a posição do estoque em tempo real, o histórico das suas movimentações, a situação dos materiais no processo de compras e de produção, a integração dos dados em diversas áreas da empresa, uma acentuada colaboração na elaboração de planos eficazes, por meio de ensaios e simulações, uma contribuição para o gerenciamento de Ordens de Produção, permitindo o feedback e a visibilidade de seu andamento ao longo do processo de produção, entre outras. Por outro lado, também destaca-se que as principais limitações obtidas são: a onerosidade do sistema, especialmente no que tange a necessidade de investimentos em computadores, softwares e pessoal de suporte altamente qualificado, além de uma necessidade de maior rigor no controle de relatórios de inventário e produção. Há também limitações de tempos improdutivos tais como: lead-time, set-up, tempo de espera, quebra de máquinas, material rejeitado que não são gerenciados pelo sistema. Um outro fator limitador refere-se ao fato de que o sistema assume capacidade ilimitada em todos os recursos, requerendo, para efeitos de planejamento da capacidade produtiva uma intervenção das pessoas para identificação dos gargalos. Referências BARBASTEFANO, G. B. Fatores críticos na implementação de sistemas MRPs. Disponível em: <http://www.cel.coppead.ufrj.br/fr-mrp.htm> Acesso em: 22 de março de CORREA, C. A.; CORREA, H. L. Administração de produção e operações: manufatura e serviços - uma abordagem estratégica. 2. ed. São Paulo: Atlas, CORREA, H. L. Aspectos a considerar na seleção de uma solução ERP para médias empresas. Disponível em: <http://www.correa.com.br/biblioteca/artigos.htm> Acesso em: 12 de setembro de

11 CORREA, H. L.; GIANESI, I. G. N.; CAON, M. Planejamento, programação e controle da produção MRPII/ERP: conceitos, uso e implantação. 5. ed. São Paulo: Atlas, EDWARDS, R. Build to order extends ERP boundries. Chicago: BUCKER, GAITHER, N.; FRAZIER, G. Administração da produção e operações. 8. ed. São Paulo: Pioneira, GOODFELLOW, R. MRP II planejamento e recursos da manufatura. São Paulo: IMAM, LAURINDO, F. B. J. et al. Material Requirements Planning: 25 anos de história Uma revisão do passado e prospecção do futuro. Disponível em: <www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=s0104> Acesso em 22 de março de 2005 MARK M.D. et al. Fundamentos da Administração da Produção. Porto Alegre: Bookman, MARTINS, P.; LAUGENI F. P. Administração da produção. São Paulo: Saraiva, MOREIRA, D. A. Administração da produção e operações. São Paulo: Cengage Learning, RITZMAN, L; KRAJEWSKI, L. J.. Administração da produção e operações. São Paulo. Prentice Hall RUSSOMANO, V. H. Planejamento e Controle da Produção. 6 ed. São Paulo: Pioneira, SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2a. ed. São Paulo: Atlas, TUBINO, D. F. Planejamento e controle produção: Teoria e Prática São Paulo, Ed. Atlas,

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