Intranet Embrapa. Princípios e conceitos

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1 Intranet Embrapa Princípios e conceitos Brasília, 9 de setembro de 2014

2 2 1. Apresentação O projeto de uma Nova Intranet para a Embrapa teve início em julho de 2012, com o diagnóstico das Intranets das Unidades Descentralizadas. O obejtivo era identifcar boas práticas e funcionalidades padrão que pudessem compor uma plataforma única para toda a Embrapa. Uma empresa terceirizada atuou no diagnóstico e na definição de arquitetura de informação e projeto gráfico, juntamente com as equipes da Secretaria de Comunicação (Secom), Embrapa Informação Tecnológica e Departamento de Tecnologia da Informação. Em agosto de 2013, a primeira proposta foi apresentada em videoconferência às Unidades Desencentralizadas. Ao longo de 2013 e 2014 foram feitos ajustes, com base nas considerações das Unidades, que resultaram nos conceitos e princípios descritos neste documento. Nos capítulos finais, são informadas as formas de participação das Unidades e o cronograma com as próximas etapas. As telas da Nova Intranet estão disponíveis para download no diretório intranet/layouts/ Todos os arquivos de imagem referenciados neste documento poderão ser localizados nesse endereço. Proposta de página inicial - index.jpg

3 3 2. Eixos fundamentais Dois eixos fundamentais norteiam a arquitetura da Nova Intranet: ferramentas de trabalho e comunicação interna. 2.1 Ferramentas de trabalho Funcionalidades da Intranet que auxiliam a execução rotineira das atividades na Empresa. Três seções representam o núcleo desta dimensão: Serviços, Softwares e Documentos Serviços São os serviços oferecidos pela Embrapa a seus empregados, como manutenção de equipamentos de TI, serviço de compra de suprimentos, agendamento de exame periódico ou reposição de água mineral. Determinados serviços poderão ser solicitados pela internet, em ambientes como a Central de Serviços de TI, outros poderão ser utilizados diretamente pela internet, como consulta à prévia do contracheque, e outros serão solicitados e prestados por outros meios, como , telefone ou visita presencial. O serviço de reposição de água mineral no prédio da Sede, por exemplo, é solicitado via telefone e o galão de água é entregue pela equipe responsável. A Intranet, neste caso, vai informar o telefone pelo qual o serviço poderá ser solicitado. De uma maneira geral, haverá na Nova Intranet um cadastro único de serviços, com um mecanismo de busca, e cada serviço terá uma página com detalhes. Nesta página, será informado o setor responsável, descrição do serviço e instruções de como solicitar (link para um endereço de internet, telefone ou de contato). O registro dos serviços será feito diretamente na plataforma Liferay. (Telas disponíveis: servicos_listagem.png, servicos_contracheque.png) Softwares São os programas de computador desenvolvidos pela Embrapa para uso interno, como Ideare (projetos), SIRH (recursos humanos) e Gestec (soluções tecnológicas). Os softwares da Embrapa são cadastrados no Catsoft, um sistema corporativo, e estarão disponíveis na Intranet por meio de um mecanismo de integração. A seção Softwares terá como função principal fornecer o link de acesso aos sistemas (quando forem sistemas de acesso via web) e como função secundária disponibilizar informações como características, gestor responsável e link para mais informações, que vai remeter à página do software no Catsoft. Softwares desenvolvidos pela Embrapa para o público externo, como o Gotas, por exemplo, não serão listados na Intranet, mas sim na seção de Produtos, Processos e Serviços do Portal. (Telas disponíveis: software_listagem.jpg, software_ especifico.jpg) Documentos São normas, manuais, cartilhas, modelos, formulários, apresentações e outros documentos que fazem parte do trabalho na Embrapa. Alguns tipos dos documento, como normas e outros atos oficiais de gestão, deverão ser cadastrados no SGAA, o novo Sis- Serviços, softwares e documentos compõem o núcleo principal de ferramentas de trabalho da Intranet

4 4 tema de Gestão de Atos Administrativos. A Intranet será uma interface de consulta e acesso a esses arquivos. Outros documentos serão inseridos diretamente na plataforma Liferay e poderão ser de dois tipos: arquivo (principalmente PDF), que podem baixados, e documentos web, que serão páginas de internet. O Manual de Identidade Visual e Manual do Novo Portal, por exemplo, não são documentos em PDF, mas sim interfaces navegáveis na web. Nestes casos, na Nova Intranet, no lugar de um botão para download, haverá um link de acesso aos endereços dos manuais na internet. (Telas disponíveis: documentos_listagem.png) 2.2 Comunicação interna A comunicação interna é o segundo eixo da Nova Intranet e tem como finalidade informar os empregados sobre os acontecimentos relevantes na Empresa. Cinco seções fundamentais cumprem esse papel: Notícias Haverá um único banco de notícias assim como acontece atualmente no Portal Embrapa, que será administrado na ferramenta Liferay. O mecanismo vai permitir a inserção de textos e imagens. Os empregados poderão comentar as notícias. (noticia.jpg) Vídeos A plataforma da Nova Intranet vai possibilitar a inserção de vídeos, que ficarão disponíveis aos usuários para visualização na própria tela do navegador de internet assim como no YouTube, sem necessidade de download do arquivo. O mecanismo de comentário também poderá ser habilitado para os vídeos. (multimidia_videos.jpg) Imagens As imagens cumprem primordialmente dois papéis na comunicação digital interna. Funcionam como notícia, quando registra algum acontecimento oficial na Empresa, como a visita de alguma autoridade neste caso é fundamental o uso da legenda para contextualizar, e funcionam também como elementos de socialização entre os empregados, quando utilizadas para registrar confraternizações, eventos comemorativos ou ações internas de melhoria de clima organizacional, por exemplo. Será possível criar álbuns para organizar as fotos e habilitar o mecanismo de comentários. (index.jpg) Agenda Recurso fundamental no dia a dia das Unidades, a Agenda vai dar visibilidade aos acontecimentos, como reuniões internas, visitas e eventos com participação de público externo. (agenda.jpg) Veículos digitais de comunicação interna A Nova Intranet vai disponibilizar às equipes de comunicação das Unidades um mecanismo para criação de newsletters, informativos digitais enviados por . A ferramenta vai

5 5 permitir a seleção de notícias e outros conteúdos da Intranet e a composição do boletim. Uma vez definidos os destaques principais e as notas complementares, o sistema envia o automaticamente aos empregados da Unidade. (vci.jpg) Modelo de veículo de comunicação interna (newsletter) que poderá ser montado automaticamente. (vci.jpg)

6 6 3. Princípios da Nova Intranet Seis princípios fundamentais foram estabelecidos para a organização dos conteúdos e o desenvolvimento das funcionalidades da Nova Intranet. Os princípios têm como objetivo garantir sustentabilidade ao ambiente a longo prazo e flexibilidade para as Unidades. Como premissa, entende-se que, assim como para o Portal, o melhor modelo é estabelecer uma plataforma única para todas as Unidades, evitando duplicação de conteúdo, padronizando interfaces, otimizando recursos de hardware e favorecendo o compartilhamento de funcionalidades entre as Unidades. Abaixo, os seis princípios da Nova Intranet. #1 Não duplicar conteúdo Um mesmo conteúdo não deve ser cadastrado em dois locais diferentes. O princípio de não duplicação de conteúdo tem se mostrado um elemento fundamental para a gestão da informação no Novo Portal. Hoje, para alterar informação sobre uma solução tecnológica da Embrapa, por exemplo, basta editar o registro no Gestec para que o dado seja atualizado nos diferentes locais em que aparece no Novo Portal. A Nova Intranet seguirá o mesmo princípio. Documentos que formalizam atos de gestão serão cadastrados no SGAA, softwares no Catsoft, teremos um único banco de notícias e um repositório central de conteúdo multimídia. #2 Buscas gerais integradas e específicas A busca geral da Intranet vai permitir a consulta a conteúdos de todas as seções e de todos os escopos (corporativo e local). A ideia é que por meio de uma simples palavra-chave seja possível localizar o conteúdo desejado. Caso não apareça logo no primeiro resultado de busca, o usuário poderá utilizar filtros para refinar a consulta. Caso busque um conteúdo específico, como um documento ou um sistema, poderá também utilizar buscas específicas, que oferecem filtros especializados. A Nova Intranet vai oferecer buscas específicas para Serviço, Software, Documento, Notícia, Vídeo, Imagem, Agenda e Pessoas. Os mecanismos de busca poderão ser configurados para trazer apenas conteúdo local de uma determinada Unidade. #3 Conteúdo corporativo e local A maioria dos conteúdos da Nova Intranet serão classificados por escopo. Teremos documentos corporativos, como o Plano Diretor de Tecnologia da Informação, que vale para todos os empregados, e teremos documentos locais, como uma cartilha de coleta seletiva de lixo dentro de uma Unidade. Notícias poderão ser corporativas (quando interessam a todos os empregados) ou locais quando interessam apenas aos empregados da Unidade. O mecanismo da Nova Intranet vai administrar automaticamente a visibilidade destes conteúdos. Os corporativos poderão ser Os princípios têm como objetivo garantir sustentabilidade ao ambiente a longo prazo e flexibilidade para as Unidades

7 7 acessados e buscado por qualquer empregado e são indicados na interface pela cor azul. Conteúdo local poderá ser acessado e buscado somente por empregados daquela Unidade e vai aparecer em verde. Quanto um empregado acessa a Intranet, o sistema já sabe, pela matrícula, qual a lotação do empregado e por isso já restringe os conteúdos locais. Uma busca geral de documentos, por exemplo, vai trazer para as palavras coleta seletiva documentos corporativos (em azul) e documentos da Unidade do empregado que faz a busca (em verde). Empregado de uma Unidade não vê conteúdo local de outra Unidade. Notícias, imagens ou vídeos inseridos como conteúdo local por alguma Unidade, poderá eventualmente ser transformados em corporativos pelo editor da Intranet na Sede. (local_corporativo. jpg) #4 Categorização global por área Os conteúdos da Nova Intranet serão categorizados por área, como Comunicação, Tecnologia da Informação e Pesquisa. O mecanismo vai permitir criar ambientes para cada área com documentos, sistemas, serviços, notícias e pessoas, facilitando a localização dos conteúdos. As áreas, que correspondem às áreas de atuação na Embrapa definidas pelo DGP, serão também filtros para os mecanismos de busca geral e específica. #5 Conciliação com serviços e sistemas locais Muitas Unidades possuem sistemas locais, como interfaces para controle de recursos de projetos e sistemas para consulta de menções à Unidade na mídia (clipping). Estes sistemas que rodam nos servidores das Unidades não precisam ser desativados. Quando prestam um serviço, como uma tabela ou uma consulta a determinada informação, poderão ser cadastrados no Liferay como um serviço. O formulário para cadastro de um serviço tem um campo para URL em que é possível colocar o endereço do sistema no servidor local. Ao buscar pelo serviço na Nova Intranet, o usuário terá acesso ao link. O link poderá remeter a uma interface fora da Nova Intranet (como uma página do sistema Pandora da Embrapa Gado de Corte) ou a uma página dentro do próprio Liferay em que os dados que rodam no servidor local podem ser acoplados. Isso é possível por meio da tag html iframe, que abre uma espécie de janela na página para a exibição de conteúdo de um outro site ou sistema. Uma outra forma de oferecer funcionalidades específicas em uma determinada Unidade é desenvolver o recurso como um portlet (componente ou módulo) do Liferay. Neste caso, o recurso poderá ser facilmente utilizado pelas demais Unidades. #6 Autonomia das Unidades Assim como no Portal, as Unidades terão, dentro da Nova Intranet, um espaço com conteúdo local. Este espaço será administrado pela própria Unidade, que poderá ajustar as páginas habilitando ou desabilitando portlets do Liferay. Os portlets de serviços, softwares, documentos, notícias, vídeos, imagens, agenda e pessoas poderão ser configurados para exibir somente

8 8 conteúdo local. Assim, o ambiente funciona como uma intranet local, somente com conteúdo daquela Unidade, invisível para os demais empregados da Embrapa. Neste ambiente, as Unidades poderão ainda ajustar a arquitetura das páginas, criando novas seções ou páginas filhas e netas, desde que respeitem as orientações gerais de arquitetura de informação da Intranet, que visam manter um padrão de usabilidade equivalente para todos os usuários. (index_unidade.png) Modelo de página inicial de Unidade (index_unidade.png).

9 9 3. Estratégia de implementação A implementação da Nova Intranet foi dividida em duas grandes etapas. A etapa atual contempla o desenvolvimento das funcionalidades descritas neste documento e o lançamento da primeira versão da Nova Intranet, já em modelo corporativo e unificado. A segunda etapa contempla funcionalidades de caráter colaborativo e social, como mecanismos de notificação, menções em comentários, linha do tempo com atualizações, possibilidade de seguir atualizações de outros empregados, salvar conteúdos como favoritos e recomendar conteúdos. Estes recursos visam facilitar a troca de informação entre empregados da Embrapa e fomentar uma cultura digital colaborativa, no conceito de intranet social. O desenvolvimento destas funcionalidades ainda não possui cronograma definido. Na primeira etapa, no entanto, já será possível contar com dois recursos importantes: o mecanismo de comentários (que poderá ser habilitado em notícias, imagens e vídeos) e os perfis de cada empregado na Intranet. Estes perfis vão indicar, além de dados funcionais extraídos do SIRH, o sistema de recursos humanos da Embrapa, informações de formação profissional e domínio de idiomas extraídas automaticamente da plataforma Lattes e informações como áreas de interesse profissional e hobbies. O mecanismo poderá funcionar como um banco de talentos da Embrapa, com mecanismos de buscas e filtros por profissão, área de atuação, domínio de idiomas e interesses profissionais. (pessoas_listagem.png, perfil.png) As considerações devem refletir de maneira ampla os eventuais anseios e preocupações de cada Unidade

10 10 4. Participação das Unidades Descentralizadas As Unidades Descentralizadas podem se organizar, envolvendo setores envolvidos com a dinâmica da atual intranet local, para analisar a proposta de Nova Intranet e documentar críticas e sugestões. O importante é que as considerações reflitam de maneira ampla os eventuais anseios e preocupações de cada Unidade. Alguns pontos que podem ajudar as UDs na reflexão: O que vem dando certo na nossa intranet local atual e que a Unidade não poderia perder, com a implementação da nova intranet corporativa? Que tipo de nova funcionalidade gostaríamos que a intranet corporativa nos proporcionasse? Vemos a realidade da nossa Unidade refletida na proposta da nova intranet corporativa? Quais as maiores preocupações dos diversos setores da Unidade em relação à Nova Intranet? As considerações devem ser encaminhadas até o dia 7 de outubro de 2014 para o com o assunto Nova Intranet

11 11 5. Participação das Unidades Centrais Uma rodada de discussões e validações com as Unidades Centrais será conduzida pela equipe de desenvolvimento da Nova Intranet nos meses de setembro e outubro. O resultado dos trabalhos será confrontado com as considerações das Unidades Descentralizadas para eventuais ajustes e melhorias na proposta conceitual e na ferramenta.

12 12 6. Cronograma Até 07/10/2014 Envio de críticas e sugestões pelas Unidades Descentralizadas 16/09 a 31/10 Discussão e validação com Unidades Centrais 26/11/2014 Término do Desenvolvimento 05/12/2014 Término da Homologação 12/01/2015 Publicação em ambiente de produção 26/01 a 30/04/2015 Capacitação e implementação

13 13 Contatos Pontos focais de conteúdo Fernando Gregio, Secom Rochelle Alvorcem, Embrapa Informação Tecnológica (61) Pontos focais de tecnologia Guilherme Molina, DTI Cláudia Cortez, DTI (61)

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