Procedimentos para a gestão da Intranet ECUM

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1 Procedimentos para a gestão da Intranet ECUM

2 Introdução 3 Grupos de Utilizadores 5 Gestão de perfis 6 Zona de "Documentos Reservados" 9 Inserir novos documentos 11 Alterar/Remover documentos 14 Zona de "Arquivo de Documentos" 15 Inserir novos documentos 17 Alterar/Remover documentos 18 Zona de "Modelos de Imagens" 20 Inserir novas pastas/imagens 20 Editar/Remover pastas/imagens 25 Novas Funcionalidades 28 Documentos de suporte 30 Anexos 31

3 Introdução A Intranet ECUM é uma área reservada da ECUM com a qual se pretende dar uma resposta eficiente ao uso de muitos documentos e outro tipo de informação que circula entre todos os colaboradores da Escola e dos seus Departamentos. A página que dá acesso a esta zona do portal está reservada a uma autenticação/login no portal da ECUM, estando apenas disponível para os Funcionários, Docentes, Bolseiros e Logins de Unidade (Escola e Departamentos) pertencentes à ECUM. Assim, o acesso à Intranet da Escola é feito através do site da ECUM (www.ecum.uminho.pt), onde o utilizador se deverá registar no símbolo que aparecerá do lado esquerdo. Aí será pedido que introduza o user name (é o número de funcionário/docente/bolseiro/unidade) e a password (a mesma que usam para aceder à Intranet da UM): Só depois ficará acessível a Intranet ECUM: 3

4 Entrando na Intranet ECUM existem três zonas distintas: Documentos Reservados Arquivo de Documentos Modelos de Imagens 4

5 Grupos de Utilizadores A alimentação da Intranet ECUM (inserção de novos documentos) apenas está acessível aos seguintes logins/pessoas (com perfil de gestores de arquivo ): 2604 Ana Alexandra Vieira de Carvalho 73 Graciete Tavares Dias 2823 Sofia Monteiro Barreto Alves Costa 1865 Rui Manuel Silva Ralha Foram também identificados e criados os seguintes grupos de utilizadores/perfis: Assembleia de Representantes Directores de Unidades de Investigação Comissão Coordenadora do Conselho Científico Funcionários ECUM Comissão de Pós-Graduação Plenário Nomeação Definitiva Conselho de Gestão Plenário Nomeação Provisória Directores de Curso Plenário Conselho Científico Directores de Departamento Presidência ECUM Directores de Mestrado Apenas o login/password com permissões de administração do portal [admin/******] tem poderes para gerir estes perfis (acrescentar ou remover elementos). Havendo necessidade de criar novos grupos de utilizadores ou de acrescentar mais algum utilizador como gestor de arquivo, o mesmo terá que ser solicitado ao GSI. 5

6 Gestão de perfis Para gerir os perfis existentes, terá que aceder à Intranet ECUM utilizando o login de administração do portal e dentro da zona de Documentos Reservados clicar em Gerir Perfis: Vai surgir a seguinte janela: 6

7 Deverá seleccionar o perfil que deseja actualizar da lista disponível, por exemplo, Directores de Departamento, e clicar em PESQUISAR: Surgirá uma lista com o nome de todos os Directores de Departamento, da qual poderá retirar algum elemento, clicando no símbolo, ou acrescentar um novo, clicando em Associar Utilizador(es): 7

8 Ao clicar em Associar Utilizador(es), surgirá uma lista com todos os colaboradores da Escola de Ciências, da qual deverá escolher o elemento que pretende e clicar em ASSOCIAR AO PERFIL, no final da lista: 8

9 Zona de Documentos Reservados Esta zona serve para guardar documentos reservados, que ficarão acessíveis apenas aos grupos de utilizadores identificados aquando da inserção do(s) documento(s). Ao entrar na zona de Documentos Reservados, o utilizador visualizará um ecrã com a lista de documentos disponíveis, podendo efectuar a Pesquisa de documentos por termo, ano ou datas de publicação, sendo-lhe devolvidos apenas os documentos para os quais o utilizador tem permissões de acesso: 9

10 Os símbolos à esquerda dos documentos listados indicam o tipo de acesso com que foi classificado o documento aquando da sua inserção: Acesso Livre todos os grupos de utilizadores têm acesso ao documento Acesso Reservado apenas alguns grupos de utilizadores têm acesso ao documento. Acesso Confidencial - apenas alguns grupos de utilizadores têm acesso ao documento. Ao clicar em consultar terá acesso ao detalhe do documento: 10

11 Para realizar o download do ficheiro, poderá clicar no símbolo o seu login tiver permissão para aceder a documento respectivo. ou no nome do documento, mas apenas se Inserir novos documentos Para inserir novos documentos nesta zona, terá que aceder à Intranet ECUM utilizando um dos logins com perfil de gestor de arquivo e dentro da zona de Documentos Reservados clicar em Novo Documento: 11

12 Vai surgir a seguinte janela: Deverá preencher os campos de título, resumo, ano, data de publicação e classificador [Confidencial, Acesso Reservado, Acesso Livre]: 12

13 Ao classificar o documento como Confidencial ou de Acesso Reservado, terá que identificar quais os grupos de utilizadores/perfis autorizados a acederem ao documento em causa, por exemplo: A seguir, deverá procurar no seu computador o ficheiro que deseja anexar, adicionar o ficheiro e, para terminar, clicar em [GUARDAR]: 13

14 Alterar/Remover documentos Ao clicar no símbolo, que aparece do lado esquerdo dos documentos listados, terá acesso ao formulário de edição do documento, onde poderá alterar algum dos dados relativos ao documento (título, resumo, ano, data de publicação, classificador), remover ou adicionar anexos, ou simplesmente remover o documento e todos os ficheiros associados, clicando em [REMOVER]: 14

15 Zona de Arquivo de Documentos Esta zona é em tudo semelhante à anterior, mas não é restrita a um grupo específico de utilizadores, ou seja, está acessível a todos os perfis de uso comum do portal: Funcionários, Docentes, Bolseiros e Logins de Unidade (Escola e Departamentos) pertencentes à ECUM. Ao entrar na zona de Arquivo de Documentos, o utilizador visualizará um ecrã com a lista de documentos disponíveis, onde poderá igualmente efectuar a Pesquisa de documentos por tipo de documento (documentos, legislação, outros), termo, ano, datas de publicação e estado (em vigor, revogado, cancelado): 15

16 Ao clicar em mais terá acesso ao detalhe do documento: 16

17 Para realizar o download do ficheiro, poderá clicar no símbolo. Inserir novos documentos Para inserir novos documentos nesta zona, terá que aceder à Intranet ECUM utilizando um dos logins com perfil de gestor de arquivo e dentro da zona de Arquivo de Documentos clicar em Novo Documento: 17

18 Vai surgir a seguinte janela: Deverá preencher os campos de tipo, estado, título, resumo, classificação, ano, data de publicação e indicar se tem anexos. A seguir, deverá procurar no seu computador o ficheiro que deseja anexar e, para terminar, clicar em [GUARDAR]: Alterar/Remover documentos Ao clicar no símbolo, que aparece do lado esquerdo dos documentos listados, terá acesso ao formulário de edição do documento, onde poderá alterar algum dos dados relativos ao documento (tipo, estado, título, resumo, classificação, ano, data de publicação), remover ou adicionar anexos, ou simplesmente remover o documento e todos os ficheiros associados, clicando em [REMOVER]: 18

19 19

20 Zona de Modelos de Imagens Nesta zona, a ECUM poderá carregar modelos de imagens representativas dos espaços e actividades da ECUM, que poderão ser utilizadas por todos os elementos da Escola para a edição de diverso material de divulgação. Esta zona está acessível a todos os perfis de uso comum do portal: Funcionários, Docentes, Bolseiros e Logins de Unidade (Escola e Departamentos) pertencentes à ECUM. Actualmente, está criada uma pasta com imagens das instalações da ECUM e uma pasta para cada Departamento, com imagens alusivas às suas actividades. Inserir novas pastas/imagens Para inserir novas pastas ou imagens nesta zona, terá que aceder à Intranet ECUM utilizando o login/password com permissões de administração do portal [admin/******]. Dentro da zona de Modelos de Imagens poderá criar uma nova pasta, clicando em Nova Pasta: 20

21 Vai surgir a seguinte janela: 21

22 Deverá atribuir um nome à Pasta Nova, clicar em [Criar Pasta] e [Fechar Janela]. Depois de fechar a janela deverá clicar em Limpar Cache, e só então aparecerá a nova pasta criada: 22

23 Para inserir novas imagens, basta clicar em Novo Ficheiro: Vai surgir a seguinte janela: 23

24 Deverá escolher qual a pasta onde quer inserir a nova imagem: Na nova janela que se vai abrir deverá Procurar a imagem que quer inserir no seu computador, clicar em [Enviar Ficheiro] e depois em [Fechar Janela]. Depois de fechar a janela deverá clicar em Limpar Cache, e só então aparecerá a nova imagem na pasta respectiva: 24

25 Editar/Remover pastas/imagens Ao clicar no símbolo, que aparece por baixo da pasta/imagem, terá acesso a um pequeno formulário de edição, onde poderá alterar o título da pasta/imagem. 25

26 26

27 Para remover uma pasta com todas as imagens associadas, ou simplesmente uma das imagens, basta clicar na cruz [ X ] que aparece por baixo da pasta/imagem: 27

28 Novas Funcionalidades Encarada como um espaço de trabalho e partilha de documentos entre todos os colaboradores da Escola e dos seus Departamentos, a Intranet ECUM deve procurar ir de encontro às necessidades dos seus utilizadores e foi nessa perspectiva que, recentemente, a pedido de um docente da Escola, foi solicitada ao GSI a criação de uma nova Intranet Horários dentro da Intranet ECUM. A Intranet Horários veio dar resposta à necessidade concreta que um grupo de utilizadores sentiu de ter à sua disposição um espaço onde pudessem trocar documentos de trabalho em matéria de horários para o próximo ano lectivo. A Intranet Horários só se encontra visível para o login/password com permissões de administração do portal [admin/******] e para o seguinte grupo de utilizadores, denominado Horários-Grupo de Trabalho: Nome: Vicente Fonseca Nº mec.: 464 Nome: António Caetano Alves Nº mec.:

29 Nome: Zhang Yulin Nº mec.: 2372 Nome: Maria Teresa Almeida Nº mec.: 89 Nome: Judite Almeida Nº mec.: 1014 Nome: Susana Paula Graça Costa Nº mec.: 1681 Nome: Ana Paula Estevão Nº mec.: 1119 Nome: Suzana Mendes Gonçalves Nº mec.: 233 Apenas os elementos deste grupo têm autorização para carregar/alterar os documentos presentes nesta Intranet Horários. Com o login/password com permissões de administração do portal [admin/******] é possível adicionar novos elementos a este grupo de trabalho, clicando em Gerir Perfis: 29

30 Documentos de Suporte Manual de Formação: Intranet - Arquivo (GSI), em anexo. 30

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