Instituições Particulares de Solidariedade Social - Sou empregador Atualizado em:

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1 SEGURANÇA SOCIAL Instituições Particulares de Solidariedade Social - Sou empregador Atualizado em: Esta informação destina-se a IPSS O que é São instituições constituídas por iniciativa de particulares, sem finalidade lucrativa, com o propósito de dar expressão organizada ao dever moral de solidariedade e de justiça entre os indivíduos, que não sejam administradas pelo Estado ou por um corpo autárquico, para prosseguir, entre outros, os seguintes objetivos: Apoio a crianças e jovens Apoio à família Proteção dos cidadãos na velhice e invalidez e em todas as situações de falta ou diminuição de meios de subsistência ou de capacidade para o trabalho Promoção e proteção da saúde, nomeadamente através da prestação de cuidados de medicina preventiva, curativa e de reabilitação Educação e formação profissional dos cidadãos Resolução dos problemas habitacionais das populações. Na coluna do lado direito desta página estão disponíveis vários documentos, designadamente a legislação relativa a esta matéria. Em "Publicações" pode aceder aos protocolos de cooperação celebrados com a Confederação Nacional das Instituições de Solidariedade, a União das Mutualidades Portuguesas e a União das Misericórdias Portuguesas. Inscrição Na qualidade de entidades empregadoras as Instituições Particulares de Solidariedade Social são obrigatoriamente inscritas na Segurança Social. A inscrição é feita oficiosamente Através dos elementos remetidos pela administração fiscal na data da participação de início do exercício de atividade Com base em ações de inspeção ou de fiscalização (no caso de entidades irregularmente constituídas que tenham trabalhadores ao seu serviço). Direitos As entidades empregadoras têm direito a: Dispensa temporária do pagamento das contribuições na parte que lhes respeita, no caso de contratação de: Jovens à procura do 1.º emprego e desempregados de longa duração Trabalhadores reclusos em regime aberto Redução da taxa contributiva, no caso de contratação de: Trabalhadores reclusos em regime aberto Trabalhadores abrangidos pelo programa trabalho seguro. Para obter mais informação sobre a dispensa ou redução da taxa contributiva consulte o separador da página Isenção e Redução do Pagamento de Contribuições, em Sou Empregador. Deveres As entidades empregadoras são obrigadas a: 1. Comunicar aos serviços da Segurança Social: A alteração de elementos de identificação, o início, a suspensão ou a cessação da sua atividade. A comunicação destes elementos considera-se cumprida perante a Segurança Social se a mesma for efetuada à administração fiscal ou puder ser obtida oficiosamente. Os elementos necessários ao enquadramento ou à exclusão do trabalhador como membro dos órgãos estatutários, solicitados pelos serviços competentes de Segurança Social. Sempre que os elementos referidos não possam ser obtidos oficiosamente ou suscitem dúvidas, as entidades empregadoras são notificadas

2 para os apresentarem no prazo de 10 dias úteis. No que diz respeito aos elementos dos membros dos órgãos estatutários, se a entidade empregadora não os comunicar no prazo acima indicado, é feito o enquadramento oficioso do trabalhador e fixado como base de incidência contributiva o valor do indexante dos apoios sociais (IAS). A admissão de novos trabalhadores: Nas 24 horas anteriores ao início de produção de efeitos do contrato de trabalho Durante as 24 horas seguintes ao início da atividade, quando por razões excecionais (fundamentadas) a comunicação não possa ser feita naquele prazo (apenas para prestação de trabalho por turnos). A comunicação deve ser efetuada online no serviço Segurança Social Direta. Deve ser indicado o Número de Identificação da Segurança Social (NISS) se o houver e a modalidade de contrato de trabalho a termo resolutivo ou sem termo, a tempo parcial. As falsas declarações prestadas pelo contribuinte, nomedamente por não ser verdadeira a relação laboral comunicada, determina a anulação do enquadramento dos trabalhadores. A cessação, suspensão do contrato de trabalho e respetivo motivo até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência, através do formulário Comunicação de Admissão de trabalhador/ Início de atividade de trabalhador/ Vínculo a nova entidade empregadora/ Cessação/ Suspensão da atividade do trabalhador, Mod. RV1009-DGSS. O formulário pode ser obtido na coluna do lado direito em Formulários ou em qualquer serviço de atendimento da Segurança Social. A alteração da modalidade do contrato de trabalho até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência. 2. Entregar uma declaração aos trabalhadores ou cópia da comunicação de declaração de admissão, onde conste o NISS, o Número de Identificação Fiscal (NIF) e a data da admissão do trabalhador. 3. Entregar a declaração de remunerações (DR) através da Internet, no serviço Segurança Social Direta. Se não for utilizado este meio considera-se que a DR não foi entregue. A entrega da DR é feita do dia 1 ao dia 10 do mês seguinte àquele a que diga respeito. Suprimento oficioso da DR A instituição de Segurança Social competente elabora e regista oficiosamente a DR se: A entidade empregadora não apresentar a DR A entidade empregadora omitir trabalhadores ou valores na DR A DR tiver sido rejeitada e considerada como não entregue O trabalhador ou, no caso de este se encontrar impedido, o familiar que prove ter interesse no cumprimento da obrigação pela entidade empregadora. A DR é elaborada oficiosamente com base: Na última remuneração base dos trabalhadores constante da última DR com 30 dias de trabalho, ou No valor da retribuição mínima mensal garantida por referência a 30 dias, no caso de falta de elementos relativos à remuneração base dos trabalhadores. 4. Efetuar o pagamento regular das contribuições e quotizações. Sanções Se a entidade empregadora: 1. Não comunicar a alteração de elementos de identificação, o início, a suspensão ou a cessação da sua atividade Fica sujeita à aplicação de uma contraordenação leve. Se os serviços competentes da Segurança Social solicitarem elementos e os mesmos não sejam apresentados no prazo de 10 dias úteis indicado na notificação, o empregador fica sujeito: À aplicação de uma contraordenação leve, se os elementos forem apresentados nos 10 dias seguintes ao termo do prazo À aplicação de uma contraordenação grave, nas restantes situações. 2. Não comunicar a admissão de novos trabalhadores: Presume-se que o trabalhador iniciou a prestação de trabalho no 1.º dia do 6.º mês anterior ao da verificação do incumprimento Fica sujeita à aplicação de:

3 Contraordenação leve, quando seja cumprida nas 24 horas subsequentes ao termo do prazo, e Contraordenação grave, nas restantes situações. 3. Não comunicar a cessação, suspensão e respetivo motivo e alteração da modalidade de contrato de trabalho: Fica sujeita à aplicação de uma contraordenação leve Nos casos de cessação de atividade presume-se a existência da relação laboral, pelo que se mantém a obrigação do pagamento de contribuições. 4. Não entregar a declaração de remunerações / Entregar a declaração de remunerações incompleta: Aplicação de contraordenação Leve - Não apresentação da DR ou apresentação deficiente da DR nos 30 dias seguintes ao termo do prazo Grave Apresentação da DR ou apresentação deficiente da DR fora do prazo anteriormente indicado Muito grave - Não inclusão de trabalhador na DR. 5. Não pagar as contribuições Cobrança coerciva do montante em dívida, o qual inclui juros de mora Fica sujeita à aplicação de contraordenação Leve Se o pagamento das contribuições for efetuado nos 30 dias seguintes ao termo do prazo Grave Se o pagamento das contribuições for efetuado fora do prazo anteriormente indicado Processo crime se: A vantagem ilegitima for superior a EUR A entidade empregadora descontar da remuneração dos trabalhadores o valor das quotizações por estes devidas e não os entregar à Segurança Social. Contra-ordenações e coimas Classificação da contraordenação Tipo de infração Montantes das coimas Pessoa Singular Pessoa coletiva com: Menos de 50 trabalhadores 50 ou mais trabalhadores Leve Negligência 50 a 250 EUR 75 a 375 EUR 100 a 500 EUR Dolo 100 a 500 EUR 150 a 750 EUR 200 a EUR Grave Negligência 300 a EUR 450 a a EUR Dolo 600 a EUR 900 a EUR a EUR Muito grave Negligência a EUR a EUR a EUR Dolo a EUR As entidades empregadoras que tenham praticado várias contraordenações são punidas com uma coima cujo limite máximo resulta da soma das coimas que foram aplicadas às respetivas infrações. Nestes casos a coima a aplicar não pode ser: Superior ao dobro do limite máximo mais elevado das várias contraordenações que estiverem em concurso Inferior à mais elevada das coimas aplicadas às várias contraordenações. Orçamentos e contas anuais Esta informação destina-se às Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS) e Equiparadas que devem submeter à tutela Orçamentos e Contas Anuais. O Orçamento e Contas de Instituições Particulares de Solidariedade Social (OCIP) são um conjunto de obrigações contabilísticas que as Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS) e equiparadas passam a ter que cumprir, a partir do momento em que se registam como IPSS na Segurança Social. A partir de 2009, estas obrigações são cumpridas, obrigatoriamente, por via eletrónica, através da Aplicação OCIP. A disponibilização desta funcionalidade eletrónica tem o objetivo de automatizar as tarefas associadas à recepção, análise e visto dos orçamentos e contas anuais das Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS) e Equiparadas. As IPSS e equiparadas têm que enviar à tutela Contas anuais As contas anuais do ano N devem ser submetidas através da Aplicação OCIP até ao dia 30 de junho do ano N+1. Orçamentos anuais - Facultativo

4 O processo de entrega dos orçamentos anuais das IPSS e Equiparadas foi objeto de uma reformulação em 2013, consubstanciando uma ferramenta de gestão previsional para as instituições. A entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 172-A/ 2014 de 14 de Novembro, que aprova o Estatuto das IPSS, revogou o Visto dos Orçamentos. A elaboração do orçamento é competência do órgão de administração e deve ser submetido à apreciação do órgão de fiscalização da IPSS. Ainda que não sejam objeto de Visto, considera-se relevante a entrega dos orçamentos na aplicação OCIP, de modo a ser possível aos Serviços consultarem os dados neles contidos, informação importante nos processos de avaliação das respostas sociais aquando da revisão de acordos de cooperação. Período de submissão orçamentos O orçamento anual do Ano N deverá ser apresentado durante o mês de dezembro do ano N-1 (procedimento facultativo). Modelo de orçamentos Os orçamentos devem ser submetidos via upload na aplicação OCIP, utilizando o modelo existente no separador Formulários/Documentos com a designação Modelo de Orçamentos IPSS, sendo necessária a entrega em formato em Excel e a submissão em formato digital PDF opcional. O modelo de orçamentos em formato de Excel tem a seguinte estrutura: 1. Menu 2. Regras Registo 3. Dados Gerais 4. Demonstração de Resultados 5. Financiamento 6. Investimento 7. Memória Justificativa No preenchimento deste ficheiro pela instituição, recomenda-se a leitura prévia das regras de registo definidas. Revisões orçamentais As revisões orçamentais do ano N devem ser submetidas na aplicação OCIP até ao dia 15 de novembro do ano N, sempre que se verifique uma das situações seguintes: Desvios iguais ou superiores a 15% dos Rendimentos Globais da Instituição. Desvios iguais ou superiores a 15% dos Gastos Globais da Instituição. Como submeter as contas anuais e outros documentos As contas anuais e outros documentos devem ser submetidos através da Aplicação OCIP. Contas anuais - Contas do ano 2012 e seguintes Por via eletrónica, obrigatoriamente, através do link da Aplicação OCIP. A data limite para a submissão de contas do N é 30 de junho do ano N+1. Devem ser preenchidas as seguintes condições para que possa ser efetuada a entrega de Contas/Orçamentos por via eletrónica: Ser IPSS ou equiparada; Estar inscrita na Segurança Social Direta. As instituições que ainda não tenham acesso à Segurança Social Direta devem fazer o seu registo. Relativamente às Contas do ano 2012 é de registo obrigatório na aplicação OCIP os seguintes Mapas de Demonstrações Financeiras: i. Elementos com caráter obrigatório (regime SNC-ESNL): 1. Balanço; 2. Demonstração dos Resultados por Naturezas (por cada resposta social/atividade); e

5 3. Demonstrações dos fluxos de Caixa. Nas contas de 2012 devem ser submetidos via upload os seguintes documentos (regime SNC): 1. Ata de Aprovação das Contas pelo Órgão de Administração ou ata de aprovação das contas pela Assembleia-Geral de Associados, das Instituições de forma associativa; 2. Parecer do Órgão de Fiscalização (ou certificação legal das contas das Instituições a ela sujeitas no âmbito do SNC (Cfr. art.º 12º do DL n.º 36-A/2011, de 9 março, com as alterações introduzidas pelo DL n.º 64/2013, de 13 de maio); 3. Balancete Analítico do mês de dezembro ou de regularizações, incluindo os movimentos do mês e movimentos acumulados; 4. Balancete Analítico de Apuramento de Resultados; 5. Anexo ao Balanço e DR (no âmbito do SNC elaborado de acordo com regime de normalização contabilística ESNL (Cfr. Portaria n.º 105/2011, de 14 de março); e 6. Mapa de Controlo do(s) Subsídio(s) para Investimento(s) (elaborado de acordo com o modelo SNC, disponível no site para download). É facultativo o envio do seguinte anexo: Mapa de trabalho voluntário. Contas do ano 2011 Relativamente às Contas do ano 2011 devem ser registados na aplicação OCIP os seguintes Mapas de Demonstrações Financeiras: i. Elementos com carácter obrigatório (regime SNC-ESNL): 1. Balanço; e 2. Demonstração dos Resultados por Naturezas (por cada resposta social/atividade). ii. Elementos com caráter facultativo (regime SNC-ESNL). 1. Demonstração dos Fluxos de Caixa. Nas contas de 2011 devem ser submetidos via upload os seguintes documentos (regime opcional SNC-ESNL ou PCIPSS): 1. Ata de Aprovação das Contas pelo Órgão de Administração ou ata de aprovação das contas pela Assembleia-Geral de Associados, das instituições de forma associativa; 2. Parecer do Órgão de Fiscalização (ou certificação legal das contas das Instituições a ela sujeitas no âmbito do SNC-ESNL (Cfr. art.º 12º do DL n.º 36-A/2011, de 9 março, com as alterações introduzidas pelo DL n.º 64/2003, de 13 de maio); 3. Balancete Analítico do mês de dezembro ou de regularizações, incluindo os movimentos do mês e movimentos acumulados; 4. Balancete Analítico de Apuramento de Resultados; 5. Anexo ao Balanço e DR (no âmbito do SNC elaborado de acordo com regime de normalização contabilística ESNL (Cfr. Portaria n.º 105/2011, de 14 de março); e 6. Mapa de Controlo do(s) Subsídio(s) para Investimento(s) (elaborado de acordo com o modelo SNC-ESNL ou PCIPSS, ambos disponíveis no site para download). É facultativo o envio do seguinte anexo: Mapa de trabalho voluntário. Contas do ano 2009 e 2010 Por via eletrónica, obrigatoriamente, através da Aplicação OCIP. As contas do ano 2009 e 2010 deverão ser entregues de acordo com as regras definidas na Deliberação n.º 102/2009, do Conselho Diretivo, do ISS, IP. Contas de anos anteriores a 2009 A entrega de Contas Anuais por via eletrónica só poderá ser efetuada para Contas do ano 2009, e seguintes. Correção de contas anuais Para enviar uma correcão de contas anuais já submetidas (apenas a partir do ano 2009), deverá solicitar a correção por via eletrónica, na aplicação de Orçamento e Contas de Instituições Particulares (OCIP), e aguardar pela respetiva autorização.

6 Após o pedido de autorização, deverá consultar o estado do seu pedido na aplicação. Orçamentos anuais/revisões orçamentais Orçamentos Anuais Os orçamentos devem ser submetidos via upload na aplicação OCIP, sendo o modelo de orçamento em formato de Excel de entrega obrigatória e o modelo de orçamento em formato digital PDF de entrega facultativa. Período de submissão orçamentos O orçamento anual do Ano N deverá ser apresentado durante o mês de dezembro do ano N-1. Modelos de orçamentos O modelo para a apresentação dos orçamentos está disponível na coluna lateral direita, associada a esta página, em Formulários, com a designação de Modelo de Orçamentos IPSS. Obrigações Se não cumprir as obrigações, em matéria de entrega de contas, pode existir uma suspensão do pagamento do acordo ou mesmo um cancelamento do registo como IPSS. Publicações Manual do Utilizador - Entregar Orçamentos Anuais Esta publicação está disponível na coluna lateral direita, associada a esta página. Formulários Mapa de Controlo do(s) Subsídio(s) para Investimento (PCIPSS) Mapa de Controlo do(s) Subsídio(s) para Investimento (SNC-ESNL) Modelo de orçamento - IPSS Estes formulários estão disponíveis na coluna lateral direita, associada a esta página. Legislação Consulte a legislação na coluna lateral direita, associada a esta página. Segurança Social. Todos os direitos reservados

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