GESTÃO DE COMPRAS E SEU REFLEXO NA ORGANIZAÇÃO Supermercados Luzitana de Lins Ltda. Lins SP

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1 UNISALESIANO Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium Curso de Ciências Contábeis Guilherme de Souza Santos Roberta de Freitas Alves Thiago Martins de Morais GESTÃO DE COMPRAS E SEU REFLEXO NA ORGANIZAÇÃO Supermercados Luzitana de Lins Ltda. Lins SP LINS SP 2008

2 GUILHERME DE SOUZA SANTOS ROBERTA DE FREITAS ALVES THIAGO MARTINS DE MORAIS GESTÃO DE COMPRAS E SEU REFLEXO NA ORGANIZAÇÃO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de Ciências Contábeis sob a orientação do Prof. Everton Rodrigo Salvático Custódio e orientação técnica da Profª. M.Sc. Heloisa Helena Rovery da Silva. LINS SP 2008

3 S235g Santos, Guilherme de Souza; Alves, Roberta de Freitas; Morais, Thiago Martins Gestão de compras e seu reflexo na organização: Supermercado Luzitana de Lins / Guilherme de Souza Santos; Roberta de Freitas Alves; Thiago Martins Morais. -- Lins, p. il. 31cm. Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium UNISALESIANO, Lins-SP, para graduação em Ciências Contábeis, Orientadores: Everton Rodrigo Salvático Custódio; Heloisa Helena Rovery da Silva 1. Gestão de Compras. 2. Ferramenta Estratégica. 3. Contabilidade Gerencial. 4. Controle de Estoque I Título. CDU 657

4 GUILHERME DE SOUZA SANTOS ROBERTA DE FREITAS ALVES THIAGO MARTINS DE MORAIS GESTÃO DE COMPRAS E SEU REFLEXO NA ORGANIZAÇÃO Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Aprovada em: / / Banca Examinadora: Prof. Orientador: Everton Rodrigo Salvático Custódio Titulação: Especialista em Controladoria e Finanças, pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo FEA/USP Ribeirão Preto. Assinatura: 1º Prof(a): Titulação: Assinatura: 2º Prof(a): Titulação: Assinatura:

5 AO MEU PAI ROBERTO ALVES (in memorian) A saudade é um sentimento muito forte que bate no meu coração, mais assim foi à vontade de Deus. Pai, estou aqui colocando em prática tudo o que me ensinou, e com muita humildade agradeço ao senhor essa nova fase da minha vida, e principalmente agradeço o que me proporcionou de mais importante que é a dádiva da vida. Sinto sua presença todos os dias, pois é ela que aquece meu coração e juntamente com minha fé eu enfrento todos meus desafios. Obrigada por tudo meu querido e amado pai, um dia estaremos juntos novamente. De coração, mente e espírito eu lhe dou um forte beijo e abraço. À MINHA MÃE NANCI Mulher guerreira e de coragem, sempre me apoiando nos momentos fracos, e sorrindo nos momentos felizes. Mãe a senhora é o meu grande exemplo de vida, obrigada pela força e coragem que me passa todos os dias, e pelas ajudas que me deu no decorrer do curso. Tudo o que passo agora é porque a senhora me proporcionou. Eu te amo muito. À MINHA AVÓ NANCI E AO MEU AVÔ SOCRÁTES (in memorian) Obrigada meu avô por todos os ensinamentos e carinho, que o senhor esteja no descanso eterno e juntamente com meu pai protegendo meus passos. Obrigada minha avó pelo carinho e mimo que sempre dedica nos momentos que mais preciso, tenho muito orgulho da senhora, pois sempre foi uma mulher batalhadora e de coragem, te amo. AO MEU NAMORADO EVANDRO Obrigada pela paciência, orientação e incentivo. Durante nossos seis anos de convivência você sempre transmitiu coragem, fé, respeito e harmonia, todas essas atitudes sempre me mantêm firme e com os pés no chão. Obrigada. Te amo. À MINHA IRMÃ RAFAELA E MEU CUNHADO DIEGO Agradeço a vocês pela alegria que me proporcionou em momentos que eu estava preocupada com meu trabalho e por sempre estarem ao meu lado. Desejo a vocês toda felicidade do mundo. Roberta

6 À MINHA FAMÍLIA NELSON, SOLANGE, OTÁVIO E GUSTAVO Devo a vocês toda a gratidão, pois jamais conseguiria terminar se não fosse a força que me deram, como foi bom o diálogo e orientação de vocês. Pai o senhor me ensinou cada passo, todo o momento o senhor se preocupou em nos orientar, nos preparou muito bem para prosseguirmos neste mundo tão pesado, como melhor amigo sempre foi um excelente pai, devo ao senhor um muito obrigado. Mãe a senhora sempre foi o alicerce da minha vida, me mostrou o amor e que devemos ser pacientes nas dificuldades, sei o quanto a Senhora é batalhadora e fiel nos propósitos com Deus, sempre me ensinava que mesmo quando nos sentirmos sozinhos sempre poderíamos pedir o conselho do mestre dos mestres, Jesus, obrigado mãe pelo carinho e amor que me passou. Vocês ocupam em meu coração um lugar muito especial. Meus irmãos vocês me fortaleceram em muitos passos, devo a vocês muitas coisas, mas por enquanto fica o meu obrigado, amo todos vocês. À MINHA FUTURA ESPOSA ROSANA Amor obrigado por fazer parte desse momento de minha vida, mesmo nos momentos tristes e alegres, sempre estava ali por perto me encorajando, posso lhe dizer que seus conselhos e carinhos contribuíram para eu concluir esse objetivo, esses anos de espera terão maravilhosos frutos a ser colhidos no futuro, por isso te agradeço por cada dia, cada palavra, todos os gestos e amor demonstrado por você, você é muito especial. Te amo muito. Guilherme A MEUS FAMILIARES Aos meus pais por sempre estarem presentes me ajudando e apoiando, por entenderem nos momentos em que precisei estar ausente devido a necessidade de realizar o trabalho, também por ter ensinado valores que me ajudaram até hoje e com certeza levarei comigo durante minha vida. Aos meus irmãos que sempre estão ao meu lado e sempre ajudam em tudo que preciso. Thiago

7 AGRADECIMENTOS A DEUS Aquele que está no nosso caminho sempre, dando forças, e mostrando como é importante passar por etapas difíceis, pois é a partir daí que enxergamos como é gratificante dar valor nas pequenas coisas da vida, aumentando cada dia nossa fé, Te amo Senhor. AOS AMIGOS Obrigada por tudo, e principalmente pela amizade que conquistamos. Estamos concretizando tudo o que sonhávamos, e agora o que desejamos é que todos sejam muito felizes, e que todos nossos planos sejam realizados, pois todos nós merecemos. Fiquem com Deus e que Ele acompanhe seus passos. AOS PROFESSORES Pelo ensinamento e conhecimento dado pelos quatro longos anos, e paciência por todas as vezes que tirávamos dúvidas de questões já explicadas anteriormente. Professores sem vocês não teríamos essa felicidade que conquistamos hoje, portanto, devemos toda nossa gratidão. AO ORIENTADOR Professor Everton, agradecemos ao senhor por sempre ter atendido todos nossos pedidos e pela atenção demonstrada a cada orientação. Dando sempre o máximo de si com o objetivo de nos auxiliar e encaminhar durante esse trabalho e agora visto a conclusão deste, conseguimos notar quão importante foi tê-lo ao nosso lado sempre nos apoiando, e dando o melhor direcionamento. E o mais importante pela amizade conquistada. À BIBLIOTECA Obrigada pela paciência dada durantes esses anos, por sempre nos ajudar nas pesquisas e pela disposição em sempre suprir nossas necessidades com vários livros pesquisados. E podemos salientar que sem a colaboração de vocês não teria a possibilidade de concluir nossa monografia.

8 RESUMO Em meio a um mercado competitivo e custos crescentes dos produtos, o ramo supermercadista preocupa-se a todo instante em realizar um gerenciamento eficaz para preservar a continuidade da empresa. Procurando, através de sua contabilidade gerencial, encontrar formas para a redução dos custos operacionais, monitorando constantemente a saúde financeira, o supermercado planeja-se continuamente, visando obter estratégias para a aquisição de produtos. Durante a realização dessas estratégias, nota-se a importância de conseguir o maior número de informações possíveis, para visualização dos custos dentro da empresa. A contabilidade gerencial neste ponto pode ser um diferencial, pois oferece apoio à decisão através de relatórios gerenciais, bem como controles. Os controles darão à empresa números que, quando analisados e interpretados, auxiliarão a compra, quanto ao melhor momento para se negociar. Nesta pesquisa ressalta-se que para o desenvolvimento de suas atividades, o supermercado deve utilizar todas as informações conseguidas com o intuito de suprir suas necessidades com produtos que sejam de qualidade, e que tenham a procura dos clientes, preocupando-se ainda com o tempo de entrega e a quantidade adequada para evitar, tanto a falta, como o excesso de produtos parados no estoque. Feita essa análise, o próximo passo deve ser dado, efetuando as devidas cotações. O comprador precisa estar bem atento ao mercado, a fim de conseguir obter melhores condições para efetivar a compra. Após a negociação, é vital que acompanhe todo o restante do processo, bem como, o recebimento, a apresentação do produto, se o que foi acordado durante a negociação, realmente foi cumprido pelo fornecedor, e o melhor armazenamento. É importante salientar esses pontos, visto que apenas dessa forma, conseguirá garantir o melhor processo de compras, desde o início até seu fim, garantindo que funcionem adequadamente, e possam dar a possibilidade de diminuir o custo, refletindo no resultado financeiro. A pesquisa foi realizada na empresa Supermercados Luzitana de Lins Ltda., que tem como atividade o comércio varejista, onde foi demonstrado todo o procedimento de compras e o seu reflexo no demais setores. Palavras-chave: Gestão de Compras. Ferramenta Estratégica. Contabilidade Gerencial. Controle de estoque.

9 ABSTRACT In the middle of a competitive market and rising costs of products, the supermarket industry is concerned at all moment in to conduct an effective management to preserve the continuity of the company. Looking through his managerial accounting, find ways to reduce operating costs, constantly monitor the financial health, the supermarket plan itself continually, in order to obtain strategies for the acquisition of products. During the implementation of these strategies, note the importance to get the major number informations as possible, to viewing costs within the company. The accounting management at this point may be a differential in that it provides decision support through management reports and controls. The controls will give the company numbers that, when analyzed and interpreted, well help purchase, about the best moment to negotiate. This research highlights that the development of its activities, the supermarket should use all the informations obtained in order to satisfy their needs with products that are of quality, and that customer demand, worring it is still with time delivery and proper amount to avoid both the missing, as the excess of products stopped in stock as the alsent. Once this analysis, the next step must be taken, making the necessary quotations. The buyer must be well aware to the market in order to get to obtain better conditions to effective the purchase. After the negotiation, it is vital to monitor all the rest of the process, well as the receipt, the presentation of the product, if what was agreed during the negotiations, really accomplished by the supplier, and better storage. It is important to emphasize these points, as only this way we can ensure the best process of buying, since the beginning until its end, ensuring that function properly, and can give the possibility to reduce the cost, reflecting the financial result. The study was conducted in the company of Supermarkets Luzitana Lins Ltda., which is the retail activity, where was shown the whole procedure of buying and its reflection in other sectors. Keywords: Purchasing Management. Strategic tool. Managerial Accounting. Stocks Control.

10 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Rede Luzitana Figura 2: Rede Luzitana após sucessão Figura 3: Curva ABC Figura 4: Comprador lucrativo Figura 5: Sistema central dos produtos existentes em estoque LISTA DE QUADROS Quadro 1: Método Peps Quadro 2: Método Ueps Quadro 3: Método Custo Médio Quadro 4: Produto/Quantidade de produtos movimentados em Quadro 5: Valor dos produtos consumidos em Quadro 6: Porcentagem equivalente a cada produto LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CMV: Custo da Mercadoria Vendida COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social FGTS: Fundo de Garantia por Tempo de Serviço ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços INSS: Instituto Nacional do Seguro Social IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte PDV: Ponto de Vendas PEPS: Primeiro que Sai Primeira que Sai PIS: Programa de Integração Social UEPS: Último que entra Primeiro que Sai

11 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I A EMPRESA SUPERMERCADO LUZITANA DE LINS LTDA 14 1 GRUPO LUZITANA Surgimento do grupo Luzitana Evolução do Supermercado Luzitana Supermercados Luzitana de Lins Loja Supermercados Luzitana de Lins Loja Supermercados Luzitana de Lins Loja Supermercados Luzitana de Lins Loja Supermercados Luzitana de Lins Loja Visualização da Rede Luzitana Sociedade Premiação após sucessão Concorrência Estrutura organizacional Controle administrativo Departamento pessoal Departamento contábil Departamento fiscal Departamento financeiro Departamento de informática Departamento de compras CAPITULO II ATUAÇÃO DA CONTABILIDADE GERENCIAL NO SETOR DE COMPRAS CONTABILIDADE GERENCIAL Importância da contabilidade gerencial Evolução da contabilidade gerencial Estoques... 30

12 2.3 Tipos de controle de estoque PEPS UEPS Custo médio Curva ABC Estoque de segurança Mínimo Máximo Objetivos do setor de compras Centralização x Descentralização de compras Relação do departamento de compras com os demais setores Orçamentos Coleta de preços Comprador lucrativo e o poder da negociação Competências e características de compradores lucrativos Buscando parcerias com fornecedores Compras eletrônicas Integração eletrônica entre fornecedor e cliente Compras pela Internet CAPITULO III GESTÃO DE COMPRAS NO SUPERMERCADO LUZITANA DE LINS PROCEDIMENTOS DE COMPRAS NA EMPRESA PESQUISADA Introdução Relato e discussão do caso Detectando a necessidade do produto para a realização da compra Controle de estoque Processo de compras no Supermercado Luzitana de Lins A negociação A compra O recebimento O pagamento A importância da ligação entre os setores... 55

13 3.3 Parecer final PROPOSTA DE INTERVENÇÃO CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICES ANEXOS... 69

14 12 INTRODUÇÃO Observando as tendências de mercado e a concorrência acirrada existente no ramo supermercadista, entende-se que uma boa gestão de compras tem grande influência no planejamento da empresa no que diz respeito a um melhor controle nos custos. Os profissionais responsáveis em manejar o setor de compras, mantêmse atualizado nas técnicas que auxiliam o processo de compra, atuando de forma adequada e sucinta de acordo com a política estabelecida pela empresa. Antigamente o setor de compras era considerado como parte operacional da empresa, com o passar do tempo e as exigências do mercado, tornou-se uma estratégia fundamental. Portanto, esse setor é essencial para a organização, assim como, sua relação e utilização da contabilidade gerencial em busca de qualidade de informação, dados para a tomada de decisão e monitoramento de seus custos. Segundo Dias (1993), o sistema de compras apresenta formas, as quais são: o sistema de compras a três cotações, sistema de preço objetivo, duas ou mais aprovações e documentação escrita. Utilizando essas formas, o setor poderá desenvolver melhor seu trabalho. Para ganhar destaque e confiança dos clientes, as empresas que atuam no ramo supermercadista, necessitam um maior cuidado no momento de selecionar os produtos para a revenda. O setor de compras é incumbido de analisar e controlar esse aspecto, pois é o comprador que está ligado diretamente com os produtos e o mercado, observando as tendências. O compras, além de assegurar que não ocorra a falta dos produtos em estoque, deve se preocupar em comprar em quantidade adequada, visto que o excesso de estoque pode vir a aumentar o custo. O Supermercado Luzitana de Lins enfatiza seu estoque no mercado linense, possui um estacionamento próprio, agilidade no atendimento ao público e produtos com qualidade, o que garante a confiança dos clientes, tornando-os cada vez mais fiéis. Com 88 anos, o Supermercado Luzitana de Lins mostrou-se forte mediante a concorrência, garantindo o melhor em produtos alimentícios,

15 13 higiene pessoal, produtos de uso domésticos, padaria, açougue e atendimento especial, para o público. Com o conhecimento adquirido nesses anos e a confiança dos clientes, o Luzitana tem a certeza de que está no caminho certo, adquirindo cada vez mais experiência no ramo, conseguindo a satisfação dos clientes, ofertando bons preços. Esta pesquisa teve como objetivo observar os procedimentos e a administração das compras do Supermercado Luzitana, identificando os procedimentos efetuados e analisando o benefício que a empresa poderá obter em utilizar o setor de compras como uma ferramenta. Diante do exposto surgiu o seguinte questionamento: O setor de compras de uma empresa proporciona a possibilidade de se ofertar produtos com menores preços sem comprometer o resultado financeiro? Em conseqüência do questionamento, surgiu o seguinte pressuposto teórico: O setor de compras atuante, atualizado e comprometido dá condições à empresa de oferecer o melhor preço sem comprometer sua margem financeira, tornando-se assim estratégia para o êxito da organização. Para a realização da pesquisa foram utilizados os seguintes métodos: Estudo de caso e observação sistemática, cujos procedimentos estão especificados no capítulo III juntamente com as técnicas utilizadas. O trabalho desenvolvido está assim estruturado: O Capítulo I aborda o histórico da empresa Supermercado Luzitana de Lins Ltda. O Capítulo II analisa a fundamentação teórica sobre gestão de compras e seu reflexo na organização. O Capítulo III fundamenta a relação teórica e os procedimentos efetuados sobre a gestão de compras da empresa em estudo. Finalizando, seguem o parecer final sobre o caso, a proposta de intervenção e a conclusão.

16 14 CAPÍTULO I A EMPRESA SUPERMERCADO LUZITANA DE LINS LTDA 1 GRUPO LUZITANA 1.1 Surgimento do Luzitana No início do século XX, os imigrantes portugueses chegavam junto com outros milhares de imigrantes de países diferentes e, dentre todos estes, estava o português, José Dias dos Santos, que chegou ao Brasil no ano de 1918, estabelecendo-se na cidade de Lins-SP. Em outubro de 1919, instalou o então armazém Luzitana situado na rua 7 de setembro, n Após algum tempo estabelecido nesse local, José Dias dos Santos casa-se com Maria Antunes dos Santos, momento em que resolve vender o armazém Luzitana, devido à necessidade de mudança para a cidade de Leme- SP, onde residiam seus sogros que, por estarem em idade avançada, precisavam da ajuda da filha. Durante o tempo que esteve em Leme, começou a aumentar a família, por causa do nascimento de seus filhos, sendo três. Em 1931, resolve voltar à cidade de Lins, e nessa volta, decide retomar seu antigo sonho. Para recomeçar, compra de novo o armazém Luzitana, que apresentava mudanças feitas pelos antigos proprietários que haviam diversificado para atender os clientes com mais variedades. Nessa volta para Lins, sua família aumenta em mais três filhos, sendo um total de seis, um homem e cinco mulheres. 1.2 Evolução do Supermercado Luzitana

17 15 Durante o período de 1931 até 1957, o armazém Luzitana continuou firme com praticamente a mesma estrutura de sua criação. A partir de 1957, começou uma pequena revolução dentro da empresa, havendo necessidade de uma mudança para conseguir manter o nome Luzitana vivo dentro da cidade. Nesse ano, é criado o então hoje conhecido Supermercados Luzitana de Lins Ltda., estabelecido na rua Olavo Bilac, n. 238, no centro da cidade. Com o passar do tempo e com o avanço da idade de seu primeiro proprietário, Sr. José Dias dos Santos, foi necessária uma mudança no quadro societário da empresa. Sendo assim, seu filho, José Luiz Dias dos Santos, e o genro, Jorge Inácio dos Santos, assumem a empresa com o objetivo de gerenciar os negócios da família, lembrando que era um total de seis filhos. Na ocasião, José Luiz Dias dos Santos comprou a parte que cabia às suas irmãs. Nessa primeira loja estabelecida como supermercado, Jorge Inácio dos Santos trabalhava como encarregado para controle de estoques, além disso, José Luiz Dias dos Santos gerenciava a empresa que contava ainda com mais 31 colaboradores, e o supermercado crescia junto com a cidade que ainda estava em expansão Supermercados Luzitana de Lins Loja 2 Com o investimento da primeira loja e obtendo os resultados esperados, viram que havia espaço para se expandir, assim realizaram a abertura de uma nova loja, conhecida como loja 2. Por um certo período, essas duas lojas funcionaram juntas, mas com o tempo o custo delas tornou-se alto principalmente pelo fato de estarem localizadas muito próximas uma da outra. Desta forma, a melhor solução encontrada foi a de fechar a primeira loja situada na rua Olavo Bilac, n. 238, fazendo com que a loja 2 ganhasse um maior destaque, voltando a crescer. Essa interferência da Loja 1 sobre a Loja 2 ocorreu a partir de 1 de abril de 1984, que foi quando se deu a inauguração da segunda loja, localizada na rua Osvaldo Cruz, n. 39 que, com 779 m² de área construída, garantia ao

18 16 público-alvo o que havia de melhor em atendimento com variedades. Os investimentos continuaram até que conseguiram ampliar montando um açougue e uma padaria, começando a realizar entregas em domicílio, na cidade de Lins e região Supermercados Luzitana de Lins Loja 3 Com o interesse de diversificar suas atividades, no ano de 1989, surge mais uma loja do grupo denominada como loja 3, localizada na rua 7 de setembro, n. 315, no centro da cidade, com 500 m² de área construída, atendendo a população apenas com artigos para utilidades domésticas, buscando trazer às pessoas a oportunidade de ter produtos de qualidade, artigos até mais luxuosos, porém, a um preço mais acessível. Com isso, a rede Luzitana começa a ficar conhecida não apenas por atender as necessidades das pessoas com relação aos produtos alimentícios, mas também em auxiliar a dona de casa com produtos que pudessem facilitar sua vida, o que na época foi considerada uma grande alternativa para expansão Supermercados Luzitana de Lins Loja 4 O que sempre marcou esta rede de supermercados era o não contentamento com o que já haviam conseguido; sendo assim, seus sócios que até então ainda eram José Luiz Dias dos Santos e Jorge Inácio dos Santos, sempre procuravam ampliar seus horizontes, atendendo melhor os clientes, objetivando maiores retornos. Em outro ponto da cidade, é aberta uma nova loja, a quarta do grupo Luzitana, localizada na rua Paulo Giraldi, n. 02, com 900m² de área construída, passando a ser a maior loja da rede, com estacionamento próprio e um caixa eletrônico à porta da loja. Isto aumentou a comodidade de seus clientes,

19 17 tornando-se um referencial na cidade de Lins, desde a inauguração no ano de Nessa loja, logo se notaram as diferenças a começar pelo turno de atendimento ao público, estendido, com o objetivo de servir um maior número de pessoas em um horário conveniente a todos. Outras coisas que já haviam funcionado anteriormente e tinham servido de experiência, ainda eram colocadas em prática, como por exemplo, entrega em domicílio para quem não tinha condições de levar as compras. Por isso, a loja ficou conhecida pelos serviços que efetuava à comunidade Supermercados Luzitana de Lins Loja 5 Na cidade de Lins, era possível notar o sucesso que a rede Luzitana havia obtido, porém já não havia espaço para expansão da rede dentro da cidade, e poderia até mesmo perder seu foco e assim acabar criando problemas para a organização, caso surgisse mais uma Loja com o mesmo nome. Contudo, o fato é que ainda tinham muita vontade de crescer e assim começaram a buscar essa expansão analisando outras cidades da região, o que foi muito importante para a rede. Após um grande estudo de campo, encontraram o ambiente ideal para instalarem uma nova loja, o supermercado estabeleceu-se na cidade de Presidente Prudente, local que deu a oportunidade de ampliar e aplicar novas fórmulas. Por se tratar de uma cidade maior, houve um grande investimento para ter uma loja com mais diversificação de produtos para atendimento ao público. Em 15 de março de 1997, é inaugurada a Loja 5, situada na av. Cel. José Soares Marcondes, n. 1750, com 1500m² de área construída, tornando-se a maior loja, oferecendo o melhor em comodidade, conforto, segurança e preço acessível à população. Além de oferecer mais produtos, manteve os serviços que eram conhecidos dentro do supermercado de Lins, tornando-a conceituada na cidade de Presidente Prudente.

20 18 Pela sua localização, estar mais afastada da central na cidade de Lins, e para garantir a precisão e agilidade de alguns procedimentos importantes para o desenvolvimento das atividades da empresa, é montado um escritório que visa resolver as prioridades existentes Supermercados Luzitana de Lins Loja 6 Com mais experiências adquiridas pela loja de Prudente, inauguraram no dia 30 de setembro de 1999, a loja 6 em Penápolis - SP. Existe uma diferença básica desta loja para as outras, que é exatamente um espaço para a instalação de farmácia, loja de roupas e lanchonete que são empresas terceirizadas, alugadas dentro do supermercado, oferecendo aos clientes, assim como nas outras, artigos para presentes e utensílios domésticos, padaria, açougue, feira, rotisseria e estacionamento próprio. Situada na rua Augusto Pereira de Moraes, n. 472, centro, com 1400 m² de área construída, com tudo o que há de mais moderno para o momento, funcionando com um turno estendido, procurando oferecer o que há de melhor para a população da cidade, encontra-se firme com um faturamento médio mensal de R$ ,00. Possui um escritório interno, pensando sempre em obter maior controle e agilidade nos procedimentos, tendo com isso maior eficiência no atendimento Visualizando a rede Luzitana A rede Luzitana em 2005 possuía seis lojas, sendo a loja 1 fundada em 1957 em Lins/SP, a loja 2 fundada em 1984 em Lins/SP, loja 3 fundada em 1989 em Lins/SP, a loja 4 fundada em 1995 em Lins/SP, loja 5 fundada em 1997 em Presidente Prudente/SP e a loja 6 fundada em 1999 em Penápolis/SP. Para melhor visualização da rede, apresenta se a Figura 1:

21 19 Fonte: Elaborado pelos autores Figura 1: Rede Luzitana 1.3 Sociedade O tempo passa para todos, e dentro de uma empresa não é diferente, sendo interessante uma renovação, tornando necessária a sucessão ou a venda a novos sócios para se obter um novo fôlego ou simplesmente substituir para haver continuidade. Como a rede Luzitana é uma empresa familiar, em agosto de 2006, o Supermercados Luzitana passa por uma reformulação, e os antes sócios, José Luiz Dias dos Santos e Jorge Inácio dos Santos, passam a empresa para seus filhos José Dias dos Santos Neto, Adalberto Dias dos Santos e Jorge Inácio dos Santos Júnior. É importante lembrar que entre as partes envolvidas, no caso, Jorge Inácio dos Santos Júnior, não há participação dele dentro do Luzitana; o que foi decidido em meio ao processo de divisão foi que ele poderia escolher uma das lojas que pertenciam ao Luzitana como

22 20 pagamento da parte que lhe cabia. Como escolha, a Loja 4 localizada na rua Paulo Giraldi, n. 02, centro de Lins, deixa de existir dentro da rede. A Loja 3 de presentes teve suas atividades encerradas devido a um processo de reformulação e revisão dos custos existentes constatados como altos. Com todas essas mudanças, José Dias dos Santos Neto e Adalberto Dias dos Santos dirigem seus esforços para fazer uma reformulação nas lojas que couberam ao grupo Luzitana, redirecionando o foco nas cidades de Lins, Penápolis e Presidente Prudente. Adotando um novo estilo de gestão, procuram investir em um visual diferenciado para as lojas, reavaliando os serviços oferecidos, a fim de conquistar mais clientes e melhorar o atendimento. A figura 2 mostra a situação que a rede Luzitana se encontra atualmente: Rede Luzitana Loja 2 Lins Loja 5 Presidente Prudente Loja 6 Penapolis Fonte: Elaborado pelos autores Figura 2: Rede Luzitana após sucessão 1.4 Premiação após sucessão

23 21 Após um período de readaptação, o Supermercados Luzitana tem a certeza de que está no caminho certo. Findando o ano de 2006, por ser uma empresa que aumenta em produtividade e destaque de venda mesmo diante de tantas mudanças, foi premiada pela revista Supermercado Moderno, que tem grande influência no varejo. O aumento de produtividade veio mesmo com o encerramento das atividades da Loja 3 e Loja 4, a premiação deu uma grande motivação a todos, tendo em vista que os esforços e uma nova visão realmente foram fundamentais para uma reafirmação tão rápida de que a rede Luzitana continua forte em meio a tantas mudanças. 1.5 Concorrência O trabalho desenvolvido na Loja 2, de Lins, situada na rua Osvaldo Cruz, n. 39, aponta que este supermercado tem como sua principal clientela, sitiantes e principalmente o atendimento às classes C e D. Na cidade de Lins, existem grandes supermercados inclusive perto dessa loja, no entanto, é interessante observar que a Loja 2 não sofreu grandes alterações no faturamento provando que existe um público muito fiel. O supermercado Luzitana de Lins está atento às mudanças que acontecem no mercado concorrente, sabe, porém, que pelos seus serviços conquistou boa parte do público. 1.6 Estrutura Organizacional O supermercado possui um escritório central, instalado na cidade de Lins. Este recebe todas as informações das lojas, fazendo uma conferência mais detalhada e analisando o resultado das lojas. Conta ainda com o apoio de uma consultoria, além de apoio jurídico, para tomada de decisões e desenvolvimento de novas estratégias.

24 Controle administrativo O supermercado atualmente é administrado por dois sócios, que ocupam o cargo de Diretor Superintendente e outro Diretor Comercial. Os diretores contam com a colaboração de um gerente financeiro, responsável por acompanhar as movimentações financeiras da empresa, acima de tudo fazendo o contato direto com bancos, negociando possível respaldo financeiro, e buscando sempre a diminuição de despesas com os mesmos, visando ainda fornecer comparativos com meses anteriores de como tem evoluído a empresa financeiramente e quais são as melhorias ou estratégias a serem adotadas. O escritório central é composto por treze pessoas, sendo onze funcionários registrados pela empresa e dois estagiários, alocados da seguinte forma: a) departamento fiscal uma pessoa; b) departamento contábil quatro pessoas; c) departamento pessoal uma pessoa; d) departamento financeiro quatro pessoas; e) departamento de informática duas pessoas Departamento pessoal O departamento pessoal é responsável por desenvolver toda a rotina trabalhista, efetuando serviços ligados à produção da folha de pagamento, apuração dos diversos tributos como o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), contribuição sindical e assistencial. Além disso, também é responsável pela admissão e demissão de funcionários, elaboração e pagamento de férias e adiantamento a funcionários. Visa, em um segundo momento, dar assistência às lojas para analisar como estão sendo realizados os procedimentos referentes ao relacionamento entre empresa e funcionário.

25 Departamento contábil O papel da contabilidade dentro da empresa é muito importante, sendo responsável por funções que vão desde digitação de documentos no sistema, como conciliação, apuração de Programa de Integração Social (PIS) e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), emissão de balancetes, controles de cheques devolvidos e controle de cartões de créditos e convênios. Sempre realiza o serviço para obter relatórios ágeis para tomada de decisões. Contudo, o principal neste setor é a preocupação em fornecer relatórios gerenciais que demonstram como cada loja separadamente tem desenvolvido suas atividades. Demonstram ainda os pontos a melhorar com relação aos controles de custos, os departamentos que necessitam de maior atenção, a fim de não prejudicarem a organização Departamento fiscal Este é responsável pelo registro das notas fiscais de entrada e saída, conferência das mesmas e apuração de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Neste departamento, existe preocupação constante em se manter atualizado devido às grandes mudanças que ocorrem na legislação, evitando procedimentos que ponham a empresa em risco. Para tanto, existe uma grande preocupação em manter as pessoas responsáveis por ele sempre atualizadas Departamento financeiro O setor financeiro exerce a função de controlar todas as contas a pagar e a receber, efetuando os devidos pagamentos, sejam eles por débito em

26 24 conta, boleto, emissão de cheques, sempre cuidando das rotinas normais desse setor, evitando que qualquer informação estranha ou transação errada passe adiante sem se consultar o que de fato ocorreu. Existe ainda um controle de todas as contas pagas com lançamento em sistema o que diminui ainda mais as chances de haver erros, mas, além disso, busca estar à frente das negociações entre bancos, trazendo vantagens à empresa Departamento de informática Na rede do Supermercados Luzitana, existem alguns sistemas fundamentais para o funcionamento, sendo eles: a) retaguarda; b) frente de caixa; c) contabilidade. Basicamente o sistema retaguarda é de suma importância para a empresa, visto que nele estão as informações sobre o controle de entrada e saída de produtos, principalmente utilizados pelo setor de compras. Neste sistema, encontra-se o controle do estoque apontando quando há necessidade de se providenciar as compras. No sistema de frente de caixa, mais conhecido como Ponto de Vendas (PDV), estão os caixas das lojas. Por esse sistema são controladas as vendas de cada impressora fiscal gerando automaticamente os cupons fiscais que servem tanto para o controle do cliente, como substitui a obrigação pela emissão da nota fiscal, ou seja, o cupom tem o peso ou representa a mesma coisa que a nota fiscal embora se deva lembrar sempre que existem vendas para outras empresas que exigem a nota fiscal e não aceitam apenas o cupom, mas a maioria das vendas tem como controle o cupom fiscal. O sistema de contabilidade funciona no intuito de, por meio dos relatórios que se consegue obter dele, fornecer números claros à diretoria da empresa para tomada de decisão, como executar sua funcionalidade para manter a empresa sempre dentro das normas e procedimentos exigidos para estar correta diante do fisco.

27 Departamento de compras Com a grande concorrência existente, é vital uma empresa supermercadista ter um bom setor de compras, por este trazer benefícios por meio de produtos bons, tentando sempre adquirir com um preço justo e mais barato. Isso viabiliza à empresa oferecê-los aos clientes de forma mais atrativa sem que prejudique sua margem. Pensando exatamente em obter este ambiente de preços melhores aos clientes e margem garantida ao mercado, o Luzitana conta com alguns colaboradores que se preocupam unicamente em ajudar a empresa a melhorar o setor. O controle existente pelo sistema encontrado no supermercado é de grande ajuda para apontar quando é necessário efetuar determinada compra. Além disso, existem profissionais que ajudam o setor passando relatórios para a possível compra de determinado produto. Cada loja do Supermercado Luzitana possui um setor de compra. A grande parte das compras é realizada de forma descentralizada, ou seja, cada uma faz suas compras no momento desejado, porém, isso não significa que não ocorram esporadicamente compras por meio de apenas uma loja da rede, quando se encontra uma grande vantagem em adquiri-las em maior quantidade. O comprador, por sua vez, dado o momento de comprar, leva em consideração primeiramente a qualidade do produto e a seriedade da empresa consultada para a compra, a fim de ter o produto em mãos na hora desejada, e principalmente para obter um preço justo fazendo as devidas cotações antes de efetuar as compras. O setor possui mais peculiaridades, além desse profissional que toma conta de toda a parte de aquisição e negociação para obter o produto desejado, ainda existe mais um profissional envolvido, que visita regularmente todas as lojas avaliando como o setor tem desenvolvido seus trabalhos com o objetivo sempre de promover melhorias. Nesta função, ele também fica responsável por avaliar o mix de produtos da loja e as possíveis alterações que podem ser elaboradas para passar ao público, analisando sempre as margens de cada produto e a aceitação para sua inclusão. Esse profissional fica

28 26 responsável, por meio das reuniões realizadas entre diretoria, para passar maiores informações sobre o desempenho do setor.

29 27 CAPÍTULO II ATUAÇÃO DA CONTABILIDADE GERENCIAL NO SETOR DE COMPRAS 2 CONTABILIDADE GERENCIAL 2.1 Importância da contabilidade gerencial A acelerada evolução do ambiente empresarial e econômico tem dificultado o processo de gestão dos negócios. Os avanços tecnológicos, o aumento da concorrência, a globalização, a redução do ciclo de vida dos produtos, são informações diversas e de extrema importância para o processo produtivo da empresa, que devem ser analisadas rapidamente para o processo de tomada de decisão. A contabilidade gerencial é o ramo da contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em funções gerenciais. É voltada para a melhor utilização dos recursos econômicos da empresa, através de um adequado controle dos insumos efetuados por um sistema de informações gerenciais. (CREPALDI, 1998, p.18) A contabilidade gerencial possui várias técnicas, métodos e procedimentos contábeis que trazem para os usuários informações essenciais para o controle e desenvolvimento empresarial. Tem como finalidade produzir informações estratégicas, tanto econômicas como de gestão das operações de custos e das demais atividades organizacionais que ocorrem na empresa, com o intuito de esclarecer seu desempenho e lucratividade. Através dos relatórios elaborados, serão demonstrados resultados por atividades e global da empresa. A disponibilização de informações contábeis a todos os usuários e os relatórios gerenciais são frutos do sistema de informação contábil. Sua finalidade é fornecer à administração da empresa dados adequados ao controle global de suas

30 28 operações e à tomada de decisão. (PADOVEZE, 2004, p ). Segundo Iudícibus (2006a), a contabilidade gerencial pode ser caracterizada como um ponto especial contando com várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade, na análise financeira e na análise de balanços, colocados numa probabilidade diferente, com o objetivo de obter relatórios detalhados, de maneira a auxiliar os gerentes das empresas em seu processo decisório. Seguindo esse mesmo raciocínio, na contabilidade gerencial também atuam outros campos de conhecimentos limitados. Abrange e aproveita conceitos da administração da produção, da estrutura organizacional, da administração financeira, possuindo um campo amplo necessariamente onde a contabilidade empresarial se situa. Todo procedimento, técnica ou relatório contábil elaborados para a administração, atribui informações sobre os eventos econômicos das empresas, como as de custos e lucratividade dos produtos. De acordo com Iudícibus (1998), a contabilidade gerencial tem por responsabilidade mapear custos que seriam controláveis, pelo método de previsão, e após a elaboração dos relatórios será visualizado o valor previsto x valor planejado. Tais relatórios reúnem e interpretam informações sinteticamente, que facilitarão no processo de gestão global da empresa, tornando-se de grande valia tanto para o interessado externo à empresa, como para o ponto de vista do empresário A evolução da contabilidade gerencial Em meados do século XVIII, iniciou-se na Inglaterra a Revolução Industrial que trouxe um conjunto de grandes mudanças tecnológicas as quais originaram um impacto no processo produtivo econômico e social que, conseqüentemente, no século XIX, expandiu-se pelo mundo. Dessa forma, fez-

31 29 se necessário implantar nas organizações métodos e técnicas para que fossem exploradas mais a fundo todas as transações ocorridas. A contabilidade gerencial começou devido às transações ocorridas nas organizações, onde eram necessárias as informações escrituradas para a tomada de decisões referentes à demanda de produtos e de troca. Anteriormente eram elaborados relatórios simples que atendiam a necessidade da organização para devidos fins. Nesses relatórios, constava somente o necessário para o controle do custo de produção e a elaboração do orçamento. No decorrer do tempo, devido a grande demanda de produtos, as organizações criaram departamentos onde eram divididas as funções para o melhor desenvolvimento do processo produtivo. Portanto, os grandes administradores necessitavam de receber informações mais detalhadas, que tornaram para os contadores e para a contabilidade desafios e, ao mesmo tempo, oportunidade de desenvolvimento profissional. Um contador gerencial, pelo visto, deve ser elemento com formação bastante ampla, inclusive com conhecimento, senão das técnicas, pelo menos dos objetivos ou resultados que podem ser alcançados com métodos quantitativos. Deve estar cônscio de certos conceitos de microeconomia e, acima de tudo, deve saber observar como os administradores reagem à forma e ao conteúdo dos relatórios contábeis. (IUDÍCIBUS, 2006a, p. 23). Nos anos 60, a contabilidade gerencial passou a ter uma ênfase maior, começando a fornecer em seus relatórios informações para o controle gerencial, onde os usuários pudessem obter informação sobre o processo de planejamento para a análise e avaliação da empresa. Já nos anos 80, a contabilidade gerencial passou a ser uma ferramenta de grande importância para a redução dos custos, portanto, passou a utilizar-se da tecnologia para auxiliar seu processo e para tornar o trabalho mais rápido e eficaz para a tomada de decisão. Em meados dos anos 90, os relatórios gerenciais passaram a fazer parte no processo de gestão que, além das informações que fornecia para os administradores, também passou a fazer parte da criação de valor, buscando obter um diferencial para alcançar a competitividade no mercado. Com o passar dos anos, os relatórios gerenciais submeteram-se a transformações, tornando-se importantes não só para os grandes empresários,

32 30 mas para todos aqueles responsáveis pelo andamento e aumento da rentabilidade da empresa, assim como os funcionários, e também para maior esclarecimento dos custos dos diversos produtos, departamentos, ou seja, da empresa como um todo. 2.2 Estoques Certamente todo processo produtivo necessita de um controle dos produtos e materiais. Para satisfazer o cliente, o empresário tem que manter um conjunto de mercadorias armazenadas e disponíveis para a venda, denominado de estoque. Os estoques são os materiais que não são utilizados em determinado momento, mas que existem em função de futuras necessidades. Logo, estocar é reservar os produtos\mercadorias para utilização futura. (TÓFOLI, 2008, p. 93) Hoje, sem dúvida, as empresas encontram um mundo com grande competitividade, para tanto, necessitam buscar um meio de sobrevivência. O estoque é um meio estratégico, que faz alcançar o mais esperado, que é o aumento da rentabilidade, portanto, o estoque deve obedecer todo um planejamento de quantidade de produtos estocados, mantendo um rápido giro dos mesmos. A função de planejar e controlar estoque são fator primordial numa boa administração do processo produtivo. Preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo ou produtos acabados. (POZO, 2007, p. 40). O gerenciamento das informações extraídas dos relatórios gerenciais torna-se um instrumento eficiente que fundamenta o processo decisório do empresário. Sem o controle, conseqüentemente, sem informações gerenciais, é impraticável obter uma decisão e no tempo necessário. O estoque é uma atividade que deve ser atualizado constantemente com o custo de cada produto, determinar o período que se deve efetuar a compra e o tamanho de lote de cada produto para cada fornecedor, estabelecer estoque de segurança (mínimo e máximo), manter o estoque em local estratégico, e o

33 31 mais importante, manter um controle rigoroso de estoque físico com os lançamentos diários e realizar inventários físicos e periódicos para conferi-los com os dados do controle de estoque. Isto irá aperfeiçoar o planejamento dos estoques e, por conseguinte, as compras. Estoque é uma ferramenta que decide o fracasso ou o sucesso de uma empresa, pois ele envolve uma série de atividades desde compras, recebimento, armazenagem, fornecimento e finalmente o controle de estoques. 2.3 Tipos de controle de estoque Segundo Pozo (2007), o estoque, além da preocupação com quantidades, deve também buscar a diminuição dos valores monetários, mantendo-os sempre atualizados. Com base nisso, serão proporcionadas as informações exatas dos produtos em estoque que, mediante fichas de controle e inventário físico, torna mais fácil estipular o preço de cada produto e a valorização do estoque. O estoque pode ser avaliado por três métodos Primeiro que entra Primeiro que Sai (Peps), Último que entra Primeiro que Sai (Ueps) e Custo Médio PEPS Esse processo obedece à ordem das saídas pelo valor da entrada. Este método é baseado na cronologia das entradas e saídas. O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito para ordem de entrada do material na empresa, o primeiro que entrou será o primeiro que saíra, e assim utilizarmos seus valores na contabilização do estoque. (POZO, 2007, p.88). Para maior entendimento desse procedimento apresenta-se o exemplo de compra e venda do produto X:

34 32 A empresa Cia. 51 obteve um saldo inicial de 180 unidades de produto X a um custo unitário de R$ 90,00; em 02/04 comprou 130 unidades a um preço unitário de R$ 100,00; no dia 04/04 vendeu 90 unidades a um valor unitário de R$ 170,00; dia 09/04 vendeu 100 unidades a um valor unitário de R$ 200,00; já no dia 10/04 vendeu 90 unidades a um valor unitário de R$150,00; dia 12/04 comprou 200 unidades a um valor unitário R$ 210,00. Para melhor visualização desse processo, apresenta-se o quadro 1: mercadoria: Data Histórico Valor Valor Valor Valor Quant. Quant. Quant. Valor Total unitário total unitário total 1/abr Saldo inicial R$ 90,00 R$ ,00 2/abr Fonte: Elaborado pelos autores Quadro 1: Método Peps 90 R$ 90,00 R$ 8.100,00 10 R$ 100,00 R$ 1.000, R$ 90,00 R$ , R$ 100,00 R$ ,00 90 R$ 90,00 R$ 8.100, R$ 100,00 R$ ,00 10/abr Venda - 90 R$ 100,00 R$ 9.000,00 30 R$ 100,00 R$ 3.000,00 Total final Compra Entradas 130 R$ 100,00 4/abr Venda - 9/abr Venda - 12/abr Compra 200 R$ 210,00 Tipo de estoque - método PEPS R$ ,00 Saídas 90 R$ 90,00 R$ 8.100,00 R$ , Saldos 120 R$ 100,00 R$ ,00 30 R$ 100,00 R$ 3.000, R$ 210,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Pode-se observar que a cada venda foi dado baixa a partir da primeira compra, seguindo o raciocínio que o primeiro a entrar é o primeiro a sair. Nesse caso, o valor de estoque estará sempre avaliado pelas últimas compras e, portanto, mais próximo de seu valor atual. No caso de um aumento geral dos preços (inflação), o custo das mercadorias vendidas será feito pelos preços mais antigos, menores. Logo, o Resultado será maior. No caso de deflação, serão maiores, e o resultados apurado contabilmente será menor. (IUDÍCIBUS, 2006b, p. 106) Ueps

35 33 Este método obedece ao processo de que o primeiro a sair deverá ser o último que entrou no estoque. Esse processo facilita a valorização do saldo estipulado pelo último preço e na contabilização dos produtos para a definição de preços de venda, refletindo custos mais próximos da realidade do mercado. Para melhor entendimento desse processo, será utilizado o exemplo anterior do processo de compras e vendas do produto X e, também para melhor visualização, apresenta-se o quadro 2: mercadoria: Data 1/abr Saldo inicial R$ 90,00 R$ ,00 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 Venda R$ 90,00 R$ 5.400,00 Fonte: Elaborado pelos autores Quadro 2: Método Ueps 180 R$ 90,00 R$ , R$ 100,00 R$ , R$ 90,00 R$ ,00 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 10/abr Venda - 90 R$ 90,00 R$ 8.100,00 30 R$ 90,00 R$ 2.700,00 Total final Tipo de estoque - método UEPS Histórico Valor Valor Valor Valor Quant. Quant. Quant. Valor Total unitário total unitário total 2/abr Compra 130 R$ 100,00 4/abr Venda /abr Entradas Saídas Saldos R$ ,00-12/abr Compra 200 R$ 210,00 R$ ,00 - R$ 100,00 R$ 9.000,00 R$ 90,00 R$ ,00 30 R$ 90,00 R$ 2.700, R$ 210,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 Esse método é o contrário do anterior. Observando o procedimento, verifica-se que a quantidade e o valor do último que entrou foram os primeiros a serem movimentados, ou seja, o último que entrou é o primeiro a sair. O uso do Ueps provoca o aparecimento de um CVM mais atualizado quando os preços sobem ou baixam, pois a baixa é feita pelos valores das últimas compras. Em compensação, o valor do estoque final estará sendo baseado nos valores mais antigos. Há grande risco na adoção desse critério, mais lógico aparentemente, que surgirá quando houver diminuição no volume médio do estoque, pois acabaremos dando baixa em custos antiqüíssimos. (IUDÍCIBUS, 2006b, p. 106).

36 Custo médio Este método de controle de estoque é o mais usado freqüentemente, pois ele é mais simples e evita o excesso de preços nos produtos. A apuração do custo médio é efetuada dividindo-se o custo total do estoque pelas unidades nele existentes. Assim, ele terá o valor médio entre as entradas e as saídas, ou seja, o valor total dos produtos adquiridos é dividido pela quantidade existente de produtos, obtendo assim o preço que será atribuído na venda. O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito normalmente pela quantidade da própria ordem de fabricação e os valores finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos. (POZO, 2007, p.90). Para o maior entendimento desse procedimento de controle de estoque, será utilizado o exemplo anterior do processo de compras e vendas e, para visualizar a análise, apresenta-se o quadro 3: Tipo de estoque - método CUSTO MÉDIO mercadoria: Entradas Saídas Saldos Data Histórico Valor Valor Valor Valor Quant. Quant. Quant. Valor Média unitário total unitário total 1/abr Saldo inicial R$ ,00 R$ 90,00 2/abr Compra 130 R$ 100,00 R$ , R$ ,00 R$ 94,19 4/abr Venda - 90 R$ 94,19 R$ 8.477, R$ ,90 R$ 94,19 9/abr Venda R$ 94,19 R$ 9.419, R$ ,90 R$ 94,19 10/abr Venda - 90 R$ 94,19 R$ 8.477,10 30 R$ 2.826,80 R$ 94,19 12/abr Compra 200 R$ 210,00 R$ , R$ ,80 R$ 194,90 Total final Fonte: Elaborado pelos autores Quadro 3: Método Custo Médio R$ ,00 R$ ,20 R$ 661,66 Esse método trabalha com o valor médio de cada unidade em estoque, nota-se que, a cada venda efetuada altera-se o saldo das compras, assim será dividido o valor do saldo pela quantidade existente em estoque.

37 Curva ABC A Curva ABC teve origem na Itália pelo economista Vilfredo Pareto. Segundo Pozo (2007), Pareto, em 1897, teve como objetivo da curva ABC estudar a população local, medindo a distribuição de renda e riqueza que a população existente possuía. Com o passar dos anos, a curva ABC tornou-se extremamente importante na área administrativa. (...) a Curva ABC tornou-se utilidade ampla nos mais diversos setores em que se necessita tomar decisões envolvendo grande volume de dados e a ação torna-se urgente. (POZO, 2007, p. 92). A Curva ABC é importante para a avaliação de estoque, pois ela mede todo seu movimento e atribui para o gerenciador o controle máximo das transações efetuadas no dia-a-dia. Também é extremamente útil para avaliar os produtos em estoque e na hora da negociação com os fornecedores para a redução dos preços. No entanto, percebe-se que todo esse processo deve ser analisado em tempo ágil, pois para a tomada de decisão o tempo disponível é pequeno. A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens do estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. (MARTINS; ALT, 2006, p.211). Segundo Martins; Alt (2006), a análise ABC traz itens, denominando-se: itens classe A - os mais importantes, classe B - intermediário e classe C - menos importantes. Não existe, necessariamente, como definir qual a parcela significativa que cada item de classe A, B e C pode representar. Mas pode-se dizer que os itens de classe A são produtos significativos, podendo representar de 35% e 70% do valor movimentado em estoque; itens de classe B representam entre 10% e 45% da movimentação do estoque e, por fim, os itens de classe C representam o restante, ou seja, os que têm menos importância para o processo produtivo da empresa. 4: Para o entendimento do processo da curva ABC, apresenta-se o quadro

38 36 Produto/Quantidade Produto Quantidade (ao ano) Valor unitário Cerveja R$ 1,20 Refrigerante R$ 3,40 Desodorante R$ 9,50 Café R$ 2,30 Açucar R$ 2,95 Copo descartável R$ 1,50 Farinha de trigo R$ 2,90 Arroz R$ 7,90 Feijão R$ 8,00 Chocolate em pó 500 R$ 3,95 Sal 350 R$ 2,95 Óleo de cozinha 650 R$ 3,00 Vassouras 250 R$ 8,50 Fonte: Elaborado pelos autores Quadro 4: Produto/Quantidade de produtos movimentados em 2008 A empresa X trabalha com 13 itens em seu estoque, o quadro 4 indica a quantidade e o valor unitário dos produtos movimentados ao ano. No quadro 5, indica os mesmos produtos em ordem decrescente e o valor total consumido ao ano. Valor consumido no período de 2008 de cada produto em ordem decrescente do valor total consumido Produto Quantidade (ao ano) Valor total (ao ano) Feijão R$ ,00 Refrigerante R$ ,00 Arroz R$ ,00 Cerveja R$ ,00 Desodorante R$ ,00 Açucar R$ ,50 Café R$ 8.165,00 Farinha de trigo R$ 5.800,00 Vassouras 250 R$ 2.125,00 Chocolate em pó 500 R$ 1.975,00 Óleo de cozinha 650 R$ 1.950,00 Copo descartável R$ 1.500,00 Sal 350 R$ 1.032,50 Total R$ ,00 Fonte: Elaborado pelos autores Quadro 5: Valor dos produtos consumidos em 2008

39 37 Para que a análise da curva ABC seja efetuada, é necessário encontrar a porcentagem de cada produto em relação ao custo total dos produtos e, para classificação de classes, serão somadas acumuladamente as porcentagens encontradas. O Quadro 6 mostra em porcentagem o quanto cada produto representa no processo de venda e faturamento. Produto Valor consumido/valor total Percentual Percentual acumulado Feijão / ,90% 22,90% Refrigerante / ,32% 42,22% Arroz / ,05% 60,27% Cerveja / ,52% 74,79% Desodorante / ,41% 82,20% Açucar ,50/ ,06% 88,26% Café 8.165/ ,25% 92,51% Farinha de trigo 5.800/ ,02% 95,53% Vassouras 2.125/ ,10% 96,63% Chocolate em pó 1.975/ ,03% 97,66% Óleo de cozinha 1.950/ ,01% 98,67% Copo descartável 1.500/ ,79% 99,46% Sal 1.032,50/ ,54% 100% Fonte: Elaborado pelos autores Quadro 6: Porcentual equivalente a casa produto Para a classificação das classes, repara-se que os produtos feijão, refrigerante e arroz estão dentro dos 60,27% dos gastos totais, portanto, são tipicamente considerados produtos de classe A. Os produtos cerveja, desodorante e açúcar possuem 27,99% dos gastos totais, sendo assim serão considerados produtos de classe B. O restante dos produtos representa apenas 11,74% considerados, então, produtos de classe C. A Figura 3 mostra o processo da curva ABC. Fonte: Elaborado pelos autores Figura 3: Curva ABC

40 38 O processo da curva ABC demonstra e avalia o estoque. Faz com que os empresários fiquem atentos a movimentações de cada produto. 2.5 Estoque de segurança Mínimo O estoque mínimo tem por objetivo cobrir a falta de produto que poderá ocasionar, para não ocorrer transtornos aos clientes por falta de mercadorias. Um fato importante a ser explanado é referente ao valor do estoque de segurança, visto que o ideal é termos esse estoque igual a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os materiais não são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo de reposição para qualquer produto não é fixo e garantido por nossos fornecedores em razão das variáveis de mercado. Sob esses aspectos, fica muito difícil estabelecer como zero o estoque de segurança, porém não impossível. (POZO, 2007, p.66). Como se pode observar, as organizações estão diante de imprevistos, assim como os fornecedores. Para dar continuidade ao processo produtivo e para não ocorrer a falta de produtos nas prateleiras, necessita-se manter um estoque de segurança, ou seja, um estoque mínimo de produtos Máximo Estoque máximo é o resultado da soma do estoque de segurança (estoque mínimo) mais o lote de compra, que nada mais é que uma quantidade de produtos necessários e especificados no pedido da compra. Tem como objetivo manter um controle admissível de produtos no estoque, ajudando a controlar o processo de pedido de produtos e a disponibilidade financeira da organização.

41 Objetivos do setor de compras O departamento de compras atualmente, é utilizado pelas organizações com o intuito de possibilitar um apoio, no que diz respeito a um melhor resultado. É observado que garantir o bom funcionamento desse setor, traz grandes oportunidades na obtenção de produtos e serviços. Esse departamento pode ser considerado como um indispensável e importante ajudante interno, pois ele é responsável por ditar regras sobre o que é realmente desejado e definir a especificação do produto. Seguindo na mesma direção, podemos definir, num amplo sentido que um departamento de compras tem como objetivos adquirir bens e serviços, na qualidade desejada, no momento preciso, pelo menor custo possível e na quantidade pedida. (DIAS; COSTA, 2003, p. 15). É dele também a responsabilidade de estipular os prazos dos produtos à disposição dos solicitantes nas datas estabelecidas e qualquer erro, o prejuízo poderá ser incalculável. Isso mostra que tal setor deve estar bastante afinado e ligado nos prazos, pronto para atendê-los conforme programação. Na condição de compradores profissionais, deve ser investido todo o esforço visando, sempre, o menor custo possível. Um ponto fundamental que precisa ser citado é a questão da quantidade pedida, de nada valeria todos os quesitos acima, se o material não for entregue na quantidade solicitada. Isso comprova que, se a quantidade requisitada não estiver colocada por inteiro à disposição do solicitante, ainda não estará terminada a missão do setor de compras. 2.7 Centralização x Descentralização de compras Diante das vantagens e desvantagens não existe uma regra fixa e definitiva sobre o assunto. Isso se deve a particularidade de cada empresa, o gestor assim orientado verificará a melhor situação a adotar.

42 40 Um departamento de compras centralizado na unidade mais importante, ou pequenos setores de compras nas demais, apenas para o abastecimento de itens específicos ou de baixo valor. (DIAS; COSTA, 2003, p. 15) Na centralização, o comprador terá mais opções no ato da negociação, facilitando a uniformidade de preços de cada produto, gerando no estoque um controle mais detalhado com melhor qualidade e organização. No caso de escassez de algum produto, o comprador terá facilidades menos desgastantes para poder resolvê-la, a fim de promover um atendimento de pronta entrega, gerando uma visão única de compras em todas as unidades. Já a descentralização em compras, proporciona uma presença física do comprador nas unidades, tornando sua visão mais real referente a problemas locais de abastecimento, gerando uma pesquisa avançada do que realmente a filial precisa para satisfazer seus clientes naquela região. Isso também facilitará para que o comprador efetivo de cada unidade atue de melhor forma em resolver respostas rápidas e urgentes na aquisição do estoque, gerando maior autoridade e responsabilidade para responder ao sucesso da empresa local. 2.8 Relação do departamento de compras com os demais setores O setor de compras precisa sempre estar atento em conhecer como a relação interna está ligada aos demais departamentos, caso haja algum conflito precisa ser eliminado para que o processo dê resultado. Esse relacionamento, sem dúvidas, tende a gerar bons frutos a fim de atender as necessidades das várias áreas. Por ter uma boa referência interna, o departamento de compras conseguirá atender suas aquisições sempre seguindo as condutas e normas estabelecidas pela empresa, sendo assim, os demais setores devem a visualizar e enquadrar-se nos procedimentos internos para o andamento dos processos. Quando houver conflito entre os setores da empresa, é importante observar que todos devem ter profissionalismo, para garantir que sejam resolvidas as questões. É responsabilidade do profissional de compras atender a todos os usuários, tentando realizar as solicitações nos prazos estabelecidos, mas

43 41 nunca desrespeitando as normas e procedimentos da empresa. É preciso que sua independência seja real, isso fará com que o retorno pretendido e o desempenho sejam reconhecidos pela empresa, não esquecendo que sua importância é notável. 2.9 Orçamentos Coleta de preços A cotação é conhecida como registro de preço servindo para o comprador como uma planilha detalhada de fornecedores que apresentam suas ofertas em relação ao material solicitado. O documento não deve ter rasuras e nem erros claros em valores, devendo apresentar preço, quantidade e data do recebimento na seção de compras. São documentos que precisam ser cuidados com extrema responsabilidade, todos os dados devem estar claros não somente para o comprador como também para qualquer pessoa, principalmente estar preparado quando uma Auditoria fizer a solicitação para análise. Eles podem ser transcritos e um mapa que é a copia fiel das cotações recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualização, existem casos em que a empresa utiliza a própria solicitação de compras para registro de coletas de preços. (DIAS; COSTA, 2003, p.272). É comum quando feita uma cotação os fornecedores enviarem suas propostas de fornecimento. Nesta documentação, são mostradas algumas informações importantes tais como preço, prazo e uma série de condições que facilitam ao comprador escolher a melhor opção de compra Comprador lucrativo e o poder da negociação

44 42 Todo comprador lucrativo obtém um grau de iniciativa, seus compromissos e seus resultados devem estar acima das expectativas, focando sempre o resultado e a lucratividade para os acionistas. Um outro fator que o comprador lucrativo obtém é a redução de custos, pois está sempre se preocupando em desafiar os padrões internos, modificando se necessário as políticas para o sucesso da empresa. As empresas procuram profissionais desse tipo, que partem rumo ao sucesso e comprometimento. Esse talentoso comprador tem maior acesso a informações, participa de comitês com maior eficácia, capta informações de vendedores e de outras áreas da empresa com mais facilidade. Muitos enxergam o comprador como fantasia de um mero negociador, o que não é verdade, pois esse profissional permite chegar a resultados formidáveis, quando utiliza suas habilidades. O comprador lucrativo não vive de pequenos números, sempre procura por critérios indicadores e comparativos que permitam uma compreensão mais abrangente daquilo que deve ser comprado. O verdadeiro profissional exige de si a perfeição, sempre visando a prioridade e isso faz com que ele seja muito organizado. Ele tem uma infra-estrutura de dados que lhe permite tomar decisões sobre quando, de quem, como e porquê comprar. Ao contrário, um comprador faz de tudo tende a não fazer nada, a ser superficial nas suas análises e comprometer seriamente a lucratividade do negócio. (JUSTINIANO; MORANA, 2008) Um outro ponto forte em lucratividade é a negociação, se bem elaborada e estruturada ela se torna um papel vital na visão empresarial. O comprador deve ter uma visão ampla de mercado e das necessidades de interesses internos, devendo sempre mapear compras com vistas a encontrar táticas que permitam que sejam visualizadas, a fraqueza e a virtude dos dois lados e a melhor forma de estruturar a negociação para que todos ganhem Competências e características de compradores lucrativos A ilustração a seguir tem com objetivo demonstrar a importância da empresa em ter um comprador lucrativo.

45 43 Fonte: Justiniano; Morana, 2008 Figura 4: Comprador Lucrativo Essa estrutura demonstra que muitas empresas investem em seus compradores com o objetivo de trazer resultados a curto prazo, principalmente na área de negociação, pois muitas vezes o lucro da empresa está ali. Havendo um comprador com mente lucrativa, haverá sempre um profissional com resultados de lucro para a organização. Muitas empresas adotam estruturas para facilitar o giro de informações de um setor para o outro. Esses resultados facilitam cada vez mais a geração de relatórios para que a empresa possa atingir uma produtividade de lucro, trazendo ao cliente um produto com mais qualidade Buscando parcerias com fornecedores Nos dias atuais, o comprador busca fornecedores no mercado que correspondem a suas necessidades. A empresa compradora jamais deve se acomodar nos fornecedores presentes em seu cadastro, porém, visar melhorálos, não exatamente em quantidade, mas, principalmente em qualidade.

46 44 É aconselhável uma constante atualização de seus cadastros, como maneira também de contribuir para a modificação do leque de fornecedores. Por várias razões, muitas empresas prezam em treinamentos de seus profissionais a fim de estarem em sempre dispostos a recolher essas informações antecipadas, a não esperar que os fornecedores venham até elas para oferecer seus produtos, qualidade e solidez de sua empresa, mas sim, conhecê-los antecipadamente para haver uma boa comunicação até o fim de uma negociação. Com esses dados, o comprador criará uma ponte bem estruturada entre fornecedor e a empresa, aliando-se em busca de novas fontes de abastecimento. Por meio de grandes mudanças, hoje o comprador tem no mercado grande facilidade em encontrar fornecedores e serviços, estes são normalmente expostos em catálogos, publicações classificadas, feiras ou por contatos pessoais, decorrentes de visitas feitas pelos fornecedores. Sem contar com uma importantíssima e valiosa ajuda trazida pela internet, facilitando muito nas chances de localização dos fornecedores em qualquer lugar, tanto nacional como internacional. Com essas facilidades, o comprador encontra segurança no poder de negociação, maior segurança na reposição de seus produtos, enormes possibilidades de redução no preço do produto comprado e a quebra de monopólios ou de cartéis. Isso fará com que o mercado competitivo seja mais negociável tanto em produtos como em qualidade de serviços de seus fornecedores Compras eletrônicas Integração eletrônica entre fornecedores e Clientes Por meio de grandes tecnologias, as empresas começaram a empregar comunicação eletrônica de dados, mais conhecidos como EDI, totalmente ligados à área interna de suas organizações. De princípio foram criadas as

47 45 intranets, ou seja, rede interna compartilhada entre a matriz e suas filiais, ocorrendo sempre ligação entre as plantas da empresa. Com esse sistema foi possível integrar as informações da área de suprimentos com as das áreas financeira, comercial, produtiva, logística, entre outras, possibilitando minimizar atrasos internos tanto em pedidos de produtos como em serviços. Tais solicitações passaram a circular na rede interna, e todos os envolvidos tanto na administração de estoque e no setor das compras tiveram acesso mais rápido a essas informações, proporcionando o atendimento exato de todas as necessidades com mais agilidade. Com o passar do tempo, analisando o sucesso desse sistema, foram se abrindo novas fontes de relacionamento, chamada de Business-to-Business (B2B), que significa a comunicação entre empresas e fornecedores e empresas e clientes. Partindo dessa ligação externa, estaria sendo aberto um campo inovador e importante para a tecnologia relacionado a compras pela internet, leilões eletrônicos, leilões reversos, colocação de pedido pela intranet, acompanhamento das ordens de compras nos fornecedores, acompanhamento dos estoques pelos fornecedores. Com todos esses recursos, o gestor de compras terá facilidade em estar ligado diretamente a qualquer hora com os fornecedores distantes, pois, com essas ferramentas, os profissionais da área poderão se comunicar mais rápido, resultando redução dos prazos necessários para a solução das questões. Isso põe fim a muitos detalhes burocráticos e, automaticamente, haverá a redução nos custos administrativos necessários para a consecução dos pedidos, assim satisfazendo ambas as partes Compras pela internet Esta ferramenta facilita muito ao gestor de compras, que pode com ela selecionar ou agrupar uma quantidade imensa de fornecedores. Mas apenas informações não bastam, a empresa deve estar ciente que precisará da criação de um cadastro eletrônico, que seria o cadastro convencional, com os devidos

48 46 fornecedores previamente aprovados para determinados serviços ou materiais, e essa identificação permitirá o contato pela intranet. Sendo assim o gestor deve se prevenir para que todos os fornecedores sejam idôneos comercialmente, os escolhidos devem ter analisadas suas capacidades quantitativas de fornecimento, pra permitir eventuais divisões no volume desejado de materiais, entre mais de uma empresa. (DIAS; COSTA, 2003, p. 264). Esse cadastro facilitará em muito, quando um usuário da companhia fizer a solicitação de um devido pedido, será transmitido para todas as empresas consultadas, assim serão coletadas as informações necessárias da proposta de fornecimento. Por meios eletrônicos, serão absorvidas essas informações e será realizada uma seleção melhor. A empresa nesta área precisará de um ou mais funcionários responsáveis para atender não somente a essas observações como para a autorização da aquisição. Por meios eletrônicos, os profissionais capazes de liberar essa aquisição precisaram de um login e uma senha, para não ocorrerem fraudes na aprovação. Após a aprovação da compra, o fornecedor escolhido deve ser cientificado, mais uma vez por meio eletrônico, sendo feito a autorização de fornecimento.

49 47 CAPÍTULO III GESTÃO DE COMPRAS NO SUPERMERCADO LUZITANA DE LINS 3 PROCEDIMENTO DE COMPRAS NA EMPRESA ESTUDADA 3.1 Introdução Foi realizada uma pesquisa sobre gestão de compras e seu reflexo na organização da empresa Supermercados Luzitana de Lins Ltda., no período de fevereiro a outubro de Esta pesquisa teve como objetivo acompanhar o processo, controle e os métodos utilizados pelo setor de compras, verificando se a empresa tem se beneficiado com estes controles, e também foi identificado quais procedimentos são executados pelo Supermercado Luzitana, analisando como ele pode utilizar o setor de compras como uma ferramenta para a tomada de decisão. Para o desenvolvimento da pesquisa foram utilizados os seguintes métodos: Método do Estudo de caso: foi realizado um estudo de caso no Supermercados Luzitana de Lins Ltda., analisando-se o papel do setor de compras na empresa e a relação deste com os demais setores Método de Observação Sistemática: foram observados, analisados e acompanhados os procedimentos aplicados nos atendimentos a clientes e nas prestações de serviço e, em especial, os procedimentos do setor de compras, como suporte para o desenvolvimento do estudo de caso. Para garantir a realização dos métodos, foram utilizadas as seguintes técnicas:

50 48 Roteiro de Estudo de Caso (Apêndice A); Roteiro de Observação Sistemática (Apêndice B); Roteiro de Entrevista para o contador (Apêndice C); Roteiro de Entrevista para o gerente financeiro (Apêndice D); Roteiro de Entrevista para o comprador (Apêndice E). Diante da pesquisa, constata-se que a empresa mantém uma contabilidade gerencial que acompanha os diversos setores, objetivando a gestão, a qualidade da informação e a agilidade nos processos existentes entre os mesmos. Este acompanhamento visa enfatizar o melhoramento contínuo no processo de compras e, através da contabilidade gerencial, a empresa detém relatórios com dados de controle financeiro, econômico e operacional. Tratando de uma atividade que possui períodos sazonais, por meio desses relatórios, tem como acompanhar os dados históricos, comparar com cenário atual, observando as expectativas do mercado, por exemplo: três meses antes da comemoração da Páscoa, analisa a quantidade de produtos, como ovos de páscoa, colomba pascoal e chocolates comercializados no ano anterior, traçando o planejamento de compras de produtos para o ano corrente. Neste sentido, o setor de compras do Supermercado Luzitana empenhase em uma melhor negociação, ou seja, comprar uma quantidade que atenda a perspectiva do mercado, com baixo custo e oferecendo um produto atual. A empresa entende que esta estratégia é importante, para evitar que produtos que costumeiramente são consumidos em datas comemorativas, não fiquem em seus estoques após o período comemorativo. Quando isso ocorre, gerará perda, pois, praticamente o produto só terá procura novamente no ano seguinte. Para o referido trabalho, a empresa conta com um profissional, responsável diretamente pelas compras da Unidade de Lins, de tal importância que a empresa estimula este colaborador a se atualizar constantemente para que esteja inserido nas novidades e tendências do mercado. Oferecer excelentes produtos e bons preços é preciso, contudo o objetivo é obter bons resultados para a continuidade da organização e seu fortalecimento em meio a um mercado competitivo, refletindo num investimento contínuo no setor de compras, através de cursos, equipamentos e software. O

51 49 profissional de compras tem como objetivo fazer a melhor negociação na aquisição de produtos, focando melhor resultado a empresa. Isso é feito por meio de análises contínuas dos procedimentos envolvidos no processo de compras. Segue relato e discussão da pesquisa. 3.2 Relato e discussão do caso sobre gestão de compras e seus reflexos na organização Detectando a necessidade do produto para a realização da compra Relata-se que a contabilidade gerencial analisa todos os processos que envolvem os setores do supermercado, inclusive o setor de compras, que tem por objetivo a minimização dos custos na aquisição dos produtos e, suprir os pedidos de mercadorias/produto para o desenvolvimento de seus serviços. Existe uma constante preocupação em estar atento à área de vendas do supermercado com o intuito de sempre suprir a falta dos produtos expostos para os clientes. Para isso, existem três colaboradores que efetuam o abastecimento das gôndolas, anotando e passando para o responsável do estoque central, quando o produto chega a seu ponto de pedido. Os pontos de pedidos, isto é, os pedidos de compras de materiais (ou mercadorias) devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem níveis suficientes apenas para cobrir os estoques de segurança (reservas) fixados e os consumos (ou vendas) previstos para os períodos correspondentes aos prazos de entrega dos fornecedores. (TÓFOLI, 2008, p.99) Ao perceber que o produto chegou ao equivalente de seu estoque mínimo, o funcionário responsável em controlá-lo, efetua uma requisição ao comprador que inicia o processo para compra visando o equilíbrio do estoque. Para isso, é analisado o lote econômico de compras e, após a análise, ele

52 50 realiza as devidas cotações e negociações com os fornecedores, adquirindo o produto pelo menor custo, porém, com qualidade Controle de estoque Controle de estoque é um método utilizado para administrar as mercadorias de forma que se verifique a quantidade de produtos existentes. Segundo Dias (1993), o não controle de estoque ocasiona problemas como: reflexo na cadeia produtiva, aumento de custos, aumento das despesas financeiras, ociosidade de recursos e redução na lucratividade. O estoque está localizado nas dependências do supermercado, possuindo 120 m² de área construída, onde foi planejado todo o espaço físico para armazenamento dos produtos, dividindo a área em prateleiras e as mercadorias por seções, assim como, produtos alimentícios, de higiene e limpeza, artigos domésticos e higiene pessoal. Foi observado que o supermercado conta com colaboradores que controlam as seções das mercadorias, para realizar a monitoração da demanda - que nada mais é que a quantidade de mercadorias que precisam ser expostas para suprir a procura dos clientes - de produtos em estoque. Estes colaboradores se mantêm atentos quanto à necessidade de repor determinado produto nas gôndolas, e também são responsáveis por passar os pedidos de produtos, por meio de relatórios elaborados manualmente, relatando quantidade, marca e unidade de medida do produto que precisa ser comprado. O comprador conta ainda com um sistema Autocom que contém informações relativas ao setor de contas a pagar, estoque, preços, vendas, financeiro, livro fiscal, cupom fiscal e frente de caixa, que auxilia na hora da compra, principalmente quando recebe visitas dos diversos fornecedores, podendo efetuar consultas de forma ágil de quantos produtos há em estoque, mostrando assim se precisa efetuar determinada compra, como se pode observar na tela a seguir.

53 51 Fonte: Empresa Supermercado Luzitana 2008 Figura 5: Sistema central dos produtos existentes em estoque O controle de estoque do Supermercado Luzitana tem início com o recebimento das mercadorias; os produtos são descarregados na parte exterior da loja, onde existe uma porta que dá acesso livre ao depósito. Os produtos são descarregados e empilhados manualmente em prateleiras obedecendo a um limite, pois um empilhamento muito grande poderá provocar grandes perdas de mercadorias. Os produtos inflamáveis são acondicionados em locais onde possam ficar protegidos da luz solar e bem arejados. Nota-se, na hora de seu armazenamento, que os produtos mais antigos ficam em um local estratégico para serem expostos à venda, obedecendo à ordem e data de validade. Procurando evitar o manuseio dos funcionários direto nos produtos para a estocagem, o Supermercado prefere utilizar as caixas recebidas dos fornecedores. Isso diminui o custo da empresa com materiais de embalagem, dessa maneira, o repositor fará somente a troca das embalagens vazias pelas cheias sem revirar os produtos. Após a conferência da nota fiscal, esta é encaminhada para o setor fiscal, onde é digitado manualmente por uma funcionária, transferindo todas as

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