Módulo: Empreendedorismo Gestão de Projetos. Agenda da Teleaula. Vídeo. Logística 28/8/2012

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1 Logística Profª. Paula Emiko Kuwamoto Módulo: Empreendedorismo Gestão de Projetos Agenda da Teleaula Reforçar a importância dos projetos no cenário atual. Apresentar os principais conceitos envolvendo Projetos e Gestão de Projetos. Dar um breve panorama profissional na carreira. Vídeo Campanha TicTacTicTac - Adaptação Duração:

2 Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças Charles Darwin A origem das espécies Cenário Atual Aumento das operações globalizadas. + Instabilidade econômica Europa Cenário Atual Surgimento de novas tecnologias + Aumento da competitividade = MUDAR para SOBREVIVER 2

3 Importância dos Projetos Projetos são uma das principais formas de se implantar mudanças dentro de uma organização: TI - Tecnologia de Informação P&D - Pesquisa e Desenvolvimento Engenharia de Produção Logística Importância dos Projetos Projetos também são uma forma de estabelecer mudanças racionais: uso adequado dos recursos organizacionais: empresas possuem recursos limitados! A importância dos projetos levou a uma banalização no uso do conceito. Nem tudo é projeto na organização! 3

4 Bingo Business! Sinergia Follow up Sistema Otimização Resultados Mentalidade Clientes Rendimento Foco Paradigma Agregar Benefício Pró-ativo Cash flow Projeto Mercado Parceiros Business A nível de Implementação Budget Estratégia Custos Recursos Integrar Bingo Business! Sinergia Follow up Sistema Otimização Resultados Mentalidade Clientes Rendimento Foco Paradigma Agregar Benefício Pró-ativo Cash flow Projeto Mercado Parceiros Business A nível de Implementação Budget Estratégia Custos Recursos Integrar Então, o que é um projeto? Um empreendimento único e exclusivo: Ocorre apenas uma vez; Desafio para as organizações: torná-lo previsível. É temporário: começo, meio e fim prédeterminados e muito bem definidos. 4

5 Então, o que é um projeto? Projeto: único e temporário. Processo: contínuo e repetitivo. A distinção dos dois conceitos é importantíssima, pois exige: gestões distintas, capacitações (recursos humanos) distintos. Então, o que é um projeto? Reunião de esforços coletivos para o desenvolvimento desse item exclusivo (um produto, um serviço, uma atividade) a partir de recursos limitados tempo e dinheiro. É composto por uma sequência lógica e bem definidas de atividades permite seu gerenciamento e controle. complexidades dificuldades Fonte: 5

6 Fonte: Fonte: PAP Projeto de PAP Projeto de Aperfeiçoamento Profissional 6

7 Vídeo Trabalho em Equipe Coca-Cola Duração: Parece complexo... Dividir para conquistar! Ciclo de Vida do Projeto Conjunto de fases que compõem o projeto, ligando seu início ao seu final. Objetivos: Dividir para conquistar! : Alta complexidade do projeto em fase menores; Facilitação do processo de gerenciamento. 7

8 Ciclo de Vida do Projeto Objetivos: fornecer uma visão macro da elaboração do projeto. auxilia o gestor do projeto a ter um melhor controle do projeto: melhor previsão de recursos; melhor previsão de conflitos e problemas. Ciclo de Vida do Projeto Fase Inicial Fase (s) Intermediária (s) Fase Final Custo e pessoal Tempo Fonte: Ciclo de Vida do projeto Para cada fase do ciclo de vida, definimos: Quais são as atividades a serem realizadas. Quem são os recursos que estarão envolvidos. Quais serão as entregas que serão feitas ao final de cada fase: relatório, parte do projeto, etc. 8

9 Ciclo de Vida do Projeto Os custos e recursos são geralmente crescentes à medida que as fases avançam: Pico na fase de execução fase intermediária; Queda nas fases de conclusão. Os riscos são geralmente decrescentes à medida que as fases avançam: Incertezas diminuem ao longo do tempo. Ciclo de Vida do Projeto Existe um ciclo de vida padrão? Não existe receitinha! Cada empresa define as fases para cada projeto. Um setor/mercado pode apresentar diferentes fases específicas para seus projetos, sendo que muitas tem suas fases detalhadamente descritas, em padrões. Dividir para conquistar! Um grande projeto pode ser dividido em projetos menores. Facilitar o processo de gerenciamento 9

10 Dividir para conquistar! PROJETO PORTFOLIO PROGRAMA Tempo para dúvidas Você encara sua vida como um projeto ou como um processo? Duração: 5 minutos Gestão de Projetos Entregar um projeto, gerenciando recursos limitados dentro de uma organização: Pessoas; Tempo; Dinheiro. 10

11 Gestão de Projetos Gerenciar incertezas: Projetos podem durar anos macro e micro ambiente das organizações é dinâmico. Ex.: construção de novas estradas: sujeito a mudanças na gestão pública; troca dos gestores públicos; mudanças nas prioridades do orçamento público. O conceito de trade off Restrição tripla (recursos limitados): qualidade/escopo, prazo e custo. Fonte: Palavra nova: ESCOPO Tudo aquilo que será entregue ao final do projeto. Exemplo: Bolo simples ou bolo decorado? É fundamental que o escopo seja bem definido inicialmente. Evita conflitos ao longo do desenvolvimento e principalmente na entrega do projeto. 11

12 O conceito de trade-off Alterar qualquer uma das hélices, há impacto em uma das outras. O conceito de trade-off Exemplo: Para um projeto ser concluído mais rápido: Aumentar o número de horas das pessoas que trabalham nele mais custo. Aumentar o número de pessoas trabalhando nele mais custo. Diminuir o escopo ou diminuir a qualidade do projeto. O conceito de trade-off Mas pode tudo isso? Pode! Desde que esteja em alinhamento com o planejamento estratégico da organização! 12

13 Fator Crítico de Sucesso do Projeto O projeto deve estar alinhado estrategicamente com a organização! O projeto deve estar em alinhamento com os rumos da organização. A estratégia de uma organização está definida, e o projeto é uma das formas de atingi-la. Exemplo A empresa elabora um projeto de aumento da planta de fábrica de uma organização: Mas a meta da organização é aumentar a oferta de serviços de alto valor agregado em detrimento da venda de produtos. Faz sentido? Não! Mudanças sim, mas de acordo ç com a estratégia! 13

14 Fator Crítico de Sucesso do Projeto Fundamental estabelecer pontos de controle: marcos de projeto. Pontos decisivos e importantes ao longo do projeto. Pontos de análise e revisão do processo. Quem decide estes pontos? gestor + equipe de projetos Fator Crítico de Sucesso do Projeto Exemplos de marcos de projeto: chats do PAP: seis ao longo do semestre. feedback da entrega prévia do PAP: Ler orientações e corrigir rumos! Gestão de Projetos Um dos erros mais comuns da gestão -> não basta definir: i o importante é ACOMPANHAR e AGIR sobre os resultados! vale para todos os processos de Gestão de Projetos. 14

15 Os personagens da Gestão de Projetos Sponsor ou patrocinador: Pessoa que apoia/suporta o projeto dentro da organização; Facilitador: Em termos de recursos; Em termos políticos. Os personagens da Gestão de Projetos Alta Administração: Fundamental para o sucesso de um projeto -> que seja levado a sério e seja devidamente implantado. Um projeto pode ser importante, mas se não tiver apoio, não será considerado como tal. Uma organização possui X projetos para (X Y) recursos. Os personagens da Gestão de Projetos Partes interessadas ou stakeholders: Todos aqueles que de alguma forma estão envolvidos ou são impactados por um projeto. Exemplo PAP: professores auxiliares, grupo, familiares, chefes de trabalho, colegas. 15

16 Os personagens da Gestão de Projetos Gestor de Projetos ou Líder de Projetos: É o principal responsável pela gestão projeto. Geralmente é responsável pela gestão das atividades que envolve o projeto mas não pela execução das atividades em si. Exemplo: o gestor administra o material, o tempo e o recurso humano para o desenvolvimento de um produto de certa qualidade, mas não desenvolve o produto em si. As funções do gestor de projetos Planejar e coordenar o desenvolvimento de todo o projeto; Manter foco no objetivo principal i do projeto; Estabelecer métricas de controle do projeto marcos do projeto; Recrutar recursos necessários ao desenvolvimento do projeto; As funções do gestor de projetos Estabelecer e negociar mudanças ao projeto se assim for necessário; Corrigir i problemas que desviem do planejamento inicial; Estabelecer negociações com as partes interessadas; Comunicar o andamento do projeto as partes interessadas. 16

17 Habilidades do gestor de projetos Habilidade de relacionamento: O gestor de projetos deve possuir um bom trânsito nos relacionamentos internos e externos ao projeto: Internos Equipe do projeto; Alta administração... Externos Clientes; Fornecedores... Habilidades do gestor de projetos Capacidade de Organização: Habilidades com planejamento, organização, administração, alocação de recursos e controle que envolve toda a gestão do projeto; Comunicação Capacidade do gestor de estabelecer canais de comunicação que visem: abrangência comunicar a todos que devem ser comunicados; agilidade comunicar todos em tempo hábil para a tomada de ações; flexibilidade comunicar de várias formas para que a mensagem seja compreendida. Habilidades do gestor de projetos Capacidade Técnica: O gestor deve possuir conhecimento técnicos a respeito do projeto. A profundidade deste conhecimento depende do tipo de projeto, organização, setor, etc. Capacidade de resolução de conflitos: O gestor deve possuir a habilidade de conciliador. Priorizar e resolver conflitos 17

18 Tempo para dúvidas Dúvidas! Dúvidas! Dúvidas? Duração: 5 minutos Habilidades do gestor de projetos Liderança Um líder é mais que um gestor: capacidade de influenciar sua equipe e todos os envolvidos com o projeto. Experiência A vivência no ambiente de projetos tende a auxiliar o gestor a melhorar suas habilidades. Vídeo Pinguins Trabalho em Equipe Duração:

19 PMI Project Management Institute Fundado em 1969 na Pensilvânia por 5 voluntários. No mesmo ano ocorreu o primeiro Simpósio em Atlanta, Geórgia com 83 participantes. Hoje é a principal associação mundial em Gestão de Projetos: associados em 150 países. PMI Project Management Institute Importância dos chapters: Criar uma comunidade em Gestão de Projetos Divulgar e fortalecer os princípios do PMI O Brasil foi o 1 Chapter fora dos EUA, no início da década dos anos 80, mas foi destituído em No final dos anos 90, o Brasil voltou a ser um chapter, através de SP. O país passaria a ter vários chapters devido a sua proporção continental. PMI Project Management Institute PMBoK Project Management Book of Knowledge: Lançado pelo PMI em 1981, atualmente encontra-se na 4ª versão. Não é uma metodologia: é um corpo de conhecimento sobre Gerenciamento de Projetos Guia contém TODAS (segundo o PMI) as áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos 19

20 Certificação PMP PMP Project Management Professional Certificação Profissional atestada pelo PMI Prova de conhecimentos específico em Gestão de Projetos; Base de conhecimento é o PMBoK. Alguns cargos em projetos exigem essa certificação. Escopo Integração Qualidade RH Aquisições Gerenciamento de Projetos Custo Risco Comunicação Tempo As nove áreas do conhecimento Escopo Plano que envolve as atividades que definem e garantem quais serão todas as entregas a serem realizadas pelo projeto. Qualidade Plano que define os processos que será utilizados ao longo do projeto para assegurar que tudo aquilo que foi solicitado será entregue conforme o planejamento original. 20

21 As nove áreas do conhecimento Comunicação Plano que estabelece quem e quando deverão ser comunicados, quais serão os meios sertão utilizados, e em qual frequência essa comunicação deve ocorrer. Recursos Humanos Plano que procura definir a melhor utilização dos envolvidos na equipe. Requer que sejam conhecidos os recursos disponíveis dentro do quadro de funcionário da organização. As nove áreas do conhecimento Aquisições Plano que estabelece processos para compra de produtos e serviços utilizados nos projetos. Envolve definir processo de seleção de fornecedores, por exemplo. Riscos Plano que procura identificar, analisar e definir possíveis respostas a riscos do projeto. Frequentemente utiliza-se de modelos estatísticos. As nove áreas do conhecimento Custo Plano que apresenta as atividades necessárias para garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento previsto. Prazo Plano que apresenta os processos para que o projeto seja entregue dentro do prazo inicialmente acordado. 21

22 As nove áreas do conhecimento Integração Plano que busca assegurar a coordenação e a integração das diversas partes que compõem o gerenciamento de um projeto. Como estes planos são desenvolvidos? A partir de estimativas e previsões; Análises qualitativas; Modelos matemáticos e estatísticos; Experiência. Lições aprendidas Experiência como fator chave no desenvolvimento de projetos; As lições aprendidas das devem e ser: documentadas E compartilhadas Solução de problemas recorrentes Rico histórico para organização Auxiliar no sucesso na gestão de projetos. Mercado de Trabalho Crescente nos últimos anos: Proliferação de cursos de pós e extensão; Acolhe profissionais com n tipos de especialização; Tipo específico de profissional: Desafios instabilidade; Palavra-Chave capacitação. 22

23 Quer saber mais? KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, MENEZES, L. C. de M. Gestão de Projeto. 2.ed. São Paulo: Editora Atlas VALLE, André Bittencourt. Fundamentos de Gerência de Projetos. Rio de Janeiro: FGV Editora, 1ª edição,

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