MÓDULO 7 GESTÃO EMPRESARIAL DA UNIDADE LOTÉRICA 7.1 APRESENTAÇÃO GERENCIAMENTO ETAPAS BÁSICAS DA GESTÃO...

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1 MÓDULO 7 GESTÃO EMPRESARIAL DA UNIDADE LOTÉRICA SUMÁRIO 7.1 APRESENTAÇÃO GERENCIAMENTO ETAPAS BÁSICAS DA GESTÃO PLANEJAMENTO ANALISANDO O AMBIENTE ESTABELECENDO METAS E OBJETIVOS ELABORANDO O PLANO DE AÇÃO Implementando e acompanhando o Plano de Ação Análise de Ambiente ORGANIZAÇÃO MELHORANDO OS PROCESSOS CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO CONTROLE FINANCEIRO MODELO DE PLANILHA DE CUSTOS MODELO DE PLANILHA DE RECEITAS MODELO DE PLANILHA APURAÇÃO DE RESULTADO MENSAL FLUXO DE CAIXA RELACIONAMENTO COM A CAIXA ECONÔMICA FEDERAL Guia de Gestão de Rede de Parceiros

2 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

3 GESTÃO EMPRESARIAL DA UNIDADE LOTÉRICA GESTÃO EMPRESARIAL APRESENTAÇÃO Este tópico foi concebido para que sejam facilmente encontrados alguns itens de grande importância para o sucesso de seu negócio, como planejamento, organização, administração de pessoas e controle. O seu negócio faz parte do contexto empresarial como qualquer outro do mercado. No entanto, ele tem características próprias, que devem ser identificadas na análise de ambiente para o estabelecimento das metas e objetivos. Qualquer empreendimento tem seus riscos, mas, por outro lado, tem seus pontos fortes e oferece ao empresário grandes oportunidades. Com as Unidades Lotéricas não é diferente. Os riscos são minimizados, e os pontos fortes, maximizados quando são colocados em prática os conceitos da Gestão Empresarial. Então, cabe ao Empresário Lotérico planejar e pôr em prática o que planejou, redimensionando suas ações, melhorando permanentemente seus processos, motivando sua equipe e fazendo seu negócio crescer ainda mais. Afinal, começar com a marca Loterias da CAIXA já é um negócio premiado! Guia de Gestão de Rede de Parceiros 3

4 7.2 - GERENCIAMENTO GERENCIAMENTO Gerenciar é um processo extremamente simples, desde que sejam observados e adotados princípios básicos de gestão. Os resultados da sua Unidade Lotérica dependem disso ETAPAS BÁSICAS DA GESTÃO Planejamento analisar a situação da Unidade Lotérica, determinar os objetivos almejados e decidir antecipadamente as ações necessárias para atingir esses objetivos. Organização reunir, ordenar e dispor os recursos necessários à execução das atividades, de modo que se obtenha a otimização das rotinas e dos processos. Gestão de pessoas selecionar, desenvolver, liderar, motivar e identificar talentos, estimulando um alto desempenho. Controle - monitorar o progresso da empresa em direção aos objetivos, adotando ações corretivas sempre que forem necessárias. 4 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

5 7.3 - PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO O processo de planejamento inicia-se com a análise do ambiente, ou seja, com o levantamento da potencialidade do mercado, dos riscos e das oportunidades do negócio. Feita essa análise, são definidos os objetivos e as metas, e elaborado o Plano de Ação da Unidade Lotérica Analisando o ambiente Analisar o ambiente é conhecer o mercado em que a Unidade Lotérica está inserida, buscando identificar: potenciais clientes; concorrentes; fornecedores; parceiros; produtos substitutos aos seus no mercado; ameaças ou oportunidades para o seu negócio. Roteiro: Identificar: Qual o negócio da nossa empresa? Qual o nosso mercado? Quem é nosso cliente? Quais os pontos fracos da nossa empresa? E as ameaças do mercado? Quais são os pontos fortes da nossa empresa? E as oportunidades do mercado? Formular objetivos que devem ser atingidos a curto, médio e longo prazo. O Empresário Lotérico tem à sua disposição, no final da seção Planejamento, dicas para fazer a análise de ambiente, por meio do F O F A (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) Estabeleça Metas e Objetivos Com base na análise do ambiente, são estabelecidos os objetivos e as metas para a Unidade Lotérica. O objetivo retrata O QUE deve ser alcançado. A meta diz respeito ao QUANTO e em QUE PRAZO devem ser alcançados os objetivos definidos. DICAS: Os objetivos e as metas devem ser adequados à realidade, para que sejam atingíveis. Devem-se estabelecer metas desafiadoras, porém factíveis. Todo cuidado é pouco no processo de definição de objetivos e metas. Caso contrário, os esforços serão nulos. Envolva a equipe - as pessoas são os grandes agentes transformadores. Uma idéia só pode ser concretizada com a ação direta de pessoas comprometidas e conscientes de seu papel. Guia de Gestão de Rede de Parceiros 5

6 7.3 - PLANEJAMENTO Elaborando o Plano de Ação Estabelecidos os objetivos e as metas, chega o momento de estabelecer como alcançá-los. O Plano de Ação é o instrumento que permite reunir todas as atividades necessárias para o alcance dos objetivos e metas definidas. Envolva a equipe - as pessoas são os grandes agentes transformadores. Uma idéia só pode ser concretizada com a ação direta de pessoas comprometidas e conscientes de seu papel. Como envolver a equipe? reúna sua equipe, apresente o objetivo e discuta o porquê de sua importância; esclareça o que será buscado, ou seja, as metas; provoque a criatividade das pessoas, buscando delas como atingir as metas estabelecidas; busque o comprometimento com os resultados, definindo os papéis e o que cada um receberá pelos resultados obtidos. Quando a equipe estiver comprometida com os objetivos e com os resultados da Unidade Lotérica, liste as ações que levarão à consecução do plano: discuta com sua equipe que recursos serão necessários para a concretização e liste-os passo a passo; para cada passo listado, determine o responsável por sua execução; defina prazos realistas para as tarefas; disponibilize local adequado para os trabalhos; estipule o custo de cada fase do plano Implementando e acompanhando o Plano de Ação Definidas as pessoas, as ações, os prazos, os recursos e os custos, é necessário estabelecer, ainda, como acompanhar a execução do seu Plano de Ação. Acompanhar é fundamental para que, ao término do prazo estabelecido, obtenha-se o sucesso desejado. O acompanhamento do Plano de Ação permite o redirecionamento das ações tanto para o alcance dos resultados esperados como para a sua otimização. O Empresário Lotérico tem à sua disposição, no término desta seção, modelo de Plano de Ação com as principais dicas de como implementá-lo. 6 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

7 7.3 - PLANEJAMENTO Análise de Ambiente (F O F A) Missão da Rede de Casas Lotéricas Contribuir para a arrecadação de recursos para aplicação no desenvolvimento social do País e prestar serviços à comunidade em nome da Caixa Econômica Federal. Propósito Empresarial Ser a maior e mais qualificada rede de prestação de serviços do País. Qual o negócio da nossa Empresa? Sonhos, entretenimento e serviços. Qual o nosso mercado? Quem é o nosso cliente? Liste abaixo as Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças do ambiente da loja. Dê condições de participação à sua equipe para que você possa obter as opiniões de todos. Em caso de dúvida, peça apoio ao seu Consultor de Campo. AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO F O F A Guia de Gestão de Rede de Parceiros 7

8 7.3 - PLANEJAMENTO Plano de Ação Trimestral - / UNIDADE LOTÉRICA: CÓDIGO: CIDADE: ASSUNTO: AÇÃO COMO REALIZAR QUEM QUANDO RESULTADO ESPERADO 8 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

9 7.3 - PLANEJAMENTO Com base na Análise de Ambiente (F-O-F-A), o Empresário Lotérico terá condições de elaborar um Plano de Ação voltado para a realidade. Abaixo, seguem dicas para elaborar o Plano de Ação trimestral da sua loja. Envolva a sua equipe, pois ninguém consegue nada sozinho. Reproduza o modelo acima para abranger todas as ações da equipe (Empresário Lotérico e Colaboradores). ASSUNTO Tema trabalhado pela Equipe. Exemplo: Incrementar Venda de Prognósticos, ou de MEGA-SENA especificamente, etc. AÇÃO Ação estratégica a ser implementada. Exemplo: Explorar novos mercados, Ratear a meta por vendedor da loja, Campanhas, Qualificar o atendimento, etc. COMO REALIZAR Explicitar como será executada a ação, colocando-a de forma factível e compreensível a todos os envolvidos. Em termos práticos, é o passo a passo da ação. É a seqüência lógica das etapas necessárias para que a ação principal seja realizada. Exemplo: - Definir a venda mínima média diária para que o negócio se sustente. - Apresentar o custo de cada empregado para a Unidade Lotérica. - Definir política de incentivos, etc. QUEM Para cada etapa, deverá haver um responsável ou envolvido mais diretamente. Exemplo: Empresário Lotérico, Vendedor X, Vendedor Y, etc. QUANDO Prazo final para a conclusão de cada etapa (ação que não tem prazo não se cumpre) Exemplo: SETEMBRO/2003) RESULTADO Qual o resultado esperado com aquela ação. O resultado poderá ser expresso em percentual (%) que representa, por exemplo, o índice de incremento em vendas, fidelização, comissões, etc. Exemplo: aumento da venda de prognósticos: 50%; aumento da comissão de serviços: 30%; OU poderá ser expresso em VALOR: Exemplo: vender R$ 1.000,00 por semana em MEGA-SENA); OU poderá ser expresso em quantidade: Exemplo: arrecadar contas por mês, arrecadar 500 GPS por mês) Guia de Gestão de Rede de Parceiros 9

10 7.3 - PLANEJAMENTO OU subjetivamente, a fim de expressar o resultado para aquelas ações de melhoria que facilitarão e qualificarão a gestão do negócio. LISTE O MATERIAL E RECURSOS NECESSÁRIOS PARA EXECUÇÃO DAS AÇÕES. Cartazetes informativos das promoções Microcomputador para confecção de malas-diretas Papel Carimbo para controle das promoções, quando necessário Fornecedor para impressão dos panfletos LEVANTE OS CUSTOS PARA A EXECUÇÃO DAS AÇÕES. CUSTOS Impressão de cartazetes e panfletos...r$ Alimentação, quando necessária...r$ Apostas brindes...r$ Confecção de carimbo para controle de promoções...r$ Papel...R$ Lembre-se: os custos deverão ser transformados em investimento. Para que você tenha retorno desse investimento, equilibre o custo com a receita e acompanhe as vendas e o incremento da prestação de serviços, semanalmente, para que, ao final da promoção, você obtenha LUCRO! 10 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

11 7.4 - ORGANIZAÇÃO ORGANIZAÇÃO >> Utilizar os recursos, de maneira racional, a fim de atingir os objetivos que foram definidos para a Unidade Lotérica, a um menor custo, menor prazo e com maior retorno. >> Ao organizar (ou reorganizar) uma empresa, deve sempre ser questionado: de que recursos necessitamos para vender mais loterias e prestar com excelência os serviços à comunidade? Ao responder a essa questão, devemos ter em mente que a Unidade Lotérica precisa ser competitiva e ter lucratividade. Assim, a gestão desses recursos deve conferir à empresa maior velocidade, maior qualidade e maximização dos resultados: menor custo, maior receita Melhorando os Processos 1 Liste as atividades da Unidade Lotérica. 2 De posse dessa relação de atividades, estabeleça quais as que são principais, isto é, as diretamente ligadas ao objetivo e às metas estabelecidas para a Unidade Lotérica. 3 Para cada atividade, faça um passo a passo, anotando todas as tarefas necessárias. 4 Analise cada tarefa, certificando-se de que todas as etapas são realmente necessárias. Enxugue os procedimentos até o mínimo necessário para maximização dos resultados. 5 Avalie, pelo grau de dificuldade ou pelo tempo a ser despendido em cada tarefa, qual a quantidade de pessoas necessárias para a realização de todas as atividades. 6 Verifique se todos os colaboradores têm competência e habilidades para a execução das tarefas que lhes serão atribuídas. 7 Treine os funcionários, se houver necessidade. 8 Adote um padrão de procedimento para as atividades rotineiras que dê segurança ao funcionário que for executar a tarefa e que garanta a qualidade ao cliente. Responsáveis pela elaboração e revisão do conteúdo: Escritório de Negócios SAO JOSE DO RIO PRETO, SP Escritório de Negócios JUIZ DE FORA, MG JOSE ROBERTO DE ALMEIDA LIMA (Coordenador) EDUARDO DE SOUZA CELICE RUBENS PEREIRA DA SILVA ROSEANE ALVES VENTURELLI SERGIO ORTEGA GUERRERO Guia de Gestão de Rede de Parceiros 11

12 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Uma das condições básicas para o sucesso da Unidade Lotérica é o monitoramento das suas receitas e de suas despesas. O sucesso do negócio só se viabiliza quando é bem administrado e cria condições de medir os resultados. Um eficiente controle de custos possibilita ao Empresário Lotérico: conhecer a rentabilidade de sua empresa; determinar o volume mínimo de venda para a Unidade Lotérica não sofrer prejuízo; atuar para a redução dos custos controláveis; conhecer o comportamento e as variações dos custos; fornecer dados para tomada de decisão. Vários são os modelos existentes de controles administrativos que podem ser usados por uma Unidade Lotérica. O Empresário pode escolher o melhor modelo para a sua empresa e desenvolvê-lo com seriedade e persistência. É importante saber, a qualquer momento, quanto a loja já vendeu em jogos e o que recebeu pelos serviços realizados, de tal modo que possa levantar quais as suas tarifas e comissões recebidas. Essas informações serão de grande auxilio no planejamento para alcance da meta estipulada para o período. Apesar de as máquinas emitirem relatórios que ajudam na contabilidade da empresa, independentemente do tamanho da loja, é necessário um controle eficiente do Empresário Lotérico para que se atinja o sucesso empresarial. O Empresário Lotérico vencedor, entre outras coisas, tem organização, disciplina, dedicação e favorece o envolvimento de toda a equipe. Estamos numa época em que não basta ter pressa, é necessário ser veloz. É preciso ser empreendedor e inovador a cada instante. Além do controle diário da loja, é necessário também o controle mensal CONTROLE FINANCEIRO: 1º Passo: Identificar e listar todas as despesas da Unidade Lotérica ( fixas e variáveis). Como DESPESAS OU CUSTOS FIXOS se entendem os pagamentos efetuados mensalmente, independentemente do faturamento: >> aluguel; >> condomínio; >> energia elétrica; >> água; >> telefone; >> pró-labore; >> contador; >> salários e encargos; >> impostos; >> manutenção da loja. 12 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

13 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Como DESPESAS OU CUSTOS VARIÁVEIS entendem-se os pagamentos que variam mês a mês: >> estudos de mercado; >> publicidade e propaganda; >> treinamento; >> promoções; >> participação nos lucros; >> comissões sobre vendas; >> benefícios; >> bonificações. 2º Passo: Identificar e listar todas as Receitas da Unidade Lotérica. RECEITAS DA UNIDADE LOTÉRICA: Comissões diárias obtidas pelas vendas das loterias de prognósticos ( 9% bruto do valor das vendas). Comissões pela venda de loterias federais de bilhetes: Loteria Federal lucro sobre o preço de plano de até 31,5 % Loteria Instantânea Federal comissão de 13 % Tarifas sobre o pagamento de prêmios realizados pela Unidade Lotérica. Comissões sobre venda de produtos conveniados. Tarifas pela prestação de serviços, creditadas em conta-corrente da Unidade Lotérica nos dias 2, 12 e 22 de cada mês. Essas tarifas são referentes aos dois sistemas: Lotérico e Financeiro. Outras receitas oriundas da venda de jogos e da prestação de serviços. A rotina para o fechamento do caixa e para a prestação de contas está disponível no Módulo 4. Como sugestão, apresentamos modelo de planilha para a apuração do Resultado Mensal (lucro ou prejuízo) da empresa, a partir do controle das Receitas e Despesas diárias. Guia de Gestão de Rede de Parceiros 13

14 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Modelo de Planilha de Custos Data do Movimento: / / CUSTOS FIXOS R$ ALUGUEL CONDOMÍNIO ENERGIA ELÉTRICA ÁGUA TELEFONE CONTADOR SALÁRIOS INSS / FGTS EMPREGADOS( consultar o contador) INSS / FGTS PRÓ-LABORE (consultar o contador) OUTROS ENCARGOS ISSQN (de acordo com a alíquota do Município) PIS (consultar o contador) COFINS (consultar o contador) IMPOSTO DE RENDA (consultar o contador). CONTRIBUIÇÃO SOCIAL (consultar o contador) OUTROS IMPOSTOS SEGURO RETIRADA PRÓ-LABORE CPMF, TARIFAS E ENCARGOS BANCÁRIOS MATERIAL ESCRITÓRIO MATERIAL LIMPEZA SINDICATO FUNDO DE PROVISÃO 13º SALÁRIO (1/12 do valor dos salários) FUNDO DE PROVISÃO PARA PAGAMENTO DE FÉRIAS FUNDO DE PROVISÃO BENFEITORIAS DA LOJA OUTROS TOTAL DE CUSTOS FIXOS CUSTOS VARIÁVEIS ESTUDOS MERCADO PUBLICIDADE E PROPAGANDA TREINAMENTO PRÊMIOS PARA SORTEIO SERVIÇO DE GRÁFICA PARTICIPAÇÃO NOS LUCROS COMISSÕES BENEFÍCIOS OUTROS TOTAL DE CUSTOS VARIÁVEIS TOTAL CUSTOS(Fixos + Variáveis) 14 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

15 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Modelo de Planilha de Receitas Data do Movimento: / / VENDAS TOTAL COMISSÃO Produtos Lotéricos: LOTERIA FEDERAL LOTERIA INSTANTÂNEA MEGA -SENA LOTOMANIA DUPLA SENA QUINA LOTECA LOTOGOL Produtos Conveniados: BAÚ TELESENA SHOW DO MILHÃO SUPER X CAP Outras Receitas: TOTAL CONTAS ARRECADADAS: TARIFAÇÃO DIA 02 TARIFAÇÃO DIA 12 TARIFAÇÃO DIA 22 TOTAL COMISSÕES CONTAS SISTEMA FINANCEIRO: TARIFAÇÃO DIA 02 TARIFAÇÃO DIA 12 TARIFAÇÃO DIA 22 TOTAL COMISSÕES FINANCEIRO TOTAL RECEITAS (JOGOS + CONTAS) Guia de Gestão de Rede de Parceiros 15

16 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO É importante ressaltar que as receitas devem ser provisionadas (guardadas) para fazer frente às despesas que deverão ser assumidas no decorrer do mês. Os produtos conveniados e os bilhetes de loteria, entregues no início do dia aos atendentes para vendas normais, devem ser controlados. Sugerimos o controle diário e o mensal, de forma que facilite o fechamento do caixa, além de facilitar a verificação da rentabilidade daqueles produtos. Cada Empresário deverá definir a forma de fechamento diário, em que poderá utilizar programas próprios, planilhas eletrônicas ou controle manual. Abaixo, passamos algumas sugestões. Entretanto ressaltamos que as rotinas operacionais sobre o Fechamento de Caixa e a Prestação de Contas são tratadas no Módulo 4 deste guia. Fechamento Financeiro Diário + R$ ,00 Dinheiro em caixa (troco, cofre, etc...) preparado para ser depositado na conta 043 nesta data + R$ ,00 Saldo da conta 043 no dia anterior, já incluído o valor pago no financeiro no dia anterior que entra em D+0 ( no próprio dia) - R$ ,00 Total do Cobrança Diária de Contas - R$ 4.000,00 Total de débito do Cobrança Diária do Financeiro - R$ 1.300,00 Total líquido arrecadado em loterias de prognósticos no dia anterior (total obtido com a soma dos valores de loterias apresentados no resumo do dia de cada terminal, menos a comissão do lotérico 8,609% ) + R$150,00 Valor dos prêmios pagos no dia anterior e tarifas de prêmios pagos (valor obtido na Cobrança Diária de Loterias) R$ 1.360,00 SALDO DA LOTÉRICA (esse valor corresponde à comissão das loterias de prognósticos do dia anterior, mais os valores obtidos com a venda de Loteria Federal, Loteria Instantânea e produtos conveniados). As planilhas de custos e de receitas devem ser preenchidas diariamente, a fim de possibilitar o controle do fluxo de caixa da empresa e a apuração do resultado mensal, como se segue: 16 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

17 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Modelo de Planilha Apuração de Resultado Mensal Mês de Referência: / TOTAL DE RECEITAS NO MÊS (Soma das receitas apuradas nas planilhas diárias) TOTAL CUSTOS(Fixos + Variáveis) (Soma dos custos apurados nas planilhas diárias) RESULTADO MENSAL DA EMPRESA R$ (-) menos (Lucro ou Prejuízo) O sucesso financeiro da empresa vai depender da relação entre as suas despesas e as suas receitas, ou seja, para que o resultado seja positivo, com lucros, é necessário que haja ampliação das receitas mediante o incremento das vendas com produtos lotéricos e com a prestação de serviços. O ponto de equilíbrio também conhecido como ponto de nivelamento constitui o ponto da atividade da empresa no qual não há lucro, nem prejuízo. Nele, os custos são iguais às receitas e indicam o volume mínimo de vendas necessário para evitar um prejuízo.! Para aumentar a lucratividade da Unidade Lotérica, é necessário atuar na redução de custos e aumento das Receitas. É necessário trabalhar focando o volume de vendas e de prestação de serviços, e a minimização de custos ( evitar desperdícios). ATENÇÃO Redução de custos nem sempre está associado a corte de despesas. Custos podem ser reduzidos a partir da otimização dos processos e dos recursos, ou seja, fazer mais com menos. É importante que você acompanhe os resultados num determinado período - 6 meses, por exemplo, porque o tempo é um dos fatores que influencia as variações do mercado e pode interferir nos resultados. Essas variações deverão ser identificadas e consideradas na análise financeira da Unidade Lotérica. A avaliação isolada de um pequeno período não possibilita a visualização da lucratividade ou do prejuízo do seu negócio. Por exemplo: um mês com menos dias úteis, poderá implicar um menor faturamento. Nos meses de férias, suas receitas poderão ser reduzidas ou ampliadas, conforme a localização geográfica da Unidade Lotérica. Isso deve ser considerado, mas não tomado como regra geral. Se se estabelecer um período maior, um semestre ou um ano, poderão ser identificadas quais as despesas e as receitas que você vai considerar para atuar na maximização dos resultados. Reveja, se necessário, os objetivos e as metas estabelecidas. Guia de Gestão de Rede de Parceiros 17

18 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO É importante, ainda, que o Empresário Lotérico constitua reservas financeiras para o pagamento do 13º salário, para o pagamento das férias, para os períodos de menor faturamento, a fim de buscar sempre o equilíbrio entre as receitas e as despesas. Essas reservas poderão ser úteis para a modernização e a expansão do seu negócio. Lembre-se: Mantenha o controle financeiro da sua empresa diferenciado do seu orçamento doméstico. Mensalidades escolares e compras de supermercado devem ser contabilizadas no seu orçamento doméstico e não no orçamento da Unidade Lotérica. O nome pró-labore é a denominação do somatório de retiradas dos sócios ou proprietários. O pró-labore necessita estar condizente com o resultado financeiro da loja, pois, senão, os próprios sócios contribuirão para o prejuízo. É extremamente importante que o Empresário Lotérico invista no seu próprio aprendizado, participando de palestras, cursos, pois com o aumento dos seus conhecimentos teóricos e com a sua experiência, ele terá condição de atuar de maneira assertiva utilizando as ferramentas necessárias para a condução sadia dos negócios. As despesas que visam ao aumento da rentabilidade da Unidade Lotérica devem ser tratadas como investimento Fluxo de caixa É importante saber que existe uma diferença básica entre o Fluxo de Caixa e o Resultado Econômico da Unidade Lotérica: o tempo. O Demonstrativo de Resultado que foi apresentado anteriormente é estanque, ou seja, é uma fotografia da loja em um determinado momento. O Fluxo de Caixa, porém, é dinâmico e é considerado o lado financeiro; pode ser visto como um filme do dia-a-dia da empresa no qual se vêem apenas entradas e saídas de recursos financeiros em seu caixa. No Fluxo de Caixa, a realização financeira (dinheiro que entra e que sai) não ocorre necessariamente ao mesmo tempo com os fatos geradores. Por exemplo, quando a Unidade Lotérica compra a Loteria Instantânea, o dinheiro vivo não entra no caixa da loja de imediato. O produto torna-se estoque e terá a sua saída em 30 dias (prazo concedido para pagamento). Porém, é uma despesa certa ( se vender ou não o produto) na data marcada. A Unidade Lotérica é uma empresa em que não se observa uma significativa defasagem de tempo entre recebimentos e pagamentos realizados, se comparada com outras atividades do comércio. Por isso, não existe também necessidade de capital de giro significativa. 18 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

19 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Capital de giro Já sabemos que o modelo econômico das Unidades Lotéricas não é um modelo de empresa que gere muita necessidade de capital de giro. Entretanto, deve-se salientar a importância de ter conhecimento das variáveis que afetam essa necessidade que, resumidamente, são: a) Prazo médio concedido aos clientes No caso de Unidade Lotérica, quase a totalidade das vendas é recebida à vista. Alguns Empresários realizam vendas de jogos a prazo, o que propicia um maior prazo médio de contas a receber, conforme o volume dessas vendas. Portanto, esse prazo se aproxima do zero quando os fiados são de valores pequenos. Vale ressaltar que, diante das obrigações da Unidade Lotérica, o fiado pode tornar-se um complicador no fechamento da prestação de contas, caso o Empresário Lotérico não disponha de um capital de giro para essa situação. b) Prazo médio obtido com os fornecedores. No caso de Unidades Lotéricas, deve-se levar em consideração apenas as faturas de bilhetes da Loteria Instantânea e dos Produtos Conveniados, já que, para a Loteria Federal, é, no máximo, de 5 dias úteis o prazo para pagamento. (Mais detalhes no Módulo 4 Rotinas Operacionais). Portanto, o Empresário Lotérico deverá estar atento às faturas a vencer para que as vendas dos produtos estocáveis não fiquem sem controle. c) Prazo médio de permanência das mercadorias no estoque (rotação estoque) Uma mercadoria que permaneça muito tempo no estoque gera uma necessidade de recursos, no caixa da empresa, muito maior do que outra que permaneça pouco tempo, se elas são do mesmo valor. No caso das Unidades Lotéricas, algumas perguntas são fundamentais: De quanto em quanto tempo faço compras deste produto? Qual o tempo de permanência, em média, das raspadinhas na loja? Dada a procura por instantâneas, quantas devem ser compradas por semana ou por mês? O que é melhor para o caixa da empresa: comprar mensalmente ou semanalmente? Quanto tempo há entre a compra do produto e a sua revenda? Essas questões também servem para os produtos conveniados. Em síntese, o Empresário Lotérico deverá estar constantemente atento ao Fluxo de Caixa da loja, para não se perder no controle, pois as conseqüências são danosas à saúde financeira do negócio. Guia de Gestão de Rede de Parceiros 19

20 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Relacionamento com a CAIXA ECONÔMICA FEDERAL Os Empresários Lotéricos recebem da CAIXA a outorga para a permissão de funcionamento da Unidade Lotérica. Essa vinculação é regulamentada pela CIRCULAR CAIXA, disponível no MÓDULO 1 deste guia, na qual se estabelecem os deveres/direitos a serem cumpridos pelas Unidades Lotéricas. O descumprimento das normas poderá ocasionar a aplicação de penalidades pela CAIXA conforme essa Circular. Cuidados importantes quanto ao controle financeiro da UL: O depósito da prestação de contas deve ser efetuado nas Agências da CAIXA, ou por meio de boleto ( SICOB) em outro banco. É necessário depositar diariamente o valor devido na conta 043 para cobrir seus compromissos financeiros ( prestação de contas). É de extrema importância ter o controle da conta de operação 003 (conta corrente da Unidade Lotérica), pois a ocorrência de saldo negativo, além de gerar tarifas e encargos, que aumentam a despesa da Unidade Lotérica, constitui penalidade passível até de suspensão compulsória da Unidade Lotérica. No módulo 4 deste guia, o Empresário Lotérico tem à sua disposição um Guia de Consulta Rápida para verificar os lançamentos na conta da Unidade Lotérica e na conta de Prestação de Contas. Bibliografia: Rezende, Dalmo. Primeira Enciclopédia de Jogos, Loterias e Sorteios no Brasil. São Paulo: 4C Gráfica e Editora Ltda Texto: Capacitação empresarial e os pequenos empresários Autor: Elyseu Eduardo Ely (site Leitura Complementar Recomendada: DOLABELLA, Fernando. O segredo de Luísa. São Paulo: Cultura, DRUCKER, Peter. Administrando em tempos de grandes mudanças. São Paulo: Pioneira, PEREIRA, Heitor. Criando seu próprio negócio. São Paulo: Ed. da USP, Guia de Gestão de Rede de Parceiros

21 7.5 - CONTROLE E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Responsáveis pela elaboração e revisão do conteúdo: Escritório de Negócios PALMAS, TO Escritório de Negócios GOIÂNIA, GO DECIO NEY ROCHA NAVES (Coordenador) LUCIANO FERREIRA PASSOS MÁRCIA AMINA ASMAR PASSOS MARIZETE DA SILVEIRA SOARES ROMERO BRAGATO Guia de Gestão de Rede de Parceiros 21

22 22 Guia de Gestão de Rede de Parceiros

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