O Controlo Interno nas Empresas

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1 TÍTULO O Controlo Interno nas Empresas Autor: Russo, João: Mestre em Contabilidade e Finanças pela Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. T.O.C. nº28091, gestor de empresas. Trav. Dr. Primitivo Lopes Lt.3, Leiria, Tel: ;

2 O Controlo Interno nas Empresas 1. INTRODUÇÃO A partir da análise do conceito Controlo Interno no âmbito da Auditoria e da explicação das diferentes perspectivas do Auditor Interno e do Auditor Externo (das Demonstrações Financeiras), são apresentados neste artigo, características, objectivos, vantagens e fraquezas, procedimentos e medidas de Controlo Interno, bem como diversas considerações acerca da sua importância e utilidade na boa gestão das empresas. Através dos elementos apresentados, analisar-se-á de que forma a implementação de um bom Sistema de Controlo Interno acrescenta valor aos negócios das empresas. 2. O CONTROLO INTERNO NAS EMPRESAS 2.1.Conceito e Importância do Controlo Interno O Controlo Interno é uma consequência do crescimento das empresas. A sua importância aumentou significativamente com a globalização dos mercados e a intensificação da concorrência entre empresas, obrigando-as a melhorar e aperfeiçoar os processos de gestão dos seus negócios, de forma a poderem sobreviver em mercados cada vez mais exigentes. Os novos cenários de competitividade exigem maior capacidade de adaptação às mudanças rápidas que se processam nos mercados, obrigando muitas vezes a ajustes que alteram as estruturas organizacionais, as normas e procedimentos, as maneiras de agir e os sistemas de informação das empresas. Estas alterações afectam a eficiência dos seus sistemas internos de controlo, o que obriga a revê-los e a prestar-lhes uma atenção permanente. Uma das ferramentas que as empresas devem utilizar para controlarem e gerirem melhor as suas actividades e os seus activos é, precisamente, o Controlo Interno. Entende-se por Controlo Interno como o conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e acções, usados de forma sistemática pelas empresas/organizações 1

3 nos seus sistemas de processamento de transacções e sistema contabilístico, que devem ser permanentemente ajustados para assegurar: O cumprimento das normas legais e regulamentos internos. A protecção dos Activos e da informação. A economicidade, eficiência e eficácia de gestão. A adequada contabilização e divulgação das operações e da situação económica e financeira. O Controlo Interno deve garantir a eficiência operacional e permitir a melhoria dos processos empresariais e dos seus resultados. Acompanhando a permanente adaptação da empresa às mudanças ocorridas no seu meio ambiente, o Controlo Interno assegura a sua função. A importância do Controlo Interno traduz-se nos seguintes aspectos: Quanto maior a empresa, mais complexa tende a ser a organização da sua estrutura administrativa e funcional. Para o controlo eficiente das transacções a administração necessita de informações, relatórios e análises concisas, em tempo útil e fiáveis, que reflictam a situação da empresa. Como responsável pela salvaguarda dos activos da empresa, a Administração/Gerência deve facilitar a criação de um sistema de Controlo Interno adequado às necessidades da sua organização. Um Sistema de Controlo Interno eficiente é a melhor medida de prevenção contra falhas humanas propositadas (de fraude ou irresponsabilidade) e involuntárias. Como tal, deve prever rotinas de verificação e revisão que reduzam a possibilidade de erros ou de manipulações encobertas, aumentando assim a fiabilidade das informações recebidas pela Administração O Controlo Interno na óptica da Auditoria Interna Segundo a definição do Institute of Internal Auditors, a Auditoria Interna é uma actividade independente, de segurança objectiva e de consultoria, destinada a acrescentar valor e a melhorar as operações das organizações. O objectivo da Auditoria Interna é o de auxiliar os membros do órgão de gestão no desempenho eficaz das suas responsabilidades, devendo debruçar-se sobre a avaliação da adequação e eficiência do Sistema de Controlo Interno da 2

4 organização. Para que tal possa ser realizado, os auditores internos devem exercer as suas funções de forma independente e objectiva dentro das organizações. Os auditores internos deverão ser considerados como um elemento do staff da Administração/Gerência, dependendo desta directamente, considerando-se aceitável que o Órgão de Gestão lhes dê uma orientação geral quanto ao trabalho a desenvolver. Os auditores internos devem actuar no contexto de cada um dos cinco objectivos do Controlo Interno, visando assegurar: 1) A confiança e integridade da informação, através da análise e avaliação dos sistemas de informação para a gestão e, quando necessário, assegurarem-se que os registos e relatórios financeiros e operacionais contêm informação adequada, segura, oportuna, completa e útil, assim como certificarem-se de que os controlos sobre os registos e relatórios são adequados e eficazes. 2) O cumprimento das políticas, planos, procedimentos e legislação aplicável Sendo da responsabilidade do Órgão de Gestão a implementação de sistemas que assegurem o cumprimento destes requisitos, cabe aos Auditores Internos a responsabilidade de avaliar a adequação e eficácia dos mesmos e se as actividades auditadas estão ou não a cumprir com os requisitos apropriados. 3) A custódia dos activos - os auditores internos devem rever os meios utilizados para salvaguardar os activos de vários tipos de prejuízos, tais como o furto ou o incêndio. Assim, e quando necessário, os auditores internos devem, entre outros procedimentos de auditoria, efectuar inspecções físicas dos activos. 4) A utilização económica e eficiente dos recursos os Auditores Internos devem ainda ter a responsabilidade de verificar se na utilização dos recursos postos à disposição do órgão de gestão (que são limitados), foram estabelecidos padrões operacionais que possam medir a sua economicidade e eficiência, se os ditos padrões operacionais são compreensíveis e se são cumpridos, se os desvios em relação aos mesmos estão identificados, analisados e comunicados àqueles que têm a responsabilidade de tomar acções correctivas e se essas acções correctivas são realizadas. 5) A realização dos objectivos e metas estabelecidas para as operações ou programas - Os auditores internos devem assegurar-se se os objectivos e metas definidos pelo órgão de gestão estão de acordo com os da empresa e se estão ou não a ser atingidos. Poderão ainda colaborar com os gestores encarregues de estabelecer esses objectivos, metas e sistemas, verificando se os seus 3

5 pressupostos de base são apropriados, se a informação utilizada é relevante, oportuna e precisa, e se são estabelecidos controlos adequados para as operações e programas definidos O Controlo Interno na óptica da Auditoria Externa O Sistema de Controlo Interno é de grande utilidade não só para a Auditoria Interna, mas também para o trabalho da Auditoria Financeira ou Externa. O objectivo da Auditoria Externa não se confunde com o da Auditoria Interna na medida em que o primeiro, segundo a definição do IFAC, visa «permitir ao auditor expressar uma opinião sobre se as demonstrações financeiras estão preparadas, em todos os aspectos significativos, de acordo com uma estrutura identificada de relato financeiro». A avaliação do Sistema de Controlo Interno (SCI) existente numa empresa/organização é a base do trabalho do Auditor Financeiro, a partir do qual este estabelece a extensão dos procedimentos de auditoria a realizar e o momento da sua aplicação, efectuando recomendações aos responsáveis sobre as deficiências detectadas e a sua eliminação. Se a avaliação confirmar que o Sistema é adequado, haverá uma redução no número e na extensão dos testes, por haver uma maior confiança quanto à exactidão dos registos contabilísticos e à veracidade dos documentos e informações. Se o Sistema tiver fraquezas será preciso intensificar os testes. Apesar de prosseguirem objectivos diferentes, existe complementaridade entre Auditoria Interna e Externa, na medida em que a existência da primeira vem dar maior segurança ao Auditor Externo, a qual será confirmada (ou não) pelos testes prévios a que este terá de proceder para determinar o nível de confiança que o Sistema de Controlo Interno lhe merece. Essa confiança é imprescindível ao auditor das demonstrações financeiras como guia para aferir a quantidade de comprovações, visto não ser viável examinar todas as transacções. Nesta perspectiva, o auditor financeiro examinará, sem ideias preconcebidas, os procedimentos em vigor na empresa e os elementos fornecidos pela Administração/Gerência, para julgar a sua exactidão e determinar o grau de pormenor a observar na execução do exame. O auditor financeiro deverá também certificar-se do empenho efectivo da Administração/Gerência para que o SCI seja operacional e 4

6 eficiente. Podemos assim concluir que a revisão e avaliação final do sistema de controlo interno (SCI), pelo auditor financeiro, tem por fim o seguinte: Identificar os pontos fortes e fracos da empresa, para decidir sobre o âmbito da sua actuação e estabelecer o programa de controlo das contas. Determinar se ele é suficiente como base para exprimir a sua opinião sobre as demonstrações financeiras. Servir de base como meio de prova da ineficiência ou solidez das operações desenvolvidas e como guia da quantidade de trabalho e respectivo detalhe Tipos de Controlo Interno O A.I.C.P.A. (American Institute of Certified Public Accountants) caracteriza o Controlo Interno em sentido lato, em dois TIPOS de CONTROLO: 1) Controlo Interno Contabilístico compreende o plano da organização, os registos e procedimentos relativos à salvaguarda dos activos e à confiança que inspiram os registos contabilísticos, que proporcionem uma razoável certeza de que: As transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou específica do Órgão de Gestão. As transacções são registadas de modo a manterem o controlo sobre os activos e permitirem a preparação de Demonstrações Financeiras em conformidade com os Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites ou outros critérios também aplicáveis. O acesso aos activos é apenas permitido de acordo com autorização do Órgão de Gestão. Os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com esses mesmos activos, sendo tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenças. De um modo geral, o controlo contabilístico traduz-se em: Segregação de funções independência entre funções de execução, contabilização e de direcção dos activos patrimoniais. Sistema de autorização método de aprovações para controlo das operações de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos. 5

7 Sistema de registo de classificação de dados de acordo com uma estrutura formal de contas. Este controlo é o primeiro a merecer a atenção dos auditores interno e externo. 2) Controlo Interno Administrativo engloba o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e que conduzem à autorização das transacções pelo Órgão de Gestão. Esta autorização está associada à capacidade de alcançar os objectivos da organização e é o ponto de partida para o Controlo Interno Contabilístico sobre as transacções. Para existir controlo administrativo é necessário: Pessoal qualificado. Normas para cumprimento dos deveres e funções Princípios Fundamentais de Controlo Interno O Sistema de Controlo Interno deve seguir um conjunto de princípios básicos e medidas, de forma a estar alinhado com os objectivos do Órgão de Gestão: a) Definição de autoridade e delegação de responsabilidades: A autoridade deve ser delegada de acordo com a orientação do órgão de gestão. Quando não existe uma clara delegação de autoridade, o Controlo é ineficiente. As transacções devem ser realizadas mediante autorização directa da Administração/Gerência ou da Direcção a quem aquela tenha delegado esse poder. É o órgão de gestão que define as condições em que se executam as transacções. As instruções devem ser feitas por escrito: as empresas devem ter manuais de normas, procedimentos e instruções operacionais escritos para evitar os erros de execução e garantir a qualidade dos processos. b) Segregação, separação ou divisão de funções: A execução das transacções (função operacional) deve estar separada dos respectivos registos contabilísticos (função contabilística), isto é, um empregado não deve ter ao mesmo tempo o controlo físico das transacções e/ou dos activos e o seu registo. A segregação de funções deve fazer-se não só entre Secções como entre empregados da mesma Secção. Mesmo com sistemas informatizados, em que a introdução dos dados nos sistemas 6

8 operacionais e de informação é feita pelo departamento que realiza as transacções, o controlo do registo contabilístico é da responsabilidade da área de Contabilidade. Nenhum empregado da empresa deve ter sob o seu controlo todo o ciclo de uma operação/transacção comercial. As operações devem ser organizadas de modo a que pelo menos duas ou mais pessoas ou áreas participem das transacções, de modo a que o trabalho de um seja a prova do trabalho do outro, o que permite aumentar a eficiência das operações e localizar rapidamente os erros (intencionais ou involuntários). Deve haver rotação entre empregados na execução de determinadas tarefas, para reduzir a possibilidade de ocorrência de fraudes, aumentar o estímulo de inovação e de aplicação de novos métodos e processos, aumentar a qualificação técnica e profissional dos empregados e eliminar a dependência de «especialistas» que reservam o saber todo para si. Todos os empregados devem ausentar-se das suas funções nos períodos de férias determinados: além de tal ser necessário para reposição de energias e evitar que mais tarde em caso de saída da empresa o trabalhador exija as férias não gozadas, a saída para férias torna mais difícil o encobrimento de erros e fraudes porventura cometidos por esse empregado. c) O controlo das operações: A sequência Autorização/Aprovação/Execução/Registo/Custódia, deve ser respeitada. Por exemplo, numa operação de Venda a Crédito, a sequência é a seguinte: -Autorização: Órgão de Gestão. -Aprovação da venda: Dir.Administrativo-Financeiro / Dir.Comercial. -Execução da venda: Secções de Facturação e Expedição. -Registo da venda: Secção de Contabilidade. -Custódia do Activo resultante da venda: Secção de Tesouraria guarda um exemplar da Factura/Recibo até à data de vencimento, para se proceder à respectiva cobrança. d) Os meios electrónicos/informáticos de registo automático das transacções (a conservação da informação): 7

9 Devem ser privilegiados uma vez que permitem a realização e registo simultâneo de várias operações e aumentam consideravelmente a eficiência do controlo das mesmas. e) A numeração sequencial e tipográfica/informática: A numeração sequencial tipográfica/informática deve obrigatoriamente ser utilizada em todos os documentos (Facturas, Recibos, Ordens de Compra, Guias de Entrada, Listas ou Talões de contagem...), para permitir detectar quaisquer utilizações menos apropriadas dos mesmos. Um documento que seja anulado não deve ser destruído mas sim arquivado como prova da sua não utilização. O controlo numérico de todos os documentos impressos, informática ou tipograficamente, devem assegurar a sua entrada ao serviço sequencialmente. f) A utilização de provas e conferências independentes: Permitem actuar sobre o Sistema de Controlo implementado e sobre o trabalho de cada empregado, de forma a minimizar as falhas/erros. É necessário utilizar provas independentes para comprovar que as operações estão registadas de forma adequada, verificando se as transacções registadas na Contabilidade correspondem às existentes nos sistemas operacionais das diversas áreas da empresa e se estão documentadas. g) Selecção e adequação dos empregados às funções: Todos os empregados, especialmente os das actividades de controlo devem ser cuidadosamente seleccionados (avaliando o seu perfil e as referências/currículo apresentado) e treinados (para se obter maior eficiência operacional e a racionalização de custos). Os empregados responsáveis pela custódia de valores em numerário e outros activos (cheques...) devem ter seguros e estar informados que esses seguros só serão accionados e darão lugar a indemnização depois da empresa comunicar às autoridades policiais a ocorrência de desvios ou desaparecimento de valores e forem apuradas as devidas responsabilidades. O objectivo, neste caso, será o de proteger os activos da empresa e inibir as acções danosas contra o património O ambiente em que se exerce o Controlo Interno 8

10 O «ambiente de controlo» representa a atitude geral, a consciencialização e as acções do Órgão de Gestão a respeito do seu Sistema de Controlo Interno, que determinam a importância deste na empresa e influenciam a consciência de controlo dos seus colaboradores. Propicia o «clima» no qual os empregados desempenham as suas actividades e assumem a responsabilidade pelo exercício do controlo. Em suma, a eficácia do controlo interno depende de: I. Importância que a Administração atribui ao controlo interno. II. Organização e estrutura da empresa. Quanto ao ponto I., o exercício da actividade de controlo será tanto mais compreendido e prosseguido pelas chefias e empregados quanto maior for a relevância que os administradores atribuam a essa actividade. Essa atitude da Administração traduzir-se-á no seguinte: Filosofia da direcção e estilo operacional ao agir de modo ético e honesto a Direcção estimula o mesmo comportamento nos seus empregados. Ao demonstrar aversão pelo controlo e pelo rigor, influencia negativamente a atitude dos seus colaboradores. Formas de delegação de autoridade esta deve ser formalmente estabelecida, bem como as relações hierárquicas, a especialização e a cultura existentes na empresa, recorrendo à formalização em procedimentos escritos. Contudo, nas pequenas organizações estas realidades são mais informais, dada a proximidade do proprietário das actividades da empresa. Formas de controlo de gestão mantêm a Administração/Gerência informada sobre se as acções ocorreram de acordo com os planos estabelecidos e reforçam o controlo interno, porque relevam a sua importância e detectam os erros. Utilização da auditoria interna e/ou externa o recurso aos auditores para verificarem e certificarem os ciclos, os métodos, os processos, os sistemas, reforça a eficiência das políticas e procedimentos estabelecidos. Quanto ao ponto II., é de referir que nas empresas de menor dimensão é possível obter um adequado ambiente de controlo recorrendo a um sistema contabilístico e controlos sobre certas operações e activos, de modo simplificado 1. Já numa média ou grande empresa, pela sua maior complexidade organizativa, são necessárias formas mais 1 As PME podem não dispor de muitos controlos formais e escritos, mas, em alternativa, podem desenvolver uma cultura que reforce a importância do comportamento ético através da comunicação oral e pelo exemplo da Direcção e do(s) Gestor(es). 9

11 sofisticadas de controlo, nomeadamente uma organização formal da empresa que defina uma adequada delegação de autoridade, baseada nos seguintes elementos: Estrutura organizacional há que definir claramente e atribuir a autoridade adequada aos responsáveis pela gestão da empresa (direcções, chefias) para efeitos de planeamento, execução e controlo das transacções. Metodologia de desenvolvimento / aquisição de sistemas as políticas e procedimentos são exercidas através de sistemas operacionais e de informação. Nas actividades comuns a todas as empresas (contabilidade, facturação, recebimentos, pagamentos...) poderão ser suficientes os sistemas adquiridos a terceiros (fornecedores de software). No caso de actividades específicas da empresa os sistemas poderão ser desenvolvidos pela empresa. A escolha da melhor opção terá de ter em conta a importância das necessidades em causa, a adequação das soluções escolhidas, o volume das operações, a perspectiva de crescimento das actividades, a relação custo / benefício e os aspectos de segurança dos sistemas. Políticas e práticas de recursos humanos adoptadas a motivação, a formação e a competência dos recursos humanos, influencia positivamente a eficácia do sistema de controlo interno. Empregados incompetentes, mal formados, com fraca experiência profissional, insatisfeitos ou desmotivados tendem a desenvolver trabalho de menor qualidade, com baixo desempenho. Empregados mal intencionados que procuram fraquezas na organização tenderão, se lhes for facilitado, a procurar formas de concretizar a fraude Os Procedimentos do Controlo Interno Os procedimentos do controlo interno englobam as políticas e procedimentos 2 que ajudam a assegurar que as directivas da gestão são executadas. Estes visam assegurar os seguintes aspectos: Autorização e Validação das transacções de acordo com as normas definidas pelo Órgão de Gestão. 2 Consistem em análises de desempenho, processamentos da informação, controlos físicos e na segregação de funções. 10

12 Totalidade, isto é, assegurar que todas as transacções estão reflectidas nas Demonstrações Financeiras. Registo adequado das transacções de acordo com os princípios contabilísticos. Salvaguarda/protecção dos Activos e da Informação. Reconciliação, que visa assegurar a execução de operações de controlo e detecção entre os dados reais e os registados. Nas PME, devido à sua dimensão reduzida, os procedimentos de controlo a implementar poderão ser menos formais do que nas grandes empresas, na medida em que os controlos sejam assegurados através da acção directa dos responsáveis da gestão A Contabilidade como instrumento de Controlo Interno A contabilidade como instrumento de registo e de informação sistemática, normalizada, objectiva, sobre as transacções, bens, direitos e obrigações resultantes da actividade empresarial, constitui um elemento importantíssimo para o funcionamento do controlo interno. Desde logo, o facto da contabilidade registar todas as transacções que as várias áreas da empresa executam, permite o exercício da sua fiscalização através da certificação de que as rotinas e procedimentos estabelecidos foram respeitados. Tem ainda a grande vantagem de permitir que as transacções (através do seu registo) sejam controladas de forma independente das áreas e empregados que as realizaram. Como exemplo, temos as seguintes formas de controlo na contabilidade: A existência de datas limite de encerramento contabilístico mensal incentiva as várias áreas da empresa a estabelecerem prazos para fornecerem informação à contabilidade, respeitando os prazos determinados pela Administração/Gerência. Registo e classificação das transacções de acordo com os princípios e planos contabilísticos - quanto mais completos e correctos esses registos, mais fiável será a informação sobre os bens, direitos, obrigações e resultados da empresa. O respeito pelas formalidades legais, pela numeração sequencial e cronológica na utilização de documentos contabilísticos deve ser conhecido por todos e ser condição indispensável para merecer a aceitação pelo Órgão de Gestão. Os documentos contabilísticos que tiverem de registar operações em 11

13 conjunto (Ex: Provisões do Exercício), devem basear-se em suportes documentais do tipo extra-contabilístico. Conciliar regularmente os registos contabilísticos e os sistemas ou razões auxiliares onde se registam com maior detalhe as transacções. Ocorrendo divergências de valores entre uns e outros, deve ser procurada a sua causa atempadamente e tomadas as medidas adequadas para a sua resolução. Realizar as conciliações bancárias regularmente e analisar e rectificar as situações pendentes e/ou divergentes. Efectuar regularmente as contagens físicas dos activos e compará-las com os registos contabilísticos (Ex: Contar o dinheiro em caixa, inventariar os stocks e o activo imobilizado). Confirmar periodicamente os saldos das operações com terceiros na n/ contabilidade, confrontando-os com os registos efectuados na contabilidade dos terceiros (clientes, fornecedores, bancos, empréstimos/financiamentos...) O Sistema de Controlo Interno (SCI) O SCI consiste numa combinação de políticas, sistemas operacionais, de informação e de outros instrumentos, mantidos pela Administração/Gerência. Preferencialmente, devem ser estes a estabelecê-lo, de modo a atingir os seus objectivos eficazmente. Na implementação do controlo interno as empresas devem satisfazer as seguintes características, conforme já referenciado: a. Fiabilidade da informação para a execução das operações, em conformidade com as decisões que a Administração/Gerência deseja tomar. b. Preparação tempestiva de informação credível as informações devem ser actuais e correctas, pois são necessárias no momento da tomada das decisões. c. Salvaguarda de activos - Esta condição abrange não só os activos físicos (mercadorias, bens de imobilizado...) como os activos não físicos (valores a receber, créditos sobre terceiros, títulos, documentos, etc.). d. Utilização óptima dos recursos para se evitar a duplicação de esforços e actividades e desencorajar o uso ineficiente de recursos da empresa. e. Prevenção e detecção de roubos e fraudes. 12

14 Apesar de cada empresa ter as suas características próprias, é possível identificar uma estrutura básica para a implementação de um sistema de controlo interno, comum a todas as empresas, sendo necessário: A criação de um organigrama que defina as relações organizacionais e funcionais das diversas áreas da empresa, o que facilita a delimitação de funções e actividades em cada uma delas. Elaborar manuais de normas e procedimentos, onde se define claramente um sistema de autorizações, de aprovações, de linhas de autoridade e o estabelecimento de rotinas e práticas operacionais. Ter uma estrutura contabilística adequada, com recurso a técnicas contabilísticas, orçamentais, de custos, de acompanhamento e execução fiscal, planos de contas comentados e fluxos contabilísticos. Seleccionar e formar os empregados de modo a terem qualificações compatíveis com as rotinas e práticas operacionais a realizar. A estrutura do sistema de controlo interno deve ser determinada e adaptada de modo a assegurar a condução eficaz e a execução eficiente das actividades operacionais. Isso significa que: Não pode gerar morosidade e burocracia mas sim obter uma relação custobenefício vantajosa, cuja medida pode ser determinada através da comparação entre os custos decorrentes da operacionalidade de um sistema de controlo e os custos/perdas resultantes das falhas que a sua ausência pode originar. Há que avaliar a probabilidade de ocorrência dos erros e determinar se devemos perder tempo a controlá-los ou se, pelo contrário, a pouca probabilidade de ocorrência nos permite assumir o risco de não controlar. Pior que a falta de controlo é ter um mau controlo pois, acrescenta ao custo do desvio dos erros/falhas o custo da existência de um sistema inadequado, sem resultados. Deve ser periodicamente revisto e avaliada a sua eficácia. Esta avaliação do sistema de controlo interno tanto pode ser realizada por auditores internos como auditores externos 3. 3 Os auditores externos (designados como Revisores de Contas, em Portugal), especialmente no início da relação com a empresa cliente, com vista a determinar o grau de extensão dos trabalhos de auditoria a realizar, procedem ao levantamento do sistema contabilístico e de controlo interno, à avaliação do grau de segurança dos mesmos, e ao apuramento da natureza, extensão e profundidade dos procedimentos de auditoria, bem como o momento mais adequado para a sua aplicação. 13

15 2.10. A Informatização das Actividades Empresariais e do Sistema de Controlo Interno A informatização bem implementada aumenta a eficiência e produtividade das actividades operacionais das empresas. Desde logo, a automatização de procedimentos idênticos, possibilitando o tratamento de grandes volumes de transacções e a elaboração de registos a baixos custos, aliados à maior produção de informação de gestão em tempo útil, representam alguns dos ganhos mais significativos, resultantes da informatização das actividades empresariais. Mas esta opção não apresenta só vantagens, pois obriga a investimentos vultosos e regulares em equipamentos, programas, formação de pessoal, devido à acelerada evolução tecnológica que origina a rápida obsolescência dos sistemas informáticos. Envolve também maiores riscos no que concerne à possibilidade de acesso aos programas de suporte da informação e à própria informação, com fins fraudulentos ou não, por pessoas não autorizadas/habilitadas para o efeito. Paralelamente a esta questão da segurança da informação, coloca-se também o da fiabilidade da mesma, que há que testar, sobretudo na fase de implementação/actualização dos sistemas informáticos, momento em que, não raras vezes, se detectam erros relevantes na informação de gestão e contabilística O desenvolvimento Planeado de Sistemas de Informação e a sua influência no Controlo Interno Pode-se identificar a existência de uma dicotomia entre o que se designa de Sistemas Naturais e Sistemas Planeados de informação: os primeiros são os que resultam da criação de procedimentos isolados, avulsos, desenvolvidos por este ou aquele departamento para responderem às suas necessidades conjuntas, dando lugar à criação de formulários, fichas, relatórios, procedimentos, que não foram pensados em termos de planeamento global. Nos sistemas naturais abundam situações de dificuldade nas ligações entre departamentos, entre pessoas, ineficiências, procedimentos e documentos desnecessários, não se questionando os resultados finais produzidos. 14

16 Do ponto de vista do controlo interno, os Sistemas Naturais têm inconvenientes: Visão parcial ou mesmo ausência total de visão sobre as necessidades de outras áreas da organização relativamente à informação que o sistema deve gerar. Por exemplo, não contemplar no sistema de compras e pagamentos os impostos que incidem sobre as diversas aquisições. Falta de integração entre o sistema natural e os outros sistemas da empresa. Por exemplo, a não integração do sistema natural de compras com os stocks e a contabilidade, originando duplicações de esforços e divergências entre os vários sistemas. Dificuldades na manutenção e utilização de sistemas naturais por falta de documentação, excesso de dependência dos empregados especialistas que detêm o conhecimento exclusivo dos sistemas. Dificuldades na formação de novos empregados nas funcionalidades do sistema devido à ausência de documentação ou pouca vontade dos funcionários que o conceberam. Utilização ineficiente ou inadequada dos meios informáticos, falta de desenvolvimento de programas durante a elaboração do sistema, dimensão desajustada dos equipamentos informáticos. Ausência de procedimentos de segurança para protecção dos programas, arquivos de dados e de acesso às funcionalidades do sistema de informação. Os sistemas «naturais» obrigam a uma revisão mais complexa do sistema de controlo interno por parte do Auditor Externo, tornando os trabalhos e procedimentos de Auditoria mais profundos e extensos, para que este tenha condições para emitir a sua opinião. Os sistemas «naturais», além de encarecerem a Auditoria, tornam-na morosa e geram maiores dificuldades na resposta às solicitações de informação provenientes do Auditor. Em vez de «sistemas naturais» é preferível criar «Sistemas Planeados» de informação, que têm a vantagem de atender às interligações entre áreas funcionais e/ou sistemas, melhorando a eficiência do Controlo Interno. Os «Sistemas Planeados» podem ser desenvolvidos pela empresa ou adquiridos externamente. As suas principais características são as de usarem procedimentos operacionais e fluxos de processos lógicos e recursos de processamento de dados adequados aos volumes de transacções. 15

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