Câmara Municipal de Águeda BPM Lisbon 2011

Transcrição

1 Câmara Municipal de Águeda BPM Lisbon 2011 Gil Nadais C. M. ÁGUEDA 29 de Junho

2 O Município Águeda é um Município pertencente ao Distrito de Aveiro, Região Centro e sub-região do Baixo Vouga, com 368 Kms 2, 20 freguesias e cerca de habitantes.

3 A Missão Tornar o território concelhio coeso, competitivo e com qualidade de vida, tendo em conta as expectativas e necessidades dos cidadãos, numa perspectiva de desenvolvimento sustentável do concelho.

4 A Visão Ser uma referência na Administração Pública pelo desenvolvimento sustentável, território ordenado, inovador e competitivo, socialmente coeso e culturalmente activo com um estatuto de excelência com repercussão a nível nacional e internacional, na linha de uma tradição histórica como concelho de forte pendor industrial e empreendedor. Ser considerado um destino turístico, de lazer e um local onde é bom viver, trabalhar e aprender.

5 A Política do SGQ Chavões o Satisfação dos stakeholders. o Melhoria contínua. o Utilização eficaz, transparente e eficiente dos recursos. o Desburocratização, modernização e inovação. o Responsabilização, motivação e valorização profissional. o Cumprimento da legislação e requisitos regulamentares e normativos aplicáveis.

6 Adopção de um SGQ Decisão estratégica Melhoria interna Preocupação com o Cidadão Respostas mais claras e rápidas Transparência Processos mais céleres

7 O que esperávamos? Regras e documentos de apoio Confiança nos métodos de trabalho Maior controlo e monitorização Melhoria do desempenho e do conhecimento Diminuição do tempo de resposta Automatização das tarefas Satisfação, interna e externa Motivação das pessoas Reorganização Reconhecimento Servir de exemplo

8 Principais Áreas de Intervenção Atendimento integrado Desmaterialização Contratação Pública Electrónica Sistemas de Informação Geográfica Web Services

9 Procedimentos Digitalizaçãoit Informatização Work-flow (controlo de prazos por responsáveis) Contabilidade Analítica Qualidade Committed to Excellence (EFQM European Foundation for Quality Management)

10 GAM Gabinete de Apoio ao Munícipe

11 Digitalização O fim da circulação do papel e evita desvios de documentos

12 ENVIA Rede Work-Flow Elaboração de Estudo Assuntos ADRA A Aguardar Execução Inicio i Fiscalização GAM Entregue ao Municipe Envio para o GAM Fim Executar/Arquivar Análise e Informação Gab. Ap. Inf. Pres./Ver. Complementar Visto Pres./Vereador NAO ENVIA ENVIA Análise e Informação circuito mal atribuído Elaborar Resposta NAO ENVIA ENVIA Circuito mal atribuído Registo de Documentos Fim Presidencia Arquivar Visto Visto Executar/Arquivar Director Director Análise/resposta/Arq. no Fim Proc. Elaborar A aguardar Fim Resposta Requerente Assinatura Pres./Vereador Assinatura Pres./Vereador Encaminhar So se for para corrigir - Escolher Func Corrigir FAX Elaborar Resposta Qualidade/Formacao Presidencia C onsulta Funcionario So se for para corrigir - Escolher Func Assinatura Assinatura Diversa Dir./Div./Res. So se for para corrigir - Escolher Func Assinatura Dir./Div./Res. Assinatura Diversa Encaminha para Expediente Circuito mal atribuido NAO ENVIA ENVIA NAO ENVIA Aguardar Ass. Municipal Enviar Oficio Para Conhecimento Del Conhecimento Del. Ass. Municipal PAPEL AVISO Vereação Executar/Arquivar Fim Consulta Vereação Funcionario C onsulta Vereadores Análise/resposta/Arq. no Proc. Envio S.M. Externos Aguarda Execução Reunião Exc_Verificação Jurídica Elaborar Resposta Circuito mal atribuido ENVIA NAO ENVIA Encaminhar Elaborar Fim Resposta Verificação da Proposta Despacho Presidente Assessorias Assinatura Assinatura Pres./Vereador Dir./Div./Res. Executar/Arquivar Agendar Reunião Executivo/Subsistema AC T Assinatura Dir./Div./Res. Assinatura Pres./Vereador Fim Ass. Municipal Ass. Municipal Corrigir So se for para corrigir - Escolher Func So se for para corrigir - Escolher Aguarda Deliberação/Conhecimento e Execução Encaminha para Expediente Assembleia Municipal Enviar Oficio Func So se for para corrigir - Escolher Func Assinatura Diversa Assinatura Diversa O fluxo do processo em formato digital FAX PAPEL Fim Fim Fim Fim Fim Conh. Data Ass. Arqª. Marlene Fim Fim AVISO Fim Fim Fim

13 Mapa dos Pendentes

14 Urbanismo

15 e-paper

16 Processos NA HORA Aceleração de resposta aos pedidos

17 Resultados NA HORA Prorrogação de alvará de licença de construção Emissão de Horário de funcionamento Comunicação Prévia Autorização de Utilização sem vistoria Alvará (licença) de Construção Plantas de Localização Certidões Autos de Vistoria elaborados na obra e na Hora PME s LIDER/EXCELENCIA resposta em 48 H

18 Processos NA HORA (entre 1998 e 31/12/2010) N.º Processos Deslocações não efectuadas Kms Poupança ,20 Redução de CO2 (138,33 gr/km) Ton Grau de satisfação dos munícipes... 92%

19 Assinatura com Cartão de Cidadão Assinaturas em formato digital e documentos gravados em formato digital e assinados com Cartão de Cidadão

20 Novas Tecnologias As Reuniões do Executivo Municipal são desmaterializadas e assinadas com Cartão de Cidadão

21 Novas Tecnologias Transmissões on-line das Assembleias Municipais

22 Resultados Superação dos Objectivos estabelecidos

23 Resultados Mais Processos / Menos tempo de espera

24 Resultados Nível de Satisfação Funcionários Munícipes

25 Resultados Sistema de Gestão da Qualidade d rápido, simples e eficaz, adequado à realidade e maturidade da Autarquia em DIGITAL!! Processos definidos em circuitos Sigma-Flow Responsabilização dos funcionários

26 BPM Business Process Management Alinhamento com a estratégia Integração organizativa Mudança de comportamentos Disciplina organizativa

27 BPM O quê se pretende? Clarificação da estratégia Entendimento da estratégia por todos Redefinição dos processos Identificação de preocupações Definição de objectivos operacionais Definição de indicadores Identificação de acções de melhoria

28 Stakehloders estratégicos

29 Competências organizacionais de 1º 1.º nível

30 Competências organizacionais Responsabilidades

31 Objectivos Estruturantes Objectivos Indicadores d A. Promover o desenvolvimento socioeconómico do Município A.1. Índice de promoção de desenvolvimento socio económico B. Promover a melhoria da qualidade de vida B. 1. Índice de promoção da qualidade de vida dos cidadãos dos cidadãos C. Melhorar a eficiência na gestão dos recursos da Câmara C. 1. Despesa corrente do município/munícipe D. Contribuir para a preservação do ambiente D.1. Índice de contributo para a preservação do ambiente E. Aumentar a motivação dos colaboradores E.1. Colaboradores com um nível de motivação no intervalo pretendido

32 BPM Resultados Novos / reforço de comportamentos dos funcionários, orientando-se para a satisfação docidadão dã eaeficiência iê i da organização Maior garantia de implementação da estratégia Definição de objectivos SIADAP 1, 2 e 3 Melhoria das condições de obtenção de níveis elevados de excelência

33 DESAFIOS E OBJECTIVOS FUTUROS Melhorar continuamente!

34 Obrigado! Gil Nadais