DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL: UM ESTUDO DE CASO EM UMA DISTRIBUIDORA DE COMPONENTES ELETRONICOS

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1 1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL: UM ESTUDO DE CASO EM UMA DISTRIBUIDORA DE COMPONENTES ELETRONICOS ORGANIZATIONAL DIAGNOSTIC: A STUDY CASE IN A DISTRIBUTOR COMPANY OF ELECTRONIC CONSTITUENTS Andréia Migliorini Luizão * Elen Gongora Moreira ** RESUMO: Este trabalho refere-se a um diagnóstico organizacional em uma empresa distribuidora de componentes eletrônicos que apresentou uma queixa rotatividade entre os colaboradores. Participaram desse diagnóstico 65 pessoas, sendo 3 diretores, 5 gerentes e 57 funcionários. A coleta de dados consistiu na aplicação de questionários e condução de entrevistas para identificar os níveis de satisfação com vários aspectos relacionados às questões laborais. Os principais resultados indicaram satisfação dos colaboradores com o ambiente social de trabalho e insatisfação com a pouca possibilidade de crescimento profissional na organização. Como forma de intervenção foi proposto: 1) realização do plano de carreira, cargos e salários; 2) implantação de políticas de benefícios e treinamento, desenvolvimento e educação corporativa; 3) rever a política de recrutamento e seleção; 4) aprimorar as descrições profissiográficas. PALAVRAS-CHAVE: diagnóstico organizacional, clima organizacional, cultura organizacional. ABSTRACT: This report is about an organizational diagnostic in a distributor company of electronic constituents that presents a complaint of high turnover among the employees. Sixty-five collaborators participate of this diagnostic among them 3 directors, 5 managers and 57 employees. The collected data consist in the application of questionnaires and the conduction of interviews to identify the level of satisfaction with many aspects related to the labour questions. The main results indicated satisfaction with the social environment and insatisfaction with little possibility of professional increase in the organization. As intervention was proposed: 1) fulfillment of the carrer plan positions and salaries; 2) implantation of benefits and training politicies development and corporative education; 3) review * Autora principal. Graduanda do quinto ano do curso de Psicologia do Centro Universitário Filadélfia UniFil. ** Coautora. Docente do Centro Universitário Filadelfia UniFil. Mestre em Psicologia Experimental: Análise do Comportamento (PUC/SP).

2 2 the recruiting and selection politicies; 4) improvement of the descriptions of the position. KEY-WORDS: organizational diagnostic, organizational atmosphere, organizational culture. INTRODUÇÃO A realização deste diagnóstico teve como objetivo identificar os índices de satisfação e insatisfação dos colaboradores de uma organização com diversos aspectos relacionados às atividades laborais e vinculou-se à dificuldade apresentada pela empresa de rotatividade em seu quadro funcional. O ramo de atividade da empresa é o comércio e distribuição de componentes eletrônicos por meio de site e televendas. Os benefícios oferecidos aos colaboradores eram planos de saúde e odontológico, sendo que a empresa pagava metade e o funcionário pagava metade e estes são facultativos; além de fornecer vale transporte para funcionários que moram longe. A empresa foi fundada em 1984 pelo seu atual diretor geral, que no início comprava produtos eletrônicos de outras distribuidoras. Seus dois filhos, que hoje trabalham na empresa, ajudavam a separar as peças que ele vendia oferecendo os produtos às lojas da região. Posteriormente contratou alguns representantes para ajudá-lo. Visando o crescimento da empresa passou a comprar direto dos fabricantes oferecendo melhores preços e condições de pagamentos. Os pedidos de atendimento em outras regiões começaram a aumentar e foi necessária a contratação de televendas. Com a contratação de televendas e a criação do catálogo de produtos a empresa passou a atender todo o Brasil aumentando expressivamente o seu faturamento. Com o crescimento a organização passou a sentir a força da concorrência, que oferecia produtos com menor preço e melhor prazo. Para contornar esta situação a empresa fechou contratos com indústrias chinesas e criou produtos com marcas próprias; podendo assim oferecer produtos de qualidade com preços competitivos. Os clientes gostaram dos produtos, que hoje representam grande parte do faturamento da empresa. Os investimentos não pararam e continuam acontecendo, novas parcerias são firmadas, novas

3 3 tecnologias são implantadas na empresa e a capacitação profissional dos colaboradores é o foco para um crescimento sustentável. 1 DIAGNÓSTICO, CLIMA E CULTURA ORGANIZACIONAL Conforme Moreira (2008) o diagnóstico é um estudo planejado de um setor, departamento ou de toda a empresa. O contexto organizacional é bastante dinâmico por isso é primordial que as mudanças organizacionais sejam planejadas e uma etapa fundamental da administração da mudança é o diagnóstico organizacional. Moreira (2008, p. 31) aponta que diagnosticar significa realizar uma descrição minuciosa. A autora afirma que para que seja possível implantar estratégias efetivas de intervenção é preciso ter uma análise detalhada sobre as variáveis envolvidas com o processo de mudança. O diagnóstico organizacional deve partir da análise de qual a situação atual da empresa e deve seguir para a situação desejada pela organização. Conforme Moreira (2008, p. 34) a pesquisa de clima organizacional pode ser compreendida como uma ferramenta de diagnóstico que gera uma base de dados para a tomada de decisões na área de gestão de pessoas. A pesquisa de clima organizacional é um instrumento que ajuda na compreensão da dinâmica organizacional, por isso é uma ferramenta importante na elaboração do diagnóstico organizacional. Para Barros (2008 apud MOREIRA, 2008) as organizações almejam bons resultados, superar metas e manter-se competitivas no mercado e, para que este objetivo seja alcançado, o comprometimento dos colaboradores com a empresa é importante, assim como eles sentirem-se como integrantes da organização. Para isso ocorrer o clima organizacional deve ser acompanhado e, na pesquisa de clima organizacional os colaboradores têm a possibilidade de dar suas opiniões, contribuindo assim para a melhoria do ambiente de trabalho e o crescimento da organização. Segundo Costa (2006) a cultura organizacional é o conjunto de valores, crenças e modo de agir das pessoas que compõem uma organização. Este

4 4 conceito é importante, pois a cultura pode ser uma variável relevante de estratégia competitiva. Quando se fala sobre mudanças no contexto organizacional deve-se ficar atento à cultura da empresa, pois a mudança pode não ter o efeito esperado ou não se concretizar devido à cultura. Porém é necessário lembrar que a cultura organizacional pode passar por transformações. Conforme Moreira (2008) a pesquisa de clima organizacional avalia a cultura organizacional e os valores individuais dos colaboradores. De acordo com Santos (2000, p. 42 apud MOREIRA, 2008, p. 24) O clima tem uma natureza mais transitória, podendo aceitar intervenções de curto prazo; a cultura envolve mudanças organizacionais mais profundas e normalmente de longo prazo. É importante pesquisar o clima organizacional quando um diagnóstico é realizado, pois conforme Sorio (2008 apud MOREIRA, 2008) quando existe conhecimento sobre o clima organizacional é possível identificar aspectos positivos e negativos que irão definir a melhor intervenção para o aumento da satisfação profissional e da produtividade da empresa. Esta idéia é compartilhada por Alvarães (2002) ao afirmar que por meio de uma pesquisa de clima organizacional é possível identificar e analisar a situação em que a empresa se encontra e utilizar estes dados para intervenções. Conforme Alvarães (2002) a pesquisa de clima organizacional é realizada através de questionários respondidos pelos colaboradores. Não existe um questionário padrão, pois é necessário adaptar o instrumento de coleta de dados à realidade de cada organização. O autor citado salienta que é importante para a aplicação escolher um lugar reservado para reunir os respondentes e organizar turmas com o maior número possível de colaboradores para responder ao questionário de cada vez, pois isto economizará tempo de aplicação e diminuirá o tempo total do processo. A etapa de coleta de dados é de extrema importância para a condução de uma pesquisa diagnóstica. Dependendo da forma como a coleta de dados for conduzida, podem-se ter dados e resultados que auxiliam ou não na análise dos pontos-alvo da intervenção. É justamente nessa etapa de coleta de dados que a pesquisa de clima organizacional contribui de forma mais direta. A pesquisa de clima pode ser conduzida através de medidas objetivas e subjetivas, dependendo de que tipo de instrumento de coleta de dados se utilizará (MOREIRA, 2008, p. 44).

5 5 Alvarães (2002) aconselha que o questionário seja respondido por todos os funcionários da empresa, pois isso minimiza o risco de algum funcionário não entender o motivo pelo qual não foi escolhido para responder, garantindo assim a credibilidade da pesquisa de clima organizacional. Este autor fala da importância de garantir aos respondentes: O anonimato, ou seja, o funcionário não precisará identificar-se e não pode ser possível que alguma questão o identifique; A confidencialidade, ou seja, apenas o respondente do questionário e a pessoa que está conduzindo a pesquisa de clima terão acesso ao questionário preenchido; e Apresentação de dados meramente estatísticos, ou seja, fornecer à organização dados estatísticos gerais, não evidenciar pequenos grupos, nos quais seria possível, por eliminação, identificar quem respondeu algo. Após a aplicação dos questionários, conforme Alvarães (2002), os resultados estatísticos devem primeiramente ser apresentados à diretoria da empresa, após esta etapa vem o planejamento da intervenção. Após decidido o que será feito é necessário apresentar a todos os resultados da pesquisa e as ações que serão implementadas. Segundo Moreira (2008) a pesquisa de clima organizacional avalia a satisfação profissional e através dela é possível identificar as necessidades da organização e dos colaboradores. Identificando o nível de satisfação ou de insatisfação dos funcionários e da estrutura organizacional, torna-se possível propor estratégias direcionadas para que as dificuldades encontradas sejam selecionadas. Conclui-se, então, segundo Moreira (2008) que a realização da pesquisa de clima organizacional possibilita a tomada de decisões mais adequadas, contribuindo para a valorização e retenção dos talentos profissionais. 2 MÉTODO

6 6 2.1 INSTRUMENTOS Foram realizadas entrevistas com os gerentes e diretores da empresa e aplicados questionários com os funcionários. Para isso foi utilizada a sala de treinamentos da empresa. Os questionários continham perguntas relacionadas a: Atividades de lazer realizadas pelos colaboradores; Classificação quanto à própria alimentação, Satisfação quanto ao ambiente físico e social da organização, oportunidades de treinamentos, crescimento, integração, plano de cargos, salários e benefícios, comunicação; Realização e reconhecimento profissional; Relacionamento com a gerência e diretoria; Segurança no trabalho; Pontos fortes e fracos da empresa na visão dos colaboradores. As entrevistas continham perguntas relacionadas à existência ou não de confiança na relação com os subordinados, reação dos superiores quando algum funcionário comete erros, reuniões, situações agradáveis e desagradáveis no trabalho, benefícios oferecidos, valorização do trabalho dos funcionários e relacionamento com os colaboradores. 2.2 POPULAÇÃO Participaram do diagnóstico 3 diretores, 5 gerentes e 57 colaboradores; totalizando 65 participantes. 2.3 PROCEDIMENTO A coleta a de dados ocorreu em 8 etapas, descritas a seguir:

7 7 1ª Etapa: Realizou-se o levantamento dos dados sobre da estrutura organizacional. 2ª Etapa: Elaboração dos instrumentos para coleta de dados. 3ª Etapa: Apresentação dos instrumentos para a Diretoria da empresa para provação do mesmo. 4ª Etapa: Organizou-se juntamente com os Gerentes de cada área o planejamento da coleta de dados com os colaboradores de cada setor. 5ª Etapa: Coleta de dados. Foi conduzida em pequenos grupos (média de 10 pessoas) composto por colaboradores de diversos setores para não comprometer o andamento das atividades laborais. 6ª Etapa: Tabulação dos dados e análise dos resultados. 7ª Etapa: Elaboração do relatório. 8ª Etapa: Reunião de devolutiva com a Diretoria da empresa. 3 RESULTADOS E DISCUSSÃO Com a realização deste diagnóstico organizacional constatou-se vários aspectos importantes, os principais resultados obtidos com a pesquisa diagnóstica estão ilustrados nos gráficos a seguir. 35% 30% 27% 31% 27% 25% PLANO DE CARGOS 15% 10% 13% 8% CRESCIMENTO PROFISSIONAL 5% 0% Setor Administrativo Setor de Expedição Setor de Vendas GRÁFICO 1: Satisfação dos colaboradores com a perspectiva de crescimento profissional e com o plano de cargos, salários e benefícios

8 8 Os resultados expressos no Gráfico 1 demonstram a baixa satisfação dos colaboradores da organização com o plano de cargos, salários e benefícios da empresa e com a perspectiva de crescimento profissional. É possível identificar que a falta de possibilidade de mudança de cargo dentro da empresa pode ser um dos fatores primordiais da rotatividade de pessoal, sobretudo quando se inclui nesta análise a escolaridade dos colaboradores, componente que não parece ser valorizado pela política de gestão de pessoas da empresa, pois a esse respeito não se obteve muita satisfação entre os colaboradores. Vários resultados confirmaram a baixa satisfação com relação à perspectiva de crescimento profissional dentro da empresa, muitos colaboradores também não estão satisfeitos com os critérios utilizados para promoções internas; sendo assim a pouca possibilidade de crescimento dentro da empresa pode estar contribuindo para a rotatividade de colaboradores na organização. Conforme os resultados apresentados no Gráfico 2, percebe-se que os colaboradores não estão muito satisfeitos com os treinamento recebidos, na medida em que o maior índice de satisfação com este aspecto foi obtido no setor de vendas, sendo que 50% dos colaboradores deste setor demonstraram satisfação com treinamentos recebidos. Entre os setores de expedição e administrativo obteve-se menor índice de satisfação, pois, como pode-se observar no Gráfico 2, apenas 12% dos colaboradores do setor de expedição e 33% do administrativo demonstraram satisfação com os treinamento recebidos.

9 9 100% 90% 87% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 33% 62% 65% 50% Ambiente de trabalho Treinamentos 10% 12% 0% Setor Administrativo Setor de Expedição Setor de Vendas GRÁFICO 2: Satisfação dos colaboradores com o ambiente de trabalho e com os treinamentos recebidos A observação do Gráfico 2 permite identificar também que o ambiente de trabalho, que compreende o relacionamento entre as pessoas, é um aspecto satisfatório para os colaboradores da organização. 60% 53% 50% 44% 40% 38% 35% 30% 27% 25% Plano Saúde Plano Odontológico 10% 0% Setor Administrativo Setor de Expedição Setor de Vendas GRÁFICO 3: Satisfação dos colaboradores em relação aos benefícios recebidos

10 10 Andréia Migliorini Luizão; Elen Gongora Moreira. Diagnóstico organizacional: um estudo de caso Conforme os resultados expressos no Gráfico 3 nota-se que em relação aos benefícios oferecidos, nos setores de expedição e administrativo a satisfação com o plano de saúde é mais significativa quando comparada ao plano odontológico, enquanto no setor de vendas os níveis de satisfação com os dois benefícios são semelhantes. Uma quantidade significativa de colaboradores não tinham opinião a respeito dos benefícios oferecidos pela empresa, o que pode ser devido ao fato de estes benefícios serem facultativos, sendo assim vários colaboradores podem não participar destes benefícios. 70% 60% 50% 40% 60% 54% 50% 56% 30% 10% 0% 26% 19% 13% 13% 0% 15% 13% 0% 0% 0% Setor Administrativo Setor de Expedição Setor de Vendas GRÁFICO 4: Benefícios que os colaboradores gostariam que a empresa oferecesse Quando questionados sobre quais benefícios gostariam que a empresa oferecesse os colaboradores puderam citar o que eles quisessem, e os benefícios que eles mais solicitaram, conforme os resultados do Gráfico 4, foram o refeitório na empresa e cesta básica. É importante considerar que vários colaboradores atribuíram conceito regular à própria alimentação, o que justificaria a existência do refeitório na empresa para que os colaboradores tenham uma alimentação mais adequada. Quando se observa os resultados expressos no Gráfico 4 deve-se considerar também que vários colaboradores vão à pé até a empresa, o que os dificulta de sair no horário do almoço, por isso seria válido que houvesse na

11 11 Andréia Migliorini Luizão; Elen Gongora Moreira. Diagnóstico organizacional: um estudo de caso empresa um local onde eles pudessem permanecer no horário do almoço, sendo que isso também foi citado em entrevistas realizadas com os gerentes. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS A realização deste diagnóstico organizacional permitiu a identificação de alguns fatores que não eram muito satisfatórios para os colaboradores da empresa que contribuíam para a alta rotatividade na organização, foi possível perceber que alguns aspectos importantes estavam visivelmente sendo negligenciados pela organização. Diante desta constatação foram feitas à empresa as seguintes propostas de intervenção: realização de plano de carreira, cargos e salários; implantação de política de benefícios; treinamento, desenvolvimento e educação corporativa; revisão da política de recrutamento e seleção da empresa e aprimoramento das descrições profissiográficas. Os gestores da organização muitas vezes não compreendiam o motivo da rotatividade de colaboradores e, desta forma, tentavam resolver o problema, mas não obtinham êxito. Com os resultados da pesquisa diagnóstica foi possível identificar as necessidades dos colaboradores e com isso propor intervenções mais adequadas para a solução da queixa apresentada pela empresa. REFERÊNCIAS ALVARÃES, A. Pesquisa de Clima Organizacional: medindo a temperatura da empresa. Publicado em: 26 de março de Disponível em: <www.rh.com.br/ler.php?cod=3263&org=3>. Acesso em: 29 de agosto de COSTA, F. M. Cultura Organizacional. Publicado em: 27 nov Disponível em: <www.rh.com.br/ler.php?cod=4612&org=3>. Acesso em: 05 de setembro de MOREIRA, E. G. Diagnóstico Organizacional. Curitiba: IESDE Brasil, 2008.

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