SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL

Transcrição

1 SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS RESPONSÁVEL(EIS) PELA PRÁTICA: Nome: NELSON BARBOSA JR. Telefone: Nome: LUIS FERNANDO FAINA Telefone: Nome: FÁBIO LEMES DA CUNHA Telefone: Nome: RAULCEZAR ALVES Telefone: Nome: JOSE LUIS KORCKIEVICZ Telefone: Nome: PAULO ROBERTO PERES Telefone: Nome: JOSÉ INIVALDO RIBEIRO Telefone: Cargo: DIRETOR DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS e mail: NBJ@REITO.UFU.BR Cargo: DIRETOR DO CENTRO TECNOL. DA INFORM. e mail: DIRETOR@DIRPD.UFU.BR Cargo: ANALISTA DE TI e mail: FABIO@DIRPD.UFU.BR Cargo: ANALISTA DE TI e mail: RAUL@DIRPD.UFU.BR Cargo: GERENTE DA DIVISÃO DE MANUTENÇÃO e mail: DIMAN@DIMAN.UFU.BR Cargo: GERENTE DA DIVISÃO DE PATRIMONIO e mail: DIPAT@UFU.BR Cargo: GERENTE DA DIV. DE RECEP. DE EQUIPAM. e mail: JINIVALDO@DIRAM.UFU.BR Parceiro(s): CTI/UFU Centro de Tecnologia da Informação Data de início da implementação: Desenvolvimento: 30/11/2009 Piloto: 05/04/2010 Implementação Completa: 01/07/2010 Categoria e área de atuação da prática: ( X ) Recursos Logísticos ( X ) Patrimônio (normas e procedimentos para inventários de Bens Públicos, Bens Imóveis, Bens Móveis, Bens Fungíveis e Materiais Consumíveis, Bens Divisíveis, Bens Singulares e Coletivos, Bens de Natureza Industrial Contagem x Registro)

2 Resumo dos objetivos: Desenvolver um Sistema de Controle Patrimonial Integral que permita o acompanhamento de todo o ciclo do bem patrimonial na instituição desde sua recepção, armazenamento, tombamento, fechamentos contábeis, inventário, depreciação (em estudo), transferências de lotação, transferências de responsabilidade, pedidos de manutenção e laudo de baixa. Descrição da situação anterior à prática (perdas, desperdícios, ineficácias, obstáculos ou dificuldades que a prática veio minimizar ou eliminar): Até o ano de 2005 a Universidade Federal de Uberlândia utilizou um Mainframe IBM que rodava um sistema de registro patrimonial desenvolvido em linguagem COBOL. Apesar de ser um sistema limitado às operações de tombamento e fechamentos contábeis, ele por algum tempo foi referência para algumas instituições que nos visitavam para troca de experiências. Com a desativação deste equipamento em 2006, surgiu a necessidade de desenvolvimento de um novo sistema em caráter provisório, uma vez que a UFU estava implantando o sistema SIE (Sistema de Informação Educacional), que havia sido adquirido recentemente da Universidade de Santa Maria e que possuía um módulo de controle patrimonial que deveria ser implantado. Foi então criado pelo CTI (Centro de Tecnologia da Informação) o SIPAT (Sistema de Patrimônio) que passou a atender provisoriamente as atividades da Divisão de Patrimônio.

3 Com a implantação do SIE foram feitas avaliações do módulo de controle patrimonial e verificou se uma série de dificuldades em sua implantação, a saber: migração da base de dados que não era plenamente atendida no novo sistema; dificuldade de trabalho com o conceito de multi empresa que possibilitaria o controle patrimonial integrado da UFU e suas fundações de apoio; falta de autonomia nas adequações que se faziam necessárias; alto custo de manutenção; e elevado custo de suporte mensal. Em 2009 a UFU decidiu não mais implantar este módulo e avançar na consolidação de uma solução interna que vinha atendendo até então de forma satisfatória. Percebeu se que os grandes gargalos do sistema não estavam em suas funcionalidades, mas sim em suas duas principais interfaces, ou seja, os formulários de PSM (Pedido de Solicitação de Manutenção) e o TBP (Transferência de Bem Patrimonial).

4 As principais dificuldades então enfrentadas eram: Falta de documentação de movimentação de bens, ou seja, o bem era retirado com a respectiva solicitação de serviço e o usuário somente receberia a sua via do formulário assinada pelo setor competente posteriormente, ocasionando o extravio ou a não devolução do documento, deixando o usuário com a carga patrimonial, mas sem um documento capaz de comprovar a retirada do bem; Operação manual de pedidos e processamentos de formulários, exigindo um número elevado de servidores para realizar a tarefa; Falta de logística estruturada para atender de forma eficaz as entregas de bens e coletas de equipamentos para manutenção e bens para baixa; Impossibilidade de conferência se o equipamento enviado para manutenção ou baixa correspondia com a placa de patrimônio e se a carga patrimonial estava registrada adequadamente em nome do solicitante; Morosidade do processo de manutenção de equipamentos, prejudicando tanto atividades de ensino como de pesquisa; Falta de transparência e segurança durante o processo de manutenção, uma vez que o usuário não tinha como acompanhar o andamento das várias etapas envolvidas na manutenção; Deficiência no acompanhamento dos contratos de manutenção e garantias de serviços externos realizados. No caso do TBP as vias do formulário acompanhavam o fluxo do equipamento do cedente até o receptor e posteriormente para a DIPAT, ficando o cedente sem possibilidade de acompanhamento do fluxo, sem saber se o receptor havia assinado o documento e sem a confirmação da transferência da carga patrimonial; As baixas patrimoniais em função de leilão dependiam de lançamento no sistema de cada item do leilão (foram identificados casos de bens que foram para leilão e que, posteriormente, não foram baixados no sistema por falha humana, permanecendo a responsabilidade da carga patrimonial sobre o usuário); Lançamentos errados em função de um preenchimento manual não legível ou equivocado;

5 Falta de segurança administrativa quanto à localização real dos bens e suas respectivas cargas de responsabilidade, conforme exigido pelos órgãos de controle; O processo de transferência de bens demandava um longo tempo de processamento e uma grande área de armazenamento de documentos; Indisponibilidade de uma relação de bens patrimoniais da instituição para consulta dos usuários. Assim, era necessário o envio de um MI para a DIPAT solicitando o referido relatório. Feito o diagnóstico das dificuldades que enfrentávamos no controle patrimonial, iniciamos em 2009 negociações junto ao CTI para começar o desenvolvimento deste projeto. No final de 2009 deu se início ao desenvolvimento destes sistemas complementares no intuito de possibilitar um controle patrimonial capaz de acompanhar todo o ciclo do bem na instituição desde sua recepção, armazenamento, tombamento, fechamentos contábeis, inventário, depreciação (em estudo), transferências de lotação, transferências de responsabilidade, pedidos de manutenção e laudo de baixa, partindo de uma base de dados única fornecida pelo SIPAT. Foram desenvolvidos então dois novos sistemas que substituiriam os formulários de papel PSM e TBP (usados à época) pelos módulos e respectivamente. Descrição principais etapas de implementação (o que foi feito, por quem, como e em quanto tempo) O primeiro sistema a ser criado foi o SME Sistema de Manutenção em Equipamentos, responsável por auxiliar o gerenciamento de manutenções dos equipamentos da Universidade, que estão distribuídos pelos seus vários setores. Tal sistema possui três módulos básicos: O primeiro se refere a cadastros gerais (usuários, permissões, unidades orçamentárias, locais de coleta/entrega, etc.). O segundo módulo faz o controle dos pedidos de manutenção (abertura, atendimento, laudo de baixa, etc.). O ultimo é responsável pelo Almoxarifado de peças usadas nas manutenções.

6

7 O desenvolvimento do SME Sistema de Manutenção em Equipamentos foi feito por 2 Analistas de Sistemas do próprio CTI (Centro de Tecnologia da Informação), e seu cronograma macro se acha apresentado abaixo: Análise de Requisitos: levantamento dos requisitos básicos do sistema. Projeto: estudo e definição dos seguintes parâmetros: Linguagem : PHP. Framework : Symfony Plataforma de desnvolvimento : NetBeans 6.8 com plugin Symfony embutido Banco de Dados : Postgresql Implementação: codificação dos módulos definidos durante a Análise de Requisitos. Documentação: criação dos manuais e video aulas para os usuários do sistema. Testes: realização de testes gerais e alguns testes alfa nas dependências do CTI (Centro de Tecnologia da Informação) junto aos principais usuários. Implantação: publicação versão final do sistema no domínio e estruturação da base de dados do SIPAT (Sistema Patrimonial). O segundo sistema complementar do patrimônio é o STP Sistema de Transferência Patrimonial, que facilita a transferência de bens entre os diversos setores da Instituição. Este possui dois módulos básicos: O primeiro se refere a cadastros gerais (usuários, permissões, unidades orçamentárias, etc.). O segundo módulo faz o controle dos pedidos de transferência de bens (abertura, aceite, autorização da Divisão de Patrimônio, etc.).

8

9 Semelhantemente aos pedidos de manutenção anteriormente mencionados, as transferências eram feitas em formulários de papel que não garantiam a confiabilidade do processo. Com o sistema atual, os diretores/usuários podem abrir um pedido, requisitar bens de outros departamentos. Em seguida, o diretor cedente aceita ou não a transferência. Caso ele aceite, o diretor solicitante deve confirmar a transferência. E, para finalizar, os atendentes da divisão de patrimônio recolhem o termo de responsabilidade (conforme recomendação do TCU) e encerram a transferência. O desenvolvimento do STP (Sistema de Transferência Patrimonial) também foi feito por 2 Analistas de Sistemas do próprio CTI (Centro de Tecnologia da Informação) cujo cronograma macro é encontrado abaixo: Análise de Requisitos : levantamento dos requisitos básicos do sistema. Projeto : estudo e definição dos seguintes parâmetros: o Linguagem : PHP. o Framework : Symfony o Plataforma de desnvolvimento : NetBeans 6.8 com plugin Symfony embutido o Banco de Dados : Postgresql Implementação : codificação dos módulos definidos durante a Análise de Requisitos. Documentação : criação das video aulas para os usuários do sistema. Testes : realização de testes gerais e alguns testes alfa nas dependências do CTI (Centro de Tecnologia da Informação) junto aos principais usuários.

10 Implantação : publicação versão final do sistema no domínio e estruturação da base de dados do SIPAT (Sistema Patrimonial). Obstáculos encontrados e soluções adotadas A primeira dificuldade foi a falta de uma equipe técnica para realização do projeto. Isto foi solucionado com a contratação de um servidor Analista de TI para sob a coordenação de Analista de TI UFU, auxiliar no desenvolvimento. Iniciado o projeto, o grande desafio foi a falta de um mapeamento de processo estruturado que direcionasse as ações de desenvolvimento, que solucionado com o mapeamento dos processos de gestão patrimonial e manutenção de equipamentos e a identificação de pontos críticos nos processos, com proposição de melhorias seguindo orientações dos órgãos de controle. No intuito de minimizar os impactos naturais de implantação de um novo sistema, optouse por realizar um piloto envolvendo cinco unidades: DIRAM Diretoria de Administração de Materiais; CTI Centro de Tecnologia da Informação; ICBIM Instituto de Ciências Biomédicas; FEQUI Faculdade de Engenharia Química e FACIP Faculdade Integrada do Pontal, que contribuíram demasiadamente com as sugestões de melhorias apresentadas e identificação de deficiências no sistema, ocasionando uma implantação com o mínimo de resistência e desgaste possível. No momento de implantação no restante da UFU o desafio era a atualização do organograma que determinava quem era responsável por qual área e qual centro de custo era responsável pelos débitos gerados nos processos de manutenção. Teve se cuidado com este passo porque uma importante funcionalidade do SME (Sistema de Manutenção de Equipamentos) é a de não permitir que um usuário não pertencente ao centro de custo ao qual o bem está vinculado possa fazer um pedido de manutenção, exigindo do mesmo a atualização de sua lotação utilizando o STP (Sistema de Transferência Patrimonial), funcionando como ferramenta de localização de bens não encontrados em inventários anteriores, frutos de movimentação não registrada.

11 Métodos ou instrumentos de monitoração de resultados (indicadores de desempenho etc.): Integração do sistema de gestão patrimonial com o servidor de s permitindo a emissão de no inicio e término de toda transação para os usuários envolvidos; Relatórios de cunho gerencial específicos por classe de usuários; Tanto no SME como no STP disponibilizam uma caixa postal que permite a visualização das solicitações e seu ciclo de vida. Controle das execuções de contratos de manutenção e garantias de prestações de serviços. Recursos (financeiros, materiais, competências) utilizados para implantação da prática: Foram utilizadas horas de dois Analistas de TI para desenvolver o sistema proposto. Instalação de computadores em quatro pontos da Divisão de Manutenção que passaram a receber e despachar seus serviços a partir do novo sistema. Principais resultados alcançados (quantitativos e qualitativos) situação atual, mudanças efetivamente ocorridas: Resultados Gerais: Disponibilização de uma Interface amigável e intuitiva para o usuário, disponível na plataforma web, acessível a partir de navegador web que pode ser acessado em qualquer lugar que possua internet. Redução no tempo e custo de treinamento através de vídeo aulas autoexplicativas, acessadas dentro do próprio sistema. Geração de um LOG de status no qual o usuário sabe a todo o momento em que estágio sua solicitação se encontra, evitando o desgaste de ligações entre usuários e atendentes.

12 Emissão automática de mensagens eletrônicas (e mail) para os diretores, nas aberturas e encerramentos de suas solicitações. Disponibilização de uma ferramenta de busca, para encontrar solicitações antigas. Gestão integrada de logística com emissões termos de coleta e entrega dos bens. Disponibilização de manuais de funcionamento do sistema. Redução do número de servidores diretamente envolvidos nos processos de tramitação de solicitações de manutenção e transferência patrimonial, possibilitando o direcionamento de suas atividades para processos que se encontravam com déficit de pessoal. Os Sistemas estão instalados nos servidores do CTI (Centro de Tecnologia da Informação), onde são feitos back ups diários, garantindo a integridade dos dados. Resultados Específicos (SIPAT Sistema de Patrimônio): Registro do organograma da instituição em Centro de Custos. Possibilidade de criação de vários Locais em cada centro de custo para a alocação de bens patrimoniais de forma mais organizada e definição de Responsável e co responsável por local. Tombamento do bem individualmente ou em lote. Geração do termo de responsabilidade para entrega. Gestão dos bens da instituição e de suas fundações de apoio de forma integrada. Fechamentos contábeis mensais e anuais do imobilizado por órgão. Resultados Específicos (SME Sistema de Manutenção de Equipamentos): Controla o volume peças do almoxarifado usadas nas manutenções. Gerenciamento dos custos com manutenção por Unidades Orçamentárias. Realização de atendimentos on line entre atendentes e usuários. Gestão de contratos terceirizados. Controle de garantias de serviços realizados por terceiros. Aumento da demanda de solicitações de 263 pedidos/mês para 750 pedidos/mês. Redução do tempo médio de atendimento de manutenção de 31 dias para 21 dias.

13 Resultados Específicos (STP Sistema de Transferência Patrimonial): Controle de fluxo da transferência de bens. Geração de termos de responsabilidade dos bens. Consulta de bens através do código de barra. Autonomia na emissão de relatório de bens patrimoniais da unidade em Excel ou PDF. Geração de transferências de vários bens em uma mesma solicitação, anteriormente era necessário um formulário de TBP para cada bem. Geração de recolhimentos de bens em desuso que estavam em boas condições, mas não são mais utilizados pela unidade. Este material é posteriormente aproveitado em outra unidade da instituição. Possibilidade de geração de termos de responsabilidade internos vinculado ao CPF do servidor que utiliza o bem. No momento da emissão de Laudo de Baixa no SME o sistema atualiza automaticamente a base de dados do SIPAT do referido bem. Redução no volume e fluxo de documentos em papel para processamento e armazenamento. Em função da possibilidade de processamento de transferências em lote foi identificada uma redução de 662 solicitações/mês para 515 solicitações/mês. Concluindo, é importante relatar a impressão da comunidade universitária com o uso dos sistemas aqui relatados. O primeiro aspecto tem a ver com a simplicidade dos sistemas, dispensando longos treinamentos para familiarização com os novos procedimentos a serem aprendidos e praticados. Neste sentido, destaca se a clareza das vídeo aulas às quais se pode recorrer sempre que necessário para sanar eventuais dúvidas. Em segundo lugar, vem a questão da agilidade que os sistemas foram capazes de imprimir aos processos que os motivaram, especialmente ao se comparar com o que se dispunha anteriormente. Deve se lembrar que a tramitação de formulários em papel através de protocolos usados pelas instituições públicas é bastante lenta. Em seguida, vem a confiabilidade, ao se dispensar o uso de formulários em papel passíveis de serem

14 extraviados ou mesmo perdidos, acarretando dificuldades e atrasando os processos administrativos. Finalmente, aparece com destaque a transparência de todas as operações efetuadas, ficando registrado para fins administrativos e, também, para acompanhamento dos usuários, todos os passos que foram dados, quem foram os responsáveis, e as datas em que os diversos atores tiveram participação, desde a abertura do processo até sua finalização. Assim, pode se considerar que os sistemas tiveram excelente receptividade junto à comunidade universitária, recompensando a administração superior por poder atender ás expectativas de conferir maior eficiência às atividades administrativas. Universidade Federal de Uberlândia Diretoria de Administração de Materiais Av. Amazonas, 2210 bloco 2Z Campus Umuarama Uberlândia MG