Como Reduzir Custos em Operações de BackOffice

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1 Como Reduzir Custos em Operações de BackOffice Luciano Moraes da Silva Marketing Global Services Xerox Global Services Outubro

2 Agenda Xerox Xerox Global Services Diferenciais Documentos Custos Processos Abordagem Ofertas 2

3 Xerox Xerox Xerox Global Services Xerox Innovation Group Xerox Office Group Xerox Production Systems Xerox Global Services Xerox Corporation Revenue Profit 2005 Worldwide $15.7BN $978 M Earnings $0.94 per share Cash balance $1.6 BN R & D Innovation 6% Revenue Employees: 55,000 Xerox Global Services Xerox Global Services Worldwide Revenue: $3.3bn Employees: 15,000 Countries 160 Xerox Global Services Europe Employees 4,000 Contracts: 1,200 Countries: 17 Issue Date - 2/6/06 3

4 Xerox Global Services Xerox Global Services Proposta de Valor Visão Xerox Global Services será a empresa inovadora líder na atividade de outsourcing de documentos e na transformação dos processos de negócio de seus clientes que possuem fluxo intensivo de documentos. Conhecer os fluxos operacionais baseados em documentos Entender a importância dos documentos nos processos da indústria de serviços financeiros 4

5 Software Black & White Color Xerox Corporation: O que você já esperava 49 Novos produtos só em 2005! Office Production DocuColor igen3 WorkCentre Pro Phaser Xerox Copy System Nuvera DocuTech WorkCentre CopyCentre Patentes, Prêmios & Reconhecimentos 643 US patentes em 2005* Serviços ganhados JD Power & Assoc. Certificação para Outstandingde de Serviço ao ao Cliente (2006) DocuShare ganhou InfoWorld 2006 Tecnologia do do Ano PC World Awards Produtos Phaser Melhores Compras para Businessreconhecimento para WorkCentreM118, M20 & CopyCentre118 lines IT IT Week Awards Phaser 4500N Xerox recebe HighestIT IT Honorsda revista NetworkComputing *IncludesFuji Xerox 5

6 Xerox Global Services: O que você não esperava Mais de 15,000 profissionais no mundo 1,000 consultores, especialistas em práticas de trabalho, sistemas integrados e processos de engenharia Operações em mais de 160 países no mundo 6

7 Diferencial O Diferencial Xerox Global Services Entendimento das Necessidades do Cliente Tecnologia Avançada Presença Global Expertise em Documentos Expertise em Processos de Negócios Metodologia Lean Six Sigma Experiência em Clientes Resultados Altamente Mensuráveis 7

8 Documentos e Processos Como a Xerox Melhora Processos de Negócio? Automação e Otimização de Tarefas -Completando tarefas mais rapidamente -Reduzindo o tempo total de processamento -Removendo redundâncias / Melhorando eficiência Garantia de Qualidade -Reduzindo erros -Mantendo o processo controlado Redução do Custo Operacional -Empregando atividades de baixo custo 8

9 Documentos Custos e Processos Redução de Custos e Otimização de Processos Documentos representam a maior oportunidade de redução de custos e otimização de processos Xerox Global Services: Reduz Custos do Negócio Melhora Processos de Negócio Portfólio de produtos e serviços líderes de mercado 9

10 Nossa Abordagem Nossa Metodologia Assess Design Improve / Manage Deliver Entender a oportunidade Projetar a melhor solução Implantar egerenciar o processo Apurar Resultados redução de custos e efetividade do processo 10

11 Nossa Abordagem Lean Six Sigma Xerox Global Services adotou a metodologia Lean Six Sigma para alcançar reduções de Assess Design Deliver custos, reduzir a variabilidade do processo e eliminar perdas em processos complexos. Xerox Lean Six Sigma é estabelecido utilizando uma abordagem aprovada e reconhecida pelo mercado: Define, Measure, Analyse, Improve, Control 11

12 Fazer Mais com Menos Create Define Measure Analyze Improve Control Estado atual Estado Futuro Vermelho = Atividades que não agregam valor para o cliente MENOS Etapas Tarefas Manuais Erros Ciclo do Negócio Time-to-Market Custo por Transação MAIS Eficiência Produtividade Melhor Serviço ao Cliente Valor agregado ao Cliente Controle Conformidade 12

13 Nossa Abordagem Tollgate Tollgate Tollgate Define Measure Analyze Definir a oportunidade sob perspectiva do cliente e do negócio. Qual é a oportunidade? Entender o processo e o seu desempenho. O que está acontecendo atualmente? Identificar os fatores críticos com maior impacto no desempenho do processo e determinar a causa raiz do problema. Como, quando e onde o problema ocorre? Tollgate Improve Control Desenvolver soluções. Qual é a solução? Implementar a solução e plano de controle. Monitorar o sucesso Pré-Assessment Define - Measure - Analyze Improve Control Proposta de Assessment DMAIC Relatório do Assessment DMAIC 13

14 Mundo Brasil 600 Master Black Belts e Black Belts Green Belts Yellow Belts Mais de Executivos e Gerentes treinados em liderança Lean Six Sigma Mais de projetos contribuíram para o aumento da lucratividades da Xerox 19 Master Black Belts e Black Belts 88 Green Belts 928 Yellow Belts 18 Executivos e Gerentes treinamentos em liderança Lean Six Sigma 14 projetos finalizados 28 projetos em andamento 14

15 Nossas Ofertas Processamento centralizado de contratos de câmbio Sistema de captura e indexação de imagens Central de Digitalização + captura distribuída em 10 Sites 22 Tipos de Documentos Integração ao sistema de workflow Substituição de sistema legado, mantendo e ampliando suas funcionalidades 15

16 Processamento de abertura de contas correntes Através de um fluxo específico, cria uma segmentação na análise e validação da documentação, garantindo a conformidade total do processo. A automação do processo de Abertura de Conta permite ainda, a captura de todos os documentos diretamente nas agências e a formalística em diversas centralizadoras especializadas localizadas remotamente. 16

17 Processamento de abertura de contas correntes Indexação Captura On Site ou Off Site Upload to Host Análise Documental Controle de Qualidade Recorte de Assinaturas Pesquisas Cadastrais Guarda Física 17

18 Processamento de abertura de contas correntes Telas de Análise 18

19 Processamento de abertura de contas correntes Gestão em Tempo Real 19

20 Processamento de abertura de contas correntes Benefícios Redução de custos operacionais Aumento da produtividade Acompanhamento on-line da evolução do processamento Fluxo eletrônico para tratamento de pendências Melhor qualidade no serviço prestado e relacionamento com o cliente Rastreabilidade dos documentos tratados, gerando rapidez na obtenção da informação Melhoria e apoio nos processos do Jurídico e Auditoria Geração de relatórios gerenciais sobre os processos de clientes 20

21 Automação de backoffice de agências Terceirização total do processamento de documentos financeiros PREPARAÇÃO TRANSMISSÃO DIGITAÇÃO E BATIMENTO ANÁLISE DE FRAUDES TRATAMENTO DE RECUSADOS GERAÇÃO DE REMESSAS CAPTURA OCR / ICR FORMALÍSTICA LIBERAÇÃO E AUTORIZAÇÃO AUTENTICAÇÃO 21

22 Automação de backoffice de agências Terceirização total do processamento de documentos financeiros Cockpit Gerencial gestão total do processo 22

23 Automação de backoffice de agências Terceirização total do processamento de documentos financeiros Redução de Custos: A utilização de tecnologias de ICR/OCR permitirá o tratamento automático e centralizado dos documentos, através do reconhecimento automático dos diversos tipos de documentos, e, principalmente, da leitura automatizada de valores de cheques e até mesmo do CMC7; Os resultados obtidos em ambiente de produção apresentam um índice de reconhecimento entre 50 e 70%, permitindo com isso uma redução proporcional de posições de digitação e operação; Verificação automática de assinaturas, possibilitando a conferência centralizada e liberação sistêmica por análise Biométrica em qualquer praça, em casos de saques fora da praça/agência de origem, em conformidade com o conjunto de regras de negócios previamente definidas; Como todos os documentos são capturados na origem, todos podem ser transportados através de carros leves, visto que 100% deles estão logados, processados e com suas imagens armazenadas localmente (por até 05 dias) e nas centralizadoras correspondentes. Melhora da Qualidade: Toda a operação é monitorada de forma centralizada sendo definidos os padrões de qualidade para todos os processos. O gerente de produção pode monitorar cada fase da operação, identificando gargalos de forma on-line. 23

24 Automação de backoffice de agências Terceirização total do processamento de documentos financeiros Geração de Novos Produtos: Disponibilização instantânea de documentos capturados para consulta, via CD, Intranet / Internet, impressão e fornecimento de documentos de movimentos anteriores de forma imediata para os clientes e outros mais que poderão ser disponibilizados a partir de requerimentos específicos. Redução de Fraudes: Uma vez que os documentos são tratados de forma centralizada, todas as operações registradas em logs de segurança, desmembramento dos envelopes com os documentos sendo digitados por estações distintas e a recomposição dos envelopes por uma operação sistêmica, tornam-se reduzidíssimas as possibilidades de ocorrências de fraudes. Centralização de Decisões: As regras de negócio operacionais poderão ser alteradas apenas na centralizadora, uma vez que o processo nas agências consiste basicamente na captura dos documentos e na autenticação destes. Aumento da Janela de Produção: Com a possibilidade de captura remota (no backoffice), a janela de produção é iniciada a partir da abertura da agência, evitando o represamento de movimentos. 24

25 Automação de backoffice de agências Terceirização total do processamento de documentos financeiros Outros Recursos: Captura e processamento de imagens de todos os tipos de documentos, principalmente de documentos A4; Auditoria completa sobre todas as transações efetuadas no processamento dos documentos, permitindo identificar e analisar através log, possíveis tentativas de fraude, deficiências técnicas e operacionais, dos processos; Todas as imagens capturadas remotamente, no formato JPEG - 200DPI tons de cinza, podem ser transmitidas a partir do fechamento das agências ou a qualquer hora da madrugada, constituindo um BANCO de imagens em formato original, de excelente qualidade, criptografadas e assinadas digitalmente, de forma individualizada, para diponibilizações posteriores ou guarda de segurança, como cópia fiel do documento original 25

26 Como conseguimos atingir esses objetivos? Mudança da forma de custeio da operação Redução dos custos operacionais Redução dos riscos operacionais 26

27 Metodologia - P & D Parcerias Tecnológicas e Operacionais Silx DataGlyphs 27

28 XEROX GLOBAL SERVICES Nós trabalhamos com nossos clientes para melhorar e gerenciar seus processos de negócios com uso intensivo de documentos. Xerox Global Services é líder mundial no outsourcing de documentos. Managed Services Gestão da produção de documentos Office Services Controle na gestão de documentos e ativos no escritório Business Process Automação dos processos baseados em documentos 28

29 Como Reduzir Custos em Operações de BackOffice Luciano Moraes da Silva Marketing Global Services Xerox Global Services Outubro

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