Índice. Introdução. Entenda porque vale a pena administrar o seu tempo. Saiba quem rouba o seu tempo. Separe o importante do urgente

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2 Índice Introdução Entenda porque vale a pena administrar o seu tempo Saiba quem rouba o seu tempo Separe o importante do urgente Defina prioridades Aprensa a usar seu Não seja refém dos seus s Menos reunião e mais trabalho Faça suas anotações com critério Tenha cuidado com as multitarefas Sincronize a sua vida digital Use as redes sociais com moderação Conclusão

3 Introdução Vivemos em uma era onde a humanidade tem necessidades cada vez mais urgentes e isso se dá pela rapidez com a qual tudo acontece. Como consequência, hoje um dos maiores desafios profissionais do ser humano é executar todas as tarefas do dia em um período de tempo estipulado, o que na maioria das vezes não acontece devido aos contratempos da vida moderna. Nesta cartilha, a Cooperforte traz 11 dicas que vão ajudar você a lidar com os fatores que atrapalham a sua rotina, ensinando-o a utilizar e otimizar de forma consciente o seu tempo durante o trabalho. Boa leitura! 3

4 Entenda porque vale a pena administrar o seu tempo Muitas pessoas perguntam por que precisam ter mais tempo na vida. A gestão do tempo traz equilíbrio e resultados. Quem busca somente resultados, geralmente não consegue administrar o tempo com equilíbrio. Mas o equilíbrio deve servir para se obter resultados. Por isso a gestão de tempo, quando feita de forma eficaz, ajuda a alcançar as duas coisas; ou seja, viver bem e prosperar, ao mesmo tempo. 4

5 Saiba quem rouba seu tempo Por que as pessoas não têm tempo? Primeira coisa: As pessoas perdem a concentração com os próprios pensamentos, que não param de nos lembrar das coisas que precisamos resolver, nos fazendo perder tempo e entrar na multitarefa. Esses pensamentos são, basicamente as tarefas que você tem a cumprir em determinado dia, mas não as mapeou em uma lista ou ferramenta de organização de agenda. Por isso é importante que você utilize ferramentas como Outlook, Neotriad ou até mesmo um caderno no seu dia a dia. Mas, cuidado. O uso de muitas ferramentas, simultaneamente, pode fazer você perder ainda mais tempo do seu dia. Escolha uma única agenda para centralizar suas tarefas. Pode ser a agenda pessoal, a agenda de trabalho ou o seu smartphone. A partir do momento em que você escolher uma ferramenta para organizar seus compromissos, os pensamentos ladrões de produtividade vão desaparecer. 5

6 A diferença entre importante e urgente é fundamental para você utilizar melhor o seu tempo. Separe o importante do urgente aconteceu, observando o que foi de fato urgente, e o que era importante. Separando um de outro, você organizará melhor o seu tempo. Importantes são atividades que se deve cumprir. Se possível, de forma planejada, para que deem o resultado esperado. Já as atividades urgentes, não. Elas surgem de forma inesperada e quase sempre se tem pouquíssimo tempo para executá-las. Logo, você precisa cuidar delas o quanto antes. A partir do momento em que você aprende a distinguir o urgente de o importante, você consegue organizar suas atitivades e ter mais tempo. Faça um resumo das urgências da semana e uma análise do que 6

7 Defina prioridades Priorizar bem o dia garante obter mais resultados no final. Mas como fazer isso? Priorizar é dar uma ordem sequencial e numérica ao que você tem para fazer no seu dia, e seguir esta ordem cumprindo uma tarefa por vez. Se você trabalha em uma empresa e vai focar em um projeto ou no atendimento a alguém, então coloque esta como a prioridade do dia. Coloque o resultado em primeiro lugar para depois atender as demandas operacionais. O que colocar no topo das prioridades ao longo do dia é algo que você precisa definir. Por exemplo, se você for empreendedor e estiver buscando mais faturamento para a sua empresa, então você deve focar mais em faturamento. Coloque as primeiras prioridades com esse foco, gerencie suas demandas para atender isso, e as outras tarefas vão se encaixar ao longo do dia. 7

8 Aprenda a usar seu Uma das melhores formas de se utilizar um é ter a consciência de que você utiliza uma Caixa de Entrada, e não uma Caixa de Permanência. A sua caixa de entrada deve servir para ler os s que receber e dar algum andamento a eles, sem ficar ansioso para zerar a lista de mensagens, comportamento que pode se tornar obsessivo após algum tempo. Movê-lo para uma pasta armazenada, pois é uma informação; Responder e excluir o para que ele não permaneça na sua caixa de entrada; Ou transformá-lo em uma ação. Seja uma tarefa ou um compromisso. Por outro lado, terminar seu expediente com sua caixa de entrada zerada é o ideal. Mas como fazer isso de uma forma simples, ágil e eficaz? Visualize o . Se o conteúdo não servir, mova para a Lixeira. Se o conteúdo for relevante e útil para seu trabalho, você tem três opções: 8

9 Não seja refém dos seus s Um dos grandes ladrões de tempo do dia a dia das pessoas é o . Essa ferramenta, quando não utilizada da forma eficiente, pode gerar grandes problemas à sua rotina de trabalho. Conheça algumas dicas para ajudar você a controlar sua caixa de entrada: Não fique conectado ao ; você não trabalha por recebido. Você trabalha por tarefa. As pessoas que trabalham chechando s a todo instante perdem a concentração e tendem a iniciar as multitarefas, não cumprindo uma só delas. De acordo com pesquisas, utilizar o a todo o momento pode causar perda de 12 pontos no QI do ser humano. Uma boa saída é estipular horário. Quatro, cinco, seis horários por dia para checar o , dependendo da sua área de trabalho, é mais funcional. 9

10 O que fazer para reduzir a quantidade de reuniões? Aprenda a dizer não! A sua presença é indispensável em todas as reuniões ou será que você faz questão de participar? Se você se encaixa na segunda situação, então pode cancelar boa parte das suas reuniões. Menos reunião e mais trabalho Uma das formas de evitar reuniões extensas é marcar um cafezinho, um bate-papo no corredor da empresa, ou às vezes, uma reunião em pé. Existem inúmeras alternativas para reduzir a quantidade de reuniões na sua empresa. Escolha uma de acordo com o seu contexto de trabalho. Muitas vezes você é convocado para a reunião já sabendo qual será a pauta e sabendo o que precisa falar. Então, acelere a resolução, enviando um , e dispense sua presença. 10

11 Faça suas anotações com critério Usar papel e caneta para gerenciar o seu tempo pode ser muito produtivo. Basta adotar alguns padrões. Por exemplo, se você utiliza um caderno, coloque a data em que você está fazendo a anotação no topo da página e use uma folha por dia, ou divida no meio e utilize uma folha para dois dias. Assim você evita possíveis confusões. Ao colocar a data e separar suas anotações, obtém-se uma organização visual e mental de suas informações. Para aqueles que usam agenda de papel, a dica é a seguinte: a maioria das agendas possui páginas datadas e com horários que ficam ao lado esquerdo. Divida sua agenda no meio, e do lado esquerdo anote as reuniões que você já esta costumado a fazer. Já do outro lado, coloque as tarefas que precisam ser executadas naquele dia, com a duração de tempo de cada uma. Assim, é possível ter uma visão geral da quantidade de horas que serão utilizadas para cada prioridade do seu dia. Diante disso, é mais fácil analisar se o seu dia está sendo produtivo ou se está cheio de tarefas que você não conseguirá cumprir. 11

12 Tenha cuidado com as multitarefas Não é possível dar atenção a mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Algumas pessoas insistem em iniciar várias tarefas ao mesmo tempo, e com isso perdem em torno de 10 a 30 por cento do seu dia. A melhor estratégia é realizar uma tarefa por vez. Se você está executando a tarefa A e surgir a tarefa B, anote a tarefa e analise: isso realmente deve ser feito nesse momento? É urgente? Se for urgente, comece essa nova tarefa e se concentre em terminá-la. Quando concluir essa tarefa, retorne para a tarefa anterior. Isso se chama sequenciamento de tarefas, e evita o pular de galho em galho e perder tempo no seu dia. 12

13 Sincronize a sua vida digital Quer abolir o papel de sua vida e transpor suas atividades para ambiente digital? Veja algumas dicas: Crie um ambiente de sincronismo. Se você usar tecnologia de forma distribuída, sem que seus dispositivos estejam conectados, você pode planejar errado e não conseguir gerenciar o seu tempo de forma eficiente. Se você usa o Outlook no trabalho, em casa, e tem um smartphone, escolha uma ferramenta que sincronize todas as contas. Pode ser uma ferramenta na nuvem, como Google App ou Neotriad, que permita a você sincronizar o Outlook no seu desktop, no seu tablet ou smartphone. Sincronize informações fundamentais, como suas reuniões e, principalmente, suas tarefas. Em casa, por exemplo, você pode planejar sua semana e suas tarefas na ferramenta na nuvem; quando chegar ao trabalho, você terá todas as informações e o que precisa fazer. 13

14 Use as redes sociais com moderação O uso das Redes Sociais dentro das empresas é alvo de discussões entre os que são a favor e os que são contra. O uso disciplinado das Redes Sociais nos favorece também profissionalmente. Porém, deve-se utilizar delas sem exageros e sem comprometer o foco enquanto você executa seu trabalho. Uma boa solução para controlar o tempo que você gasta acessando as Redes Sociais é cancelar os avisos de s. Assim, você só verá suas notificações quando entrar de fato no seu perfil, não antes disso. permitem a você cadastrar várias redes das quais participa, e atualizálas em um único lugar. Mais rápido, mais prático, e você otimiza seu tempo com isso. Utilizar outras formas para ler o que seus amigos estão falando também é um jeito inteligente de usar as redes com moderação. Você não precisa ler tudo ou saber tudo o que aconteceu com eles. Nos momentos em que você acessar as redes, se atenha às primeiras linhas ou página, sem procurar postagens anteriores, evitando perder um tempo precioso nesta busca. Lembre-se: é você que comanda a rede e não a rede que comanda você. Outra solução é utilizar agregadores. Ferramentas, como o TweetDeck, 14

15 Conclusão Gerenciar melhor o tempo está ao seu alcance. Atividades simples, como responder s ou comparecer a reuniões podem ser vilões da produtividade diária. Com essa Cartilha, a Cooperforte traz dicas de como reagir às mais diversas situações cotidianas de falta de tempo, para ajudar você a se organizar melhor e garantir a produtividade durante o horário de trabalho. A Cooperforte almeja que o conteúdo dessa cartilha seja útil, ajudando você a reconhecer seus ladrões de tempo e a aprimorar o seu desempenho. 15

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