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1 Nota Fiscal Eletrônica de Serviços Perguntas Frequentes Versão 8.1 Atualizado em 26/08/2015

2 Copyright 2004/ VLC As informações contidas neste caderno de Perguntas e Respostas são de propriedade da VLC Soluções Empresariais Ltda., e não poderão ser usadas, reproduzidas ou divulgadas sob qualquer forma, sem autorização prévia. O conteúdo deste caderno de Perguntas e Respostas tem caráter exclusivamente técnico e informativo. É reservado a VLC, o direito de promover sem aviso prévio, as alterações que julgar necessárias. VLC Soluções Empresariais Ltda. Página 1

3 Índice 1. Qual o tipo da NFSe eu devo escolher? Ao acessar o sistema a nota fiscal não apareceu corretamente, o que devo fazer? O que significa autenticar a NFSe e como fazê-lo? Ao emitir a NFSe como devo digitar o CPF/CNPJ? Quais os dados da NFSe podem ser retificados? Errei o tipo da NFSe, o que devo fazer? Através do sistema eletrônico de notas fiscais o contribuinte tem como saber se possui débitos referentes ao ISS mensal? As empresas que possuem sistema próprio de emissão de RPS tem como importar esses dados para o módulo de NFSe? Como faço para saber se um determinado tomador possui cadastro no sistema? Possuo vários tomadores cadastrados no meu sistema, como faço para importá-los para o sistema da prefeitura? Como faço para inserir o logotipo da minha empresa na NFSe? Como faço para cancelar uma NFSe? Como faço para imprimir a guia de ISS? Como faço para imprimir a guia de ISS em atraso? Como faço para enviar a NFSe por ? Como faço para enviar a NFSe em arquivo XML? Há na NFSe um campo de descrição geral onde o contribuinte possa colocar as informações e/ou observações que ele achar necessárias? Como faço para imprimir a NFSe? Para que serve o controle de recebimentos de NFSe? O que é o download de RPS off line? Página 2

4 1. Qual o tipo da NFSe eu devo escolher? Atualmente temos quatros tipo de NFSe, são eles: a) Devido no município pelo prestador, representado pela letra N ao lado do valor do ISS, esse tipo deve ser selecionado quando o ISS for pago pelo prestador no município onde ele é domiciliado, situação que é a regra; b) Devido no município pelo tomador, representado pela letra T ao lado do valor do ISS, esse tipo deve ser selecionado quando quem for pagar o ISS for o tomador (ou prestador) e o ISS for devido no município onde o prestador estiver domiciliado. Importante ressaltar que nos dois casos apresentados, são situações em que o ISS é devido no município onde o prestador estiver domiciliado, sendo diferente somente quem deve pagar: no primeiro caso quem deve pagar é o prestador e no segundo o tomador ou prestador. c) Devido conforme regime do Simples Nacional ou MEI: representado pela letra P ao lado do valor do ISS, este tipo deve ser selecionado quando o prestador for: optante por um dos regimes tributários acima destacados e contribuinte do ISS no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). O tipo acima impede que o usuário consiga gerar a guia de ISS do município visto que o tributo municipal será pago na guia do DAS. Exceção 1: nos casos em que a empresa é optante pelo Simples Nacional e o ISS for pago pelo tomador (vide tais situações no art. 3º da LC 116/2003) na guia própria do município do prestador, o tipo correto a ser selecionado é o T (devido no município pelo tomador), pois neste caso o tomador conseguirá imprimir a guia de recolhimento do ISS. Página 3

5 Exceção 2: nos casos em que a empresa é optante pelo Simples Nacional e o ISS for pago em outro município (Vide tais situações no art. 3º da LC 116/2003) na guia própria do município onde o serviço foi realizado, o tipo correto a ser selecionado é o R (devido em outro município). Este tipo não gera a guia de recolhimento de ISS e não gera débito para o prestador pois o imposto será recolhido em outro município. Importante: Quando a guia do DAS for gerada pelo contador ou escritório de contabilidade, deve-se efetuar a dedução da base de cálculo do ISS referente aos valores já recolhidos na exceção 1 (recolhido pelo tomador) e exceção 2 (recolhido em outro município). A dedução somente deverá ser feita no caso do ISS ter sido recolhido pelo tomador ou em outro município, caso contrário, não deve ser deduzido. d) Devido em outro município, representado pela letra R ao lado do valor do ISS esse tipo deve ser selecionado quando o ISS não for devido no município do estabelecimento do prestador, mas em qualquer outra municipalidade. Este tipo também é usado para quem é fixo, isento ou imune. 2. Ao acessar o sistema a nota fiscal não apareceu corretamente, o que devo fazer? Para que as notas fiscais e relatórios sejam carregados corretamente, o usuário deve desabilitar o bloqueio do pop-up da página do Geisweb. Exemplo: Página 4

6 3. O que significa autenticar a NFSe e como fazê-lo? Ao emitir a NFSe o contribuinte deve clicar em confirmar, isto significa que todos os dados do documento fiscal foram salvos, mas todos eles podem ser alterados a qualquer momento, e também há uma marca d água com a nomenclatura conferência sem valor legal. Após a confirmação de todos os dados, o emitente de NFSe deve autenticar o documento fiscal. Somente a partir da autenticação é que a NFSe passa a ter validade fiscal e a marca d água com o título conferência sem valor legal não aparece mais também é gerado a partir da autenticação o número de controle da NFSe localizado no canto superior direito da nota fiscal. Em suma, autenticação significa dar à NFSe validade fiscal. Para autenticar a NFSe o contribuinte pode fazê-lo de duas formas: a) Individualmente, ou seja, uma NFSe por vez: para isso basta acessar o módulo nota fiscal eletrônica clicar na aba nota fiscal selecionar a opção emissão digitar a competência e clicar no botão buscar ao localizar a NFSe clique no ícone de autenticação (este é o ícone) ; b) Geral, ou seja, autenticar todas as NFSe de uma única vez: para isso basta acessar o módulo nota fiscal eletrônica clicar na aba relatórios selecionar a opção recibo de entrega de declaração clicar em buscar, aparecerá um relatório, na última coluna chamada controle, clique no ícone imprimir o recibo, e todas as NFSe serão autenticadas de uma única vez. 4. Ao emitir a NFSe como devo digitar o CPF/CNPJ? Ao emitir a NFSe o prestador de serviços deve digitar os dados de CPF ou CNPJ do tomador, sem pontos, traço ou barra, somente devem ser digitados os números. Página 5

7 5. Quais os dados da NFSe podem ser retificados? A retificação da NFSe somente pode ser realizada após a autenticação do documento fiscal, pois antes da autenticação o prestador do serviço consegue alterar qualquer dado. (vide questão nº 3) Os dados que podem ser retificados são: alguns tipos, valores dos tributos federais e o campo de descrição dos serviços. 6. Errei o tipo da NFSe, o que devo fazer? Quando o contribuinte emite e valida a NFSe e percebe que errou o tipo do documento fiscal, ainda assim ele conseguirá retificar o tipo da NFSe nas seguintes hipóteses: a) As NFSe emitidas no tipo devido pelo prestador (tipo N) somente poderão ser retificadas para o tipo devido pelo tomador (tipo T) e vice-versa. Tal situação ocorre, pois em ambos os casos, tanto no tipo N como no tipo T o ISS é devido no município do estabelecimento do prestador. b) As NFSe emitidas no tipo devido conforme regime do Simples Nacional/MEI/EIRELI (tipo P) poderão ser retificados para o tipo devido no município pelo prestador (tipo N), devido no município pelo tomador (tipo T) e devido em outro município (tipo R), e vice e versa para o tipo devido em outro município. Tal situação ocorre, pois em ambos os casos o sistema não permite a geração de guia de arrecadação de ISS, em razão do ISS ser pago na guia do DAS quando o regime jurídico da empresa for Simples Nacional/MEI/EIRELI, ou do ISS ser devido fora do estabelecimento do prestador, mas devido em qualquer outro município. Entretanto, se o contribuinte emitiu a NFSe como devido no município pelo prestador(tipo N) ou devido pelo tomador (tipo T) quando o correto seria devido conforme regime do simples nacional (tipo P) ou retido em outro município (tipo R), Página 6

8 tal retificação somente poderá ser processada pela prefeitura, e neste caso orientamos o contribuinte a entrar em contato com o setor de tributação para que o responsável possa efetuar tal retificação. 7. Através do sistema eletrônico de notas fiscais o contribuinte tem como saber se possui débitos referentes ao ISS mensal? Sim, para isso basta clicar na aba relatórios e selecionar a opção extrato de pagamentos clicar no botão buscar todos. Aparecerá na tela, separado por competência, o valor do ISS declarado, o respectivo valor pago, a data do pagamento do imposto (se o tributo estiver pago) e o valor em aberto, caso exista algum débito. Portanto, este é um relatório onde o contribuinte pode acompanhar se possui, ou não, algum débito com a prefeitura no que se refere ao ISS mensal. Página 7

9 8. As empresas que possuem sistema próprio de emissão de RPS tem como importar esses dados para o módulo de NFSe? Sim, o sistema de nota fiscal eletrônica do Geisweb disponibiliza a opção de importação de dados de RPS. (Vide layout no manual da NFSe do Geisweb). Para importar o arquivo de RPS (Recibo provisório de serviço) o contribuinte deve primeiro validá-lo e, posteriormente importá-lo. A validação é importante somente para a primeira importação, as importações seguintes não precisarão ser validadas, pois ao validar o primeiro arquivo de importação o sistema automaticamente habilita o usuário para efetuar importações posteriores sem a necessidade de validação. Para a validação o contribuinte deve clicar na aba manutenção e selecionar a opção validação de RPS importar o arquivo em TXT e aguardar a mensagem: o arquivo foi validado. Para importar o arquivo do RPS o contribuinte deve clicar na aba manutenção e selecionar a opção importação de arquivo de RPS importar o arquivo TXT e aguardar a mensagem: arquivo importado com sucesso. Para visualizar o RPS importado basta clicar na aba relatório selecionar a opção registro de prestação de serviços e clicar em buscar. Importante lembrar que após a importação as NFSe devem ser autenticadas. (Vide questão nº 3) Página 8

10 9. Como faço para saber se um determinado tomador possui cadastro no sistema? Para pesquisar se um determinado CNPJ ou CPF possui cadastro no sistema, basta clicar na aba manutenção, selecionar a opção cadastro de tomadores, onde aparecerá uma tela com todos os tomadores cadastrados no sistema. Para utilizar a opção de pesquisa o usuário do sistema deve posicionar a seta do mouse em cima de algum dado (pode ser em cima do CNPJ/CPF, Razão Social, Endereço, Bairro, Cidade ou ), aparecerá uma setinha ao lado direito, clique na seta, aparecerá quatro opções de pesquisa: 1 - ordem ascendente; 2 - ordem descendente; 3 - colunas (neste filtro o usuário pode excluir alguma coluna da tela de visualização dos cadastros; pode ser a coluna do CNPJ, razão social, endereço, bairro, cidade ou ) e; 4 - filtro - nesta opção o contribuinte pode pesquisar o tomador através do CNPJ, para isso bastar digitar o número do CNPJ sem pontos, traço ou barra somente os números. Abaixo está a tela que será mostrada ao usuário para escolher como deseja efetuar a pesquisa. Para limpar o filtro basta clicar no ícone do filtro localizado na parte inferior da tela. Ao clicar neste ícone o filtro aplicado é limpo e a tela é restaurada (ou seja, a tela aparece da forma como estava inicialmente). Página 9

11 10. Possuo vários tomadores cadastrados no meu sistema, como faço para importá-los para o sistema da prefeitura? Esta opção somente deve ser utilizada pelas empresas que importam RPS. Para importar o cadastro de tomadores o contribuinte deve obedecer ao layout descrito no manual da NFSe. Uma vez que o arquivo de importação de tomadores esteja no padrão do layout - para importar o arquivo basta clicar na aba manutenção selecionar a opção importação de tomadores anexar o arquivo e clicar em importar. Importante destacar: primeiro o contribuinte importa o RPS e, posteriormente, deve importar o cadastro dos respectivos tomadores; ainda, o sistema não fará a importação do tomador se não tiver sido emitido nenhum RPS para ele. 11. Como faço para inserir o logotipo da minha empresa na NFSe? Para inserir o logotipo da empresa na NFSe o contribuinte deve clicar na aba manutenção, selecionar a opção importação de logotipo, aparecerá uma tela de importação para o usuário anexar o arquivo com o logotipo, após anexado, o logotipo sairá em todas as NFSe que o contribuinte imprimir ou emitir. 12. Como faço para cancelar uma NFSe? A NFSe poderá ser cancelada pelo próprio contribuinte dentro do prazo de 10 (dez) dias, para isso basta o contribuinte acessar o módulo nota fiscal eletrônica, clicar na aba nota fiscal, selecionar a opção cancelamento, digitar a competência da nota fiscal a ser cancelada e, depois, clicar em buscar, após localizar a NFSe a ser cancelada basta clicar no ícone cancelar localizado na coluna controle. Após este prazo de 10 (dez) dias o contribuinte deve solicitar à prefeitura autorização e liberação da NFSe para o cancelamento; neste caso é importante o contribuinte verificar na legislação municipal qual o prazo máximo para o cancelamento da NFSe e qual o procedimento a ser adotado. Página 10

12 Se expirado os 10 (dez) dias para o cancelamento da NFSe e o contribuinte necessitar cancelar essa NFSe, e a prefeitura autorizar e liberar o cancelamento do documento, após liberado o cancelamento da NFSe, a nota fiscal fica disponível na aba nota fiscal cancelamento, aí basta o contribuinte clicar no ícone cancelar para invalidar a NFSe. Portanto, ressaltamos, quem deve efetuar o cancelamento da NFSe é sempre o contribuinte, compete à prefeitura, se a legislação prever, autorizar e liberar o cancelamento da NFSe quando expirado o prazo de 10 (dez) dias, após liberada, a NFSe ficará disponível para o contribuinte efetuar cancelamento. Ainda, cabe destacar que depois de cancelada, a NFSe continua registrada no sistema com uma marca d água cujo título é CANCELADA. 13. Como faço para imprimir a guia de ISS? Para o contribuinte emitente de NFSe imprimir a guia de ISS ele deve clicar na aba pagamentos e selecionar a opção: a) Guia de recolhimento devido se o tipo da NFSe emitida tiver sido devido pelo prestador - tipo N (Vide questão nº 01); b) Guia de recolhimento retido se o tipo da NFSe emitida for devido pelo tomador tipo T (importante ressaltar que no tipo T tanto o prestador de serviço como o tomador conseguem emitir a guia de arrecadação do ISS. Após a escolha da guia de arrecadação, se devida ou retida, abrirá uma janela para o contribuinte digitar a competência da NFSe, clicar em buscar uma vez localizada a nota fiscal o contribuinte pode: a) Imprimir a guia individualizada: para isso basta o contribuinte clicar no ícone imprimir guia situado na última coluna chamada controle Página 11

13 abrirá uma tela de visualização da guia de arrecadação do ISS, para imprimir basta clicar no ícone azul existente no canto superior direito da guia. b) Imprimir a guia acumulada para isso basta o contribuinte clicar no botão acumulada localizado ao lado do botão buscar - abrirá uma tela de visualização da guia de arrecadação do ISS, para imprimir basta clicar no ícone azul existente no canto superior direito da guia. 14. Como faço para imprimir a guia de ISS em atraso? Para o contribuinte emitente de NFSe imprimir a guia de ISS em atraso ele deve clicar na aba pagamentos e selecionar a opção: a) Guia de recolhimento devido em atraso se o tipo da NFSe emitida tiver sido devido pelo prestador - tipo N (Vide questão nº 01); b) Guia de recolhimento retido em atraso se o tipo da NFSe emitida for devido pelo tomador tipo T (importante ressaltar que no tipo T tanto o prestador de serviço como o tomador conseguem emitir a guia de arrecadação do ISS. Após a escolha da guia de arrecadação, se devida em atraso ou retida em atraso, abrirá uma janela no sistema para o contribuinte digitar a competência da NFSe, após digitar a competência clicar em buscar uma vez localizada a nota fiscal o contribuinte pode escolher a data do vencimento da guia em atraso (a data de vencimento pode ser atual ou data futura) e ainda: a) Imprimir a guia individualizada: para isso basta o contribuinte clicar no ícone imprimir guia situado na última coluna chamada controle abrirá uma tela de visualização da guia de arrecadação do ISS, para imprimir basta clicar no ícone azul existente no canto superior direito da guia. Página 12

14 b) Imprimir a guia acumulada para isso basta o contribuinte clicar no botão acumulada localizado ao lado do botão buscar - abrirá uma tela de visualização da guia de arrecadação do ISS, para imprimir basta clicar no ícone azul existente no canto superior direito da guia. Ressaltamos que a data de vencimento escolhida pela contribuinte sairá destacada, na guia de arrecadação de ISS em atraso, com a seguinte nomenclatura: cálculo realizado para pagamento em dd/mm/aaaa. 15. Como faço para enviar a NFSe por ? Para enviar a NFSe por o contribuinte pode fazê-lo de duas formas: a) Acessar o módulo de nota fiscal eletrônica, clicar na aba nota fiscal, selecionar a opção emissão e digitar a competência da NFSe que será enviada por após digitar a competência clicar em buscar uma vez localizada a NFSe clicar no ícone enviar por após clicar aparecerá a seguinte mensagem na tela: A NFSe foi enviada para o este é o endereço cadastrado pelo tomador caso o contribuinte possua outro para contato sugerimos a opção seguinte; b) Essa opção é utilizada para os contribuintes que prefiram digitar os s dos tomadores de serviço ao enviar a NFSe, basta clicar na aba nota fiscal, selecionar a opção emissão e digitar a competência da NFSe que será enviada por após digitar a competência clicar em buscar uma vez localizada a NFSe clicar no ícone enviar para diversos s após clicar no ícone ao lado será aberta uma janela basta o contribuinte digitar o do destinatário e a nota fiscal será enviada na forma de uma link. Página 13

15 16. Como faço para enviar a NFSe em arquivo XML? Para exportar o arquivo XML basta o contribuinte clicar na aba manutenção selecionar a opção exportação de XML o contribuinte pode exportar NFSe de duas formas: a) Exportar as NFSe de uma determinada competência, para isso basta digitar a competência e clicar em exportar, o sistema abrirá uma janela para o usuário escolher onde deseja salvar o arquivo XML; b) Outra forma de exportar é selecionando um intervalo de NFSe, para isso basta o contribuinte digitar a NFSe inicial e a NFSe final, o sistema abrirá uma janela para o usuário escolher onde deseja salvar o arquivo XML. 17. Há na NFSe um campo de descrição geral onde o contribuinte possa colocar as informações e/ou observações que ele achar necessárias? Sim, o campo descrição está localizado no corpo da nota fiscal, na parte inferior da NFSe e é o último dado a ser preenchido este campo pode ser retificado sempre que o contribuinte assim necessitar, mesmo após a autenticação da NFSe. Neste campo o contribuinte pode colocar quaisquer informações que ele necessitar ou que o tomador solicitar. Página 14

16 18. Como faço para imprimir a NFSe? Para imprimir um NFSe que já foi emitida basta o contribuinte clicar na aba nota fiscal selecionar a opção emissão digitar a competência e clicar em buscar uma vez localizada a NFSe o usuário deve clicar no ícone imprimir - será aberta uma tela de visualização novamente o contribuinte clica no ícone de impressão localizado no canto superior direito da NFSe e pronto. 19. Para que serve o controle de recebimentos de NFSe? Este controle é opcional e serve para o contribuinte inserir a data que a NFSe foi paga pelo tomador do serviço. Para utilizá-lo basta clicar na aba relatórios selecionar a opção controle de recebimentos digitar a competência da NFSe e clicar em buscar uma vez localizada a NFSe emitida clicar sobre ela aparecerá uma mensagem: Confirma recebimento? clicar em Sim após, abrirá outra janela para que o contribuinte insira a data em que o tomador de serviço recebeu o pagamento da NFSe, depois de digitar a data do recebimento clicar em confirmar. 20. O que é o download de RPS off line? É um sistema opcional desenvolvido pela Geisweb para o usuário que deseja emitir o RPS - Recibo Provisório de Serviço sem a necessidade de estar conectado à internet. Uma grande facilidade na utilização deste off line é que ele gera automaticamente o arquivo de RPS e de tomadores, que posteriormente serão importados para o GeisWeb on line. O RPS tem a validade de 10 dias e dentro deste período deve ser convertido em nota fiscal eletrônica. Para utilizar esse sistema o contribuinte deve clicar na aba manutenção, selecionar a opção download RPS offline clicar em download depois clicar em executar e depois clicar em instalar. Página 15

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