Governança de TI Prof. Carlos Henrique Santos da Silva, MSc

Transcrição

1 Governança de TI Prof. Carlos Henrique Santos da Silva, MSc PMP, PMI-RMP, PMI-ACP, CSM, CSPO, ITIL & CobiT Certified

2 Carlos Henrique Santos da Silva, MSc, PMP Especializações Certificações Mestre em Informática na área de Sistemas de Informação UFRJ/IM Pós-Graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas PUC Pós-Graduado em Engenharia de Sistemas de Computação UNESA Pós-Graduado em Gerência de Sistemas Cliente/Servidor UFRJ/NCE Pós-Graduado em Projeto de Software Orientado a Componentes PUC Gestão Executiva UFRJ/COPPEAD Certificado em Project Management Professional (PMP) PMI Certificado em Risk Management Professional (PMI-RMP) PMI Certificado em Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) PMI Certificado em Scrum Master (CSM) Scrum Alliance Certificado em Scrum Product Owner (CSPO) Scrum Alliance Certificado em IT Services Management (ITIL Foundations) Exin Certificado em ISO/IEC Foundations Exin Certificado em COBIT Foundations - ISACA Funções Coordenador Acadêmico Adj. e Instrutor dos cursos de GP da Projectlab Professor de Cursos de MBA / Pós-Graduação da UFRJ/Escola Politécnica Assessor-chefe do Escritório de Projetos da IplanRio (Prefeitura do Rio) Dezembro/2014 Governança de TI 2

3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Dezembro/2014 Governança de TI 3

4 Questões Intuitivas da Estratégia Onde estamos? Como chegar? Onde queremos chegar? Como saberemos que chegamos? Dezembro/2014 Governança de TI 4

5 Metodologia Definição do Negócio Negócio Principal Público Alvo Visão da Organização Valores Missão Visão Análise Ambiental (SWOT) Identificação Análise Ações Análise dos Stakeholders Identificação Análise Ações Fatores Críticos de Sucesso (FCS) Identificação Ações Objetivos Estratégicos Identificação Agrupamento Consolidação Metas Balance Score Card (BSC) Mapa Estratégico Iniciativas e Projetos Indicadores Dezembro/2014 Governança de TI 5

6 Definição do Negócio Visa delimitar o âmbito de atuação da organização em escopo de serviços e clientes. Provém do estabelecimento do negócio principal e da identificação do público-alvo. 1) Definição do negócio principal (core business) 2) Identificação do público-alvo Atuação Restrita Transporte urbano de passageiros por ônibus Transporte urbano de passageiros Transporte urbano Transporte Atuação Ampla Deve-se levar em conta alguns fatores: tamanho e taxa do crescimento, atividade do segmento e objetivos e recursos da organização Kotler e Gary, 1999 Dezembro/2014 Governança de TI 6

7 Definição do Negócio - Exemplo Definição do negócio Prover soluções e serviços, com base em Tecnologia de Informação e Comunicação, à Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro. Negócio principal (core business) Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) Identificação do público-alvo Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ) Dezembro/2014 Governança de TI 7

8 Organização ORGANIZAÇÃO Ideologia Essencial Futuro Imaginado (VISÃO) Valores Essenciais (VALORES) Propósito Essencial (MISSÃO) Collins e Porras, 1999 Dezembro/2014 Governança de TI 8

9 Valores - Exemplos Comprometimento - (seja responsável e proativo, busque agilidade e resultados) Foco no Cliente - (conheça o cliente, suas necessidades e procure atendê-las) Qualidade - (busque a excelência, aumente a confiabilidade) Respeito pelas pessoas - (trabalhe as diferenças, cultive o espírito de equipe) Inovação - (seja criativo, amplie as competências, promova mudanças) Outros: Criatividade Comunicação Integridade Responsabilidade Trabalho em equipe Velocidade Simplicidade Dezembro/2014 Governança de TI 9

10 Missão e Visão Identifica o negócio É a partida Identifica quem somos Dá rumo à empresa É motivadora Foco no presente p/ o futuro Vocação para à eternidade É a carteira de identidade da empresa É o que sonhar para o negócio É aonde vamos Projeta quem desejamos ser Energiza a empresa É inspiradora Focaliza o futuro É mutável conforme os desafios É o passaporte para o futuro Missão Visão Dezembro/2014 Governança de TI 10

11 Missão e Visão Exemplo da Petrobras Missão Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nas atividades da indústria de óleo, gás e energia, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos seus clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. O propósito essencial é a razão de ser da organização. Embora o propósito em si não mude, ele inspira a mudança. Visão A Petrobras será uma empresa integrada de energia com forte presença internacional na América Latina, atuando com foco na rentabilidade e na responsabilidade social e ambiental. Uma organização precisa de metas audaciosas para progredir em direção ao futuro imaginado Dezembro/2014 Governança de TI 11

12 Missão e Visão Exemplo da SUSEP Missão Visão Dezembro/2014 Governança de TI 12

13 Caixa de Ferramentas Para Governança de TI FERRAMENTA 01 ANÁLISE SWOT Dezembro/2014 Governança de TI 13

14 Análise SWOT Ferramenta utilizada para análise de ambiente. É uma das ferramentas de base para o planejamento estratégico. Significa um anagrama de: Strengths (Forças) - Vantagens internas da organização (recursos e capacdade da organização) Weaknesses (Fraquezas ) - Desvantagens internas da organização (pontos vulneráveis) Opportunities (Oportunidades) - Aspectos positivos da envolvente com o potencial de fazer crescer a vantagem competitiva Threats (Ameaças) - Aspectos negativos da envolvente com o potencial de comprometer a vantagem competitiva Dezembro/2014 Governança de TI 14

15 Análise SWOT - Análise Ambiental Dezembro/2014 Governança de TI 15

16 Análise SWOT Técnica creditada à Albert Humphrey que liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford, entre os anos 60 e 70. Ideia utilizada por Sun Tzu, 500 a.c. Concentre-se nos seus pontos fortes, Reconheça as suas fraquezas, Agarre as oportunidades e Proteja-se das ameaças. Dezembro/2014 Governança de TI 16

17 Análise SWOT O ambiente interno pode ser controlado pelos dirigentes da organização. O ambiente externo está totalmente fora do controle da organização. É uma fonte de riscos! Apesar de não poder controlá-lo, a organização deve conhecê-lo e monitorá-lo de maneira ágil e eficiente de forma a: aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças. Dezembro/2014 Governança de TI 17

18 Ambiente Interno Relação entre os aspectos internos e externos Oportunidades Alavancagem Ambiente Externo Ameaças Vulnerabilidade Forças Ocorre quando uma oportunidade encontra um ou mais pontos fortes da organização permitindo que a mesma possa tirar proveito da situação. Ações para alavancar. Existe uma ameaça, mas a organização possui um ou mais pontos fortes para anular o efeitos. Ações para anular ou minimizar as vulnerabilidades. Fraquezas Limitações Uma oportunidade não pode ser aproveitada devido um ou mais pontos fracos da organização. Ações para anular ou minimizar as limitações. Problemas Ocorre quando uma ameaça encontra um ou mais pontos fracos deixando a organização vulnerável. Ações para anular ou minimizar os problemas. Dezembro/2014 Governança de TI 18

19 Dezembro/2014 Governança de TI 19

20 Análise SWOT Exemplos Forças (Strengths) S01 Capital intelectual S02 Suporte da alta gestão S03 Facilidade de absorção de novos conhecimentos S04 Clima organizacional amistoso S05 Diversidade de conhecimento técnico S06 Ambiente TIC estável Oportunidades (Opportunities) O01 Crescimento do mercado O02 Diversificação de serviços O03 Prover sv de telecomunicação O04 Comercializar Produtos e Serviços Fraquezas (Weaknesses) W01 Falta de cultura de planejamento W02 Falta de padrões W03 Falta de Integração nos processos internos de trabalho W04 Comunicação deficiente W05 Dificuldade para acompanhar a evolução tecnológica W06 Falta de ações de Marketing Ameaças (Threats) T01 Perda de mercado T02 Falta de comprometimento dos clientes T03 Alterações na legislação T04 Mudança de diretrizes Dezembro/2014 Governança de TI 20

21 Pontos de Melhorias a Serem Observados Processos duplicados / repetidos / similares: Processo possui atividade duplicada ou similar Otimização principalmente na utilização dos recursos para executar o processo. Identificação de re-trabalho: Identificação de pontos de re-trabalho existentes e as causas relacionadas a cada um dos pontos. Transferência de informações entre áreas muito elevadas: Muita transferência de dados aumentam as chances de ocasionar problemas Gargalos / Alto estoque ou muitas horas extras: Consulta ao banco de horas dos funcionários Número excessivo de horas extras indica que o recurso não está sendo utilizado de forma adequada Dezembro/2014 Governança de TI 21

22 Caixa de Ferramentas Para Governança de TI FERRAMENTA 02 ANÁLISE DE STAKEHOLDERS Dezembro/2014 Governança de TI 22

23 Análise de Stakeholders Pessoas ou organizações ativamente envolvidos no projeto/negócio cujos interesses podem afetar, ou serem afetados, positivamente ou negativamente, pela execução ou resultado do projeto. Tipos de Stakeholders Patrocinadores - Acionistas, investidores, fontes externas de capitais; financiadores, Mercado do produto clientes, usuários, varejistas; Internos gerente do projeto, equipe, funcionários da organização, departamentos, colaboradores; Externos órgãos governamentais, fiscalização, agências reguladoras, sindicatos, ambientalistas, líderes de comunidade, sociedade, mídia, familiares. Dezembro/2014 Governança de TI 23

24 Análise dos Stakerolders Processo de análise e formulação estratégica dos stakeholders. Id Stakeholder Poder (Influência) Interesse (Expectativa) Impacto Propor ações visando equilibrar as relações com os stakeholders. Dezembro/2014 Governança de TI 24

25 Fatores Críticos de Sucesso - FCS São variáveis ou atividades de um empresa que são determinantes para o sucesso de uma organização. Pode ser determinado pelas respostas a três questões: Quais são os critérios dos clientes para escolha dos serviços? Quais são os recursos e capacidades competitivas necessárias para se ter o sucesso? O que é necessário para obter vantagem competitiva? Priorizar as atividades chave do negócio que precisam ser muito bem executadas para que a organização atinja seus objetivos. Devemos: Identificar os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) Propor ações visando garantir a existência dos FCS. Dezembro/2014 Governança de TI 25

26 Fatores Críticos de Sucesso - Exemplo Dezembro/2014 Governança de TI 26

27 Estabelecimento dos Objetivos Estratégicos Também denominados de objetivos chave. Devem: reforçar as habilidades exclusivas da organização nos fatores críticos de sucesso; converter a visão da organização em alvos específicos; fixar marcos pelos quais o desempenho desejado é definido e fazer com que a empresa seja orientada pela busca de resultados. Podem ser alcançados por meio de estratégias genéricas ou específicas e por meio de definição de metas que devem possuir valor e datas especificadas. As metas permitem melhor distribuição de responsabilidades e acompanhamento de resultados parciais. Dezembro/2014 Governança de TI 27

28 Identificação e Consolidação de Ações Ações Stakeholders Ações Análise SWOT Ações Fatores Críticos Ações Consolidadas Dezembro/2014 Governança de TI 28

29 Agrupar as ações por Objetivos Comuns Para este fim podemos utilizar o diagrama de afinidades Dezembro/2014 Governança de TI 29

30 Objetivos Estratégicos Objetivos Ações Setor Responsável OE1 Aprimorar Gestão Orçamentária e Financeira 07 DFI OE2 Aprimorar Gestão de Pessoas 13 CGA OE3 Adequar a Infraestrutura 06 DOP/DTE OE4 Aprimorar Gerenciamento de Portfólio de Projetos 04 ATMP OE5 Aprimorar Gestão de Processos 13 ATGE / ADI OE6 Aprimorar o Gerenciamento de Serviços 11 DOP / DSI OE7 Aprimorar Sustentabilidade dos Negócios 19 VP / CTA OE8 Fortalecer Imagem da IplanRio 12 ATGE / ACS Dezembro/2014 Governança de TI 30

31 BSC Utilizado para mapear as estratégias da organização. Financeira Lucratividade Crescimento Eficiência Operacional Confiança Serviço Qualidade Cliente Processos Internos Segurança Aperfeiçoamento Operacional A partir da estratégia podemos identificar as metas e a partir destas identificar os indicadores de desempenho. Aprendizado Novas Habilidades Conscientização Tecnologia Dezembro/2014 Governança de TI 31

32 Mapa Estratégico Aprimorar sustentabilidade dos Negócios Fortalecer Imagem da IPLANRIO Aprimorar Gerenciamento de Portfólio de Projetos Aprimorar Gestão de Processos Aprimorar Gerenciamento de Serviços Aprimorar Gestão de Pessoas Adequar a Infraestrutura Aprimorar Gestão Orçamentária e Financeira Dezembro/2014 Governança de TI 32

33 Painel Estratégico Objetivo do Indicador Descrição do indicador e seu propósito. Fonte Fórmula Medida e Periodicidade Amplitude Inferior Responsável pelo fornecimento do indicador. Forma como são combinados os fatores (índices) que geram o indicador. Uma fórmula de um indicador pode ser construída a partir da composição de outros indicadores. Unidade de medida utilizada para observação do indicador e frequencia em que o indicador deverá ser fornecido. Valor mínimo que pode ser atingido pelo indicador Amplitude Superior Faixa Inferior Valor máximo que pode ser atingido pelo indicador É a faixa que define o nível insatisfatório do indicador. Essa faixa é definida entre o valor mínimo de amplitude e o valor da faixa inferior. É a faixa que define o nível satisfatório do indicador. Essa faixa é definida entre o valor máximo de amplitude e o valor da faixa superior. O valor intermediário está definido entre as faixas mínima e máxima. Faixa Superior Metas São as metas que o indicador deverá alcançar/ultrapassar nos anos 2010, 2011 e Dezembro/2014 Governança de TI 33

34 BSC Corporativo x BSC de TI Dezembro/2014 Governança de TI 34

35 Mapa Estratégico de TI Dezembro/2014 Governança de TI 35

36 Considerações Finais

37 CONTATOS Carlos Henrique Santos da Silva, MSC, PMP Site: Dezembro/2014 Governança de TI 37