MAURÍCIO MELLO CODESSO O SPED E A ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS PARA EMISSÃO DE NF-E NA DISTRIBUIDORA D.MÜLLER

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1 MAURÍCIO MELLO CODESSO O SPED E A ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS PARA EMISSÃO DE NF-E NA DISTRIBUIDORA D.MÜLLER IFES INSTITUTO CENECISTA FAYAL DE ENSINO SUPERIOR ITAJAÍ SC 2009

2 1 MAURÍCIO MELLO CODESSO O SPED E A ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS PARA EMISSÃO DE NF-E NA DISTRIBUIDORA MÜLLER COMÉRCIO E REPRESENTAÇÕES LTDA Trabalho de Conclusão do Curso de Ciências Contábeis do Instituído Cenecista Fayal de Ensino Superior IFES. IFES INSTITUTO CENECISTA FAYAL DE ENSINO SUPERIOR ITAJAÍ SC 2009

3 2 EQUIPE TÉCNICA Estagiário Maurício Mello Codesso Coordenador de estágio Leandro Costa Orientador de conteúdo Profº Jose Hailton da Silva Orientador de metodologia Profº Marcello Soares Supervisor de campo Célio César

4 3 A minha família que esteve presente em toda minha jornada.

5 4 Agradecimentos A todos os professores do curso de Ciências Contábeis do IFES que de forma direta e indireta contribuíram para o desenvolvimento desse trabalho. A família que esteve presente em todos os momentos dessa jornada, apoiando, criticando e dando força nas horas necessárias. A Distribuidora Muller, que tornou viável a realização desse trabalho, em especial a Sra. Claudia Silva Ribeiro Alves. A todos meus amigos que me apoiaram durante toda essa jornada.

6 5 RESUMO Este trabalho teve como objetivo verificar quais os aspectos tecnológicos e legais, inerentes a prestação de informações relacionadas ao SPED ( sistema Público de Escrituração Digital) e quais as ações que a empresa Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda, realizou para prestá-las. O SPED é composto por três grandes projetos, SPED Contábil, SPED Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica. A metodologia adotada foi de caráter qualitativo voltado ao estudo de caso, pois foi verificado as ações que a empresa tomou para adaptar-se a essa nova exigência do fisco. O resultado desse trabalho demonstra o procedimento da emissão da NF-E na empresa, e os pontos positivos e negativos dessa nova forma de emissão. Palavras Chaves : Sped, Nota Fiscal Eletrônica, Certificação Digital, ICP Brasil.

7 6 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO Histórico Identificação da empresa Negócio Filosofia Missão Visão Valores Estrutura Organizacional Colaboradores Estrutura Logística (Armazenagem) Estrutura Logística (Transporte) Estrutura Mercadológica Mercado Clientes Evolução do Faturamento Cash and Carry (Auto Serviço) Distribuição Questão Problema Justificativa OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Documento Eletrônico Assinatura Digital Criptografia Sistema Público de Escrituração Digital Sped Contábil Sped Fiscal Nota Fiscal Eletrônica METODOLOGIA Caracterização da Pesquisa Campo de Observação Coleta de Dados Descrição das Etapas de Investigação RESULTADOS Processo de Emissão da NF-E Moldar e vincular a nova metodologia de prestar as informações eletrônicas, principalmente a Nota Fiscal Eletrônica Procedimento Para Emissão da NF-E Problemas na Emissão da NF-E NF-E de Entrada Alteração do Prazo de Entrega Conclusão REFERÊNCIAS... 55

8 ANEXOS Apêndices

9 8 LISTAS Estrutura Logisitica Estrutura Mercadologica Fluxograma1 - Processo de Emissão da NF-E Figura1 Carga Liberada Figura2 Confirmação de Faturamento Figura3 Status de Emissão da NF-E Figura4 Status de Emissão da NF-E Figura5 Status de Emissão da NF-E Figura6 Status de Emissão da NF-E Figura7 Danfe Figura8 Portal da NF-E Figura9 Dados para a consulta Figura10 Dados para a consulta Figura11 Dados da NF-E Figura12 - Produtos/Serviços Figura13 Erro Código do IBGE Figura14 Erro Inscrição Estadual Figura15 Erro Iscrição Estadual Figura16 Erro Cadastro do Produto... 51

10 9 1. INTRODUÇÃO Este trabalho tratará de um assunto novo, o SPED Sistema Público de Escrituração Digital, e será realizado na Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda. Será visto durante o trabalho temas como segurança digital, criptografia, certificado digital, documento eletrônico e a validade legal do documento eletrônico. Também como garantir que as informações enviadas de forma digital, não sejam violadas, adulteradas, e vistas por pessoas não autorizadas. O SPED, o que abrange, o que compete a cada órgão, as informações envolvidas, a estrutura e o fluxo de informações. A Nota Fiscal eletrônica, como será gerada, os processos envolvidos, e o que muda em relação à forma que é gerado atualmente. 1.1 Histórico A Distribuidora Muller foi fundada em 06 de setembro de 1967, portanto, está atuando no mercado catarinense há 38 anos. Seu proprietário, Odemar Muller, procedente de Brusque cidade vizinha, chegou à Itajaí em 1958, para gerenciar a filial da Torrefação do Café Nelson, ocupando assim o cargo durante 08 anos. Contando com o apoio dos sócios da torrefação, o Sr. Nelson Szpoganicz Daligna e de Nilton Kucker, fundou em 06 de setembro de 1967 um pequeno atacado de doces que se localizava na Rua Bernadino João Victorino, no centro da cidade de Itajaí, começando sua vida com um veículo utilitário adquirido através de um financiamento, com o foco na distribuição de produtos alimentícios para atender toda Itajaí e cidades próximas à região. Em 1973 a empresa transferiu-se para a Rua Brusque onde passou a ser denominada como Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda., tendo

11 10 como sócios Odemar Müller, Ana Maria Müller e Laércio Knihs (esposa e cunhado) estendendo seu atendimento para todo o território catarinense. Com a necessidade de expandir, a empresa fundou, em 1992, a Timoneiro Distribuidora de Alimentos Ltda., também distribuidora de gêneros alimentícios, na qual atua como distribuidor exclusivo da Cadbury Adams, empresa detentora das marcas Halls, Trident, Bubballo, Clorets, Fresh-up e Ping Pong. A Timoneiro localiza-se nas dependências da Distribuidora Muller, está no controle os filhos, Cláudio Queluz Muller e Milene Muller. O escopo da empresa é atingir o maior número de pontos de vendas, sempre com o cuidado de prestar o melhor serviço, com o enfoque na comercialização de mercadorias, sendo o gênero alimentício seu principal segmento, comercializando ainda artigos de higiene e limpeza, papelaria, eletrônicos (pilhas), alguns tipos de bebidas e produtos para sorveterias. A Distribuidora Müller ocupa um lugar de destaque no segmento Atacadista/Distribuidor no estado de Santa Catarina no ramo de distribuição de gêneros alimentícios, e está entre as dez maiores empresas do município, tanto em faturamento como arrecadação de ICMS. Devido ao seu crescimento mercadológico a empresa vem ampliando sua estrutura física ao longo dos anos para atender a demanda e se firmar como empresa inovadora no segmento. O eminente nível de qualidade na distribuição de seus produtos fez com que a empresa buscasse a atualização de seus sistemas e processos. Todo sistema de estoque é gerenciado por um software EDI de uma empresa de São Paulo, Consinco. A equipe de vendas é equipada com palm-top (computadores de mão), abolindo assim, os tradicionais e arcaicos blocos de pedidos. Os pedidos são passados diariamente em horários específicos por região, via Embratel, através de modem, e também via operadora Claro, através de celulares via infravermelho, possibilitando a troca de informações. Possui também uma loja de auto-serviço de atendimento, com sistema de código de barras para agilizar o processo e facilitar a operação comercial, abastecendo os comerciantes locais, que não costumam fazer pedido com os representantes, ou aqueles que na aquisição de mercadoria não alcançam o valor mínimo de compra.

12 11 Toda a frota é gerenciada por computadores de bordo (REDAC), que auxiliam no gerenciamento e controle de viagens dos motoristas (entregadores). No final de cada viagem, o motorista entrega no setor de transportes um cartucho (banco de dados) contendo toda a informação atinente à viagem realizada. Através deste, é feito, à leitura no computador central, localizado no referido setor, possibilitando a verificação de horários, números de duração de cada entrega, velocidade, km rodado, média de viagens, tempo de motor ligado, etc. A empresa focou seu atendimento em Santa Catarina, com abertura recente no estado do Paraná, onde participava com uma estrutura mercadológica abarcando uma boa parte do estado, no qual busca realizar um bom trabalho, espelho de Santa Catarina. Isto se deve à conscientização dos gestores que primam por qualidade. Entre os funcionários da empresa estão os filhos ocupando lugar de destaque (Clarisse e Marcelo Queluz. Müller), que tomaram posse em 1990 de cargos importantes na empresa, onde o planejamento e a tomada de decisão são sempre compartilhados em família. Como prova da eminência na qualidade de atendimento da D.MULLER, a empresa já foi premiada como fornecedora do ano 05 vezes: 1994, 1995, 1999, 2000 e 2001, prêmio ACATS eleita por supermercadistas de todo o estado. Em 2001 a empresa foi surpreendida com o título de Melhor Atacadista Distribuidor Destaque ABAD, título esse que mereceu homenagens ao trabalho realizado durante todo o ano no mercado catarinense. Como assistência social, destaca-se na sociedade pelas atividades sociais, como a tradicional distribuição de chocolates de Páscoa para crianças carentes, na cadeia pública, asilos e creches. Como benefício social, a empresa fornece auxílio a seus colaboradores, no que tange ao pagamento de 50% nos cursos pertinentes as atividades administrativas e pagamento do plano de saúde Unimed. O cadastro preciso e atualizado, a prestação de serviço, a estrutura de vendas, seus colaboradores, a tradição e a marca são os principais diferenciais competitivos da Distribuidora Müller. Diferenciais que fazem com que a empresa não seja vista como mais uma no segmento e sim, como parceiro do cliente.

13 Identificação da empresa Razão social: Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda. Nome fantasia: D.MULLER Endereço: Rua Brusque, 605 Itajaí / SC CEP: Caixa Postal 211. Fone: (47) Data de Constituição: 06/09/1967 Ramo de Atuação: Distribuição, comércio atacadista e varejista de produtos alimentícios, transporte rodoviário de cargas e representações em geral. Área Total: m2 Área Edificada: m2 Área de Atuação: Todo estado de Santa Catarina. Clientes Cadastrados : Negócio O negócio da empresa é norteado na busca de melhorias contínuas nos processos para que agregue valor aos seus clientes interno e externo, com o escopo na prestação de serviço. Segundo Tavares (2000, p. 165) o negócio de uma organização precisa ser definido considerando-se duas dimensões: os desejos ou necessidades que ela pretende satisfazer e a disponibilização de competências e habilidades para satisfazê-los. A empresa tem consciência de suas obrigações e sabe aonde quer chegar, as pessoas que conduzem o negócio tem o foco dirigido para o crescimento.

14 Filosofia A Dmuller é reconhecida na sociedade onde atua pela sua ética na conduta de seus negócios, pela integridade de seus profissionais e pelo exemplar cumprimento de suas obrigações sociais e fiscais como empresa. Sua gestão é voltada para busca constante do aperfeiçoamento humano como participante no processo de qualidade, investimento no pessoal, qualificando-os de forma a permear os valores como empresa prestadora de serviço e sua importância no processo global. Gestão simples, dinâmica e objetiva da excelência de poucos níveis hierárquicos Missão Levar a nossos clientes a excelência em serviços, através de profissionalismo, honestidade, comprometimento e lucratividade, buscando assim, o bem-estar de todos os envolvidos no processo. Para Tavares (2000, p. 180) a missão corresponde ao enunciado do papel que a organização pretende desempenhar em relação às oportunidades e ameaças apresentadas por seu ambiente de negócio Visão Ser uma empresa referencial, vista como modelo, através da excelência na prestação de serviço, buscando um melhor relacionamento, fortalecendo-nos como elo entre nossos clientes e as indústrias que distribuímos. Para Tavares (2000, p.175) a visão é projeção das oportunidades futuras do negócio da organização, para permitir uma concentração de esforços em sua busca.

15 Valores É atingir seus objetivos como empresa sem que para isso desrespeite a cadeia de relacionamento, isso se deve a uma filosofia que permeia todos os colaboradores que compartilham a missão e visão da empresa. Segundo Tavares (2000, p. 302) os valores servem como instrumento para avaliar e dar significado à direção buscada pelos participantes da organização Estrutura Organizacional Ao constituir-se uma empresa, é necessário formar a estrutura organizacional, pois é a base para a identificação das tarefas e organização dos cargos e suas funções. Essa estrutura funciona como uma ferramenta motivadora aos colaboradores, propiciando medidas de desempenho e informações compatíveis com os objetivos. Toda a empresa possui dois tipos de estrutura: Formal: planejada e representada pelo organograma Informal: que são as informações e mudanças que acontecem através das relações entre todos na empresa e geralmente não aparecem no organograma. Para Chiavenato (2000) a organização formal é estabelecida pela empresa no que tange a divisão de trabalho, regras e regulamentos, enquanto a organização informal é constituída pelas relações sociais. A estrutura formal está representada abaixo pelo organograma: Área Mercadológica: a equipe de vendas realiza o controle direto sobre as vendas feitas pelos representantes e em alguns casos de supervisores, bem como, o acompanhamento de todas as promoções criadas pela empresa e por seus fornecedores, através de relatórios que podem ser

16 15 gerado diário, semanal, mensal e anualmente, além do cadastramento e atendimento aos clientes via fone. Compras/Suprimentos: O departamento de compras faz todas as compras para revenda, além de devoluções de produtos sem condição de serem vendidos, tabela de preço, cobrança de promoções de vendas, cadastramento de fornecedores e produtos. CPD: é o centro de processamento de dados. Este setor tem como atribuições básicas: Gerenciar os dados da empresa, criar novos programas e dar assistência aos já existentes e realizar a manutenção dos computadores e impressoras, bem como auxiliar os serviços de uma maneira geral. Armazenagem/Expedição: é o responsável pela recepção, armazenagem, separação, conferência e carregamento das mercadorias. Conta com uma equipe que fazem revezamento em 02 turnos. (1º turno: recepção de mercadorias e armazenamento diurno, 2º turno: separação, conferência e carregamento noturno ). Merchandising: O setor de merchandising tem como função cuidar da parte de promoção da empresa, dando um apoio maior às vendas. Dele fazem parte o supervisor, promotores e o auxiliar de merchandising. Financeiro: O departamento financeiro é encarregado dos recebimentos e pagamentos. Cabe ao financeiro controlar o fluxo de caixa da empresa, que abrange pagamento de fornecedores, prestação de contas dos motoristas, acerto de saldos, além de toda atividade bancária da empresa. Crédito e Cobrança: Este setor tem como responsabilidade maior aprovar o crédito para novos clientes, auxiliar todo o sistema de cobrança, via banco ou representantes, emitir duplicatas dos representantes, relatórios de títulos por representantes. Está interligado com todos os outros setores, porém sua ligação é mais constante com o departamento financeiro e de vendas. Contabilidade: É o funil de todas as informações da empresa. É através dela que a empresa deve espelhar-se para tomar decisões.

17 16 Recepção: É o setor que tem como principal função, o atendimento telefônico, bem como emissão e recepção de fax, atendimento ao público, reprodução de cópias, etc. Logística: Todo o ciclo do pedido, desde sua captação no sistema Palm-Top até a entrega final ao cliente. Para concretização desse processo, a empresa conta com os motoristas, ajudantes, funcionários de manutenção e áreas administrativas Colaboradores Hoje a Distribuidora Müller possui um quadro de 194 colaboradores efetivos e 61 colaboradores temporários Estrutura Logística (Armazenagem) Instalações de 5000 metros quadrados de área, com sistema de paletização (PBR) vertical de quatro andares, que permitem com eficácia a movimentação das cerca de 1500 toneladas de produtos distribuídos mensalmente e com capacidade de 2500 posições paletes de armazenagem Estrutura Logística (Transporte) A empresa dispõe de frota própria para dar maior qualidade e rapidez nas entregas, já que está inserido na missão primar por eficiência e qualidade, a empresa não abre mão deste quesito de vital importância. Abaixo um quadro da estrutura de apoio nas atividades físicas:

18 17 Estrutura Logisitica Estrutura Logística Caminhões 41 Utilitários 5 Automóveis 13 Motos 35 Empilhadeira elétrica 4 Paleteira elétrica 1 Paleteira manual 25 CDA (Centro de distribuição Avançada) 2 Fonte:Depto.Logística -Distribuidora Muller Estrutura Mercadológica A empresa dispõe de um contingente de pessoas que possam suprir todo o estado de Santa Catarina, haja vista que em função de focar o estado em virtude de abrir mão dos dois estados já citados, houve uma necessidade de ganhar competitividade em termos de prestação de serviço. Abaixo um quadro da estrutura atual da empresa:

19 18 Estrutura Mercadologica Estrutura Mercadológica Representantes (Autônomos) 160 Promotores 45 Supervisores 4 Tele-vendas 5 Gerente de Vendas 1 Fonte: Depto. de Vendas - Distribuidora Müller Mercado O mercado em que a empresa está inserida é de uma forma geral muito acirrado, até porque muitos Atacados vêm de fora do estado possibilitando vender mais barato em função da alíquota de ICMS reduzido. A postura da empresa é vender uma boa prestação de serviço no qual ganha respeito de seus fornecedores, clientes e concorrentes. A empresa vê como saudável para o negócio uma distribuição homogênea na qual não fica na mão em caso de queda de volume em algum canal Clientes A empresa possui em média de clientes cadastrados, sendo que os clientes ativos são aproximadamente de e o restante é composto de clientes inativos. Os clientes inativos são mantidos apesar de já ter passado por uma triagem recente de exclusão, a empresa tem como objetivo buscar um número muito próximo o que a AC Nilsen apresenta no segmento que é pontos de comércio alimentício.

20 Evolução do Faturamento A empresa vem ao longo dos anos buscando formas de conquistar novos mercados e o que parece, conseguiu obter êxito. Com a saída dos estados do Paraná e Rio Grande do Sul a empresa buscou fechar o estado de Santa Catarina com uma força de vendas atuante, com o objetivo de prospectar nos clientes que até então não estavam sendo atendidos Cash and Carry (Auto Serviço) A empresa possui uma loja de auto-atendimento que faz parte da tradição ao longo dos anos, onde oferece uma ampla linha de produtos para que possa suprir um número de clientes que tem por habito a compra através da visualização do produto, por mais que se tenha insistido pela visita via representante, os mesmos preferem comprar na loja Distribuição Abaixo os fornecedores exclusivos e atacadistas da Distribuidora Muller. Fornecedores Exclusivos: Aloés, Aveibrás, Bauducco, Del Valle, Ferrero, Hershey s, Ki-Fritas, Kerococo, Parmíssimo, Red Bull, Selmi, Ultrapan. Fornecedores Atacadistas: Arcor, Brasfrigo, Cadbury Adams, Copobrás, Dopel, Dori, Duas Rodas, Gabi, Garoto, Henkel, Incorpel, Kraft, Maeda, Rayovac, Nestlé, Mult Usos, Perfetti, Plazapel, Riclan, Strawplast, Sócoco, United Mills, W. Wilson.

21 Questão Problema Quais os aspectos tecnológicos e legais vinculados à atividade de gerar e prestar informação em formato digital? 1.3 Justificativa Com a chegada do SPED, as empresas têm começado a estruturar-se de forma que possam atender suas exigências. Como abrange muitas informações e uma mudança de grande impacto no cotidiano das empresas, será realizado um estudo aprofundado dessa nova realidade. A proposta desse trabalho é fazer com que se esclareça o que é realmente o SPED e a Nota Fiscal Eletrônica, e o que a empresa Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. fará para atender as novas exigências.

22 21 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo Geral Identificar os aspectos tecnológicos e legais vinculados à atividade de gerar e prestar informações em formato digital. 2.2 Objetivos Específicos Determinar a validade legal do Documento gerado e transmitido eletronicamente. Verificar a segurança das informações contidas e transmitidas em formato digital. Identificar os princípios e avanços tecnológicos para garantir a integridade, a confiabilidade e a não violação do conteúdo dos documentos digitais. Determinar as prestações de informações e a tecnologia digital relacionadas ao SPED Moldar e vincular na Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda, a nova metodologia de prestar as informações eletrônicas, principalmente a Nota Fiscal Eletrônica.

23 22 3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 3.1 Documento Eletrônico Documento segundo o dicionário Aurélio é toda e qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para estudo, consulta, prova etc. O Documento Eletrônico, segundo Castro (2008), pode ser entendido, como a concretização de um fato por meio de um computador e armazenado em um formato específico, capaz de ser traduzido ou apreendido pelos sentidos mediante o emprego de um Software Apropriado. A Ausência de traços do autor e a volatilidade fragilizam o documento eletrônico, dificultando a eficácia e a validade probatória, que pode ser resolvido com técnicas de criptografias. A Medida Provisória n , de 24 de agosto de 2001, regulamentou a assinatura digital no Brasil e instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras, o ICP-Brasil, que ficou encarregado, de garantir a autenticidade e a validade jurídica em forma eletrônica, e confere aos documentos assinados digitalmente o mesmo valor jurídico dos documentos em papel assinados de próprio punho. 3.2 Assinatura Digital A Assinatura Digital, segundo ICP-Brasil (2008), é um sistemas de códigos para a identificação e autenticação dos signatários. O Certificado Digital é um documento eletrônico que tem como aspectos duas chaves, sendo uma púbica, onde todos possuem conhecimento, e uma privada, que deve ser guardada e mantida em sigilo pelo titular. A Tecnologia usada para a geração dessas chaves é conhecida como Criptografia Assimétrica.

24 23 O Certificado Digital é obtido através de uma autoridade certificadora, segundo o ICP-Brasil (2008), e contêm o nome do titular, número de série, data de validade, chave pública do titular, assinatura eletrônica da autoridade certificadora, que garante o próprio certificado, tornando assim a transação eletrônica segura, permitindo a cada uma das partes informarem a sua identidade. A Certificação garante três princípios básicos, de acordo com o ICP-Brasil, a autenticidade, a privacidade e a inviolabilidade, tornando assim impossível o documento eletrônico ser adulterado posteriormente, estabelecendo um vinculo igual ao gerado por uma assinatura de próprio punho em papel. 3.3 Criptografia Para Castro (2008), a criptografia consiste numa técnica de codificação de texto de tal forma que a mensagem se torne inteligível para quem não conheça o padrão utilizado. O padrão criptográfico manuseado para cifrar ou decifrar mensagens é conhecido como chave. Quando se utiliza a mesma chave para cifrar e decifrar mensagens, tem-se a criptografia simétrica ou de chave privada, e quando se utilizam chaves distintas, tem-se a criptografia assimétrica ou de chaves publicas. em: A sistemática utilizada pela Assinatura Digital, segundo o ICP-Brasil, consiste O Software para a assinatura eletrônica gera um código matemático do conteúdo do documento ou formulário que estiver sendo assinado. Esse código é chamado de resumo e é único para cada conteúdo e processo como se fosse a impressão eletrônica digital daquele documento ou formulário. A Chave privada do Signatário é então utilizada para criptografar esse código. Todo esse processo chama-se de Assinatura Eletrônica, e como foi utilizada a chave privada do

25 24 signatário durante o processo de assinatura, essa esta diretamente vinculada ao signatário. O Documento então é enviado por meio eletrônico, a quem de direito, juntamente com a chave publica do signatário. Quando o destinatário receber o documento ele precisará a autenticidade da assinatura e a integridade do conteúdo. A Chave Pública do signatário e então utilizada para decodificar o conteúdo, então, aplica-se o mesmo algoritmo de embrulho ao documento, gerando assim um novo resumo. Os Dois resumos são comparados, se forem idênticos, a validação é concluída. Se tiver sido feita alguma alteração no conteúdo após a assinatura eletrônica, o resumo gerado na validação será diferente do original. É feita também a verificação da validade do certificado digital utilizado, junto com a autoridade certificadora, onde são verificados a data de validade, os poderes da assinatura, etc. As três verificações: Identidade do signatário, validade do certificado e integridade do conteúdo, acoplada à data em que foi feita a assinatura, complementam o controle para garantir a segurança da transação. 3.4 Sistema Público de Escrituração Digital O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), segundo a receita federal, constitui-se em mais um avanço na informatização na relação entre o fisco e os contribuintes. O SPED foi instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007 e faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ).

26 25 Consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, usando a certificação digital para a assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica. De Acordo com a receita federal, o SPED é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-E - Ambiente Nacional. O SPED tem como objetivo: Promover a integração dos fiscos. Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes. Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários. De Acordo com a Receita Federal, entre os principais benefícios estão: Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel. Eliminação do papel. Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias. Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas. Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas. Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte. Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação). Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.

27 26 Rapidez no acesso às informações. Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos. Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um layout padrão. Redução de custos administrativos. Melhoria da qualidade da informação. Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais. Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes. Redução do Custo Brasil". Aperfeiçoamento do combate à sonegação. Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel. Segundo a Receita Federal (2008), as medidas anunciadas pelo Governo Federal, em 22 de janeiro de 2007, para o Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) - consta, no tópico referente ao Aperfeiçoamento do Sistema Tributário, a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-E) no prazo de dois anos. Espera-se que o Sped, segundo Receita Federal, possa proporcionar melhor ambiente de negócios para o País e a redução do custo Brasil, promovendo a modernização dos processos de interação entre a administração pública e as empresas em geral, ao contrário do pragmatismo pela busca de resultados, muito comum nos projetos que têm como finalidade apenas o incremento da arrecadação.

28 Sped Contábil O Sped Contábil, segundo a Receita Federal, é a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais, onde a empresa a partir do seu sistema de contabilidade gera um arquivo digital no formato específico, que será submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo Sped. Com o PVA, deverão ser executados os procedimentos abaixo: Validação do arquivo contendo a escrituração. Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista. Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Assinados a escrituração e o requerimento, deverá ser feito a transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. O Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente. A junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações: autenticação do livro, indeferimento, sob exigência. Autenticada a escrituração, deve-se adotar as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut), o arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão. Os Livros abrangidos pelo Sped Contábil serão: Diário Geral. Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar).

29 28 Diário Auxiliar. Razão Auxiliar. Livro de Balancetes Diários e Balanços. 3.6 Sped Fiscal O Sped Fiscal, Segundo a Receita Federal(2008), é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil. De Acordo com a Receita Federal, a partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. A Cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06 estabelece que a escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros Registro de Entradas. Registro de Saídas. Registro de Inventário. Registro de Apuração do IPI. Registro de Apuração do ICMS. 3.7 Nota Fiscal Eletrônica A Nota Fiscal eletrônica, NF-e, de acordo com a Receita Federal (2008), é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente,

30 29 com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Onde sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador, que será transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Segundo a Receita Federal (2008), a NF-e será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. De Acordo com a Receita Federal (2008), O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet. Segundo a Receita Federal (2008), o destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas. De Acordo com a Receita Federal (2008)l, a NF-e altera a sistemática atual de emissão de nota fiscal em papel, modelos 1 e 1A, para nota fiscal de existência apenas eletrônica.

31 30 Segundo a Receita Federal(2008), a NF-e possui inúmeros benefícios, dentre os quais podemos destacar: Aos Emissores de NF-e Redução de custos de impressão. Redução de custos de aquisição de papel. Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Simplificação de obrigações acessórias. Redução de tempo de parada em Postos Fiscais de Fronteira. Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes. Domínio de tecnologia certificação digital e web service. Ao Receptor de NF-e Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias. Planejamento de logística possibilitada pela recepção antecipada da informação da NF-e. Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais. Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores. Às Administrações Tributárias Aperfeiçoamento dos processos de controle fiscal e conseqüente aumento da arrecadação. Compartilhamento e redução da redundância de informações. Informação em tempo real, antes da ocorrência do fato gerador. À Sociedade Redução do Custo Brasil. Aperfeiçoamento do combate à sonegação.

32 31 Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel.

33 32 4. METODOLOGIA 4.1 Caracterização da Pesquisa A natureza da pesquisa adotada neste projeto será qualitativa por ser voltada para a descoberta, a descrição aprofundada e a geração de explicações buscando o significado e a intencionalidade dos atos. Quanto a caracterização da pesquisa será forma exploratória, pois há pouca teoria a respeito do objeto de pesquisa. Quanto as estratégias a pesquisa utilizará: Pesquisa bibliográfica, por ser adequada aos estudos de caráter exploratórios, onde deverão ser utilizados os conteúdos obtidos em livros e artigos científicos. Pesquisa documental onde será feita a análise nos documentos da empresa. Estudo de caso, pois será um estudo aprofundado e exaustivo de uma situação específica da empresa. Os estudos de caso caracterizam-se por: procurar a descoberta, que significa que novas questões podem ser propostas no decorrer da pesquisa. focalizar a realidade em profundidade dentro de seu contexto. utilizar variadas fontes de informação, explorando o fenômeno de vários ângulos. 4.2 Campo de Observação A pesquisa será realizada na Distribuidora Müller Com. e Rep. Ltda. 4.3 Coleta de Dados observação. A coleta de dados será feita na forma de análise de documentos e por

34 Descrição das Etapas de Investigação Para Determinar a validade legal do Documento gerado e transmitido eletronicamente, será feita pesquisa bibliográfica e documental pesquisando Leis e artigos relacionados ao assunto. Para Verificar a segurança das informações contidas e transmitidas em formato digital será feita pesquisa onde se verificará os meios que são utilizados para a transmissão das informações e os meios utilizados que garantem sua segurança, utilizando-se principalmente de artigos relacionados à segurança de informações. Ao Identificar os princípios e avanços tecnológicos para garantir a integridade, a confiabilidade e a não violação do conteúdo dos documentos digitais será demonstrado o histórico e a evolução da segurança digital, e pesquisa sobre como será garantida tanto a confiabilidade como a não violação das informações contidas nos documentos digitais. Para Determinar as prestações de informações e a tecnologia de segurança digital relacionadas ao SPED, irão ser esclarecidas as informações que estarão envolvidas e relacionadas ao SPED, juntamente com a tecnologia de segurança digital. Para Moldar e vincular na Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda. a nova metodologia de prestar as informações eletrônicas, principalmente a Nota Fiscal Eletrônica, será feito o estudo de caso, onde ira ser levantado como deverá ser a nova metodologia de prestação de informações eletrônicas, moldando e vinculando com a empresa estudada.

35 34 5. RESULTADOS Processo de Emissão da NF-E O Fluxograma1 Processo de Emissão da NF-E, explica quais são os passos que são executados em para a geração da NF-E. Fluxograma1 - Processo de Emissão da NF-E Fonte: Como se pode verificar no Fluxograma, a Empresa faz o preenchimento da NF, então o sistema ira transformar esses dados num arquivo.xml já assinado digitalmente. Então esse arquivo é enviado para o SEFAZ que faz as validações, depois de liberada, o SEFAZ devolve o arquivo com a autorização da NF-E. Após o recebimento dessa autorização, a empresa esta autorizada a emissão do DANFE para a circulação das mercadorias, ao mesmo tempo, a empresa poderá enviar o DANFE por ao cliente que poderá fazer a consulta da NF-E diretamente no site da Receita federal ou do Sefaz.

36 Moldar e vincular a nova metodologia de prestar as informações eletrônicas, principalmente a Nota Fiscal Eletrônica. A Empresa Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. utiliza como sistema de gestão Integrado a Consinco. A Consinco, tem liberado versões para implementar e fazer os ajustes necessários para a geração e prestação do SPED. Para a geração e prestação da NF-e a Empresa Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. e a Consinco, fizeram parceria com a Ophos, uma empresa de São Paulo especialista nessa área. Na parte de infra-estrutura a empresa, não teve necessidade de um investimento muito alto. Foram adquiridos dois servidores que são responsáveis pela geração, envio à Receita Federal, e recepção da NF-E. Esses servidores são idênticos, sendo que um fica de reserva, pois caso o outro apresente problemas, o outro entra em seu lugar. Também foram adquiridas duas impressoras laser idênticas, que são responsáveis pela emissão do DANFE, sendo uma de reserva. Em fevereiro de 2009 a Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. obteve junto a Secretaria da fazenda uma autorização para utilizar o Ambiente virtual de teste da NF-e. O Principal problema encontrado pela empresa nessa fase de teste, foram os cadastros dos clientes, que encontravam-se incompletos, com erros e desatualizados. Sendo necessário fazer um recadastramento dos clientes para poder gerar a NF-E Procedimento Para Emissão da NF-E A Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. Começou a emissão da NF-E no dia 02 de maio de No setor de Faturamento foi feito uma entrevista com os funcionários, esse setor é o que possui um maior relacionamento com o projeto da NF-E. Foram levantados pontos positivos e negativos em relação à maneira escritural. O

37 36 faturamento da empresa é todo realizado a noite, sendo que em uma única noite são geradas mais de mil notas fiscais. Nos pontos positivos, pode-se destacar: Uma melhora na organização e eliminação de papeis, sendo que agora é emitido uma única via do danfe, enquanto que anteriormente eram impressas três vias para vendas dentro do estado e quatro vias para vendas fora do estado de Santa Catarina. Como é feito apenas a impressão de uma única via do Danfe, melhorou o arquivamento dessas informações, que anteriormente gastava-se tempo no final do expediente para organizar e guardar todas as NF. Diminuição do Barulho causado pela impressão, pois foi substituída a antiga impressora matricial por uma nova impressora Laser. Aumento na velocidade de impressão, pois a cada lote enviado de NF possui cerca de 20 a 40 NF-E. Para o setor de Faturamento, os pontos negativos foram poucos encontrados. Dificuldade de identificar qual a causa do erro na emissão da NF-E, pois as mensagens são técnicas e na maioria dos casos em inglês, sendo que normalmente o setor de faturamento não consegue resolver o erro e esse tem que ser resolvido pela TI. Falta de Ordem na emissão da NF-E, como é enviado lotes de varias NF-E, a impressão é feita de acordo com a ordem de autorização do SEFAZ. Os pontos negativos, foram poucos, sendo que o primeiro, que é a dificuldade de achar a causa do erro da emissão da NF-E, irá diminuir com o tempo,pois terá melhorias no programa emissor de NF-E, e os erros decorrentes de cadastros, irão diminuir, a medida que é feito a atualização dos cadastros dos clientes. A Falta de ordem na emissão da NF-E eletrônica, foi o ponto que mais afetou a rotina da emissão da NF-E. Anteriormente a emissão era pela ordem da NF, e a partir da NF-E, essa ordenação é feita de acordo com a liberação do SEFAZ, sendo que essa ordem é aleatória. Após a emissão é preciso colocar essas notas em ordem, para poder anexar os boletos de cobrança. Para adequar-se melhor

38 37 ao problema, o faturamento emite as notas carga por carga, sendo mais fácil, sua ordenação. Foi acompanhado a emissão da NF-E na empresa, abaixo, segue os passo a passo para a emissão da NF-E na Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda. A Figura1 Carga Liberada demonstra as cargas liberadas para faturamento. Figura1 Carga Liberada Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A Figura1 Carga Liberada mostra em azul, as cargas que estão liberadas para Faturamento, após seleciona a carga que vai ser faturada, aperta-se o botão FATURAMENTO.

39 38 Figura2 Confirmação de Faturamento Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A Figura2 Confirmação de Faturamento ira demonstrar o numero da carga a ser faturada, o numero da NF inicial e o numero da NF final, a data de saída, se estiver correto é pressionado o botão ENTER - IMPRIMIR. A partir desse momento, a NF-E é enviada ao Programa Emissor da NF-E, no caso da Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda. é utilizado o emissor da empresa Ophos, que é responsável pelo envio da NF-E para o SEFAZ. Podemos ver o status das NF-E na Figura3 Status de Emissão da NF-E

40 39 Figura3 Status de Emissão da NF-E Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. Como pode-se notar na Figura3 Status de Emissão da NF-E, no campo STATUS NF-E é visualizado a situação das NF-E, que no primeiro momento estão aguardando o processamento pelo SEFAZ. No Segundo momento podemos notar na Figura4 Status de Emissão da NF-E

41 40 Figura4 Status de Emissão da NF-E Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. Ao observar a Figura4 Status de Emissão da NF-E, podemos notar que a maioria das NF-E já estão autorizadas, e também que essa autorização é de forma aleatória, pois as NF-E de nº ate nº e as NF-E de nº ate nº já estão autorizadas, enquanto as NF-E nº ate nº ainda estão aguardando o processamento pelo SEFAZ. A medida que é recebido o retorno do SEFAZ, a impressão é feita automaticamente, causando o transtorno comentado anteriormente na página 37, que é a falta de ordem na impressão dos Danfe.

42 41 No momento final da geração das NF-E temos a Figura5 Status de Emissão da NF-E. Figura5 Status de Emissão da NF-E. Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A Figura5 Status de Emissão da NF-E, demonstra que todas as NF-E foram autorizadas e impressas com sucesso. Nesta tela existe o filtro STATUS NF-E que podemos selecionar para demonstrar as NF-E que apresentaram problemas Como demonstra abaixo a Figura6 Status de Emissão da NF-E

43 42 Figura6 Status de Emissão da NF-E Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. Nesse caso a Figura6 Status de Emissão da NF-E não mostrou nenhum registro, pois todos foram processados com sucesso, caso alguma NF-E estivesse apresentado erro este seria demonstrado nesta tela. Como se notou, para o usuário do setor de Faturamento que tem maior convívio com a geração e emissão da NF-E, não possui nenhum ponto critico em seu procedimento. Pode-se dizer praticamente que o processo de emissão de NF-E para os usuários do Faturamento ficou Transparente, ou seja, os usuários não notaram grandes diferenças em suas rotinas.

44 43 Depois de impresso, temos um DANFE impresso da mesma forma como demonstra a Figura7 Danfe Figura7 Danfe Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento.

45 44 A Figura7 Danfe, demonstra um Danfe de venda, podemos notar que na parte superior do lado direito, possui um código de barras, este é a chave de acesso para consulta de autenticidade da NF-E no site da Fazenda, que é o acessando o site, temos a Figura 8 Portal da NF-E Figura8 Portal da NF-E Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletronica. Na Figura 8 Portal da NF-E, mostra a página inicial do Portal da NF-E, clicando em CONSULTA COMPLETA A UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA teremos a Figura9 Dados para a consulta.

46 45 Figura9 Dados para a consulta. Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletronica Na Figura9 Dados para a consulta, podemos verificar a existência de dois campos, a Chave de acesso da Nota Fiscal e o Código da Imagem. Ao preenchermos esses campos teremos a Figura10 Dados para a consulta. Figura10 Dados para a consulta Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletronica

47 46 Na Figura10 Dados para a consulta, digitamos a chave de acesso, essa chave, pode ser lido o código de barras do danfe com um leitor de código de barras, ou podemos digitar os números manualmente, e informamos os códigos da imagem que está ao lado, esse código é usado, para certificar-se que realmente alguma pessoa esta digitando esses números, pois caso contrário, algumas pessoas poderiam utilizar programas para tentarem acessar o maior numero de notas possíveis coletando dados que poderiam ser utilizados para fraudes. Após informar os dados, pressiona-se o botão Consultar. Termos então a Figura11 Dados da NF-E. Figura11 Dados da NF-E Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletronica A Figura11 Dados da NF-E, Demonstra a confirmação que essa NF-E é verdadeira, trazendo todos os dados contidos num Danfe impresso. Pode-se notar que nessa tela existem varias abas,nf-e,emitente, DESTINATÁRIO, PRODUTOS/SERVIÇOS, TOTAIS, TRANSPORTES, COBRANÇA,

48 47 INF.ADICIONAIS. Cada aba dessa irá trazer as informações desses dados referente a esse NF-E, por exemplo, se clicar na aba PRODUTOS/SERVIÇOS termos então a Figura12 - PRODUTOS/SERVIÇOS Figura12 - Produtos/Serviços Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletronica Como demonstra a Figura12 - PRODUTOS/SERVIÇOS, podemos verificar todos os itens da NF-E, suas descrições, quantidades, medidas, valor Problemas na Emissão da NF-E Um dos problemas encontrados quando ocorre algum erro na emissão da NF-E é que as mensagens retornadas pelo programa emissor de NF-E da Ophos são muito técnicas, ficando praticamente impossível para um usuário do setor de faturamento conseguir resolver.

49 48 As figuras abaixo demonstram as mensagens de retorno quando ocorre algum erro durante a emissão da NF-E. Figura13 Erro Código do IBGE Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A Figura13 Erro Código do IBGE demonstra um erro ao tentar validar a NF-E onde não foi possível sua validação porque o código do IBGE cadastrado no cliente não era existia. Ao arrumar no cadastro do cliente a NF-E pode então ser validada. As próximas 2 figuras demonstram alguns erros relacionados com o cadastro da Inscrição Estadual do Cliente.

50 49 Figura14 Erro Inscrição Estadual Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A figura-14 Erro Inscrição Estadual, demonstra um erro causado por causa do cadastro da Inscrição Estadual estar incorreto, nesse caso, apresentava caracteres inválidos como por exemplo que não deveriam coonstar no cadastro.

51 50 Figura15 Erro Iscrição Estadual Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A figura-15 Erro Inscrição Estadual, também demonstra um erro causado por causa do cadastro da Inscrição Estadual, porem essa mensagem de erro, pode ser facilmente identificada. Pode-se notar, que erros no mesmo campo de cadastro do sistema, apresentam mensagens diferentes, causando uma certa duvida nos usuários do faturamento que não conseguiam entender o porque o sistema não apresenta sempre uma mensagem clara do erro.

52 51 Figura16 Erro Cadastro do Produto Fonte: Sistema Consinco Setor Faturamento. A Figura16 Erro Cadastro do Produto, mostra um erro causado pelo cadastro do produto não estar de acordo com o layout necessário para envio da NF-E. Nesse caso, o produto apresentava um cadastro de 10 digitos, onde deveria possuir apenas 8 digitos. Foi ajustado para o sistema considerar apenas os 8 ultimos dígitos do produto ignorando os 2 primeiros dígitos, da mesma forma como orienta a Receita Federal. Como pode-se notar nas figuras de erros acima, muitas delas apresentam mensagens técnicas, e em algumas vezes nem os funcionários da Ophos conseguiram descobrir o que ocasionou o erro. A maioria dos erros foram ocasionados pelo cadastro dos clientes errados ou desatualizados. A medida que for atualizado os cadastros o número de erros ira reduzir consideravelmente.

53 NF-E de Entrada. A Empresa até o momento não faz a importação dos arquivos de NF-E dos fornecedores, pois os fornecedores em sua maioria ainda não e utilizam a NF-E. Sendo assim, não foi possível fazer a validação dos procedimentos a serem adotados Alteração do Prazo de Entrega Em vista das alterações dos prazos de entregas do Sped Fiscal pelo Ato COTEPE ICMS 15/2009, para dia 30 de setembro de 2009, a empresa não começou as adaptações necessárias para sua geração e envio. A Consinco ira realizar a liberação de novas versões do sistema para atender tanto o Sped Fiscal como o Sped Contábil, sendo que o impacto esperado para empresa é pequeno, pois trata-se apenas da criação de Layout e validação das informações geradas, diferente do caso da NF-E que houve mudanças significativas tanto em infra-estrutura como nos seus procedimentos.

54 53 6. Conclusão Este trabalho foi realizado na Distribuidora Müller Comércio e Representações Ltda, e tratou de um tema muito recente o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Foi visto durante o trabalho temas como segurança digital, criptografia, certificado digital, documento eletrônico e a validade legal do documento eletrônico A Empresa adaptou-se muito bem a NF-E, não tendo um grande impacto nas rotinas de geração para o usuário do Faturamento. Pode-se dizer que a NF-E foi um sucesso, pois houve melhorias nos processos internos, diminuição de custos e uma aceitação muito grande por parte dos funcionários. A NF-E começou a ser emitida na empresa no dia 02 de maio de 2009, e segundo o Gerente de TI, em menos de um mês, todo o investimento realizado na compra dos servidores, impressoras e licenças de uso dos programas, já haviam sido pagas apenas com a redução do custo do formulário. Por tratar-se de um tema muito recente houve dificuldades em conseguir buscar informações bibliográficas sobre o assunto, sendo que o trabalho foi desenvolvido com base em Leis e informações passadas pela Receita Federal. Com os adiamentos para o começo da utilização do SPED Contábil e SPED Fiscal, não foi possível descrever o impacto que terão na empresa. Não foi possível descrever alguns pontos da NF-E.: Cancelamento da NF-E, pois a empresa praticamente não possui cancelamento de NFs, NF-E de Entrada, a empresa não realiza a importação das NF-E de seus fornecedores ainda, por que a grande maioria deles ainda não utiliza a NF-E. Sistema de Contingência, apesar da empresa ter adquirido os formulários em papel moeda, não houve impossibilidade técnica para ser preciso a utilização dos mesmos.

55 54 O SPED ainda é um tema muito novo, e irão aparecer novos problemas e soluções, apenas com o tempo poderá ser feito uma analise mais detalhada sobre o impacto e benefícios causados para as empresas e para o fisco. Espera-se também que com o SPED o fisco cumpra a promessa de melhorar a relação fisco-contribuinte, e comece a reduzir a quantidade de obrigações acessórias, que já estão duplicadas, desintegradas e desgastante, e que não seja apenas mais uma obrigação para aumentar ainda mais a carga de trabalho, que os contribuintes já são obrigados a prestar para o fisco. Para estudos futuros nessa área, recomenda-se um levantamento detalhado da redução do custo da implementação do SPED, seus benefícios e melhorias nos processos.

56 55 REFERÊNCIAS BRANCO, Leonardo o. De Araújo. Nota Fiscal Eletrônica e SPED: aspectos práticos e implicações tributárias, Disponível em Acessado em 28 de Agosto de 2008 CASTRO, Aldemário Araújo. A regulamentação legal do documento eletrônico no Brasil. Disponível em Acessado em 28 de agosto de 2008 CASTRO, Aldemário Araújo. O documento eletrônico e a assinatura digital. Disponível em Acessado em 28 de agosto de 2008 PORTAL ICP-BRASIL - Infraestrutura de Chaves Publicas do Brasil disponível em Acessado em 15 de outubro de 2008 PORTAL NACIONAL DA NOTA FISCAL ELETRNONICA Disponível em Acessado em 01 de setembro de 2008 RECEITA FEDERAL DECRETO 6022/2007 Disponível em Acessado em 20 outubro de 2008 RECEITA FEDERAL. Sitio SPED Disponível em Acessado em 30 de agosto de 2008

57 56 RECEITA FEDERAL Ajuste SINIEF 11/08, de 26/09/2008 AJUSTE SINIEF 11, DE 26 DE SETEMBRO DE 2008 disponivel em Acessado em 10 de novembro de 2008 RECEITA FEDERAL Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 Disponível em Acessado em 18 de Novembro de 2008 ROESCH, S. M. A. Projetos de estágio do curso de administração: guia para pesquisas, projetos, estágios e trabalho de conclusão de curso. São Paulo: Atlas, SECRETARIA DO ESTADO DA FAZENDA Portal Nota Fiscal Eletrônica Dispovivel em Acessado em 10 de março de 2009

58 57 ANEXOS ANEXO 1 Exemplo Danfe NF-E de Saída.

59 RECEBEMOS DE DISTRIBUIDORA MULLER COM.E REPRES.LTDA OS PRODUTOS CONSTANTES DA NOTA FISCAL INDICADA AO LADO NF-e DATA DE RECEBIMENTO IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO RECEBEDOR SÉRIE 041 DISTRIBUIDORA MULLER COM.E REPRES.LTDA RUA BRUSQUE, 605 CENTRO ITAJAI/SC NATUREZA DA OPERAÇÃO Venda Merc.Adq.Terc. DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica 1 - Saída 2 - Entrada N SÉRIE F 1/ 1 INSCRIÇÃO ESTADUAL INSC.ESTADUAL DO SUBST. TRIBUTÁRIO CNPJ / DESTINATÁRIO / REMETENTE NOME/RAZÃO SOCIAL PREDIAL ADM HOTEIS PLAZA SA CHAVE DE ACESSO P/CONSULTA AUTENTICIDADE NO SITE / / CNPJ/CPF DATA DA EMISSÃO / /05/2009 ENDEREÇO BAIRRO / DISTRITO CEP ROD BR 101, 3146 KM 144 ILHOTA MUNICÍPIO ITAPEMA FONE/FAX UF SC INSCRIÇÃO ESTADUAL DATA DA SAÍDA/ENTRADA 07/05/2009 HORA DE SAÍDA 00:00 FATURA SEISCENTOS E SEIS REAIS E SESSENTA E NOVE CENTAVOS Número Vencimento Valor Número Vencimento Valor Número Vencimento Valor /06/ ,69 CÁLCULO DO IMPOSTO BASE DE CÁLCULO DO ICMS VALOR DO ICMS BASE DE CÁLCULO DO ICMS SUBSTITUIÇÃO VALOR DO ICMS SUBSTITUIÇÃO VALOR TOTAL DOS PRODUTOS 428,25 72,80 0,00 0,00 606,69 VALOR DO FRETE VALOR DO SEGURO 0,00 DESCONTO 0,00 0,00 OUTRAS DESPESAS ACESSÓRIAS 0,00 VALOR DO IPI VALOR TOTAL DA NOTA 0,00 606,69 TRANSPORTADOR / VOLUMES TRANSPORTADOS RAZÃO SOCIAL ENDEREÇO FRETE POR CONTA CÓDIGO ANTT 1-EMITENTE 1 2-DESTINATÁRIO MUNICÍPIO PLACA DO VEÍCULO UF CNPJ / CPF UF INSCRIÇÃO ESTADUAL QUANTIDADE 0 DADOS DO PRODUTO / SERVIÇO ESPÉCIE MARCA NUMERAÇÃO DADOS DO PRODUTO / SERVIÇOS COD.PROD. DESCRIÇÃO DO PRODUTO / SERVIÇO NCM / SH CST CFOP UNID QTDE VL. UNITÁRIO PESO BRUTO PESO LÍQUIDO 50,12 43, SONHO 1 KG LEITE PT1 3, , ,01 41,65 7,08 0,00 17,00 0, GRANDES SUCESSOS LACTA 400 GR CX30 2, , ,66 253,88 43,16 0,00 17,00 0, OURO BRANCO 1 KG PT1 2, , ,34 27,77 4,72 0,00 17,00 0, BATATA KI-FR 400 GR TRAD CX6 6, , ,68 104,95 17,84 0,00 17,00 0,00 VL. TOTAL BC.ICMS VL. ICMS V.IPI ALÍQ. ICMS ALÍQ. IPI CÁCULO DO ISSQN INSCRIÇÃO MUNICIPAL VALOR TOTAL DOS SERVIÇOS BASE DE CÁLCULO DO ISSQN VALOR DO ISSQN 0,00 DADOS ADICIONAIS INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES ICMS 17% REDUCAO DA BASE DE CALCULO, REG ESPECIAL NO 0259/ DIAT.PROCESSO NO GR /016 NroCarga: RESERVADO AO FISCO OPHOS SOLUÇÕES E TECNOLOGIA - VRS 1.04

60 59 Apêndices Apencide 1 Slides Apresentação

61

62 O SPED E A ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS PARA EMISSAO DE NF-E NA DISTRIBUIDORA D.MULLER Acadêmico: Maurício Mello Codesso Membros da Banca: Jose Hailton da Silva José Domingos dos Santos Neto Jackson Beck

63 Identificação da empresa Razão social: Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. Endereço: Rua Brusque, 605 Itajaí / SC Data de Constituição: 06/09/1967 Ramo de Atuação: Distribuição, comércio atacadista e varejista de produtos alimentícios, transporte rodoviário de cargas e representações em geral. Área Total: m2 Área Edificada: m2 Área de Atuação: Todo estado de Santa Catarina. Clientes cadastrados:

64 Questão Problema Quais os aspectos tecnológicos e legais vinculados à atividade de gerar e prestar informação em formato digital? Justificativa Com a chegada do SPED, as empresas têm começado a estruturar-se de forma que possam atender suas exigências.

65 OBJETIVO Identificar os aspectos tecnológicos e legais vinculados à atividade de gerar e prestar informações em formato digital.

66 Objetivos Específicos -Determinar a validade legal do Documento gerado e transmitido eletronicamente. -Verificar a segurança das informações contidas e transmitidas em formato digital. -Identificar os princípios e avanços tecnológicos para garantir a integridade, a confiabilidade e a não violação do conteúdo dos documentos digitais. -Determinar as prestações de informações e a tecnologia digital relacionadas ao SPED -Moldar e vincular na Distribuidora Muller Comércio e Representações Ltda. a nova metodologia de prestar as informações eletrônicas, principalmente a Nota Fiscal Eletrônica.

67 METODOLOGIA Natureza Qualitativa Característica Exploratória Estratégias Adotadas: Pesquisa bibliográfica Pesquisa documental Estudo de caso Campo de Observação Distribuidora Muller

68 Documento Eletrônico Pode ser compreendido como a concretização de um fato por meio de um computador e armazenado em um formato específico, capaz de ser traduzido ou apreendido pelos sentidos mediante o emprego de um Software Apropriado. Aldemario Araujo Castro(2001) Solução Medida Provisória n , de 24 de agosto de 2001, regulamentou a assinatura digital no Brasil e instituiu o ICP-Brasil, que ficou encarregado, de garantir a autenticidade e a validade jurídica em forma eletrônica, e confere aos documentos assinados digitalmente o mesmo valor jurídico dos documentos em papel assinados de próprio punho.

69 Assinatura Digital

70 Assinatura Digital Código anexado ou logicamente associado a uma mensagem eletrônica que permite de forma única e exclusiva a comprovação da autoria de um determinado conjunto de dados (um arquivo, um ou uma transação). A assinatura digital comprova que a pessoa criou ou concorda com um documento assinado digitalmente, como a assinatura de próprio punho comprova a autoria de um documento escrito. A verificação da origem do dado é feita com a chave pública do remetente. ICP-BRASIL

71 Certificado Digital

72 Certificado Digital A Certificação garante três princípios básicos,a autenticidade, a privacidade e a inviolabilidade, tornando assim impossível o documento eletrônico ser adulterado posteriormente, estabelecendo um vinculo igual ao gerado por uma assinatura de próprio punho em papel.

73 Sistema Público de Escrituração Digital O SPED foi instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007 É a modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, usando a certificação digital para a assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica. Principais Objetivos: - Promover a integração dos fiscos - Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes - Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários

74 Escrituração Contábil Digital Escrituração Fiscal Digital NF-E - Ambiente Nacional Composto

75 Sped Contábil -Diário Geral; -Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); -Diário Auxiliar; -Razão Auxiliar; -Livro de Balancetes Diários e Balanços. Sped Fiscal -Registro de Entradas; -Registro de Saídas; -Registro de Inventário; -Registro de Apuração do IPI; -Registro de Apuração do ICMS.

76 Nota Fiscal Eletrônica Alteração da sistemática atual de emissão de nota fiscal em papel, modelos 1 e 1A, por nota fiscal de existência apenas eletrônica. Validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador, Impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, DANFE DANFE não é uma nota fiscal

77 Benefícios aos Emissores de NF-e -Redução de custos de impressão; -Redução de custos de aquisição de papel; -Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais; -Simplificação de obrigações acessórias; -Redução de tempo de parada em Postos Fiscais de Fronteira; -Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes; -Domínio de tecnologia certificação digital e web service. Às Administrações Tributárias -Aperfeiçoamento dos processos de controle fiscal e conseqüente aumento da arrecadação; -Compartilhamento e redução da redundância de informações; -Informação em tempo real, antes da ocorrência do fato gerador;

78 À Sociedade -Redução do Custo Brasil; -Aperfeiçoamento do combate à sonegação; -Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel.

79 Preparação para emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Parcerias realizadas: Ophos Aquisições: 2 servidores 2 Impressoras Procedimentos Realizados: Atualização do Cadastro do clientes, aprox Utilização Ambiente Virtual de Teste da NF-e : Fevereiro de 2009

80 Procedimento Para Emissão da NF-E Começo da Emissão da NF-E no dia 02 de maio de Pontos positivos: -Uma melhora na organização e eliminação de papeis -Melhora no arquivamento das informações -Diminuição do Barulho causado pela impressão -Aumento na velocidade de impressão

81 Pontos negativos: -Dificuldade de identificar qual a causa do erro na emissão da NF-E -Falta de Ordem na emissão da NF-E

82 Emitindo uma NF-E na Distribuidora Muller

83 Emitindo uma NF-E na Distribuidora Muller

84 Emitindo uma NF-E na Distribuidora Muller

85 Emitindo uma NF-E na Distribuidora Muller

86 Emitindo uma NF-E na Distribuidora Muller

87 Consulta da Autenticidade da NF-E

88 Consulta da Autenticidade da NF-E

89 Consulta da Autenticidade da NF-E

90 Consulta da Autenticidade da NF-E

91 Erro na Emissão da NF-e

92 Conclusão -A Empresa adaptou-se muito bem a NF-E, não tendo um grande impacto nas rotinas de geração para o usuário do Faturamento -Houve melhorias nos processos internos, diminuição de custos e uma aceitação muito grande por parte dos funcionários. -Em menos de um mês, todo o investimento, já haviam sido pagas apenas com a redução do custo do formulário

93

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