EMITINDO A NF-e, NFC-e e NFS-e PELOS SISTEMAS DA LINHA 4U. Informações específicas para o estado do Paraná

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1 EMITINDO A NF-e, NFC-e e NFS-e PELOS SISTEMAS DA LINHA 4U Este manual ensina a configurar a emissão de NF-e e NFC-e em todos os sistemas da linha 4U (exceto GE-COMERCIO START 4U) e a NFS-e nos sistemas GE-INFO 4U, GEMOTOR 4U e PREXEC 4U. Observações: 1. Nosso sistema suporta NFS-e apenas para algumas cidades. 2. A NF-e do nosso sistema não dá suporte a alguns recursos, como venda de armas, veículos, combustíveis, medicamentos e papel imune. Além disso a nota do nosso sistema não prevê a importação de mercadorias. Exceto por estes aspectos ela é completa e dá suporte a todos os outros recursos da nota eletrônica. Observações ao contador: dentro do tópico CONFIGURANDO A EMISSÃO DE NOTAS que começa logo abaixo você verá ao final de cada subtópico um texto que começa igual a este (observações ao contador) e com a mesma cor de fonte. Nestes textos estão informações direcionadas aos contadores sobre quais informações precisarão repassar a seus clientes (as empresas que emitirão as notas) para configurar o sistema com as informações exigidas pelo fisco. Como desenvolvedores podemos auxiliar no preenchimento de qualquer informação do sistema, mas infelizmente não podemos dizer quais valores preencher nos campos fiscais. Por isso pedimos a compreensão e auxílio dos contadores em fornecerem aos seus clientes as informações que precisam para começarem a emitir suas notas fiscais. Informações específicas para o estado do Paraná No estado do Paraná os desenvolvedores de software devem possuir um cadastro no Sefaz. Quando uma empresa começa a emitir nota eletrônica usando o nosso sistema ela deve solicitar pelo site do Sefaz o reconhecimento de usuário para o desenvolvedor. Esta solicitação pode ser feita pela própria empresa ou pelo seu contador. Para a solicitação é necessário o CNPJ do desenvolvedor e o código e nome do sistema. Nosso CNPJ é o / Já para os sistemas, segue abaixo a lista contendo o código e o nome de cada sistema registrado no Sefaz: GE-COMERCIO PLUS 4U - GESTÃO COMERCIAL INTEGRADA GE-INFO 4U GECOLE 4U GEDIB 4U GEMATX 4U GEMOTOR 4U GENOTU 4U GEPAD 4U GEPATI 4U GEPIZZA 4U GESABEL 4U GEVITRO 4U PREXEC 4U GE-COMERCIO 4U

2 Após fazer a solicitação pedimos que entre em contato conosco avisando do pedido para que realizemos a liberação, uma vez que o Sefaz não emite qualquer aviso ou alerta para nós. Observações ao contador: auxilie o cliente a fazer a solicitação para usar o sistema ou realize você mesmo a solicitação. Esta solicitação é feita em uma área de acesso exclusivo da empresa e/ou de seu contador, por isso não é interessante que nós, como desenvolvedores, tenhamos acesso a esta área. Configurando a emissão de notas eletrônicas Existem 9 locais em nosso sistema onde podem ser inseridas informações para a emissão de NF-e, NFC-e e/ou NFS-e, incluídos os próprios módulos de emissão notas fiscais. Os 2 últimos locais são módulos para emissão especificamente de NFS-e e eles serão explicados nas últimas páginas deste manual. Abaixo enumerarei os 7 locais/cadastros onde pode configurar e emitir a nota fiscal. 1. Menu CADASTROS, CONTROLE DE CLIENTES E FORNECEDORES Neste módulo são inseridos os cadastros dos clientes. Para cada cliente é obrigatório preencher: Campos obrigatórios para emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e RAZÃO SOCIAL; ENDEREÇO COMPLETO COM CEP: digite o nome da cidade sem erros nem abreviações para o sistema localizar o código do IBGE; INSCRIÇÃO ESTADUAL: se o cliente for pessoa física deixe em branco o campo RG/I.E, já se for pessoa jurídica preencha com a INSCRIÇÃO ESTADUAL, caso

3 possua. A I.E não é necessária para emissão de NFS-e; Campos obrigatórios para emissão de NFS-e TELEFONE 1; ; Campos opcionais INSCRIÇÃO MUNICIPAL; IDENTIF. ESTRANGEIRO: é o documento de identificação de estrangeiro. Quando preencher não informe o CPF/CNPJ; INSCRIÇÃO SUFRAMA. Observação: para emissão de NFC-e não são necessários os dados do cliente, exceto caso selecione um cliente diferente de CONSUMIDOR na nota. Se o cliente for CONSUMIDOR o sistema deixa emitir sem os dados, mas se for outro cliente cadastrado o sistema pedirá os mesmos dados tanto para NF-e como para NFC-e. Observações ao contador: os campos deste cadastro são informações do destinatário da nota, então a empresa emissora coleta estas informações com seus clientes. Não há necessidade de passar nenhuma informação. 2. Menu PRODUTOS, CONTROLE DE PRODUTOS Neste módulo são inseridos os produtos que a empresa vende e serviços que ela presta. O campo tipo identifica se é produto (quando diferente de 5) ou se é serviço (quando o valor selecionado é 5). Para cada produto é obrigatório preencher:

4 Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e CÓD. BARRAS: apesar do nome este campo admite a digitação de um código interno inventado pela empresa; NOME: é o nome do produto; UNIDADE: é a unidade de medida do produto, com até 5 caracteres (UN, KG, CX, PÇT ); CÓDIGO NCM ou NBS: indique o código NCM do produto (sem pontuação, só números) ou o NBS se for serviço. Pode indicar o NBS correto do serviço porque o sistema converte ele para na hora de gerar a NF-e. É necessário indicar o valor correto para o sistema calcular o valor aproximado dos impostos corretamente; TAB. IMPOSTO: este campo não é fiscal, mas ele remete a outro cadastro que é como uma segunda parte do cadastro de produtos. Neste outro cadastro estarão todas as demais informações fiscais do produto/serviço, é o próximo que explicaremos. Você criará uma lista de tabelas com as situações que possui e irá vincular as tabelas corretamente a cada produto através deste campo; Campos opcionais que entram nas NF-e e NFC-e CÓDIGO EX DA TIPI: este campo é como uma subclasse do NCM e somente alguns produtos têm esta informação, caso o produto não tenha deixar em branco; BASE ICMS RETIDO: é possível informar diretamente no cadastro do produto o valor da base de cálculo para retenção do ICMS, quando há. O valor será importado na nota fiscal ao emiti-la. Deixar zerado caso não tenha; VALOR ICMS RETIDO: da mesma forma, é possível informar o valor do ICMS RETIDO no cadastro, que também será importado na nota. Deixar zerado caso não tenha; NVE: o campo NOMENCLATURA DE VALOR ADUANEIRO E ESTATÍSTICA é preenchido apenas quando há exportação e é possível preencher até 8 NVE por produto (NVE 1 a NVE 8). Observações: para emissão de NFS-e o sistema tem um cadastro independente onde pode-se criar a lista de serviços com suas informações fiscais, este cadastro será explicado mais a frente. O cadastro de produtos será usado apenas para emissão de NFe e NFC-e, mas pode conter serviços caso precise incluí-los em suas notas. Para facilitar um pouco o preenchimento dos NCM, deixamos aqui 2 links onde pode consultar tanto os NCM existentes como os NBS: NCM: NBS (serviços): Observações ao contador: auxilie o usuário a preencher o NCM e a EX DA TIPI, caso necessite. Caso a empresa tenha necessidade de informar a base e valor de ICMS retido nas notas passe esta informação a ela. O mesmo para o NVE. 3. Menu NOTAS FISCAIS, TABELAS DE IMPOSTOS Este módulo é uma segunda parte do cadastro de produtos, mas só com informações fiscais e orientações que instruem o sistema sobre como fazer os cálculos. Ou seja, ele é

5 um aglomerado com as informações fiscais relacionadas aos produtos e serviços inseridos nas notas, sendo possível selecionar esta tabela tanto no cadastro do produto quanto nos próprios itens dentro da nota, caso precise emitir uma nota com tabelas específicas. Uma observação: até a versão a tela onde eram cadastradas as tabelas era mais parecida com a dos demais cadastros do sistema. Nas versões seguintes a esta, o sistema passou a usar um cadastro igual ao da imagem a seguir. As informações estão dispostas em abas e dependendo da situação tributária selecionada alguns campos podem ser desabilitados por não necessitarem de preenchimento naquela situação. As informações obrigatórias variam muito de acordo com as situações tributárias, tentarei descrever ao máximo possível estas situações abaixo. Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e aba GERAL, DESCRIÇÃO DA TABELA: este campo não é fiscal, só serve para dar um nome a tabela, para que consiga identificá-la no sistema; aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO ICMS (CST ou CSON): neste campo deve selecionar a situação tributária do ICMS, CST no caso de empresa em REGIME NORMAL ou CSON para empresas optantes pelo simples. As opções permitidas neste campo são: Para CST 00-TRIBUTADA INTEGRALMENTE 10-TRIBUTADA C/ COBRANÇA ICMS POR SUBST.

6 20-C/ REDUÇÃO BC 30-ISENTA OU NÃO TRIBUTADA 40-ISENTA 41-NÃO TRIBUTADA 50-SUSPENSÃO 51-DIFERIMENTO 60-COBRANDO ANT. POR SUBST. 70-C/ RED. BC E COBRADO ANT. POR SUBST. 90-OUTRAS Para CSON 101-TRIBUTADA COM PERMISSÃO DE CRÉDITO 102-TRIBUTADA SEM PERMISSÃO DE CRÉDITO 103-ISENÇÃO ICMS PARA FAIXA DE RECEITA BRUTA 201-COM PERMISSÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA ICMS POR ST 202-SEM PERMISSÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA ICMS POR ST 203-ISENÇÃO ICMS P/ FAIXA DE RECEITA BRUTA E COBRANÇA ICMS POR ST 300-IMUNE 400-NÃO TRIBUTADA 500-ICMS COBRADO ANTERIORMENTE POR ST OU POR ANTECIPAÇÃO 900-OUTROS aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO IPI: neste campo deve selecionar a situação do IPI mesmo que a empresa não pague este imposto. Ele admite os seguintes valores: 00 - ENTRADA COM RECUPERAÇÃO DE CRÉDITO 01 - ENTRADA TRIBUTADA COM ALÍQUOTA ZERO 02 - ENTRADA ISENTA 03 - ENTRADA NÃO-TRIBUTADA 04 - ENTRADA IMUNE 05 - ENTRADA COM SUSPENSÃO 49 - OUTRAS ENTRADAS 50 - SAÍDA TRIBUTADA 51 - SAÍDA TRIBUTADA COM ALÍQUOTA ZERO 52 - SAÍDA ISENTA 53 - SAÍDA NÃO-TRIBUTADA 54 - SAÍDA IMUNE 55 - SAÍDA COM SUSPENSÃO 99 - OUTRAS SAÍDAS aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO PIS: neste campo selecione a situação tributária do PIS, mesmo que a empresa não pague este imposto. Ele admite as seguintes opções: 01 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO ALÍQUOTA NORMAL CUMULATIVO/NÃO CUMULATIVO) 02 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO (ALÍQUOTA DIFERENCIADA)) 03 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = QUANTIDADE VENDIDA X ALÍQUOTA POR UNIDADE DE PRODUTO)

7 04 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (TRIBUTAÇÃO MONOFÁSICA (ALÍQUOTA ZERO)) 05 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA) 06 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (ALÍQUOTA ZERO) 07 - OPERAÇÃO ISENTA DA CONTRIBUIÇÃO 08 - OPERAÇÃO SEM INCIDÊNCIA DA CONTRIBUIÇÃO 09 - OPERAÇÃO COM SUSPENSÃO DA CONTRIBUIÇÃO 49 - Outras Operações de Saída 50 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno 51 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Não Tributada no Mercado Interno 52 - Operação com Direito a Crédito Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação 53 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e NãoTributadas no Mercado Interno 54 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação 55 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Não-Tributadas no Mercado Interno e de Exportação 56 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e NãoTributadas no Mercado Interno, e de Exportação 60 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno 61 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Não-Tributada no Mercado Interno 62 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação 63 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno 64 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação 65 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas NãoTributadas no Mercado Interno e de Exportação 66 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportação 67 - Crédito Presumido - Outras Operações 70 - Operação de Aquisição sem Direito a Crédito 71 - Operação de Aquisição com Isenção 72 - Operação de Aquisição com Suspensão 73 - Operação de Aquisição a Alíquota Zero 74 - Operação de Aquisição; sem Incidência da Contribuição 75 - Operação de Aquisição por Substituição Tributária 98 - Outras Operações de Entrada 99 - OUTRAS OPERAÇÕES aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO COFINS: neste campo selecione a situação tributária do COFINS, mesmo que a empresa não pague este imposto. Ele admite as seguintes opções: 01 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO ALÍQUOTA NORMAL CUMULATIVO/NÃO CUMULATIVO)

8 02 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO (ALÍQUOTA DIFERENCIADA)) 03 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = QUANTIDADE VENDIDA X ALÍQUOTA POR UNIDADE DE PRODUTO) 04 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (TRIBUTAÇÃO MONOFÁSICA (ALÍQUOTA ZERO)) 05 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA) 06 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (ALÍQUOTA ZERO) 07 - OPERAÇÃO ISENTA DA CONTRIBUIÇÃO 08 - OPERAÇÃO SEM INCIDÊNCIA DA CONTRIBUIÇÃO 09 - OPERAÇÃO COM SUSPENSÃO DA CONTRIBUIÇÃO 49 - Outras Operações de Saída 50 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno 51 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Não Tributada no Mercado Interno 52 - Operação com Direito a Crédito Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação 53 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e NãoTributadas no Mercado Interno 54 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação 55 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Não-Tributadas no Mercado Interno e de Exportação 56 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e NãoTributadas no Mercado Interno, e de Exportação 60 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno 61 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Não-Tributada no Mercado Interno 62 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação 63 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno 64 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação 65 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas NãoTributadas no Mercado Interno e de Exportação 66 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportação 67 - Crédito Presumido - Outras Operações 70 - Operação de Aquisição sem Direito a Crédito 71 - Operação de Aquisição com Isenção 72 - Operação de Aquisição com Suspensão 73 - Operação de Aquisição a Alíquota Zero 74 - Operação de Aquisição; sem Incidência da Contribuição 75 - Operação de Aquisição por Substituição Tributária 98 - Outras Operações de Entrada 99 - OUTRAS OPERAÇÕES aba ICMS, ORIGEM DO ICMS/MERCADORIA: neste campo deve selecionar a origem do ICMS, ele é obrigatório tanto para a nota como para que o sistema saiba

9 calcular o valor aproximado dos impostos dos produtos. Ele admite as seguintes opções: 0 - NACIONAL 1 - ESTRANGEIRA, IMPORTAÇÃO DIRETA 2 - ESTRANGEIRA, ADQUIRIDA NO MERCADO INTERNO 3 - NACIONAL, COM CONTEÚDO IMPORTADO ENTRE 40% e 70% 4 - NACIONAL, PRODUZIDO COM PROCESSOS BÁSICOS 5 - NACIONAL, COM CONTEÚDO IMPORTADO INFERIOR A 40% 6 - ESTRANGEIRA, IMPORTAÇÃO DIRETA SEM SIMILAR NACIONAL 7 - ESTRAMGEIRA, ADQUIRIDA NO MERCADO INTERNO SEM SIMILAR NACIONAL 8 - NACIONAL, COM CONTEÚDO IMPORTADO SUPERIOR A 70% Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e dependendo da situação tributária do ICMS aba ICMS, MODALIDADE DO ICMS: este campo é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 00, 10, 20, 51, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900. Ele admite os seguintes valores: 0 - MARGEM DE VALOR AGREGADO (%) 1 - PAUTA (Valor) 2 - PREÇO TABELADO MÁX. (valor) 3 - VALOR DA OPERAÇÃO aba ICMS, MODALIDADE SUBSTITUIÇÃO: este campo é a modalidade do ICMS por substituição tributária e é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900. Ele admite os seguintes valores: 0 - PREÇO TABELADO OU MÁXIMO SUGERIDO 1 - LISTA NEGATIVA (VALOR) 2 - LISTA POSITIVA (VALOR) 3 - LISTA NEUTRA (VALOR) 4 - MARGEM VALOR AGREGADO (%) 5 - PAUTA (VALOR) aba ICMS, ALÍQUOTA ICMS: este campo é o percentual de ICMS e é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 00, 10, 20, 41, 51, 70, 90, 201, 202, 203 e 900. Apesar de ser obrigatório no modelo, caso eventualmente não haja alíquota informe zero; aba ICMS, ALÍQUOTA ICMS SUBSTITUIÇÃO: este campo é o percentual de ICMS ST e é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 41, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900; aba ICMS, MARGEM DE VALOR AGREGADO - MVA: este campo é o percentual da margem de valor adicionado ao ICMS ST é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900; aba ICMS, REDUÇÃO BASE DE CÁLCULO ICMS: este campo é o percentual de redução da BC do ICMS é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 20, 51, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900; aba ICMS, REDUÇÃO BASE DE CÁLCULO ICMS SUBSTITUIÇÃO: este campo

10 é o percentual de redução da BC do ICMS ST é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900; aba ICMS, ICMS DESONERADO %: este campo é o percentual de desoneração do ICMS pode ser preenchido quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 20, 40, 41, 50, 70 ou 90; aba ICMS, MOTIVO DESONERAÇÃO ICMS: este campo é o motivo da desoneração do ICMS e é preenchido nas mesmas situações do campo anterior. Deixe em branco caso não precise preencher ou tecle DELETE caso tenha preenchido erroneamente e deve ficar em branco. Ele admite os seguintes valores: 1 = TÁXI 3 = PRODUTOR AGROPECUÁRIO 4 = FROTISTA/LOCADORA 5 = DIPLOMÁTICO/CONSULAR 6 = UTIL. E MOTOCICLETAS DA AMAZÔNIA OCID. E ÁREAS LIVRE COM. 7 = SUFRAMA 8 = VENDA A ÓRGÃO PÚBLICO 9 = OUTROS 10 = DEFICIENTE CONDUTOR 11 = DEFICIENTE NÃO CONDUTOR 12 = ÓRGAO DE FOMENTO AO DESENVOLVIMENTO AGROPECUÁRIO aba ICMS, O ICMS DEVE SER DEDUZIDO DA NOTA / É CALCULADO MAS NÃO APARECE NA NOTA: este campo não é uma informação fiscal, mas sim uma instrução para o sistema. Quando a CSON for 201, 202 ou 203 a nota deve conter apenas o ICMS ST, mas deste ICMS ST é abatido o ICMS. Por isso o sistema habilita os campos do ICMS, para que haja o cálculo, mas marcando este campo o sistema não incluirá os valores do ICMS na nota, apenas os do ICMS ST. Consulte seu contador caso deseje mais informações sobre isso; aba ICMS, ICMS DIFERIDO %: este campo é o percentual de ICMS diferido e é obrigatório apenas quando a situação do ICMS (CST) for a 51; aba ICMS, ALÍQUOTA DE CRÉDITO DO SIMPLES: este campo é o percentual de crédito do simples e ele muda todo início de mês baseado no faturamento do mês anterior. Desta forma você precisa entrar em contato com o contador todo primeiro dia do mês para obter esta alíquota e corrigi-la no programa. Ele é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 101, 201 ou 900; aba PIS, ALÌQUOTA DO PIS %: este é o percentual do PIS e pode ser preenchido quando a situação tributária do PIS for a 01, 02 ou entre a 49 até a 99; aba PIS, VALOR UNITÁRIO DO PIS: este é o valor unitário do PIS, quando ele é cobrado por valor em vez de percentual, e pode ser preenchido quando a situação tributária do PIS for a 03 ou entre a 49 até 99; aba COFINS, ALÌQUOTA DO COFINS %: este é o percentual do COFINS e pode ser preenchido quando a situação tributária do COFINS for a 01, 02 ou entre a 49 até a 99; aba COFINS, VALOR UNITÁRIO DO COFINS: este é o valor unitário do COFINS, quando ele é cobrado por valor em vez de percentual, e pode ser preenchido quando a situação tributária do COFINS for a 03 ou entre a 49 até 99; aba IPI, ALÍQUOTA DO IPI: é o percentual de IPI e pode ser preenchido quando sua situação tributária for 00, 49, 50 ou 99. AVISO IMPORTANTE: se a situação tributária do IPI for uma destas, mesmo que a alíquota fique zerada será incluído no xml da nota a seção do IPI, oque gera rejeição quando transmite a NFC-e;

11 Campos opcionais para emissão de NF-e e NFC-e aba GERAL, CFOP: na nota eletrônica cada produto ou serviço tem seu próprio CFOP. Se você deixar este campo em branco o sistema vai usar o CFOP da natureza de operação, o cadastro que explicaremos a seguir. Isso facilita quando precisa alternar entre vendas para dentro e fora do estado com frequência. Entretanto existem situações pode ser necessário ter uma nota com vários CFOP. Se isso ocorrer precisará usar este campo para que cada produto da nota vinculado a tabelas diferentes tenham os CFOP necessários; aba GERAL, INFORMAÇÕES ADICIONAIS PARA A NOTA FISCAL: o texto preenchido aqui cai automaticamente nas informações adicionais da nota fiscal quando esta tabela está selecionada em pelo menos um dos produtos da nota; aba PIS, campos ALÍQUOTA PIS SUBSTITUIÇÃO e VALOR UNITÁRIO PIS SUBSTITUIÇÃO: assim como existe a alíquota em percentual e valor do PIS existem os campos para o PIS por substituição tributária. O modelo da NF-e não indica quando estes campos são preenchidos em função da situação tributária, então deve-se consultar o contador para mais detalhes de devem ou não serem preenchidos; aba PIS, PIS % SOBRE SERVIÇOS: é o PIS cobrado sobre o serviço, em percentual, deve ser preenchido quando estiver vendendo um serviço e precisar tributar PIS sobre ele; aba COFINS, campos ALÍQUOTA COFINS SUBSTITUIÇÃO e VALOR UNITÁRIO COFINS SUBSTITUIÇÃO: é o COFINS por substituição, assim como o PIS acima, preencha caso necessário; aba COFINS, COFINS % SOBRE SERVIÇOS: é o COFINS sobre serviços, em percentual. Segue a mesma regra do PIS sobre serviço explicado anteriormente; aba IPI, campos CLASSE DE ENQUADRAMENTO, CÓDIGO DE ENQUADRAMENTO, CNPJ PRODUTOR, CÓDIGO DO SELO DE CONTROLE, QUANTIDADE SELO DE CONTROLE: são campos para o IPI, preencha caso necessite; aba SERVIÇOS: todos os campos desta aba referem-se a serviços, ou seja, só deve preencher se esta tabela for vinculada a um produto do tipo serviço. Os campos disponíveis nesta aba são: ALÍQUOTA ISS; CÓDIGO DO SERVIÇO; CÓDIGO DO SERVIÇO NO MUNICÍPIO (este é o código do serviço usado na cidade); INCENTIVO FISCAL (SIM ou NÃO); EXIGIBILIDADE: selecione uma das 7 opções: 1 = EXIGÍVEL, 2 = NÃO INCIDÊNCIA, 3 = ISENÇÃO, 4 = EXPORTAÇÃO, 5 = IMUNIDADE, 6 = EXIGIBILIDADE SUSPENSA POR DECISÃO JUDICIAL, 7 = EXIGIBILIDADE SUSPENSA POR PROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO DE EXIBILIDADE: é o número do processo; MUNICÍPIO FATO GERADOR e MUNICÍPIO INCIDÊNCIA: na nota eletrônica devem constar o código do IBGE dos municípios de fato gerador e de incidência do imposto. Estes 2 campos na tabela de imposto permitem instruir o sistema para que, por padrão, preencha a nota com a cidade/uf da EMPRESA ou com a cidade/uf do CLIENTE para o qual o serviço é prestado. Nada impede que você altere a nota e mude a cidade/uf para o sistema capturar o código correto do IBGE, mas estes campos facilitam a automação da nota. Creio que na maioria dos casos estes campos receberão o valor POR PADRÃO É O DA EMPRESA, mas consulte

12 seu contador (caso preste serviços, claro) sobre o que significam os 2 campos e como preenchê-los para escolher a melhor opção. Observações: como pode ver na cansativa lista acima, existem muitos campos obrigatórios. Entretanto, nosso obrigatório refere-se ao modelo requerido para o xml. É possível informar o valor zero para a alíquota caso precise, por exemplo. Neste caso ela será incluída com valor zero no xml e não havendo nenhum problema legal a nota deve ser emitida sem problemas. Observações 2: as NFS-e possuem módulos próprios para cadastro dos serviços e suas informações fiscais, por isso este módulo é usado apenas para NF-e e NFC-e. Observações ao contador: esta parte descrita anteriormente é a principal do sistema quando o assunto é preenchimento da nota. As situações tributárias do ICMS, PIS, COFINS e IPI são obrigatórias até em serviços, mesmo que deva informar as opções de isenção. Os campos indicados como obrigatórios fazem parte do modelo do xml e são obrigatórios por determinação do governo, mas é plenamente possível que alguns deles admitam valor em branco ou zerado dependendo da situação. Confira a lista de campos descrita nas últimas páginas desde a seção 3. Menu NOTAS FISCAIS, TABELAS DE IMPOSTOS e passe os valores que devem ser preenchidos para o cliente. É importante notar que esta tabela de imposto é um segundo cadastro de produtos e podem existir produtos com diferentes situações. Deverão ser criadas no sistema uma tabela para cada situação. Também existem situações especiais, como devolução, por exemplo, que exigirão a criação de mais tabelas. Como tais tabelas têm muitas informações fiscais inevitavelmente a empresa precisará de auxílio contábil para o preenchimento. 4. Menu NOTAS FISCAIS, TABELAS DE NATUREZAS A tabela de naturezas é um local onde pode registrar a CFOP e a sua descrição (natureza). A NATUREZA em si é um campo obrigatório (natop) que entra no xml da nota. Já a CFOP funciona da seguinte forma: se for preenchida e as tabelas de impostos estiverem sem CFOP o sistema aplicará a CFOP da natureza nos produtos. Por outro lado, se preencheu a CFOP nas tabelas de impostos será usada a CFOP que preencheu nelas, sendo ignorada a CFOP da natureza.

13 O uso da CFOP da natureza é interessante para empresas com vendas dentro e fora do estado porque o sistema permite configurar uma tabela de natureza diferente para estas operações e é capaz de verificar automaticamente se a venda é interna ou não comparando as UF do cliente e da sua empresa. Observações: este módulo é usado para emissão de NF-e e NFC-e, a emissão de NFS-e não necessita destas tabelas. Observações ao contador: a única necessidade aqui é passar a CFOP e a descrição das naturezas que a empresa usará em suas operações. Este módulo pode ir sendo preenchido conforme novas situações forem aparecendo. 5. Menu FERRAMENTAS, REGISTRO DO SISTEMA Neste local entram as informações da empresa que está emitindo a nota eletrônica. Os campos necessários aqui são os seguintes: Campos obrigatórios para emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e

14 RAZÃO SOCIAL: é a razão social do emitente; ENDEREÇO COMPLETO COM CEP: preencha os campos do endereço, número, bairro, etc ; CNPJ: é o cnpj do emitente; Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e REGIME TRIBUTÁRIO: selecione o regime da empresa, tendo como opções: 1 SIMPLES NACIONAL, 2 SIMPLES NACIONAL EXCESSO SUBLIMITE DE RECEITA BRUTA ou 3 REGIME NORMAL; I.E: preencha a inscrição estadual do emitente; Campos opcionais p/ emissão de NFS-e ou nota conjugada (produtos + serviços) REGIME TRIBUTÁRIO (ISS PRESTADOR DE SERVIÇOS): este campo admite as seguintes opções: 1 = MICROEMPRESA MUNICIPAL 2 = ESTIMATIVA 3 = SOCIEDADE DE PROFISSIONAIS 4 = COOPERATIVA 5 = MICROEMPRESÁRIO INDIVIDUAL (MEI) 6 = MICROEMPRESÁRIO E EMPRESA DE PEQUENO PORTE (ME/EPP) INSCRIÇÃO MUNICIPAL: use quando emite nota de serviço (NFS-e) ou quando emite notas conjugadas (produtos e serviços); CNAE: use quando emite nota de serviço (NFS-e) ou quando emite notas conjugadas (produtos e serviços); Campos opcionais I.E SUBST. TRIBUTÁRIO: é a inscrição estadual do substituto tributário da UF de destino da mercadoria; SUFRAMA; SENHA PARA EMISSÃO DE NFS-e; FRASE SECRETA PARA EMISSÃO DE NFS-e: estes 2 últimos campos são para NFS-e, quando emitida em alguma cidade que requer estas informações. Observações ao contador: nas notas de serviço alguns campos podem tornar-se obrigatórios ou opcionais dependendo da cidade. É necessário repassar a empresa (caso ela não possua) as informações fiscais: CNPJ, I.E, IM (caso tenha), CNAE e REGIME TRIBUTÁRIO. Verificar se há mais algum campo obrigatório especificamente para o caso da empresa. 6. Menu FERRAMENTAS, CONFIGURAÇÕES Este módulo de configurações fica no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES. As

15 opções para emissão de notas ficam na aba NOTAS FISCAIS. Nesta aba você encontrará os seguintes campos: IMPOSTO PRINCIPAL: ele permite escolher a tabela de imposto padrão que será usada no cadastro do produto quando adicionar novos produtos no sistema (a mesma que explicamos no tópico 3); NATUREZA DE OPERAÇÃO PRINCIPAL: permite selecionar a natureza (que explicamos no tópico 4) para operações dentro do estado; NAT. OPER. P/ OPERAÇÕES INTERESTADUAIS: permite selecionar a natureza para operações fora do estado; NÚMERO DA ÚLTIMA NF-E: neste campo pode indicar o número da última NF-e que emitiu, caso já estivesse emitindo em outro sistema antes de usar o nosso. Se vai começar agora o campo deve começar com valor zero; NÚMERO DA ÚLTIMA NFC-E: assim como o campo anterior, este permite indicar o número da última NFC-e. Apenas para distinguir, a NF-e é a nota fiscal eletrônica nacional, já em funcionamento há alguns anos. Já a NFC-e é a nota de consumidor eletrônica, que está substituindo o cupom fiscal em alguns estados. O sistema permite emitir ambas e cada uma tem sua numeração; SÉRIE NF-E: permite configurar a série da NF-e, recomendamos usar 001; SÉRIE NFC-E: este é apenas para a NFC-e e também permite configurar a série. Como forma de separar melhor as informações recomendamos usar 002; IDENTIFICADOR DO CSC: este campo permite informar o número de identificação do código de segurança do contribuinte, usado para montagem do QR CODE nas NFC-e. Este código é fornecido pelo estado no ato da liberação do pedido para

16 emissão de NFC-e; CÓDIGO DE SEGUR. DO CONTRIBUINTE: é o código de sergurança do contribuinte fornecido pelo estado com a autorização para emissão de NFC-e. É usado para montagem do QR CODE; IMPRESSORA PADRÃO DE NOTAS FISCAIS: permite selecionar a impressora onde os DANFE de NF-e serão impressos. Para a configuração específica dos DANFE de NFC-e entre na aba IMPRESSORAS, clique em ALTERAR CONFIGURAÇÃO, clique na aba CONFIGURAR IMPRESSORAS DE CUPOM e configure sua impressão na seção IMPRESSORA DE DANFE NFC-e; CERTIFICADO PADRÃO NESTE COMPUTADOR: permite pré-selecionar o certificado para emissão de notas eletrônicas. Para isso clique no botão ao lado do campo. O campo será preenchido com uma sequência de números e letras que você não entenderá, mas este é o número de série interno do certificado. Ao préselecionar um certificado você não verá mais a tela de seleção de certificado que normalmente aparece quando emite a primeira nota. Esta configuração fica gravada localmente no computador, permitindo que tenha certificados diferentes em outros computadores da rede; SENHA CERTIFICADO: além de pré-selecionar o certificado pelo campo acima você pode já deixar preenchida sua senha. Desta forma o sistema também não irá mais pedir a senha quando emitir uma nota eletrônica. Estas duas configurações são especialmente úteis se você quer deixar o certificado configurado no sistema sem que o funcionário tenha necessidade de selecionar ele e de preencher a senha; MODELO DE TEXTO PARA IMPOSTO NA NOTA: a partir de 2015 uma mudança na lei do imposto na nota obrigará que sejam discriminados os impostos federais, estaduais e municipais cobrados na nota (estimativa). A partir da versão nós trocamos o campo que permitia configurar o texto por este, que permite apenas selecionar um entre 6 modelos pré-configurados. Estes modelos seguem a recomendação do IBPT e nosso sistema agora usa as tabelas do IBPT fazendo referência a ele nos cálculos. Estas tabelas precisarão ser atualizadas a cada 6 meses e mais a frente ensinaremos a atualizá-las; VERSÃO DAS TABELAS DO IBPT: este campo permitirá definir a versão das tabelas do IBPT em uso atualmente. A cada 6 meses elas devem ser atualizadas e mais a frente explicaremos como fazer isso; VERSÃO DA NF-E/NFC-E: neste campo pode escolher a versão do xml nota eletrônica. A nota eletrônica sofre atualizações quando o governo muda o layout do xml, incluindo ou removendo campos. Procuramos manter o sistema atualizado, mas quando ocorre esta mudança geralmente há um período de transição entre versões, que pode ser diferente em cada estado. Para sanar este problema pode usar este campo versão para selecionar a versão atualmente suportada em seu estado. Atualmente (12/02/2015) as versões suportadas são a 2.00 e a 3.10, sendo que esta segunda deve entrar em vigor até 31/03/2015 se não houver mudança; QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL: este campo permite indicar ao sistema se ele emite NF-e, NFC-e ou ambas, e em que situações. Selecionado a primeira opção ele sempre emitirá NF-e, mas devido a isso se fizer uma venda para consumidor no PDV o sistema não emitirá a nota automaticamente. Já na opção 2 o sistema emite só NFC-e, e na opção 3 ele vai diferenciar pelo cliente. Se o cliente for pré-cadastrado emite NF-e, senão emite NFC-e para consumidor. Esta configuração é usada para funções do sistema que emitem nota automaticamente a partir das vendas, seja no retaguarda ou no PDV; IMPORTA FINANCEIRO VENDA P/ DUPLICATAS NF-E: este campo permite instruir ao sistema para importar o financeiro da venda para as parcelas da nota

17 eletrônica (duplicatas), sendo possível escolher importar tudo, só pendente ou não importar. Tome cuidado porque não é possível importar seletivamente (escolher qual venda vai), ao instruir o sistema ele passará a importar de todas as vendas automaticamente. Este recurso não funciona em NFC-e, pois nestas notas não pode haver grupo com dados de cobrança; DANFE NFC-E: este campo permite escolher um dos 3 modelos de danfe para NFC-e disponíveis no sistema. O primeiro modelo é mais flexível e se adapta a largura do cupom. Já o segundo modelo só funciona em bobina de 80mm de largura. O terceiro permite a impressão do DANFE NFC-e em folha A4, caso não possua impressora de cupom; FORMA DE EMISSÃO: indica a forma de emissão padrão da nota que está em uso atualmente. Normalmente usa-se a opção 1 = NORMAL, mas caso seu estado esteja em contingência deve selecionar a opção correspondente e indicar a data, hora e motivo da contingência nos 3 campos seguintes, sendo que o motivo deve ter entre 15 e 256 caracteres; DATA CONTINGÊNCIA, HORA CONTINGÊNCIA e MOTIVO CONTINGÊNCIA: estes 3 campos permitem discriminar quando começou a contingência e qual o motivo e só devem ser preenchidos se a forma de emissão for diferente de 1 = NORMAL, não os preencha caso esta seja a forma de emissão; NÚMERO DO ÚLTIMO RPS (NFS-E): este campo permite configurar o número do último RPS enviado, o próximo seguirá a sequência. Serve apenas para emissão da NFS-e, a nota de serviço municipal, nos sistemas que possuem este módulo; NÚMERO DO ÚLTIMO LOTE (NFS-E): quando transmite a NFS-e é necessário indicar um número sequencial para controle do lote, este campo permite configurar onde este número começa, ou seja, nele informa o último lote enviado; USUÁRIO WEB (NFS-E) e SENHA WEB (NFS-E): estes campos servem para configurar usuário e senha de acesso ao site de emissão de NFS-e. Vale dizer que são campos necessários apenas em algumas cidades; IMPRIMIR 2 VIAS DO DANFE NFC-E QUANDO TRANSMITIDO EM CONTINGÊNCIA: este campo é autoexplicativo e permite configurar o sistema para emitir 2 vias de DANFE das NFC-e quando ocorre contingência, para atender a legislação nesta situação; EMITIR NOTA ELETRÔNICA AO FECHAR VENDA NO PDV: marcando este campo o sistema questiona se deseja emitir a NF-e ou NFC-e toda a vez que fechar vendas no PDV. Só não funcionará se tiver fazendo uma venda para consumidor e no campo QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL tiver selecionado a opção 1; EMITIR NFS-E EM MODO ASÍNCRONO: normalmente este campo fica marcado, você pode desmarcá-lo se estiver tendo problemas com o tempo de resposta ao emitir NFS-e, mas note que nem todas as prefeituras dão suporte a este modo. Caso não consiga mais emitir NFS-e por desmarcá-lo volte a deixar marcado; EMITIR NF-E EM MODO ASÍNCRONO: igual ao campo anterior, mas para NF-E e NFC-e; AO GERAR/TRANSMITIR NOTA NO RETAGUARDA, QUESTIONAR SOBRE IMPRESSÃO DE DANFE E ENVIO DE XML POR PARA O CLIENTE: quando emite nota no PDV o sistema questiona se deseja imprimir danfe ou enviar o xml para o cliente, esta opção permite ativar esta mesma função no retaguarda; AMBIENTE: permite configurar o sistema para trabalhar em ambiente de homologação (testes) ou produção (com validade fiscal). Pode trocar o ambiente se quiser realizar testes e depois voltar ao fiscal; EXIBIR TELA DE VALIDAÇÃO AO EMITIR NF-E/NFC-E/NFS-E: ao emitir a nota eletrônica o sistema faz algumas pré validações para evitar o preenchimento

18 errado de alguns campos ou para obrigar o preenchimento de outros, de forma a minimizar a chance de rejeição da nota. Esta validação é exibida em uma tela com a lista de avisos e erros que a nota pode ter e com um botão corrigir que já o direciona diretamente ao módulo que deve acessar para resolver o problema. Normalmente a tela sempre aparecerá, mesmo que não hajam erros, mas este campo nas configurações permite configurar isso. Você pode indicar para que a tela de validação só apareça caso existam avisos e erros ou para que apareça só quando houverem erros. Entretanto, tome cuidado ao indicar para mostrar só quando houver erros, porque alguns avisos, embora não impeçam a emissão da nota, podem ser importantes, principalmente num primeiro momento, quando está começando a emitir a nota eletrônica; AO EMITIR NOTA IMPRIMIR DANFE E/OU ENVIAR XML: este campo permite configurar ações que o programa tomará ao transmitir uma nota. Ele pode imprimir o danfe, enviar o xml por , realizar ambos os procedimentos ou ainda não fazer nada. Observações ao contador: nesta área de configurações as únicas informações fiscais são o código e o identificador do CSC, para impressão do DANFE das NFCe, e o ambiente, que define se a nota é transmitida em PRODUÇÃO (com validade legal) ou TESTES (sem validade). Existem também as informações de contingência, mas só usa-se quando realmente houver. As demais informações são configurações que instruem o programa sobre como agir, uma vez que nosso programa tenta ser o mais automático possível para agilizar a emissão da nota. A parte de configuração do sistema propriamente dita termina aqui, o próximo tópico já fala sobre a nota fiscal eletrônica. A nota admite uma grande quantidade de possibilidades devido a legislação. Na grande e esmagadora maioria dos casos é possível emitir a nota apenas com algumas configurações básicas indicadas acima, mas se a empresa tem alguma situação especial como diferimento, desoneração, retenção de algum imposto ou algum cálculo que é feito de forma diferente entre em contato conosco pelo ou pelo chat no site e passe detalhes das informações que precisam constar na nota. 7. Menu NOTAS FISCAIS, EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS Este é o módulo onde ficarão armazenadas todas as NF-e e NFC-e emitidas, sejam as emitidas automaticamente pelo sistema nos módulos de venda ou as emitidas manualmente por aqui. Naturalmente, este módulo só será preenchido quando a nota for emitida, então não faz parte realmente das pré-configurações dela, mas explicaremos ele até para relacionar o comportamento de alguns campos.

19 Boa parte das informações deste módulo são preenchidas ou automaticamente, mas existem alguns campos que requerem certa atenção: calculadas NÚMERO (AUTO): é o número da nota fiscal eletrônica, ele é aberto para digitação para que possa corrigir algum eventual problema na numeração, mas recomendamos fortemente evitar ao máximo alterá-lo. É possível existirem 2 notas com o mesmo número se o MODELO ou a SÉRIE delas for diferente. Você não precisa digitar este campo, ele é capturado automaticamente quando salva a nota; MODELO: se preenchido com 55 será uma NF-e, já se for 65 será uma NFC-e. Este campo é capturado automaticamente dependendo das configurações do sistema, mais especificamente, do campo QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL das configurações. Dependendo deste campo a nota pode ser registrada como 55, como 65 ou ainda variar em função do cliente selecionado (consumidor ou não). Você também não precisa preencher este número, salvo caso note que está errado, ele é preenchido automaticamente quando salva a nota; SÉRIE: é a série da nota fiscal. A série pode ter o valor 000 até 889. Os valores 890 a 999 são reservados para situações especiais. Recomendamos usar a configuração padrão do sistema, que é a de emitir com série 001 para NF-e ou 002 para NFC-e, embora seja possível usar a mesma série para ambas, já que são transmitidas para webservices diferentes. Este campo é preenchido automaticamente ao salvar a nota; DATA EMISSÃO e HORA EMISSÃO: estes campos são preenchidos automaticamente, mas tem um detalhe que deve considerar: a data e hora deve ser bem aproximada com o momento atual e não pode ser futura. No caso de NFCe a tolerância é ainda menor. Se a data/hora não for aceita haverá rejeição na hora de transmitir; COMPETÊNCIA ISS: use apenas quando emitir nota com serviços, é a data de competência do imposto; CPF CONSUMIDOR: este campo vem capturado da venda quando informado, mas pode alterar se precisar, ele é usado para emissão de NFC-e; FINALIDADE: normalmente usa-se a finalidade NORMAL, pode alterá-la para

20 situações especiais. Por exemplo, numa nota de devolução a finalidade deve ser DEVOLUÇÃO; FORMA EMISSÃO: normalmente a nota é emitida com a forma NORMAL. A outras formas são para contingência, ou seja, quando há problema no servidor do sefaz ou na sua conexão. Neste caso também usa-se os campos DATA, HORA e MOTIVO CONTINGÊNCIA; NF-E TRANSMITIDA: é um identificador do sistema que indica se a nota foi transmitida ou não. Ele é marcado sozinho e, de acordo com o preenchimento, o sistema pode limitar algumas ações que podem ser realizadas na nota; CHAVE NF-E REFERÊNCIA: quando a nota for de devolução preencha a chave da NF-e original que gerou a devolução; CHAVE NF-E: é preenchido automaticamente com a chave da nota eletrônica quando gera o xml ou transmite ela; PROTOCOLO NF-E: é preenchido automaticamente quando a nota é transmitida; FATURA/PAGAMENTO: mais abaixo rolando o cadastro há uma seção chamada fatura/pagamento, onde ficam os campos com as formas de pagamento usadas pelo sistema. Eles são específicos para NFC-e; OBSERVAÇÕES/INFORMAÇÕES ADICIONAIS/COMPLEMENTARES: mais abaixo existe está esta seção com 4 campos, sendo que 3 destes campos são de informações adicionais e o último de informações complementares (2 campos que existem nas notas eletrônicas). O campo impresso no danfe é o de INFORMAÇÔES ADICIONAIS e o sistema possui 3 campos devido ao preenchimento automático. O primeiro campo é o INF. ADIC. (AUTO) e ele é montado com as informações adicionais digitadas nas tabelas de impostos (das que estão presentes na nota). O segundo é o INF. ADICIONAIS é pode ser digitado por você, caso precise. O terceiro é o IMPOSTO NA NOTA e é montado com o texto do valor aproximado dos tributos. Ao transmitir a nota os 3 campos são combinados em um só; Mais abaixo no cadastro ainda existem informações de transportadora e entrega, volumes, exportação e retenções. Há também um campo Nº SEQ. CARTA que controla a sequência das cartas de correções, normalmente será zero quando nenhuma carta foi emitida para esta nota. Por fim temos na parte inferior do cadastro a área de produtos e serviços.

21 É nesta área que são adicionados os itens da nota. Naturalmente, cada item tem seus próprios campos, mas podemos relacionar os principais: PRODUTO: é o produto selecionado no cadastro; ALÍQUOTA: é a tabela de imposto selecionada; OBSERVAÇÕES: são as observações do produto. Alguns dos nossos sistemas podem incluir informações automaticamente neste campo em determinadas situações, mas você pode alterá-lo se precisar; VALORES: é possível informar a QTDE, UNITÁRIO (valor unitário), DESCONTO (unitário), SEGURO, FRETE, DESPESAS, % PRODUTO DEVOLVIDO e VALOR IPI DEVOLVIDO. Observe que na nota o desconto sairá sob a forma de total e o abatimento é feito só no total da nota, ou seja, o valor dos produtos é somado sem desconto; ISS: mais abaixo existem vários campos específicos para serviços (começam com o texto ISS). Os campos ISS MUN. FATO GERADOR, ISS UF FATO GERADOR, ISS MUNIC. INCIDÊNCIA e ISS UF INCIDÊNCIA devem ser preenchidos com cidade e UF para fato gerador e incidência do ISS respectivamente (o sistema preenche sozinho se configurou a tabela de imposto). Já nos campos seguintes pode informar valores de DEDUÇÃO, OUTROS, DESCONTO CONDICIONADO, DESCONTO INCONDICIONADO e RETENÇÃO. Existem mais alguns campos nesta tela que são cálculos fiscais mas são mais específicos e por isso foram incluídos aqui em vez de na tabela de imposto. Temos o valor do icms desonerado, base e valor de ICMS retido, base de operação própria, uf de ICMS devido, entre outras informações. Preencha apenas caso receber orientação do seu contador. Algumas observações importantes: Os campos NF-E TRANSMITIDA, CHAVE NF-E e PROTOCOLO NF-E podem bloquear algumas coisas na nota quando preenchidos. Por exemplo, o sistema pode impedir a transmissão ou exclusão dela. Entretanto, se você transmitiu notas

22 em teste, por exemplo, pode desejar a pagá-la do sistema. Nestes casos apague estes campos para conseguir removê-la; No meio do cadastro há uma seção FATURA/PAGAMENTO. Os primeiros campos referem-se a forma de pagamento da nota e inicialmente eles trazem as formas que o sistema suporta. No pagamento com cartão existem alguns campos com dados da operadora. O CNPJ e bandeira podem ser preenchidos no menu CADASTROS, em CONTROLE DE CARTÕES, e pode selecionar o cartão na hora da venda. Também na hora da venda pode indicar um número de transação, mas caso não tenha esta possibilidade recomendo não preencher o cnpj da operadora para evitar problemas de transmissão; A nota fiscal não pode ser alterada após a transmissão para a receita. Mesmo que a altere no sistema estas alterações não irão para a receita. Nestes casos você pode cancelar a nota e fazer de novo, caso esteja no prazo, ou então fazer uma carta de correção. Locais onde são salvos os XMLs das notas A nota fiscal eletrônica é um arquivo xml assinado digitalmente e enviado ao Sefaz. Sabendo disso deve perceber que o próprio xml é a nota eletrônica e você deve manter uma cópia dele, sendo que pode ser necessário enviar ela para o cliente, para o contador ou até para a receita se solicitado. O sistema mantém uma cópia do xml em banco de dados, mas ele também grava duas cópias extras no disco por segurança. De acordo com o tipo de nota transmitida será o caminho em que o sistema grava o xml, a saber: NF-e é gravado em C:\SORIO\[NOME_PROGRAMA]\NFE NFC-e é gravado em C:\SORIO\[NOME_PROGRAMA]\NFCE NFS-e é gravado em C:\SORIO\[NOME_PROGRAMA]\NFSE Sendo que o [NOME_PROGRAMA] é o nome do seu programa. Por exemplo, o GECOMERCIO 4U grava as NF-e na pasta C:\SORIO\GECOMERCIO4U\NFE. As notas são organizadas em subpastas mensais baseadas na data de emissão. Por exemplo, se a NFe foi emitida pelo GE-COMERCIO 4U em 20/02/2015 ela ficará gravada na pasta C:\SORIO\GECOMERCIO4U\NFE\ \ A partir da versão o sistema ainda cria mais uma estrutura de subpastas para organizar diferentes tipos de xml. As notas ficarão na subpasta TRANSMITIDAS (exemplo: C:\SORIO\GECOMERCIO4U\NFE\ \TRANSMITIDAS). Os cancelamentos ficarão na subpasta CANCELADAS. As inutilizações ficarão em INUTILIZADAS e as cartas de correção em CARTASCORRECAO. O sistema grava o xml não só da própria nota, mas também de todos os eventos relacionados, como consulta, cancelamento, inutilização, carta de correção, etc. No caso da nota o xml gravado terá um nome parecido com este: nfe.xml. Este monte de números representa a chave da nota eletrônica, sendo que a parte vermelha representa o número da nota. Mesmo sabendo onde fica o número pode ser um pouco chato localizar este xml, então para facilitar o sistema gera uma cópia extra parecida (na subpasta COPIA) com esta: NOTA_001_ _TRANSMITIDA_ XML. Como pode perceber, nesta cópia existe uma indicação mais clara das informações: NOTA_SERIE_NUMERO_OPERACAO_DATA-HORA.XML

23 Ou seja, no exemplo acima o xml pertence a nota número 5 da série 1, é o xml da transmissão dela para o Sefaz e foi gravado em 09/02/2015 as 08:39:15. Da mesma forma, o sistema grava esta cópia extra para todas as operações: consulta, cancelamento, carta de correção, etc. No caso da NFS-e o sistema não cria este arquivo formatado, mas ela é bem mais simples. O sistema gera 2 pastas, uma onde são gravados os RPS (recibo provisório de serviço) e outra onde são gravadas as próprias NFS-e, e o nome do arquivo só tem praticamente o número da NFS-e, facilitando sua identificação. Atualizando as tabelas do IBPT Devido a lei do imposto na nota incluímos em nosso sistema as tabelas disponibilizadas pelo IBPT para que os cálculos dos impostos a serem mencionados nas notas sejam totalmente automáticos. As tabelas estão disponíveis no site e acompanham uma cartilha com informações sobre a lei e recomendações do IBPT. É necessário um pré-cadastro para baixar estas tabelas, mas sempre incluiremos as versões mais atuais nas atualizações do sistema. No método que usamos em nosso sistema, além do cálculo será mencionada a fonte, que é o IBPT, e a versão da tabela. Desta forma, segundo orientações do próprio IBPT a responsabilidade pelo cálculo é transferida para eles. A cada 6 meses o IBPT atualizará as tabelas e, por consequência, é necessário que o programa use estas tabelas atualizadas para que os cálculos fiquem válidos. Na versão incluímos no sistema uma rotina de atualização automática, onde você só verá 2 mensagens, uma quando ele começar a atualizar e outra quando concluir, e também incluímos as versões atualizadas das tabelas nas atualizações do sistema. Entretanto, se você precisa atualizar manualmente ou se tem uma versão antiga e não pode atualizar ou não quer comprar a atualização existe um procedimento manual que permite atualizar as tabelas para a versão mais nova. Para isso, siga estes passos: 1. Acesse o site de olho no imposto, do link que indicamos anteriormente; 2. Faça o login (ou se cadastre, caso ainda não tenha cadastro); 3. Clique em GERENCIAR EMPRESAS e depois em TABELA abaixo de gerar e escolha seu estado para baixar a tabela correspondente; 4. O download vem num arquivo zip. Extraia o conteúdo deste arquivo na pasta C:\SORIO\[PASTA_DO_SEU_PROGRAMA]\IBPT. A [PASTA_DO_SEU_PROGRAMA] é o diretório onde seu programa é instalado, varia de acordo com o programa (GECOMERCIO4U, GEPAD4U, etc...), é a única pasta que deve ter dentro do C:\SORIO, caso use só um programa nosso; 5. Entre no programa, vá nas configurações da nota e altere o campo VERSÃO DAS TABELAS DO IBPT nas configurações do sistema (observe as instruções sobre como configurar a emissão de NF-e que descrevemos anteriormente). Neste campo você precisará colocar a versão atual das tabelas que baixou. Para descobrir esta versão observe o nome das tabelas que extraiu no passo 4, que constam dentro do arquivo zip. Um exemplo: TabelaIBPTaxSP14.2.a.csv

24 Este arquivo acima é a tabela do estado de São Paulo e sua versão é 14.2.a, a parte que aparece em destaque no arquivo (após a uf). É esta versão que deve colocar no campo indicado acima. Frete Por padrão as notas em nosso sistema saem em frete (campo modfrete = 9). Na versão incluímos um campo frete nas vendas (apenas nas vendas) que, quando preenchido, fará com que o primeiro produto lançado na nota fique com o valor deste frete e a modalidade do frete da nota seja alterada para 1 (por conta do destinatário). Na nota o frete é mencionado produto a produto e totalizado em um subtotal da nota. Por enquanto nosso sistema não rateia o frete entre os produtos para evitar erros de arredondamento, se necessitar você mesmo deverá fazer isso. Como emitir a nota fiscal (NF-e e NFC-e) Uma vez que tenha cadastrado as tabelas podemos finalmente chegar ao módulo EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, do menu NOTAS FISCAIS. Todas as notas emitidas no sistema ficam aqui e é por este módulo que pode transmitir as notas eletrônicas, imprimir DANFE, cancelar notas, entre outros. Você também pode emitir notas manualmente direto neste módulo, e possivelmente existirão situações onde será necessário fazer isso. Entretanto, o sistema permite a emissão da nota automaticamente de 3 maneiras: No botão AÇÃO dos controles de vendas, ordens de serviço, agendamentos e locações. A função EMITIR NOTA FISCAL presente nestes módulos gera uma nota para a venda ou serviço selecionado; No PDV (ponto de venda): nas configurações do sistema (aba PDV) você pode habilitar a emissão de notas pelo PDV e, na aba NOTAS FISCAIS, configurar como será esta emissão; Na CENTRAL DO CLIENTE, do menu MOVIMENTOS. Localize o cliente e clique em NOTAS PENDENTES. Você verá uma lista de vendas e produtos para os quais não foi emitido nota, poderá aplicar filtros nesta consulta e, no final, pode emitir a nota pela função disponível no botão AÇÃO (GERAR NOTA FISCAL). Uma vez emitida a nota fiscal ficará registrada no menu NOTAS FISCAIS, EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, como indicamos. Se estiver emitindo uma NFC-e o sistema tentará fazer a transmissão logo após emitir, já se for uma NF-e ele abrirá o módulo de emissão de notas com o cadastro da nota na tela, possibilitando consultar ou alterar algo nela antes de transmitir. Neste caso clique em AÇÃO, NOTA FISCAL ELETRÔNICA DA NOTA SELECIONADA, e em GERAR, ASSINAR E TRANSMITIR NF-E PARA A RECEITA para transmitir ela. Antes de a nota ser transmitida você poderá ver uma tela parecida com a da imagem a seguir. Dependendo do valor selecionado no campo EXIBIR TELA DE VALIDAÇÃO AO EMITIR NF-E/NFC-E/NFS-E e se não existir erros ou avisos o sistema pode pular esta tela e emitir a nota diretamente.

25 Nesta tela você verá uma lista que pode mostrar erros ou avisos relacionados a nota. Estes erros/avisos referem-se ao preenchimento dos campos que ficaram em branco ou do preenchimento de informações inconsistentes. Nosso sistema oferece esta tela para facilitar a verificação e correção de erros mais comuns que acabam impedindo a transmissão da nota. Os itens indicados como ERRO devem ser obrigatoriamente corrigidos, senão nem conseguirá transmitir a nota. Já os indicados como AVISO requerem sua atenção, mas é possível que seu preenchimento não seja realmente obrigatório. Os AVISOS não impedem a emissão da nota, mas se realmente o campo tinha que ser preenchido, em algum momento no processo de transmissão a nota vai ser barrada. Ou seja, esta validação que o sistema coloca facilita a identificação de problemas para que agilize sua solução. Selecionando o erro e clicando em CORRIGIR será direcionado ao cadastro correspondente. No entanto, ela não elimina 100% dos problemas e a nota ainda poderá ser barrada se alguma inconsistência seja encontrada. Quando tudo estiver pronto e configurado clique em OK e uma tela para seleção do certificado digital se abrirá. Se o seu certificado está instalado e/ou conectado ele certamente vai aparecer na lista, senão a tela vai vir em branco. Selecione o certificado, confirme e digite a senha dele, caso solicitado. Se você pré-selecionou o certificado nas configurações do sistema ele não exibirá esta tela, passando direto para o próximo passo. No final de todo o processo você verá uma mensagem trazendo o status da transação, assim saberá se ela foi confirmada ou se deu erro. E falando em erro, é importante dizer que devido a burocracia e grande quantidade de informações da nota, a qualquer momento de todo este processo que explicamos poderá receber mensagens de erro, geralmente por erros na nota. Algumas mensagens são fáceis de entender, outras nem tanto. Se não localizar o problema ou entender a mensagem acione nosso suporte passando todos os detalhes, incluindo a própria mensagem.

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