PDCA 2014 CARTILHA 4

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1 PDCA 2014 CARTILHA 4

2 PREFEITURA MUNICIPAL DE SETE LAGOAS Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia Administração Marcio Reinaldo Dias Moreira Cartilha4: Gestão Estratégica para Resultados PDCA - Sete Lagoas - Esta cartilha é material complementar da Reunião de Trabalhopara o processo de implantação da Prática de Gestão para Resultados nas unidades setoriais da Prefeitura Municipal de Sete Lagoas, ministrada pela Subsecretaria de Planejamento e Orçamento, no primeiro trimestre de SETE LAGOAS, 2014

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4 PREFEITURA MUNICIPAL DE SETE LAGOAS Prefeito Municipal: MARCIO REINALDO DIAS MOREIRA Vice-Prefeito Municipal: RONALDO JOÃO DA SILVA Secretário Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia: LUIZ ADOLPHO VIDIGAL BORLIDO Subsecretária de Planejamento e Orçamento: KÁTIA MARIA TEIXEIRA NOGUEIRA Equipe de Planejamento e Orçamento: ADENILSON MARCOS PORTO,ANA ANGÉLICA RODRIGUES ALVES, ANDRÉA LUIZA MARTINS COSTA, IARA DRUMOND ABREU DOS SANTOS; JANINA MARIA REIS GONÇALVES, KARINY SILVA TEIXEIRA CALDEIRA BRANT. Organização de Conteúdo Técnico: JANINA MARIA REIS GONÇALVES, IARA DRUMOND ABREU DOS SANTOS, ANA ANGÉLICA RODRIGUES ALVES. Arte e Editoração: JANINA MARIA REIS GONÇALVES PREFEITURA MUNICIPAL DE SETE LAGOAS. Cartilha 4:Gestão Estratégica para Resultados. Administração Marcio Reinaldo Dias Moreira ( ). Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia. Sete Lagoas, 2014

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6 Talento é dom, é graça. E sucesso nada tem a ver com sorte, mas com determinação e trabalho. (Augusto Branco) 3

7 ÍNDICE INTRODUÇÃO 5 DESENVOLVIMENTO 6 O CICLO DO PDCA 7 APLICAÇÃO DO PDCA NA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 9 FLUXOGRAMA 11 PRINCÍPIO 80/20 12 O DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO 13 DIAGRAMA DE PARETO 14 GESTÃO ESTRATÉGICA PDCA 16 MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO 17 OBJETIVO ESTRATÉGICO 18 4

8 INTRODUÇÃO PDCAE FERRAMENTAS DA QUALIDADE Também conhecido como Ciclo de Deming, o PDCA é uma das primeiras ferramentas de gestão da qualidade(ou ferramentas gerenciais) e permite o controle do processo. Conceito de Processo: um conjunto de atividades interrelacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saída). Representação clássica do fluxo de Processo: Planejamento Execução e Controle Controle e Insumos para Planejamento Entradas Processo Saídas Informações e conhecimentos Instrumentos de medição Resultados Know-how Pessoas Produtos Especificações Equipamentos e ferramentas Serviços Clientes Metodologias e técnicas O MÉTODO PDCA Método de Gerenciamento com foco na melhoria dos resultados PDCA é a sigla das palavras em inglês que designam cada etapa do ciclo. Plan, planejar; Do, fazer ou agir; Check, checar ou verificar e Action, no sentido de corrigir ou agir de forma corretiva. 5

9 DESENVOLVIMENTO É um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das atividades de uma organização, principalmente àquelas de melhorias, possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor probabilidade de erros nas análises ao tornar as informações mais entendíveis. O PDCA constitui-se das seguintes etapas: PLAN (PLANEJAR) PLANEJAMENTO(representado pela letra P de PLAN) Esta etapa consiste em:. Estabelecer os objetivos e metas;. Estabelecer os métodos para o alcance dos objetivos e metas definidas. DO (EXECUTAR) EXECUÇÃO (representada pela letra D de DO) Esta etapa consiste em:. Executar as tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento e coletar dados que serão utilizados na próxima etapa de verificação do processo.. Na etapa de execução são essenciais a educação e o treinamento no trabalho. 6

10 CHECK(CHECAR/VERIFICAR) A construção do processo deve ser participativa, buscando CHECK (VERIFICAR) VERIFICAÇÃO (representada pela letra C de CHECK) Esta etapa consiste em:. Analisar os dados coletados na execução, comparar os resultados alcançados com os objetivos e as metas planejadas. ACTION (AGIR) AÇÃO CORRETIVA (representada pela letra A de ACTION) Esta etapa consiste em: Atuar no processo em função dos resultados obtidos. Existem duas formas de atuação possíveis:. Adotar como padrão o plano proposto, caso a meta tenha sido alcançada;. Agir sobre as causas do não atingimento da meta, caso o plano não tenha sido efetivo. O CICLO DO PDCA Para que seja possível entender como funciona o CICLO PDCA é importante, em primeiro lugar, que fique clara a existência de dois tipos de metas a serem atingidas: 1. Metas para Manter; 2. Metas para Melhorar METAS PARA MANTER Umameta para manter consta de uma faixa aceitável de valores para o item de controle considerado, representando especificações de produto, provenientes dos clientes internos e externos. As metas para manter são denominadas metas padrão. 7

11 ATUAÇÃO PARA O ALCANCE DAS METAS PARA MANTER As metas para manter (metas padrão) são atingidas por meio de operações padronizadas. Como o plano que permite o alcance da meta padrão é o Procedimento Operacional Padrão Standard, o CicloPDCA empregado para o alcance das metas para manter pode ser denominado SDCA. METAS PARA MELHORAR As metas para melhorar surgem do fato de que os clientes sempre desejam um produto cada vez melhor, a um custo cada vez mais baixo e com entrega cada vez mais precisa. ATUAÇÃO PARA O ALCANCE DAS METAS PARA MELHORAR Para garantir as metas de melhoria também utilizamos ociclopdca, como Método de Solução de Problemas, já que cada meta de melhoria gera um problema que a instituição deverá solucionar. 8

12 MELHORAMENTO CONTÍNUO APLICAÇÃO DO PDCA NA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS Definição de problema:. Resultado indesejado de um processo;. Um item de controle com o qual estamos insatisfeitos. Normalmente há dificuldade de localizar concretamente os problemas. 9

13 Definições importantes: Não-conformidade: Não atendimento a um requisito especificado. Exemplos:. Atividade de um processo que não está sendo realizada de acordo com os procedimentos aprovados e implantados.. A realização de um serviço (ou parte de um serviço) de forma diferente daquela solicitada pelo cliente.. Forma inadequada de tratamento dispensada ao cliente. Produto: Resultado de um processo. Pode incluir serviço, materiais, equipamentos, materiais processados, informações ou uma combinação destes. Conformidade: É o atendimento a um requisito. Não conformidade real: É uma situação de não conformidade que não atende a um requisito especificado e que necessitará de uma ação corretiva. Não conformidade potencial: É uma não conformidade que poderá não atender um requisito especificado e que necessitará de uma Ação Preventiva. Correção: Ação para eliminar uma não conformidade identificada (o que estamos vendo). Retrabalho: Ação sobre um produto não conforme, a fim de torná-lo conforme os requisitos. Ação corretiva: É toda ação implementada para eliminar a causa ou as causas de uma não conformidade identificada ou outra situação indesejável existente, a fim de prevenir a repetição. Ação preventiva: É toda ação implementada para eliminar a causa ou as causas de uma potencial não conformidadeou outra situação indesejável, a fim de prevenir sua ocorrência. Todaação corretiva e/ou preventiva gera um PLANO DE AÇÃO. - O QUE FAZER? - QUEM EXECUTA? - QUANDO OU ATÉ QUANDO SERÁ EXECUTADA A AÇÃO? LOCALIZAR OPORTUNIDADES Oportunidades são situações externas, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pela administração, podem influenciá-la positivamente. É tudo aquilo que influencia positivamente a administração, mas que você não tem controle sobre a atuação. Como exemplo interessante é a ascensão das classes sociais no Brasil, que certamente trouxeoportunidade para vários ramos de atividade. Para determinar as oportunidades da administração será necessário uma pesquisa minuciosa sobre o que está acontecendo no âmbito político, econômico, social, demográfico e etc e tentar correlacionar o ambiente externo com o da sua área de atuação. FERRAMENTAS PARA ANÁLISE DE CAUSA DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS Dentre as várias ferramentas que auxiliam na análise de causa de não conformidades reais ou potenciais, utilizamos com maior frequência as seguintes ferramentas:. FLUXOGRAMA. PARETO 10

14 . BRAINSTORMING. DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO (ESPINHA DE PEIXE) O Brainstorming e o Pareto servem como ferramentas auxiliares para as empresas que utilizam o Diagrama de Causa e Efeito no Registro da Tratativa de Não Conformidade. FLUXOGRAMA É uma representação gráfica mostrando todos os passos de um processo. Apresenta umaexcelente visão do Processo e pode ser uma ferramenta útil para verificar como os vários passos do processo estão relacionados entre si. O Fluxograma utiliza símbolos reconhecidos facilmente para representar cada etapa do processo. As pessoas com o maior volume de conhecimentos sobre o processo se reúnem para: 1, Desenhar o fluxograma atual do processo (situação atual); 2, Desenhar o fluxograma das etapas que o processo deveria seguir se tudo corresse bem; 3, Comparar os dois gráficos para verificar onde há diferença entre si, pois, aí estará a raiz do problema. 11

15 O PRINCÍPIO 80/20 O Princípio 80/20, também conhecido como Princípio de Pareto, trata-se de uma ferramenta valiosa para a Análise e Solução de Problemas. Esse Princípio afirma que existe um forte desequilíbrio entre as causas e efeitos, entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados. O Princípio afirma, de uma maneira genérica, que 80% dos resultados que obtemos estão relacionados com 20% dos nossos esforços. Em outras palavras: uma minoria de ações leva a maior parte dos resultados, em contrapartida, uma maioria de ações leva a menor parte dos resultados. A seguir alguns fatos que ilustram o Princípio 80/20: O Princípio 80/20 80% do total de vendas estãorelacionados com 20% dos produtos; 80% dos lucros de uma empresa estãorelacionados com 20% dos produtos; 80% dos lucros estão relacionados com20% dos clientes; 80% dos acidentes de trânsito são causados por 20% dos motoristas; 80% dos usuários de computador usam apenas 20% dos recursos disponíveis; 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas; 80% das pessoas preferem 20% dos sabores ou cores disponíveis; 80% dos resultados são obtidos por 20% dos funcionários. BRAINSTORMING (Tempestade de Ideias) A principal ferramenta na identificação da CAUSA de uma não conformidade para resolução de problemas é o raciocínio, e a criatividade é muitas vezes decisiva. Neste contexto, o Braisntorming, técnica que estimula o raciocínio, e a criatividade é muitas vezes decisiva, ajuda as pessoas a criarem o maior número possível de ideias, dentro de um curto período de tempo, focalizando um determinado o assunto. 12

16 O Brainstorming pode ser aplicado também para auxiliar na elaboração do Diagrama de Causa e Efeito, através do registro nas categorias as ideias dos participantes sobre as possíveis causas. (Espinha de Peixe) O DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO A utilização do Diagrama de Causa e Efeito, ou Espinha de Peixe, torna possível identificar rapidamente, explorar e mostrar todas as causas relacionadas com a não-conformidade e sua imediata correlação com as categorias ou famílias. DEFINIR A META E MONTAR O PLANO DE AÇÃO MEDIÇÃO Os instrumentos de medida são adequados para a situação? A frequência da medição é suficiente, sub ou superestimada? MÃO DE OBRA A equipe está preparada/treinada para executar as tarefas? A equipe segue as regulamentações? As pessoas têm autoridade para fazer as modificações nos setores? MÉTODO Existe critério para o processo ou tarefa? As regulamentações estão dando a correta instrução para a tarefa? 13

17 Há regulamentações para as tarefas críticas? As regulamentações são de fácil compreensão? MEIO AMBIENTE Qual é o absenteísmo na Secretaria? Como está o moral dos servidores? O ambiente de trabalho tem boas condições (temperatura, pressão, umidade, etc) para o processo, armazenamento de materiais e para os servidores? MÁQUINAS (INFRAESTRUTURA) O equipamento quebra com frequência? O equipamento é adequado ao processo? O equipamento está sendo mantido? MATÉRIA PRIMA O material atende a todos os requisitos de qualidade especificados? O material está sempre disponível? O material tem sua especificação alterada com frequência? DIAGRAMA DE PARETO É uma forma especial do gráfico de barras verticais que nos permite determinar quais problemas resolver e qual prioridade. O Diagrama de Pareto, elaborado com base em uma folha de verificaçãoou uma outra fonte de coleta de dados, nos ajuda a dirigir nossa atenção e esforços para problemas verdadeiramente importantes. Em geral teremos então melhores resultados se atuarmos na barra mais alta do gráfico do que nos embaraçando nas barras menores. CONSTRUÇÃO DO GRÁFICO DIAGRAMA DE PARETO ORD. NÃO CONFORMIDADES QTDE PERCENTUAL QTDE % RESOLUTIVIDADE ACUMULADA ACUMULADO 1 Problema % 40 33% 2 Problema % 70 58% 3 Problema % 96 80% 4 Problema % % 5 Problema 5 6 5% % 6 Problema 6 4 3% % TOTAL % 14

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19 GESTÃO ESTRATÉGICA - PDCA 16

20 MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO 17

21 OBJETIVO ESTRATÉGICO 18

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