Aula 6. Técnicas para Diagnóstico de Consultoria

Transcrição

1 Aula 6 Técnicas para Diagnóstico de Consultoria Profa. Ms. Daniela Cartoni daniela.cartoni@veris.edu.br

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3 FERRAMENTAS DE ANÁLISE Algumas ferramentas de análise e diagnóstico: Diagrama de Pareto Diagrama de Causa-Efeito (Ishikawa ou Espinha de Peixe 5W2H GUT QDO Questionário de Diagnóstico Organizacional Mapeamento de Processos

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5 DIAGRAMA DE PARETO

6 Princípio de Pareto 80/20 Regra 80/20: 80% dos problemas são causados apenas por 20% de causas. É claro que esta afirmação é apenas orientativa, significando que um pequeno número de causas geralmente é responsável por um grande número de problemas.

7 Princípio de Pareto 80/20 Pareto em Economia = Alfredo Pareto observou que 80% da riqueza era detida por 20% da população. Pareto em software = A Microsoft observou que, ao tratar 20% nos bugs reportados, a maioria dos 80% dos erros eram eliminados. Pareto em Política = Nos Estados Unidos verificou-se que 20% dos pacientes utilizam 80% dos recursos em saúde. Pareto em Criminologia = Vários estudos de criminologia descobriram que 80% dos crimes são cometidos por 20% dos criminosos. Pareto em Marketing = Pesquisas demonstram que 20% dos consumidores de cerveja são responsáveis por 80% das vendas

8 Princípio de Pareto

9 Diagrama de Pareto O Diagrama de Pareto também é conhecido como Curva ABC pois destaca elementos de um grupo pela sua importância. É uma técnica usada para: selecionar os itens mais importantes de uma série; permitir a estratificação de dados ou ocorrências pode ser usado para selecionar os itens mais importantes de uma série. O diagrama de Pareto tem-se destacado como ferramenta para análise de dados, especialmente a estratificação.

10 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto

11 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto Passo 1: Organizar os dados

12 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto Passo 2: Organizar a distribuição dos valores 9 itens 150 ocorrências

13 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto Passo 3: Tendo os dados agrupados sob títulos, preparamos uma planilha de dados para o Diagrama de Pareto. a) Traça-se um segmento de reta, dividido em tantas partes quantos os itens existentes. Neste nosso caso, temos 9 itens. b) Pela parte direita levanta-se um segmento, que corresponderá a 100% das ocorrências. Divide-se esse segmento em partes correspondentes a: 50%; 20% e 80%;

14 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto c) Fecha-se a figura. Levanta-se à esquerda o segmento correspondente às quantidades. Observar que a quantidade total acumulada, neste exemplo, correspondente a 150. Com base nas percentagens à direita, quantifica-se o segmento à esquerda

15 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto d) Com base na quantidade correspondente a cada item, inserir as colunas de acordo com os dados. Observar que a altura das colunas é decrescente da esquerda para a direita, com exceção de Outros.

16 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto e) Partindo do canto superior do retângulo correspondente ao primeiro retângulo, e sempre tendo por referência o prolongamento do lado direito das demais colunas, desenha-se a linha de percentagem acumulada.

17 Exemplo Aplicação do Diagrama de Pareto f) Observar que pela regra 20/80 de Pareto, a uma pequena percentagem de itens (20%) corresponde um grande efeito (80%). Desta, o item IMQ (Inadequação mensalidade qualidade) corresponde à classe A (o mais importante). Extraída a classe A (os primeiros 20% dos itens) sobram as classes B e C, para os demais 80% dos itens. Os itens compreendidos entre 20% e 50% (no caso acima: MII (material instrucional insatisfatório) e EI (estacionamento insuficiente) correspondem à classe B. Os demais itens itens (50% de todos os itens) correspondem à classe C.

18 ANÁLISE GUT

19 GUT É uma ferramenta usada para definir prioridades dadas diversas alternativas de ação. Responde racionalmente às questões: O que devemos fazer primeiro? Por onde devemos começar? Considera: Gravidade; Urgência; Tendência Por GRAVIDADE devemos considerar a intensidade ou profundidade dos danos que o problema pode causar se não se atuar sobre ele; Por URGÊNCIA devemos considerar o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema; Por TENDÊNCIA do fenômeno devemos considerar o desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação e probabilidade de ocorrência.

20 GUT É uma ferramenta usada para definir prioridades dadas diversas alternativas de ação. Responde racionalmente às questões: O que devemos fazer primeiro? Por onde devemos começar? Considera: Gravidade; Urgência; Tendência Por GRAVIDADE devemos considerar a intensidade ou profundidade dos danos que o problema pode causar se não se atuar sobre ele; Por URGÊNCIA devemos considerar o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema; Por TENDÊNCIA do fenômeno devemos considerar o desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação e probabilidade de ocorrência.

21 G U T

22 GUT A ferramenta requer o uso de um formulário, como exemplo:

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24 ANÁLISE URGÊNCIA X IMPORTÂNCIA

25 Técnicas para identificação e diagnóstico Análise de urgência e importância Análise do tempo disponível para a solução Impacto da decisão no projeto Problemas importantes e não-importantes Problemas urgentes e não-urgentes

26 Análise da Urgência e Importância

27 DIAGRAMA DE ISHIKAWA

28 Técnicas para identificação e diagnóstico Diagrama de Ishikawa Conhecido como diagrama espinha de peixe Buscar todas as informações disponíveis Conversar com todos os envolvidos no problema Colocar todos as ramificações do problema Envolvidos direta e indiretamente no problema Colocar todos os fatores que afetam as ramificações

29 Técnicas para identificação e diagnóstico Diagrama de Ishikawa 6M

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31 Diagrama de Ishikawa Componentes 1.Cabeçalho: Título, data, autor (ou grupo de trabalho). 2.Efeito: Contém o indicador de qualidade e o enunciado do projeto (problema). É escrito no lado direito, desenhado no meio da folha. 3.Eixo central: Uma flecha horizontal, desenhada de forma a apontar para o efeito. Usualmente desenhada no meio da folha. 4.Categoria: representa os principais grupos de fatores relacionados com efeito. As flechas são desenhadas inclinadas, as pontas convergindo para o eixo central. 5.Causa: Causa potencial, dentro de uma categoria que pode contribuir com o efeito. As flechas são desenhadas em linhas horizontais, aportando para o ramo de categoria. 6.Sub-causa: Causa potencial que pode contribuir com uma causa específica. São ramificações de uma causa. O efeito ou problema é fixo no lado direito do desenho e as influências ou causas maiores são listadas de lado esquerdo.

32 Diagrama de Ishikawa

33 Técnicas para identificação e diagnóstico Diagrama de Ishikawa EXEMPLO: QUAIS OS MOTIVOS DO BAIXO DESEMPENHO DOS ALUNOS FORMANDO NO ENADE? COMO MELHORAR A EMPREGABILIDADE DO PROFISSIONAL?

34 ANÁLISE 5W2H

35 Planejamento de Comunicação O processo de planejamento passa por 5H1H 1) WHAT (O que) 2) WHO (Quem) 3) WHY (Porque) 4) WHEN (Quando) 5) WHERE (Onde) 6) HOW (Como)

36 Ferramentas de análise: 5W2H

37 Técnicas para identificação e diagnóstico (5W 2H) WHAT WHY WHO WHEN WHERE HOW HOW MUCH O QUE? POR QUE? COMO? QUEM? QUANDO? ONDE? QUANTO?