MANUAL DO FORNECEDOR

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1 MANUAL DO FORNECEDOR GESTÃO DE SUPRIMENTOS Set-2013 Pág. 1 de 9

2 PREFÁCIO Este manual tem a finalidade apresentar informações relevantes e fundamentais para o bom andamento do processo de aquisição de bens e serviços. Serão apresentados os procedimentos e requisitos necessários para que uma empresa possa habilitar-se a participar dos processos de compras, assim como as regras gerais de fornecimento para o Sistema FIERGS. O Sistema FIERGS, dentro da sua política de parceria com os fornecedores, compromete-se a estabelecer condições comerciais adequadas e fornecer informações necessárias à execução dos contratos de fornecimento de bens e serviços. GESTÃO DE SUPRIMENTOS - GESUP Endereço: Av. Assis Brasil, 8787, bloco 2 Bairro: Sarandi CEP: Porto Alegre, RS Brasil Portal de compras: Correio eletrônico: Fone: Fax: Pág. 2 de 9

3 Conhecendo o Sistema FIERGS Tudo começou com a fundação do Centro da Indústria Fabril. A Revolução de 1930 provocou o isolamento da economia gaúcha, tendo dificuldades no suprimento de matérias-primas e na distribuição dos produtos para os outros Estados. Uma entidade era necessária para aglutinar forças em torno da defesa do desenvolvimento riograndense. No dia 7 de novembro de 1930, nascia o ''Cinfa'', que mais tarde adotou a atual denominação: Centro das Indústrias do Rio Grande do Sul (CIERGS) uma entidade que através do seu quadro social representa empresas e as Associações, Centros e Câmaras de Indústria e Comércio de todas as Regiões do Estado. Sete anos depois, era fundada a Federação das Indústrias do Rio Grande do Sul (FIERGS) como entidade de representação sindical, criada dia 14 de agosto de Nesse ano, o Centro da Indústria Fabril tinha 147 indústrias associadas, e a FIERGS representava 21 sindicatos setoriais filiados. Um ano depois da fundação da FIERGS, é concedida a Carta de Sindicalização da Confederação Nacional da Industrial (CNI) no dia 29 de setembro de 1938, congregando as primeiras Federações organizadas no Brasil, que eram as do Rio Grande do Sul, São Paulo, Distrito Federal e Minas Gerais. Desde o início, a FIERGS e o CIERGS tiveram uma trajetória única, compondo, hoje, o Sistema Indústria do Rio Grande do Sul, que além das duas entidades que o lideram, contempla o Serviço Social da Indústria (Sesi/RS); o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai/RS) e o Instituto Euvaldo Lodi (IEL/RS) cujas atuações podem ser vistas clicando no alto da página nas respectivas janelas. Atualmente, a FIERGS tem 113 sindicatos filiados e o CIERGS, mais de 2 mil associados. Ambas têm o mesmo presidente, como marca de sua origem baseada na união. E, juntas, representam as 41 mil fábricas em atividade no Rio Grande do Sul, que empregam diretamente 600 mil pessoas. Instituições que formam o Sistema FIERGS O SESI-RS promove a qualidade de vida do trabalhador, tanto em casa como no seu local de trabalho é o principal objetivo do Serviço Social da Indústria. Criado em 1946, o SESI-RS integra o Sistema FIERGS e promove a responsabilidade social da indústria gaúcha, por meio dos seus vários centros esportivos e ginásios, unidades móveis e 35 Centros de Atividades. O SENAI-RS, Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial, foi criado em É uma entidade de direito privado, que tem como objetivo promover o desenvolvimento e o aprimoramento da indústria nacional. Atua na capacitação de profissionais e no aperfeiçoamento dos produtos e processos das indústrias, por meio de cursos e serviços técnicos e tecnológicos. No Rio Grande do Sul, o Departamento Regional do SENAI Pág. 3 de 9

4 localiza-se na cidade de Porto Alegre. Administrado nacionalmente pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) e pelas Federações das Indústrias nos Estados, o SENAI é normatizado por um conselho nacional e por conselhos regionais, que definem a política de atuação da entidade. O IEL-RS, Núcleo Regional do Rio Grande do Sul é uma entidade integrante do Sistema FIERGS e tem como objetivo o desenvolvimento da indústria gaúcha. Sua vocação como articulador das soluções das demandas da indústria junto aos centros de conhecimento o credencia ao oferecimento de produtos e serviços que agregam valor para as empresas, focados em desenvolvimento empresarial, educação executiva, promoção do empreendedorismo e da inovação e programas de estágios e bolsas. do Sistema FIERGS - GESUP Realiza a aquisição de bens, material de consumo e contrata serviços para todas as entidades do Sistema FIERGS. As demandas de aquisição são identificadas, quantificadas e com o período de fornecimento previamente estabelecido, para que os participantes possam planejar a formação de seu preço com base em premissas claras e disponíveis simultaneamente a todas as empresas. A GESUP esta estruturada em área de controle, área de negócio e apoio, conforme imagem ilustrativa abaixo. Pág. 4 de 9

5 (A) Apoio Administrativo Integração direta junto a Gestão, com o intuito de suporte no processo de alinhamento das demandas e da estratégia organizacional, com o emprego de práticas que contribuam diretamente para o gerenciamento. (B) Área de Controle Verifica a adequação vertical que deve existir entre o Regulamento de Licitações de Contratos do Sistema S, as Leis e , os Decretos 5.450, 5.504, 7.892, e 494, entre outros, respectivamente, bem como as diretrizes dos órgãos de controle declarando inconstitucional todo ato que contrariar o exame comparativo dos processos. Aliado com a importância da tecnologia da informação que, no atual cenário, um dos bens mais valiosos no Sistema Fiergs é a informação emergindo como apoio na estratégia organizacional. I. Controle Normativo O Controle Normativo age em diversas fases dentro do processo de aquisição de produtos e contratação de prestadores de serviços às entidades que integram o Sistema Fiergs, conforme segue: a. Análise dos Processos de Aquisição de Contratação: O Processo Controle Normativo revisa todos os processos de aquisições e contratações de prestadores de serviços com um olhar normativo (Se a Política de Compras, os acórdãos, o RLC, a legislação, etc. estão sendo seguidos); b. Atualização da Política de Compras: Responsabilidade de manter a Política de Compras vigente, atualizada e publicada; c. Divulgação das determinações do TCU, CGU, RLC e Legislação: Caberá ao processo receber e comunicar quaisquer alterações nas ordens normativas para a conduta de seus profissionais; d. Análise prévia de Julgamento de Recursos: O Controle Normativo irá centralizar o repasse de recursos para UNIJUR, realizando uma pré análise de todos os julgamentos de recursos e impugnações dos processos licitatórios; e. Atendimento UNAC, CGU e TCU: Centralização dos atendimentos realizados aos órgãos de controle sejam eles internos ou externos à organização. II. Controle Sistemas Informatizados Os clientes internos buscam produtos de qualidade e com bom preço, mas, também esperam um atendimento rápido e eficiente. Nesta busca por um atendimento ótimo ao cliente, a GESUP conta com o Service Desk WEB, o Protheus, o WBC, o MS Excel, entre outros, para auxiliar na execução dos seus Pág. 5 de 9

6 processos operacionais. A integração do sistema disponibiliza informações de qualidade que evitam o retrabalho, maximizam o tempo do comprador, possibilitando maior eficácia das compras. Desta forma, o Controle de Sistemas Informatizados demostra a relevância da informatização para controle do processo de compra com a consolidação de relatórios, o gerenciamento das informações, relatórios gerenciais, operacionais e informativos, atendimento e orientações sobre a utilização dos sistemas, a criação de arquivos para subsidiar a tomada de decisão diária dos técnicos, entre outros. III. Distribuição de SC s Buscando o correto encaminhamento das SCs e a procedimentação das aquisições realizadas de formas centralizada ou descentralizada, o Controller, a partir do Check-List para distribuição, encaminhará das SCs aos Líderes de Grupos de Compras e aos Pregoeiros no NSC. (C) Área de Negócio Os Grupos de Compras são focados em áreas especificas proporcionando visão sistêmica dos profissionais, que poderão adotar soluções similares em processos de contratações que são semelhantes, além de utilizar a expertise de licitações para suporte nas decisões casuísticas enfrentadas cotidianamente. A alteração do escopo do Pós Compras, unifica-se aos grupos de atendimento, gerando follow-up do processo de compra. Líder de Grupo: executa uma atividade de liderança no Grupo de Compras, com analise de soluções adequadas e padronizadas de processos, agindo de forma pró-ativa no passivo atual. Pregoeiro: conduz certames licitatórios, exige grande conhecimento teórico, ato novel de responsabilidade. Comprador: executa as negociações para compra direta e orçamentos para os processos licitatórios Cadastro e Relacionamento com o Fornecedor: atender e solucionar as eventuais divergências que ocorrem após a aprovação do PC, regulamentando e fazendo cumprir as responsabilidades entre as partes envolvidas no processo (requisitante, comprador, fornecedor e responsável pelo contrato), bem como realizar o cadastro de produtos. Grupo de Compra de Investimento: São todos os equipamentos adquiridos que dão suporte ao desenvolvimento da atividade fim e a sua aquisição deve ser tratada de forma alinhada diante do planejamento junto ao cliente interno para atendimento de forma otimizada e estratégica, cumprindo o cronograma de entrega dentro dos prazos estabelecidos. Pág. 6 de 9

7 Grupo de Compra de Consumo: São todos os materiais que dão suporte ao desenvolvimento de atividades, normalmente são de pouca durabilidade ou de consumo rápido. Sua aquisição de forma planejada junto ao cliente interno visa o perfeito atendimento no ofício de apoio administrativo, comercial e operacional. Grupo de Compra de Obras e Serviços de Engenharia + Projetos Especiais: São todas aquelas contratações de obras, serviços de engenharia e demais materiais e serviços relativos à manutenção e melhorias das instalações prediais, bem como das contratações e aquisições tratada como Projetos Especiais, a exemplo do BNDES Grupo de Compra de Serviços: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais. Relacionamento com os Fornecedores As transações são realizadas primando por garantir a observância dos princípios constitucionais da legalidade, da isonomia, da impessoalidade e seleciona a proposta mais vantajosa à instituição. O Sistema FIERGS espera de seus fornecedores a prática da melhoria contínua e demonstrável nos processos, sistemas e produtos: Qualidade de fornecimento; Fidelidade de fornecimento; Eficácia e rapidez na realização de ações corretivas; Comunicação em todos os níveis; Execução correta dos Contratos assumidos, Atas de Registro de Preços e Autorizações de Fornecimento. Pág. 7 de 9

8 CADASTRO E AVALIAÇÃO Cadastramento das empresas O portal de Compras do Sistema FIERGS, é a principal ferramenta para relacionamento comercial com a FIERGS, nele estão publicados todos os editais de licitação (presenciais e eletrônicos), bem como as compras diretas eletrônicas. Para realizar o cadastramento no portal de compras acesse o portal na WEB, e siga os seguintes passos: 1) Preencher os dados solicitados no link "CADASTRO ON LINE". 2) Acessar o link LEGISLAÇÃO - ORIENTAÇÕES PARA CREDENCIAMENTO e enviar a documentação solicitada à, na Avenida Assis Brasil nº. 8787, bairro Sarandi, Porto Alegre/RS, CEP ) Após o recebimento e conferência dos documentos, será enviada uma senha para o cadastrado liberando a empresa para participar dos processos de compras. Compras Eletrônicas Para que a empresa possa participar dos processos eletrônicos de contratação deve ser realizado o cadastro/credenciamento no portal de compras. Após a efetivação de seu cadastramento, a empresa receberá automaticamente os convites para participar dos processos de aquisição eletrônicos, dos produtos e serviços aos quais estiver vinculada, para todas as unidades do Sistema FIERGS. Compras Presenciais Para participar dos processos presenciais de contratação a empresa deve acessar no portal de compras, o link EDITAL. Na modalidade presencial não é enviado convite automático, as empresas deverão acompanhar periodicamente as publicações realizadas no portal. Avaliação de Fornecedores Atualmente existem processos específicos, nos quais cada instituição adotou fluxo de processo e metodologia própria para avaliação dos fornecedores. Entretanto, podemos afirmar que todas as entidades do Sistema avaliam sistematicamente seus fornecedores, quando considerados críticos para o desempenho da atividade fim. Pág. 8 de 9

9 Formas de aquisição As entidades SESI e SENAI possuem Regulamento de Licitações e Contratos próprio, os quais determinam a utilização das seguintes modalidades de compra: Compra Direta Dispensada de Licitação por valor Carta Convite Concorrência Pregão Eletrônico e Presencial Dispensa Inexigibilidade Tipo de Contratação: Registro de Preços somente precedido de modalidade Concorrência ou Pregão. As compras para a entidade CIERGS segue a Política de Compras do Sistema FIERGS, não possuindo obrigatoriedade de licitar. A política vigente prevê cotações prévias no mercado fornecedor para embasar as negociações de aquisição dessas entidades. Já o IEL e o CONDOMINIO não possuem regulamento próprio, mas seguem as diretrizes de contratação do SESI e do SENAI. Faturamento e Pagamento O Sistema FIERGS, por meio de área de Gestão de Controladoria GECON disponibiliza aos seus fornecedores (cadastrados) o acesso ao Sistema de Contas a Pagar, para acompanhamento dos pagamentos e demais informações e relatórios das notas fiscais de bens e serviços fornecidos. Para confecção de seu cadastro e solicitação de Login e Senha de acesso ao sistema o fornecedor deve contatar com a equipe de Contas a Pagar, solicitando o cadastramento de sua empresa no Sistema de Contas a Pagar (Módulo Fornecedores), informando o respectivo CNPJ. Telefones: e (de segunda à sexta feira, das 14 às 17h). Visitas ao Sistema FIERGS As visitas a Sede do Sistema FIERGS deverão ser agendadas com antecedência, ou realizadas a convite da área de suprimentos. As visitas às unidades operacionais deverão ser agendadas com os gestores das mesmas, ou a pedido dos mesmos. Pág. 9 de 9

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