2005: Um ano de muitas novidades 2006: Um ano de mais novidades Você precisa conhecer e utilizar!

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1 EDITORIAL ANO 13 - EDIÇÃO : Um ano de muitas novidades 2006: Um ano de mais novidades Você precisa conhecer e utilizar! Caros Clientes: Como acontecem todos os anos, a cada final de ano procuramos planejar nossas metas e objetivos para o ano seguinte. No final de 2004, uma das nossas metas, foi investir muito em nosso desenvolvimento, para trazer aos clientes inúmeros recursos de vanguarda, proporcionando aos nossos clientes mais qualidade e rapidez com os produtos Alterdata. A Alterdata investiu como nunca em 2005 nos seus produtos, buscando implementar dezenas de novos recursos. Fizemos uma ampliação da equipe no setor de desenvolvimento, substituímos todos os equipamentos deste setor, fizemos um levantamento profundo dos pontos e recursos que poderiam ser implementados, analisamos detalhadamente todas as milhares de sugestões enviadas por nossos clientes de todo o Brasil e definimos uma gama de recursos que, chegando ao final deste ano, foram implementados em nossos produtos. Nos sistemas ERP dezenas de recursos também foram implementados e fizeram de 2005 o ano de maior evolução na linha deste produto. Já na linha de Administração de Condomínios, o sistema ganhou "corpo" com vários recursos que foram também implementados, tornando-o um destaque no final deste ano para este segmento. O CRM para escritórios Contábeis, um sucesso em todas as apresentações que estamos fazendo e o Document Center, onde cada contador, grande ou pequeno, sem qualquer acréscimo em sua manutenção ou aluguel, tem um "site" onde poderá publicar os relatórios para o seu cliente baixar. Enfim, foram muitos recursos que sedimentaram em 2005 os produtos Alterdata dentre os mais sofisticados e ágeis do país. Com este grande número de novidades, nosso grande desafio está em fazer com que você, cliente, conheça estes recursos e efetivamente utilize, pois são grandes diferenciais que sem dúvida agregam, e muito, em qualidade e desempenho. Estamos buscando divulgar estes recursos nos informativos, no site, em visitas de cursos ou dúvidas, para que você rapidamente possa se beneficiar. É importante que você leia os informativos e as dicas mensais que passamos em nosso site sobre estas novidades e efetivamente busque utilizar cada recurso. Algumas metas da Alterdata já foram definidas para 2006 e mais uma vez novos recursos serão criados com muita ênfase, como neste ano. Na linha de Automação Comercial, foram implementadas dezenas de novos recursos, onde destacamos o novo módulo de Orçamento, novo conceito de Localização Rápida dos Produtos, Tele-cobrança, todo o módulo para controle e Venda de Serviço, todo o módulo de Caixa, Conversão de Relatórios para RTM, podendo agora ser mudado o layout pelo cliente e a ampliação das bandeiras do TEF e produto composto. Na linha Contábil, também foram implementadas dezenas de recursos como C o n c i l i a ç ã o B a n c á r i a Automática, Balancete Dinâmico que permite enxergar o ano todo em uma só consulta e ainda podendo alterar lançamentos, Balancete em Outras Moedas, MANAD na contabilidade, BI DP, que permite consultas rápidas da folha, férias vencidas, atestados vencidos, aumentos salariais, ou seja, dezenas de consultas em uma tela só, para todas as empresas, Controle de Dias Úteis para Vale Transporte e agora no final do ano, duas novidades que mudarão em muito o dia a dia dos nossos clientes: Ilustração: Itamar F. Estock Agradecemos a todos os clientes e parceiros por mais este ano juntos e já estamos trabalhando para que em 2006 possamos através da melhoria constante do nosso atendimento e também com a evolução dos produtos, retribuir a confiança depositada na Alterdata. Sandro Parisi - Controller

2 2 NOSSOS PRODUTOS - AUTOMAÇÃO COMERCIAL ANÁLISE DE CRÉDITO Foi liberado recentemente na linha de margem de inadimplência de automação comercial da Alterdata um sua empresa. Pode-se recurso de extrema importância no que diz inclusive visualizar se um respeito à análise de crédito dos seus cliente está com seu crédito clientes. Uma verdadeira ferramenta que bloqueado. permitirá rastrear e analisar a real situação de crédito de cada cliente com as mais Contamos ainda variadas situações que podem ocorrer em com recursos extras neste seu estabelecimento. módulo como a possibilidade Com o mercado competitivo que d e v i s u a l i z a r t í t u l o s convivemos hoje, logicamente precisamos mais do que nunca e x c l u í d o s, s a b e r a s de informações relevantes para antecipar ações e manter as vendas sempre em características de cada alta e o principal, rapidez nessas informações. cliente, enfim, todo o histórico Foi pensando nisso que a Alterdata implementou em uma única tela financeiro do seu cliente. de consulta todas as informações necessárias para analisar cada cliente, Outro dado importante é que juntando solicitações diversas resultando em uma análise de crédito completa. no momento de fazer um orçamento, por exemplo, você cliente pode ter acesso a esta tela. Esta consulta nos permite saber para cada cliente informações do tipo: valor da maior compra efetuada pelo cliente, maior atraso que o cliente já Junte a tudo isso a larga experiência no mercado de automação teve, valor médio das compras, total de títulos a vencer e vencidos já com juros e comercial e comprove o sucesso de mais uma poderosa ferramenta que multa calculados, número de compras efetuado por este cliente e diversas auxiliará em muito na gestão de seu negócio. outras informações detalhadas que permitirão diminuir consideravelmente a (Este recurso está disponível a partir da versão Setembro de 2005) CURVA ABC DE CLIENTES Foi implementado divulgar sua marca ou produto naqueles bairros que menos compram. no sistema um recurso que não pode faltar para Digamos que o foco de vendas de sua empresa é o público os empresários que adolescente. Você empresário sabe realmente se a faixa etária que mais desejam saber de maneira compra em sua loja são os adolescentes? Pois aqui temos condições de clara e rápida quem são informar não só qual o público que mais consome em sua empresa, mas seus melhores clientes. também quanto cada faixa etária está gastando. Uma informação de extrema Saber essa informação relevância, afinal, não é o ideal investir em produtos cujo público alvo consuma não é tão fácil quanto muito pouco. parece quando se tem uma grande carteira de Outro dado extremamente importante é poder informar ao sistema clientes. como seus clientes devem ser classificados. Para você é mais importante o cliente que vem à sua loja todos os meses para comprar pequenas quantidades O módulo de Curva ou aquele que compra uma única vez um valor altíssimo e não volta mais? ABC de clientes permite Depende muito do tipo de negócio. Por isso as configurações do módulo estão em uma mesma tela de preparadas para atendê-lo da melhor maneira, totalmente personalizado. consulta enxergar de várias maneiras diferentes as informações, a fim de tomar diferentes ações. Por exemplo, através de um recurso chamado Conforme se pode observar, existem esses e muitos outros recursos Agrupamento de Colunas podemos tirar a conclusão de qual bairro está mais no módulo de Curva ABC de clientes. Basta pôr em prática esta solução. comprando em sua loja. Mas para que essa informação? Simples. Poder (Este recurso está disponível a partir da versão Junho de 2005) RESERVA DE MERCADORIAS EM ESTOQUE Recurso recém lançado no sistema que permite reservar certa Disponível no Módulo de Orçamento e na Ordem de Serviço. Uma excelente quantidade da mercadoria do estoque para uma venda posterior, podendo-se forma de fidelizar seus clientes e manter as vendas em alta. reservar por horas ou até mesmo dias. A informação da quantidade reservada pode ser visualizada na localização de produtos em qualquer ponto do sistema. (Este recurso está disponível a partir da versão Outubro de 2005) VALIDAÇÃO DE CRÉDITO DE CLIENTES Outro grande recurso implementado recentemente no sistema com o crédito bloqueado ou um cliente cujo valor da compra superou em muito visando a atender às mais variadas situações de venda. Agora ficou mais fácil sua média. Ao total são oito diferentes situações a configurar. Este recurso já é controlar a inadimplência em sua empresa, pois ao fazer uma movimentação no um sucesso. Ponto de Venda ou até mesmo no Módulo de Orçamentos o sistema dá condições de avisar e até mesmo bloquear, por exemplo, um cliente que está (Este recurso está disponível a partir da versão Outubro de 2005) NOVIDADES QUE VEM POR AÍ NO SHOP Rateio de Desconto/Acréscimo em Nota Fiscal Sempre visando à praticidade em seus sistemas, a Alterdata mais uma ser descontado ou acrescido no preço de custo de cada produto é feito vez inovou e trouxe um recurso de extrema importância para seus clientes. Todos proporcionalmente ao valor do item frente do documento. Vejamos o seguinte que trabalham com entradas de movimentação de compra no sistema sabem da exemplo: Uma compra custou R$ 100,00, sendo um produto de R$ 80,00 e outro de dificuldade em atualizar os preços das mercadorias, visto que estes mudam a cada R$ 20,00. Foi dado um desconto de R$ 10,00 que corresponde a R$ 8,00 para a 1ª compra e cada nota tem um percentual de desconto diferente. Como você cliente mercadoria (80% do valor do documento) e R$ 2,00 para a 2ª mercadoria (20% do atualiza o preço de uma mercadoria comprada no cadastro de produtos, levando em valor do documento). O preço no cadastro nesse caso ficará abatido do valor do consideração que a compra teve desconto ou acréscimo? Se simplesmente ratear o desconto para as duas mercadorias, assim você cliente não precisa calcular quanto preço final da nota o preço não será o correto, pois logicamente deve-se levar em cada uma corresponde ao total do documento, nem tampouco precisa entrar no consideração o valor do desconto concedido, dessa forma têm-se um enorme cadastro do produto e fazer a alteração. Todo o cálculo é automático. trabalho calculando manualmente o preço real de cada mercadoria. A cada dia mais a Alterdata traz inovações e soluções para auxiliá-lo na Foi pensando nisso que a Alterdata lançou o recurso de rateio de gestão de seu negócio. desconto e acréscimo global para o cálculo do preço de custo do produto. O valor a (Este recurso está disponível a partir da versão Dezembro de 2005)

3 3 NOSSOS PRODUTOS - AUTOMAÇÃO CONTÁBIL GERENTE ELETRÔNICO ALTERDATA - Um Auditor Gratuíto do DP Pense rápido e responda: F u n c i o n á r i o s c o m f é r i a s agendadas para aquele mês; Quais funcionários de sua empresa ou das empresas Cadastro de dependentes faltando que lhe prestam serviço estão com atestado médico informações necessárias ao Salário vencido? Família. Férias dobrando? Prestes a encerrar o contrato de experiência? Ao fazer esta verificação, o Faltando informações no cadastro de dependentes? Gerente Eletrônico colocará na tela Você considera estas informações importantes? do WDP um ícone de aviso e ao Quantas consultas e relatórios você precisa para levantar estas clicar neste ícone, o sistema traz informações? para a tela todas as verificações que Você tem tempo de olhar isto todos os dias? classificou como pendentes e de dentro do próprio módulo você Se você teve dificuldades para responder qualquer uma destas perguntas, e poderá acessar o cadastro de funcionários, módulo de rescisão e férias. Para você está ciente da importância de tais informações, ficará ansioso por cada pendência encontrada você poderá ainda definir um "status" ou lembrete conhecer o Gerente Eletrônico Alterdata. O novo módulo do sistema de como: Departamento Pessoal Alterdata estará chegando para ajudá-lo a gerenciar Ok suas rotinas mais importantes. Todos os dias pela manhã ao iniciar o sistema de Verificando Departamento Pessoal Alterdata, este automaticamente fará uma verificação Aguardando documentação automática em pontos estratégicos do sistema, como por exemplo: Contato com o Cliente Funcionários em Aviso prévio que ainda não tiveram rescisão processada; Todos os usuários do sistema poderão olhar as pendências e através do Funcionários os quais o período de férias esteja dobrando; "status", saber se precisam tomar alguma medida ou não. Funcionários que estejam há 5 dias do vencimento do contrato de experiência; (Estará disponível em Janeiro de 2006) MÉDIAS POR SINDICATO Por atuar nacionalmente, a Alterdata sabe que por conta dos diversos sindicatos e suas inúmeras solicitações, os contabilistas precisavam de mais flexibilidade e agilidade nos controle dos percentuais, cálculos de determinados eventos e suas médias. Nas próximas versões, dentro do cadastro dos sindicatos, o usuário poderá determinar por sindicato, os percentuais desejados para alguns eventos e em quais meses estes deverão ser calculados. Nos casos dos processos que envolvem médias, o usuário poderá também definir de dentro do cadastro de sindicatos, a quantidade de meses que deverão ser considerados para tais cálculos. Isto antes já era possível através da manipulação dos eventos, contudo, esta nova possibilidade trará muito mais flexibilidade e velocidade às rotinas. (Estará disponível em Janeiro de 2006) AGENDAMENTO DE FÉRIAS Quando a Alterdata lançou no vencem, por conta disto, o usuário poderá de dentro do sistema de sistema de Departamento Pessoal, seu Departamento Pessoal Alterdata, agendar as férias para os funcionários, ou módulo de férias coletivas, este foi uma seja, pré-determinar, dentro do módulo, em qual mês determinados verdadeira sensação. Agora, atentos às funcionários estarão de férias. necessidades, estamos lançando o módulo de agendamento de férias. Assim sendo, ao consultar os agendamentos de cada período, o usuário, pode de dentro do Agendador, disparar o processo de férias, para os Sabemos que os empregadores não funcionários com agendamentos, tornando assim, todos os processos muito são obrigados a conceder férias a seus mais práticos. funcionários no mesmo período em que (Estará disponível em Janeiro de 2006) PARCERIA Solução de integração para Administradoras e condomínios A Interativa é uma empresa homologada pela Alterdata, e especializada em DESENVOLVIMENTO DE SITES. Seu compromisso é facilitar a troca de informações, integrando as empresas com os seus clientes. De maneira fácil, segura e eficaz, busca proporcionar resultados satisfatórios, simplificando a rotina de trabalho, gerando redução nos custos fixos e aumentando a produtividade. As soluções Interativa, além de proporcionarem benefícios aos seus clientes, valorizam o seus SITES, devido as constantes visitas para o procedimento de operacionalização do sistema, criando um elo permanente de ligação com seus clientes. Sala de bate papo; Visualização e impressão de boletos e documentos; Reservas on-line; Classificados; Quadro de avisos; Pagamento on-line; Fórum de debates; E mais... Acessando o site da Interativa você poderá conhecer mais sobre toda a linha de soluções. Condomínios e Administradoras na Internet! Contato! Site: O WebCond possibilita que a administração do condomínio e os interativa@interativa.eti.br condôminos diminuam custos por realizarem funções via internet que atualmente Telefones: (21) / são realizadas pessoalmente, pelo correio, fax, telefone, e , aumentando os custos fixos da Administração. O WebCond, oferece também, muita comodidade aos condôminos, opções para entretenimento e mais! WebCond SEU CONDOMÍNIO NA WEB

4 4 NOSSOS PRODUTOS - LANÇAMENTOS DOCUMENT CENTER - Seus Documentos Na Internet Clientes Alterdata podem publicar gratuitamente na internet, as guias, folhas, balancetes para que tenham acesso rápido, em qualquer lugar. Conectividade, convergência, qualidade e excelência, são com O D o c u m e n t C e n t e r e s t á d i s p o n í v e l n o e n d e r e ç o certeza algumas das palavras mais ouvidas atualmente no mundo dos e os arquivos publicados estarão sempre no já negócios, e como não poderia deixar de ser, a Alterdata, sempre focada na consagrado formato PDF (Adobe Acrobat Reader). produtividade e eficácia de seus clientes, lança agora mais um produto com tecnologia de ponta que agregará inovação, praticidade e redução de custos Este sistema on-line permite que você usuário Alterdata, possa com um mecanismo sólido, poderoso e ao mesmo tempo, de simples utilização. disponibilizar documentos via Internet em um local prático e seguro, enviando para seus clientes, relatórios, O Document Center (DC) é uma ferramenta WEB revolucionária, que notas, guias de pagamentos e proporcionará uma experiência de integração direta entre as empresas, outros, com maior velocidade, disponibilizando um ambiente que funciona como um repositório remoto, onde economia e em qualquer lugar documentos processados pela linha Alterdata PACK poderão ser publicados do Brasil ou do mundo, a com total segurança e garantia, através de controles personalizados, sistemas qualquer hora. Você poderá de protocolo e outros recursos que garantem uma plataforma altamente enviar uma guia para um confiável e econômica. cliente seu de outra cidade, sem ter que utilizar meios de Rescisões, recibos de transporte, correspondências férias, guias, livros fiscais e via correios, boys etc, uma infinidade de relatórios minimizando o tempo de processados nos sistemas resposta, aumentando a Alterdata ficarão à sua produtividade e diminuindo os disposição 24 horas por dia, custos do seu negócio. sete dias por semana, a c e s s í v e i s a t r a v é s d e Hoje, em sua primeira versão, o Document Center permitirá a qualquer máquina conectada comunicação no sentido contador > Cliente já promovendo um nível de à Internet, estando você interação diferenciado e adequado às necessidades do competitivo mercado dentro do escritório, em casa, em que estamos vivendo. Em suas próximas versões o Document Center ou a passeio pela Europa. permitirá integração nos dois sentidos: as empresas poderão fazer solicitações e comunicações ao seu contador direto pelo sistema. O funcionamento do Document Center é muito E muito mais está por vir! AGUARDE E CONFIRA! simples e está totalmente integrado com os sistemas da linha Alterdata PACK. A utilização desta ferramenta se assemelha com o WEDI onde no momento da geração do relatório será possível escolher entre imprimir em sua impressora Document Center local ou publicar na WEB. Uma vez publicado um documento no DC, o A L T E R D A T A T E C N O L O G I A destinatário receberá um com um aviso de que o relatório XPTO Se você deseja mais detalhes de como implantar este serviço em seu referente ao período XYZ foi disponibilizado. Este mesmo levará o link escritório, inscreva-se em nosso site, onde se encontra a guia, livro, recibo, etc. Tão logo o cliente tenha acessado o Document Center e lido o relatório, o contador receberá imediatamente e de Obs.: Serviço disponível gratuitamente a partir de Janeiro de 2005 apenas aos forma automática um de protocolo acusando o recebimento. clientes Alterdata que possuam contrato de manutenção ou aluguel ativos. CRM Para Escritórios Contábeis - Vai Revolucionar Seu Escritório O relacionamento com seu cliente vai mudar para melhor A Alterdata lançou no final do mês de novembro o sistema de CRM direcionado aos Escritórios de Contabilidade. Ter informações e análises com rapidez e segurança sobre cada cliente está se tornando fundamental ou mesmo o diferencial para mantermos e conquistarmos novos clientes. No Sistema de CRM, a Alterdata procurou aliar várias análises e informações sobre cada cliente, extraindo dados dos sistemas como Escrita Fiscal, Contabilidade e Departamento pessoal, Sistema de cobrança de Escritório, como também informações importantes que podem ser registradas por você, com um conceito de O&M, que elimina praticamente a necessidade de recados em papel, onde cada atendimento ao cliente fica registrado, se tornando assim, mais uma informação para análise ao Contador. Análises e Análises A mensalidade do seu cliente está compatível com a média? Esta é uma das análises que o sistema faz para você. Através de uma análise gráfica, você poderá visualizar em relação ao seu setor de Departamento Pessoal, Escrita Fiscal e Contabilidade, se o seu cliente está pagando dentro da média que você cobra aos demais clientes. Veja bem: não é apenas dividir sua mensalidade e ter uma média e comparar com o que o seu cliente está pagando. Trata-se de uma análise mais profunda, onde verifica, por exemplo, na contabilidade o total de lançamentos feitos no seu escritório, compara com o total da mensalidade e aí sim, compara com o seu cliente. Para você existem clientes que precisam de uma atenção especial? Então, no CRM, faça com que todos os seus colaboradores e você mesmo, dentre as dezenas ou centenas de clientes, saibam que aquele deve ter um tratamento especial. Para isto, configure o sistema e o(s) cliente(s) de acordo com sua análise e identifique-os visualmente para que em cada contato com o cliente, saiba que ele tem algo de especial, segundo sua filosofia. Foi criada no sistema, uma forma de cadastrarmos várias informações relevantes sobre o cliente, para prestar-lhe sempre melhor atendimento, ou por que não, surpreendê-lo em seu aniversário, ou outra data comemorativa qualquer. Depende apenas de você.

5 5 NOSSOS PRODUTOS - LANÇAMENTOS Você pode ter clientes que pagam pouco e dão muito trabalho? Certamente existe uma chance de isto acontecer, pois o cliente, quando você fechou o contrato, tinha um número pequeno de lançamentos na escrita fiscal e agora com o crescimento dele este número duplicou, como também o número de funcionários e a relação entre o valor que ele paga e o trabalho que você tem, mudou sensivelmente. Esta é apenas uma das ilustrações que você pode enxergar rapidamente, com os gráficos que o sistema apresenta. Conhecer precisa- mente e com rapidez estes dados é muito importante. Analisar e apresentar estes dados para o seu cliente é de muita importância para você e para ele. No gráfico de pizza, por exemplo, você pode analisar quanto o seu cliente representa percentualmente em quantidade de funcionários, lançamentos contábeis, lançamentos de NFs de todas as empresas, e quanto ele representa também percentualmente no montante das mensalidades do seu escritório. Você poderá também analisar na mesma tela, a evolução da quantidade de funcionários do seu cliente durante o ano, como também a quantidade de lançamentos de NFs e contábeis mês a mês. Você tem como saber com um clique e mais alguns segundos, quais clientes estão com a contabilidade em dia? Esta é outra análise rápida que você poderá enxergar. Basta entrar no módulo Auditoria, e você poderá ver em uma única tela, todos os seus clientes e todos os meses do ano, a quantidade de lançamentos que tiveram na contabilidade ou escrita fiscal em cada mês, ainda com um detalhamento de cor q u e m o s t r a s e u m determinado mês teve lançamentos suficientes de acordo com a média mensal que a empresa tem. É de fácil visualização, por exemplo, você enxergar quais empresas estão com a contabilidade em dia no mês corrente, se existe algum mês que tem poucos lançamentos em relação à média ou mesmo sem nenhum lançamento. Esta análise também funciona para o sistema de escrita fiscal. Por outro lado, você poderá observar a evolução do seu cliente durante o ano, ou seja, se a quantidade de trabalho da sua empresa para ele tem aumentado em função da quantidade de notas fiscais ou lançamentos contábeis digitados. Sua equipe está devendo alguma informação ao seu cliente? Você sabe? Além de todas as análises que já foram mencionadas, o CRM é uma 2- Calcular a rescisão; grande ferramenta de trabalho dentro do escritório contábil. Talvez o fim de 3- Separar para envio ao cliente; bilhetes e recados, bem como o fim de retornos e respostas rápidas que seu 4- Enviar pelo malote. cliente precisa, que muitas vezes se perdem em papéis e recados esquecidos. Este exemplo é simples, mas cada rotina do escritório poderá ter um O CRM foi desenvolvido fluxo de informação pré-definida para que passem por fases, que no caso acima para também administrar o poderá ser uma pessoa só ou até 4 pessoas distintas, onde cada um faz sua fluxo de informações com o parte, dá seu parecer e encaminha automaticamente para a fase seguinte. cliente dentro do escritório. Além de organizar totalmente as rotinas, você contador poderá, no Imagine que seu cliente seu terminal, olhar tudo o que está pendente de cada cliente, seja rescisão, liga e pede para fazer uma guias, contrato social, ou seja, informações que ele esteja precisando e que sua rescisão de um determinado equipe esteja trabalhando. Poderá, por exemplo, ver que determinado funcionário. Qualquer pessoa funcionário está com muitas pendências e deslocar alguém para ajudá-lo ou que o atenda poderá registrar mesmo entender porque algo está demorando e intervir na rotina, bem como se este pedido no sistema para alguém se ausentar, checar tudo que ele tem pendente para fazer e distribuir a este cliente, que de acordo equipe para que seu escritório e mesmo o cliente, não sejam os prejudicados. com um fluxo de informação ( f a s e s ) p r e v i a m e n t e Agora com o CRM, você mesmo poderá rapidamente olhar no cadastrado como Rescisão, esta informação passará por todas as pessoas sistema e responder ao questionamento do seu cliente, na hora, sem precisar envolvidas, como por exemplo: consultar ninguém, inclusive até cobrá-lo o envio de algum documento, caso sua equipe tenha solicitado e no parecer ainda não tenha devolvido. 1- Pegar o saldo do FGTS - pode ser uma pessoa que o faça; E os seus clientes devedores, como estão sendo negociados seus débitos? Integrado com o Sistema de cobrança Alterdata, o CRM além de apresentar os dados do seu cliente, como dados cadastrais, nome e foto dos sócios, endereço, análise do cliente, permite saber se o cliente está lhe devendo e se alguém cobrou e qual a resposta do cliente em relação ao débito. Muitas empresas, para cobrança, imprimem um relatório e passam ao cobrador para visitar ou ligar. Mas para saber quais, quantos valores estão lhe devendo e o que é principal, se alguém já ligou e qual a perspectiva de recebimento, mas de forma impressa restrito a uma pessoa, fica difícil saber se a cobrança está eficiente e o que está sendo negociado em cada cliente. No CRM, todo o relacionamento de cobrança, se houver e for necessário, também será registrado, onde a pessoa de cobrança poderá agendar os dias de ligação, bem como agendar as ligações ou visitas quando o cliente solicita para dar retorno. O sistema é dotado do módulo de tele- cobrança, que o contador poderá enxergar na mesma tela todos os seus devedores, os valores que devem, ordenar, bem como analisar se estão sendo cobrados, ou mesmo determinar pelo CRM para que este ou aquele seja ou não cobrado. Esta é a versão de Lançamento do CRM para Escritórios Contábeis da Alterdata. Estamos trabalhando neste projeto há alguns meses e este foi solicitado por diversos clientes nossos. O sistema com certeza receberá brevemente novos recursos que vão torná-lo cada vez melhor. Solicite uma apresentação da Alterdata no seu escritório e descubra o que o CRM pode estar fazendo por você.

6 6 NOSSOS PRODUTOS - SOLUÇÃO IMOBILIÁRIA INTEGRADA ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS E LOCAÇÃO DE IMÓVEIS Mais um lançamento da Alterdata - Relatórios de Cheques A Alterdata desenvolveu tanto no Wlocação como no Wcondomínio o Relatório de Cheques, que auxiliará os clientes nos pagamentos em cheque, pois as administradoras são, em muitos casos, responsáveis pelos pagamentos dos Condomínios e Proprietários de imóveis e com isso terão a necessidade de fazer preenchimento de inúmeros cheques. Assim, com este novo módulo, as Administradoras poderão fazer a impressão dos cheques e uma vez impressos, o sistema gerará automaticamente o lançamento contábil, que é o registro de saída do valor na conta bancária e manterá o registro dos dados. (Recursos já existentes) RELATÓRIO DE PROPRIETÁRIOS ANIVERSARIANTES Para Locação de Imóveis Ao se responsabilizar pela administração do(s) imóvel(is) de u m p r o p r i e t á r i o, a s Administradoras, além de firmar um relacionamento formal entre ela e os seus clientes, acabam, por inúmeras vezes, firmando também um relacionamento pessoal, mais próximo com os seus clientes. Wlocação, a possibilidade de emitir o Relatório de Aniversariantes, e através dele os nossos clientes poderão, para dar um atendimento diferenciado e melhorar o marketing de relacionamento com os seus clientes, verificar qual proprietário faz aniversário em determinado período e de certa forma não deixar esta data em branco. Assim que for emitido este relatório (que é encontrado dentro do cadastro dos Proprietários), será pedido um período, podemos imprimi-lo ou apenas visualizá-lo, e nele será demonstrado o nome, data de nascimento, o telefone e o endereço do proprietário. P e n s a n d o n i s t o, a Alterada agregou no sistema (Este recurso está disponível a partir da versão liberada em Outubro de 2005) REGISTRO DE ACRÉSCIMO EM CONTA DISTINTA Administração de Condomínios Ao se fazer os registros contábeis dos valores que foram recebidos pelos Condomínios, podemos, ao receber um valor que há algum acréscimo - seja juros ou multa, contabilizar em uma conta única ou, para uma melhor análise do próprio movimento contábil, podemos contabilizar os acréscimos em uma conta distinta, ficando então a critério da necessidade do cliente. Para que seja feita a contabilização dos acréscimos em contas distintas (recurso que foi agregado ao sistema Wcondomínio a partir da versão liberada em Agosto de 2005), temos que inicialmente, dentro do cadastro do Condomínio configurar o sistema para este recurso. Assim, caso tenhamos um valor de condomínio de R$ 200,00 a vencer no dia 10/11/2005 e este valor estiver sendo pago n o s i s t e m a n o d i a 01/12/2005, ao efetuar esta baixa o sistema acrescentará R$ 4,00 de multa, e na contabilidade teremos dois lançamentos, uma referente a o s R $ 2 0 0, 0 0 d o recebimento do condomínio e outra de R$ 4,00 referente ao acréscimo. NOVIDADES QUE VEM POR AÍ NO IMMOBILE ALTERDATA Módulo de Notas Fiscais de Serviço Aguardem!!! Locação de Imóveis e Administração de Condomínio Ao se apropriar do valor de Taxa de de Serviço. Administração cobrada pelos seus serviços, as Administradoras têm que Neste novo módulo será possível a impressão destas Notas pelo próprio fazer a emissão da Nota Fiscal de sistema Wlocação Alterdata sem a necessidade de fazer a emissão da mesma Serviço, cumprindo mais uma manualmente, já que com os dados que os clientes possuem dará base para a obrigação legal. Assim, para fornecer emissão desta nota. Assim será apenas definir alguns dados para esta emissão um sistema que atenda todas as como, por exemplo, o percentual de ISS e a data de emissão desta nota, entre outros exigências legais do relacionamento que a Alterdata já emitirá a nota. Administradora e Proprietários, em b r e v e, n a v e r s ã o d o Observação: será disponibilizado para os clientes o arquivo nota_wcond.rtm que Wcondomínio e do Wlocação, ambas a serem liberadas em Dezembro de será o modelo da Nota Fiscal de Serviço padrão a ser utilizado, mas este modelo 2005, estaremos disponibilizando em nosso sistema Wlocação o módulo de Notas poderá sofrer alterações ou mudança para atender as necessidades dos clientes. Integração com o software Contabilidade Alterdata - Administração de Condomínio Sabemos que para a contabilidade existente dentro do sistema de Wcondomínio levamos em consideração apenas as receitas e despesas, já que a única finalidade de ter dentro deste sistema um módulo contábil é permitir a demonstração para os condôminos do que há em caixa e como o dinheiro do Condomínio foi empregado. Assim, para as Administradoras que possuem o sistema Contabilidade Alterdata e que queiram fazer a contabilidade neste sistema de tal maneira que se possa fazer além da demonstração de receitas e despesas, a demonstração das contas patrimoniais como os bens, direitos e obrigações, temos que ter também os lançamentos contábeis neste outro sistema. O que se faz necessário lançar, dentro do Wcont, as receitas e despesas (apuradas dentro do Wcond), para que se possa fazer o Encerramento do Exercício e a emissão do Balanço Patrimonial de forma correta. Assim, para que os nossos clientes não tenham re-trabalho no momento da contabilização das receitas e despesas no Wcont, em breve, na versão , a ser liberada em Dezembro de 2005, estaremos disponibilizando o módulo de Integração de Movimentos Contábeis, onde através da criação do layout de exportação (que já terá o padrão do Wcont Alterdata) irá ser exportado um arquivo texto com os lançamentos já contabilizados no Wcond para importação neste sistema.

7 7 NOSSOS PRODUTOS - ERP FELIZ ANO NOVO COM O ERP Chegamos ao final de mais um ano e é tradição em nossa cultura fazermos avaliações globais do exercício findo, elaborarmos projetos para o próximo ano retratando nossas expectativas e anseios para o empreendimento. Elaboramos o orçamento anual, fazemos as previsões de vendas e estimamos os resultados que deverão ser alcançados ao final do novo exercício. Neste momento procuramos como referenciais as melhores fontes de contribuições para os resultados do período corrente e considerando conjunturas globais, setoriais, econômicas e políticas, identificar as oportunidades de negócios adicionais que possam proporcionar o crescimento e desenvolvimento desejado e projetado para o negócio. Neste momento precisamos ter muitas informações e que sejam principalmente atuais e confiáveis e sem precisar aguardar dias para que se preparem relatórios, se consolidem documentos, valores etc. Dispor do ERP Alterdata faz uma diferença neste momento, pois, com apenas alguns cliques de mouse as informações estão disponíveis em tempo real em cada módulo operacional e nos Business Intelligences (BI). Por exemplo, algumas questões relacionadas a clientes e produtos respondidas no BI Pessoa: Quantos clientes temos atualmente em cada região, estado, cidade, bairro ou rua? Quantos tínhamos em dezembro de 2004? Quantos novos clientes foram conquistados em cada mês deste ano? Quantos são clientes de determinado grupo de produtos? Quantos hoje são clientes do produto tal? Quantos do produto X? Quantos eram clientes destes produtos no ano passado? N o B I F a t u r a m e n t o, p o d e r e m o s v e r outras questões e s t r a t é g i c a s d e comercialização, conforme filtros determinados, por exemplo: Qual cliente mais comprou neste exercício? E no ano passado? Qual sua participação em nossas vendas? Quanto vendemos na região X, no estado Y, na cidade Z e para que clientes em cada situação? Quantos clientes são A, quantos B, quantos C? Quanto cada segmento comprou? Poderemos, ainda, querer saber a venda por vendedor, no período, em cada uma das regiões, estados, cidades, etc. Para quais clientes vendeu no período? Quais produtos vendeu? E, para quais clientes não vendeu um ou mais produtos específicos? Todas estas questões entre tantas outras possíveis de serem elaboradas e suas respostas podem nos levar a conclusões e nos dar a base para estabelecer as projeções com metas tangíveis e possíveis de serem acompanhadas. No BI Financeiro temos, entre outras, as análises de receitas e despesas, podendo ver valores globais a pagar/receber abertos e/ou baixados, por centro de custo ou ainda por tipo de receita ou despesa (Natureza de Lançamento) em quaisquer períodos estabelecidos: FACILIDADES PARA CLIENTES ALTERDATA Cada opção marcada nas telas de filtro do BI para análise poderá ampliar o entendimento dos fatos que ocorrem no dia a dia no negócio, como por exemplo: Qual a receita a vista gerada e recebida neste ano? Quanto está em aberto? Para que clientes? Qual a receita a prazo? Quanto recebida e quanto em aberto? Para quais clientes vendemos nesta condição? Quanto faturamos por região, estado, cidade, bairro ou rua? Quanto a vista e quanto a prazo? Poderemos recorrer ainda entre outras coisas ao BI Atendimentos para visualizar a evolução dos contatos internos e externos da empresa, por período, por tipo de atendimento, por produto, etc. Muitos outros pontos do ERP Alterdata poderão lhe ajudar nessa importante atribuição de interpretar o presente e planejar o futuro. Ter a informação correta à mão de forma ágil faz uma grande diferença nos resultados. Desejando obter informações adicionais sobre o ERP Alterdata faça contato conosco pelo telefone (21) para esclarecê-las com nossos atendentes ou para agendar a visita de um consultor em sua empresa. A partir de agora ficou muito mais fácil, para você cliente, adquirir nossos sistemas! A Alterdata acaba de firmar uma parceria com o banco BNDES faz o cálculo. BNDES que financiará a compra de nossos sistemas cobrando aproximadamente 1,40% de taxa de juros apenas. Uma excelente O processo funciona da seguinte maneira: oportunidade de adquirir os sistemas, pagando parcelas com uma 1 - O cliente interessado deverá acessar o endereço e fazer taxa muito inferior as financeiras praticadas pelos Bancos e entidades deste fim! a solicitação do cartão. Feito isto deverá preencher um cadastro e aguardar a aprovação. Para se ter uma idéia, um financiamento no valor de R$ 3.000,00 para 2 - De posse do cartão, e com a devida autorização, a Alterdata preencherá um pagamento em 12 meses, sairá para o cliente na taxa atual pelo valor mensal de R$ pedido no site do BNDES, informando os dados do cliente e do cartão. 269,41. Total do montante de juros: R$ 232,92 em um ano. 3 - O BNDES repassa para a Alterdata o montante da venda e o cliente paga as parcelas do financiamento de acordo com a quantidade de meses que desejou. Os financiamentos no BNDES poderão ser feitos em 12, 18, 24 e até 36 meses e para saber o valor exato da parcela mensal a ser paga, o próprio site do O site para consultas e cadastros é:

8 8 AÇÃO SOCIAL Na Cultura A Alterdata patrocinou a cantora Taynah Nunes Ferreira da Silva, uma excelente profissional e de carreira muito promissora na turnê MPB & TAL que está percorrendo várias regiões do Brasil. A estréia de sua turnê aconteceu dia 22/10/05 no Teatro Sesc / Teresópolis e foi um sucesso. Segue depoimento da cantora Taynah: O show MPB & TAL foi um projeto ousado, pois tínhamos a proposta de um show bem produzido com pouco tempo pra conseguir os apoios e em contra partida uma equipe de profissionais Na Educação A Alterdata, como costuma fazer todos os anos, realizou no mês de Novembro de 2005, palestras no CAMP Teresópolis direcionadas aos alunos da unidade. Estas palestras foram ministradas pela diretoria e por funcionários voluntários da empresa e abordaram assuntos como legislação trabalhista, processo de seleção, administração, primeiros socorros, dentre outros temas. O CAMP (Círculo de Amigos do Menino Patrulheiro) prepara menores de 15 a 17 anos para ingressarem no mercado de trabalho e a dispostos a trabalhar, se não fosse o apoio de empresas empreendedoras como a Alterdata. Todo esse reconhecimento foi resultado do somatório de uma equipe de profissionais talentosos acoplados a credibilidade dos apoios. Tenho muito a agradecer a Alterdata pela confiança, e principalmente parabenizá-la por apoiar a cultura popular brasileira, se todas as nossas empresas apostassem na capacidade da nossa cultura com certeza teríamos um país muito mais evoluído, não apenas sócio culturalmente falando, mas em todos os sentidos. Telefone de contato para shows: (21) falar com Priscila Domingues. Alterdata oferece estágios na empresa aos alunos recém formados por esta entidade existindo a possibilidade de serem contratados em definitivo e assim iniciarem uma carreira profissional na empresa. A Alterdata conta em seu quadro profissional com 7 colaboradores que estagiaram através do CAMP e são hoje efetivados na Alterdata. Além destes, atualmente existem 3 estagiários do Camp na Alterdata. A ALTERDATA GANHA PRÊMIOS DE RECONHECIMENTO Prêmio Qualidade Brasil Srs. Ladmir Carvalho e José Ronaldo da Costa recebem o prêmio Foi com imensa satisfação que a empresa Alterdata Tecnologia em Informática Ltda., representada pelos seus diretores, Ladmir Carvalho e José Ronaldo da Costa, recebeu o Prêmio Qualidade Brasil 2005, certificação conferida a empresas e instituições que se destacam no mercado brasileiro pela excelência na qualidade de seus produtos e serviços, em uma cerimônia de gala realizada no dia 4/10/2005 no Claro Hall, Rio de Janeiro. A Alterdata sente-se honrada e orgulhosa por fazer parte deste seleto grupo e dedica esta premiação a todos os clientes Alterdata que participam continuamente deste processo de melhoria contínua e que fazem parte desta história. Prêmio Empresário ou Dirigente de Vendas do Ano de suas organizações, principalmente no que tange aos resultados e proce- dimentos na área comercial. A Alterdata mais uma vez foi homenageada no evento realizado dia 29/11/05 no Hotel Glória - 2º Congresso Nacional de Vendedores, com a entrega do Prêmio Empresário Ou Dirigentes De Vendas Do Ano - edição Ladmir Carvalho, diretor da Alterdata, foi um dos empresários agraciados na categoria TECNOLOGIA em um total de 10 representantes de grandes empresas como Nextel Brasil, Tecnoquipo Telecom, Banco ABN AMRO Real, dentre outras. Estiveram também presentes no evento personalidades artísticas, culturais e políticas. Os empresários foram escolhidos pela equipe de palestrantes e consultores do CDPV (Centro de Desenvolvimento do Profissional de Vendas) - Unidade de negócios do Grupo Vendedor, pelo trabalho desenvolvido à frente É com certeza um reconhecimento para a Alterdata pelo comprometimento e excelência na qualidade de seus produtos e serviços! Foto: Diego Maia (CDPV), Ladmir Carvalho e Pedro Ernesto Mariano de Azevedo EVENTOS Plus Alterdata Você Utiliza? Foi um verdadeiro sucesso o evento Plus Alterdata Você utiliza? realizado no dia 10/11/05 no auditório de nossa matriz em Teresópolis-RJ. Foi um evento gratuito, que contou com a participação de muitos clientes Alterdata inscritos através do nosso site. Este evento teve como principal objetivo divulgar os novos recursos e ferramentas disponíveis nos Foto: Colaboradores do Suporte Contábil mostrando os novos recursos. sistemas da linha Pack Depto. Pessoal, Contábil, Fiscal, bem como orientar e sanar dúvidas existentes na utilização dos sistemas, facilitando assim o desempenho do trabalho no dia a dia de nossos clientes. Foi uma manhã muito agradável e os participantes elogiaram bastante o propósito deste evento, pois puderam esclarecer dúvidas e atualizarem-se com relação às novidades e recursos que surgem a qualquer momento nos sistemas Alterdata. Aos representantes de cada empresa, foi entregue ao término do evento, um CD explicativo de como processar o 13º salário. Devido ao sucesso deste primeiro evento e a satisfação comprovada dos participantes presentes, pretendemos realizar novos eventos deste tipo para o ano de 2006 em outras localidades, visando, desta forma, que mais clientes Alterdata tenham acesso a este tipo de acontecimento que com certeza traz inúmeros benefícios às empresas participantes Ano 13 - Edição nº 111 Enfoque Alterdata é uma publicação quadrimestral da Alterdata Tecnologia em Informática Assessora de Marketing Laura Leal Baldacci marketing@alterdata.com.br Projeto Gráfico e Editorial Itamar Fernandes Estock webmaster@alterdata.com.br TELEVENDAS: