Como montar uma distribuidora de produtos odontológicos

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1 Como montar uma distribuidora de produtos odontológicos EMPREENDEDORISMO Especialistas em pequenos negócios / / sebrae.com.br

2 Expediente Presidente do Conselho Deliberativo Robson Braga de Andrade Presidente do CDN Diretor-Presidente Luiz Eduardo Pereira Barreto Filho Diretora Técnica Heloísa Regina Guimarães de Menezes Diretor de Administração e Finanças José Claudio Silva dos Santos Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora Mirela Malvestiti Coordenação Luciana Rodrigues Macedo Autor Paulo CÃ sar Borges de Sousa Projeto Gráfico Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.

3 TOKEN_HIDDEN_PAGE Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / Sumário 1. Apresentação Mercado Localização Exigências Legais e Específicas Estrutura Pessoal Equipamentos Matéria Prima/Mercadoria Organização do Processo Produtivo Automação Canais de Distribuição Investimento Capital de Giro Custos Diversificação/Agregação de Valor Divulgação Informações Fiscais e Tributárias Eventos Entidades em Geral Normas Técnicas Glossário Dicas de Negócio Características Bibliografia Fonte Planejamento Financeiro... 34

4 Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / Sumário 27. Soluções Sebrae Sites Úteis URL... 34

5 Desempenha o papel de elo entre o fabricante e a loja, adquirindo, promovendo e representando materiais odontológicos. Apresentação / Apresentação 1. Apresentação Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender? A odontologia brasileira modernizou-se e, hoje, é reconhecida como uma das mais bem conceituadas do mundo. O aumento do nível de consciência e informação da população brasileira sobre saúde bucal levou a um grande crescimento de demanda por serviços odontológicos. Também contribuíram para o aquecimento do mercado o lançamento de planos odontológicos (que já atendem mais de 11 milhões de pessoas) e a procura por serviços estéticos, como clareamento dos dentes e aparelhos ortodônticos. Tais serviços já são até divulgados na televisão, com planos longos de parcelamento e consórcios. A expansão da oferta de serviços odontológicos provocou uma elevação da variedade de marcas e produtos dentários e incentivou o surgimento de diversos fabricantes nacionais e importadores destes materiais. Tais produtos, utilizados pelos dentistas nos consultórios, são vendidos em lojas especializadas chamadas de dental. Qualquer dental pode ter em seu catálogo mais três mil tipos de materiais, desde amálgamas até estojos cirúrgicos. Nesse contexto, surge a oportunidade de atuação de uma distribuidora de produtos odontológicos. A distribuidora desempenha o papel de uma ponte entre o fabricante e a loja, adquirindo, promovendo e representando os materiais odontológicos. 1

6 As distribuidoras representam o segmento de vendas no atacado de materiais odontológicos. Apresentação / Apresentação / Mercado Dependendo da estrutura, a distribuidora pode vender os produtos diretamente para grandes clínicas, hospitais e franquias de consultórios dentários. O faturamento pode ser expandido com serviços de entrega, ações de promoção e propaganda e venda pela internet. Este documento não substitui o plano de negócio. Para elaboração deste plano consulte o SEBRAE mais próximo. 2. Mercado O Brasil possui um dos maiores mercados odontológicos do mundo. Com 961 habitantes para cada dentista, a média de profissionais é 35% maior do que a recomendada pela Organização Mundial de Saúde, de habitantes por dentista. Esse número aparentemente tende a aumentar, pois os Estados Unidos possuem 40 faculdades de odontologia para uma população de 250 milhões, enquanto o Brasil possui 203 faculdades para aproximadamente 194 milhões. Segundo o CFO Conselho Federal de Odontologia, em levantamento efetuado em jan/2012, esse número de faculdades de odontologia são compostas de: a) 28 Federais; b) 19 Estaduais; c) 08 Municipais; d) 148 Particulares. Porém, o mercado odontológico brasileiro apresenta muitas contradições. A distribuição de dentistas é muito desigual ao longo do país. Se em São Paulo a média habitantes/dentista é de 618, no Maranhão a média é de 4.779, bem pior do que a recomendada pela OMS. Há uma concentração de 62% do mercado na Região Sudeste, enquanto o Norte e o Nordeste carecem de profissionais. 2

7 O empreendedor desse segmento deve levantar algumas opções de vendas de seus produtos, sendo uma dessas opções os órgãos públicos, por meio das secretarias estaduais e municipais de saúde. As aquisições de grandes volumes são realizadas por meio de licitação ou pregão eletrônico, mas as distribuidoras podem atender diretamente as compras emergenciais de hospitais e consultórios dentários públicos. Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização Para empreender na abertura de uma distribuidora de produtos odontológicos, recomenda-se a realização de ações de pesquisa de mercado para avaliar a demanda e a concorrência. Seguem algumas sugestões: Pesquisa em fontes como prefeitura, guias especializados, IBGE e associações de bairro para quantificação do mercado-alvo; Pesquisa a guias especializados e revistas sobre o segmento. Trata-se de um instrumento fundamental para fazer uma análise da concorrência, selecionando concorrentes por bairro, faixa de preço e especialidade; Visita aos concorrentes diretos, identificando os pontos fortes e fracos dos estabelecimentos que trabalham no mesmo nicho; Participação em seminários especializados. O mercado de distribuidora de produtos odontológicos apresenta uma grande concorrência, bem como tem outros pontos que também interferem nesse processo. A exemplo cita-se a formação de grandes redes de franquias de consultórios dentários, os quais compram materiais diretamente dos fabricantes. Tem também o crescimento dos planos odontológicos, que é um fator de pressão para o achatamento de preços dos produtos comercializados por essas empresas. Aliado a esses pontos tem ainda a rígida regulação dos órgãos públicos e conselhos de odontologia e a verticalização da cadeia produtiva representam ameaças relevantes ao desenvolvimento do negócio. 3. Localização A localização do ponto comercial é uma das decisões mais relevantes para uma distribuidora de produtos odontológicos. Por ser um entreposto para a recepção e entrega de produtos, os aspectos mais importantes para a escolha do ponto são o acesso e a logística de transporte. 3

8 Alguns detalhes devem ser observados na escolha do imóvel: O imóvel atende às necessidades operacionais referentes à localização, capacidade de instalação do negócio, possibilidade de expansão, características da vizinhança e disponibilidade dos serviços de água, luz, esgoto, telefone e internet; O ponto é de fácil acesso, possui estacionamento para veículos, local para carga e descarga de mercadorias e conta com serviços de transporte coletivo nas redondezas; O local está sujeito a inundações ou próximo a zonas de risco; O imóvel está legalizado e regularizado junto aos órgãos públicos municipais; A planta do imóvel está aprovada pela Prefeitura; As atividades a serem desenvolvidas no local respeitam a Lei de Zoneamento Urbano ou o Plano Diretor do Município; A legislação local permite o licenciamento de placas de sinalização. 4. Exigências Legais e Específicas O empreendedor de uma empresa distribuidora de produtos odontológicos deverá cumprir algumas exigências iniciais e somente poderá se estabelecer depois de cumpridas, quais sejam: Registro da empresa nos seguintes órgãos: Junta Comercial; Secretaria da Receita Federal (CNPJ); Secretaria Estadual de Fazenda; Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento; Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal); Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema Conectividade Social INSS/FGTS ; Corpo de Bombeiros Militar. Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas Assim a localização da distribuidora de produtos odontológicos deverá se situar de preferência em um local de fácil acesso, que possibilite tanto a recepção de mercadorias quanto entregas. E esteja aliada também uma boa visualização por parte dos passantes. Visita à prefeitura da cidade em que pretende montar a sua empresa distribuidora de produtos odontológicos para fazer a consulta de local e emissão das certidões de Uso do Solo e Número Oficial. Algumas prefeituras disponibilizam esse serviço via internet, 4

9 Passo seguinte para a formalização da empresa: Após a liberação do contrato social devidamente registrado na Junta Comercial de seu Estado, do CNPJ e da inscrição estadual, também, deve-se providenciar o registro da empresa na Prefeitura Municipal para requerer o Alvará Municipal de Funcionamento. Antes de iniciar a produção o empreendedor deverá obter o alvará de licença sanitária. Para obter essa licença o estabelecimento deve estar adequado às exigências do Código Sanitário (especificações legais sobre as condições físicas). O empreendedor deverá atentar que em âmbito federal a fiscalização cabe a Agência Nacional de Vigilância Sanitária ANVISA, já em âmbito estadual e municipal fica a cargo da Secretaria Estadual de Saúde e Secretaria Municipal de Saúde, respectivamente. Além do registro comercial, o empreendedor precisa cumprir as exigências legais presentes nas resoluções da Agência de Vigilância Sanitária Anvisa e no Conselho Federal de Odontologia. 5. Estrutura Para uma estrutura mínima com um ponto comercial, estima-se ser necessária uma área de 100 m2, com flexibilidade para ampliação conforme o desenvolvimento do negócio. Os ambientes podem ser divididos em área de recepção, área de armazenamento (com câmaras frias), escritório e sanitários. p> As boas práticas de distribuição de produtos de saúde exigem instalações e área física adequadas, em quantidade suficiente para o desenvolvimento das atividades de armazenamento e distribuição de produtos odontológicos, bem como a segurança dos produtos quanto a sinistros ou desvios. Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura o que agiliza bastante esse tipo de consulta. Os distribuidores devem possuir áreas de recepção localizadas de forma a proteger as remessas de produtos de qualquer risco, no momento do recebimento dos produtos odontológicos. A área de recepção deve ser separada da área de armazenamento. 5

10 A distribuidora deve dispor de armário resistente e, ou, sala própria fechada com chave para o armazenamento dos materiais sujeitos a um regime especial de controle. O estabelecimento também deve ter local ou sistema de segregação devidamente identificado, fora da área de dispensação, para a guarda dos produtos que apresentem comprovadamente irregularidades ou com prazo de validade vencido. O escritório destina-se ao atendimento a clientes especiais, fornecedores e parceiros comerciais, além de funcionar como local de trabalho do proprietário. Deve ser composto por uma mesa de trabalho, cadeiras e microcomputador. As paredes podem ser pintadas com tinta acrílica. Tons claros são adequados para ambientes pequenos, pois proporcionam a sensação de amplitude. Texturas e tintas especiais na fachada externa personalizam e valorizam o ponto. Sempre que possível, deve-se aproveitar a luz natural. No final do mês, a economia da conta de luz compensa o investimento. Quanto às artificiais, a preferência é pelas lâmpadas fluorescentes. 6. Pessoal Pessoal A área de armazenamento deve ter capacidade suficiente para assegurar a estocagem ordenada das diversas categorias de produtos. Quando são exigidas condições especiais de armazenamento quanto à temperatura, tal condição deverá ser providenciada e monitorada sistematicamente, mantendo-se os devidos registros. O CFO Conselho Federal de Odontologia, tem em sua Consolidação das Normas para Procedimentos, a definição de que é obrigatória a existência de um cirurgiãodentista, com registro no Conselho Regional de Odontologia, como responsável técnico da empresa de comercialização de materiais odontológicos. Este profissional, caso não seja o proprietário do estabelecimento, necessita receber de seus superiores todo o apoio necessário para um trabalho eficiente, como exigem as boas práticas de dispensação de produtos. Cabe ressaltar que a oferta excessiva de dentistas no mercado de trabalho facilita o processo de captação de bons profissionais para a 6

11 Segundo o Código de Ética do Conselho Federal de Odontologia, os principais deveres do responsável técnico, dentre outros, são: Assegurar as condições adequadas para o desempenho ético- profissional da Odontologia, quando investido em função de direção ou responsável técnico. Apontar falhas nos regulamentos e nas normas das instituições em que trabalhe, quando as julgar indignas para o exercício da profissão ou prejudiciais ao paciente, devendo dirigir-se, nesses casos, aos órgãos competentes. Fiscalizar técnica e eticamente a empresa pela qual é responsável, orientando, por escrito, inclusive sobre técnicas de propaganda utilizadas. Além do responsável técnico, sugere-se que para estruturação de uma distribuidora de produtos odontológicos de porte médio, o número de funcionários será na ordem de 07 (sete) pessoas, conforme segue: Uma pessoa para a Gerência: responsável pelas atividades administrativas, financeiras, de controle de estoque e da comercialização. Deve ter conhecimento da gestão do negócio, do processo produtivo e do mercado. Precisa manter contato com os fabricantes de materiais odontológicos e com os principais clientes, além de acompanhar as últimas tendências do setor. Esse cargo, de preferência, deverá ser ocupado pelo proprietário da empresa; Duas pessoas para a área de venda interna: responsável pelo atendimento aos clientes e venda dos produtos. Suas principais qualidades devem ser: o Conhecer em profundidade os produtos oferecidos; o Entender as necessidades dos clientes; o Conhecer a cultura e o funcionamento da empresa; o Conhecer as tendências do mercado; o Desenvolver relacionamentos duradouros com os clientes; o Transmitir confiabilidade e carisma; o Atualizar-se sobre as novidades do segmento; o Zelar pelo bom atendimento após a compra. Uma pessoa para recepção: será a pessoa que fará o primeiro contato com a clientela, seja via telefone ou mesmo no recebimento de visita de clientes; Uma pessoa para a área de auxiliar de escritório: essa pessoa será o responsável pelas atividades administrativas da empresa, tais como faturamento, registro de produtos, recebimento de encomendas, logística, recursos humanos, contabilidade, etc.; Uma pessoa para a área de entregas: essa pessoa será a responsável por efetuar as entregas das vendas feitas pela empresa. Esse profissional poderá ser terceirizado; Uma pessoa para serviços gerais: essa pessoa será a responsável por manter a limpeza de todos os ambientes da empresa, servir cafezinho e água a clientes, dentre Pessoal empresa. 7

12 A empresa poderá atuar com a figura de representantes comerciais, os quais não terão vínculo celetista com a distribuidora de produtos odontológicos, e de preferência que representem outros produtos não concorrentes, buscando assim minimizar os riscos trabalhistas com possíveis pedidos de equiparação com os funcionários contratados. Esses profissionais tendem a maximizar as possibilidades de colocação dos produtos da distribuidora de produtos odontológicos no mercado, pois como tais pessoas tem sua remuneração baseada em comissionamento. O atendimento é um item que merece uma atenção especial do empresário, visto que, nesse segmento de negócio, os clientes satisfeitos tendem a construir relacionamento de longo prazo com os distribuidores. 7. Equipamentos Para estruturar uma distribuidora de produtos odontológicos, serão necessários os seguintes equipamentos básicos no salão, que compõe de área de exposição, balcão de atendimento, área de vendas, administração: Prateleiras; Estantes expositoras; Prateleiras com gavetas; Câmaras frias; Mesas; Cadeiras; Impressora de Cupon Fiscal; Computador; Telefone/fax; Equipamentos de controle e registro de temperatura ou umidade, ou outro dispositivo necessário à boa conservação dos produtos devidamente calibrados; Sistema de ar condicionado. Pessoal / Equipamentos outros serviços gerais; Ao fazer o layout do estabelecimento, o empreendedor deve levar em consideração a ambientação, decoração, circulação, ventilação e iluminação. Na área externa, deve-se atentar para a fachada, letreiros, entradas, saídas e estacionamento. 8

13 A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho: Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado. Obs.: Quanto maior for a frequência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques. Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão. Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa. Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria 8. Matéria Prima/Mercadoria O estoque de produtos é muito importante para o sucesso de uma distribuidora de produtos odontológicos. O empreendedor deve conhecer o perfil de sua clientela e adquirir os produtos adequados. Os principais materiais odontológicos podem divididos nas seguintes categorias: 9

14 Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria Acabamento e polimento Ácidos; Acrílicos; Adesivos; Amálgamas; Anestésicos; Aparelhos elétricos; Bandas; Barreiras; Brocas e pontas; Carbono; Ceras; Cimentos; Clareadores; Cones e gutas; Coroas; Cunhas; Desincrustantes; Desinfetantes; Dessensibilizantes; Esterelizantes; Filmes; Fios; Forradores; Gessos; Implantes; Instrumentais; Ionômeros de vidro; Isolantes; Limalhas; Limas; Lubrificantes; Materiais descartáveis; Materiais ortodônticos; Materiais ortopédicos; Materiais profiláticos; Matrizes; Medicamentos; Moldagens; Móveis para consultórios; Papelaria; Pincéis; Pinos e núcleos; Pontas; Porcelanas; Proteção; 10

15 9. Organização do Processo Produtivo As distribuidoras de produtos odontológicos devem criar procedimentos para atender às seguintes exigências legais: Somente distribuir produtos odontológicos legalmente registrados no país; Abastecer-se exclusivamente em empresas titulares do registro dos produtos; Fornecer produtos odontológicos apenas a empresas autorizadas/licenciadas a dispensar estes produtos no país; Manter manual de boas práticas de distribuição e armazenagem de produtos e os respectivos procedimentos operacionais adotados pela empresa à disposição das autoridades sanitárias para efeitos de inspeção; Garantir a todo tempo aos agentes responsáveis pelas inspeções o acesso aos documentos, locais, instalações e equipamentos; Manter a qualidade dos produtos que distribui durante todas as fases da distribuição, sendo responsável por quaisquer problemas consequentes ao desenvolvimento de suas atividades; Notificar à autoridade sanitária competente, em caráter de urgência, quaisquer suspeitas de alteração, adulteração, fraude ou falsificação dos produtos que distribui, com a indicação do número do lote para averiguação da denúncia, sob pena de responsabilização nos termos da legislação penal, civil e sanitária; Identificar e devolver, ao titular do registro, os produtos com prazo de validade vencido, mediante operação com nota fiscal, ou, na impossibilidade desta devolução, solicitar orientação à autoridade sanitária competente da sua região; Utilizar serviços de transporte legalmente autorizados pela autoridade sanitária; Somente efetuar as transações comerciais através de nota fiscal que conterá obrigatoriamente o número dos lotes dos produtos odontológicos; Dispor de meios e recursos para manter toda a documentação à disposição das autoridades competentes para efeitos de inspeção, durante um período de cinco anos; Manter um cadastro atualizado dos estabelecimentos com que transaciona, especificando os lotes e respectivos quantitativos a eles correspondentes, a fim de permitir um adequado controle e a pronta localização dos produtos identificados como impróprios ou nocivos à saúde; Dispor de plano de emergência que permita a execução efetiva de uma ação de retirada do mercado ordenada pelas autoridades competentes ou definida em cooperação com o fabricante do produto em questão, ou com o importador titular de registro do produto no país. Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo Próteses; Resinas; Restauradores; Retratores; Revestimentos; Selantes; Seringas; Vernizes. 11

16 As principais operações são: Recepção e inspeção das remessas; Armazenamento; Limpeza e manutenção das instalações incluindo sistema de controle de insetos e roedores; Registro das condições de armazenamento; Segurança dos produtos estocados e instruções para seu transporte; Movimentação dos estoques para venda; Controle dos pedidos dos clientes; Produtos devolvidos e planos de recolhimento; Segurança patrimonial e incêndio. Quanto à recepção de produtos, as remessas devem ser examinadas no recebimento para verificar se as embalagens estão danificadas e se corresponde exatamente ao lote encomendado. Os produtos com embalagem violada, suspeitos de qualquer contaminação, adulterados, falsificados ou com suspeita de falsificação devem ser retirados dos estoques comercializáveis, identificados e segregados em área totalmente separada, de forma a não serem vendidos por engano, nem contaminarem outras mercadorias. A sua identificação deve indicar claramente que não se destinam à comercialização. Caso ocorram reclamações ou observações de reações adversas, os distribuidores devem separar o lote e comunicar imediatamente, por escrito, ao titular do registro e à autoridade sanitária. Deve-se, ainda, registrar as informações obtidas de farmácias, hospitais e consumidores, e as providências adotadas. Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo O empreendedor deve estabelecer procedimentos operacionais escritos para todas as operações suscetíveis de afetar a qualidade dos produtos ou da atividade de distribuição. Estes procedimentos devem ser aprovados, assinados e datados pelo responsável técnico. A documentação deve ser de amplo conhecimento e fácil acesso a todos os funcionários envolvidos em cada tipo de operação e disponível, a qualquer momento, às autoridades sanitárias. Antes de proceder ao fornecimento dos produtos odontológicos, os distribuidores devem: Certificar a identidade do produto; Identificar o número de registro do produto, o número do lote, sua data de vencimento 12

17 Os produtos interditados, devolvidos ou recolhidos devem ser identificados e separados dos estoques comercializáveis para evitar a redistribuição, até que seja adotada uma decisão quanto ao seu destino. Os produtos que tenham sido devolvidos ao distribuidor apenas poderão regressar aos estoques comercializáveis se: Os materiais estiverem nas respectivas embalagens originais e estas não tiverem sido abertas e se encontrarem em boas condições; Os materiais estiveram armazenados ou se foram manuseados de modo adequado, conforme suas especificações; O período remanescente até o fim do prazo de validade for aceitável para que o produto percorra as outras etapas da cadeia, até o consumo, mantida a sua validade; Os produtos forem examinados pelo responsável técnico com avaliação que atenda à natureza do produto, às eventuais condições de armazenamento que necessita e ao tempo decorrido desde que foi enviado. 10. Automação Atualmente, existem diversos sistemas informatizados (softwares) que podem auxiliar o empreendedor na gestão de uma distribuidora de produtos odontológicos. Seguem algumas opções: Atrex; Avante Sistema de Controle de Loja; AZ Comércio; BitLoja Plus; CallSoft Informatize Empresarial; Chronus Store; CI- Lojas; Clothing Organizer; Dataprol Sistema Comercial Integrado; Elbrus Light Light; Emporium Lite; Empresarial Máster Plus; Gestor CI Comércio; Integrato Lite; Little Shop of Treasures; Loja Fácil Easystore; Loja. Salutar; LojaSoft; Myloja One; Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação e data de fabricação; Transportar o material de forma adequada, evitando comprometer a embalagem e sem retirar a sua proteção externa; Criar um registro de distribuição por lote e área geográfica de abrangência. 13

18 Se possível a empresa poderá contar com um ERP (Enterprise Resource Planning), ou simplesmente denominado sistema de gestão integrado de empresa, que possibilite a execução de todas as tarefas e atividades requeridas e exigidas para esse tipo de empresa, deve ser implantado de forma a manter um controle total do empreendimento, no que tange o controle de estoque, compras, vendas, contas a receber, contas a pagar, financeiro, dentre outros. É importante ressaltar que o software a ser adotado pela distribuidora de produtos odontológicos atenda as necessidades primordiais desse segmento de negócio, tais como: Controle de clientes com gerenciamento de relacionamento; Informações do Serviço de Proteção ao Consumidor; Criação de mala-direta com impressão de envelopes ou etiquetas; Geração de etiquetas com código de barras para os produtos; Personalização do perfil do cliente para gerar recomendação de venda, de acordo com as necessidades do cliente; Envio de direto e personalizado para comunicação com os clientes; Controle de fornecedores com histórico de compras; Controle de estoque automático através de compra/venda; Listagem de preços; Leitura de códigos de barras; Controle de produtos promocionais; Contas a pagar; Controle de despesas; Contas a receber ou crediário; Controle bancário (taxas, tarifas, cheques já compensados, etc); Fluxo de caixa; Comissão de vendedores (as); Relatórios e gráficos gerenciais para análise real do faturamento da empresa. Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação OnBIT S2 Loja 2008; Posh Shop; REPTecno Comercial Plus; REPTecno Loja Plus; SGI-Plus Programa Automação Comercial Completo Integração com Balança; SIAG Valesoft; SisAdven; SisAdvenPDV; SisGEF Farmácia; SisGEF Loja Comercial; Sistema de Gerenciamento de Vendas; Sistema Loja; Sistema Loja Facil Automação Comercial; 14

19 Faz parte do serviço prestado pela distribuidora a entrega de produtos no local do cliente. Para isso, a distribuidora pode utilizar frota própria de veículos e motos ou terceirizar o serviço. Os canais de distribuição básicos são a internet, telemarketing e representantes comerciais, além do próprio ponto comercial, a loja física. 12. Investimento O investimento para montar uma distribuidora de produtos odontológicos de médio porte, estima-se que deverá girar em torno do que segue abaixo: 20 Prateleiras R$ 5.000,00; 10 Estantes expositoras R$ 6.000,00; 5 Prateleiras com gavetas R$ 3.500,00; 1 Câmara fria R$ ,00; 6 Mesas R$ 2.700,00; 15 Cadeiras 5.250,00; 1 Impressora de Cupon Fiscal R$ 1.200,00; 5 Computadores R$ 7.500,00; 2 Impressoras a laser R$ 1.600,00; 6 Telefones R$ 300,00 1 Fax R$ 450,00; Equipamentos de controle e registro de temperatura ou umidade, ou outro dispositivo necessário à boa conservação dos produtos devidamente calibrados variável mais entende-se que será despendido algo em torno de R$ 3.000,00; Sistema de ar condicionado R$ 6.000,00. Canais de Distribuição / Investimento 11. Canais de Distribuição Total geral do investimento R$ ,00. Observações: 1. Nos valores indicados para o investimento não está previsto o custo do software a ser utilizado na execução dos serviços da distribuidora de produtos odontológicos, já 15

20 2. Não estão considerados os gastos relativos à aquisição / locação do imóvel escolhido para a instalação da empresa, pois ele poderá ser alugado, nem mesmo está considerado o valor do aluguel mensal. 3. Os preços acima são meramente referenciais, para fins de estimativa do investimento necessário, podendo variar de acordo com a qualidade, estilo, local de aquisição, dentre outras variáveis. 4. No investimento citado acima não consta o valor referente à aquisição de mercadorias para iniciar a distribuidora de produtos odontológicos, mas acredita-se que um estoque inicial deverá girar na ordem de R$ , Capital de Giro Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa. O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC). Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro que a opção por um ou outro software irá variar bastante. Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão- de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de 16

21 Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus pagamentos futuros. Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão. Nesse segmento, normalmente a necessidade de Capital de Giro é de nível alto, principalmente pelo fato de ter que manter um estoque bastante expressivo tenderá a variar na ordem de 90% a 130% do investimento total. 14. Custos São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente ao preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matériaprima e insumos consumidos no processo de produção. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa. O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio. 17

22 15. Diversificação/Agregação de Valor Agregar valor significa oferecer produtos e serviços complementares ao produto principal, diferenciando-se da concorrência e atraindo o público- alvo. Não basta possuir algo que os produtos concorrentes não oferecem. É necessário que esse algo mais seja reconhecido pelo cliente como uma vantagem competitiva e aumente o seu nível de satisfação com o produto ou serviço prestado. As pesquisas quantitativas e qualitativas podem ajudar na identificação de benefícios de valor agregado. No caso de uma distribuidora de produtos odontológicos, existem várias oportunidades de diferenciação, tais como: Criação de programas de fidelidade para os clientes mais assíduos; Ampliação das linhas de produtos, como materiais cirúrgicos e equipamentos elétricos; Venda de produtos por telefone, internet e redes sociais; Prestação de serviços de logística para os fabricantes; Parceria para a representação exclusiva e promoção de produtos. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor Os custos para abrir uma distribuidora de produtos odontológicos devem ser estimados considerando os itens abaixo: 1. Salários, comissões (caso a remuneração de serviço de colaboradores seja feita com base em desempenho) e encargos: R$ ,00; 2. Tributos, impostos, contribuições e taxas: R$ 6.500,00; 3. Aluguel, condomínio, segurança: R$ 4.000,00; 4. Água, luz, telefone e acesso à internet: R$ 800,00; 5. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários: R$ 600,00; 6. Recursos para manutenções corretivas: R$ 500,00; 7. Valores para quitar possíveis financiamentos de equipamentos e mobiliários: 1.500,00; 8. Assessoria contábil: 1.500,00; 9. Propaganda e publicidade da empresa: R$ 2.000,00. 18

23 A divulgação de uma distribuidora de produtos odontológicos deverá ocorrer via os meios de comunicação tradicionais, tais como TV, Rádio, outdoor, folders, revistas de especializadas na área de odontologia, internet, redes sociais, mala direta, mail marketing dentre outros. A mídia mais adequada é aquela que tem linguagem compatível com o público-alvo, que se enquadra no orçamento do empresário e tem maior penetração e credibilidade junto ao cliente. Além da propaganda existem outras formas de divulgação dos itens comercializados pela distribuidora de produtos odontológicos, dentre os quais pode-se citar: Montar uma vitrine dispondo os materiais que a empresa trabalha; Catálogo profissional bem montado e prático, convidativo e de fácil visualização dos produtos vendidos pela empresa; Oferecer descontos e pacotes promocionais para produtos combinados; Oferecer palestras e demonstrações de produtos para grupos de dentistas; Participar de feiras e eventos sobre odontologia; Site com apresentação atraente, com demonstrado de seus produtos e seu funcionamento pode atrair clientes que estejam procurando produtos de alto nível e especializados. Todas as formas de divulgação apresentadas são importantes e terão o resultado potencializado se o empresário investir no bom atendimento, no atendimento das necessidades dos clientes e na qualidade dos produtos. 17. Informações Fiscais e Tributárias O segmento de DISTRIBUIDORA DE PRODUTOS ODONTOLÓGICOS, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 46451/03 como a atividade de exploração de comércio atacadista de produtos odontológicos: cera, compostos para restauração dentária e similares, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ ,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$ ,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias 16. Divulgação 19

24 IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica); CSLL (contribuição social sobre o lucro); PIS (programa de integração social); COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social); ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços); INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal). Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 4% a 11,61%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses de atividade no período. Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS. MEI (Microempreendedor Individual): para se enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/ Anexo XIII (http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/cgsn/resol94.htm ), Neste caso, este segmento não pode se enquadrar no MEI, conforme Res. 94/2001. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f azenda.gov.br/simplesnacional/): Para este segmento, tanto ME ou EPP, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do estabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias. 20

25 18. Eventos A seguir, são indicados alguns eventos sobre o segmento: Congresso Internacional de Odontologia de São Paulo. Congresso Brasileiro de Odontopediatria. Associação Brasileira de Radiologia Odontológica. Disponível em: Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011. Lista abaixo alguns dos eventos que essa associação realiza: 1) Publica ABRO. Disponível em: 21

26 2) CONABRO.Disponível em: caoid=0&template=../calendario/user_exibir.asp&id= ) Latin American Congresso f DentoMaxillofacial Radiology (ALARID). Disponível em: caoid=0&template=../calendario/user_exibir.asp&id= ) European Congresso f Dentomaxillofacial Radiology. Disponível em: caoid=0&template=../calendario/user_exibir.asp&id= Encontro Nacional da Sociedade Brasileira de Reabilitação Oral. Disponível em: Conselho Federal de Odontologia. Disponível em: Lista-se abaixo alguns eventos que são realizados por esse conselho: Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos /calendario/user_exibir.asp&id= ) Congresso Brasileiro de Odontopediatria. Disponível em: ntopediatria/ 22

27 3) Encontro Sul Brasileiro de Saúde Bucal. Disponível em: -bucal/ 4) Encontro Nacional dos Conselhos Profissionais. Disponível em: hosprofissionais/ 5) Congresso Brasileiro de Radiologia Odontológica CONABRO. Disponível em: aodontologica-conabro/ CIORJ Congresso Internacional de Odontologia do Rio de Janeiro. Realizado pela Associação Brasileira de Odontologia- Seção Rio de Janeiro (ABO-RJ), bianualmente, há quase 40 anos, o CIORJ é considerado o maior encontro científico de Odontologia no Brasil, com mais de 800 horas de atividades científicas. Disponível em:. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos 2) Congresso Internacional de Técnicos em Prótese Dentária. Disponível em: Sindicato dos Odontologistas do Estado de São Paulo.. Lista abaixo alguns dos eventos realizados por essa entidade: 1) SOCIEDADE BRASILEIRA DE ENDODONTIA 23

28 b. Data: de 22 a 24 de agosto de ) IN 2013 a. Latin American Osseointegration Congress b. De 25 a 28 de setembro de ) Associação Brasileira de Odontopediatria a. 24º Congresso Brasileiro de Odontopediatria b. Data: de 09 a 12 de outubro de 2013 Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos a. Congresso Internacional SBENDO 4) Sociedade Brasileira de Ortodontia 24

29 b. Data: 09 a 12 de outubro de ) 32º CIOSP a. Congresso Internacional de Odontologia de São Paulo b. Data: de 30 de janeiro a 02 de fevereiro de Entidades em Geral A seguir, são indicadas as principais entidades de auxílio ao empreendedor: ABO - Associação Brasileira de Odontologia. Disponível em: Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral a. 9º Congresso Internacional ABOR ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Disponível em: CFO - Conselho Federal de Odontologia. Disponível em: 25

30 Ministério da Saúde. Disponível em: CRO Conselhos Regionais de Odontologia. No site do CFO encontra-se todos os endereços eletrônicos dos Conselhos Regionais de Odontologia. 20. Normas Técnicas Norma técnica é um documento, estabelecido por consenso e aprovado por um organismo reconhecido que fornece para um uso comum e repetitivo regras, diretrizes ou características para atividades ou seus resultados, visando a obtenção de um grau ótimo de ordenação em um dado contexto. (ABNT NBR ISO/IEC Guia 2). Participam da elaboração de uma norma técnica a sociedade, em geral, representada por: fabricantes, consumidores e organismos neutros (governo, instituto de pesquisa, universidade e pessoa física). Toda norma técnica é publicada exclusivamente pela ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas, por ser o foro único de normalização do País. 1. Normas específicas para Distribuidora de produtos odontológicos. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas ABRO Associação Brasileira de Radiologia Odontológica. Disponível em: Não existem normas específicas para este negócio. 2. Normas aplicáveis na execução de uma Distribuidora de produtos odontológicos: 26

31 Esta Norma estabelece os requisitos de qualidade para as atividades de venda e serviços adicionais nos estabelecimentos de pequeno comércio, que permitam satisfazer as expectativas do cliente. ABNT NBR 12693:2010 Sistemas de proteção por extintores de incêndio. Esta Norma estabelece os requisitos exigíveis para projeto, seleção e instalação de extintores de incêndio portáteis e sobre rodas, em edificações e áreas de risco, para combate a princípio de incêndio. ABNT NBR IEC : Sistemas de alarme - Parte 1: Requisitos gerais Seção 1: Geral. Esta Norma especifica os requisitos gerais para o projeto, instalação, comissionamento (controle após instalação), operação, ensaio de manutenção e registros de sistemas de alarme manual e automático empregados para a proteção de pessoas, de propriedade e do ambiente. ABNT NBR 9050:2004 Versão Corrigida: Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas ABNT NBR 15842: Qualidade de serviço para pequeno comércio Requisitos gerais. Esta Norma estabelece critérios e parâmetros técnicos a serem observados quando do projeto, construção, instalação e adaptação de edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos às condições de acessibilidade. 27

32 CAPEAMENTO: proteção da polpa (nervo) do dente com material especial. CIRURGIA: é a especialidade que trata das intervenções cirúrgicas na área bucal. São exemplos as extrações dentárias, as cirurgias de gengiva, etc. DENTÍSTICA: trata da restauração de dentes cavitados (cariados), abrasionados desgastados, malformados, etc., através da utilização de materiais restauradores como amálgama de prata e resinas compostas. ENDODONTIA: é a especialidade dos tratamentos de canal. IMPLANTOLOGIA: trata da colocação de implantes metálicos para suportar próteses que irão substituir dentes ausentes. ODONTOLOGIA ESTÉTICA: ocupa-se com a reabilitação dentária estética do paciente. ODONTOPEDIATRIA: refere-se a todas as especialidades aplicadas à criança. ORTODONTIA: trata da prevenção e correção dos problemas de posicionamento dos dentes. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / 21. Glossário PACIENTES ESPECIAIS: ocupa-se com o atendimento de pacientes que apresentem qualquer impedimento aos tratamentos convencionais. 28

33 PINOS DE RETENÇÃO: pinos que são fixados no dente para dar resistência e retenção a determinados tipos de restauração. PRÓTESE: ocupa-se com a substituição de dentes ausentes por elementos artificiais. RADIOLOGIA: especialidade que se ocupa as técnicas de radiografia e com a interpretação das mesmas. SEMIOLOGIA: especialidade que se ocupa com os diagnósticos das diversas doenças de ocorrência bucal. 22. Dicas de Negócio O setor de distribuidoras de produtos odontológicos é muito bem dividido territorialmente entre as empresas já atuantes no setor. Para uma nova empresa concorrer neste ambiente, deve estar fortemente ancorada em algum fabricante. Quanto maior parceria e o comprometimento com o fabricante, maiores são as chances de garantir a distribuição dos seus produtos no mercado. A forte concorrência e as compras via pregão dos órgãos públicos pressionam para baixo o preço de venda dos produtos, reduzindo a margem das distribuidoras. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / PERIODONTIA: ocupa-se do tratamento e da prevenção dos problemas nos tecidos de suporte dos dentes (gengiva, osso e fibras). Somente com procedimentos de logística eficiente é possível oferecer materiais com custo reduzido. Alguns distribuidores já posicionam representantes dentro do próprio fabricante, com a 29

34 Outros destacam funcionários para atuar exclusivamente em órgãos públicos, atendendo exigências licitatórias. Para reduzir o investimento inicial, o empreendedor pode optar por terceirizar o serviço de entrega aos clientes. 23. Características O empreendedor que investir na constituição de uma distribuidora de produtos odontológicos deve ter algumas características básicas, tais como: 1. Ter conhecimento específico sobre a área de produtos odontológicos, e ainda da área de odontologia como um todo. Esse conhecimento pode ser adquirido em participação em cursos sobre a área ou ainda ter conhecimento prático por ter trabalhado no segmento, bem como poderá ter sido conquistado por ter se formado na área de odontologia; 2. Este conhecimento requer habilidades suficientes para identificar os melhores produtos, os que mais têm procura pelo mercado consumidor, e também os que apresentam melhores resultados segundo a posição dos clientes e pacientes; 3. Atuar sempre com muita segurança e qualidade, pois se sua distribuidora não estiver vinculada ao um fornecedor de produtos de primeira linha, estará trabalhando no mesmo nicho de mercado e de produtos que os demais distribuidores já trabalham e que contam com clientela formada, ficando assim sem a base de apoio de uma marca forte e reconhecida por trás de seu negócio. p> Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / função de auxiliar no processo de lançamento e divulgação de produtos. Por outro lado, se for representante exclusivo de uma marca de produtos de primeira linha, apesar de ter que seguir alguns pontos de direcionamento, estará amparado pelo apoio do fabricante e também com divulgação dos produtos em grandes eventos. Isto porque as indústrias normalmente patrocinam eventos nas áreas de odontologia; 30

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