GESTÃO DOS ESTOQUES NA DISTRIBUIDORA DE BEBIDAS FONTE CLARA RIACHUELO/RN

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO GESTÃO DOS ESTOQUES NA DISTRIBUIDORA DE BEBIDAS FONTE CLARA RIACHUELO/RN DIOGO BRENO OLIVEIRA MORAIS NATAL/RN 2012

2 1 DIOGO BRENO OLIVEIRA MORAIS GESTÃO DOS ESTOQUES NA DISTRIBUIDORA DE BEBIDAS FONTE CLARA RIACHUELO/RN Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Coordenação do curso de graduação em Administração da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Prof. Max Leandro de Araújo Brito. Natal/RN 2012

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4 3 DIOGO BRENO OLIVEIRA MORAIS GESTÃO DOS ESTOQUES NA DISTRIBUIDORA DE BEBIDAS FONTE CLARA RIACHUELO/RN Monografia apresentada e aprovada em de de, pela banca examinadora composta pelos seguintes membros: Max Leandro de Araújo Brito Universidade Federal do Rio Grande do Norte Fabrícia Abrantes Figueiredo da Rocha Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte Elane de Oliveira Universidade Federal do Rio Grande do Norte Natal, de de 2012

5 4 AGRADECIMENTOS Primeiramente gostaria de agradecer a Deus, por ter me guiado durante todos os meus 25 anos de vida, e também por sempre ser a fonte de forças nos momentos mais difíceis como nos momentos mais felizes, como na realização dessa atividade de tão grande significado pessoal, não só pra mim como também para minha família. Aos meus pais, José Helenilson (in memorian) e Maria José, por terem feito tantos esforços para que eu tenha alcançado esse objetivo, sempre mostrando a importância de nunca desistir, sobretudo dos nossos sonhos, mesmo diante de qualquer obstáculo e por sempre terem acreditado na minha capacidade desde o momento que nasci. Aos meus irmãos Diego e Daniel por terem sempre convivido comigo e terem me dado essa honra de ser irmão deles. Agradeço a minha querida namorada Vanessa por ser a melhor companheira que pude imaginar desde o momento que cogitamos entrar na universidade juntos, passando toda a graduação me apoiando e por ter acreditado em mim sempre. Não posso esquecer os meus amigos de curso, principalmente todos os Farrapeiros Adalberto, Davi, Diego, Fernando, Filipe, Igor, João, Pedro, Marcelo, Rodrigo César e Rodrigo Vila, como também de Bárbara que tem meu grande apreço, Shin por ter compartilhados pequenos momentos inesquecíveis na composição dessa monografia e me fará tê-la sempre como uma grande amiga. Também agradecerei aos meus amigos duradouros de ensino médio, Bruno César, Raffael e Claudymar, principalmente esse último por ter dado a oportunidade de realizar esse trabalho em sua empresa e por ter ajudado sempre que pôde quanto à sua prestatividade obtenção de dados. A alguns professores do curso de administração que foram essenciais na minha formação, como Mol, Valéria, Veras, Arimatés, Camila, Cloves, Washington, Carlos Alberto entre outros, o meu muito obrigado.

6 5 As pessoas que me ajudaram e me ensinaram durante todos os anos em minhas atividades de estágio. Gostaria também de agradecer ao orientador Max, por sua paciência e sua pronta disponibilidade quanto à realização desse trabalho. Por fim, gostaria de agradecer a quem também considero minha orientadora, Fabrícia por sempre mostrar interesse no desenvolvimento dessa monografia, por compartilhar sua vasta sabedoria acerca do tema, sempre prestativa, orientando com muito comprometimento, preocupada, amiga e direcionando de forma inteligente a realização desta, que mesmo diante de toda dificuldade fez com que tudo isso se tornasse realidade, torcerei sempre para seu sucesso pois considero você uma referência, a você professora, meu muito obrigado. Esse foi um trabalho que exigiu muita dedicação e trabalho, especialmente por conta de vocês consegui essa realização.

7 6 RESUMO O presente trabalho consistiu em um Estudo de Caso, apresentando como objetivo a definição de modelos de gestão de estoque adequados à realidade da Distribuidora Fonte Clara/Riachuelo-RN. Este estudo abrangeu a análise do dimensionamento e controle dos estoques de todos os itens circulantes na empresa, totalizando cerca de 100 itens; para isso, foi baseado em autores que abordam a temática de Administração de Materiais e Logística.Pode-se destacar que trata-se de uma pesquisa exploratória descritiva, tipo pesquisa-diagnóstico, com caráter qualitativo e quantitativo. No levantamento de dados foi concebido um histórico de consumo dos itens no período de 12 meses, a partir do qual se fez simulações dos métodos propostos, já que identificada a inexistência de um sistema de controle de estoque eficaz, apesar do uso de ferramentas que se aproximam dos métodos estudados, pois a definição do lote de compra é baseada em dados superficiais, geralmente do último período de consumo e sempre abordada de maneira subjetiva; e a representatividade do estoque não é conhecida. Logo, as recomendações centraram-se no uso da curva Dente de Serra, estabelecendo o ponto de pedido e o estoque mínimo; da curva ABC, para identificar os itens que significam mais, em termos financeiros; e do método dos mínimos quadrados, visando estimar uma quantidade mais efetiva pra a previsão de demanda. Palavras-chave: Logística, Administração de Materiais, Gestão de estoques, Dente de serra, Curva ABC.

8 7 LISTA DE FIGURAS Figura 01: Visão externa da empresa Figura 02: Modelo de evolução de consumo constante Figura 03: Modelo de evolução de consumo sazonal Figura 04: Modelo de evolução de consumo com tendência Figura 05: Curva Dente de Serra Figura 06: Curva dente de serra com ruptura Figura 07: Curva dente de serra com TR x ponto de pedido... 32

9 8 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS SCM: Supply Chain Management LEC: Lote Econômico de Compra Emax: Estoque Máximo Emin: Estoque Mínimo MRP: Material Requirements Planning JIT: Just-in-time

10 9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Caracterização da empresa Contextualização e problema Objetivos da pesquisa Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa REFERENCIAL TEÓRICO Administração de materiais e a evolução da logística Atividades integrantes da logística Supply Chain Management O Gerenciamento de Estoques Tipos de estoque Evolução de consumo e previsão de demanda Curva Dente de Serra Controle de estoque Classificação ABC Avaliação dos estoques Custo de estoque Lote econômico de compra Giro de estoque Inventário Físico METODOLOGIA Tipo de pesquisa Área de abrangência Técnicas de coleta de dados Técnicas de tratamento de dados... 50

11 10 4 RESULTADOS DO TRABALHO Diagnóstico Situacional Itens circulantes da empresa Identificação do momento de compra Dimensionamento do pedido de compra/previsão Emissão do pedido de compra Conferência de mercadoria/recebimento Entrada e codificação dos itens no sistema Inventário físico Venda/Saída do produto Levantamento de dados Proposta técnica Itens circulantes da empresa Identificação do momento de compra Dimensionamento do pedido de compra/previsão Emissão do pedido de compra Conferência de mercadoria/recebimento Entrada e codificação dos itens no sistema Inventário físico Venda/Saída do produto CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICES... 69

12 11 1 INTRODUÇÃO Para manter a competitividade, diante de um mundo mais globalizado, onde as informações são distribuídas de forma mais rápida, assim como surgem novos conceitos aplicados à gestão, as organizações buscam otimizar seus recursos para poder garantir sua sobrevivência no mercado, de maneira a conquistar diferenciais e, assim, agregar valor aos produtos/serviços ofertados, mas reduzindo os custos. O gerenciamento do estoque, antes tido como ferramenta de pouco valor agregado, passou a apresentar um conceito mais abrangente e aplicado com seus mais variadas situações. Com isto, é necessário à adoção de novas abordagens no gerenciamento das organizações, que sustentem as estratégias de forma contínua e rentável, assim, é de fundamental importância que as organizações passem a assumir uma posição estratégica em torno de seu estoque.deste modo, o presente trabalho objetiva aplicar conceitos de atuais de gestão de estoques na empresa em questão. Este trabalho está dividido em cinco capítulos principais. Primeiramente, é apresentada a parte introdutória do trabalho, constando a caracterização da organização analisada, a contextualização e o problema da pesquisa, os objetivos geral e específicos e a justificativa do estudo. Em seguida, encontra-se o referencial teórico, que apresenta a revisão da literatura. O terceiro capítulo expõe a metodologia utilizada na pesquisa, abordando a caracterização da pesquisa, o plano de coleta de dados e o plano de análise dos dados. No capítulo quatro é feita a apresentação e análise dos dados adquiridos com o estudo. O quinto capítulo faz um fechamento de tudo o que foi abordado no projeto, apresentando as considerações finais. E, por fim, relacionam-se as referências utilizadas na elaboração da pesquisa.

13 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA No ano de 2009, na cidade de Riachuelo/RN foi iniciado pelo empreendedor Claudymar Felipe da Silva projeto para a aberturada Distribuidora de Bebidas Fonte Clara, pois foi percebida uma deficiência nesse segmento em tal cidade. Assim, foi estruturada uma empresa capaz de atender as necessidades da população, comerciantes e poder público, que até então dependiam de águas fretadas de cidades vizinhas, o que tornava as entregas demoradas e onerosas. No mês de maio de 2010, portanto, foi concluída a adequação do espaço físico e a contratação de colaboradores; como já contava com o estoque inicial, o negócio, de fato, pôde entrar em funcionamento.a empresa fica localizada na Rua Francisco Bezerra, 22, Riachuelo, Rio Grande do Norte, conforme figura 1. Em seus primeiros meses, mais precisamente até outubro do mesmo ano de abertura, só era comercializada água em garrafão de 20 litros, porém com uma procura crescente por bebidas diversas, foi implantada a venda de bebidas alcoólicas e refrigerantes, além do gás butano, ou seja, o gás de cozinha. Figura 1: Visão externa da empresa Fonte: Dados da pesquisa, 2012.

14 13 Atualmente a empresa conta com um estoque de aproximadamente 100 itens. Apresenta 1 carro para entrega de mercadorias, assim como 1 moto e 1 bicicleta. Seu quadro funcional é composto por 4 funcionários, sendo 3 alocados para realizar as entregas das mercadorias e um gerente que administra o negócio, além do proprietário que também responde pela gerência do empreendimento. A qualidade do serviço prestado como também a variedade de mercadorias, faz com que a Distribuidora Fonte Clara solidifique sua atuação no mercado, sendo capaz de atender de forma satisfatória seus clientes CONTEXTUALIZAÇÃO DA PROBLEMÁTICA Em uma era cada vez mais exigente devido o aumento da tecnologia, a valorização dos recursos disponíveis leva a uma igualdade competitiva frente às empresas no setor de bebidas, garantindo a sobrevivência de pequenas empresas. Entretanto, mesmo diante desse cenário, é preciso otimizar os recursos que estão disponíveis. O mundo informatizado impõe às pequenas empresas inovar mais rapidamente, pois qualquer problema sem solução é capaz de fazê-la falir diante de falta de alternativas, de soluções. Então, para que exista uma sobrevivência eficiente, é preciso planejar diante desse contexto; pode-se enfatizar que uma gestão de estoque adequada, ou seja, bem definida, é parte essencial de uma distribuidora de bebida, o que inclui o ressuprimento da mercadoria, a armazenagem dos produtos e a entrega dos itens aos canais de distribuição. Por isso, é preciso gerenciar o fluxo de produtos de maneira eficiente, uma vez que repercute diretamente no resultado organizacional, influenciando na composição dos custos. Essa realidade, dada a necessidade de otimização dos processos no âmbito logístico, permite questionar: quais os procedimentos devem ser adotados

15 14 para mover melhorias no gerenciamento de estoques em uma distribuidora de bebidas? OBJETIVOS DA PESQUISA Objetivo geral Identificar procedimentos para mover melhorias no gerenciamento de estoques em uma distribuidoras de bebidas Objetivos específicos Para poder atingir a pretensão acima delimitada se fez necessário: - Levantar os procedimentos que integram a gestão de estoque praticada pela empresa; - Compor histórico de consumo dos itens circulantes; - Identificar as fragilidades no controle de estoque; - Definir a representatividade dos itens JUSTIFICATIVA Um desafio vivenciado pelas empresas atualmente é de poder usar seus recursos de forma eficiente, otimizando seus resultados uma vez que desperdícios

16 15 são fontes de custos, tornando a empresa mais vulnerável, face a concorrência evidenciada no mercado. Logo, de forma mais especifica, o estoque quando não gerenciado, constitui elemento critico, comprometendo o resultado organizacional. Uma melhoria nos recursos materiais da empresa faz toda gestão dos estoques serem mais eficientes,fazendo melhorar a capacidade competitiva da empresa.para isso é preciso conhecer e aplicar ferramentas de gestão de estoques capazes de maximizar a rotatividade dos produtos, desde o fornecedor ao cliente. Tais ferramentas são pouco aplicadas em pequenas empresas devido ao desconhecimento das mesmas, para isso, a bibliografia disponível é suficiente para a elaboração do referencial teórico e a proposta técnica, pois livros e artigos disponíveis na internet estão classificados como de fácil acesso. Como a empresa foi fundada recentemente e pouco se tem conhecimento sobre os temas abordados nesse trabalho, a mesma na figura do proprietário também tem interesse no desenvolvimento desse trabalho para aprimorar a gestão dos estoques, fazendo disso um fator para se ter fácil acesso as informações necessárias. A razão da escolha do tema deve-se ao fato de ser a área de maior afinidade do pesquisador, como também a possibilidade poder aprimorar todos os conhecimentos adquiridos em Logística e Administração de Materiais e Patrimônios durante o curso de graduação.

17 16 2 REFERENCIAL TEÓRICO Este capítulo tem como objetivo abordar os conhecimentos necessários para embasar as idéias propostas nesta pesquisa. Desta forma, de inicio se terá uma abordagem mais conceitual, de maneira a caracterizar a Administração de Materiais. Em seguida, será enfocada a gestão de estoques, explanando os modelos e métodos existentes, como forma de embasar o diagnóstico situacional e a proposta técnica. 2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E A EVOLUÇÃO DA LOGÍSTICA A Administração de Materiais pode ser definida como um conjunto de atividades praticadas e desenvolvidas dentro de uma organização, podendo assumir uma forma centralizada ou não, sempre destinada a suprir as diversas áreas e/ou canais de distribuição, com os materiais e recursos necessários para atender as necessidades dos solicitantes, repercutindo em um desempenho satisfatório nas respectivas atribuições. Desse modo, a Administração de Materiais foca a garantia da otimização das atividades relacionadas ao estoque,resultando no desenvolvimento do planejamento dos níveis de materiais, de maneira a não existirem faltas e/ou excessos, ou seja, rupturas, que comprometem as operações e as vendas, bem como quantidades maiores que a demanda, ocasionando em gargalos no armazenamento e, sobretudo, no investimento, mediante o capital que fica empatado. Hoje, esse ramo da administração é conceituado e estudado como um Sistema Integrado (SI) no qual vários subsistemas próprios interagem para constituir um único sistema organizado de forma global. É preciso dotar a

18 17 administração dos meios necessários ao suprimento de materiais, indispensáveis ao funcionamento deu ma organização, com agilidade, quantidade necessária e na qualidade requerida, visando sempre o menor custo. Nesse contexto, Novaes (2007, p.14) afirma que: Na nova conceituação de cadeia varejista, todo o processo logístico, que vai da matéria-prima até o consumidor final, é hoje considerado uma entidade única, sistêmica, em que cada parte do sistema depende das demais e deve ser ajustado visando o todo. Por se tratar de um sistema tão complexo, onde envolve muitas pessoas e cada parte depende de outra, todos precisam trabalhar de forma coordenada e com enfoque nas atividades logísticas. Portanto a comunicação é fator fundamental para que os resultados sejam positivos. Deste modo, o conjunto de atividades relacionadas à Administração de Materiais deve ser visto de forma integrada e global para que se possa entender a importância de cada fase deste processo relacionado a cadeia de suprimento, aproveitando os recursos eficientemente, com um custo adequado para poder girar o capital da empresa. Viana (2002, p.53) compartilha deste pensamento quando enfatiza: Gestão é um conjunto de atividades que visa, por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para capital investido em materiais. O conceito de Logística, considerado a evolução da Administração de Materiais, a princípio estava intimamente ligado às atividades militares,face a necessidade de lidar com a distribuição de armamentos, alimentos, medicamentos entre outros suprimentos para as tropas no campo de batalha, preocupando-se para que nada faltasse durante o combate. Hoje, a Logística conta com conceitos bem mais amplos, principalmente porque ela é vista como uma das atividades primordiais dentro de uma organização. Novaes (2007, p. 31) discorre assim:

19 18 Ao decidir avançar suas tropas seguindo uma determinada estratégia militar,os generais precisavam ter, sob suas ordens, uma equipe que providenciasse o deslocamento, na hora certa, de munição, víveres,equipamentos e socorro médico para o campo de batalha. Sendo assim, existiram etapas da evolução do pensamento acerca da Logística até que atingisse o estagio atual. Ballou (1993) classifica esse processo em quatro diferentes fases. A primeira fase surgiu após a Segunda Guerra Mundial, atendendo a solicitação de uma demanda existente na época, os produtos eram padronizados,oriundos de linhas de produções, em especial os automóveis e os aparelhos domésticos. Ressalta-se que a tecnologia da época não permitia que controles automatizados fossem feitos, diferente dos sistemas avançados que estão disponíveis na atualidade. De acordo com Novaes (2007), as empresas desenvolviam lotes econômicos com a intenção de economizar em deslocamento, o que era obtido a partir do planejamento do modal, ou seja, veículos com maiores capacidades de armazenamento e com fretes mais acessíveis, diminuindo assim o valor agregado na formação do preço final do produto. A segunda fase já marcada pelo desenvolvimento de um ramo da administração nas empresas, o marketing, evidenciando o desejo por produtos mais diferenciados dos padrões de produção da época, relacionando-se a personalidade de cada indivíduo, os automóveis e aparelhos domésticos, por exemplo, passaram a ter cores e modelos diferentes, porém Novaes (2007) e Ballou (1993) comentam que esse aumento da variedade trouxe o crescimento do nível de estoques e, em conseqüência disso, maiores custos na manutenção dos estoques. Ressalta-se que neste segundo momento, ocorreu a Crise do Petróleo de 1973; o preço do combustível influenciou diretamente o custo sobre os transportes, comprometendo assim a distribuição global, prejudicando o consumidor final, face o aumento do preço. Esse acontecimento fez com que soluções fossem procuradas para a distribuição desses produtos, objetivando diminuir os custos.

20 19 Outro fator importante na segunda etapa foi o desenvolvimento tecnológico da época, fazendo com que as atividades manuais fossem aos poucos substituídas por sistemas informatizados, racionalizando assim os processos existentes, conforme relatos de Bowersox e Closs (2001, p. 27): Os primeiros aplicativos de computador e as primeiras técnicas quantitativas concentravam-se no aperfeiçoamento do desempenho de funções logísticas específicas, como o processamento de pedidos, previsões, controle de estoque, transporte etc. Logo, devido aos estoques elevados derivados do cenário global da época, as organizações buscaram realizar ações para reduzi-los através de planejamentos, abranger tanto clientes quanto fornecedores. Eram feitos consultas com varejistas e clientes afim de prever a demanda e, com esses dados, o estoque poderia ser controlado desde a sua produção, minimizando assim a incidência desses estoques elevados. Já os fornecedores, com a previsão de compras ao seu acesso, faziam o planejamento para realizar a entrega bem como a contratação de mão-de-obra. Essa abordagem é chamada de Material Requirement Planning (MRP), ou Planejamento das Necessidades de Materiais, mas, de acordo com Novaes (2007), esse método ainda era inflexível, pois não permitia a correção em tempo real do planejamento em longo prazo. A terceira fase relacionou à integração dos participantes na cadeia de suprimentos; nesse período houve uma melhora significativa na comunicação entre os elementos através do EDI (Eletronic Data Interchange),resultando num ajuste de programação mais rápida, comparado a da fase anterior (segunda fase). Novaes (2007, p. 79) comenta: É a transferência eletrônica e automática de dados entre os computadores das empresas participantes, dados esses estruturados dentro dos padrões previamente acertados entre as partes, [...] as redes de EDI são privadas, atendendo de forma exclusiva as firmas participantes. [...] a transferência de informações é feita através de uma empresa intermediária, que oferece uma rede de intercâmbio de dados denominada VAN (Value- Added Network).

21 20 Nessa fase onde se intensificou a busca pelo estoque zero, o processo deveria ser constante e sistemático.além do mais, evidenciou-se uma crescente preocupação com a satisfação do consumidor, devido à concepção que ele é cliente de toda a cadeia de suprimento. Sobre essa fase, Novaes (2007, p.48) menciona que: [...] as empresas da cadeia de suprimento passam a tratar a questão logística de forma estratégica, ou seja, em lugar de otimizar pontualmente as operações, focalizando os procedimentos logísticos como meros geradores de custo, as empresas participantes da cadeia de suprimento passaram a buscar soluções novas, usando a Logística para ganhar competitividade e para induzir novos negócios. É perceptível que o número de parcerias nesse período teve um crescimento acentuado, sempre em busca de soluções mais rápidas para um melhor posicionamento no mercado. Por fim,na quarta fase a Logística passou a ser vista como ferramenta estratégica para as tomadas de decisão, onde o conceito de Supply Chain Management (SCM) começa a ser desenvolvido. De fato, segundo Fleury, Figueiredo e Wanke (2000) o SCM é algo inovador e com foco na parte estratégia, uma vez que através dela os integrantes podem descobrir novas vantagens competitivas em um ambiente onde a globalização e as tecnologias da informação se fazem cada vez mais presente. Assim, esse entendimento geral acerca do conceito da Logística torna oportuna a abordagem das suas atividades integrantes, que serão apresentadas a seguir. 2.2 ATIVIDADES INTEGRANTES DA LOGÍSTICA As atividades da Logística estão divididas em dois grupos, que são: as primárias, que representam a maior parcela dos custos logísticos; e as secundárias, que dão suporte ao fluxo de materiais. Segundo Meirim (2007), as atividades primárias são:

22 21 - Transporte: essa atividade está relacionada aos diversos métodos de se movimentar produtos e insumos para a produção, o que faz dela responsável por parte significativa dos custos logísticos da empresa. Existem vários modais de transportes disponíveis, como o rodoviário, ferroviário, aeroviário, dutoviário e marítimo; - Manutenção de Estoque: trata da atenção especial dos profissionais do corpo logístico, pois a necessidade é ter o menor nível de estoque possível sem prejudicar o nível de serviço passado ao cliente, sempre dispondo da quantidade necessária para atender ao cliente sempre que necessário. Essa atividade também representa uma parcela considerável dos custos; - Processamento de Pedidos:não é uma atividade que representa um custo elevado, quando comparada com o transporte e a manutenção do estoque. Entretanto, está relacionada diretamente ao nível de serviço ofertado aos clientes, tendo a necessidade de sempre diminuir o ciclo do pedido, que é o tempo total entre o cliente realizar um pedido e o mesmo ser entregue. Logo é importante ter o apoio de sistemas eficientes para o recebimento de pedido, checagem de estoque, separação, expedição e entrega do produto comprado. Já as atividades secundárias são definidas por Valim (2007) como atividades complementares, que embora não estejam presentes de fato em todo o sistema logístico, acabam servindo de apoio às atividades primárias.são elas: - Armazenagem: é responsável por administrar o espaço físico necessário para os estoques. Existem problemas recorrentes nesse ponto, como: localização e arranjo físico do produto no armazém; dimensionamento e configuração do armazém; recuperação do estoque; projeto de docas ou baias de atracação; - Manuseio de materiais: esta atividade é bastante ligada à atividade anterior, a armazenagem, que apóia também a manutenção de estoques. É a responsável pela movimentação do produto no armazém. Alguns dos problemas logísticos comumente encontrados nessa atividade são: seleção de equipamento de movimentação, balanceamento da carga de trabalho, estudo dos procedimentos de formação dos pedidos;

23 22 - Embalagem de Proteção (empacotamento):a atividade refere-se a movimentar o produto sem danificá-lo; para isso, a boa embalagem do produto auxilia a garantia de movimentação sem quebras e dimensões adequadas de empacotamento facilitam o manuseio e armazenagem eficientes; - Obtenção: atividade que disponibiliza o produto para o sistema logístico. Seleciona as fontes de suprimento, das quantidades a serem adquiridas, da programação das compras e da forma pela qual o produto é comprado. É comumente confundida com a função de compras. Esta inclui muito dos detalhes de procedimento (negociação de preços e avaliação de vendedores), que não especificamente relacionados com a tarefa logística; - Programação do Produto: ao contrário da obtenção, que trata do suprimento (fluxo de entrada), a programação de produtos ocupa-se da distribuição (fluxo de saída). Refere-se às quantidades agregadas que devem ser produzidas e quando e onde devem ser fabricadas; - Manutenção de Informação: consiste em manter uma base de dados com informações de custos e desempenho, informações importantes para que uma firma, em termos logísticos, possa operar eficientemente. Portanto, a apresentação das atividades integrantes da Logística permite entender o seu funcionamento, porém é válido que se faça um direcionamento para as tendências demonstradas no mercado, o que implica no conceito de SupplyChain Management. 2.3 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT O Supply Chain Management (Gestão da Cadeia de Suprimentos - SCM) busca a melhoria do desempenho através do uso eficaz dos recursos e capacidades, através do desenvolvimento de vínculos internos e externos buscando criar uma cadeia de suprimentos perfeitamente coordenada.

24 23 Segundo Ching (2001), com toda evolução aliada a toda necessidade de criação de nova concepção no sistema logístico, ocorreu a integração de diversas áreas envolvidas no processo produtivo, alocando produtos em depósitos, roteirizando e dimensionando a frota de veículos de forma mais eficiente para a distribuição de seus materiais, dimensionando os armazéns, selecionando também fornecedores e clientes externos com mais rigor, ocorrendo assim, o surgimento da logística integrada, (SupplyChain Management SCM). De acordo com Novaes (2007), SCM é uma integração dos processos industriais e comerciais, partindo do consumidor final e indo até os fornecedores iniciais, gerando produtos, serviços e informações que agreguem valor para o cliente. É preciso, então, levar em consideração as relações que fazem com que a cadeia de suprimentos seja mais competitiva para os elementos que integram a mesma, assim como os gerenciamentos de relacionamentos precisam de eficácia, desde relação entre usuário final até os fornecedores. E através do bom gerenciamento de todo o processo da cadeia, que a organização torna-se mais produtiva e, assim, lucrativa, garantindo um nível adequado de serviço aos clientes, como bem cita Fleury (2000, p.49): A gestão da cadeia pode proporcionar uma série de maneiras pelas quais é possível aumentar a produtividade e [...] contribuir significativamente para a redução de custos, assim como identificar formas de agregar valor aos produtos. No primeiro plano, estariam a redução de estoques, [...] a racionalização de transportes, a eliminação de desperdícios. O valor, por outro lado, pode ser criado mediante prazos confiáveis, atendimento nos casos de emergências, facilidade de colocação de pedidos, serviço pósvenda, e desenvolvimento mais rápido de produtos. Devido a dificuldade para a sua implantação, é necessário que o foco esteja sempre em clientes estratégicos, atendimento com eficiência, margem zero para erros nos pedidos destes clientes inclusive dentro do prazo estipulado, manter o bom relacionamento com os fornecedores, afim de manter o envolvimento dos mesmos no desenvolvimento dos produtos.

25 24 Diante dessa abordagem acerca da Logística e sua evolução de pensamento, é conveniente promover um direcionamento para a temática levantada nesse estudo, ou seja, o gerenciamento dos estoques. 2.4 O GERENCIAMENTO DE ESTOQUES O gerenciamento de estoque surgiu para suprir a necessidade das empresas de controlar tudo que se passava com os materiais; o período de cada um dentro dos armazéns; a quantidade mantida em cada compartimento; o quando pedir novamente aquele produto; entre outros fatores. Bowersox e Closs (2001) dizem que o gerenciamento de estoque é o processo integrado pelo qual são obedecidas às políticas da empresa e da cadeia de valor com relação aos estoques. A abordagem reativa ou provocada usa a demanda dos clientes para deslocar os produtos por meio dos canais de distribuição. Uma filosofia alternativa é a abordagem de planejamento, que projeta a movimentação e o destino dos produtos por meio dos canais de distribuição, de conformidade com a demanda projetada e com a disponibilidade dos produtos. Uma terceira abordagem, híbrida, é uma combinação das duas primeiras, resultando numa filosofia de gerenciamento de estoques que responde aos ambientes de mercado e dos produtos. Em qualquer empresa, a preocupação da gestão de estoques está em manter o equilíbrio entre as diversas variáveis componentes do sistema, tais como: custos de aquisição, de estocagem e de distribuição; nível de atendimento das necessidades dos usuários consumidores etc. Logo, gerir estoques economicamente consiste essencialmente na procura da racionalidade e equilíbrio com o consumo, de tal maneira que, segundo Viana (2002): a) as necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas com mínimo custo e menor risco de falta possível; b) seja assegurada a seus consumidores e continuidade de fornecimento; e

26 25 c) o valor obtido pela continuidade de fornecimento deve ser inferior a sua própria falta. Portanto, o gerenciamento de estoque nada mais é do que fazer um total planejamento de como controlar os materiais dentro da organização, trabalhando em cima do que a empresa necessita para as determinadas áreas de estocagem, objetivando manter o equilíbrio entre estoque e consumo. Assim, para melhor entender os sistemas e métodos existentes de gestão de estoques é importante, inicialmente, caracterizar os seus tipos Tipos de estoque Existem vários tipos ou nomenclaturas para os estoques, que podem ou não serem mantidos em um ou diversos almoxarifados. Comumente, as organizações adotam cinco almoxarifados básicos, conforme os relatos de Pozo (2002), que são: - Almoxarifado de matérias-primas: abrange todo o material que é agregado ao produto, fazendo parte integrante de seu estado. Pode abranger também os itens comprados prontos ou já processados por outra unidade ou empresa; - Almoxarifado de materiais auxiliares: é onde os materiais que auxiliam na transformação da matéria-prima são estocados, como lixa, óleos e rebolos. Estes materiais não são agregados diretamente ao produto, mas são indispensáveis ao processo produtivo durante a fabricação; - Almoxarifado de manutenção: é o almoxarifado onde são mantidos os materiais de escritórios, a exemplo das canetas e papéis, como também as peças que servem para a manutenção de equipamentos e edifícios, como parafusos, rolamentos e outra ferramenta qualquer; - Almoxarifado intermediário: compõe esse almoxarifado as peças que estão em processo de fabricação, ou em subconjuntos, que são armazenadas

27 26 para compor o produto final. O Volume desse estoque é normalmente resultante de planejamento do estoque de matéria-prima e do planejamento de produção; - Almoxarifado dos acabados: é o estoque do produto acabado e embalado que serão enviados ao cliente. Diante do entendimento da classificação do estoque e considerando o objetivo de definir um sistema de controle de estoque, é importante entender como se pode prever as quantidades a figurarem no estoque, tendo em vista o atendimento das necessidades do mercado Evolução de consumo e previsão de demanda A previsão de consumo ou demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Define, portanto, quais produtos, quanto desses produtos e quando serão comprados pelos clientes. Segundo Dias (2010), as características básicas da previsão são: - É o ponto de partida de todos os planejamentos de estoques; - Dos métodos empregados, de grande eficácia; - Qualidade das hipóteses que se utiliza no raciocínio. As informações preliminares que permitem tomar a decisão de quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias,segundo Pozo (2002), ou seja, quantitativas e qualitativas. - Qualitativas: a) influência da propaganda; b) evolução das vendas no tempo; c) variações decorrentes de modismos; d) variações decorrentes da situação econômica; e) crescimento populacional. - Quantitativas: a) opinião de gerente; b) opinião de vendedores; c) opinião de compradores; d) pesquisa de mercado. Sobre os modelos de evolução de consumo, Pozo (2002) os classificam dessa maneira:

28 27 - Evolução de consumo constante (ECC): o volume de consumo permanece constante, sem grandes variações no decorrer do tempo, não sofrendo influências conjunturais, ambientais e mercadológicas. A figura 2 ilustra esse modelo. Figura 2: Modelo de evolução de consumo constante Fonte: Pozo (2002, p. 47) - Evolução de Consumo Sazonal (ECS): o volume de consumo passa por oscilações regulares no decorrer de um período de tempo e, ao contrário do ECC, é influenciado por fatores ambientais e culturais, acarretando assim desvios de demanda superiores aos valores médios. A figura 3 ilustra esse modelo de consumo. Figura 3: Modelo de evolução de consumo sazonal Fonte: Pozo (2002, p. 48)

29 28 - Evolução de Consumo de Tendência (ECT): o volume de consumo aumenta ou diminui de forma acentuada no decorrer de um período de tempo, sendo também influenciado por fatores culturais, ambientais, conjunturais e econômicos, acarretando desvio de demanda positivas ou negativas. A figura 4 ilustra esse modelo. Figura 4: Modelo de evolução de consumo com tendência Fonte: Pozo (2002, p. 48) A respeito de previsão de consumo, Dias (2010) ordena 5 (cinco) métodos para a previsão, que são: - Método último período: é o método mais simples de todos e sem fundamentação matemática; consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Ao colocar em um gráfico os valores ocorridos e as previsões, obter-se as duas curvas exatamente iguais, porém deslocadas de um período de tempo. - Método da média móvel aritmética: este método é uma extensão do anterior, em que a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos. A previsão gerada por esse modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se o padrão de consumo for crescente. Inversamente, será maior se o padrão de consumo for decrescente. A fórmula abaixo é usada para proceder ao cálculo a partir desse método.

30 29 - Método da média móvel ponderada: este método é uma variação do modelo anterior, em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos mais anteriores. O valor da previsão de consumo é calculado a partir da fórmula abaixo apresentada. Ppp (MMP) = (C1 x P1) + (C2 x P2) + (C3 x P3) +... (Cn x Pn) : (P Pn) Ppp (MMP) = Previsão próximo período Método da Média Ponderada C1,C2,C3,Cn = Consumo nos períodos anteriores P1,P2,P3,Pn = Ponderação dada a cada período - Método da média com ponderação exponencial: este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. Além de dar mais valor aos dados mais recentes, apresenta menor manuseio de informações passadas. Apenas três valores são necessários para gerar a previsão para o próximo período, conforme fórmula abaixo apresentada: - a previsão do último período; - o consumo ocorrido no último período; - uma constante de amortecimento.

31 30 Esse modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral, eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Ele atribui parte da diferença entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. - Métodos dos mínimos quadrados: este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coletados, ou seja, é a linha de melhor ajuste que minimiza as diferenças entre a linha reta e cada ponto de consumo levantado. (Y-Yp)^2 = mínimo Onde: Y = valor real Yp = valor dos mínimos quadrados Os métodos de previsão de demanda permitem estimar uma quantidade para o próximo período, a qual poder servir de base para a definição do lote de compra. Entretanto, se faz necessário definir o momento mais oportuno de realizar o ressuprimento, o qual pode ser obtido a partir do conceito da curva Dente de Serra Curva Dente de Serra Para Dias (2010), uma movimentação de produto pode ser representada dentro de um estoque através de um gráfico, onde a abscissa é o tempo decorrido para o consumo (T) e a ordenada é o consumo, normalmente em meses, e a ordenada é a quantidade em unidades de um produto dentro de um estoque no intervalo do tempo (t). Este gráfico é chamado de Curva Dente de Serra, conforme figura 5.

32 31 Figura 5: Curva Dente de Serra Fonte: Dias (2010, p. 56) Ainda com base em Dias (2010), este ciclo será sempre repetitivo e constante se: - não existir alteração de consumo durante o tempo T; - não existirem falhas administrativas, que provoquem uma falha ao solicitar compra; - o fornecedor nunca atrasar sua entrega; e - nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade, devido divergências nas especificações. A prática mostra que estas quatro premissas citadas não ocorrem com freqüência. Os consumos de matéria-prima, normalmente, são variáveis e não se pode confiar demais nos prazos de entrega dos fornecedores, pois existem falhas de operação, e sempre existirá um risco de alguma remessa de material ser rejeitada parcial ou totalmente, mas ambas são suficientes para alterar o ciclo. Se estas ocorrências são normais, deve-se criar um sistema que absorva essas eventualidades, para diminuir o risco de ficar com o estoque a zero durante algum período, o que evidencia a ruptura do estoque, conforme demonstra a figura 6. Todo sistema gestão de estoque deverá ter como missão impedir a ocorrência de ruptura, mas com a solução mais econômica possível. Simplesmente elevar o nível de estoque não é a solução correta a ser tomada. É viável, então, definir um ponto e, em conseqüência, uma quantidade que figurará como reserva, para suportar os atrasos de entrega, as rejeições na qualidade e as alterações do consumo, a probabilidade de o estoque ir a zero, e assim não

33 32 atender à produção ou ao requisitante. Essa quantidade é denominada de estoque mínimo. Figura 6: Curva dente de serra com ruptura Fonte: Dias (2010, p. 58) Para se estimar o momento da compra é importante entender que este vincula-se ao tempo de ressuprimento, demonstrado na figura 7, o qual, segundo Dias (2010) é formado por: a) Tempo de emissão do pedido: tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor; b) Tempo de preparação do pedido: tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados; c) Tempo de Transportes: tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. Figura 7:Curva dente de serra com tempo de reposição x ponto de pedido Fonte: Dias (2010, p.59)

34 33 Portanto, o cálculo do estoque mínimo é feito através do tempo de reposição, entendido como sendo o intervalo que leva desde a necessidade de reposição até a chegada dos materiais no estoque da empresa. Esse tempo está dividido entre: emissão de pedido, preparação do pedido e transporte. Para Pozo (2002), o cálculo do tempo de reposição é o resultado da soma do: tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor; tempo que o fornecedor leva para processar e entregar o pedido; e do tempo para processar e liberar o pedido na fábrica. Pozo (2002) ainda afirma que das três variáveis enumeradas, duas delas tendem a ter seu tempo reduzido, pois dependem exclusivamente da empresa;o ideal é reduzir esse tempo a zero, a variável que a empresa não consegue controlar é o tempo do fornecedor. Logo, devido aos possíveis problemas quanto à entrega dos pedidos, é necessário que as empresas mantenham um estoque de segurança ou estoque mínimo. Dias (2010) ressalta a importância do ponto de pedido, uma vez que representa o indicador de quando o estoque deve ser reposto pelo Administrador de Materiais. Conforme Pozo (2002) uma das técnicas mais utilizadas é o enfoque da dimensão do lote econômico para a manutenção de níveis satisfatórios de estoque, denominados de sistema máximo e mínimo. Nesse sistema, o planejamento do produto aborda o estoque mínimo ou de segurança que se deseja manter. Pozo (2002) coloca três métodos para calcular o estoque mínimo, que são: - Método de Grau de Risco (MGR): para encontrar o resultado através deste método é preciso saber o consumo médio no período (C) e o grau de risco (K), assim a fórmula se apresenta da seguinte maneira: ES = C x K

35 34 - Método com Variação de Consumo e ou tempo de Reposição (MVC): neste modelo é preciso saber o consumo normal do produto (Cn); o consumo maior previsto do produto (Cm) e a porcentagem de atraso no tempo de reposição (Ptr), conforme fórmula apresentada. ES = (Cm Cn) + Cm x Ptr - Método com Grau de Atendimento Definido (MGAD): este apresenta uma maior dificuldade para se chegar ao resultado do estoque de segurança, pois para isso é necessário realizar outros cálculos como: calcular o consumo médio (Cmd) e calcular o desvio padrão (δ).o cálculo é expresso pela fórmula: ES = δ x K Ainda no contexto da gestão de estoques tem-se a definição do momento em que novas quantidades dos produtos devem ser compradas, denominado de Ponto de Pedido (PP). Segundo Pozo (2002): PP = (C x TR) + ES Portanto, cada vez que o estoque estiver abaixo do nível de ponto de pedido é necessário emitir uma requisição de compras. Para se chegar ao estoque máximo deve-se levar em consideração o lote de compra (LC) e o estoque de segurança (ES), sendo expresso pela fórmula: Emax = ES + LC Desse modo, é necessário manter um controle eficiente no que se refere aos níveis de estoques, já que a manutenção depende dessas variáveis. Os dados precisos faz que a empresa reduza as incertezas no que diz respeito às compras,

36 35 quanto e quando comprar, mantendo assim apenas o estoque necessário para atender a demanda Controle de estoque O controle de estoque surgiu para atender uma necessidade das organizações de controlar melhor o material circulante. Por muito tempo, essa atividade era realizada de forma manual; com o avanço da tecnologia, o controle foi aprimorado de forma substancial: o uso da informática ajudou bastante nessa evolução. Segundo Viana (2002), o controle pode ser feito através de qualquer método, sendo fundamental a plena observância das rotinas em prática, a fim de se evitarem problemas, com conseqüências no inventário, que redundam em prejuízos para a empresa. Controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos, seja numa indústria ou no comércio. Deve ser feito em todas as etapas que compreendam a produção, assim como a parte pós-produção que ainda esteja a alcance da organização. É preciso definir um método de controle de estoque que imprima confiabilidade e auxilie na administração do material, de forma que ele consiga ainda realizar suas outras funções, que são: - Duas gavetas: para Dias (2010), o sistema duas gavetas é um sistema que reduz o processo burocrático de reposição de material; pode ser considerado como o sistema mais simples de se controlar os estoques dentre todos os existentes, sendo recomendável para itens de pequeno porte, com baixo valor agregado e alto fluxo. Esse sistema consiste em duas caixas, com cada uma contendo quantidade suficiente para atender o consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança, e quando o estoque de uma das caixas chegar a zero, indica que a mesma deverá ter uma reposição do material.

37 36 - Máximos e mínimos: Torquato (2004) afirma que pode ser chamado de quantidades fixas, no qual são determinados o consumo previsto para o item desejado com a fixação do período de consumo, devendo ser calculado em seguida o ponto de pedido, o estoque mínimo, o estoque máximo e o lote econômico em função do tempo de reposição. O ponto de pedido sempre é fixo e o lote econômico de compra é constante; as reposições acontecem em períodos variados. A dificuldade decorre da determinação do consumo e das variações no tempo de reposição. Dias (2010) cita que a principal vantagem desse método é uma razoável automatização do processo de reposição, que estimula o uso do lote econômico em situações em que ele pode ser usado naturalmente, abrangendo os itens de todas as classes (A, B e C). As maiores dificuldades direcionam-se para a determinação do consumo e pelas variações do tempo de reposição. O sistema consiste basicamente em: a) determinação dos consumos previstos para o item desejado; b) previsão do período de consumo; c) cálculo do ponto de pedido em função do tempo de reposição do item; d) cálculo dos estoques mínimos e máximos; e e) cálculo dos lotes de compra. - Revisões periódicas: segundo Dias (2010), nesse sistema são programadas as datas em que deverão ser realizadas as reposições dos materiais, com os intervalos de reposições idênticos. A análise é feita através do estoque físico existente, o consumo no período, o tempo de reposição e o saldo de pedido no fornecedor do item. A dificuldade desse método é a determinação do período entre revisões. - MRP: método que significa a determinação das necessidades do planejamento de materiais é definido por Pozo (2002) como o método que calcula as necessidades gerais nível a nível, ajustando assim o estoque existente. As necessidades de materiais e serviços são calculadas para gerar parte do procedimento, mas sempre estão sujeitas a vontade da empresa quanto a necessidade do estoque. Bertaglia (2006, p. 55) explica:

38 37 Trata-se de um sistema de informações baseado em computador, introduzido nos EUA nos anos 1970, que apresentou um novo mecanismo para calcular eficientemente que materiais ou componentes são necessários, quando são necessários e qual a quantidade mais econômica. Esta ferramenta de planejamento é conhecida como MRP. - Just-in-time: no início da década de 50, os japoneses iniciaram o processo Just in Time na Toyota Motor Company, comandado por Taichi Ono, tendo como principal objetivo o conceito Estoque Zero. Este sistema veio substituir o modelo de produção de grandes estoques, onde grandes quantidades de produtos ficavam armazenadas dentro da montadora aguardando sua utilização. A filosofia do Just in Time consiste no abastecimento de produtos na hora certa e na quantidade solicitada, reduzindo ao máximo os custos. A partir da década de 70, esta técnica foi difundida por várias empresas na procura de uma melhor gestão de materiais, qualidade do produto e organização física. Segundo Corrêa e Gianesi (1993), esse método é muito mais do que uma técnica de administração da produção, sendo considerado como uma completa filosofia, na qual possui aspectos de administração de materiais, gestão da qualidade, arranjo físico, projeto de produto, organização do trabalho e gestão de recursos humanos Classificação ABC Como já vem sendo abordado, a gestão de estoques é um fator importante para as organizações; um bom gerenciamento dos estoques faz com que a mesma se posicione de maneira mais competitiva no mercado em que atua. Várias organizações mantêm vários itens em estoque como forma de suprir um medo de que os mesmos faltem na linha de produção ou no estoque do centro de distribuição, comprometendo assim o fluxo das entregas dos produtos ao cliente. Sendo assim, é preciso manter um controle mais eficiente do estoque buscando reduzir seu custo, de forma que não comprometa o nível de atendimento; é importante classificar os itens de acordo com a sua importância. Dessa forma,

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