XXIII ENANGRAD. Gestão de Operações e Logística (GOL) ANÁLISE DE GESTÃO DE MATERIAIS EM PEQUENA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NO SEGMENTO FARMACÊUTICO

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1 XXIII ENANGRAD Gestão de Operações e Logística (GOL) ANÁLISE DE GESTÃO DE MATERIAIS EM PEQUENA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NO SEGMENTO FARMACÊUTICO Lilian Priscila Brixner Luana Patrícia Brixner Ana Maria de Lima Bento Gonçalves, 2012

2 GOL- GESTÃO DE OPERAÇÕES LOGÍSTICA ANÁLISE DE GESTÃO DE MATERIAIS EM PEQUENA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NO SEGMENTO FARMACÊUTICO

3 RESUMO A gestão de materiais busca resultados qualitativos e quantitativos para o desempenho das empresas, para que ocorram resultados positivos torna-se relevante à aplicação das ferramentas gerenciais apresentadas no conhecimento construído na ciência da administração de materiais. Nesse sentido, a pesquisa teve como foco a observação da aplicabilidade das ferramentas da gestão de estoque, compras, armazenagem e distribuição no estabelecimento do segmento farmacêutico. Para a resolução do problema proposto realizou-se pesquisa de campo, bibliográfica e estudo de caso. Através da coleta de dados foi possível analisar que a empresa não utiliza as ferramentas da gestão de materiais de forma técnicas, conforme disposto na literatura, e sim como uma prática que foi adquirida no cotidiano da empresa, ou seja, o dia-a-dia possibilita que a gestão se adequasse ao controle e planejamento de materiais conforme as necessidades. Palavras chaves: gestão de materiais; segmento farmacêutico, ferramentas. ABSTRACT The materials management seeks qualitative and quantitative results for the performance of companies, so that positive results occur is relevant to the application of management tools built on the knowledge presented in the science of materials management. In this sense, the research focused on the observation of the applicability of the tools of inventory management, purchasing, warehousing and distribution in the establishment of the pharmaceutical segment. To solve the proposed problem was carried out field research, literature and case study. Through the data collection was possible to analyze the company does not use the tools of materials management techniques so as provided in the literature, but as a practice that was acquired in everyday business, the day-to-day enables the management would suit the planning and control of materials as required. Keywords: materials management, management tools, the pharmaceutical segment.

4 1 INTRODUÇÃO Sabemos que hoje existem milhares de farmácias em todo o Brasil. Sendo um mercado extremamente promissor e considerado como o oitavo maior no mundo o segmento farmacêutico segundo Jorge Magalhães da Fundação Oswaldo Cruz. O setor movimenta em torno de 36 bilhões ao ano, contribuindo no aumento considerável da competitividade, segundo dados da Sindusfarma (2011). A atividade comercial farmacêutica é considerada bastante peculiar e exigindo do gestor conhecimento técnico e normativo, em relação ao controle e a fiscalização que são exercidos pelo poder público, como retrata Antonio Cândido Machado Pinheiro. Com isso, nessa atividade também é relevante à gestão de estoques, tendo em vista o gerenciamento e controle do mesmo. Dessa forma a análise de gestão de materiais foi realizada na atividade farmacêutica mais especificamente em uma drogaria localizada no município de Brasnorte que está situada a 550 km da capital Cuiabá. Segundo contato com o secretário de finanças da prefeitura do município de Brasnorte foi possível identificar que o município possui seis estabelecimentos que atuam no segmento farmacêutico, optando somente por uma para a realização da pesquisa. Assim, o objetivo geral visa uma análise no que diz respeito ao gerenciamento de materiais de medicamentos no segmento farmacêutico. A metodologia utilizada no estudo foi de estudo bibliográfico afim de, entender as ferramentas utilizadas na gestão de materiais, estudo de caso com visitas in loco e aplicação de entrevista. O trabalho de pesquisa é importante para que estudiosos da área possam analisar o distanciamento do conhecimento teórico construído e as práticas empresariais, principalmente quando se trata de pequenas empresas, haja visto que, a literatura disponível na acadêmica de administração tende a ser construída a partir de realidades de empresas de grande porte, ou mesmo a partir de casos de empresas internacionais, o que foge a realidade vivenciada nos estágios e no percurso profissional de grande parte dos acadêmicos. Para as empresas os resultados poderão contribuir para busca de melhoria contínua na gestão de materiais. 2 REVISÃO DE LITERATURA 2.1 Administração de Materiais A área de administração de materiais é uma das cinco grandes áreas que formam a ciência da administração, tendo grande relevância no mundo acadêmico. Conforme Dias (1995) um sistema de gestão de materiais precisa estabelecer a integração das atividades do momento da previsão de demanda até a entrega do produto final. A interface entre esses dois momentos é o planejamento do programa mestre de produção. Assim, é preciso envolvimento na alocação e no processo de controle dos principais recursos de uma empresa, ou seja, fabricação, equipamentos, mão-de-obra e materiais. Quanto aos objetivos da administração de materiais, Viana (2000) apresenta que é fundamental determinar quando e quanto comprar, com o objetivo de repor os estoques, de forma a determinar que a estratégia de aquisição é acionada pelo cliente, ou seja, como consumidor é o responsável por detonar o processo. No processo de gerir os materiais o planejamento da administração de estoques é importante

5 para o sucesso de toda e qualquer organização que trabalhe com estoques de mercadorias. 2.2 Planejamento e controle de estoque Fazer um detalhamento do estoque ajuda no melhor aproveitamento dos produtos, na diminuição de perda e na quantidade estocada. Nesse aspecto Pozo (2004) apresenta que a razão de manter estoque é relacionada a previsões de uso futuro, e também sabemos que é quase impossível prever essa demanda futura, para isso é necessário se manter um determinado nível de estoque para assegurar na disponibilidade do produto, minimizando os custos de produção, movimentação e estoques. Existem algumas maneiras e métodos para planejar e controlar estoques, podendo ser simples ou complexo. O método ideal irá depender de cada empresa e seu sistema. O planejamento traz como teoria o ato de especificar e demonstrar produtos e a falta dos mesmos no estoque, e para que isso funcione bem é preciso que haja um controle de estoques. Afirma Dias (2011, p.4) O estoque é necessário para que o processo de produção/vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido. Dentro dos termos planejamento e controle se encontra alguns procedimentos decorrentes do estoque como custo de reposição, giro de estoque, tempo de reposição, estoque de segurança, ponto de pedido, que iram nos auxiliar no manuseio do estoque. Assim, segundo Dias (2011, p. 154) a avaliação pelo custo de reposição tem por base a elevação dos custos em curto prazo em relação à inflação. Sendo ele apenas um dos procedimentos relacionados ao estoque, outro mecanismo relevante para auxiliar no cuidado do estoque para que não ocorra falta de produtos é o giro de estoque. Na percepção de Garcia, Alt (2001, p.159) o giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Então podemos afirma que é comparado ao desempenho do estoque, podendo o mesmo ser aplicado tanto em mercadoria ou em valor. Outra ferramenta relevante e muito usada na gestão de estoque é o tempo de reposição. Denominado segundo Pozo (2004) como o espaço de tempo desde quando é feito o pedido, entregue e liberado para revenda. Está relacionado à quantidade de dias que a mercadoria leva até estar pronta para a comercialização. Mas para que não haja prejuízos é necessário que a empresa tenha um estoque de segurança de cada produto. O Estoque de Segurança, conforme expressa Pozo (2004) conhecido também como estoque ou reserva mínima que é caracterizado como uma quantidade mínima de peças existentes no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema como atrasos, rejeição do lote de compra ou aumento de produto. Sendo sua finalidade de não trazer transtornos aos clientes e ao processo produtivo. Quando atingindo o estoque de segurança da empresa é preciso que se faça o pedido, ou seja, o momento ideal de se realizar o ponto de pedido. Como afirma Pozo (2004, p. 64) é a quantidade de peças que temos em estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Sendo esses alguns dos processos de estoque que ajudaram no planejamento e controle para que a empresa possa ter seu lucro garantido.

6 Podendo ser amparado junto a outros fatores da gestão, como a gestão de compras. 2.3 Gestão de Compras Com o passar dos anos os diretores das empresas observaram que a aquisição dos produtos de maneira correta poderia ter grandes benefícios, tornando-se um segmento essencial. Assim, segundo Martins, Alt (2006, p. 82) hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Com isso, passou de uma simples tarefa operacional para uma gestão de suprimentos. Nesse aspecto Martins, Alt (2006, p. 86) os objetivos de compras deve estar alinhado aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. As empresas com o passar do tempo perceberam que as compras estão envolvidas com as estratégias da empresa, e que se exploradas de maneira correta trazem grandes vantagens competitivas para a organização. Segundo Baily et al (2000, p.48) [ ]uma estratégia pode ser vista como um meio pelo qual os fins a prazo mais longo são atingidos. Portanto é preciso que a empresa tenha um pessoal preparado e ciente dos objetivos que a empresa pretende alcançar. Para que as estratégias possam ser colocadas em praticas é necessário ter uma função de compras bem definida onde às cadeias de suprimentos sejam mais eficientes, com os fornecedores trabalhando mais próximos aos compradores a fim de desenvolverem métodos e produtos adequados. Portanto é necessária a utilização da seleção das estratégias que definem um plano de ação desenvolvendo vantagens competitivas, no entanto se usadas eficazmente. Para isso é preciso escolher um modelo ou modelos que se adaptam a empresa e a ajudem a alavancar o processo de aquisição de compras da organização. O mercado oferece vários modelos de estratégia entre eles são o de verticalização que pode ser reconhecido como a produção de todos ou quase todos os componentes do produto final, eliminando a necessidade de terceiros, e a horizontalização onde seu mecanismo é difundido em comprar o máximo que puder de fornecedores focando somente no produto principal, oferecendo redução de custos e dando lugar a uma tendência de mercado, a terceirização. Existem outras ferramentas como a comprar versus fabricar caracterizada em uma escolha da que cabe a empresa, o EDI (eletronic data interchange) que é conhecido como auxilio tecnológico onde os dados são transmitidos eletronicamente, implantados com mais frequência em empresas de médio e grande porte, a internet uma forma de adquirir produtos, leilões on-line onde oferecem muito mais conforto as organizações, locação ou arrendamento mercantil consiste em locar ou arrendar determinado produto para auxiliar na produção e as compras descentralizadas onde a aquisição de materiais ocorre em cada filial sendo mais característico de grandes empresas. Após ter escolhido uma estratégia para auxiliar na aquisição de materiais é o momento de conhecer melhor o processo de compras, iniciando com o sistema de compras que se refere à adequação de compras adotadas em funções da empresa e as suas políticas adotadas. E a cada ano sofre alterações, proporcionando melhores compras e o encorajamento de novos fornecedores. Outro fator é a relação de preço e custo, onde os mesmos são na muitas das vezes

7 igualados, sendo isso um grande erro da parte dos gestores, pois o custo empenhado em sua empresa é relacionado a gasto com a fabricação de produtos ou serviços e o preço é devidamente o seu valor em espécie. Como afirma Dias (2009, p. 267) [...] por preço entende-se o valor que o fornecedor exige ao vender seu produto. Por custo entende-se o quanto ele gasta para fabricar esse mesmo produto. No entanto o custo é denominado um termo vago característico de outras situações como custo de reposição, estimado, variável ou fixo. Em uma gestão de compras é fundamental que ocorra uma boa negociação, pois ambas as partes só tendem a ganhar. Nesse aspecto Dias (2009, p. 276) Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízos. Saber negociar é uma das habilidades exigidas de um comprador. Portanto é necessário que um negociador domine as características do produto que pretende adquirir, para que tenha um resultado positivo é preciso seguir algumas etapas como a preparação, ótima comunicação, saber explorar o assunto abordado, apresentar os objetivos e expectativas, ser bastante claro, e por ultimo demonstrar atitude buscando um acordo ou decisão, sendo assim as etapas que o negociador deve ser, mas o mesmo deve apresentar algumas características para ser considerado um negociador como, mente aberta, ser flexível, ser cooperativo, desenvolver alternativas, entre outras. Essas características podem ser encontradas em estilos diferentes de negociador, como o catalisador, considerado uma pessoa criativa, o apoiador que considera o próximo importante, o controlador, que tem decisões rápidas, e o analítico, pessoa que gosta de fazer perguntas. Além desses estilos também de vem apresentar confiança, credibilidade, coerência, aceitação e sinceridade, só assim serão de fato considerados negociadores e aptos a aturem no mercado, oferecendo as empresas como vantagens competitivas e atraindo bons fornecedores. Dentro de compras existem as chamadas fontes de fornecimento constituído pela a classificação dos fornecedores denominado como a relação que a empresa estabelece junto ao seu fornecedor. A seleção e avaliação de fornecedores, que segundo Dias (2009, p. 284) Selecionar fornecedor é reunir um grupo. Do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões preestabelecidos como adequados. Tendo com o objetivo de escolher o melhor fornecedor com as melhores ofertas. E por último o relacionamento com esses fornecedores que pode resultar em confiança mútua, trazendo benefícios à organização (DIAS, 2009). Após estabelecer padrões de compras a empresa também tem a necessidade de tomar alguns cuidados e precauções em relação à armazenagem tanto o local físico como os produtos. 2.4 Armazenagem Ao mencionar armazenagem as pessoas logo pensam em armazém de grande porte onde possas estocar uma variedade de coisas, mas na realidade o armazenamento acontece desde uma pequena até uma grande organização. Para que haja um melhor entendimento do processo de armazenagem é preciso ter um conhecimento sobre o assunto. Dessa forma Pozo (2008, p. 81) Armazenagem, manuseio e controle dos produtos são

8 componentes importantes e essenciais do sistema logístico, pois seus custos envolvem elevada porcentagem dos custos totais logísticos de uma empresa. Então se pode dizer que a armazenagem faz parte de um procedimento que envolve diversos componentes, onde o primeiro passo é o arranjo físico ou local onde serão estocadas as mercadorias. Para isso é necessário o espaço adequado a cada organização. Conforme Pozo (2008, p. 85) Portanto, as empresas usam estoques para melhorar a coordenação entre oferta e demanda, resultante das dificuldades de estabelecer fortes parcerias entre a empresa, os fornecedores e o próprio mercado. Mas é possível diminuir os custos com a armazenagem por quatro razões, a redução de custo entre transporte e produção; auxilio no processo de marketing; auxiliar processo de produção e coordenar o suprimento e demanda. Existem outros fatores envolvidos no procedimento da armazenagem como a localização do depósito, é necessário escolher onde será determinada a localização do deposito, se é próximo a outros ou na própria empresa, e o tamanho que é outro fator primordial. Não existem regras taxativas para armazenar os materiais, mas deve se levar em consideração o arranjo físico mais conveniente, onde atenda o melhor fluxo desses materiais. Contudo, existem casos em que se deve analisar o que é conveniente, principalmente quando precisa de armazenagem, onde pode haver necessidades como: ambiente climatizado, cuidados como os inflamáveis, onde é encontrada uma vasta quantidade de produtos que se encaixam neste segmento, os perecíveis, que se movimentam pelo método FIFO/PEPS, sempre respeitando as informações contidas nas embalagens. Segundo Viana (2000, p.321) Os produtos perecíveis devem ser armazenados conforme a técnica FIFO, ou seja, primeiro que entra primeiro que sai, de forma a permite que naturalmente seja observada a data de validade dos produtos. Para evitar que perdas aconteçam, [...], deve-se controlar as entradas e saídas. No entanto é necessário pensar em acessórios que possam auxiliar na armazenagem, mas há a necessidade de uma seleção dos mesmos, mas antes da escolha deve-se saber como os materiais podem ser manuseados e armazenados. Existem vários tipos de acessórios os mais comuns são: caixas; racks; contêineres e outros acessórios. Para um melhoramento no auxilia a armazenagem existem alguns equipamentos ou formas que ajudam a manusear esses materiais como o processo manualmente, por meio de carrinhos manuais, empilhadeiras, paleteiras, pontes rolantes e guindastes. O procedimento de armazenagem pode-se dizer que é amplo e complexo, pois os materiais que podem ser armazenados são diversos, sendo assim a necessidade da empresa buscar melhorias ao armazenar seus produtos, sempre respeitando as regras estabelecidas pelas leis. Mas em questão não se pode falar em armazenagem e esquecer o transporte das mesmas, da forma elas chegam até as empresas. 2.5 Distribuição Para fins comerciais toda e qualquer empresa tem que ter um sistema de transporte seja para a mercadoria vir até seu comércio ou para distribuir suas mercadorias ou produtos ao cliente. Para que isso ocorra é necessário cumprir algumas normas e necessidades para se obter um bom

9 planejamento logístico. Conforme Pozo (2008, p. 172) Transportes, para maioria das firmas é a atividade logística mais importante, simplesmente porque ela absorve, em média, de um a dois terços dos custos logísticos. Ela é considerada importante, porque nenhuma empresa consegue atuar sem ter movimentação de suas matérias primas ou de seus produtos acabados. Portanto cabe a administração de transporte decidir as melhores rotas, os métodos e a melhor otimização do espaço dentro do veículo, pois uma rota mal planejada gera gastos excessivos e perda de tempo. Visando, ainda, que um transporte mais ágil e barato aumenta a competição de mercado. Além disso, é necessária a segurança da carga, pois o cliente tem que receber o produto ou mercadoria em perfeito estado. Os sistemas básicos para carga são cinco: sistema por ferrovias, por rodovias, por hidrovias, por dutos e por aerovias (Pozo, p. 174). Para cada destino pode ser utilizado somente um modal ou vários, porém devem ser analisados todos os custos possíveis, não somente por quilometragem como também o valor dos seguros, estocagem, além de rapidez, confiabilidade, dentre outros. Existe também a possibilidade de transporte através de serviços integrados, ou seja, multimodais, que para Pozo (2008, p. 179) É a livre troca de equipamentos entre outros serviços modais. Ela envolve a combinação entre diversos modais, com o objetivo de diminuir o custo, tempo, impacto ambiental, congestionamento e oferecer um melhor nível de serviço. Pozo (2008) afirma ainda que a alternativa mais popular para esse tipo de transporte é o contêiner, pois pode ser transportado por todos os modais, menos pelo duto, isso é mais utilizado para as commodities, pois são mercadorias que necessitam de um menor tempo e uma distancia mais longa e assim coseguem melhor agilidade dos processos. A informática também é considerada uma ferramenta importante dentro do sistema logístico, pois ajuda a rastrear e localizar pedidos em trânsito e com isso a empresa consegue prestar um serviço melhor, gerando mais satisfação de seus clientes. Em questão dos custos logísticos para Pozo (2008, p.185) A função da logística é a constante melhoria da rentabilidade e da oferta de nível de serviço ao cliente como fator de desempenho competitivo. Ele quis dizer que as empresar tem que ter seu foco voltado ao cliente e suas necessidades, por este motivo deve sempre oferecer um serviço ágil, de qualidade e com baixo custo. Segundo Ballou (1995) apud Pozo (2008, p. 189) O custo total logístico é a soma dos custos de transporte, estoque e processamento de pedido e pleno atendimento ao cliente. Observando isto nota-se que é extremamente necessário o cálculo do custo do transporte e isso pode ser feito com base no custo-padrão, que é um custo já calculado em condições normais e estabelecido pela firma com o objetivo de comparar os verdadeiros gastos no transporte com esse custo-padrão a fim de analisar as diferenças e corrigir os erros, o mais depressa possível. Tudo isso só acontecerá se a empresa tiver uma boa administração logística que cuide de cada detalhe mínimo, satisfazendo o cliente e trazendo lucratividade para empresa. As ferramentas para que isso ocorra são diversas, basta escolher a que se melhor encaixa para sua atividade e necessidade.

10 3 RESULTADOS E DISCUSSÕES A drogaria no qual foi realizada a pesquisa, trabalha com comercialização de produtos acabados. Em relação aos produtos acabados Dias (2011) apresenta que são itens que foram produzidos, mais ainda não foram vendidos, podendo ocorrer um estoque dos mesmos ou não. Os produtos comercializados na drogaria são medicamentos, cosméticos e perfumaria. Gestão de estoques é um elemento que auxilia no gerenciamento e controle do estoque. De acordo com Viana (2002), a atividade de gerir estoques requer técnicas que permitam o equilíbrio com o consumo, estabelecendo parâmetros e níveis de ressuprimento para que ocorra um acompanhamento na sua evolução. Na visão da empresária a gestão de estoques que ocorre na drogaria é de maneira informal, não há ninguém treinado ou direcionado para esta função, mas sim todos que trabalham na drogaria têm a função de verificar as quantidades disponíveis. Como a drogaria abordada é de pequeno porte foi identificado que a gestora visualiza o tempo de reposição e planejamento como uma única ferramenta. Nesse aspecto Pozo (2004) apresenta que a razão de manter o estoque é relacionada a previsões de uso futuro, e também sabemos que é quase impossível prever essa demanda futura, para isso é necessário se manter determinado nível de estoque para assegurar na disponibilidade do produto, minimizando os custos de produção, movimentação e estoques. Já o tempo de reposição segundo Pozo (2004) é denominado como o espaço de tempo desde quando é feito o pedido, entregue e liberado para revenda. Em relação ao planejamento e tempo de reposição na empresa a gestora visualiza na pratica que o tempo de repor os medicamentos é decorrente de duas ou três semanas conforme a saída e movimentação que acontece no estabelecimento. E para auxiliar a gestora em saber qual medicamento deverá ser reposto ela utiliza um programa de computador que lhe informa a quantidade de vendas, entrada e saída dos medicamentos, disponibilizando ainda de relatórios contendo os períodos de venda como dia, semana, mês de cada produto. Além do programa a empresária mantém um estoque de segurança de cada medicamento que variam de 2 a 30 unidades, conforme saída ou giro dos produtos, alguns produtos que tem grande giro de estoques são os analgésicos, anticoncepcionais, antiinflamatório etc. Para esses produtos a gestora utiliza do mecanismo de manter sempre um estoque de segurança por causa da demanda, mas não ocorre através de programas e sim de cuidados dos que ali trabalham, pois esse procedimento não é visto como uma ferramenta de gestão de estoques, mas como uma atividade de maneira cotidiana. Com isso Pozo (2004) afirma que estoque de segurança é conhecido também como estoque ou reserva mínima que é caracterizado como uma quantidade mínima de peças existentes no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema como atrasos, rejeição do lote de compra ou aumento do produto. Sendo sua finalidade de não trazer transtornos aos clientes e ao processo produtivo. Na percepção de Garcia, Alt (2001, p.159) o giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Então podemos afirma que é comparado ao

11 desempenho do estoque, podendo o mesmo ser aplicado tanto em mercadoria ou em valor. Quando atingimos o estoque de segurança dos produtos da empresa é necessário que se faça o pedido dos produtos. Denominado como ponto de pedido como expressa Pozo (2004) é a quantidade de peças que temos em estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Segundo a gestora o ponto de pedido realizado na empresa é de acordo com as vendas, ou mesmo para que não haja falta do medicamento e até mesmo para que possa ocorrer um controle em relação a datas de validade dos produtos. E para isso é utilizado à forma de organização do modelo PEPS na empresa, mas de foram que auxilia a empresária a controlar a data de validade dos medicamentos para dar saída nos que vencem primeiro, por outro lado o modelo não é utilizado como uma ferramenta para formular os preços dos produtos como relatou a gestora, pois os preços são padrões seguindo a tabela da ABC FARMA, variando apenas com tributos que incidem em cada estado. Conforme Dias (2011) o método PEPS é o primeiro que entra e o primeiro que sai. A saída do material ocorre por ordem cronológica, pois o primeiro material integrado no estoque é o primeiro que sai, devendo seu custo real ser aplicado. Assim pode-se observar como os medicamentos são dispostos e estocados na farmácia analisada, mas também é importante salientar como são realizadas as compras desses medicamentos, quais procedimentos a gestora utiliza para lhe auxiliar. Conforme autores as compras se iniciam com a solicitação de compras como um pedido do departamento de compras que segundo Dias (2009, p. 248) É um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra, [...] e que deve informar o que se deve comprar a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, [...], os prováveis fornecedores. Ao interrogar a gestora foi possível analisar que a mesma não faz uso de uma solicitação de compras formal, não tendo nenhum documento especifico, o procedimento acontece informalmente. Se tratando de coleta de preços que conforme Dias (2009, p. 52) É o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada, não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento na seção de compras. A gestora especifica que não há necessidade de fazer esse procedimento, pois os preços são tabelados, onde a empresária em alguns casos observa se é oferecido desconto em relação ao medicamento e as formas de pagamento. Portanto a gestora realiza direto o pedido de compras após ter anotado os produtos, pois observa a falta dos mesmos ou a baixa do estoque, sendo solicitados somente os que estão em faltas. Segundo Dias (2009, p. 255) [...] é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições em que foi feita a negociação. Ao realizar o pedido de compras há a necessidade de ter um acompanhamento dos produtos pedidos, normalmente ocorre no momento que os mesmos chegam nós estabelecimentos obedecendo algumas especificações. Juntamente com o pedido de compra têm que haver um acompanhamento de compras que

12 trata de como o comprador manterá um arquivo que registrará a vida do produto, as fases da compra, variações de preços, as quantidades que foram solicitadas, os pagamentos e condições das mercadorias. (DIAS, 2009). A gestora ao receber as mercadorias realiza o acompanhamento observando conforme lista de pedido se a quantidade recebida é a pedida, analisando as inspeções estipuladas pela empresária como prazo de validade dos produtos, e se ocorreu violações de embalagem só assim estarão aptos a serem armazenados e vendidos. Na empresa não ocorre transformação de produtos, por isso o custo da organização é com a compra dos produtos e demais elementos da mesma, como afirma Dias (2009, p. 267) [...] por preço entende-se o valor que o fornecedor exige ao vender seu produto. Por custo entende-se o quanto ele gasta para fabricar esse mesmo produto. Assim a gestora busca a redução de custos através de descontos e prazos de vencimento, aonde certas empresas representante de algumas marcas chegam a oferecer 50% de desconto em seus medicamentos, já outras oferecem descontos em produtos que tenham prazo de validade curto entre um ano ou seis meses, mas a gestora presta os devidos cuidados no momento de adquirir esses produtos, pois não adianta realizar uma compra grande dos produtos por conseguir descontos e perdê-los por vencimento, só é aconselhável adquiri-los quando há uma grande rotatividade desses produtos. Em relação aos prazos de entrega estipulados pelos fornecedores na maioria das vezes são cumpridos como afirma a gestora. A determinação de prazos é uma função do departamento de produção das empresas, estando incluso a outro elemento relevante o frete que atualmente representa uma parcela significativa do preço dos produtos merecendo uma analise isoladamente (DIAS, 2009). Os prazos estão entrelaçados ao frete no momento de realizar a aquisição do material, na empresa analisada a gestora realça a parceria entre os fornecedores, pois afirma que o pagamento do frete na grande maioria é responsabilidade dos fornecedores, mas em contrapartida exigem um valor mínimo no momento da compra. E isso só acontece porque ocorre uma relação amigável entre as partes, nesse sentido Dias (2009, p. 274) Um dos objetivos de uma boa compra é conseguir as melhores condições de pagamento. Podendo ser denominado como uma compra eficiente, sendo ainda possível descrever que as empresas oferecem diferentes condições de pagamento, portanto fica a critério do cliente escolher qual é a mais interessante, onde o valor da compra interfere nos prazos, neste aspecto quanto maior o valor maior os prazos estabelecidos. Outro aspecto relevante é a classificação dos fornecedores, é importante selecionar os mesmos para que se possam ter os melhores prazos e formas de pagamento, segundo Dias (2009, p. 284) Selecionar fornecedor é reunir um grupo. Do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões preestabelecidos como adequados. A empresa não aplica uma forma especifica de classificação dos fornecedores, pois a gestora afirma que é com o passar do tempo que conhece as características de cada um, pois existe um representante de cada marca, sendo possível selecionar quem oferece maior prazo, maiores descontos, portanto fortalecendo ainda mais a relação de confiança entre as ambas as partes, podendo ser citado outro conceito da literatura neste caso que segundo Dias (2009) onde o

13 relacionamento com esses fornecedores que pode resultar em confiança mútua, trazendo benefícios à organização. A gestora ainda ressalta a importância desse relacionamento com o pagamento que sempre esta em dia. Ao realizar as compras outro processo deve ser realizado é o da armazenagem que representa um fator relevante dentro das organizações. Dessa forma Pozo (2008, p. 81) Armazenagem, manuseio e controle dos produtos são componentes importantes e essenciais do sistema logístico, pois seus custos envolvem elevada porcentagem dos custos totais logísticos de uma empresa. Pois os depósitos podem ser denominados como pontos de revenda, mas no caso da empresa analisada o processo de armazenagem é referente ao estoque de medicamentos e forma como são alocados, e não possui depósitos grandes e sim salas de armazenamento, por se tratar de uma pequena empresa, onde a empresária afirma manter somente um estoque de segurança de alguns produtos. A gestora afirma que no momento que pensou em estocar medicamentos, primeiro procurou um profissional responsável para elaborar uma planta que correspondesse aos objetivos da empresa, onde passou por aprovação da Vigilância Sanitária, respeitando os requisitos como ventilação, refrigeração, entre outros, o que mostra que o layout da empresa foi pensado. Se tratando de espaço físico é necessário ressaltar o layout especifico de armazenagem. Dessa forma Viana (2000) traz como uma ação eficiente de armazenagem a forma como está disposto o layout, onde o mesmo possa atender alguns fatores como o acesso aos materiais, fluxo de materiais, facilidade da mão de obra e a segurança do armazém como do pessoal. Em relação a sala de armazenagem da empresa o espaço utilizado é otimizado, sendo alocados os produtos de forma eficiente, mas não há a existência de corredores, pois não se tem essa necessidade. Segundo Viana (2000, p. 311) Os corredores dentro do deposito deverão facilitar o acesso às mercadorias em estoque. A largura dos corredores é determinada pelo equipamento de manuseio e a movimentação dos materiais. Outro fator que é ressaltado pelos autores são as portas de acesso denominadas de extrema importância, em relação à empresa pode-se observar que há existência de portas que dêem acesso aos medicamentos. Como afirma Viana (2000, p. 311) As portas de acesso ao deposito devem permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentação de materiais. Tanto sua altura como largura devem ser devidamente dimensionada. Neste caso a pode ser analisado na empresa que há uma facilidade em movimentação dos materiais e do pessoal. Outro elemento analisado na empresa são as prateleiras utilizadas tanto para guardar os medicamentos, como organiza-los para a revenda, onde a gestora nos informou que os acomoda em ordem alfabética para que seja mais fácil no momento de pegar. Dessa maneira Viana (2000) quando houver tanto prateleiras como estruturas as mesmas deverão respeitar uma altura máxima onde considere o peso dos materiais, sendo alocados da seguinte forma, os mais leves em cima e os mais pesados a baixo, onde os pisos serão devidamente resistentes para suportar o peso das mercadorias. Quando questionada em relação à altura das prateleiras afirmou que não tem estabelecido uma altura estabelecida e sim como dispõem os medicamentos, sendo os mais leves em cima e os

14 mais pesados em baixo, e também não podem ser rentes ao chão as prateleiras. Ressaltando a otimização do espaço e facilidade ao atender os clientes. Pensando em uma armazenagem mais conveniente para a empresa não se pode esquecer de tratar os medicamentos como armazenagem especial, que trata de produtos inflamáveis, os que necessitam de ambientes climatizados e os perecíveis, onde se enquadram nos medicamentos encontrados na empresa, o que direciona a gestão utilizar-se do método FIFO. Se tratando de acessórios e equipamentos que possam auxiliar na armazenagem, observouse que ocorre a existência de acessórios como as caixas, mas se tratando de equipamentos não existe e nem há necessidade. Outro aspecto importante é a distribuição da empresa. Conforme Pozo (2008, p. 172) Transportes, para maioria das firmas é a atividade logística mais importante, simplesmente porque ela absorve, em média, de um a dois terços dos custos logísticos. Neste caso se tratando de uma pequena empresa não há muito que ser discutido, mas a fatores que puderam ser analisados como a forma de distribuição realizada na empresa que ocorre via balcão, e às vezes, quando necessário a entrega domiciliar que é realizada pelo veiculo da própria gestora, não tendo, portanto veiculo próprio para realizar essa tarefa. A gestora ainda ressalta que só não entrega remédios controlados no que diz respeito a entregas domiciliares. Em questão dos custos logísticos para Pozo (2008, p.185) A função da logística é a constante melhoria da rentabilidade e da oferta de nível de serviço ao cliente como fator de desempenho competitivo. A gestora presa sempre oferecer um processo ágil e seguro tanto a empresa como ao cliente que é o seu alvo principal. Segundo Ballou (1995) apud Pozo (2008, p. 189) O custo total logístico é a soma dos custos de transporte, estoque e processamento de pedido e pleno atendimento ao cliente. Portanto a junção dos fatores representados pelos autores como estoque, compras, armazenagem e distribuição, entre outros, se forem bem distribuídos e usados de forma eficiente so tende a gerar lucros e vantagens competitivas as empresas. Foi possível observar outro elemento importante e característico do segmento farmacêutico as Normas Regulamentadoras (NR11) que são caracterizadas como normas que regulamentam e fornecem orientações sobre procedimentos obrigatórios relacionados à segurança de armazenagem, transporte, movimentação e manuseio de materiais, onde a gestora afirma cumprir com tais especificações estipuladas, ressaltando outro aspecto importante que não é permitido o acesso livre dos clientes aos medicamentos, onde os medicamentos controlados são guardados em armários separados. Dentro do segmento farmacêutico foi possível identificar juntamente com a gestora que os medicamentos obtidos pela empresa são feitos por transportadoras regulamentadas pela ANVISA, que seguem algumas resoluções para que esse transporte seja seguro, oferecendo condições especiais como carros refrigerados, entre outros. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS Concluímos que na presente pesquisa pode-se observar que a drogaria abordada pode não ter o conhecimento teórico de todos os elementos possíveis de uma gestão de materiais, mas que na

15 prática e no dia a dia da empresa é aplicada a grande parte das discussões teóricas da área de materiais. A gestão de materiais se aplicada de forma correta ajuda a solucionar grandes problemas que ocorrem nas empresas em relação ao manuseio, controle, fornecimento, armazenagem, compras, distribuição, entre outros. Podemos afirmar que as práticas utilizadas pela empresária não são totalmente baseadas em conhecimento empírico e sim que ferramentas de gestão são aplicadas, mesmo que a empresária não tenha conhecimento profundo da discussão teórica, dessa forma não consegue aproveitar os benefícios e recursos disponíveis na literatura para ampliar as práticas de gestão. Nesse sentido, é possível sugerir que todos os empreendimentos farmacêuticos direcionem colaboradores que possam fazer especialização na área de administração de materiais, para um melhor gerenciamento dos produtos oferecidos, principalmente por tratar de produtos perecíveis, algumas vezes de alto custo e que são regidos por legislação específica no que diz respeito ao acondicionamento e manuseio. Outra sugestão seria a abertura para realização de estágios e estudos monográficos para que haja a interdisciplinaridade entre o profissional farmacêutico e o administrador. É importante ressaltar a importância de um gestor nos diversos segmentos e a produção de tecnologias voltadas para empresas de pequeno porte e de segmentos específicos. REFERÊNCIAS BAILY, Peter. FARMER, David. JESSOP, David. JONES, Davis. Compras Princípios e Administração. São Paulo: Editora Atlas, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: edição compacta. 4. ed. São Paulo: Atlas, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6. ed. 4. Reimpressão. São Paulo: Atlas, JUNCO, Danieli. Mercado farmacêutico investe apenas 10% do faturamento em pesquisa. Disponível em: Acesso em: 21/11/2011. MAGALHÃES, Jorge. Brasil está entre os grandes no mercado farmacêutico. Disponível em: Acesso em: 21/11/2011. MARTINS, Petrônio Garcia. ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, MARTINS, Petrônio Garcia. ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. -2 ed. São Paulo: Saraiva, PINHEIRO, Antonio Cândido Machado. Gerenciamento de estoque farmacêutico. Disponível em: Acesso em: 21/11/2011. POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. - 3.ed. São Paulo: Atlas, 2004.

16 POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. - 5.ed. São Paulo: Atlas, RIBEIRO, Magno Alves, TORRES, Ariel Lopes, ROCHA, Margarida Alves. Manual para elaboração e apresentação de monografias. 1 ed. UNEMAT: SINDUSFARMA. Sindicato da indústria de produtos farmacêuticos no estado de São Paulo. Disponível em: acesso em 04/07/2012. VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. 5. ed. São Paulo: Atlas, VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

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