Atividades logísticas em uma empresa do setor farmacêutico: estudo de caso. 1

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1 48 ISSN: Atividades logísticas em uma empresa do setor farmacêutico: estudo de caso. 1 CASTRO, E. A. B. 1, COSTA, M. A. B. 1,2*, PIRES, I. P. 1, SILVA, A. J. 1, ZILIO, J. M. A. 1 Resumo: Considerando-se o aumento do grau de exigências do mercado consumidor e também no nível de competitividade dos negócios, a qualidade e melhoria de processos de são vitais para o desempenho e a realização dos objetivos empresariais. É notável que as empresas priorizam a cada dia, além de maximizar os lucros, controlar a fiscalização do seu planejamento. Assim, uma boa gestão da logística é essencial para o desenvolvimento de uma vantagem competitiva em relação à concorrência Este trabalho descreve as atividades de logística, focando em processamento de pedidos, armazenagem e entrega de uma farmácia localizada em Nova Andradina - MS, sendo esta pertecente a uma grande rede de distribuição de medicamentos e perfumaria. Palavras-chave: Logística Empresarial, Cadeia de Suprimentos, Administração. Abstract: Considering the increasing degree of the consumer market demands and also at the level of competitiveness of the trades, the quality and improvement of business processes are vital to the performance and achievement of objectives. It is notable that companies prioritize each day, in addition to maximizing profits, serve and control the monitoring of their planning. A good management of logistics is essential as a competitive advantage against the competition and development. This paper describes the logistics activities, focusing on the activity of stocking a pharmacy located in Nova Andradina - MS, is a major drug distribution network. Keywords: Business logistics, Supply chain, Management 1. Introdução A concorrência entre empresas está cada vez mais evidente em um mercado influenciado e pela globalização. Para enfrentar seus concorrentes é importante que as empresas busquem construir seu diferencial competitivo na cadeia de suprimentos, envolvendo todos os estágios ligados direta ou indiretamente ao atendimento do pedido 1 1 Universidade Federal de Mato Grosso do Sul 2 Universidade Federal de São Carlos * Marcela Avelina Bataghin Costa, macosta.ufscar@gmail.com

2 49 de um cliente. Para esse atendimento é necessário compreender que todos os produtos ou materiais produtivos envolvidos passam por essa cadeia que é composta por fornecedores, pela indústria, pelos distribuidores/ transportadores e finalmente chegam ao consumidor final (CHOPRA; MEINDL, 2006). Os produtos precisam ser disponibilizados onde e quando são necessários segundo a visão do cliente, com a maior agilidade e com os menores custos possíveis para as indústrias. A logística de distribuição e de armazenagem são atividades dentro da cadeia de suprimentos que sempre podem ser melhoradas para contribuir com o desempenho da empresa e com o alto nível de atendimento prestado ao cliente final através de uma gestão eficiente (AZEITUNO et al. 2011). Considerando a fundamental importância da gestão adequada das atividades logísticas nas empresas foi selecionada para a pesquisa em questão a realização de um estudo de caso em uma empresa do setor farmacêutico localizado no estado de Mato Grosso do Sul, na cidade de Nova Andradina, adotando o nome fictício de Empresa X. O estudo de caso analisará a logística da Empresa X, identificando os processos de entrada e saída, desde o processamento do pedido até a entrega final ao consumidor. Atualmente, o setor farmacêutico apresenta um grande crescimento, assumindo uma importância cada vez maior dentro do mercado de medicamentos e, sobretudo, contribuindo com a saúde pública brasileira. O setor representa 8% de todo o mercado de medicamentos no País e vem crescendo a uma média de 3% ao ano. 2. Metodologia de pesquisa O método de pesquisa adotado é a pesquisa bibliográfica, seguida de estudo de caso. Trata-se de pesquisa é exploratória com a intenção de proporcionar maior familiaridade com o tema exposto (LAKATOS e MARCONI, 2001). A abordagem da pesquisa é predominantemente qualitativa, pois não se utilizou parâmetros estatísticos para analisar ou qualificar os resultados e ponderar os contextos por observações sistemáticas e entrevistas. Segundo Miguel et al. (2012) os métodos mais apropriados para conduzir uma pesquisa qualitativa em administração é o estudo de caso ou a pesquisa-ação. Como os autores deste artigo não tiveram envolvimento direto com o objeto a ser analisado

3 50 optou-se pelo estudo de caso. A coleta de dados ocorreu por meio de visita pessoal e aplicação de questionário semi estruturado, ao responsável pela logística, ou seja, ao proprietário, e aos funcionários da Empresa X, localizada na cidade de Nova Andradina MS. 3 Referencial teórico 3.1 Logística Existem várias definições para logística sendo a mais difundida a defendida por BALLOU (2006). Para o autor a logística é o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadorias, serviços e das informações relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo com o propósito de atender às exigências dos clientes. Ainda conforme Ballou (2006), a missão da logística atual é, colocar os produtos ou serviços certos, no lugar certo, no momento certo e nas condições desejadas, oferecendo a melhor contribuição possível para a empresa. O CLM - Council of Logistics Management (Ballou 2006), define logística como sendo o processo de planejamento, implementação e controle da eficiência, do custo efetivo do fluxo e estocagem dos materiais, do inventário de materiais em processo de fabricação, das mercadorias acabadas e correspondentes informações, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com a finalidade de ajustar às necessidades do cliente. A logística é a área da Administração que cuida do transporte e armazenamento das mercadorias. É um conjunto que engloba diversos setores como planejamento, controle do fluxo de materiais, operações, mercadorias, serviços etc., integrando e racionalizando as funções sistêmicas, da produção até a entrega ao consumidor final, garantindo competitividade na cadeia distributiva, e sobretudo a satisfação dos clientes. A logística estuda como melhorar o nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores BALLOU (2006) Segundo BALLOU (1993): Algumas das atividades da logística são consideradas primárias porque ou elas contribuem com a maior parcela do custo total ou elas são essenciais para a coordenação e o cumprimento da tarefa Logística. Assim, sendo as três atividades que são de suma importância para atingir o nível de serviço ao consumidor são: Transporte (maior parcela de custos logísticos); Manutenção de estoques: (distribuição em um ponto estratégico para que o produto esteja o mais

4 51 próximo possível do consumidor final e em contrapartida manter o nível de estoque o mais baixo possível, eliminando custos adicionais para a empresa); Processamento de pedidos: (custos irrisórios em relação aos anteriores, mas de suma importância, por ser ela que dá início ao ciclo dos pedidos que é o principio das áreas da logística). Para CAIXETA FILHO e MARTINS (2001): A logística, na qual o transporte é normalmente seu principal componente, é vista como a última fronteira para a redução de custos na empresa. A logística empresarial vem sendo encarada pelas empresas como estratégia organizacional na busca de vantagem competitiva, assegurando às organizações alcançarem maior fatia do mercado, contribuindo assim para lucratividade. 3.2 Cadeia de Suprimentos Para entender a evolução da logística ao longo da história, é necessário compreender o gerenciamento da cadeia de suprimentos, seu conceito teórico abordado por alguns autores, surgimento e evolução histórica, bem como os elementos que a compõem. Os processos logísticos são de grande importância para o bom desempenho do Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. As principais atividades da logística são: embalagens, manuseio, movimentações, armazenamento, estocagem e transportes dos materiais ou produtos ao longo da cadeia de suprimentos. BALLOU (2006) define cadeia de suprimento como a coordenação estratégica e sistemática das tradicionais funções de negócios e das táticas ao longo dessas funções de negócio no âmbito de uma determinada empresa e ao longo dos negócios no âmbito da cadeia de suprimentos, com o objetivo de aperfeiçoar o desempenho em longo prazo das empresas isoladamente e da cadeia e suprimentos como um todo. Já o autor SIMCHI-LEVI (2003) descreve a gestão de cadeia de suprimentos como um conjunto de abordagens utilizadas para integrar eficientemente fornecedores, fabricantes, depósitos e armazéns, de forma que a mercadoria seja produzida e distribuída na quantidade certa, para a localização certa, e no tempo certo, de forma a minimizar os custos globais do sistema ao mesmo tempo em que atinge o nível de serviço desejado. Analisando os conceitos de logística e a gestão da cadeia de suprimentos, percebe-se que a tendência das empresas é a manutenção de alianças entre fornecedores e clientes, pois colaboram efetivamente para agregar valores em todos os processos da cadeia. Através do relacionamento perfeito na cadeia de suprimentos, faz com que as

5 52 organizações obtenham e alcançam uma vantagem competitiva sustentável, conforme mostrado na Fig. 1. Figura 1 - Modelo do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Fonte: Adaptado de Ballou (2006) Na Figura 1 é mostrado o sistema de gestão da cadeia de suprimentos, que ao englobar todas as atividades administrativas e produtivas de uma empresa, abrange todos os estágios, diretos ou indiretos, do processo para atender um cliente. A cadeia de suprimentos não se restringe apenas a fabricantes e fornecedores, mas também alcança as transportadoras, os depósitos, os varejistas e os próprios clientes. A troca de informações é considerada a parte mais importante na cadeia produtiva. A gestão da tecnologia e a informação dentro da cadeia de suprimentos é um ciclo contínuo, sendo que parte do ponto de consumo ao ponto de origem da cadeia, conforme é apresentado na Fig Estudo de caso Figura 2 - A cadeia de suprimentos imediata de uma empresa. Fonte: Adaptado de Ballou (2006)

6 Apresentação da empresa A Empresa estudada é um estabelecimento comercial fundado em 2001, tendo sido adquirida pelos atuais proprietários em Desde o inicio de suas atividades a empresa faz parte de uma rede nacional de farmácias, considerada a maior do país, regida pelo sistema de franquia e desde 1994 cuida da saúde e bem-estar dos consumidores brasileiros. Uma missão que tem como premissas o respeito pelo consumidor, a preservação e modernização do mercado e em relacionamento sério, ético e compromissado com todos os públicos. A franquia a qual a farmácia em estudo faz parte possui mais de 398 lojas, localizadas em 150 municípios, nos estados de São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul, Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, atendendo a milhares de clientes por mês. A franquia tem como meta ser a melhor rede de drogaria do país. Para isso busca criar e manter parcerias duradouras com seus fornecedores, visando rapidez e disponibilidade de seus produtos e serviços. Estas características fornecem vantagens competitivas a empresa e maior possibilidade de lucro aos seus acionistas. Localiza-se na zona central de Nova Andradina MS, cidade de habitantes localizada na região do Vale do Ivinhema. A administração da empresa é familiar sendo seu proprietário responsável pelas tomadas de decisões. Atualmente a empresa em estudo possui 30 funcionários alocados nos departamentos: financeiro, gerência, manipulação, departamento de compras, marketing, atendimento, operadores de caixa, crediário e office-boy. A empresa fornece a seus clientes medicamentos, produtos homeopáticos e perfumaria composta por linha infantil, higiene pessoal e produtos de beleza. Para atender a clientela diversificada, trabalha com programas de descontos, conveniados a laboratórios, com o programa do governo denominado Farmácia Popular. 4.2 Logística da empresa De modo geral, as farmácias e drogarias trabalham com uma média de oito mil itens em seu estoque, dentre medicamentos, produtos de higiene pessoal e perfumaria. Na Empresa X os materiais são agrupados por linhas: Genéricos: medicamento que contém o mesmo princípio ativo de referência (ético), geralmente na mesma dose, apresentação farmacêutica, via

7 54 administrativa pela mesma via e indicação terapêutica. Sendo, bioequivalência, comprovada e controlada pelo Ministério da Saúde. Similares: medicamentos que possuem o mesmo fármaco, mesma concentração, forma farmacêutica, via de administração, posologia e indicação terapêutica do medicamento do referência, mas não tem a sua bioequivalência comprovada. Éticos: medicamentos de referência, com marca e patente, desenvolvido por uma indústria farmacêutica. Psicotrópicos: medicamentos que exigem controle especial perante os órgãos competentes fiscais. Perfumaria: produtos de higiene pessoal e beleza. A entrada e o processamento do reabastecimento são fatores essenciais no tempo da disposição das mercadorias ao cliente. As atividades se resumem em atividades de processamento e transmissão do pedido ao fornecedor, consulta à documentação que contém informações do estoque, vendas e faturas, documentos contendo a ordem de reposição para atualização de estoque, registro escrito da solicitação do pedido, verificação do credito do cliente (no caso de solicitação de remédios de alto custo, controlados e solicitados sequencialmente pelo cliente). A entrada dos produtos se dá através do módulo, formado pelas atividades que estão na interface entre cliente e o fornecedor, envolvendo a forma pelo qual a informação de venda é fornecida, o que é transmitido e como é realizada a comunicação, com o objetivo de obter o menor tempo, maior precisão de dados ao mínimo custo da operação. O departamento de compras processa os pedidos de segunda a sexta, através de telefone, internet, fax, ou por agentes que representam as distribuidoras de medicamentos. A empresa trabalha com 37 fornecedores que representam os maiores laboratórios do ramo farmacêutico (Pfizer, Novartis, Sanofi-Aventis, Roche, Medley, AstraZeneca, SEM Sigma Pharma, Eurofarma, Aché, Merck e Biolab Sanus Farmacêutica). Com relação aos medicamentos, o responsável pelos pedidos gera um relatório de vendas pela classe de medicamentos (ético, similar e genérico) que foram vendidos no dia anterior, em seguida é realizada uma conferência com o que está no estoque. O pedido corresponde apenas a quantia necessária para manutenção do estoque. Se zerado,

8 55 dependendo da venda anterior, do preço de custo e demanda do medicamento será pedido para que seja suprida a falta. Os pedidos são processados via sistema computadorizado denominado Ouro Compras. Para a classe de produtos Similares o vendedor faz os pedidos uma vez por semana, de acordo com a distribuidora na qual pertence, analisando preços, prazo de entregas, saídas do produto etc. Os medicamentos genéricos seguem o mesmo princípio dos éticos e similares. Por fazer parte de uma rede de franquia, existem cláusulas contratuais que determinam que a empresa em estudo adquira certa quantidade de produtos (medicamentos, diversos, perfumaria, nutrição, etc.) levando em consideração a cota estabelecida pela franqueadora. Para a classe de perfumaria, o gerente administrativo faz as compras direto com representantes das distribuidoras, observando o que foi vendido, e o que ainda está presente no estoque, analisando a demanda do consumidor, preço e prazo de entregas. Na compra de matéria prima para manipulação é feito uma cotação de preços com as distribuidoras, via , telefone ou fax. A Farmacêutica responsável analisa os preços, e faz os pedidos. Os produtos são entregues pelos fornecedores responsáveis com um prazo de 2 dias (éticos e genéricos) a 20 dias (produtos similares). Para o setor de perfumaria e diversos, o prazo de entrega é um pouco maior, variando de 15 a 30 dias. Ao serem entregues na empresa X os medicamentos são conferidos com a nota fiscal, lançados no sistema e então estocados em prateleiras na área de venda (restrita) ou no depósito para serem repostos quando necessário. Os boletos para pagamentos são enviados por ou junto com as mercadorias que foram entregues. 5. Resultados verificados Quanto à estocagem de produtos é feito diariamente um controle de temperatura do local para garantir que os produtos ali vendidos estejam em condições adequadas para a venda. Para a armazenagem de produtos o recomendável a ser feito é que os primeiros produtos que entram sejam os primeiros a serem alocadas em seus respectivos lugares e consequentemente os primeiros a serem vendidos, fazendo uma referência a outro

9 56 conceito relacionado à programação de produção (FIFO), primeira a entrar, primeiro a sair. As vendas normais acorrem no balcão da empresa, sendo os atendentes responsáveis pela localização do medicamento no estoque, conferência com receituário e finalização da venda através da entrega para o cliente. As vendas para entrega em domicílio são feitas pelos próprios via telefone. O procedimento de venda também é realizado pelos atendentes, sendo necessário o preenchimento correto do endereço, telefone, forma de pagamento, nome completo do cliente para um cadastro de entrega (este pode ser usado no pós-venda). Em sequência a entrega sai do balcão e vai para o caixa (dentro de uma cesta de plástico), no caixa a operadora abre a pré-venda, confere os produtos e forma de pagamento, e envia através de (office-boy ou terceirizado). O tempo proposto para que cada entrega fique no caixa antes de ser enviada ao cliente é de no máximo 20 minutos. Quando o entregador sai com a mercadoria, assina uma prancheta na qual registra os dados da entrega. Após isso, a operadora abre o Gerenciador de Entregas (GE) e lança o nome do entregador que esta saindo com a entrega. Quando o entregador volta, a operadora abre novamente o GE e da baixa na entrega. Foi verificado durante o 2º trimestre junto a Empresa X, que os medicamentos mais vendidos são os de referência principalmente se comparado ao genérico, demonstrando que ainda há pouca procura pelo mesmo, Gráfico 1. Gráfico 1 - Média de Vendas de Medicamentos. Fonte: Empresa "X" Foi constado que dos outros setores da Empresa X, no quesito vendas, os produtos com mais saída estão concentrado no departamento de perfumaria, compreendendo ainda produtos do tipo fraldas. No item diversos está incluído venda

10 57 de aparelhos, doces e os itens denominados liberados (fita crepe, esparadrapo, fita cirúrgica, curativos, etc.) Gráfico 2- Média de Vendas Diversas. Fonte: Empresa "X" Nota-se que a quantidade de entregas realizada no período (Gráfico 3), apresentou uma queda substancial (quando feita por office-boy da Empresa X ) e um aumento crescente quando feita pelo terceirizado. No entanto no primeiro mês do trimestre pesquisado havia mais de um office-boy para entregas, e nos meses seguintes se resumiu somente a um funcionário, aumentando a demanda da entrega terceirizada. Gráfico 3 - Entregas realizadas. Fonte: Empresa "X" Dessa forma, com base no que foi analisado pode-se dizer que atualmente a logística da Empresa X está demonstrada na Fig. 3, onde segue a sequência desde o pedido até a entrega ao consumidor final.

11 58 Figura 3 - Logística da Empresarial. Fonte: Empresa X 6. Considerações Finais Foi constatado a existência de algumas dificuldades enfrentadas pela empresa, referentes principalmente ao espaço disponível para o estoque de mercadorias. A Empresa X possui capacidade para aumentar seu estoque de medicamento, mas será necessária uma análise mais criteriosa. Como o fluxo de clientes e pedidos é maior em certos horários, ocorre, às vezes demora de atendimento ou atraso na entrega. Isso faz com que se acumulem caixas de produtos no caixa, ou tempo de espera maior (produtos que serão entregues). Este fato não é adequado nem para imagem da empresa e nem favorece a lucratividade. Demora na entrega causa problemas de confiabilidade e perda de cliente. Fatores com disponibilidade, suporte técnico, pós-venda, e prazos de entregas passam a ser, muitas vezes mais importante do que o próprio produto refletindo diretamente na produtividade e lucratividade da empresa. Desse modo confirma-se que as atividades de logística empresarial impacta significativamente na manutenção da empresa no mercado e por isso mais estudos devem ser realizados para que a Empresa X consiga apresentar para os seus clientes um diferencial com relação a concorrência. Considerando que a Cidade de Nova Andradina, local na qual a empresa está estabelecida, possui inúmeros concorrentes, somente a qualidade do produto não é por si só garantia de sobrevivência, visto que diversos outros estabelecimentos oferecem os mesmos produtos. A eficiência das atividades logísticas, desde o processamento de pedido, até a entrega ao consumidor final pode representar o grande diferencial competitivo da empresa estudada.

12 59 Referências Bibliográficas AZEITUNO, Andresa Aparecida et al. Armazenagem e distribuição na cadeia de suprimentos do setor farmacêutico. Revista Jovens Pesquisadores, v.8, n.2, jul/dez, BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. 5. ed. - Porto Alegre: Bookman, CAIXETA FILHO, J. V.; MARTINS, R. S. Gestão Logística do Transporte de Cargas. São Paulo: Atlas, 2001 CHOPRA, e; MEINDL. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: estratégia, planejamento e operação tradução Claúdia Freire; revisão técnica Paulo Roberto Leite São Paulo: Pretince Hall, CLM Council of Logistics Management. Reuse and Recycling Reverse Logistics Opportunities. Illinois, Council of Logistics Management, LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. de A. Metodologia do trabalho científico: procedimentos básicos, pesquisa bibliográfica, projeto e relatório, publicações e trabalhos científicos. 6 ed. São Paulo: Atlas, MAXIMIANO, A C. A. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 6. Ed. São Paulo: Atlas, MIGUEL, P. A. C. (orgs). Metodologia da pesquisa em engenharia de produção e gestão de operações. 2ª ed. Rio de Janeiro. Elsevier: ABEPRO, 2012, 260f. SIMCHI-LEVI, David. KAMINSKY, Philip. SIMCHI-LEVI, Edith. Cadeia de suprimentos: Projeto e gestão. Porto Alegre: Bookman, SLACK, Nigel et al. Administração da Produção. São Paulo: Atlas, 1996.