requisitos sistema integrado Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio

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1 requisitos sistema integrado Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio

2 . Essência APRESENTAÇÃO COMO LER ESSE MANUAL 1. Legislação 2. Programa de Gestão da Qualidade 3. Instalações físicas 4. insumos 5. Manufatura 6. Produto acabado 7. Estocagem, transporte e distribuição 8. Limpeza e organização 9. Pessoal e treinamento 10. Responsabilidade ambiental 11. Saúde e segurança no trabalho 12. Responsabilidade social 13. Pesquisa e desenvolvimento 14. Definições e Referências

3 . razão de ser Nossa Razão de Ser é criar e comercializar produtos e serviços que promovam o bem-estar/estar bem. bem-estar é a relação harmoniosa, agradável, do indivíduo consigo mesmo, com seu corpo. estar bem é a relação empática, bemsucedida, prazerosa, do indivíduo com o outro, com a natureza da qual faz parte, com o todo. visão A Natura, por seu comportamento empresarial, pela qualidade das relações que estabelece e por seus produtos e serviços, será uma marca de expressão mundial, identificada com a comunidade das pessoas que se comprometem com a construção de um mundo melhor através da melhor relação consigo mesmas, com o outro, com a natureza da qual fazem parte, com o todo. crenças A vida é um encadeamento de relações. Nada no universo existe por si só, tudo é interdependente. Acreditamos que a percepção da importância das relações é o fundamento da grande revolução humana na valorização da paz, da solidariedade e da vida em todas as suas manifestações. A busca permanente do aperfeiçoamento é o que promove o desenvolvimento dos indivíduos, das organizações e da sociedade. O compromisso com a verdade é o caminho para a qualidade das relações. Quanto maior a diversidade das partes, maior a riqueza e a vitalidade do todo. A busca da beleza, legítimo anseio de todo ser humano, deve estar liberta de preconceitos e manipulações. A empresa, organismo vivo, é um dinâmico conjunto de relações. Seu valor e sua longevidade estão ligados à sua capacidade de contribuir para a evolução da sociedade e seu desenvolvimento sustentável.

4 No mundo inteiro, as empresas estão despertando para seu papel na construção de um novo modelo de negócios. Começam a aliar de forma equilibrada a prosperidade econômica, as necessidades humanas e a conservação do meio ambiente, modificando profundamente o antigo modelo, que demonstra claros sinais de esgotamento. Mais do que serem capazes de responder prontamente às demandas de seus consumidores, as empresas precisam agora gerenciar e reduzir seus impactos socioambientais, mantendo um diálogo aberto, transparente e ético com a sociedade, que cada vez mais exige uma postura diferenciada das empresas. Nós da Natura acreditamos que o compromisso com a transformação social e com o desenvolvimento sustentável só é possível com o engajamento de toda nossa cadeia produtiva. Por isso, procuramos construir relações comerciais baseadas no compartilhamento de experiências, na melhoria contínua e na crença de que é possível viver de forma mais harmônica com o planeta. E tudo isso está expresso neste Manual. Com ele, buscamos esclarecer a nossos parceiros os requisitos necessários para a concretização de uma parceria de sucesso com a Natura. É com essa visão que reafirmamos nosso compromisso de incorporar políticas e práticas inovadoras, éticas e transparentes à nossa gestão, em um processo de aprendizado permanente em conjunto com nossos diversos públicos. Esperamos que isso também seja incorporado por nossos atuais e futuros parceiros e que todos os nossos negócios sejam conduzidos de maneira íntegra e colaborativa. Boa leitura! Equipe de Desenvolvimento e Relacionamento com Fornecedores Natura

5 . Os requisitos de sistema de gestão aqui apresentados são orientativos para as empresas que tem interesse em estabelecer parcerias ou já tem esta parceria estabelecida com a Natura. esse manual Essas diretrizes serão utilizadas nas avaliações de novos fornecedores, bem como no monitoramento dos fornecedores atuais da Natura. Cada um dos requisitos apresenta uma classificação, e para compreender cada uma das solicitações desse manual, a tabela abaixo apresenta a orientação. Deve (I) Precisa (N) Recomenda-se (R) Imprescindível para todas as operações. Terá peso 5 durante a avaliação do fornecedor. Necessário para todas as operações. Terá peso 2 durante a avaliação do fornecedor. Desejável como boa prática, porém não imprescindível. Terá peso 1 durante a avaliação do fornecedor.

6 1. LegislaÇÃO Fornecedores Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio. Atender aos requisitos legais é fundamental para que uma empresa estabeleça uma conduta ética perante os órgãos competentes, seus parceiros e seus colaboradores. Na Natura, defendemos essa premissa e orientamos nossos parceiros para que estejam em conformidade com as exigências legais de cada setor. O parceiro deve possuir todos os documentos legais requeridos para a operação da organização. Deve também estabelecer um controle adequado para as respectivas renovações e para se manter atualizado, cumprindo as normas dentro dos prazos estimados. Exemplos de Requisitos Legais: Licenças sanitárias e ambientais; Normas do Ministério do Trabalho; Normas e requisitos legais ambientais.

7 2. PROGRAMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Fornecedores Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio Pontos-chave Um programa de gestão da qualidade auxilia a empresa a administrar e melhorar continuamente processos, além de incentivar a inovação, a eficiência e a flexibilidade para satisfazer as necessidades de seus clientes. Essa Gestão também ajuda a reduzir custos e melhorar a produtividade Controle de documentos e registros. Controle de produto não conforme. Rastreabilidade de lotes. Métodos de análise e solução de problemas (MAsp). Plano de auditorias internas com frequência definida, como um dos passos para a melhoria contínua (ação corretiva e preventiva). Controle de dispositivos de medição. Plano de manutenção preventiva. Qualificação do Laboratório de Análise. Plano de treinamento estruturado. Controle de fornecedores e subcontratados. Estudo de capacidade produtiva. Planos de contingência. Controle de alterações e mudanças. Objetivos com metas definidas para análise e monitoramento do sistema de gestão pautado com reuniões de análise crítica documentada.

8 2.1 CONtroles de Documentos e Registros 2.2 Análise da CapACIDADe Produtiva 2.3 CONtrole de Alterações e MuDANças Todo parceiro deve ter uma Política de Qualidade atualizada, documentada e divulgada na organização. A Política de Qualidade é o ponto de partida para o Sistema de Gestão e precisa definir a visão de qualidade da organização, incluindo a intenção de satisfazer seus clientes, o compromisso de treinar seus colaboradores e a busca pela melhoria contínua. É imprescindível possuir um Manual de Qualidade que defina papéis e responsabilidades, que faça referência aos procedimentos e instruções de trabalho e que descreva elementos de boas práticas de fabricação. Ele deve ser revisto regularmente pela equipe de gerenciamento, com o objetivo de continuar as melhorias implementadas. O controle de documentos tem a função de assegurar a análise crítica em tempo hábil, a distribuição e a implementação de todas as normas e especificações dos clientes e as alterações efetuadas e baseadas no planejamento requerido pela Natura. Já os Registros da Qualidade são documentos que fornecem evidências objetivas sobre a extensão do atendimento dos requisitos para a qualidade. Eles devem estabelecer dados, eventos específicos e resultados alcançados em relação a pessoas, produtos ou processos vinculados aos sistemas da qualidade. Devem, também, permitir também a verificação da conformidade e eficácia do sistema. Todos os procedimentos relevantes e instruções de trabalho devem ser mantidos e disponibilizados para os colaboradores que influenciam na qualidade dos produtos. Estes funcionários devem receber treinamentos apropriados e alinhados às descrições de cargo. É necessário estabelecer um plano de treinamento para todas as atividades. A Capacidade Produtiva é o valor máximo que define as saídas do processo produtivo por unidade de tempo. O fornecedor deve realizar e manter registrado o estudo da capacidade produtiva das linhas e seus gargalos de produção. O fornecedor deve validar as alterações antes da sua implementação. Quaisquer mudanças de especificação no produto, processo, auxiliares de processos, matéria-prima ou materiais de embalagem devem ser acordadas e autorizadas previamente por seus clientes (Natura). Todas as alterações devem ser documentadas e geridas de forma a manter o histórico e controle das informações (gerenciamento de mudanças). O Controle de alterações é um processo desenvolvido para gerenciar e reagir a alterações que impactem a qualidade do produto. Ele deve avaliar os efeitos de qualquer mudança e definir as atividades de verificação e validação necessárias para assegurar o atendimento às exigências do cliente.

9 2.4 PlANO de AuDItorIAs InterNAs 2.6 Análise e Solução de Problemas O plano de auditorias internas tem como objetivo verificar se o Sistema de Qualidade está funcionando conforme documentado e também apontar e controlar ações corretivas. O plano serve ainda como instrumento para o gerenciamento do processo de melhoria contínua. Todo o parceiro deve ter um plano de auditoria estabelecido que avalie se o sistema de gestão está em conformidade com os requisitos definidos pela organização. A frequência mínima para as auditorias deve ser anual e elas precisam gerar um plano de ação para os pontos levantados. É necessário que as auditorias sejam conduzidas por pessoas capacitadas e as organizações precisam assegurar que elas sejam imparciais na execução do processo. É recomendável que os resultados de auditorias façam parte de uma das entradas para a análise crítica. 2.5 PlANOs de CONtINgêNCIA O Plano de contingência é o plano B para reduzir o impacto na qualidade do produto em caso de incidentes (falta de água, queda de energia, quebra de equipamentos, falta de mão-de-obra, dentre outros). Todo fornecedor deve ter um plano para satisfazer os requisitos de qualidade e de produção em casos emergenciais. Existem várias metodologias de análise e solução de problemas. Uma delas, recomendada pela Natura, é o MAsp, que adota um método prescritivo, racional, estruturado e sistemático para o desenvolvimento de um processo de melhoria num ambiente organizacional, visando obter resultados otimizados. É imprescindível definir um processo para análise e soluções para tratamento de não conformidades e oportunidades de melhoria, incluindo, mas não se limitando, a implementação de ações corretivas e preventivas. dica: Todo fornecedor deve realizar o treinamento em métodos de análise e solução de problemas e aplicar o método diariamente, armazenando as evidências. Um método para a análise e solução de problemas pode ser constituído por 8 etapas: Etapa 1: Identificação do problema/ oportunidade de melhoria Etapa 2: Observação Etapa 3: Análise e investigação de causas Etapa 4: Desenvolvimento de Plano de Ação Etapa 5: Implementação das Ações Etapa 6: Verificação e avaliação dos resultados Etapa 7: Padronização Etapa 8: Conclusão

10 2.7 Seleção e GereNCIAmento de ForneceDOres (quando aplicável) Fornecedores devem ser aprovados por processo interno e/ou homologados pela Natura, para garantir o atendimento aos requisitos básicos da cadeia de fornecimento. Elementos-chave Ter um processo de seleção e aprovação de todos os fornecedores. Assegurar que testes e avaliações de risco de matérias-primas e materiais de embalagem são realizados com frequência. Especificações das concordatas e contratos de compra. Acompanhamento contínuo de desempenho dos fornecedores (ex. avaliação de indicadores). A aquisição de matérias-primas provenientes da biodiversidade brasileira deve ocorrer conforme o acordo comercial assinado com a Natura, respeitando estritamente a necessidade de licenças ambientais, contratos e áreas acessadas, quando aplicável. O parceiro deve ter um plano de gerenciamento de reclamações dos clientes e um processo estruturado para ações de emergências.

11 3. Instalações físicas Fornecedores Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio Ter premissas, equipamentos e facilidades localizadas, projetadas e construídas para facilitar a circulação de pessoas e produtos é fundamental para o bom funcionamento e entrega dos produtos. Boas instalações também colaboram para minimizar e prevenir a possibilidade de contaminação, o aparecimento de pragas e o fluxo cruzado, permitindo um maior controle sobre cada um dos setores da organização. Uma boa construção facilita, ainda, o controle climático, a limpeza e a desinfecção dos diversos ambientes, propiciando um local de trabalho limpo e saudável para os colaboradores e produtos desenvolvidos. dica: Os requisitos gerais descritos neste documento definem os padrões necessários que nossos parceiros devem manter e melhorar continuamente em suas instalações. Dependendo do produto a ser desenvolvido, requisitos adicionais podem ser aplicáveis e estes serão comunicados diretamente pelo seu contato Natura.

12 3.1 INFra-estrutura Instalações Gerais A infraestrutura geral da unidade produtiva começa em seu acesso, que precisa permitir a continuidade das operações na instalação, não sendo comprometido por fortes intempéries. Além disso, deve impedir que poeira e impurezas sejam carregadas para as instalações, garantir a segurança das instalações e processos através de controles e monitoramentos aplicáveis (cercas, câmeras, seguranças, etc.) e permitir que carga e descarga não comprometam o entorno da unidade produtiva, ocorrendo dentro da mesma. nota: O acesso à planta produtiva precisa ser controlado e monitorado de modo a garantir a segurança das instalações e dos processos ali executados As instalações precisam ter apólice de seguro que assegure as instalações com cobertura a riscos diversos, na mais ampla modalidade, incluindo, mas não se limitando a incêndio, raio, explosão, roubo, extravio, perdas e danos, ou outros riscos que possam vir a afetar os produtos, materiais de produção, equipamentos de propriedade de seu cliente, inclusive durante o transporte, armazenamento e manuseio. Além disso, é necessário o seguro de Responsabilidade Civil Geral; Seguro Garantia e danos causados decorrentes de fatos das atividades executadas, inclusive a terceiros. nota: Prédios e instalações precisam ser construídos com materiais não tóxicos e precisam ser fáceis de manter e limpar. Deve-se disponibilizar espaço adequado para o trabalho (como, por exemplo, saídas de emergência sinalizadas e com distâncias que respeitem a legislação, etc.). As instalações precisam possibilitar a ordenação e a colocação dos equipamentos e materiais, prevenindo erros e a contaminação cruzada (cores, materiais, etc.). As operações precisam ser realizadas dentro de áreas especificadamente definidas e de tamanho adequado. Todos os materiais e processos precisam ter identificação clara e padronizada de forma a garantir a rastreabilidade do processo e prevenir trocas e misturas. Vestiários e banheiros devem estar localizados de maneira adequada e ainda dispor de espaço suficiente para comportar os colaboradores. Devem ser disponibilizados armários individuais para os colaboradores, dotados de chave, para guarda de pertences durante o trabalho. As instalações precisam ser bem iluminadas e ventiladas.

13 3.1.2 Armazéns (estocagem de insumos e produtos acabados) As áreas de armazenamento devem ter capacidade suficiente para possibilitar o estoque ordenado de materiais e produtos. É necessário um sistema de endereçamento para facilitar a localização e também evitar trocas no momento da sua disponibilização. Todo material precisa ser estocado em pallets, fora do chão, e afastado das paredes. O empilhamento e armazenagem devem ser realizados de acordo com a especificação e característica de cada material ou produto para preservação de sua identidade e integridade física. Toda área de estocagem deve ser limpa e seus corredores desimpedidos de materiais. 3.2 UtilIDADes Iluminação e acústica A iluminação e a acústica são fatores que influenciam diretamente no conforto, na produtividade e até mesmo na saúde dos colaboradores no ambiente de trabalho. Luz natural ou artificial adequada para a condução das atividades precisa ser providenciada pelo parceiro. Os projetos de iluminação dos ambientes de trabalho necessitam ser realizados levando em consideração o tipo de tarefa que será realizada no local, além de atender aos regulamentos legais aplicáveis. A iluminação em todas as áreas de produção e estocagem necessita ser equipada com proteção para reter fragmentos de vidro e contaminantes no caso da quebra de lâmpada. 3.3 Equipamentos Equipamentos devem ser projetados para prevenir a contaminação de produtos por lubrificantes, graxas, etc. Os equipamentos fora de uso ou em manutenção devem, quando possível, ser removidos da área de produção ou possuir identificação definindo o seu status.

14 4. insumos A seleção criteriosa dos insumos é fundamental para manter a qualidade dos serviços contratados. Para isso, ter um controle adequado sobre todo o processo é essencial, assegurando a segurança, a qualidade e a conformidade de tudo que é utilizado na produção.

15 4.1 Especificações e aprovação 4.2 Recebimento e armazenagem de insumos Todos os insumos devem ter especificações escritas que detalhem parâmetros críticos. Estes devem ser concordados com o fornecedor e, quando apropriado, com a Natura. Todos os as insumos devem ser analisados e aprovados de acordo com as especificações e métodos de controle previamente acordados com seus clientes (Natura). É imprescindível ter instruções específicas para a amostragem de insumos. Veículos e recipientes precisam ser inspecionados em relação à higiene e contaminação antes da descarga. dica: É necessário que diretrizes para ocorrências de não conformidades sejam estabelecidas. Todos os materiais recebidos precisam ser verificados, de forma a assegurar que a entrega esteja em conformidade com o pedido. Cada entrega de material precisa ser registrada e verificada quanto à integridade e identidade do material assim como o controle de qualidade dos lotes. Todo material deve ser claramente identificado: código/lote/validade. Todo material precisa ser estocado e preservado de acordo com os requerimentos inclusos na especificação e/ou definidos pelo fabricante. As devoluções de materiais ao estoque (sobras de processo) precisam obedecer aos requisitos de preservação e identificação. É necessária que as devoluções tenham identificação padronizada, garantindo a rastreabilidade das informações. Todos os estoques devem seguir o princípio do FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair). Material não conforme precisa ser identificado e separado de material aprovado (fisicamente e/ou via o sistema de gerenciamento de material). Além da segregação, recomendase ter um gerenciamento adequado destes itens com definição clara das responsabilidades, garantindo a agilidade na disposição / destinação dos materiais.

16 5. ManUfaTURA Para assegurar que os processos sejam bem executados e garantam um produto seguro, de alta qualidade e de acordo com a legislação e com os padrões de qualidade da Natura, as especificações acordadas devem ser seguidas e monitoradas sistematicamente pelas organizações. Além disso, orientamos nossos parceiros a ter medidas e procedimentos para o tratamento de não conformidades, a instalar ações corretivas e a contratar operadores treinados e certificados em cgmp, responsáveis por garantir a melhoria contínua de todo esse processo. 5.1 PrOCesso e ANálise de riscos É recomendável que a manufatura seja projetada para prover segurança. Recomendamos, também, a avaliação de riscos em todas as etapas. 5.2 Instruções de trabalho Todas as pessoas envolvidas na qualidade do produto devem ser treinadas nas atividades que executam. As instruções de trabalho e os manuais de equipamentos devem ser disponibilizados no idioma de domínio dos colaboradores. O parceiro deve estabelecer instruções de trabalho para todas as atividades críticas de processo. As instruções de trabalho e os manuais de equipamentos devem ser disponibilizados no idioma de domínio dos colaboradores 5.3 CODIFICAção e rastreabilidade Um sistema de rastreabilidade deve existir, permitindo que materiais possam ser rastreados pelo processo até o produto acabado. O nível de rastreabilidade, o tamanho máximo de lotes e o formato de codificação serão passados pelo contato da Natura.

17 5.4 Liberação de Linha e Controle em Processo 5.5 PrODutos e materiais não conformes 5.6 Retrabalho / ReprOCesso Antes que qualquer operação de produção seja iniciada, deve-se realizar uma inspeção nas áreas de trabalho e equipamentos para garantir que todo ambiente esteja limpo e livre de qualquer materiais/produtos. O mesmo deve ser feito com documentos que não sejam necessários ao novo processo. Dessa forma, previnem-se trocas e/ou misturas e se garante que o início do processo esteja de acordo com os requisitos definidos. O controle em processo deve obedecer às diretrizes da especificação do produto e qualquer outro critério adicional definido formalmente pela Natura. Quando aplicável, todos os equipamentos providos de sensores atrelados à condição de monitoramento da qualidade do produto devem ser verificados e avaliados com frequência definida. Essas verificações devem ser registradas. É necessário ter um procedimento para tratamento e investigação de não conformidades. Todas as ocorrências de desvio devem ser analisadas com envolvimento do responsável pela Qualidade e, quando necessário, também pelo contato da Qualidade Natura (GQFS). Ações corretivas para manter o processo dentro de seus limites estabelecidos devem ser registradas. Produtos bloqueados ou não conformes somente devem ser liberados por pessoas autorizadas e com uma confirmação formal da Natura. Todas as não conformidades devem ter ações imediatas de acordo com procedimentos concordados. Todas as situações devem ser registradas com planos de melhoria definidos para prevenção de reincidências. Os materiais e produtos não conforme devem ser identificados e segregados adequadamente para prevenir misturas. As operações de retrabalho precisam ser conduzidas de maneira ordenada e, de preferência, fora da linha de produção normal, prevenindo trocas e misturas. dica: As pessoas envolvidas nos processos de retrabalho precisam ter conhecimento claro do desvio encontrado. É preciso que os processos de retrabalho sejam monitorados pelo responsável da área de Qualidade. Devem ser estabelecidos e implementados métodos estatísticos de resolução de problemas, que reduzam continuamente variabilidades do processo, e consequentemente, melhore a qualidade do produto.

18 5.7 DesCAracterização de materiais e produtos refugados O parceiro deve ter diretrizes e prover recursos para garantir a descaracterização de todos os refugos oriundos dos processos (materiais de embalagem e produtos) e sua correta destinação. Desta forma, garante-se a preservação da imagem e evitam-se fraudes relacionadas à reputação da marca Natura. Quando a operação de descaracterização não for realizada na instalação do parceiro, é imprescindível que se estabeleçam meios de controle e auditorias nas instalações da empresa contratada para realização do serviço, assegurando os pontos acima mencionados Registros de qualidade Toda a documentação relevante deve ser legível, datada, registrada e acessível. O período destes registros será definido pelo contato da Natura. Retrabalho de produtos que não sejam da Natura não podem ser usados em produtos Natura. 5.9 Calibração A calibração de equipamentos críticos deve ser registrada, documentada e realizada de acordo com as datas pré-estabelecidas CONtrole de COrpos estranhos A contaminação por corpos estranhos precisa ser prevenida. Recomenda-se, quando aplicável, a instalação de filtros e detectores de metais Gestão da mudança Não poderão ser realizadas quaisquer mudanças nas especificações do produto, processo ou insumo sem autorização por escrito da Natura. O parceiro deve ter uma sistemática definida para registro de qualquer alteração no processo e/ou produto e garantir o registro histórico das ocorrências e/ou demandas da Natura Manutenção Equipamentos e máquinas devem ser mantidos em um estado apropriado de manutenção. As manutenções devem ser executadas de tal maneira que o risco aos produtos seja minimizado. Se terceiros realizam a manutenção, devem existir procedimentos para assegurar que estão conformes com os requerimentos de higiene e segurança do produto. Após a manutenção um time de inspeção deve verificar a integridade das linhas, a não existência de corpos estranhos e a conformidade com os requerimentos relevantes de higiene, efetuando uma nova liberação de linha.

19 6. PRODUTO acabado Fornecedores Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio O processo da Natura resulta em produtos seguros e de qualidade, de acordo com as especificações e com as regulamentações necessárias. Para assegurar esta premissa, é importante que todas as especificações estejam bemdefinidas, garantindo os pontos de segurança e qualidade para que eles atendam aos requisitos mínimos já previamente definidos.

20 6.1 EspeCIFICAções Especificações de produtos acabados serão fornecidas pela Natura ou devem ser acordadas com a Natura. Todo produto fornecido deve cumprir as especificações. Mudanças no produto acabado devem ser autorizadas por escrito pela Natura. Deve-se ter um sistema de controle de documentos externos de maneira a assegurar que todas as revisões de especificações ou procedimentos sejam atualizadas internamente assim que houver o envio pela Natura. Todos os produtos fornecidos devem cumprir as especificações. 6.2 Verificação de CONFOrmIDADe à especificação Controle e Garantida da Qualidade Inspeções regulares devem ser feitas durante a produção para verificar se o produto está conforme as especificações. Elas devem seguir as metodologias e ensaios definidos pela Natura, bem como as frequências estabelecidas para a garantia da qualidade. Os padrões utilizados como referência para os processos devem ser aprovados pela Natura. Devem, também, ser armazenados de maneira a manter a sua integridade e identidade de referência Certificado de análise O parceiro deve emitir, e enviar juntamente com o produto, um laudo analítico contendo todas as especificações e os resultados da aprovação. 6.3 Reclamações do CONsumIDOr/ Cliente Reclamações, tanto de consumidor como do cliente, serão enviados para o parceiro quando considerado apropriado. Cada reclamação deve ser investigada e uma avaliação escrita encaminhada ao contato da Natura.

21 7. ESTOCAGEM, TRansPORTE e DisTRIBUIÇÃO A qualidade da estocagem, do transporte e da distribuição são fundamentais para garantir que o produto chegue em ótimas condições aos clientes e consumidores. Para garantir que as condições críticas para a segurança e a qualidade do produto sejam mantidas e controladas, alguns procedimentos devem ser implementados. Além disso, os produtos não conformes devem ser claramente identificados e fisicamente separados de outros produtos, seguindo regras previamente acordadas

22 7.1 Condições gerais de estocagem de produtos ACAbados Todos os produtos na área de estocagem precisam ter identificação clara, com informações sobre a descrição, código e lote. Todo produto deve ser estocado fora do chão e longe o suficiente das paredes possibilitando inspeção e controle de pragas. Devem-se obedecer todas as orientações de empilhamento dos produtos bem as condições necessárias para manter a sua integridade. Os pallets, quando utilizados, devem estar em boas condições, limpos e livres de defeitos. 7.2 CONDIções dos veículos/ CONtratação de TrANsporte As condições gerais de preservação e higiene dos veículos de transporte precisam ser inspecionadas antes do carregamento. A possibilidade de contaminação cruzada (prevenção de transferência de odor entre produtos, matérias-primas, dano nas embalagens, etc.) também precisa ser avaliada. É recomendável que a inspeção seja registrada. dica: Recomenda-se um processo estruturado para contratação e qualificação de transportadoras. 7.3 ExpeDIção de produtos Deve-se ter um controle confiável do estoque para garantir o FIFO. É necessário que as operações de separação de produtos sejam conduzidas de maneira ordenada a fim de evitar danos no manuseio das embalagens, falhas e/ou trocas. 7.4 RastreabilIDADe É necessário que se estabeleça um sistema e/ou controle para rastreabilidade por meio da Nota Fiscal. 7.5 Devoluções É imprescindível que se estabeleça um controle para produtos retornados dos clientes com definição de área para segregação até a análise e disposição do Controle de Qualidade, bem como um fluxo adequado para evitar misturas/trocas.

23 8. LIMPEZA E ORganiZAÇÃO Para prevenir a contaminação e assegurar a segurança dos produtos, o processo deve validar e utilizar procedimentos de desinfecção e limpeza adequados. Assim, a Natura e suas organizações parceiras conseguem garantir que o produto final está de acordo com o padrão de qualidade desejado e percebido pelos consumidores.

24 8.1 PrINCípIOs de Limpeza & OrgANIzação Para todos os equipamentos de processo e áreas gerais, recomenda-se procedimentos de limpeza com definição de: Método e a frequência de limpeza; Nível de desmonte dos equipamentos (caso aplicável). Químicos de limpeza devem ser estocados em uma área dedicada longe das linhas de produção. É necessário prover instalações adequadas para a higiene pessoal dos colaboradores. Todas as áreas necessitam de condições de organização adequadas para condução das atividades, estabelecido como veículo para manter a limpeza dos ambientes (housekeeping) Limpeza É necessário que seja feita uma limpeza úmida efetiva com um detergente adequado e iniciado com uma remoção física dos resíduos (quando aplicável) CONtrole de Pragas Um programa de controle de pestes deve estar implementado, com frequência, cronograma das aplicações e controles e tipos de produtos utilizados definidos. Por causa da natureza especialista de controle de pragas é recomendado que o controle seja feito por uma empresa terceirizada especializada. A empresa contratada deve possuir todas as licenças requeridas para operação. 8.4 PrOCeDImentos sanitários e de higiene pessoal Regras para padrões de higiene e segurança precisam estar disponíveis a todo o pessoal incluindo temporários, subcontratados ou visitantes. É preciso assegurar que todos tenham entendimento destas instruções. Todo o pessoal nas áreas de produção precisam usar aventais/uniformes limpos, que devem ser fornecidos em quantidades suficientes. Os colaboradores devem usar toucas e cobrir completamente o cabelo. Quando luvas forem usadas, estas devem ser feitas de materiais não tóxicos e de durabilidade adequada. O pessoal deve manter as mãos e, quando aplicável, luvas limpas. A utilização de luvas não isenta a obrigação de lavagem regular das mãos. Não deve ser permitida a utilização de adornos (relógios, joias, etc.). As unhas devem estar curtas e mantidas limpas. O consumo de qualquer tipo de alimento e cigarros nas áreas de manufatura deve ser proibido. Ferimentos abertos devem ser completamente cobertos por curativos a prova de água com coloração distinta do produto.

25 9. PEssOAL e TREinaMENTO Cada um dos trabalhadores que faz parte do processo de produção é também um agente de qualidade e segurança do produto final. Assim, todos eles devem ser competentes, com base em habilidades, experiências, educação e treinamentos, bem como estar conscientes da importância do gerenciamento adequado das suas atividades. Eles também devem compreender os aspectos críticos mais relevantes para a qualidade e a segurança do produto para o consumidor. Assim, a organização deve garantir esses aspectos por meio da definição das competências necessárias a cada função e da implantação de planos de treinamentos estruturados e contínuos, alinhados ao papel e à responsabilidade de cada colaborador no processo.

26 9.1 Padrões de TreINAmento Todo pessoal precisa receber treinamento apropriado,alinhado com seu papel e responsabilidade dentro da organização. Registros de treinamentos precisam ser mantidos. Os programas de treinamento devem ser fundamentados nos requisitos de cgmp. 9.2 Doenças comunicáveis, ferimentos & consulta de saúde O gerenciamento deve definir diretrizes e assegurar que nenhuma pessoa, se ciente ou sob suspeita de estar sofrendo de/ou portando uma doença que possa resultar em um perigo à segurança do consumidor, seja permitida nas áreas de manufatura ou estocagem. 9.3 PrOCeDImentos sanitários e de higiene pessoal Regras para padrões de higiene e segurança precisam estar disponíveis a todo o pessoal incluindo temporários,subcontratados ou visitantes. É preciso assegurar que todos tenham entendimento destas instruções. Todo o pessoal nas áreas de produção precisam usar aventais/uniformes limpos, que devem ser fornecidos em quantidades suficientes. Onde luvas forem usadas, estas devem ser feitas de materiais não tóxicos e de durabilidade adequada. O pessoal deve manter as mãos e, quando aplicável, luvas limpas. A utilização de luvas não isenta a obrigação de lavagem regular das mãos. Unhas devem estar curtas e mantidas limpas. Consumo de qualquer tipo de alimento e cigarros nas áreas de manufatura alimento, deve ser proibido. É recomendável definir treinamentos específicos para investigação de desvios ferramentas da qualidade para os colaboradores envolvidos nestas ações. Toucas devem ser usadas e cobrir completamente o cabelo. Não deve ser permitida a utilização de adornos (relógios, jóias, etc). Ferimentos abertos devem ser completamente cobertos por curativos a prova de água com coloração distinta do produto.

27 10. RESPOnsaBILIDADE COM O MEIO AMBIENTE A Natura é uma empresa reconhecida por seu compromisso ambiental e por buscar melhorar continuamente seus processos produtivos. E nossos parceiros são importantes aliados nesta missão. Estimulamos as organizações a identificarem e minimizarem seus impactos ambientais, pois coletivamente temos mais força e multiplicamos a geração de valor ambiental, beneficiando toda a sociedade. Cada empresa seja ela de pequeno, médio ou grande porte contribui com a degradação do meio ambiente. Para demonstrar sua responsabilidade com o tema é necessário que o parceiro implante um sistema para gerenciar seus aspectos e impactos ambientais. O sistema de gestão necessita minimamente identificar e ter acesso às leis e às normas aplicáveis às atividades realizadas pela empresa, além de identificar quais são os aspectos e impactos mais críticos ao meio ambiente em seus processos. É imprescindível que a empresa comprove a concordância com os requisitos legais todas as licenças aplicáveis à legislação nas esferas municipal, estadual e federal.

28 10.1 Gestão de águas A captação de água necessita ser monitorada de modo a identificar o volume real consumido, bem como os pontos de utilização e as potenciais oportunidades de minimização do consumo Gestão de Resíduos A identificação dos tipos de resíduos gerados, sua classificação de periculosidade segundo normas técnicas aplicáveis, e incompatibilidade entre tipo de resíduos é imprescindível para estabelecer o controle de geração, armazenamento e destinação final adequados. O compromisso com o atendimento aos requisitos legais, com a prevenção da poluição e com a melhoria contínua do desempenho ambiental necessita ser estabelecido através de uma Política Ambiental. Logo, todo parceiro precisa ter uma Política Ambiental atualizada, documentada e divulgada na organização. A empresa precisa identificar quais são os aspectos ambientais de suas atividades, ou seja, quais os elementos das atividades, produtos ou serviços podem interagir com o meio de forma adversa ou benéfica, como por exemplo: consumo de água e de energia, geração de resíduos, emissões de gases de efeito estufa, etc.. dica: Cada aspecto ambiental identificado está associado pelo menos a um impacto ambiental, que pode ser definido como qualquer alteração das propriedades físicoquímicas e/ou biológicas do meio ambiente. Os parceiros devem ter implantados sistemas de drenagem eficiente, bem como sistemas de descarte de águas cinzas (efluentes) com capacidade adequada, em boas condições de operação e de acordo com os requisitos legais. É imprescindível a instalação e operação de uma estação de tratamento de efluentes que atenda aos padrões legais exigidos. As áreas para armazenamento temporário de resíduos, até a destinação final, devem ser projetadas de acordo com os padrões legais exigidos. Devem, também, ser fechadas, cobertas, ter superfície plana, com drenagem adequada, piso impermeabilizado, de modo a prevenir a contaminação do solo, de águas superficiais e subterrâneas. É necessário que os resíduos sejam armazenados de forma segregada garantindo que a incompatibilidade entre tipos diferentes não causem reações adversas. É necessário estabelecer um processo estruturado para contratação e qualificação de empresas para destinação final dos resíduos gerados, observando-se minimamente os requisitos legais aos quais estão sujeitos e competências técnicas para realização de cada método de destinação. A destinação final de resíduos deve ser realizada em total conformidade com a legislação aplicável vigente. Recomenda-se privilegiar os métodos de reciclagem de resíduos quando possível e disponível.

29 10.3 Gestão de emissões atmosféricas As emissões atmosféricas na indústria de higiene pessoal e cosmética não estão associadas somente a atividades de geração de vapor e queima de combustíveis fósseis, mas também aos processos de fabricação de pós diversos, manuseio de matérias-primas, e fabricação que podem gerar material particulado e substâncias odoríferas. Além disso, atividades indiretas, como movimentação e transportes internos de materiais e transportes externos são geradoras de emissões atmosféricas. O parceiro deve implantar um processo de identificação e quantificação de suas emissões atmosféricas de modo a atender os requisitos legais aplicáveis para seu tipo de empresa EmergêNCIAs ambientais É preciso que haja procedimentos estabelecidos para as emergências ambientais, tais como vazamentos, derramamentos e situações de risco que possam causar impactos significativos sobre o meio ambiente. Situações que podem colocar em risco a reputação da companhia, tais como multas, autuações e interdições devem ser registradas e reportadas imediatamente à Natura. É imprescindível que uma lista de não conformidades legais e de reclamações ambientais dos últimos três anos, assim como as ações corretivas associadas, esteja disponível, quando aplicável. dica: Os processos de gestão dos impactos ambientais devem ter procedimentos documentados, além de instruções de trabalho e planos de auditorias para o controle de aspectos ambientais significativos: _ Compromisso com a redução de emissões atmosféricas _ Contaminação de solo e mananciais _ Gerenciamento de substâncias perigosas, de utilidades e de efluentes líquidos. _ Gerenciamento do consumo de água e de energia _ Gerenciamento da destinação de resíduos sólidos perigosos e não perigosos Desempenho Ambiental As organizações devem apurar e reportar periodicamente seu desempenho ambiental. Devem ser estabelecidos indicadores absolutos e relativos às unidades produzidas, de modo a gerar comparabilidade entre diferentes processos internos e indústrias do setor. Os indicadores ambientais devem pelo menos estar associados à água, resíduos, energia, emissões atmosféricas. dica: Recomenda-se adotar os modelos do Protocolo Brasileiro GHG Protocol para identificação e quantificação das emissões de gases de efeito estufa.

30 11. saúde E SEGURanÇA NO TRABALHO Trabalhar em condições seguras e de acordo com os requisitos legais são premissas básicas para garantir a segurança dos colaboradores e, consequentemente, a qualidade da produção Geral É imprescindível que a organização tenha um sistema efetivo de Saúde e Segurança no Trabalho e que este esteja em concordância com os requisitos legais do Ministério do Trabalho e Emprego. Condições seguras e saudáveis devem ser disponibilizadas para todos os colaboradores.

31 11.2 Requerimentos EspecíFICOs Perigos e riscos associados às atividades de trabalho devem ser identificados, registrados, avaliados e controlados conforme laudo apresentado nos relatórios do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (ppra) e do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (pcmso). As organizações devem apurar e reportar periodicamente seu desempenho em segurança do trabalho, avaliando os incidentes e acidentes ocorridos. Os colaboradores devem ser treinados, entender os riscos relevantes e as suas precauções antes de iniciar o trabalho com equipamentos. O acesso a partes em movimento de máquinas e ferramentas deve estar protegido, conforme os requerimentos legais. Equipamentos de proteção individual (epi s) adequados devem ser disponibilizados e utilizados pelos colaboradores. O parceiro deve ter um plano de combate a incêndios, garantindo que os extintores e hidrantes estejam instalados da forma adequada e em número suficiente para a estrutura das instalações. O controle de validade dos extintores deve ser efetuado periodicamente. Todas as áreas destinadas aos equipamentos de segurança devem ter fácil acesso e estar sempre desobstruídas. É imprescindível estabelecer um Plano de Emergências, incluindo formas seguras de evacuação de áreas (rotas de fuga e mapas de risco). Simulados de abandono de área são necessários, de acordo com os requerimentos legais. Ingredientes que apresentem características de segurança críticas (irritante, explosivo, enzimas, etc.) devem ser manuseados adequadamente. Fichas de Segurança de Materiais devem ser disponibilizadas em idioma de domínio dos colaboradores. Colaboradores com atividades que requeiram competências especificas, como operadores de equipamentos de movimentação de materiais (empilhadeiras) devem apresentar capacitação técnica adequada, registrada e identificável. Reciclagens periódicas das capacitações requeridas devem ser realizadas. Para as atividades que apresentem caráter repetitivo devem ser estabelecidos sistemas de rodizio de colaboradores para minimizar o aparecimento de lesões por esforços repetitivos.

32 12. RESPOnsaBILIDADE SOciaL A Natura incorpora e busca a adesão de seus parceiros em políticas e práticas de gestão responsáveis, que se baseiem na ética e na transparência para construir um processo de diálogo permanente com os mais diversos públicos.

33 12.1 Compromissos éticos A empresa deve ter seus princípios éticos documentados em um código de ética ou uma declaração de crenças e valores. Ele deve ser incorporado nas ações do dia-adia da empresa. dica: Recomenda-se uma política de diálogo aberto e transparência com os seus públicos: colaboradores, fornecedores, clientes, comunidades do entorno e outros com os quais o parceiro tenha algum relacionamento. Além de ser uma prática de cidadania e ética corporativa, esses canais de diálogo podem apontar oportunidades de melhoria e novos investimentos Direitos HumANOs A empresa deve apoiar e respeitar a proteção de direitos humanos reconhecidos internacionalmente. É imprescindível assegurar que violações desses direitos não ocorram de forma alguma PrátICAs DisCIplinares É necessário combater todas as formas de punições corporais, mentais ou verbais de qualquer natureza. A empresa deve ter políticas formais que busquem erradicar essas práticas Direitos do Trabalho (conforme norma SA 8000) A empresa deve legalizar a relação de trabalho e apoiar a liberdade de associação a sindicatos de trabalhadores de livre escolha dos funcionários. É necessário também que ela reconheça o direito à negociação coletiva e permita o acesso dos membros de seus sindicatos ao local de trabalho. A empresa deve cumprir as leis aplicáveis e os padrões da indústria sobre o horário de trabalho. É necessário assegurar que os salários pagos satisfaçam ao menos os padrões mínimos da indústria. Estes devem ser suficientes para atender às necessidades básicas dos funcionários e proporcionar renda extra a eles. A empresa precisa assegurar que as deduções dos salários não sejam feitas por razões disciplinares. Precisa também declarar a composição de salários e benefícios. Os pagamentos devem ser realizados em conformidade com todas as leis aplicáveis. É imprescindível que a empresa respeite a legislação que proíbe o trabalho antes dos 16 anos (exceto aprendizes sob a Recomendação 146 da Organização Internacional do Trabalho OIT).

34 12.5 Compromisso com o Futuro das Crianças O parceiro deve ter políticas formais que busquem erradicar o trabalho infantil. Deve também discutir com seus fornecedores esta questão, estimulando-os a cumprir a legislação e a efetuar reparações às crianças que forem encontradas trabalhando nessas situações. Além disso, os contratos devem possuir cláusula específica sobre a proibição deste tipo de trabalho. É preciso que haja igualdade de remuneração e valorização das oportunidades oferecidas pela riqueza étnica e cultural de nossa sociedade Valorização DA DiversidadE É necessário o combate a todas as formas de discriminação, bem como a promoção de programas de inclusão de pessoas portadoras de necessidades especiais contratação de deficientes (oferecendo, inclusive recursos físicos para facilitar seu deslocamento) Trabalho Forçado ou Compulsório É imprescindível o respeito à legislação que proíbe o trabalho forçado. A empresa deve possuir políticas formais que visem à erradicação de todas as formas de trabalho forçado ou compulsório. Devem, também, discutir e estimular seus fornecedores a refletir sobre esta questão, auxiliando-os a cumprir a legislação. Além disso, deve contar com cláusula específica em seus contratos proibindo este tipo de trabalho Combate à corrupção A empresa deve combater a corrupção em todas as suas formas, inclusive extorsão e propina Gerenciamento do ImpACto da Empresa Junto à Comunidade É necessário que a empresa monitore e repare possíveis impactos na vida da comunidade (solicitação de equipamentos sociais, tráfego, zoneamento urbano, relações com vizinhos, etc.). É preciso também que sejam mantidos canais de diálogo para o recebimento de demandas, reclamações e manifestações da comunidade.

35 13. PESQUisa & DESENVOLVIMENTO (P&D) Estimulamos constantemente a adesão dos nossos parceiros em projetos de desenvolvimento de novos produtos e tecnologias, cocriando soluções e diferenciais para os nossos produtos e promovendo relações mais perenes e duradoras Instalações Será considerado um diferencial a existência de um departamento estruturado de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D), principalmente quando dispor de projetos de novos materiais, processos de transformação ou engenharia em parceria com a Natura PrOCesso de Desenvolvimento É recomendada a implementação de sistemas de gestão de desenvolvimento de produtos: acesso a tecnologias no Brasil ou exterior, contratos com institutos de pesquisa ou universidades. Também é recomendado que o parceiro tenha documentados os processos e etapas de desenvolvimento de materiais / ou produtos até sua viabilidade técnicofinanceira. Fornecedores Brindes, Acessórios & Materiais de Apoio 13.3 Capital Intelectual É recomendada a formação acadêmica do time de Pesquisa e Desenvolvimento compatível com as tecnologias adotadas. Também é recomendada a existência de um processo de educação continuada, de modo a manter atualizada a gestão do conhecimento da organização Capacidade para desenvolver projetos no prazo e custo concordados com a Natura é recomendada. dica: É recomendável que a equipe de desenvolvimento transpareça dinamismo, eficácia e transparência.

36 referências Parceiro Prevenir Controle Limpeza Contaminantes fifo (First In First Out) nqa cgmp(*) Especificação Nossos fornecedores e terceiros. Eliminar a ocorrência (objetivo de zero defeito). Garantir a qualidade e segurança do produto dentro das especificações acordadas com a Natura Remoção de sujeira, resíduos de produtos, poeira, graxa e outros materiais Quaisquer agentes microbiológicos, físicos ou químicos, ou outra substância que possam comprometer a qualidade ou a segurança do produto. Primeiro que entra Primeiro a Sair Nível de Qualidade Aceitável para uma determinada população - definida e concordada entre as partes e avaliada através da norma aplicável vigente Boas práticas de manufatura atualizadas - fundamento de qualquer sistema de qualidade da indústria cosmética, alimentícia e farmacêutica. Documento com as exigências Natura para o material, incluindo os parâmetros que devem ser controlados, assim como seus limites de aceitação NBR IS09000: 2000 Sistemas de Gestão da qualidade NBR ISO14000:2004 Sistemas da Gestão Ambiental Portaria AnvisA 348 Manual de Boas Práticas de Fabricação para produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumes. ohsas Sistema de Gestão de Segurança e Higiene no trabalho NBR ISO Sistema de Gestão de Responsabilidade Social (*) current Good Manufacturing Practices

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