Estoque. Fonte de Pesquisa: Armando Tadeu Buchina. Última Revisão: 23/09/2002

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1 Estoque Fechamento de Estoque Procedimentos e Esclarecimentos Fonte de Pesquisa: Armando Tadeu Buchina Última Revisão: 23/09/2002 Templates de Implementação Wizard Página 1 de 5

2 FFeecchhaameennttoo ddee EEssttooqquueess PPrroocceeddiimeennttooss ee EEssccllaarreecciimeennttooss Primeiramente os Arquivos ( SB2 e SB9 ) Os arquivos SB2 e SB9 são responsáveis pelo controle dos saldos dos produtos em estoque, sendo que o SB9 possui os saldos iniciais de cada produto, de cada fechamento de estoque e o SB2 os saldos atuais ( valores e quantidades ) No caso do SB9, por procedimentos requeridos para agilizar o processo de apuração de saldos, o sistema requer um fechamento mensal do estoque, que garante que as quantidades analisadas, e consideradas como finais de um mês se torne a inicial do mês seguinte. Basicamente em cada arquivo temos : SB9 : Saldos Iniciais Campos : B9_COD Produto B9_LOCAL Almoxarifado B9_QINI Quantidade Inicial B9_DATA Data Fechamento B9_VINI1 Custo do Fechamento SB2 : Saldos Atuais Campos : B2_COD Produto B2_LOCAL Almoxarifado B2_QATU Quantidade Atual B2_VATU Valor Atual do Estoque B2_QFIM Quantidade do Fechamento ( Calculo do Custo ) * B2_VFIM Valor do Estoque no Fechamento ( Calculo do Custo ) * B2_CM1 Custo unitario do Produto O Conteúdo de cada um a cada momento : Quando se inicia o sistema, os saldos inicias são cadastrados e armazenados no SB9, e repassado para o B2_QATU. A cada movimento que se faz, o campo B2_QATU é atualizado com a referida quantidade, somando ou tirando a quantidade movimentada. Templates de Implementação Wizard Página 2 de 5

3 Quando se chega na data de um fechamento, o que isto ocorre normalmente dia 5 ou 6, notem que o B2_QATU continuou a ser atualizado até esta data, e com isto não temos mais uma posição gravada em arquivo do saldo do fechamento. Por este motivo, associado à necessidade de se calcular o valor ( custo ) de cada movimento do estoque, a rotina de recalculo de custo ( Médio ou FIFO ) ao saber a data do fechamento ( normalmente dia 30 de cada mês ), acha novamente a quantidade referente nesta data e grava no campo B2_QFIM, assim como o valor de custo em B2_VFIM. O relatório oficial normalmente tem nos parâmetros a pergunta Considerar Saldo, que deve ser respondido do fechamento, portanto serão listados os conteúdos destes dois últimos campos. Para os demais relatórios que não tem esta pergunta, ao se informar à data requerida do saldo ( no caso a mesma data do fechamento) o saldo não vira dos campos ( B2_QFIM e VFIM ), e sim serão recalculados até a data solicitada através da formula básica : SALDO ATUAL = SALDO INICIAL ( SB9 ) + ENTRADAS SAIDAS Isto também se aplica quando nos relatórios na pergunta Considerar Saldo é respondido : Movimento Depois da conferencia, e da aceitação dos resultados, este fechamento, que na verdade foi calculado pela rotina de Recalculo do Custo, deverão ser considerados como Saldos Oficiais ( B2_QFIM e B2_VFIM ) e estes deverão ser transformados em Iniciais para o próximo período. A Rotina que faz esta transferência é a Virada de Saldos que grava estes últimos saldos no SB9. Portando o SB9 passa a ser um arquivo de fechamentos, onde terá várias ocorrências de saldo dos produtos a cada fechamento realizado, que ira sempre facilitar e agilizar a apuração do saldo atual ( calculado ) já que o sistema sempre parte da ultima ocorrência do SB9 encontrado para aquele produto. Notem que teoricamente os campos B2_QATU e B2_VATU continuaram a ser atualizados com as movimentações diárias de estoque, sendo que nos relatórios, ao se responder à pergunta Considerar Saldo = Atual, estes campos serão listados. Observação Importante : Em algumas situações no meio de todo este processo, os campos B2_QATU e B2_VATU podem estar desatualizados ou inconsistentes. Isto se deve a vários fatores : volta de Backup deste arquivo, acertos manuais, queda de rede, queda da estação etc... Por este motivo, existe a rotina Acerto do Saldo Atual, que recalcula estes dois campos, e os manchem sempre atualizados. A mesma pode ser executada sempre que houver necessidade. Templates de Implementação Wizard Página 3 de 5

4 Resumo dos Procedimentos de Fechamento do Estoque : Portanto para que este processo funcione bem, algumas regras e rotinas básicas devem ser seguidas : - Sempre observar os parâmetros com que os relatórios de estoque que estão sendo analisados foram tirados. - Ao final de cada mês, após todos os movimentos terem sido realizados e devidamente cadastrados no sistema, rodar o Recalculo de Custo, com a data base correta para atualiza as quantidades e valores em B2_QFIM e B2_VFIM - Conferir as quantidades de fechamento e emitir os relatórios oficiais - Executar a rotina de Virada de Saldos para atualizar o SB9, com o saldo inicial de cada produto para o mês seguinte - Caso se note alguma anomalia de saldos atuais ( B2_QATU ), executar a rotina de Acertos de Saldos Atuais. VIRADA DE SALDOS ROTEIRO PARA REALIZAÇÃO DA VIRADA DE SALDOS. 1. Verificar o Parametro MV_ULMES, data do ultimo fechamento do estoque. 2. Executar a rotina Custo das Entradas, disponivel no Menu Miscelania. 3. Digita o Inventário (Guardar a data de digitação que será utilizada nas rotinas de acerto de Inventário e Calculo do custo Médio) na opção Inventário no Menu Atualizar. 4. Executar a rotina de Acerto de Inventário (Opção no Menu Miscelanea), onde a data solicitada no parametro Data para seleção? {Deve ser a mesma do inventário}. 5. Executar a rotina de acerto do Saldo Atual, disponivel no Menu Miscelanea. 6. Executar a rotina de calculo do Custo Médio do Menu Miscelanea, onde a Data Limite Final solicitada pelo parametro deve ser a mesma data da digitação do inventário ou a data utilizada no parametro da rotina de acerto de Inventário. Na tela de tipo de opções para recalculo selecionar a opção Mensal, visto que esta irá valorizar primeiro o custo das Entradas, e depois as movimentações de saída. 7. Emitir relatórios para conferencia (Posição de Estoque, Kardex por dia, etc.) 8. Executar a rotina de Virada dos Saldos (Miscelanea), cuja rotina realiza a gravação de registros no arquivo SB9, com o saldo final obtido na rotina de Recalculo do Custo Médio, como o saldo inicial do próximo periodo(mês). A data base para o fechamento solicitado no paramentro deve ser a mesma do Inventário e do Custo Médio, que será gravado no paramentro MV_ULMES. Obs.: É conveniente guardar uma cópia de segurança antes de iniciar este processo. Caso haja a necessidade de incluir alguma nota em um mês já fechado, devem ser tomados os seguintes procedimentos: 1. Alterar o Parametro MV_ULMES, para a data do fechamento anterior ex: Data do último fechamento - 30/11/95 Data do Fechamento anterior - 31/10/95 Data para o paramentro - 31/10/95. Templates de Implementação Wizard Página 4 de 5

5 2. Eliminar do arquivo SB9, todos os registros cuja data esteja preenchida com a data do último fechamento (Campo B9_DATA), atravês de um utilitário como DBU, SDU, FOX, etc. 3. Executar as rotinas do item 2,6,5,7 e 8, NESTA ORDEM. Templates de Implementação Wizard Página 5 de 5