Manual de Orientação do Expositor

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1 Manual de Orientação do Expositor

2 SUMÁRIO 1. Apresentação Informações/Responsáveis Promoção e Realização Secretaria Executiva Local do Evento Montadora Oficial Programação Cronograma Suporte ao Expositor Estacionamento Alimentação Internet Credenciamento/Cadastramento Montadora/Prestadores de serviço Expositor/ patrocinador/locação de estande Solicitação de crachás apoio ao expositor Intransferibilidade Normas de Funcionamento/Estande Montagem Faixas, cartazes e banners Pisos, paredes e tetos Equipamentos eletrônicos Outros Carga e Descarga Decoração Plantas e Jardins Decoração dos estandes Equipamentos Proibidos

3 6.4 Responsabilidade Divulgação e materiais promocionais Divulgação de produtos de terceiros Instalação Elétrica Eletricidade do local Desmontagem Limpeza e Segurança Manutenção Segurança Informações Técnicas Emissão das notas fiscais para transportes de mercadorias Impostos sobre serviços - ISS Trabalho de menores Serviços extras Formulário I - Credenciamento de Apoio ao expositor Formulário II - Termo de Responsabilidade Formulário III - Solicitação de Energia Elétrica e KVA extra Formulário IV - Termo de autorização Apresentação da Montadora

4 1. APRESENTAÇÃO É um grande prazer contar com sua participação no XXX SEMINÁRIO NACIONAL DE GRANDES BARRAGENS, que será realizado de 11 a 13 de maio de 2015, no Hotel Bourbon Cataratas Convention & Spa Resort, em Foz do Iguaçu, Paraná. Este MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO EXPOSITOR/PATROCINADOR é uma importante ferramenta de trabalho, o guia dos procedimentos operacionais, administrativos e técnicos do evento. Recomendamos que leia todos os itens com atenção, principalmente os prazos estipulados para entrega dos formulários e projetos. É de suma importância que todas as empresas expositoras transmitam a seus prestadores de serviços, o conteúdo deste manual, bem como, as regras preestabelecidas, de modo a assegurar que a participação no evento atenda às expectativas. Em caso de dúvidas, entrar em contato com Celebra Eventos pelo telefone (055-45) ou pelo Agradecemos e desejamos excelentes negócios a todos! Comitê Brasileiro de Barragens - CBDB Organização do XXX Seminário Nacional de Grandes Barragens 3

5 2. INFORMAÇÕES/RESPONSÁVEIS 2.1 Promoção e Realização: COMITÊ BRASILEIRO DE BARRAGENS - CBDB Rua: Real Grandeza, Bloco C S/ Botafogo - Rio de Janeiro - Brasil CEP: Tel: (055-21) ou Tel: (055-21) Fax: (055-21) Site: 2.2 Secretaria Executiva: CELEBRA ADMINISTRAÇÃO DE EVENTOS LTDA Av. Juscelino Kubitschek, Sala 01 - Vila Portes - Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil CEP: Tel Fax: (055-45) Local do Evento: BOURBON CATARATAS CONVENTION & SPA RESORT Rodovia das Cataratas, Km 2,5 - Foz do Iguaçu - Paraná Brasil CEP: Tel: (055-45) Contato: Célia Regina Grenteski Ger. de Eventos Site: 2.4 Montadora Oficial: STAND SOLUTIONS Rodovia das Cataratas, Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil Tel: (055-45) Cecilia Ferreira Site: 2.5 Programação: 11 de maio de 2015 das 19h00 às 21h00 12 de maio de 2015 das 08h30 às 18h00 13 de maio de 2015 das 08h30 às 18h00 4

6 3. CRONOGRAMA Programa de atividades técnicas: Programa de atividades culturais e sociais: Atividade Data Horário Prazo para solicitação de contratação de internet**** 11/04 Até as 18h00 Prazo final para envio do formulário IV de apresentação 24/04 Até as 18h00 da montadora e projeto arquitetônico*** Prazo final para envio de materiais para as pastas* 30/04 Até as 18h00 Prazo final para envio do formulário I - Credencial do 05/05 Até as 18h00 Expositor** Prazo final para envio do formulário II -Termo de 05/05 Até as 18h00 Responsabilidade ** Prazo final para envio do formulário III - Solicitação de 05/05 Até as 18h00 consumo extra de energia elétrica *** Início da montagem dos estandes - Montadora Oficial 09/05 10/05 11/05 07h00 às 22h00 07h00 às 22h00 07h00 às 15h00 Início da montagem dos estandes - Outras Montadoras 09/05 10/05 11/05 Início da decoração dos estandes - Expositor/ Patrocinador Entrega das credenciais (secretaria de atendimento ao expositor) 10h00 às 22h00 07h00 às 22h00 07h00 às 15h00 11/05 09h00 às 15h00 11/05 12/05 13/05 Realização do Evento 11/05 12/05 13/05 Horário de funcionamento da Exposição Técnica 11/05 12/05 13/05 08h00 às 18h00 07h30 às 18h00 07h30 às 18h00 19h00 às 21h00 08h30 às 18h00 08h30 às 18h00 A partir das 20h 08h30 às 18h00 08h30 às 18h00 18h30 às 22h00 Desmontagem do estande - Expositor/Patrocinador 13/05 14/05 08h00 às 22h00 Desmontagem dos estandes - Montadora 13/05 20h00 às 22h00 14/05 08h00 às 22h00 * Envio dos materiais para pastas, conforme item 8. Informações Técnicas, página 10; ** Envio dos formulários para Celebra Eventos, *** Envio dos formulários para a montadora oficial: Stand Solutions, 5

7 **** Envio da solicitação para o Hotel Bourbon Cataratas Convention & Spa Resort, e- mail: 4. SUPORTE AO EXPOSITOR 4.1 Estacionamento: O hotel disponibiliza de estacionamento próprio com área delimitada para os participantes, devendo respeitar os limites e as orientações do hotel. 4.2 Alimentação: Quando houver o fornecimento de alimentos e bebidas pelo expositor/patrocinador, estes deverão ser prestados exclusivamente pelo hotel Bourbon Cataratas Convention & Spa Resort. É expressamente proibido o consumo e oferecimento de bebidas alcóolicas durante as montagens e desmontagens do estande, bem como, no evento, as pessoas que estejam trabalhando. 4.3 Internet: Haverá sinal disponível na área dos estandes com capacidade de 30 Mb, para uso do público participante. 5. CREDENCIAMENTO/CADASTRAMENTO 5.1 Montadora/Prestadores de serviço: Todos os prestadores de serviços com acesso a área de exposição, durante os horários de montagem e desmontagem, deverão estar identificados com uniforme e crachá da empresa contratada, respeitar as normas deste manual, sendo cada um responsável legalmente pelo seu cumprimento. No período do evento será necessário realizar o credenciamento conforme cronograma. 5.2 Expositor/patrocinador/locação de estande: Após o contrato, o expositor/patrocinador receberá por o login de acesso para efetuar sua inscrição no site: de acordo com o limite de cada cota. Cotas por Patrocínio: Patrocínio Ouro Patrocínio Prata Patrocínio Bronze Locação de Estande 15 Inscrições 10 Inscrições 05 Inscrições 01 Inscrição 6

8 A credencial é pessoal e intransferível, seu uso é obrigatório em todas as áreas do evento. A retirada será realizada a partir do dia 11/05/2015 às 08h00 na secretaria de atendimento ao expositor no pavilhão A do hotel. Os mesmos estarão disponíveis para as empresas expositoras que tenham cumprido os itens abaixo relacionados: Quitação dos custos referente ao Espaço e Estande; Preenchimento do Termo de Responsabilidade (formulário III). 5.3 Solicitação de crachás de apoio ao expositor: Os crachás deverão ser solicitados através do formulário I, e encaminhado ao até dia 05/05/2015. Será liberada 3 inscrições para apoio e atendimento ao estande, outras necessidades consultar a organização do evento 5.4 Intransferibilidade: O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, qualquer direito ou responsabilidade assumida com relação ao evento, nem sublocar ou ceder parte ou toda a área, à empresa ou produto que não for o seu. Não será permitida a troca de estandes entre EXPOSITORES/PATROCINADORES sem a prévia e expressa aprovação da realizadora. 6. NORMAS DE FUNCIONAMENTO/ESTANDE 6.1 Montagem: A área de exposição estará aberta para montagem dos estandes e instalação de produtos a partir do dia 09/05/2015 às 07h00, exclusivamente para a montadora oficial. A montagem da decoração e ambientação por parte dos expositores será a partir do dia 11/05/2015 das 09h00 até 15h Faixas, cartazes e banners: A fixação de cartazes, faixas ou banners serão livres dentro da área do expositor. Não é permitida qualquer divulgação fora da área contratada do estande, paredes, ruas e corredores do evento. Tudo deve ser feito com porta banners ou box truss. As áreas de acesso ao evento são de uso comum, não sendo permitido a fixação de itens nem permanecer com meios de transporte durante a montagem Pisos, paredes e tetos: Não será admitido a demarcação, furação ou pintura. É proibido usar cola, grampo, pregos e ganchos nos carpetes, sob pena de multa estipulada pelo hotel Equipamentos eletrônicos: as ligações de equipamentos eletrônicos, como computadores, impressoras, som e similares. Nos estandes deverão, seguir as normas de segurança. Tais equipamentos deverão, ainda, estar ligados em estabilizador tipo no 7

9 break, sendo que, na sua falta, o expositor assumirá responsabilidade exclusiva por eventuais danos aos equipamentos Outros: Não será disponibilizado materiais de apoio para instalação dos estandes (extensões, painéis, mesas extras, toalhas, cabos, carrinhos, escadas, ou similares.). Durante o horário de realização do evento, não serão permitidas obras no estande, caso as mesmas sejam imprescindíveis, terão que ser realizadas mediante autorização da organização do evento, que determinará o horário conveniente, de acordo com as normas de segurança. Não será permitido acesso fora dos horários estipulados. Qualquer dano causado ao material locado da montadora oficial será de inteira responsabilidade do expositor (conserto ou reposição). Caso o expositor não utilize os serviços da montadora oficial, deverá repassar o projeto para a organização aprovar e liberar a montagem com o setor de eventos do local de realização do mesmo; Necessidades elétricos especiais ou equipamentos pesados, deverão ser submetidos à apreciação e aprovação do local de realização do evento, até a data limite de envio para projetos especiais. 6.2 Carga e descarga: A entrada e saída de materiais para montagem e desmontagem deverá ocorrer conforme cronograma, sob supervisão da segurança do hotel, através da porta de acesso ao centro de convenções. Qualquer necessidade de montagem fora destes horários, consultar antecipadamente a organização do evento. O acesso dos veículos de equipamento e produtos para carga e descarga de mercadorias está situado próximo ao Ballroom Bourbon e Iguazu III. Dimensões da porta: 2,24 de largura por 2,22 de altura 6.3 Decoração: Plantas e jardins naturais serão permitidos quando dispostos em vasos ou recipientes apropriados, mediante aprovação previa do projeto, discriminando o material a ser utilizado Decoração dos estandes, é expressamente proibido a utilização de materiais ou substâncias de fácil combustão, gases tóxicos ou liquefeitos, bem como explosivos de qualquer natureza, e ainda confetes, serpentinas, sky papper e produtos assemelhados Equipamentos proibidos: É proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior do pavilhão; É proibido a utilização de produtos derivados de petróleo ou derivados químicos sobre os pisos do pavilhão e interligação; É proibido a utilização nos estandes: fogão, fogareiros ou semelhantes, que utilizem botijões de gás, GLP, balões ou qualquer outro elemento que possa provocar incêndio e/ou explosão. Somente será permitida a utilização de utensílios que funcionem por alimentação elétrica. 8

10 6.4 Responsabilidade: O expositor é o único responsável pelo seu estande no evento. O XXX Seminário Nacional de Grandes Barragens não será responsável por danos ou prejuízos, de qualquer natureza, causada a pessoas ou a produtos expostos antes, durante e após o evento, incluindo roubo, deficiências, interrupções no fornecimento de energia ou sinistros de qualquer espécie. É de responsabilidade do expositor manter segurança e/ou funcionários em seus estandes enquanto os materiais não forem retirados na sua totalidade. 6.5 Divulgação e materiais promocionais: As demonstrações e distribuições de brindes, amostras, folhetos, catálogos ou similares aos visitantes, deverão ser efetuadas, exclusivamente no interior do estande, corredores ou áreas de uso comum não poderão ser utilizados para este fim. Fica a cargo do expositor disponibilizar material promocional para distribuição nos 3 dias de evento. Releases impressos poderão ser distribuídos na sala de imprensa Divulgação de produtos de terceiros: o expositor não poderá promover, divulgar e comercializar produtos ou marcas não relacionadas a sua empresa. 6.6 Instalação elétrica: Alertamos quanto aos cuidados necessários com as instalações elétricas, devem ser feitas dentro das normas de segurança, evitando fios pendurados ou mal fixados. A responsabilidade por danos é de inteira responsabilidade da montadora, porém a organização se reserva ao direito de fiscalizar com pessoas habilitadas todos os serviços executados, e de não aceitar instalações inadequadas Eletricidade do local: Proteção de 200 A (amperes) Tensão: 75 Kva / Proteção de 50 A (amperes) Tensão: 15 Kva. A voltagem em todo o hotel é de 110 volts. Cada estande tem direito ao consumo de 1 KVA. Caso haja a necessidade de contratação de consumo excedente, este deverá ser contratado junto à montadora. 6.7 Desmontagem: A retirada do material exposto, bem como móveis, equipamentos, decoração e utensílios de propriedade do expositor, somente será permitida ao término da exposição após 18h30 às 22h00 e no dia 14/05/2015 das 08h00 às 22h00. Recomendamos que um funcionário do EXPOSITOR/PATROCINADOR permaneça no estande até que todos materiais e equipamentos sejam retirados. Não nos responsabilizamos por objetos e/ou materiais deixados no estande ou no pavilhão. 9

11 7. LIMPEZA E SEGURANÇA 7.1 Manutenção: O serviço de limpeza está previsto nas áreas comuns, não será oferecido dentro dos estandes. Portanto, cada expositor fica responsável pela limpeza na área do seu estande. Todo o lixo recolhido deverá ser removido para as lixeiras do pavilhão, em sacos plásticos especiais, pela equipe de limpeza do EXPOSITOR/PATROCINADOR, apenas no período da manhã, até 30 minutos antes da abertura do evento. Fora do horário estipulado, o lixo deverá ser acumulado em recipientes mantidos no estande. Em nenhuma circunstância, mesmo em sacos plásticos, os detritos poderão ser colocados em vias de circulação. Solicita-se o máximo de zelo com a estrutura do hotel, grama e o ajardinamento, bem como com o aspecto geral na área do expositor e demais áreas. 7.2 Segurança: A empresa expositora é responsável pela contratação do serviço de segurança para o seu estande. O EXPOSITOR/PATROCINADOR assume, perante a realizadora, inteira responsabilidade pelos atos praticados por seu contratado dentro do recinto do evento. Atenção: Aconselhamos que pequenos objetos, bebidas alcoólicas e materiais e equipamentos de valor sejam mantidos em armários com chave após o término de cada dia do evento. Recomendamos redobrar a atenção a todos os seus objetos pessoais quando estiver no pavilhão, especialmente laptops, câmeras digitais e celulares. Mantenha-os sob sua observação constante em local seguro. 8. INFORMAÇÕES TÉCNICAS 8.1 Emissão de notas fiscais para transporte de mercadorias: A emissão de Notas Fiscais de Demonstração para transporte do material deverá ser feito em Nome (Razão Social) e CNPJ do próprio EXPOSITOR/PATROCINADOR. No corpo da nota da NF deverá constar a observação de que são materiais para demonstração, citando também a data de realização e a localização do evento. Todos materiais destinados à exposição deverão ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do expositor e o número de seu estande. O XXX Seminário Nacional de Grandes Barragens, em nenhuma hipótese, emitirá Nota Fiscal de Retorno de Demonstração, por isso, no envio das mercadorias não usar o CNPJ ou nome do XXX Seminário Nacional de Grandes Barragens. Os materiais deverão chegar com a identificação especificando se é para PASTA DO PARTCIPANTE ou ESTANDE. Toda remessa deverá ser emitida em nome da empresa participante do evento para o seguinte endereço: Rodovia das Cataratas, Km 2,5 - Vila Carimã Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil - CEP: Centro de Convenções do Bourbon Cataratas A/C: Célia Regina Grenteski 10

12 8.2 Imposto sobre serviços ISS: A Prefeitura local poderá fiscalizar quanto ao recolhimento de tais valores, os quais devem ser discriminados na Nota Fiscal de Prestação de Serviços. Para melhor entendimento, acessar o site da Prefeitura Municipal de Foz do Iguaçu 8.3 Trabalho de menores: É proibida a entrada de menores de 16 anos conforme Inciso XXXIII do art. 7, da Constituição Federal e art. 27, V, da Lei N.º 8.666, de 21 de Junho de 1.993, sob a nova redação da Lei n , de 27 de Outubro de 1.999, que não emprega menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e não emprega menor de dezesseis anos exercendo qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz, a partir de 14 anos; Caso o EXPOSITOR/ PATROCINADOR necessite do trabalho dos menores de 16 anos de idade durante o período de realização do evento, deverá providenciar uma carta autorizada dos pais, com assinatura de ambos, com firmas reconhecidas, cópia do RG e CPF dos mesmos, certidão de nascimento ou RG do menor, além do contrato de trabalho firmado entre o EXPOSITOR/ PATROCINADOR e o menor. 9. SERVIÇOS EXTRAS 9.1 Serviços a serem contratados diretamente com o Hotel Bourbon: o Ramal telefônico; o Internet; o Serviços de alimentos e bebidas; o Garçom. Contato: Hotel Bourbon Cataratas Convention & Spa Resort. Rodovia das Cataratas, Km 2,5 - Foz do Iguaçu Paraná Brasil Tel: (055-45) Célia Regina Grenteski Ger. de Eventos Site: 9.2 Serviços a serem contratados diretamente com a montadora Stands Solutions: o Extras de montagem; o Personalização do estande; o Mobiliário para estande; o Consumo elétrico excedente à 1KVA; o Locação de transformadores; o Itens de decoração e mobiliários. Contato: Stand Solutions Rodovia das Cataratas, Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil 11

13 Tel: (055-45) Cecilia Ferreira Site: 9.3 Serviços a serem contratados diretamente com a empresa de locação de equipamentos Produsom Audio Visual: o Aparelhos de TV; o Computador; o Notebook; o Impressora; o Projetor. Contato: Produsom Audio Visual. Travessa Sergipe nº67 - Vila Maracanã - Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil Tel: (055-45) ou (055-45) Site: 9.4 Serviços a serem contratados diretamente com a Celebra Eventos: o Recepcionista. Contato: Celebra Administração de Eventos. Av. Juscelino Kubitschek, Vila Portes - Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil Tel: (055-45) Serviços a serem contratados diretamente com a empresa de segurança e limpeza Lopão: o Carregador; o Limpeza; o Segurança. Contato: Lopão: Segurança, Limpeza e Cursos Rua Ignácio Sotto Maior, Vila Yolanda - Foz do Iguaçu - Paraná - Brasil. Tel: (055-45)

14 10. FORMULÁRIO I CREDENCIAMENTO DE APOIO AO EXPOSITOR DATA LIMITE PARA DEVOLUÇÃO DESTE FORMULÁRIO: 05 de maio de 2015 Envie este formulário à Celebra Eventos, pelo com os campos abaixo devidamente preenchidos. Razão Social: Nome Fantasia: Nº do Estande: Responsável: Telefone: Celular: Endereço: Cidade: UF: CEP: NOME DA EMPRESA PARA CONSTAR NO CRACHÁ (16 DÍGITOS): NOME CARGO OBS Nota1: Caso seja necessário, utilize folha complementar em papel timbrado de sua Empresa. Nota 2: As credenciais para o evento deverão ser retiradas a partir do dia 11/05/2014 na secretaria de atendimento ao expositor, localizada no pavilhão A do hotel Bourbon Cataratas Convention & Spa Resort, das 08h00 às 18h00. Data: / / Assinatura: 13

15 11. FORMULÁRIO II TERMO DE RESPONSABILIDADE Destina-se e torna-se obrigatório a todas as Empresas expositoras., representado (a) nesta pelo (a) Sr. (a) responsabilizase em receber e conservar o espaço locado para que o mesmo seja mantido em bom estado de funcionamento, providenciando o reparo ou substituição de móveis, equipamentos e utensílios, eventualmente danificados. No término do contrato, todos os espaços e montagens recebidas, bem como o salão e áreas de apoio serão restituído nas mesmas condições em que me foi apresentado, ressalvadas as deteriorações naturais de uso regular. O presente Termo se estende e assumo total responsabilidade sobre todas as Empresas por mim Contratada para viabilizar a participação de nossa Empresa no evento XXX SEMINÁRIO NACIONAL DE GRANDES BARRAGENS, em todo o seu período de montagem, realização e desmontagem. Expositor: Responsável pelas informações: Tel: Data: Prazo final para encaminhamento: 05 de maio de 2015 O formulário deverá ser encaminhado a: 14

16 12. FORMULÁRIO III SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA E KVA EXTRA IMPORTANTE: Cada estande tem direito a 01 ponto de energia de 127 Volts; Em caso de utilização de qualquer aparelho 220 Volts ou necessite de ponto de energia extra o expositor deverá solicitar com antecedência via este formulário; Sugerimos que levem adaptadores para tomadas (PLUG 2P + T NOVO PADRÃO BRASILEIRO), pois muitos aparelhos ainda não possuem esse padrão. Solicitamos providenciar as seguintes cargas de energia elétrica (consumo de KVA s) para nosso estande conforme descrição abaixo: DESCRIÇÃO EQUIPAMENTO QUANTIDADE Ponto de energia 127 Volts Ponto de energia 200 Volts Expositor (Razão Social) Nome Fantasia Nº do Estande Prazo final para encaminhamento: 05 de maio de 2015 O formulário deverá ser encaminhado a: 15

17 13. FORMULÁRIO IV - TERMO DE AUTORIZAÇÃO APRESENTAÇÃO DA MONTADORA O EXPOSITOR, autoriza a MONTADORA DE ESTANDE, a prestar serviços no estande nº de área e declara solenemente neste ato e por este instrumento o integral compromisso e responsabilidade pela montagem do estande no XXX SEMINÁRIO NACIONAL DE GRANDES BARRAGENS, de acordo com as normas para as montadoras de estandes e regulamentos conforme o Manual de Orientação do Expositor. O EXPOSITOR declara, ainda, assumir total responsabilidade pela contratação da empresa montadora, e isentando o Comitê Brasileiro de Barragens - CBDB de quaisquer responsabilidades. Data: / / Expositor (Carimbo e assinatura) Montadora Dados do Expositor: Razão Social: Nome Fantasia: Responsável: Endereço: CEP: Cidade: Estado: Telefone: Fax: CNPJ: Insc. Estadual: Site: Dados da Montadora de estande: Razão Social: Nome Fantasia: Responsável: Endereço: CEP: Cidade: Estado: Telefone: Fax: CNPJ: Insc. Estadual: Site: Prazo final para encaminhamento: 24 de abril de O formulário deverá ser encaminhado a: junto com o projeto arquitetônico do estande. 16

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