Unidade 16: Funções de Busca e Referência

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1 Unidade 16: Funções de Busca e Referência 16.0 Introdução Uma das características mais importantes do Excel é sua habilidade de buscar um valor específico em um grande número de células contendo dados e retornar um valor daquela linha (ou coluna). A forma mais fácil de fazer isso é utilizar as funções PROCV e PROCH. Se você faz muita análise em grandes bancos de dados provavelmente valerá a pena você aprender a combinação de funções um pouco mais complicadas e muito mais poderosas chamadas ÍNDICE e CORRESP PROCV A função PROCV busca por um valor específico na coluna mais a esquerda de uma tabela de dados e retorna um valor daquela linha em uma das colunas à direita. Considere os seguintes dados contendo a data de lançamento de alguns sites famosos: Suponha que a lista tenha milhares de linhas. Suponha que você só esteja interessado nas quatro redes sociais. Você poderia criar uma pequena lista com apenas os sites que você 2010 Excel with Business 1 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

2 está interessado (coluna D) e então utilizar o PROCV para buscá-los na enorme tabela e retornar as datas de lançamento correspondentes. Escreva o seguinte na célula E2: =PROCV (D2;A:B;2;FALSE) resultando: Onde: D2 é o valor que estamos buscando. Note que escrever Facebook.com para este argumento teria dado o mesmo resultado, mas não seriamos capazes de copiar a fórmula para outras linhas sem mudá-la. A:B é o intervalo em que estamos buscando. Note que a ausência de números nessa referência significa que a busca é feita em toda a coluna. 2 é o número da coluna do valor que queremos obter. Então, neste caso, a coluna na qual estamos interessados (Ano de lançamento) é a segunda, então colocaremos 2. FALSO indica que estamos buscando por uma correspondência exata. Deixar isto em branco ou escrever VERDADEIRO faria o Excel buscar pela correspondência mais próxima. Aviso! Não recomendamos correspondências inexatas a menos que você tenha plena certeza do que você está fazendo. Isto é, em parte, por que os dados que entram podem ser manipulados para uma forma precisa e parcialmente porque deixar o Excel adivinhar uma correspondência pode trazer resultados não desejados e incertos Excel with Business 2 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

3 Limitações Os dados que você está buscando devem estar na coluna mais a esquerda do intervalo que você selecionar 16.2 PROCH Você também pode usar o PROCH para dados organizados horizontalmente. Suponha que desejássemos empreender o mesmo exercício para os mesmos dados, mas que nossos dados estivessem organizados horizontalmente. Então, ao colocar os sites nos quais estamos interessados nas células B4:E4 e então colocando a seguinte fórmula na célula B5: =PROCH (B4;B1:AN2;2;FALSE) Obteremos: De fato, seria melhor (pelo menos visualmente) neste tipo de exemplo reformatar o texto verticalmente e utilizar um PROCV. Se você se encontrar utilizando o PROCH vale a pena se perguntar se os dados estão dispostos da melhor forma. Já que muitos bancos de dados exibem os dados dispostos em colunas para baixo em vez de linhas, a Você pode converter dados organizados verticalmente para dados organizados horizontalmente através de uma Troca de Posição Especial: Página Inicial > Colar > Colar Especial > Transpor 2010 Excel with Business 3 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

4 PROCV é a função mais útil das duas. As limitações da PROCV também se aplicam a PROCH também CORRESP A função CORRESP é na verdade uma função de busca que não retorna nenhum dado. Ela apenas lhe diz se encontrou o valor que você pediu que fosse buscado, e, caso o encontre, diz onde o encontrou. Existem três argumentos em uma função CORRESP: o que você está buscando, onde você está buscando e o tipo de correspondência que você está tentando fazer. Utilizando nosso exemplo de páginas de internet populares, suponha que estamos buscando por mais outras duas redes sociais (Bebo e Friendster) e queremos saber se elas aparecem em nossa grande base de dados. Digite na célula E2: =CORRESP (D2;A:A;0) E você obterá algo assim: Onde: D2 é o que estamos buscando (na linha 2 o Facebook.com) A:A é a coluna na qual estamos buscando 0 significa que estamos buscando por uma correspondência exata (assim com o PROCV e PROCH, é uma boa ideia utilizar a forma de correspondência exata quando você está esperando uma correspondência exata, se você utilizar as formas aproximadas de correspondência, os dados devem ser classificados de acordo) A tabela resultante é: 2010 Excel with Business 4 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

5 O 4 na célula E2 exibe a posição onde o Facebook.com aparece na coluna A (é o quarto item no intervalo que selecionamos). Note que, neste caso, isto inclui o cabeçalho. Se quiséssemos remover isso teríamos digitado =A2:A em vez de A:A. Algo semelhante com 6, 13, 26. Os #N/A s nas células E6 e E7 indicam que nem o Bebo.com nem o Friendster.com estão na vasta lista ÍNDICE-CORRESP A combinação ÍNDICE-CORRESP não é algo simples, mas vale muito a pena reservar um tempo para aprendê-la particularmente se você trabalha com muitos dados frequentemente. A ÍNDICE-CORRESP tem algumas vantagens sobre as PROCVs: Ela pode ser utilizada em dados organizados em colunas ou linhas Você pode encontrar uma coluna com base na correspondência do cabeçalho em vez de ter que escolher um número de coluna em particular ÍNDICE A função ÍNDICE é bem simples e também pode ser utilizada por si só. Ela possui dois argumentos: a lista que você deseja que o Excel busque e o número que você deseja obter dessa lista. Então, caso você quisesse retornar a décima quarta página de internet da lista abaixo, você escreveria: = ÍNDICE(A2:A40;14) 2010 Excel with Business 5 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

6 E assim a ESPN.go.com seria retornada. Suponha que você tem outra base de dados com informações de páginas de internet baseadas na classificação dos usuários de várias geografias, tudo isso em ordem alfabética: Você deseja consolidar as duas bases de dados em apenas uma base de dados mestre contendo toda essa informação. Primeiro você precisa decidir se quer adicionar a informação de classificação à planilha ou vice versa. Isto pode depender de que ordem e formato tem precedência. Digamos que vamos adicionar dados de classificação aos dados de lançamento: 2010 Excel with Business 6 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

7 Então, nessa base de dados, digitaremos: =ÍNDICE(Ratings!B:B;CORRESP (Launch!A2;Ratings!A:A;0) Ratings=Classificação Launch=Lançamento Onde: A parte amarela da fórmula indica onde nós pedimos que o Excel fizesse a busca (coluna B da planilha de classificações). A parte verde retorna a posição na coluna de classificações A, (onde os sites estão listados em ordem alfabética) onde o Google.com aparece. Digamos que este é o centésimo lugar. A ÍNDICE, portanto, sabe retornar a centésima classificação na coluna B da planilha de classificações. Agora, para obter TODOS os dados da planilha de classificações, vamos precisar copiar uma versão da fórmula na direita. Já que sempre vamos querer utilizar uma correspondência da coluna A da planilha de lançamento (mas nem sempre da mesma linha) na coluna A da planilha de classificações, podemos corrigir algumas referências de células (veja a Unidade 11: Referências de Célula) para: =ÍNDICE (Ratings!B:B;CORRESP (Launch!$A2;Ratings!$A:$A;0)) Assim, ao estender a fórmula para baixo e para a esquerda obteremos: 2010 Excel with Business 7 Unidade 16: Funções de Busca e Referência

8 Cuidado Assim como qualquer outra fórmula e função do Excel, é fácil inserir valores incorretos (e é complicado localizar o erro em alguns casos). Você deve, portanto, tomar os seguintes cuidados: Fazer verificações constantes. No exemplo acima, você talvez queira escolher uma célula aleatoriamente, digamos a F15, para verificar se o Go.com tinha a classificação 9.8 na planilha de classificações. Classificar dados. Certifique-se de criar funções ÍNDICE-CORRESP de forma que elas ainda retornem o resultado correto ainda que a ordem de classificação dos dados seja modificada. Manter dados precisos. Enquanto defendemos o uso do tipo de correspondência exata, isto requer que os dados entre os quais você está fazendo a busca correspondam exatamente ao valor que você está buscando. Às vezes só o que falta é uma operação para alcançar isto. Por exemplo, se todas as planilhas de classificação de páginas da internet possuíssem nós talvez tivéssemos que adicionar esse www. às entradas correspondentes na planilha de lançamento (usando o &) ou teríamos de removê-los da planilha de classificação (utilizando o Localizar e substituir ou o ESQUERDA E NÚM.CARACT) Excel with Business 8 Unidade 16: Funções de Busca e Referência