Actualização. Versão Julho Draft.1.02

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1 Actualização Versão Julho 2008 Draft.1.02

2 2 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

3 Introdução Este documento descreve as características principais adicionadas ao JURINFOR JuriGest. As novas vertentes do produto surgem em convergência com diversas necessidades expressas por utilizadores, na intenção de melhorar a produtividade do trabalho diário. É com grande satisfação que a Jurinfor reconhece o mérito de diversas sugestões de ampliação do produto que fornecem uma melhoria significativa de diversos aspectos práticos da aplicação realçados pelos nossos clientes. Na lista de características descrita em seguida, a grande maioria resultou de contribuições de utilizadores que podem agora ser usufruídas por todos. Composição da actualização Esta actualização é constituída pelos seguintes elementos: 1. CD-ROM com o JURINFOR JuriGest 2. Instruções de Instalação 3. Documento de actualização (este documento) 4. Documento de Aviso 5. Código de Activação Suporte Junto das instruções de instalação poderá encontrar ainda informações sobre como instalar o JURINFOR JuriGest em rede e como funciona o Código de Activação. Para mais informações de suporte ao produto deve ser consultada a seguinte página disponível na Internet: Em seguida deve seleccionar a opção Suporte, no menu de Opções disponíveis. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 3

4 4 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

5 Destaques Descrição da actualização Novas funcionalidades em destaque Integração do JuriGest com o Outlook Classificação de s 1.2. Definir Regras Criar Regras Definir Nova Regra Aplicar Regra Consultar características de uma regra 1.3. Nova Tarefa Calendário 1.4. Feriados Calendário 1.5. Calendário Partilhado 1.6. Exportar Contactos Workflow e Gestão Documental O JuriGest fornece agora um novo método de interacção com o correio electrónico directamente dentro do Outlook Arquitectura do sistema de Workflow 2.2. Componentes do sistema de Workflow 2.3. Repositório de documentos 2.4. Activação do sistema de Workflow/Gestão Documental 2.5. JuriGest Workflow Manager (JWM) Definir Regras de Delegação/Classificação automática Criar uma Regra de Delegação automática Criar uma Regra de Classificação automática 2.6. JuriGest Activities Manager (JAM) (visão do Documentalista) Delegar Classificar 2.7. JuriGest Activities Manager (visão do Executante) 2.8. Consulta e Pesquisa avançada de Documentos 2.9. Delegação múltipla e Classificação múltipla de actividades Está disponível um novo sistema de Workflow que permite definir um conjunto de regras para a sequência de processamento da Gestão Documental, nomeadamente quando há processamento de documentos em grande quantidade. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 5

6 1. Integração do JuriGest com o Outlook O JuriGest tem agora um método adicional para interagir com o correio electrónico que funciona directamente no Outlook. O utilizador bem familiarizado com o Outlook irá rapidamente melhorar a sua produtividade de associação de correio electrónico a tarefas e actos processuais de Pastas e Processos do programa, reconhecendo os novos mecanismos de classificação que agora estão disponíveis. O módulo de integração com Outlook cria dois pontos distintos de identificação do JuriGest: Novo botão na barra de botões do Outlook para Classificar para o JuriGest Menú JuriGest que permite o acesso a um conjunto de funcionalidades de integração O menú JuriGest no Outlook dá acesso a um conjunto de novas operações possíveis para relacionar informação de correio electrónico com os Processos em tribunal ou os assuntos em curso com determinado Cliente, por exemplo. Cada uma destas operações será descrita em seguida de modo a tornar clara a sua utilização na perspectiva da associação à informação do JuriGest. NOTA: A integração do JuriGest com o Outlook só está disponível para as versões Outlook 2003 e Outlook JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

7 1.1. Classificação de s O método principal para associar um recebido a um determinado assunto de uma Pasta ou Processo consiste na classificação desse . A classificação equivale a estabelecer uma correspondência lógica entre o recebido e um Cliente, Pasta e Tarefa do JuriGest ou um Cliente, Pasta, Processo e Acto Processual do JuriGest. Classificação Para realizar a classificação de uma mensagem de correio electrónica recebida, devem ser executadas as seguintes operações: 1. Seleccionar a mensagem a classificar 2. Premir o botão da barra de botões com o símbolo do JuriGest e com a mensagem Classificar Ou, em alternativa, 1. Seleccionar a mensagem a classificar 2. Seleccionar o menú JuriGest 3. Premir a opção Classificar JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 7

8 Deve seleccionar os ficheiros anexos que pretende incluir na classificação automática para o JuriGest de modo a que estes fiquem integrados como documentos da Pasta/Processo. Assim, a gestão documental da aplicação irá contendo também todos os ficheiros recebidos nas mensagens de correio electrónico que estejam relacionadas com os assuntos respectivos. No exemplo acima a mensagem teste ficará classificada no JuriGest no cliente 1-Maria Gabriela Pereira, Pasta 2 Accção de Divórcio e Tarefa-Estudo de documentação. O ficheiro anexo JG-actualizaçãoIVA20.doc também ficará associado como documento dessa tarefa. Para prosseguir com a classificação da mensagem basta premir o botão Classificar. NOTA: A classificação de s recebidos não remove esses s do Outlook. A classificação é apenas um mecanismo de associação de um a uma Tarefa ou Acto Processual do JuriGest, sem alterar a informação presente no Outlook. 8 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

9 No JuriGest ficará disponível a informação relativa a esta mensagem e ao documento anexo através da Tarefa onde esta foi classificada. O documento anexo do fica acessível também na Tarefa, Pasta ou Cliente através do separador Documentos. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 9

10 1.2. Definir Regras A definição de Regras permite criar automatismos para a classificação automática de correio electrónico recebido. Neste caso o que se pretende é optimizar a associação automática de s recebidos que sigam determinadas premissas, que permitam que sem intervenção do utilizador as mensagens e seus ficheiros anexos fiquem automaticamente associados ao JuriGest nos assuntos ou processos correspondentes Criar Regra Para criar uma nova regra, deve-se seleccionar o menú JuriGest e em seguida a opção Regras. Já no ecrã de regras, deve premir-se o botão Criar Regra. 10 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

11 Definir a Nova Regra No exemplo seguinte vamos definir uma regra que classifique automaticamente as mensagens recebidas quando no assunto vem o nº de processo em tribunal. Neste caso marcou-se a opção respectiva e atribui-se o nome para a regra de Regra por Nº de Processo em Tribunal. Conforme o ecrã demonstra, a regra é para ser aplicada à Pasta Inbox do Outlook. Premindo o botão Gravar a regra ficará memorizada. Desta forma, se num recebido existir o nº TC/07 que corresponda a um nº de processo em tribunal anteriormente gravado no JuriGest, então o sistema classificará automaticamente esse de forma a ficar associado a um acto processual desse processo e colocando os documentos anexos do como documentos do acto processual do processo respectivo. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 11

12 Aplicar Regra Para seleccionar a regra para aplicação no momento após a sua criação, deve seleccionar-se o nome respectivo e premir o botão Aplicar regra. NOTA: A aplicação automática de regras no momento da recepção de novas mensagens de correio electrónico está activa logo à partida. Se se pretender desligar o mecanismo de aplicação automática de regras deve ser desactivada a opção Aplicar regras na chegada de s Consultar as características de uma Regra Para verificar as condições que estão a ser aplicadas na definição de uma regra, deve-se seleccionar a regra da lista respectiva de modo a aparecer o seu detalhe mais abaixo. 12 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

13 1.3. Nova Tarefa - Calendário A criação de Tarefas para marcação no Calendário através do menú JuriGest tem a vantagem de permitir classificar de imediato essa marcação quando relacionada com um assunto ou Processo específico de um cliente. Supondo que é pretendido marcar uma reunião com um cliente sobre um determinado Processo que está a decorrer e sobre o qual pretendemos também ter a participação de outros colegas, podemos definir uma nova tarefa da seguinte forma: - aceder ao menú JuriGest - seleccionar a opção Tarefas Calendário - preencher a nova tarefa com a informação relevante para a marcação pretendida JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 13

14 Identificação A tarefa é identificada pelo Assunto. Este campo deve conter uma breve descrição da tarefa que se está a criar. Adicionalmente existe um campo de observações que pode conter uma descrição mais alargada do evento que se pretende marcar. Notificação de outros participantes No exemplo do ecrã anterior foi definido um participante para o qual é enviada uma notificação de marcação para a sua agenda pessoa. Esta notificação pode também ser enviada para o endereço de correio electrónico do cliente, caso o utilizador assim o deseje. Calendário de execução Em seguida foi preenchido o quadro do calendário de execução (correspondente ao que aparece na criação de tarefas/actos processuais do JuriGest) de modo a definir as datas limite para a realização da Tarefa que se está a criar. Classificação No quadro de classificação deve ser indicado a que cliente, pasta e/ou processo, de modo a que seja criada uma tarefa/acto processual com o agendamento previsto. Anexos Podem ser associados documentos que fiquem associados à criação da tarefa/acto processual no JuriGest. Neste caso toda a informação relacionada com a Tarefa fica associada ao programa. A associação de documentos faz-se premindo o botão + ficheiros. Calendário Neste quadro pode ser activado o tipo de sincronização que se pretende realizar. Se se pretender que a marcação da tarefa apareça no calendário pessoal, deve ser activada a opção respectiva. Se, adicionalmente, se pretender sincronizar esta nova tarefa com um calendário de grupo que esteja definido no servidor de , então deve ser activada a opção respectiva e indicada a conta de grupo. 14 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

15 No Outlook a marcação da tarefa aparece de duas formas: Como Tarefa agendada Como marcação no calendário JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 15

16 No JuriGest aparece como Diligência (no exemplo trata-se de um Acto Processual mas podia ser uma Tarefa): 16 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

17 1.4. Feriados - Calendário Esta opção permite realizar o lançamento de todos os feriados nacionais, locais e férias judiciais no calendário do Outlook para o ano corrente. Ao realizar esta operação, no calendário as férias judiciais e os feriados nacionais marcam todo o dia como preenchido ( all day event ). Os feriados locais ficam registados como acontecendo às 00h00 de cada dia, sobrepondose à mesma hora, no caso de nesse dia ser feriado em diversos locais. ex: Férias Judiciais ex: Feriados Locais JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 17

18 1.5. Calendário Partilhado O acesso ao calendário partilhado permite ter uma visão geral das marcações da organização. Se o utilizador tiver permissões de acesso para tal, então poderá inclusivamente filtrar por executante a lista de marcações no calendário partilhado. No exemplo seguinte foi definida a conta de calendário partilhado e seleccionada a opção de visualização Tudo. É possível, como alternativa, optar por visualizar apenas as marcações de um executante: 18 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

19 No exemplo seguinte foi aplicado um filtro de visualização pelo executante juridemo e restringido o intervalo de datas de interesse apenas para o início do mês de Julho de JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 19

20 1.6. Exportar Contactos O menú JuriGest também permite aceder a uma função de exportação de contactos utilitária. Esta opção permite exportar contactos registados no Outlook para os Contactos Diversos do JuriGest. Acedendo a esta opção é possível realizar a exportação selectiva dos contactos que se pretendem copiar para o JuriGest. Após a selecção de contactos a exportar deve premir-se o botão Exportar. No JuriGest estes contactos ficarão automaticamente disponíveis na lista de Contactos Diversos. 20 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

21 2. Workflow e Gestão Documental O novo sistema de Workflow disponível no JuriGest cria uma nova forma de pensar o ciclo do documento até este chegar à Pasta ou Processo respectivo. Até este momento a associação de documentos fazia-se directamente na diligência (tarefa ou acto processual), pelos métodos tradicionais já disponíveis: Digitalizar documento Associar documento existente Criar documento registado no sistema (Word, Excel, Powerpoint, etc) Contudo: - numa óptica de produção documental sistemática e, - havendo equipamento disponível para a transformação física de peças processuais em ficheiros legíveis por aplicações comuns (ficheiros PDF ou TIFF), nomeadamente scanners de gama média ou alta capazes de digitalizar dezenas de páginas por minuto e gravar os ficheiros resultado numa directoria (pasta) da rede, estão criadas condições para uma utilização rentável deste novo mecanismo de workflow Arquitectura do sistema de Workflow O sistema de workflow segue uma lógica de fluxo de documentos baseada no conceito de repositório único sobre o qual serão tratados os documentos. Sobre este repositório o sistema automático fará uma pré-classificação dos documentos de forma a que estes fiquem disponíveis para um operador (ou mais), adiante designado Documentalista. O Documentalista poderá realizar duas operações distintas sobre a pré-classificação realizada sobre cada documento: Delegar o documento para classificação a outro executante do JuriGest Classificar directamente o documento no Cliente, Pasta e/ou Processo respectivos Uma vez classificado o documento, este desaparece da lista de documentos préclassificados pendentes de classificação, reduzindo assim a lista de trabalho documental pendente. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 21

22 Ciclo documental Início do Workflow Verificar repositório Há novos documentos? Não Sim Pré-classificação automática de documentos Documentalista ou executante processa documentos Documentalista ou executante delega documento Documentalista ou executante classifica documento Fim do Workflow 22 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

23 2.2. Componentes do sistema de Workflow A orquestração de actividades de forma a promover e agilizar a correcta classificação de documentos é realizada por duas componentes fundamentais do sistema: JuriGest Workflow Manager JuriGest Activities Manager JuriGest Workflow Manager (Gestor de Workflows) Esta componente está instalada no computador servidor do JuriGest e é responsável por activar e desactivar os workflows, verificar o repositório de documentos e pré-classificar os documentos que entretanto sejam detectados nesse repositório. JuriGest Activities Manager (Gestor de Actividades) Esta componente está instalada em cada terminal de trabalho dos executantes do JuriGest. Está também instalada no computador do Documentalista. Logo que um determinado documento é delegado a um executante, esta componente é responsável por notificá-lo da existência de actividades de classificação de documentos pendentes, disponibilizando a forma de o fazer Repositório de documentos O repositório de documentos funciona como um concentrador documental, para o qual podem ser gravados documentos provenientes de diversas origens. Originalmente, este repositório situa-se debaixo da directoria de instalação do JuriGest no servidor, nomeadamente:..\jurigest\doc\pendentes Essa pasta destino pode ser designada dentro da organização para conter todos os documentos provenientes de: Scanner de digitalização que permita gravação automática de ficheiros PDF (ou TIFF) numa pasta da rede e cujo nome que atribui aos ficheiros seja sequencial crescente de modo a não gerar colisões Anexos de mensagens de correio electrónico que se pretendam classificar posteriormente (desde que gravados no repositório com nomes distintos dos que já lá existam) Ficheiros de documentos existentes noutros locais da rede ou de computadores locais e que se pretendam copiar para o repositório Ficheiros que se tenham que gravar num local da rede (ou computador local), mas que por estarem relacionados com a actividade jurídica desenvolvida sobre determinado Cliente, Pasta ou Processo do JuriGest, devam ficar posteriormente classificados no local respectivo do programa (exemplo: os ficheiros de confirmação de entrega de processos no CITIUS) Este repositório pode desta forma conter ficheiros de diversas origens, desde que sejam lá gravados. Uma vez gravados no repositório, esses documentos entrarão no ciclo de documentos proporcionado pelo Workflow que permitirá classificá-los adequadamente na estrutura de informação processual do programa. NOTA: A pasta identificada para repositório de documentos não pode ser utilizada para criar novos documentos de forma directa, isto é, não se deve criar um documento de Word (por exemplo), a partir do explorador do Windows, quando este tem seleccionada a directoria do repositório. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 23

24 2.4. Activação do sistema de Workflow/Gestão Documental Para activar o sistema de Workflow/Gestão Documental tem que se activar a opção 41 das Definições Gerais do JuriGest Server. Quando se procede à selecção da opção 41, surge uma pergunta: Respondendo positivamente a esta pergunta, é automaticamente executado o JuriGest Workflow Manager que liga o motor de processamento documental. 24 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

25 2.5. JuriGest Workflow Manager (JWM) O JuriGest Workflow Manager, adiante designado JWM, é o motor que acciona o funcionamento do ciclo de documentos anteriormente demonstrado. O JWM pode ser acedido através da barra de ícones de acesso rápido no canto inferior direito da barra Iniciar Logo que o JWM detecta novos documentos no repositório, pré-classifica-os. Nesse momento surge uma notificação no servidor informando sobre a pré-classificação recentemente realizada. Premindo na mensagem de notificação ou, em alternativa, no ícone do JWM (assinalado na image), é possível consultar a janela principal desta componente. Neste exemplo sabe-se que está um workflow activo (iniciado) com 7 documentos pendentes para classificação. No total existem 88 documentos pendentes de classificação já que foram despoletados diversos workflows cujos documentos pré-classificados ainda não foram classificados. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 25

26 Definir Regras de Delegação/Classificação automática O JWM permite adicionalmente definir um conjunto de regras para um tratamento automático sem intervenção do utilizador (executante ou Documentalista). Para aceder a esta funcionalidade deve ser premido o botão Regras sobre o ecrã principal do JWM. Surge um ecrã com a lista de regras definidas e que permite criar novas regras. Premindo o botão Criar é possível definir uma nova regra: Seleccionando posteriormente uma regra da lista é possível verificar a sua definição premindo o botão Consultar, ou apagar a regra premindo o botão respectivo. 26 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

27 Criar uma Regra de Delegação automática Quando se prime o botão Criar demonstrado anteriormente, aparece um ecrã onde é possível ao utilizador definir as características da nova regra. No ecrã seguinte é demonstrada a definição de uma regra de delegação automática que permite posteriormente ao JWM pré-classificar documentos e automaticamente delegálos para tratamento para um determinado executante sem intervenção do executante/documentalista. De acordo com esta regra de delegação automática, quando o JWM pré-classificar documentos cujo nome contenha a palavra-chave _GP_, o sistema fará a delegação automática dessa actividade para o executante Gonçalo Pinheiro que será devidamente notificado. Para a definição da regra é essencial a atribuição de um nome explícito e da utilização de palavras-chave que não colidam entre si. A operação seleccionada neste exemplo foi a delegação. As regras quando são criadas ficam automaticamente activadas conforme a selecção do ecrã anterior. No entanto, o utilizador poderá desactivar, quando necessário, qualquer regra anteriormente criada desmarcando a opção respectiva. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 27

28 Criar uma Regra de Classificação automática Em alternativa ao ponto anterior, o JWM permite criar regras que completam todo o ciclo do documento sem qualquer intervenção do utilizador (executante). Neste caso, definindo-se explicitamente um critério objectivo de classificação é possível determinar que todos os documentos pré-classificados pelo JWM que sigam esta regra, sejam automaticamente classificados num Cliente, Pasta e/ou Processo, numa Tarefa/Acto Processual respectivo ou criando automaticamente uma Tarefa/Acto Processual para o efeito. No exemplo seguinte define-se uma nova regra de Classificação automática para os documentos recebidos que estejam relacionados com o cliente Móveis Serafim. Neste exemplo a palavra-chave CLI_MS_ identifica para o utilizador que se trata de um Cliente e cujas iniciais são MS. Para a delegação também é importante a atribuição automática de um executante que ficará sempre associado ao automatismo fornecido pelo JWM. 28 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

29 Um exemplo de ficheiros que estariam nas condições das palavras-chave dos dois tipos de regra demonstrados anteriormente é mostrado em seguida: O primeiro ficheiro despoleta a Delegação automática para o executante Gonçalo Pinheiro. O segundo ficheiro despoleta a Classificação automática para o Cliente Móveis Serafim. Nota: a nomenclatura de utilização de palavras-chave é definida pelo utilizador. Qualquer que seja a regra imposta ao sistema (JWM), este fará uma delegação ou classificação automática seguindo essa regra. Assim, convém o utilizador estar ciente que uma definição muito abrangente pode despoletar a delegação/classificação automática sem controle, para o destino definido na regra. Um mau exemplo de palavra-chave seria MS, porque apenas essas duas letras podem surgir em ficheiros como QuemSomos.doc ou OptemSempre..jpg. O exemplo correcto de _MS_ iniciado e seguido por _ é o suficiente para se tornar uma palvra-chave adequadamente distintiva para que não colida com outras palavraschave definidas noutras regras. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 29

30 2.6. JuriGest Activities Manager (JAM) (visão do Documentalista) O JuriGest Activities Manager, adiante designado JAM, é responsável pela delegação e classificação de documentos anteriormente pré-classificados do lado do servidor. Contudo, na visão do Documentalista, este gestor de actividades é totalmente abrangente, revelando a totalidade de documentos pendentes de classificação. O Documentalista terá um carácter especial no tratamento destes documentos já que terá competências específicas para: Classificar alguns (ou todos) os documentos Delegar alguns (ou todos) os documentos Neste cenário, o JAM está disponível ao Documentalista através de um ícone próprio localizado no seu ambiente de trabalho, que depois de executado coloca um ícone na barra de ícones de acesso rápido (também na barra Iniciar ). Premindo sobre o ícone assinalado, o Documentalista tem uma visão especial do grupo de documentos anteriormente pré-classificados. A visão especial permite a selecção do filtro por Executante, que no caso do Documentalista tem também a selecção inicial Todos que permite consultar a totalidade de documentos pré-classificados. Cada linha representa uma Actividade. Esta actividade pode ser Delegar, ou Classificar o documento respectivo. O documento pode ser consultado com duplo-clique sobre o título do documento identificado a azul sublinhado na lista. 30 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

31 Delegar A actividade Delegar permite delegar a responsabilidade de classificar efectivamente o documento a outro executante do JuriGest. Ao delegar, o executante (neste caso o Documentalista), atribui a outro executante a tarefa de classificar aquele documento. Por seu lado, o outro executante será notificado da existência de uma nova Actividade pendente de classificação sua. No exemplo seguinte é delegada a actividade ao executante Gonçalo Pinheiro : Em seguida pode ser aplicado o filtro na janela principal do JAM de modo a confirmar as actividades já delegadas para o executante Gonçalo Pinheiro. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 31

32 Classificar A actividade Classificar permite associar o documento ao Cliente, Pasta e Processo respectivos de modo a que esta possa ser listado e consultado numa pesquisa futura sobre informação desse processo. A classificação pressupõe que o executante saiba o local destino da classificação, nomeadamente o Cliente e Pasta, ou o Cliente, Pasta e Processo. Adicionalmente a classificação pode ser realizada directamente para uma Tarefa já existente da Pasta ou Acto Processual já existente do Processo ou, em alternativa, optando por se criar uma Tarefa/Acto Processual para a actividade de classificação. Premindo o botão OK, a actividade é considerada como completada e desaparece da lista de actividades pendentes de classificação. 32 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

33 2.7. JuriGest Activities Manager (JAM) (visão do Executante) A visão do executante é mais restrita porque este só conhece as actividades que lhe foram anteriormente delegadas. Os Administradores de Sistema, Séniores e Partners podem seleccionar outro executante da lista de executantes, ou a opção Todos. Contudo, os executantes típicos só conseguirão ver o que lhes está delegado e terão a lista de executantes com selecção vedada (desactivada). No exemplo descrito, o executante Gonçalo Pinheiro recebe uma notificação proveniente da delegação anteriormente feita pelo Documentalista. Premindo na mensagem ou no ícone de acesso ao JAM, o executante poderá consultar o detalhe dessa actividade. Neste caso o executante só tem um actividade que lhe foi delegada e como tal só terá que classificar um documento. Nota: Este executante pode delegar novamente a mensagem. Não é obrigado a classificar a mensagem que lhe foi atribuída. Depois de analisar o documento (consultando-o com duplo-clique, por exemplo) e se verificar que houve um engano na delegação anterior ou se tem conhecimento de outro executante que deveria tratar desse assunto, então deverá delegar a activadade a esse outro executante. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 33

34 2.8. Consulta e Pesquisa avançada de documentos O JuriGest Activities Manager (JAM), dispõe ainda de um método de consulta rápida da base de dados orientada especificamente ao documento. Nesta consulta e pesquisa o resultado principal é o documento e ao conjunto de informação adicional em torno do documento é atribuído o nome de atributos. Para aceder a esta consulta e pesquisa deve ser premido o botão Documentos. Nota: A consulta e pesquisa de documentos está também disponível através do ecrã de Gestão Documental dentro do JuriGest. 34 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

35 Automaticamente será mostrado o ecrã de pesquisa e consulta de documentos do executante corrente (neste caso Gonçalo Pinheiro). Os quatro documentos da lista à direita representam a lista de documentos cujo executante é Gonçalo Pinheiro e realizados entre as datas determinadas. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 35

36 Se se pretender reduzir a lista de documentos apenas aos que sigam os critérios... Cliente = João Pereira Centro de Resultados = Contencioso Espécie = Cível Tribunal = Lisboa Tribunal Central Administrativo Sul...devem ser preenchidos os campos conforme indicado em seguida e premido o botão Aplicar. Realizando um duplo-clique sobre a linha de resultado, obtém-se o conjunto de atributos do documento que o relaciona com a actividade jurídica da base de dados do programa. 36 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

37 Lista de atributos do documento Neste ecrã é possível realizar uma consulta directa ao documento premindo sobre os links assinalados a azul sublinhado. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 37

38 2.9. Delegação múltipla e Classificação múltipla de actividades O executante que está a realizar o tratamento das actividades pendentes (por exemplo, o Documentalista), pode optimizar o procedimento de Delegação e Classificação de Actividades utilizando a selecção múltipla de actividades. No exemplo seguinte, é realizada uma selecção múltipla de actividades para Delegar para o mesmo executante: 38 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

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