ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

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1 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

2 CURSO: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Palestrante: João Geraldo Cardoso Campos Currículo Resumido: Mestre em Administração Gestão Estratégica pela UNISUL Universidade do Sul de Santa Catarina, Especialista em Gestão de Eventos Culturais pela Scuola Internacionale di Ravello na Itália, Bacharel em Educação Física e Esportes pela UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina. Atualmente é Coordenador de Eventos da UNISUL da Grande Florianópolis, Sócio-consultor do Studio Sapienza e docente dos Cursos de Graduação em Educação Física e Esportes, Turismo da UNISUL e nos Cursos de Pósgraduação em Administração, Moda, Turismo e Eventos da UNISUL e da IEDUCORP/FURB. Desenvolve também palestras, cursos e consultorias em parceria com diversas empresas e instituições públicas e privadas. Tem se dedicado aos estudos da Gestão Estratégica de Eventos por meio de pesquisas, consultoria e na Coordenação da Escola de Eventos do Studio Sapienza. Com experiências em eventos locais, regionais, nacionais e internacionais, no Brasil, Portugal e Itália. Contato: PROMOÇÃO APOIO EXECUÇÃO

3 ESCOLA DE GESTÃO PÚBLICA MUNICIPAL - EGEM A estrutura de organização de cursos, capacitações e eventos promovidos pela FECAM e pelas associações microrregionais estão sob a responsabilidade da Escola de Gestão Pública Municipal EGEM. Como a presente proposta trata da realização de capacitação de técnicos municipais, entende-se que, por isso, a operacionalização das etapas é de responsabilidade da EGEM. A entidade realiza trabalho direto junto às associações de municípios, o que oportuniza uma execução uniforme, com redução de custos e acesso mais ágil ao público-alvo. FEDERAÇÃO CATARINENSE DE MUNICÍPIOS FECAM ASSOCIAÇÕES DE MUNICÍPIOS DE SANTA CATARINA A Federação Catarinense de Municípios FECAM trabalha há 30 anos em prol do fortalecimento das administrações públicas municipais. Juntamente com as associações de municípios de Santa Catarina, promove, periodicamente, ações que visem fomentar o desenvolvimento dos municípios. As duas entidades estão presentes na organização de mobilizações e eventos que visem atender às reivindicações municipais. CONTATOS DA EGEM: Telefone: (48) Acesse a programação de cursos e eventos:

4 PROGRAMAÇÃO DO CURSO ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Dia 25 de outubro (terça-feira) 8h30 às 12h Eventos, Fases, Fluxos e Processos: Conceitos e tipos de eventos; pré-evento, execução e pós-evento; desenhando fluxos e processos para setores de eventos e empresas organizadoras. Processos de trabalho. Concepção e Dimensionamento de Eventos: Eventos não nascem de uma ideia; identificação das necessidade e desejos; criação de mapas de recursos; definição do target; ferramentas de gestão (briefings, mapas, brainstorming etc.). Elaboração de Projetos: Desenvolvendo projetos textuais, apresentações comerciais e resumos executivos; ferramentas para elaboração de planilhas financeiras com base em briefings e mapas de recursos. Definindo Planos de Ações e Mapas de Produção: Desenhando planos de ações de acordo com as fases de desenvolvimento da gestão de eventos; definição de papéis e criação de organogramas de trabalho; criação de mapas de produção por áreas de ação; gestão de vários eventos ao mesmo tempo. 13h30 às 17h30 Captação de Recursos, Patrocínios e Apoios: Diferenciação entre patrocínios, apoios e outras formas de captar recursos; possibilidades de captação de recursos públicos e privados; técnicas de negociação e mapas de prospects. Comunicação e Marketing de Eventos: Possibildiades de comunicação e promoção de eventos nos modelos adove the line e bellow the line; definindo conceitos e ferramentas de comunicação e marketing para eventos; eventos como ferramenta de marketing institucional; B2B e B2C; utilização das redes sociais e mídia digital. Pré-produção: Utilizando mapas de produção e recursos; análise de recursos internos e contratações externas; controle de tempo de execução e recebimento de materiais, equipamentos e contratações de equipes de trabalho; saindo do escritório para a sede do evento. Execução de Eventos: Montagem dos espaços de trabalho na sede do evento; supervisão de montagens e equipes terceirizadas; fidelidade da produção ao projeto; metodologias de ativação e aplicação do plano de ação; estratégias de comunicação entre a equipe de trabalho; 5,4,3,2,1 começou. Desprodução Dia 26 de outubro (Quarta-feira) 8h30 às 12h Pós-evento: avaliações e relatórios: Qual o papel da avaliação? Gêneros de avalições; retorno sobre o investimento ROI; elaboração de relatórios. Cerimonial e Protocolo: Conceitos básicos, ordem de precedência; posicionamento de bandeiras; montagem de mesas diretivas; mestre de cerimônias; cerimoniais de aberturas e encerramentos. Postura do Profissional de Eventos: Postura e perfil profissional; serviço de receptivo e secretaria; competências necessárias; prestação de serviços de eventos.

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7 INDÍCE 1 GESTÃO DE EVENTOS Objetivo do Curso Metodologia CONCEITOS E VARIÁVEIS DE GESTÃO EVENTOS COMO NEGÓCIOS IMPACTO DOS EVENTOS CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS ESPAÇOS E LOCAIS PARA EVENTOS MOTAGENS DE ESPAÇOS DE EVENTOS FASES, FLUXOS E PROCESSOS DA GESTÃO DE EVENTOS Fase de Concepção e Dimensionamento Fase de Criação do Produto Evento Fase de Comercialização Fase de Adesão Fase de Pré-produção Fase de Produção Infra estrutura Fase de Produção Serviços Profissionais Fase de Produção Supervisão e Controle Fase de Produção Desmontagem Fase de Pós-evento CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS

8 1 GESTÃO DE EVENTOS 1.1 Objetivo do Curso O Curso tem por objetivo formar e capacitar profissionais qualificados para conceber, administrar e realizar operações nas diferentes áreas que compõem a produção de eventos, visando contribuir para a qualificação do mercado em sintonia com suas demandas de profissionalização, bem como produzir e disseminar o conhecimento acadêmico em eventos. 1.2 Metodologia O Curso de Gestão de Eventos tem uma metodologia focada em conteúdos e unidades de aprendizagem convergentes ao desenvolvimento de competências técnico-científicias, sócio-técnicas e sócio-culturais, por meio de atividades expositivas, interativas, estudos de casos, análises de vídeos e fotos de eventos, trabalhos em equipes, com base em ferramentas de gestão delineando fases, fluxos, processos, análises de cenários e viabilidades, bem como na gestão e formação de equipes de trabalho. 8

9 2 CONCEITOS E VARIÁVEIS DE GESTÃO A palavra evento possui diversos significados e sentidos principalmente porque esta mesma pode exprimir em cada área de conhecimento ou profissional, significados diferentes quanto sua utilização. Se iniciarmos a definição pela origem da palavra esta tem seu radical em e- ventum de e-evenire, sendo o resultado de retorno, um movimento, uma dinâmica na qual exprime a manifestação de algum tipo de acontecimento público ou privado, que para Argano et al (2005) esta manifestação requer uma integração entre sujeito e objeto, ou seja, o target (público-alvo, patrocinadores, apoiadores, fornecedores e outros) é os sujeitos, sendo o evento o objeto de ação. Desta forma um evento como uma manifestação ou acontecimento possibilita a aproximação entre sujeito e objeto com base em um objetivo previamente estabelecido, planificado, mensurado e avaliado. No tocante aos objetivos estabelecidos, os eventos podem ser um meio ou um fim, ou seja, como um meio os eventos podem se apresentar como uma ferramenta de transformação, de apresentação, de relacionamento, de lançamento, de geração de valor, possibilitando resultados posteriores ao evento; possibilitando assim o inicio de uma nova etapa de ações por intermédio dos resultados obtidos. Se o evento for compreendido como um fim, este por sua vez será um acontecimento de encerramento, finalizando um ciclo de ações. Sempre um evento realizar-se-á em função de algo ou alguém, na busca da exteriorização aberta ou fechada de uma determinada ação: mercadológica, social, cultural, esportiva, informativa, religiosa e política. A geração de um conceito técnico que possa exprimir de forma fiel o que realmente um evento representa pode ser algo que venha a restringir suas potencialidades. Dentre os conceitos apresentados pelas literaturas brasileiras especializadas, Matias (2002) pode ser o mais adequado para o que este livro propõe, na qual a autora conceitua eventos como: Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados... O conceito acima contempla os processos que devem ser pensados pelos profissionais no momento da gestão de um evento, focando ao profissional a 9

10 incumbência da gestão. Além das ações previstas e desenvolvidas pelos profissionais que o gerencia, o evento por si só após sua concepção se veste de uma alma, ou seja, cria no imaginário comum uma determinada expectativa. Esta alma deve ser compreendida pela equipe gestora, na qual esta variável por hora subjetiva deve ser incorporada por toda a equipe de trabalho, já que todas as etapas de gestão estarão envoltas deste espírito. A produção do espírito do evento é composta por seus objetivos, mas principalmente pelos aspectos intangíveis daqueles que o promovem, ou seja, se for proposto por uma empresa, os organizadores devem estar atentos a missão, visão, valores e cultura organizacional da empresa, aos seus desejos e suas necessidades, suas peculiaridades regionais ou globais, possibilitando desta forma a transposição para o evento dos valores, da cultura organizacional, do seu portfólio de produtos e serviços e das variáveis que agregam valor ao negócio. Pensar em eventos é pensar em: estratégias, pessoas, serviços, comunicação, logística, cultura, conhecimento, alimentação, custos, impactos, resultados e sucesso; e, estas macro-variáveis estão ligadas diretamente ao formato na qual o evento será desenvolvido, pois este determinará seu dimensionamento, recursos e targets a serem desenvolvidos e resultados almejados. Considerando estas variáveis se faz necessário compreender e analisar o ambiente interno e externo da organização na qual o evento ou programa de eventos será desenvolvido, visto que uma reflexão sobre seu posicionamento estratégico, bem como as forças de mercado, os fatores críticos de sucesso e análises de feedback fazem parte de um conceito de evento maximizando-o não apenas como um acontecimento, ou uma ação pontual, mas sim, com uma relação estratégica relacionada ao negócio principal da organização agregando valor a produtos, serviços e competências essenciais, possibilitando uma maior vantagem competitiva. Quando Phillips, Myhill e Donough (2008) descrevem evento quanto um item estratégico nas organizações se faz necessário identificar e analisar o ambiente, entender ou definir qual o propósito do evento e como será mensurado o sucesso do mesmo, bem como, estes ainda entendem que o processo básico se apresenta em cinco macro-etapas, que estão vinculadas a identificação dos stakeholders, o estabelecimento de objetivos mensuráveis, o desenho de ferramentas de mensuração relacionadas aos objetivos definidos, o desenho, desenvolvimento e entrega de conteúdo e uma experiência de eventos que suporte os objetivos, como também, demonstrar o ROI retorno sobre o investimento pela análise dos dados e pela demonstração dos resultados. 10

11 Na busca de uma maior amplitude no desenvolvimento não somente do conceito de evento, mas principalmente em sua potencialidade quanto gerador de valor a figura abaixo traz contribuições de diversos autores, como Kotler (2000), Serra et al (2003), Watt (2004) e Paiva e Neves (2008). Relações de Análise para a composição e gestão de eventos. Fonte: o autor adaptadode Kotler (2002), Ferreira e Wada (2010) A figura busca apresentar as dimensões que o gestor de evento deve analisar quando visa transformar sua ação em uma proposição estratégica e que tenha como foco o desenvolvimento do negócio na qual o evento estará vinculado. Desta forma Kotler (2000) apresenta que uma seqüência determinando os procedimentos estratégicos e seus possíveis passos, na qual se origina na missão e finaliza na implementação. Este olhar independe se o evento será realizado por uma empresa ou por uma pessoa física, já que independentemente destas variáveis estarem explicitadas em um documento formalizado, estas existem mesmo que seja em um pensamento, manifestando então um desejo, uma necessidade, e/ou expectativa. 11

12 3 EVENTOS COMO NEGÓCIOS O mercado de eventos e a percepção de gestores quanto à utilização de eventos vêm crescendo significativamente nos últimos anos, principalmente por que os eventos possibilitam uma maior aproximação e comunicação entre as empresas e o público consumidor. Neste sentido, o desenvolvimento do mercado brasileiro nestes últimos 10 anos tem crescido substancialmente segundo dados da ICCA Associação Internacional de Congressos e Convenções. Muitos são as contribuições institucionais para que o setor venha crescendo e ganhando força. Entidades com os Visitors and Convetion Bureau das diversas regiões brasileiras, juntamente com organizações específicas do setor de eventos como a ABEOC Associação Brasileira de Eventos, bem como, com entidades do trade turístico e os governos locais, estaduais e nacionais, tem possibilitado o desenvolvimento da área de eventos no país. Entendendo a importância destes agentes contribuintes o mercado de eventos busca a cada dia a segmentação do mercado, buscando a personalização das suas ações para que desta forma possa atender de maneira mais fidedigna as necessidades e desejos de seus clientes. Com base nisto, empresas de eventos estão estabelecidas e se estabelecem no mercado buscando identificar o segmentos/nichos de mercado que possam agregar valor por meio dos eventos. Neste cenário muitas empresas de eventos nasceram de setores de empresas de comunicação, bem como nascem as organizadoras de eventos que visam atuar apenas com a gestão do evento. Prestadoras de serviços são implementadas na intenção de atuar com áreas de especificidade técnica pontuais. Estruturas como centros de eventos são idealizadas com o objetivo de atender as demandas de clientes e buscar agregar valor a negócios, satisfazer desejos e potencializar destinos turísticos ou infra-estruturas existentes que recebem turistas de eventos ou a negócios. Algumas empresas e instituições entenderam que a área de eventos poderia ser um setor ou departamento, criando desta forma uma ação um pouco mais personalizada, visto que os colaboradores especializados neste segmento possuem um conhecimento maior do negócio, das realidades, dos clientes e do segmento na qual a empresa atua no mercado. Watt afirma (2007) que embora os eventos possam variar, a maioria deles segue as mesmas etapas fundamentais em sua organização, as quais são progressivas. É importante que esteja claro, pois qualquer deficiência na definição da natureza da empresa poderá acarretar problemas mais tarde, na identificação do que ser feito e onde deve ser desenvolvido. As ameaças para o setor de eventos são: falta de apoio comercial, concorrência de promoções semelhantes, tendências econômicas e mudanças nas prioridades de financiamento. Já as oportunidades para o setor de eventos são: 12

13 aumento da divulgação entre o público, desenvolvimento de parcerias, retorno financeiro, mudança de atitude e oferta de novas possibilidades de eventos. Para minimizar as ameaças e potencializar as oportunidades Ferreira e Wada (2010) afirma que é importante procurar profissionais que tenham conhecimento em viagens e cultura corporativa; e, essa possibilidade existe em gestão de eventos empresariais, visto que eventos têm grande valor em investimentos de recursos e precisam ser compreendidos e trabalhados como um setor estratégico que alavanca negócios. Em algumas empresas a gestão estratégica de eventos é uma nova abordagem, mas em outras organizações já são utilizados a mais de 10 anos. Segundo a MPI Meeting Professionals International (2005, p.10) afirma que programas de gestão estratégica de eventos facilitam a transição de encontros que seriam simples commodities para soluções com valor agregado. O desenvolvimento de um Programa de Gestão Estratégica de Eventos, assim como outro projeto, deve conter a elaboração de um plano estratégico e de implantação. Etapas a cumprir e designar responsáveis são bases para se iniciar. Os passos que devem ser seguidos são: definir, mensurar, analisar, construir e implantar. (FERREIRA e WADA, 2010) Uma vez que a empresa já esteja familiarizada com os conceitos de um programa de gestão de eventos, algumas fases se tornam importantes para que se possa organizar um planejamento de gestão de eventos. Fases essas que são:. Registro de eventos: tem o propósito de conhecer detalhadamente um evento programado, o principal componente dessa etapa é o orçamento detalhado;. Contratação e aquisição: que nada mais é que a contratação de fornecedores necessários. Esse componente prevê 3 etapas: identificação e seleção do fornecedor, negociação, contratação e gestão de risco;. Planejamento e execução: essa etapa de planejamento deve estar presente em todo o processo. Essa função de planejar pode ser delegada a um gerente ou a uma pessoa que não esteja exclusivamente ligada ao evento;. Pagamento e conciliação: dados precisos e fornecidos de forma automática, com rapidez são vitais para que não aconteçam erros em valores;. Relatórios: a análise de dados e a formação de um histórico depende de relatórios compreensíveis e precisos. Itens importantes que devem conter em relatórios são: os serviços, finanças, volumes e recursos; 13

14 . Tecnologia e política: esses são fatores que unem os demais citados. Eles permitem que se automatizem processos, reduzindo o trabalho burocrático e gerando eficiência. Algumas das funcionalidades são: captura de dados do evento, fluxo automático, base de dados dos fornecedores, gestão de comunicação e registro dos participantes, gestão do orçamento do evento. Com relação à política podemos citar como principais tópicos: critérios ou princípios para registro e aprovação de eventos, acomodações, passagens aéreas, processos e meios de pagamento, ética relacionada a eventos (programa de fidelidades, viagens de inspeção e de familiarização, mimos de fornecedores), normas de envio e segurança. O mais importante, quando se fala de política de eventos é ter em mente a cultura da empresa e o uso prudente de itens mandatórios ou absolutos. 4 IMPACTO DOS EVENTOS Segundo Sá e Sá (2009) os impactos que os eventos exercem sobre o meio independe da sua dimensão, mas é seguro afirmar que a dimensão poderá interferir na proporção do impacto, principalmente ao nível social, cultural, ambiental, político e econômico. Impacto dos eventos Impactos Positivos Impactos Negativos Social e Cultural - Vivência compartilhada - Revitalização das tradições -Fortalecimento do orgulho comunitário - Legitimação de grupos - Aumento da participação da comunidade - Apresentação de idéias novas e desafiadoras -Expansão de perspectivas culturais - Alienação da comunidade -Manipulação da comunidade - Imagem negativa da comunidade -Comportamento destrutivo -Abuso de drogas e alcool -Deslocamento social -Perda do conforto Físico e Ambiental -Exposição do meio ambiente -Fortalecimento de exemplos para melhores hábitos -Aumento da consciência ambiental -Legado de Infra - estrutura - Melhoria de Transporte e comunicação -Transformação e renovação -Danos ao meio ambiente -Poluição -Destruição do patrimônio -Perturbação acústica -Engarrafamentos 14

15 Político Turístico e Econômico Fonte: Allen (2008) urbana -Prestígio internacional -Melhora do perfil -Promoção de investimentos -Coesão social -Desenvolvimento de capacidades administrativas -Promoção do destino e incremento do turismo -Aumento do tempo de permanência -Maior lucratividade -Aumento da renda de impostos -Oportunidades de negócios -Atividade comercial -Geração de empregos -Riscos de insucesso do evento -Desvio de fundos -Falta de responsabilidade -Propaganda enganosa -Perda do controle comunitário -Legitimação de Ideologia -Resistência da comunidade ao turismo -Perda de autenticidade -Danos a reputação -Exploração -Preços inflacionados -Custos de oportunidade -Ma gestão financeira -Perda Financeira 5 CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS As diversas transformações dos eventos durante os períodos históricos, civilizações e culturas possibilitaram o desenvolvimento de diversas formas de execução. Formatos que ao longo do estudo científico de eventos foram classificadas de acordo com as sua abrangência, dimensionamento e formatos, complexidade e públicos. Quanto a ABRANGÊNCIA dos eventos estes podem relacionar-se ao espaço geográfico, sendo definidos, como:. Eventos internacionais com sede fixa: eventos que acontecem em uma determinada cidade, mas que abrange um público participante de vários lugares do mundo, ou mesmo que tenham atrações de outros países;. Eventos internacionais itinerante: evento que não possui uma sede fixa; e, que dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades de países diferentes a cada edição, reunindo públicos de diversos países;. Eventos nacionais com sede fixa: eventos que acontecem geograficamente em apenas um país, com público participante de várias regiões e estados; 15

16 . Eventos nacionais itinerante: evento que não possui uma sede fixa, e que dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades do mesmo país, reunindo públicos e atrações de diversas regiões e estados;. Eventos regionais: eventos que acontecem em determinada região do país ou estado. Geralmente o público freqüentador é oriundo da região onde o evento acontece;. Eventos locais: são eventos que acontecem em uma cidade de forma localizada e que abrange geograficamente um público restrito geograficamente;. Eventos virtuais: eventos desenvolvidos tendo como ambiente a internet, na qual a possibilidade de abrangência amplia-se a todos que possuem o acesso a esta ferramenta. Com base na DATA sua classificação pode ser pensada na ótica de Brito e Fontes (2002) na qual apresentam, como:. Evento com data fixa: data invariável, na qual pode estar relacionada as datas temáticas, cívicas, religiosas, sendo realizados independente de calendários ou intervenções;. Eventos com datas variáveis: evento realizado de acordo com o desejo, necessidade ou demanda daqueles que promovem o evento, na qual sua periodicidade e freqüência podem variar de acordo com as estratégias estabelecidas;. Eventos com datas únicas: são ações desenvolvidas com base em um fenômeno que pode ser temporário, uma tendência, um lançamento, uma turnê artística, uma manifestação ou outra causa que sua data seja determinada e não repetida; Neste foco se faz necessário pensarmos na PERIODICIDADE como uma forma de classificação, como:. Eventos anuais: eventos que acontecem uma vez a cada ano;. Eventos Poli-anuais: eventos que acontecem a cada dois, três ou quatro anos ou mais;. Eventos Semestrais: ações desenvolvidas semestralmente com datas e locais préestabelecidas ou não;. Eventos Trimestrais: desenvolvidos a cada três meses, como reuniões empresariais e outras manifestações; 16

17 . Eventos Mensais: realizados mensalmente, na qual suas datas, períodos e locais geralmente são pré-estabelecidos e publicados nas agendas dos envolvidos. Os eventos podem ser classificados também pela FORMA DE ADESÃO na qual o publico participante, sendo:. Eventos Públicos: eventos aberto ao publico sem nenhuma forma de pagamento para a participação, podendo ser realizado em espaços públicos, como: ruas, praças, parques, praias, estádios e outras instalações;. Eventos Privados: oferecidos ao publico interessado requerendo o pagamento para o acesso ao evento. Geralmente são desenvolvidos em espaços fechados e privados, como: clubes, estádios, casas de espetáculos, teatros, centros de eventos/convenções, e outros espaços;. Eventos Fechados: eventos na qual o publico participante é convidado, havendo uma listagem prévia de pessoas a serem convidadas para a participação; Além de pensar nos eventos se faz necessário pensar na adesão em si, visto que outras formas de adesão podem ser utilizadas para a participação em determinado evento, como: convites, cortesias, subsídios públicos ou privados, mobilizadores e celebridades e outras formas de aceite ao evento. O PORTE do evento também pode ser uma forma de classificação, na qual esta se relaciona ao tamanho de publico esperado. Esta classificação esta muito centralizada no universo e nas realidades do organizador de evento, pois um evento pequeno para determinadas organizações ou regiões podem ser um grande evento para outras. De forma genérica quanto ao porte pode-se classificar como:. Mega eventos: eventos que congregam diversas variáveis de grande porte, como: público de massa, ações midiáticas nacionais e internacionais; diversos números de locais de realização do mesmo evento; vários dias de realização. Os Jogos Olímpicos, Copas Mundiais Esportivas e outros; Para Hall ( ) megaeventos são eventos especialmente direcionados para o mercado de turismo internacional, visto a sua grandiosidade de público, mercadoalvo, nível de envolvimento financeiro do setor público, extensão de cobertura televisiva, construção de instalações e impacto sobre o sistema econômico e social da comunidade anfitriã. Podem-se classificar os eventos como: grande, médio e pequeno porte. 1 HALL, C.M. Hallmark tourist events impacts management and planning. Belhaven Press: Londres,

18 O TARGET E PÚBLICO ALVO também deve ser uma forma de classificação com base no perfil dos participantes. Neste caso pode ser:. Público em Geral: organizado para atender a qualquer tipo de público independente do gênero, faixa etária, classe social, região;. Público Dirigido: evento desenvolvido especificamente a um determinado perfil e especificidade, na qual a especialidade e o interesse definirão a participação. Pode relacionar-se nichos de mercado, tipologias e gêneros musicais e outros formas de manifestação;. Publico Específico: evento com foco em determinada área de atuação profissional, pesquisa, formação na qual os conteúdos são restritos as temáticas e programações que serão desenvolvidas; Os GÊNEROS também podem definir a classificação, na qual esta forma de definição não se torna excludente na grande parte dos eventos, neste caso os eventos possuem uma maior predominância ao gênero masculino (eventos esportivos); ao gênero feminino e ao público GLBT (paradas gays). Para o organizador este tipo de classificação se torna extremamente importante visto a necessidade de atendimento das necessidades e desejos, que são diferentes para cada gênero, bem como as características dos serviços a serem prestados. Tipos de Eventos por INTERESSES:. Sociais: os eventos sociais buscam satisfazer os desejos e necessidades dos encontros interpessoais, das celebrações, dos acontecimentos familiares, nas comemorações de datas temáticas, festivas ou representativas;. Culturais: têm por foco o desenvolvimento de ações que envolvam os sentimentos, as sensações, as emoções, na qual grande parte das suas manifestações está vinculada as manifestações artísticas. Envolvem dança, literatura, música, folclore, gastronomia, cinema, teatro, artes visuais e outras manifestações que compõem o universo da cultura;. Profissionais: são eventos destinados ao desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais voltadas no que se refere à capacitação e formação de pessoas em uma organização ou fora dela. Mas podem ser desenvolvidos também com foco no mercado, gerando visibilidade a empresas ou a produtos, network, negócios, parcerias, vendas, feiras, convenções e outras possibilidades que possam gerar resultados tangíveis e intangíveis as organizações; 18

19 . Esportivos: são acontecimentos que envolvem competições esportivas no âmbito do rendimento esportivo, em níveis regionais, nacionais e internacionais. Podem vincularse também a eventos voltados ao esporte de participação como uma ação de lazer e recreação;. Gastronomia: eventos que possibilitam o desenvolvimento do mercado de alimentos e bebidas, bem como capacitação de mão-de-obra especializada, ou mesmo para interessados nos prazeres da boa mesa, na degustação de novos sabores, texturas, aromas, gostos, bebidas e harmonizações. Ainda conta com possibilidades de eventos voltados a equipamentos e utensílios para aqueles que gostam da prática da gastronomia;. Religioso: eventos que acontecem por intermédio da fé, das crenças e da religiosidade, podendo estar relacionado a datas religiosas específicas, peregrinações, retiros espirituais, canonizações, concílios, romarias, eventos musicais de louvores e outras manifestações que movem as pessoas para os locais de cultos;. Educacional: são eventos destinados a públicos estudantis, na qual seus objetivos estão na capacitação e formação profissional futura, sendo gerador de informações técnicas-científicas e mercadológicas, humanas e filosóficas visando o desenvolvimento integral do educando;. Promocional: eventos que buscam apresentar um produto, serviço ou empresa a sociedade em geral ou a determinados segmentos de públicos, na qual a preocupação esta na disseminação de informações, captação de dados dos futuros clientes, na geração de receita por intermédio de vendas, no posicionamento de mercado possibilitando o conhecimento da marca, do modelo, da qualidade, das especificações técnicas e da usabilidade daquilo que esta sendo promovido.. Político: são ações que se realizam no foco das ideologias políticas partidárias por intermédios de comícios, passeatas, carreatas, visitas a empreendimentos, pronunciamentos. Podem estar relacionamentos também a eventos governamentais na qual o caráter institucional gera cerimônias, condecorações, premiações, comendas, honras, visitas, protocolos.. Network: eventos sociais de relacionamento que se desenvolvem em âmbito empresarial, na qual coqueteis, rodadas de negócios, brunchs, roadshows gerando uma rede de contatos.. Entretenimento: possuem o foco do divertimento, da satisfação, do bem-estar, da recreação. 19

20 Tipos de Eventos com definidos por seu FORMATO:. Assembléia reunião da qual participam delegações representantes de grupos, estados, países etc. Sua principal característica é debater assuntos de grande interesse de classes profissionais, países, regiões ou estados;. Brainstorming ou Tempestade de Idéias reunião desenvolvida para estimular a produção de idéias. É uma reunião dividida em 2 etapas: criativa e avaliativa. Na primeira etapa uma pessoa do grupo fica responsável pela anotação das idéias que são expostas sem censuras e preconceitos. Na segunda parte, o grupo discute as idéias que foram coletadas, avaliando o que pode contribuir para o objetivo final do encontro. Este tipo de evento é bastante utilizado pelas agências de publicidade para a criação de campanhas e organizadoras de eventos para caracterização dos mesmos;. Brunch evento recentemente importado dos EUA, onde o nome mesmo já caracteriza a junção de breakfast (café da manhã) com lunch (almoço). Bastante utilizado em hotéis, seu sucesso está ligado a forma equilibrada como são servidos doces, salgados, sucos e bebidas alcoólicas leves;. Colóquio reunião fechada que busca esclarecer determinado tema ou alguma tomada de decisão. Geralmente há um moderador que estabelece subtemas para o tema central, ao mesmo tempo em que conduz as discussões;. Concílio reuniões católicas, na qual são tratados assuntos dogmáticos, doutrinários;. Conclave evento de caráter religioso em que são discutidos temas de ordem ética e moral. Os expositores são, na sua maioria, religiosos e a organização é semelhante a dos congressos;. Concurso sua principal característica é a competição, podendo ser aplicado a diversas áreas e coordenado por uma comissão que estabelece o regulamento, a premiação e o júri;. Conferência caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo (geral, técnico ou científico) por autoridade em determinado assunto para um grande número de pessoas. É uma reunião bastante formal, exigindo a presença de um presidente de mesa que coordena os trabalhos. Não são permitidas interrupções e as perguntas são feitas por escrito no final da apresentação; 20

21 . Congresso - reuniões promovidas por entidades associativas que visam debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como por exemplo; médicos, engenheiros, professores, economistas etc. As sessões de trabalho dos congressos são divididas em vários outros tipos de evento: mesa-redonda, conferência, palestras. Um documento conhecido como Anais do Congresso registra as conclusões dos trabalhos apresentados;. Convenção é uma reunião promovida por empresas, setores industriais, e partidos políticos; que busca a integração de pessoas pertencentes a uma determinada empresa ou partido político, sendo oferecidos certos estímulos coletivos a fim de que essas pessoas possam agir em defesa dos interesses da referida empresa ou partido;. Coquetel reunião de pessoas cujo objetivo é a comemoração de alguma data ou acontecimento. É um evento de curta duração, não deve ultrapassar uma hora e meia;. Debate discussão entre dois ou mais oradores, cada um defendendo um ponto de vista, com a presença de um moderador para coordenação. Pode ser aberto ao público ou transmitido por veículo de mídia, entretanto, a platéia nunca participa com perguntas;. Desfile evento que se classifica na categoria promocional e geralmente é promovido por confecções para apresentação de seus produtos;. Encontro reunião de pessoas de uma categoria para debater sobre temas antagônicos, apresentados por representantes de grupos participantes, necessitando de um coordenador para resumir e apresentar as conclusões aos diversos grupos;. Entrevista Coletiva tipo de evento no qual um representante de empresa, entidade ou governo se coloca à disposição para responder sobre determinado assunto de seu conhecimento, sendo os questionadores a imprensa;. Exposição exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou científica. Pode haver ou não vendas dos produtos expostos;. Feiras exibição pública com o objetivo de venda direta ou indireta, constituída de vários estandes, montados em lugares especiais, na qual se colocam produtos ou serviços; 21

22 . Fórum reunião que visa conseguir efetiva participação de um público numeroso, a fim de obter mais informações sobre determinado tema proposto. Os temas, previamente definidos são expostos por oradores indicados pelos grupos participantes geralmente entidades representativas de segmentos da sociedade e apresentados à mesa de trabalhos, constituída por autoridades ou especialistas convidados. Para tanto, deve contar com regras de apresentação definidas por um orador;. Happy Hour reunião de fim de tarde promovida com a finalidade de confraternizar pessoas ou promover algum produto;. Jornada encontros promovidos por entidades de classes (grupos profissionais), de âmbito regional com o intuito de discutir assuntos de interesse comum, na qual as conclusões podem servir de diretrizes para o segmento;. Megaevento - eventos de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos Olímpicos ou as Feiras Mundiais. Geralmente é de curta duração, mas seus resultados permanecem por bastante tempo nas cidades-sede;.mesa-redonda reunião questionadora de um grupo de quatro a oito pessoas, sentadas em semicírculo, as quais debatem um assunto controvertido de interesse público. Um moderador coordena os trabalhos, e o plenário pode ou não participar por meio de perguntas;. Mostra exposição itinerante;. Oficina / Workshop reunião de especialistas para apresentação de novas técnicas, desenvolvimento de novos temas. Oficina está ligada à área educacional, uma vez que proporciona a construção do conhecimento, enquanto Workshop destina-se mais à área empresarial, visando a demonstração de produtos;. Painel reunião derivada da mesa redonda, que tem por objetivo reproduzir as informações de um pequeno grupo para um grande grupo assistente. É formado por quatro painelistas e um moderador, que podem apresentar um ou vários temas e a participação do grande grupo assistente ocorre por meio de perguntas, no final das apresentações;. Palestra menos formal que a conferência, caracteriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado por uma autoridade no assunto a um grupo pequeno, que já possui noções sobre o assunto. É coordenada por um moderador e permite a intervenção dos participantes durante a exposição; 22

23 .Rodada de negócios reunião que tem por objetivo aproximar empresas para realizar parcerias e negociar seus produtos e serviços, ou concluir uma negociação políticoeconômica;. Roadshow consiste na demonstração itinerante, com o objetivo de informar e mostrar o potencial de uma organização, governo ou entidade; visando conquistar novos clientes, associados ou parceiros;. Salão destinado a promover e divulgar produtos e informar sobre eles, com o intuito de criar para os consumidores uma imagem positiva da instituição promotora;. Semana reunião de pessoas pertencentes a uma categorial profissional que visam discutir temas de interesse comum. Segue o mesmo esquema do congresso, com palestras, conferências e painéis. É necessário uma comissão organizadora e a produção de anais para distribuir aos participantes; Seminário consiste em uma exposição verbal feita para pessoas colocadas no mesmo plano, cujos participantes possuem conhecimento prévio do assunto a ser exposto. Seu propósito é fornecer e somar informações de temas já pesquisados;. Showcasing evento lançado recentemente no Brasil, como uma alternativa para feiras. Insere um conceito de vitrine interativa. A comunicação é feita através de telefones instalados nas cabines;. Simpósio reunião derivada da mesa-redonda cuja diferença funcional é que os expositores não debatem entre si. As perguntas são efetuadas pelo público-assistente, que participa ativamente dos trabalhos;. Vídeo conferência ou Teleconferência - novo meio de organizar um evento por uma linha de satélites e um espaço físico adequado, que permitem a interação entre os participantes, que estão em locais diferentes e distantes;. Visita ou Open Day visita de um dia utilizada pelas empresas para demonstrar sistemas, métodos e/ou produtos para um público segmentado;. Outros eventos inaugurações, shows, lançamentos, sorteios, rodeios, leilões, comícios, jantares, etc. 23

24 6 ESPAÇOS E LOCAIS PARA EVENTOS Para Nichols (1989), os locais para eventos apresentam-se nas seguintes configurações:. Centro de Conferência: pode ser definido como um espaço especialmente construído para eventos. Fornece um espaço dedicado 24 horas por dia para o organizador de evento utilizar se necessário;. Centro de Convenções: é projetado para a utilização de grupos e propósitos múltiplos. Eles podem acomodar eventos de grande porte, que não cabem num hotel ou centro de conferência;. Hotéis de Aeroporto: oferecem um excelente espaço para rápidas reuniões de comitê e sessões de um dia. A maioria dessas propriedades são bastante novas e possuem locais de serviços de convenções para eventos curtos;. Hotéis Suburbanos: muitas áreas suburbanas são novas e da moda. Tem aparecido boutiques chiques, hotéis de luxo e restaurantes badalados. Os grandes hotéis suburbanos são raros, limitando o espaço disponível para exposições e outras facetas de eventos;. Hotéis Urbanos: zonas centrais geralmente oferecem uma alta concentração de hotéis de qualidade, com grandes espaços para congressos e jantares;. Hotéis Resorts: oferece uma atmosfera de relaxamento, no qual o participante sentese liberto da pressão do dia-a-dia. Já para Martin (2003, p. 88), apresentam outros espaços para eventos:. Buffet e Restaurantes: as características de suas instalações fazem desse espaço o local ideal para os eventos sociais. Existe uma infinidade de espaços diferenciados, para inúmeras opções de entretenimento especializadas em nichos de mercado cada vez mais específicos;. Clube, Estádio e Ginásio: são vários os formatos de locação disponíveis: apenas o local, ficando a cargo do locatário a responsabilidade pelos serviços e equipamentos necessários, ou tudo por conta do clube. Entre as tipologias mais utilizadas nesses locais destacam-se os eventos sociais e os esportivos. Nos clubes ainda acontecem banquetes, festas, formaturas, comemorações, etc.;. Espaços Culturais: são espaços que podem ser locados para eventos temporários. Dentro desta categoria se encaixam os teatros e auditórios, cujas locações incluem também a infra-estrutura de som e iluminação e algumas funções; 24

25 . Espaços Empresariais: são espaços direcionados a atender a demanda executiva, oferecendo uma infra-estrutura de eventos similares a dos meios de hospedagem, porém em menos escala;. Pavilhão de Exposição: pela elevada demanda que as feiras e exposições recebem, esta estrutura gera grande atividade econômica para a cidade onde se instala. São espaços que interessam sobremaneira para os poderes públicos locais. Conforme Zanella (2003) os espaços para eventos devem oferecer instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, espaços amplos, facilidade de acesso e locomoção das pessoas e dos veículos, meios de comunicação, áreas com segurança e muitos outros tópicos que devem ser considerados em relação aos espaços para eventos. 7 MOTAGENS DE ESPAÇOS DE EVENTOS Brito e Fontes (2002) apresentam diversos tipos de montagens para eventos técnicos científicos na qual estes possibilitam uma melhor adequação do espaço a determinado tipo de formato na qual o evento será realizado. Montagem em Auditório Montagem Escolar Montagem em Espinha de Peixe Montagem em Mesa 25

26 Montagem em Banquete Montagem em U Montagem em Anfiteatro Montagem em Arena 8 FASES, FLUXOS E PROCESSOS DA GESTÃO DE EVENTOS Grande parte das literaturas abordam o planejamento em 3 fases: Pré-evento, Trans/execução; Pós-evento. Estende-se que um estudo mais aprofundado deve ser desenvolvido, visto que grande parte das ações contidas nos processos de gestão devem ser explicitadas para uma melhor compreensão da execução. Neste sentido para Campos (2010) as fases dos eventos são definidas com o seguinte formato: 26

27 8.1 Fase de Concepção e Dimensionamento Na fase de concepção e dimensionamento, a identificação das necessidades e desejos, por meio de ações de brainstorming junto aos proponentes gera como resultado a tipologia do evento. Já o mapa de recursos utilizando-se de check list ou de brienfings de recursos fornece ao gestor a dimensão ou escopo do evento. Estes dados criam o conceito do evento possibilitando os seus desdobramentos nos demais níveis de ações e fluxos de trabalhos. Em mega-eventos estes dados juntamente com marcos regulatórios e cadernos de exigências definem os Master Plan, ou o planejamento estratégico que será o balizador das demais ações. A definição de target deve mensurar e dimensionar o público-alvo a ser atingido, bem como os fornecedores, os parceiros de negócio, os patrocinadores e apoiadores, a comunidade do entorno, suas características, necessidades, especificações e formas de relações. Isto define muito mais que o público alvo a ser atingido com o evento, mas principalmente os players que se relacionarão antes, durante e depois do evento. A criação de ambientes que possibilitem a integração entre sujeito e atividade, ao mesmo tempo em que possibilite uma imersão em uma nova atmosfera faz com que os aspectos subjetivos e racionais sejam aflorados, gerando novas experiências. Para tal, necessita-se pensar qual o conceito que se deseja ao evento e como chegar até isto. Uma das formas é definir valores com base em palavras-chaves. Esta definição possibilita de forma clara os direcionadores das ações, bem com o perfil do target, dos espaços, as atrações e outras variáveis que compõe o evento. Cada gestor em cada empresa ou em cada projeto necessita criar uma metodologia de trabalho ou adotar metodologias existentes, utilizando-se de sistemas de informações e formulários para registros das ações que deverão ser desenvolvidas. Mapas arquitetônicos, fotos e visitas aos locais do evento facilitam a visualização e o planejamento das ações que serão desenvolvidas nas próximas fases da gestão, bem como referencias de eventos ou projetos já realizados, pois isto possibilita o start da concepção ou mesmo a convergência dos elementos de referencia para a criação do conceito. Todas estas variáveis são importantes, pois subsidiam o desenvolvimento dos projetos, as previsões orçamentárias, o mapa de target e as ações posteriores. Conceber, identificar, planejar e desenvolver conceitos são as principais atuações do profissional nesta etapa, sempre focado nos objetivos estratégicos e no mercado. 27

28 Fase Macro Ações Ferramentas Resultados Esperados Concepção e Dimensiona mento Identificação das Necessidades e Desejos Brainstorming Tipologia do Evento Mapa de Recursos Briefing Dimensão Definição de Target Mapa de Target Foco de Atuação Fase de Criação do Produto Evento Pensar em projeto é refletir sobre o passado, presente e futuro principalmente por que os projetos auxiliam organizadores e clientes na compreensão das variáveis e etapas que o evento terá, bem como suas especificações. Quando se pensa em projetos de eventos deve-se pensar na utilização dos dados obtidos pela concepção e dimensionamento, visto que estes darão as condições basilares para o desenvolvimento de propostas, projetos e programas. Os mapeamentos das necessidades, desejos, expectativas, recursos e target são fundamentais para a composição textual e para o desenvolvimento orçamentário e financeiro do projeto do evento. É o projeto apresentado ao cliente que especificará tudo aquilo que será realizado no evento, bem como nos aspectos de custos e investimentos. Um gestor de eventos deve refletir que grande parte do sucesso do evento está no projeto e como as ações são detalhadas, visto que isto possibilita pensar e aproximar o futuro no presente. Outra necessidade de entendimento por parte do organizador de evento é que para cada projeto se faz necessário o desenvolvimento de uma análise de ambiente, que pode ser desenvolvida por meio de uma SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) ou de outras ferramentas de maior complexidade, bem como de pesquisas de mercado. Isto determinará quais as condições necessárias para o desenvolvimento do evento por seus gestores, ao mesmo tempo que sinaliza oportunidades e ameaças que devem ser monitoradas diminuindo os riscos. Pensar em projeto requer um pensamento holístico na questão de seu escopo, ou seja, requer pensar em função de sua dimensão e categorias, na qual: tempo, custo e qualidade, juntamente com a comunicação, integração e riscos; aliado aos 28

29 recursos humanos e aquisições são constantes no processo de reflexão e de elaboração de projetos. Projetar além de prever é mapear e informar, tanto as necessidades e desejos dos clientes, como as etapas de realização que serão necessárias; e, ainda as possibilidades cênicas, audiovisuais, decorativas, de figurinos e outras manifestações expressas no briefing de recursos. A composição de 2 ou 3 cenários se faz importante para que o cliente possa refletir sobre as possibilidades existentes, visto que nem tudo que é possível pode ser viável. As análises dos cenários e apresentação destas possibilitam escolhas ao invés de apresentar apenas uma opção e uma possível obtenção de uma resposta sim ou não por parte do cliente. Desta forma, os projetos em eventos são as ferramentas que possibilitam tornar tangível ao cliente as possibilidades e ideias que são intangíveis e conceituais, bem como centraliza as possibilidades minimizando erros e riscos na execução e a variabilidade de ideias, muito comum durante o período do pré-evento. Projetos devem ser flexíveis até assinatura final de seu aceite, já que o aceite faz o acordo entre as partes e deflagra o inicio da fase de efetivação das contratações e aquisições junto a fornecedores e mão-de-obra especializada. Diminua os riscos fazendo um projeto detalhado, já que a subjetividade é um dos maiores problemas enfrentados por organizadores e por seus clientes, pergunte se houver dúvidas, informe das possibilidades e em casos extremos interfira nas ideias variáveis para que a tomada de decisão seja de acordo com aquilo que é necessário, viável e eficaz. Fase Macro Ações Ferramentas Resultados Esperados Desenvolvimento do Projeto Resultado da Fase Anterior Projeto Criação do Produto Evento Levantamento de Custos Planilha de Custos Investimento Proposta Comercial Apresentação Executiva Produto Comercial 29

30 8.1.2 Fase de Comercialização A fase de comercialização do evento é um passo anterior a disseminação do evento, visto que este momento determina a viabilidade necessária para a execução do evento, ou mesmo suas ações de pré-produção e produção, visto que grande parte dos eventos necessita de financiamentos para que estes possam acontecer, pois poucos são os tipos de eventos que são totalmente viabilizados pela adesão daqueles que participarão na condição de público alvo. Desta forma, antes de comunicar o evento e gerar demanda se faz necessário a captação de recursos, pois estes determinarão inclusive uma possível alteração no dimensionamento do evento, podendo aumentar ou diminuir o escopo, alterar o conceito ou mesmo encerrar as atividades antes mesmo de iniciá-las. Para que o evento possa ser alavancado os gestores em sua grande maioria necessitam captar recursos para o seu desenvolvimento, podendo estes serem públicos, privados, mistos ou assumirem o risco da adesão ou de investimentos próprios. Uma das formas de captação de recursos se dá por intermédio de patrocínios sendo é uma contribuição (em dinheiro e/ou serviços) de instituição ou entidade para determinado projeto, geralmente com contrapartidas publicitárias. Os apoios também são muito conhecidos no mercado de eventos e podem ser oriundos de instituição ou personalidades que colaboram com o evento cedendo recursos (pessoas, instalações, equipamentos, materiais). Então, a captação de recursos é um processo na qual os organizadores de eventos buscam por intermédio de projetos elaborados e adequados as políticas institucionais de marketing e promocionais das empresas de empresas de diversas áreas de atuação, bem como subvenções governamentais fomentar e dar viabilidade as suas ações. Desta forma o gestor deve ter em mente uma tríade importante no momento do desenho de seu projeto e das contrapartidas a serem oferecidas aos patrocinadores e apoiadores, como mostra a figura abaixo. 30

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