MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL

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1 PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DA OPAS/OMS NO BRASIL 2010/2011 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Gestão Corporativa Sistêmica da Representação da OPAS/OMS no Brasil Brasília, 2010

2 2010 Organização Pan-Americana da Saúde. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total dessa obra, desde que citada a fonte e que não seja para venda ou qualquer fim comercial. Tiragem: 100 exemplares Elaboração, distribuição e informações: Organização Pan-Americana da Saúde/Organização Mundial da Saúde - OPAS/OMS Representação no Brasil Setor de Embaixadas Norte, Lote 19 CEP: Brasília/DF Brasil Representante Diego Victoria Coordenação técnica e editorial Diego Victoria Luciana Chagas Elaboração Luciana Chagas Revisão técnica e aportes Cleuber Fortes Paula Villas-Boas Carvalho Sabrina Baiocco Silva William Rodrigues Colaboração Enrique Gil Félix Rígoli José Moya Luis Codina Editoração All Type Assessoria Editorial Ltda Impresso no Brasil / Printed in Brazil Organização Pan-Americana da Saúde Ficha Catalográfica Manual de planejamento, programação, controle e avaliação de projetos da Representação da OPAS/OMS no Brasil / Organização Pan-Americana da Saúde. Brasília : Organização Pan-Americana da Saúde, p.: il. 7 volumes. ISBN: Avaliação de Programas e Projetos de Saúde. 2. Formulação de Projetos. I. Organização Pan- Americana da Saúde. II. Título. NLM: W 84.4 Unidade Técnica de Informação em Saúde, Gestão do Conhecimento e Comunicação da OPAS/OMS no Brasil

3 Sumário LISTA DE SIGLAS 5 PREFÁCIO 7 1. Introdução 9 Objetivos do Manual de Planejamento 9 Documentos Básicos 11 Metodologia para a elaboração do Manual O processo de planejamento Aspectos conceituais A metodologia do marco lógico O processo de planejamento da OPAS/OMS O processo de planejamento da Representação da OPAS/OMS no Brasil Instrumentos de Planejamento Instrumento orientador Instrumento de elaboração Instrumentos de programação Instrumentos de monitoramento e avaliação Fluxos de planejamento na Representação da OPAS/OMS no Brasil Ciclo de elaboração do projeto Elaboração do Plano de Trabalho Anual (PTA) Elaboração do Plano de Trabalho Semestral (PTS) Ajustes/atualizações mensais do PTS Etapas de controle Sistema de gestão dos projetos da PWR/BRA 55 ANEXOS 57 ANEXO 1: Matriz lógica para a elaboração de Projetos 57 ANEXO 2: Modelo de Plano de Trabalho Anual 58 ANEXO 3: Modelo de Plano de Trabalho Semestral 60 ANEXO 4: Modelo de Relatório de Gestão de Projetos 62

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5 LISTA DE SIGLAS 1. Cooperação Técnica CT 2. Cooperação Técnica entre Países TCP 3. Coordenador de Unidade Técnica CUT 4. Gabinete da Representação GR 5. Gerente de Área de Coordenação Interprogramática GACI 6. Gestão Baseada em Resultados GBR 7. Grupo da Unidade de Administração GUA 8. Grupo de Administração Desconcentrada GAD 9. Grupo de Gerência de Área de Coordenação GGAC 10. Grupo de Planejamento e Administração GAP 11. Grupo de Tarefa Interprogramático GTI 12. Grupo Interprogramático GI 13. Grupo Interprogramático Ampliado GIA 14. Grupos Ótimos GO 15. Mecanismo de Coordenação e Comunicação MCC 16. Plano de Desenvolvimento Institucional PDI 17. Plano de Trabalho Anual PTA 18. Plano de Trabalho Bianual PTB 19. Plano de Trabalho Semestral PTS 20. Plenária Geral PG 21. Rede de Relacionamento Estratégico RRE 22. Representante PWR 23. Technical Cooperation Between Countries - TCC 24. Termo de Cooperação/Termo de Ajuste TC/TA 25. Unidade Técnica UT 5

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7 PREFÁCIO O cenário em que a Representação da OPAS/OMS no Brasil atua é bastante complexo. Para o biênio , visou contribuir para o alcance dos 16 Objetivos Estratégicos da OPAS/OMS por meio dos 54 resultados esperados de país (OSER), dos 85 indicadores e de aproximadamente 193 produtos e serviços do Plano de Trabalho Bianual 10-11, sendo necessária uma organização sistêmica desconcentrada das áreas de planejamento e administração para a execução anual estimada para o biênio de USD 380 milhões por meio de 90 mil operações administrativas e financeiras, conforme normas e procedimentos da Organização, a fim de garantir a transparência e o controle interno da gestão. Isso requer a gestão interprogramática da cooperação técnica de forma articulada entre os 44 Projetos de cooperação, sendo 33 Termos de Cooperação (TC) assinados com o governo brasileiro e 13 Projetos Especiais de recursos extraorçamentários, regionais, globais e regulares sob a responsabilidade da Representação. Estima-se para o biênio trabalhar com 7 Projetos de Cooperação Técnica entre Países (CTP). Para lidar com essa complexidade, a Representação se estruturou de forma a realizar uma gestão interprogramática e desconcentrada desse grande número de projetos que conformam a abertura programática dos Planos de Trabalho Bianual , além de desconcentrar a administração dos recursos nas gerências e unidades técnicas devido ao alto número de operações administrativas e financeiras que sustentam a execução da cooperação técnica no Brasil. Dessa forma, a OPAS/OMS no Brasil tem liderado a elaboração e a avaliação dos Projetos sob gestão de suas Gerências de Área e coordenação de suas Unidades Técnicas. É incontestável que o esforço de todas as equipes tem contribuído para o avanço do processo de planejar, acompanhar e avaliar a execução de projetos e atividades. Além disso, a prática do planejamento tem facilitado a disseminação de informações, a socialização de experiências internas e, mais relevante, tem garantido a transparência da gestão e da prestação de contas da OPAS/OMS a seus parceiros. As ações de planejamento da OPAS/OMS no Brasil permitem apoiar o Governo Brasileiro e outros parceiros institucionais na racionalização do uso e da distribuição dos recursos orçamentários na execução das atividades de cooperação técnica. Além disso, 7

8 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL possibilita adotar a prática de antecipação para a ação e de avaliação das atividades e a identificação de possibilidades de disseminação de experiências, ações importantes para assegurar a melhoria da saúde das populações da Região. É importante destacar que a institucionalização do ato de planejar só é possível com o apoio dos assessores internacionais e dos consultores técnicos e administrativos da Representação no trabalho conjunto com os parceiros. Tornar disponível este Manual de Planejamento representa valorizar esse processo como um instrumento fundamental no alcance de resultados consistentes em saúde pública nos níveis global, regional e local. Espera-se que o presente documento facilite o trabalho dos funcionários e contrapartes na atuação em um novo ciclo de planejamento institucional. É importante lembrar que esse manual é um documento vivo, disponibilizado na intranet e nos arquivos eletrônicos/file cabinet da Representação para consultas e atualizações, e que deve ser complementado por contribuições de seus usuários a fim de possibilitar seu aperfeiçoamento constante. Diego Victoria Representante da OPAS/OMS no Brasil 8

9 1. Introdução O processo de planejamento adotado pela Representação da OPAS/OMS no Brasil baseia-se no diálogo participativo de seus funcionários e de suas contrapartes como uma oportunidade de expressar e alinhar suas perspectivas em um cenário comum. Assim, quanto maior for a clareza compartilhada sobre sua missão, propósito e valores, maior será o nível de confiança entre os atores envolvidos no processo. Isso porque, apesar das diferenças, todos terão o mesmo conhecimento sobre os compromissos e os propósitos da Organização em relação à cooperação técnica a ser realizada conjuntamente com seus parceiros. Dessa forma, o planejamento visa direcionar ações, definindo as relevantes e as de pouco impacto baseado nos seus passos fundamentais que consistem em conhecer a situação atual e a que se deseja alcançar. O diagnóstico torna-se, pois, uma importante ferramenta de orientação porque revela o cenário atual e ajuda a identificar resultados a serem perseguidos. Assim, a Representação da OPAS/OMS no Brasil identificou a necessidade de definir os critérios para desenvolver e fortalecer o processo de planejamento como um mecanismo articulador, orientador, descentralizador e sistematizador da gestão da cooperação técnica da OPAS/OMS no Brasil. Dessa forma, pretende corresponder com o desenvolvimento de uma gerência baseada em resultados, a qual possibilita o aprimoramento da gestão para que se torne mais efetiva e transparente, reforçando o papel da Organização junto aos Estados-Membros; para que possa apoiar a Região a preparar-se e adaptar-se aos desafios da agenda inconclusa e aos novos desafios da saúde pública; para que possa estabelecer alianças intersetoriais que potencializem ações e reduzam a duplicidade de esforços nos países. Objetivos do Manual de Planejamento 1. Possibilitar monitorar e avaliar o cumprimento das prioridades, modalidades e enfoques da Estratégia de Cooperação Técnica da OPAS/OMS com a República Federativa do Brasil e alinhar os recursos humanos, financeiros e tec- 9

10 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL nológicos da Repre sentação definidos no Plano de Desenvolvimento da Representação para o biênio Permitir programar, implementar, monitorar e avaliar o Plano de Trabalho Bianual de forma a poder cumprir com os Objetivos Estratégicos Específicos do País (OSER), os indicadores, os produtos e serviços e as tarefas com suas respectivas contribuições ao Plano Estratégico da OPAS. 3. Melhorar a gestão da OPAS/OMS, visando à eficiência e à eficácia para responder as agendas local, regional e global de saúde e avançar no aprimoramento de ferramentas de gestão baseada em resultados. 4. Fornecer uma direção aos gerentes de área, aos coordenadores de Unidade Técnica e demais profissionais envolvidos com os Termos de Cooperação (TC) (assessores internacionais e consultores nacionais técnicos e administrativos). 5. Apoiar os processos de descentralização e desconcentração de recursos na Representação, por meio da gestão baseada na eficiência e na transparência administrativa. 6. Estabelecer esforços coordenados de programação, execução e controle. 7. Apoiar os processos de descentralização e desconcentração de recursos na Representação, por meio da gestão baseada na eficiência e na transparência administrativa, no contexto da gestão corporativa sistêmica. 8. Antecipar as ações administrativas de apoio à cooperação técnica. 9. Reduzir incertezas e esclarecer consequências na execução das ações planejadas. 10. Reduzir atividades sobrepostas ou redundantes, evitando desperdício de tempo e recurso no desenvolvimento da cooperação técnica. 11. Estabelecer objetivos e/ou padrões que ajudem no controle dos projetos do sistema AMPES, TC/TA, CTP e Projetos Especiais. 12. Apoiar no treinamento dos funcionários técnicos e administrativos da Representação da OPAS/OMS no Brasil (PWR/BRA) no processo de planejamento, programação, controle e avaliação tendo como base o plano de capacitação baseado nessas competências. 13. Disponibilizar na intranet e no arquivo eletrônico/file cabinet a versão eletrônica do manual para consultas. 14. Fortalecer a cultura institucional de programação, monitoramento, avaliação e prestação de contas. 10

11 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Documentos Básicos Agenda de Saúde para as Américas. Plano Estratégico da OPAS Orçamento por programas Planejamento operativo (Planos de Trabalho Bianuais PTB). Documento Mais Saúde: direito de todos Estratégia de Cooperação Técnica da OPAS/OMS com a República Federativa do Brasil Plano de Trabalho Bianual Modelo de Gestão da Representação da OPAS/OMS no Brasil Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil Diretrizes para a elaboração e gestão dos termos de cooperação. Enfoque lógico para la gestión de proyectos en la OPS, Metodologia para a elaboração do Manual Este manual se baseou na experiência e nas lições aprendidas durante a elaboração e execução do Plano de Trabalho Bianual , que exigiu a reorientação dos termos de cooperação, a utilização dos instrumentos de planejamento e uma nova forma de organização da Representação da OPAS/OMS no Brasil. Isso resultou na identificação e no detalhamento das etapas necessárias ao desenvolvimento do processo de planejamento, programação, controle e avaliação dos projetos da Representação para o cumprimento dos objetivos definidos para o biênio e na forma como os atores envolvidos nesse processo devem atuar. 11

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13 2. O processo de planejamento 2.1 Aspectos conceituais 1 Planejamento O ato de planejar é inerente ao homem por se situar no presente, fazer referência ao passado e estabelecer projeções para o futuro. Por isso, faz parte de sua realidade e reforça o uso da racionalidade para melhorar suas atividades e condutas. Estratégia A palavra estratégia tem origem grega: stratos = exército + ego = líder. Significa conduzir, liderar para superar obstáculos e alcançar o objetivo esperado. Planejamento Estratégico Consiste em pensar sobre o que existe, o que se quer alcançar, com que meio agir, que resultado se pretende alcançar, com que recursos e critérios, como se pretende avaliar. Está relacionado com a tomada de decisão, com a análise de riscos, com o seguimento do processo, com a identificação de agentes sociais e econômicos envolvidos. Planejamento e gestão de projetos Os projetos são a base de planejamento das organizações e tornam-se ferramentas fundamentais para que sua missão possa ser alcançada. Permitem a aprendizagem mútua e o compartilhamento de conhecimento, o aprimoramento de ações, a crítica e subsidiam a tomada de decisão. 1 Baseado em: 1. Chiavenato, Idalberto. Planejamento Estratégico Fundamentos e Aplicações, Rio de Janeiro, Campus, P. Drucker, Introdução a Administração, São Paulo, Pioneira,

14 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 2.2 A metodologia do marco lógico A OPAS/OMS utiliza a metodologia do marco lógico 2 para a elaboração de seus projetos. Caracteriza-se pela gestão baseada em resultados, com a definição de uma hierarquia de objetivos a serem alcançados, associados a indicadores, que dá transparência na gestão e na utilização de recursos. Possibilita o trabalho em equipe e a participação, convertendo-se em um processo contínuo de avaliação e aprendizagem sob uma perspectiva holística e sistêmica ao considerar as realidades políticas, sociais e organizacionais em sua elaboração. O ciclo de projetos O ciclo de projetos consiste de 3 etapas básicas 3, relacionadas ao seu desenho, execução e monitoramento e avaliação. Desenho Etapa composta da análise de situação e do planejamento. Na análise de situação são identificados os problemas prioritários, que devem ser considerados como algo a ser aprimorado no futuro para se alcançar uma situação desejada e, por isso, deve ser visualizado de forma positiva. Nessa fase são identificados objetivos a serem alcançados e a análise de interessados (atores externos que podem influenciar o andamento do projeto). Com a conclusão dessa fase, são definidos os subsídios para a fase de planejamento. Na fase de planejamento, é realizada a hierarquia de resultados esperados, a definição de indicadores que permitam acompanhar o andamento do projeto, as fontes de verificação e todos os elementos que influenciam o projeto. Execução 4 Etapa operacional que se desenvolve a partir das definições da etapa anterior. São fatores críticos para a execução de um projeto a direção, controle e comunicação. A direção deve considerar aspectos de liderança, ambiente de trabalho produtivo, orientação para resultados, conclusão de tarefas, delegação de 2 O marco lógico surgiu no pós-guerra para apoiar a reconstrução da Europa; foi sendo adaptado às necessidades de diferentes agências internacionais durante sua ação nesse período. 3 A descrição detalhada dessa metodologia adaptada à OPAS/OMS encontra-se no documento Enfoque lógico para la gestión de proyectos en la OPS, Gerência de projetos AMPES. OPAS/OMS, 2005 (apresentação Power point). 14

15 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL autoridade e responsabilidades, organização, motivação. São fatores críticos do controle o avanço do trabalho, os custos, o entorno do projeto, calendários e datas de limites, fatores externos que influenciam o desenvolvimento do projeto, a produtividade, a informação para a tomada de decisão e as avaliações. Deve-se considerar como fatores críticos da comunicação a relação com as contrapartes nacionais, a gerência da equipe. São características da fase de execução de um projeto: Gerenciar a equipe do projeto Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto. Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução. Assegurar os recursos necessários dinheiro, pessoal e equipamentos para executar o projeto aprovado. Monitoramento e avaliação 5 Processo contínuo que deve ser realizado periodicamente a fim de apontar desvios, necessidade de atualizações e ajustes ao projeto, identificar experiências exitosas e lições aprendidas que permitam aprimorar o processo. São características das etapas de monitoramento e avaliação dos projetos: Monitorar os desvios do programado. Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado. Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. Quando necessário, reprogramar o projeto. Quando necessário, ajustar o nível de recursos. Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto. 5 Helio E. Marodin; Sérgio Mylius da Silva. Gestão de Projetos Instrumento de Gerenciamento da Inovação tecnológica (apresentação Power point). 15

16 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Figura 1: Etapas de elaboração de um projeto. DESENHO Etapas do projeto ANÁLISE Análise da situação e identificação de problemas Identificação dos objetivos Primeira aproximação Análise de interessados PLANEJAMENTO Hierarquia de objetivos Indicadores Fontes de verificação Supostos EXECUÇÃO MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO Resumos e conceitos do enfoque lógico Identificar e analisar problemas (interessados e alternativas). Identificar objetivos apropriados. Definir indicadores para medir o êxito. Estabelecer atividades para alcançar os resultados esperados. Definir os supostos que são críticos para o projeto. Estabelecer as fontes de verificação dos avanços. Definir os recursos necessários para a execução. Definir as responsabilidades do gerente. Estabelecer os procedimentos para determinar o que se alcançou concretamente com o projeto. 16

17 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 2.3 O processo de planejamento da OPAS/OMS Uma gestão eficiente da Organização potencializa o cumprimento de sua missão. Ou seja, a melhoria de sua liderança em saúde pública para aumentar o acesso a serviços de saúde equitativos e de qualidade e aumento das capacidades dos Estados-Membros em garantir os alcances positivos na saúde e enfrentar novos desafios. Assim, a OPAS/OMS propôs realizar uma gestão baseada em resultados (GBR) renovada, elaborar com uma ampla participação dos Estados-Membros e de seus funcionários para a definição dos resultados e indicadores a serem trabalhados. A partir da análise de situação em saúde nas Américas, foram definidas prioridades estratégicas, a alocação equitativa de recursos, os responsáveis pelo alcance dos resultados e pelo cumprimento dos indicadores definidos. Isso trouxe maior comprometimento com a realização das ações, seu monitoramento e avaliação. Foi a partir da GBR que a Organização elaborou seu planejamento, realizado em dois níveis: o estratégico e o operativo. O planejamento estratégico possibilitou realizar o planejamento global da Organização, definindo os objetivos estratégicos e políticas a serem seguidas por todas as áreas em resposta à política mundial Saúde para Todos no Século XXI, às prioridades do XI Programa Geral de Trabalho da OMS (que está vinculado aos Objetivos de Desenvolvimento do Milênio e propõe uma Agenda Sanitária Mundial, a partir da qual é elaborada a Agenda de Saúde para as Américas ) e ao Plano Estratégico de Médio Prazo da OMS Compreende os níveis global e regional, sendo que, no nível regional, possui como instrumentos de planejamento o Plano Estratégico e o Orçamento por Programas O planejamento operativo refere-se aos planos de atividades e configura o planejamento das operações fundamentais da Organização, compreendendo o nível nacional de planejamento. Possui como instrumento de planejamento o Plano de Trabalho Bianual (PTB) ; ; Os planejamentos estratégico e operativo da OPAS/OMS e seus respectivos instrumentos se relacionam por meio de resultados que correspondem a cada nível de planejamento em forma de uma cadeia hierárquica. Todos os resultados, por 17

18 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL sua vez, estão ligados a instrumentos de medição que permitem acompanhar, monitorar e avaliar seu estágio de avanço. Portanto, o enfoque de gestão baseada em resultados possibilitou o alinhamento entre objetivos globais, regionais e nacionais por meio da composição de 13 Objetivos Estratégicos da OMS, 81 Resultados Esperados Globais (OWER), 16 Objetivos Estratégicos da OPAS (SO), 88 Resultados Esperados Regionais (RER) e um número considerável de Resultados Esperados Específicos por País (OSER). Assim, quando é definido o planejamento operativo nacional, que corresponde à elaboração do PTB, são definidos os OSER a serem trabalhados e sua relação com os RER com os quais contribuem, alinhando-se aos resultados regionais e, por consequência, aos globais. Da mesma forma, os indicadores para os OSER do PTB estarão relacionados aos indicadores dos RER selecionados. Eles permitem avaliar o alcance dos resultados e apontar para a necessidade de adotar medidas corretivas e manter o referencial de excelência que se espera desses resultados. Esses indicadores permitem realizar controle semestral e anual, por meio da identificação e análise de cumprimento de metas semestrais, e avaliar bianualmente os resultados. Nesse processo, está refletido o custo real dos programas por SO, alinhando os gastos nos diferentes níveis hierárquicos. Para apoiar o processo de planejamento e gestão baseada em resultados, a OPAS/ OMS utiliza a ferramenta AMPES American Region Planning and Evaluation System que possui como áreas conceituais a seção analítica, a articulação do plano de trabalho e o monitoramento e avaliação, tendo como base o enfoque lógico. Isso facilita a definição de objetivos a partir da análise de problemas e estabelece bases para uma programação orientada a resultados. Essa ferramenta compreende às etapas de planejamento e programação, execução e monitoramento e avaliação. Nota-se, portanto, que o processo de planejamento de programas e projetos da OPAS/OMS permite a integração entre os níveis estratégico, conformado pelos resultados esperados globais e regionais, e operativo, conformado por resultados esperados nacionais, contando com a participação de atores de todos os níveis hierárquicos na sua elaboração e execução. Por considerar a análise de situação, orienta a atuação da cooperação técnica em áreas de maior necessidade e seu alinhamento às prioridades globais, regionais e nacionais em saúde. Ainda, contem- 18

19 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL pla a avaliação dos resultados, dando maior visibilidade à execução de produtos e serviços e à utilização de recursos. A Figura 2 ilustra a relação entre os níveis de planejamento estratégico e operativo da OPAS/OMS e como os instrumentos de planejamento nos seus diferentes níveis estão articulados. Figura 2: Relação entre os níveis de planejamento estratégico e operativo da OPAS/OMS Programa Geral de Trabalho Agenda de Saúde para as Américas (ASA) Plano Estratégico de Médio Prazo Plano Estratégico Estratégia de Cooperação com os Países Orçamento por Programas Orçamento por Programas (10-11, 12-13) Planejamento Estratégico Plano de Trabalho Bianual (PTB) (10-11, 12-13) Planejamento Operativo Fonte: PBR/OPAS/OMS De acordo com a Figura 2, pode-se perceber que, no centro da relação entre os planejamentos estratégico e operativo está o Plano Estratégico da OPAS (PE), que tem estabelecido 5 anos de vigência e foi aprovado pela Conferência Sanitária Pan-Americana. O PE é o instrumento de mais alto nível de planejamento da Organização e orienta e sincroniza os demais instrumentos globais, regionais e do país. Com o nível global, tem uma relação direta com o Plano Estratégico de Médio Prazo da OMS , relacionando os Objetivos Estratégicos da OPAS aos da OMS. Também se relaciona aos Programa Geral de Trabalho da OMS

20 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL por meio da Agenda de Saúde das Américas (ASA). Isso se dá ao se vincular às oito áreas de ação da ASA, definidas com base na Agenda Sanitária Mundial proposta pelo Programa Geral de Trabalho da OMS e com os Objetivos de Desenvolvimento do Milênio. O Orçamento por Programas da OMS e da OPAS vão definir metas e orçamento por biênio. O PE se relaciona, ainda, com a Estratégia de Cooperação com os Países, o que o aproxima das prioridades nacionais e do próprio planejamento operativo. Isso acontece pelo estabelecimento dos Planos de Trabalho Bianuais para onde convergem os esforços de todos os níveis global, regional e de país. Todos esses instrumentos se relacionam com GBR conforme mostrado na Figura 3. 20

21 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Figura 3: Relação entre instrumentos de planejamento da OPAS/OMS e GBR Instrumentos de Planejamento Cadeia de Resultados Medição PGT/OMS (08-15) & ASA (08-17) Áreas de Ação Objetivos Indicadores OE MTSP da OMS Estratégicos (08-13) CONTRIBUEM OWERs Indicadores OWER AGREGAM E CONTRIBUEM SP e PB da OPAS/OMS RERs Indicadores RER AGREGAM E CONTRIBUEM Planos de Trabalho Bianuais OSERs Produtos/ ServiçoS Indicadores OSER A M P E S Tarefas A relação entre esses instrumentos de planejamento e GBR ocorre por meio de uma cadeia de resultados. Ou seja, cada instrumento corresponde a resultados definidos para seu respectivo nível hierárquico. No nível de país, ao se definir o Plano de Trabalho Bianual (PTB), são identificados OSER e seus respectivos pro- 21

22 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL dutos/serviços e tarefas. A realização desses produtos/serviços e suas respectivas tarefas permite o alcance do OSER, o que desencadeia uma série de contribuições para o alcance dos resultados regionais e globais até chegar aos objetivos estratégicos globais. O monitoramento e a avaliação desses resultados acontece pela definição também hierarquizada de indicadores. Esse indicadores, da mesma forma, vão agregar e contribuir para o alcance dos Objetivos Estratégicos propostos. Como se percebe, trata-se de um processo bastante dinâmico e transparente que é acompanhado por meio de informes. Para isso, é utilizada uma ferramenta de planejamento e avaliação denominada AMPES: Sistema de Planejamento e Avaliação da Região das Américas. De uma forma esquemática, pode-se notar como o AMPES é um sistema útil para a execução do planejamento e da programação da Organização no marco de GBR (Figura 4). 22

23 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Figura 4: Sistema de planejamento da OPAS/OMS ENTIDADE do AMPES Análise de Situação Problemas e Intervenções (RERs) Estratégia de Implementação RER OSERs CUSTO $$ (Agregado de P/S) Indicador de RER Indicador de OSER Marcos dos Indicadores de OSER Semestre 1 Semestre 2 Semestre 3 Semestre 4 Vinculação a funções básicas e habilitadoras PROJETO do AMPES PRODUTOS & SERVIÇOS CUSTO $$ PPF (% tempo alocado) No-PPF, inclui % tempo alocado ao pessoal Vinculação a Prioridades Transversais Tarefas (PTS) CUSTO $$ Subtarefas (PTS) Fonte: PBR/WDC Na Figura 4, é observado como são definidos os elementos do PTB de uma entidade e seu vínculo com os RER e seus indicadores. Como a execução das ações acontecem no nível de planejamento operativo, o cumprimento dos resultados e indicadores 23

24 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL desse nível é fundamental para o alcance dos Objetivos Estratégicos propostos pelo Plano Estratégico da OPAS e sua contribuição aos objetivos globais. Entende-se como entidade do AMPES qualquer unidade que elabora PTB e que possua orçamento. Nesse esquema, consideremos como entidade um país X. Para elaborar seu PTB, esse país X deverá considerar as prioridades do país por meio de sua Estratégia de Cooperação entre Países (CCS) e, assim, realizar uma análise de situação, identificar problemas e intervenções e propor estratégias de implementação. Essa etapa analítica permite à entidade definir seus OSER. Cada um desses OSER corresponde a um RER com o qual contribuirá. Esse é o vínculo do país X com os níveis regional e global. Da mesma forma, os indicadores de país vão se relacionar com indicadores regionais. O acompanhamento desses indicadores ocorre por meio de marcos semestrais, registrados em Informes de Progresso Semestrais (IPS). Dessa forma, os OSER possuem recursos que lhes permite executar produtos/serviços e tarefas programadas no PTB a cada semestre, as quais estão relacionadas ao cumprimento das metas propostas nesse mesmo período. Os recursos podem ter três origens: regulares da OPAS pela cota dos Estados-Membros; regulares da OMS; contribuições voluntárias de agências doadoras ou outras fontes. Somente serão executados recursos que estejam relacionados a tarefas e produtos/serviços programadas no PTB. 2.4 O processo de planejamento da Representação da OPAS/OMS no Brasil O processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil é orientado a partir do que foi estabelecido pelo Escritório Central da OPAS/OMS, mas possui adaptações à realidade operacional da Representação da OPAS/OMS no Brasil, adquirindo uma identidade própria. Assim, o planejamento acontece nos seguintes níveis: institucional, intermediário e operacional. A Figura 5 mostra a relação entre cada um desses níveis. 24

25 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Figura 5: Relação entre os níveis de planejamento na OPAS/OMS Brasil Nível institucional = ORIENTAÇÃO CCS Modelo de Gestão PTB Plano de Desenvolvimento Institucional Nível intermediário = ACOMPANHAMENTO E CONTROLE Normas e procedimentos administrativos Planejamento, programação e orçamento Retroalimentação Nível operacional = EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO Monitoramento e avaliação das atividades/tarefas executadas Planos de trabalho anuais e semestrais, relatórios de gestão Nível institucional Responsáveis: Grupo de Administração e Planejamento (GAP), composto pelo Representante, Oficial de Administração e de Programas, e Grupo de Gestão Gerencial (GGG), composto pelo GAP, pelos Gerentes de Área de Coordenação Interprogramática e pelo Coordenador da Unidade Técnica de Informação em Saúde, Gestão do Conhecimento e Comunicação. Atribuições: Definir o planejamento geral da OPAS/OMS no Brasil, os objetivos estratégicos e políticas a serem seguidas por toda a Organização. Abordar planos de longo prazo na relação da Organização com as contrapartes nacionais e com os níveis regional e global e definir como deverá ser seu comportamento diante das oportunidades e ameaças da cooperação técnica. Realizar o mapeamento do ambiente político e estratégico no qual a OPAS/OMS deverá atuar, avaliando forças e limitações da Organização. Abrangência: Toda a OPAS/OMS no Brasil. 25

26 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Nível intermediário Responsáveis: Gerentes de Área de Coordenação Interprogramática e Administradores-Planejadores. Atribuições: Realizar o planejamento tático, que faz a relação entre os planos de cada unidade técnica como os objetivos traçados no nível institucional. Trabalhar com os objetivos e desafios definidos no planejamento geral. Abrangência: Administradores-Planejadores, coordenadores, técnicos e administradores de UT. Nível operacional Responsáveis: Coordenadores e Administradores de Unidade Técnica. Atribuições: Elaborar planos de atividades que configuram a programação das operações fundamentais da Organização, realizar sua execução e avaliar os resultados e como se inserem no planejamento geral. Abrangência: Técnicos e administradores da UT. Responsabilidades e critérios para planejar Cada categoria profissional da OPAS/OMS no Brasil tem responsabilidades específicas em cada um dos níveis de planejamento da organização. Representante 1. Conduzir o Plano de Desenvolvimento Integral da PWR : responsável pela Entidade (CCS )/PTB e condução do planejamento e a administração estratégica (Modelo de Gestão ). 2. Aprovar o processo de programação anual e a avaliação semestral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos. 3. Conduzir e incentivar a coordenação interprogramática e interagencial da PWR. 4. Conduzir a participação da CT da PWR nos processos de integração sub-regional, regional e global, incentivando e controlando politicamente o correto uso dos TC/TA e CTP. 5. Conduzir política e estrategicamente a execução do PTB Conduzir o processo de gestão do conhecimento, informação e comunicação de forma transversal à CT da OPAS/OMS. 7. Conduzir o processo de desconcentração administrativa da PWR. 26

27 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 8. Conduzir o processo de delegação de autoridade e assinatura da PWR. 9. Elaborar e monitorar a RRE do Gabinete da PWR. 10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaços de participação que conformam o Mecanismo de Coordenação e Comunicação (MCC) da PWR: Gabinete da Representação (GR), Grupo de Planejamento e Administração (GAP), Grupo de Gestão Gerencial (GGG), Grupo Interprogramático Ampliado (GIA), Plenária Geral (PG). 11. Fomentar trabalho em equipe, incentivando a conformação de Grupos Ótimos (GO) e de Grupo de Tarefa Interprogramático (GTI). 12. Conduzir o processo de programação e avaliação dos 10 Programas do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). 13. Conduzir o apoio de diferentes áreas de gerência e UT da PWR no apoio técnico às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS. 14. Participar ativamente do Equipe de país das Nações Unidas (UNCT). 15. Supervisionar em primeiro nível o Oficial de Programas, Oficial de Administração, Gerentes de Área de Coordenação Interprogramática, Coordenadores de Unidade Técnica, Assessores Internacionais, Regionais e Sub-regionais, secretárias e motorista do Gabinete. 16. Substituir interinamente o Gerente de Área de Coordenação Interprogramática. Oficial de Programas 1. Assessorar e apoiar o PWR, os Gerentes de Área, Administradores-Planejadores) ADP e Coordenadores de UT no processo integral de Gestão Baseada em Resultados. 2. Cuidar da implantação do Modelo de Gestão da Representação no processo integral de planejamento, programação, controle e avaliação da cooperação técnica. 3. Assessorar a elaboração do ciclo de projetos. 4. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP no processo de programação anual e semestral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos. 5. Assessorar e apoiar o PWR na condução e coordenação dos processos de trabalho da CT de caráter interprogramático e interagencial. 6. Assessorar e apoiar o PWR na condução, programação e controle dos TC/TA e CTP para a integração regional e global em saúde. 7. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP na condução da programação e avaliação do do PTB 10-11; preservar coerência técnica, administrativa e financeira do processo. 27

28 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 8. Elaborar e monitorar sua Rede de Relacionamento Estratégico (RRE). 9. Assessorar e apoiar o PWR na convocatória com agendas predefinidas de GR, GAP, GI, GIA, PG. Elaborar ajuda de memória do GAP, GI e GIA, especificando compromissos adquiridos e informar sobre seu cumprimento ao PWR. 10. Assessorar e apoiar o PWR na convocatória, seguimento e avaliação do funcionamento dos GO e GTI. 11. Assessorar e apoiar o PWR no processo de programação e avaliação do PDI. 12. Assessorar e apoiar o PWR no processo de transversalização da gestão do conhecimento, informação e comunicação da CT da OPAS/OMS. 13. Assessorar e apoiar o PWR na condução e apoio técnico às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS. 14. Assessorar e apoiar o PWR na participação do UNCT. 15. Substituir interinamente o Oficial de Administração. Oficial de Administração 1. Supervisar e controlar o processo administrativo da Representação. 2. Cuidar da implementação do Modelo de Gestão da Representação no que corresponda ao processo integral de administração. 3. Controlar a coerência administrativa e financeira da execução das partidas orçamentárias. 4. Coordenar a execução do programa de desconcentração administrativa e de fortalecimento dos processos de controle, supervisão e auditoria interna da Unidade Administrativa. 5. Apoiar o PWR no processo de delegação de autoridade e assinatura na PWR. 6. Aprovar o pagamento de instrumentos administrativos. 7. Aprovar obrigações de para os diferentes tipos de contratos de funcionários, previamente autorizadas pelo PWR. 8. Aprovar reembolso de caixa pequeno, restituição de passagens e solicitações de importação e exportação (DSI/DSE). 9. Elaborar e monitorar a RRE da Unidade de Administração baseada na eficiência e na transparência da gestão. 10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaços de participação do MCC: Grupo da Unidade de Administração (GUA) Participar ativamente no GAP, GI, GIA, PG. 11. Participar de GO e incentivar os funcionários da Unidade de Administração a que participem. 28

29 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 12. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade. 13. Supervisionar o desempenho dos funcionários da Unidade Administrativa, em primeiro nível, e os ADP e Administradores de UT, em segundo nível. 14. Substituir interinamente o Oficial de Programas. Gerente de Área de Coordenação Interprogramática 1. Gerenciar estratégica e tecnicamente o processo de cooperação técnica expresso no Projeto do PTB sob sua responsabilidade. 2. Gerenciar o processo de planejamento, programação, controle e administração dos TC/TA, CTP, Projetos Especiais de sua Área de Gerência. 3. Assumir ativamente no processo de delegação de autoridade em sua Área de Gerência para aprovar o Plano de Trabalho Semestral (PTS). 4. Mobilizar recursos e sua programação no PTB. 5. Gerenciar o processo de desconcentração administrativa em sua Gerência. 6. Supervisionar o desempenho do pessoal profissional internacional, nacional, administrativo e de secretaria em primeiro ou segundo nível de SPAD, quando corresponda. 7. Supervisionar tecnicamente o Coordenador de UT. 8. Elaborar e monitorar o RRE de sua gerência, responsabilizando-se por sua coordenação técnica e excelência da cooperação. 9. Convocar com agendas predefinidas o Grupo de Gerência de Área de Coordenação (GGAC). 10. Participar ativamente em GAP, GGAC, GI, GIA e PG. 11. Participar de GO e incentivar a conformação de GO em sua Área de Gerência. 12. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade. 13. Gerenciar os processos de participação interprogramática e interagencial de sua Área de Gerência. 14. Gerenciar a programação, controle e avaliação do Projeto do PTB 2010/ Gerenciar o processo de integração da gestão do conhecimento, comunicação e informação com o Projeto do PTB 2008/2009 sob sua responsabilidade. 16. Participar ativamente no apoio técnico às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretores da OPAS e OMS. 17. Substituir interinamente o PWR, outro Gerente de Área ou Coordenador de UT, quando solicitado. 18. Desenvolver as competências para o desempenho do post description no que corresponda às funções técnicas. 29

30 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Administrador-Planejador de Área 1. Sob a supervisão do Gerente de Área, controlar o processo de GBR/PTB, PTS e IPS do Projeto e processos administrativos descentralizados. 2. Controlar a coerência administrativa e financeira do processo de planejamento, programação e controle de TC/TA, CTP, Projetos Especiais. 3. Controlar a coerência administrativa e financeira do processo de planejamento, programação, controle e avaliação do PTB Responsabilizar-se pela eficácia e pela transparência do processo de desconcentração administrativa em sua Área. 5. Elaborar e monitorar sua RRE. 6. Apoiar o Gerente de Área na convocatória com agendas predefinidas do GGAC e elaborar as ajudas de memória das reuniões, especificando compromissos adquiridos e entregar relatório de seu cumprimento ao Gerente de Área. 7. Participar ativamente no GGAC, GI, GIA e PG. 8. Participar ativamente de GO. 9. Capacitar-se nas normas de planejamento e administração em sua Área. 10. Supervisionar o desempenho funcional dos Administradores de UT que façam parte de sua Área de Gerência para cumprimento dos procedimentos administrativos conforme normas da OPAS/OMS. 11. Substituir interinamente o ADP de outra Área de Gerência, quando solicitado. 12. Desempenhar as funções de Administrador de UT. Coordenador de UT 1. Definir o OSER e executar as respectivas atividades de cooperação técnica da Unidade Técnica. 2. Sob delegação, assinar os seguintes instrumentos administrativos: contratos por produto com pessoas físicas e jurídicas, cartas-acordo, apoio financeiro para cursos e seminários, ordens de compra nacionais e internacionais, autorizações de viagens coletivas, autorizações de viagens nacionais com recursos de contribuições voluntárias. 3. Coordenar o processo de planejamento, programação e controle dos TC/TA, CTP e Projetos Especiais de sua UT. 4. Coordenar o controle e avaliação dos OSER, indicadores e metas e a programação de produtos/serviços e tarefas do PTB 2010/2011 que correspondam à UT. 30

31 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 5. Coordenar e programar os TC/TA, CTP e Projetos Especiais que apóiem todas as iniciativas de sua UT e que contribuam para a integração regional e global em saúde. 6. Elaborar e monitorar o RRE da Unidade Técnica, responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperação técnica. 7. Convocar o Grupo da UT com agendas predefinidas. 8. Participar ativamente do GI, GIA, GGAC e PG. 9. Participar de GO e incentivar a conformação de GO em sua UT. 10. Implementar a gestão do conhecimento, comunicação e informação na UT. 11. Participar ativamente no apoio técnico às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretivos da OPAS e da OMS. 12. Supervisionar, em primeiro nível, os técnicos, o administrador de UT e os secretários e, em segundo nível, os assistentes administrativos. 13. Substituir interinamente outro Coordenador de UT que faça parte de sua Área de Gerência, preferencialmente, quando solicitado. OBS.: Especificamente, o Coordenador da UT de Gestão do Conhecimento, Informação e Comunicação deverá ainda: Definir as políticas de implementação da gestão do conhecimento, informação e comunicação de forma transversal à CT da OPAS/OMS; coordenar, facilitar e acompanhar o processo de implementação. Assessor Internacional 1. Assegurar a coerência técnica entre as atividades nacionais para que responda aos mandatos sub-regionais, regionais e globais da cooperação técnica. 2. Identificar processos nacionais e internacionais que sirvam de exemplo à troca de experiências e lições aprendidas entre países. 3. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe correspondam. 4. Participar ativamente nos espaços de coordenação interprogramática e interagencial que lhe corresponda. 5. Participar ativamente no TC/TA e CTP para apoiar os processos de integração regional e global em saúde. 6. Elaborar, controlar e avaliar os indicadores e marcos e programação dos produtos/serviços das tarefas que lhe correspondam do PTB 2010/

32 MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL 7. Participar ativamente nas atividades de gestão do conhecimento, informação e comunicação que lhe correspondam. 8. Participar ativamente no apoio técnico às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretivos da OPAS e OMS. 9. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperação técnica. 10. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG. 11. Participar ativamente de GO. 12. Substituir interinamente outros assessores internacionais no que se refere à responsabilidade de assinatura de instrumentos administrativos, quando solicitado. 13. Monitorar a execução de cartas-acordo, cursos e seminários e contratos e aprovar relatórios técnico e financeiro e produtos que lhe correspondam. Profissional Nacional Técnico 1. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe correspondam. 2. Elaborar, programar e executar os TA, no nível de ação (Plano de trabalho anual, programação semestral e revisão mensal). 3. Participar ativamente nos espaços de coordenação interprogramática e interagencial que lhe corresponda. 4. Participar ativamente dos TC/TA e CTP que lhe corresponda para apoiar os processos de integração regional e global em saúde. 5. Realizar controle e avaliação dos indicadores e marcos e programação de atividades e tarefas do PTB 2010/ Elaborar e monitorar sau RRE responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperação técnica. 7. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG. 8. Participar ativamente do GO. 9. Participar ativamente das atividades de gestão do conhecimento, informação e comunicação que lhe corresponda. 10. Participar ativamente no apoio técnico às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretivos da OPAS e da OMS. 11. Substituir interinamente outro profissional técnico de sua UT ou Área de Coordenação, quando solicitado. 12. Apoiar o monitoramento da execução de cartas-acordo, contratos e cursos e seminários. 32

33 GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL Administrador de UT 1. Sob a supervisão direta do Coordenador de UT e supervisão funcional do ADP, executar e controlar os procedimentos administrativos das ações programadas no PTS. 2. Elaborar a informação administrativa e financeira do processo de planejamento, programação e controle da TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe corresponda. 3. Implementar a desconcentração administrativa nas UT e supervisionar os assistentes administrativos conforme procedimentos e normas aprovados: Analisar e revisar a prestação de contas e relatórios financeiros (cartas-acordo, curso e seminário, contratos e grants), semanalmente. Monitorar o vencimento de instrumentos administrativos e pagamentos, mensalmente. Controlar o arquivo de produtos e relatórios técnicos e financeiros, semanalmente. Monitorar obrigações, mensalmente. Monitorar a execução orçamentária, mensalmente. Monitorar e controlar collective travels, semanalmente, e solicitações de restituição de passagens e diárias. Realizar o reclamo e cálculo de PAHO 110. Controlar a presença e horário do staff da UT. Monitorar o vencimento de partidas e TC. 4. Apoiar os Coordenadores de UT na coordenação dos processos de programação, controle e avaliação do PTB 2010/ Apoiar os técnicos nos processos de programação anual e semestral e revisão mensal. 6. Capacitar técnicos e assistentes administrativos nas normas e procedimentos administrativos. 7. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus processos administrativos. 8. Participar ativamente do GUT, GIA, GAD, GGAC e PG. 9. Participar ativamente do GO. 10. Substituir interinamente outros administradores de sua Área de Coordenação, quando solicitado. 11. Supervisionar, em primeiro nível, os Assistentes Administrativos. 33

34 Assistente Administrativo 1. Participar ativamente do GUT e PG. 2. Participar ativamente de GO. 3. Executar os procedimentos administrativos desconcentrados nas UT de acordo com as normas e procedimentos. 4. Substituir interinamente outros assistentes administrativos de sua UT ou Área de Coordenação, quando solicitado.

35 3. Instrumentos de Planejamento O processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil conta com instrumentos relacionados à orientação do processo, à elaboração, à programação, ao monitoramento e à avaliação das atividades desenvolvidas. 3.1 Instrumento orientador a. Plano de Desenvolvimento Integral da cooperação técnica da OPAS/OMS no Brasil O Plano tem como finalidade orientar a cooperação técnica para o cumprimento das prioridades, modalidades e enfoques da Estratégia de Cooperação , a execução dos Objetivos Estratégicos da OPAS/OMS, dos resultados esperados de país (OSER) e o cumprimento dos indicadores, atividades e tarefas do Plano de Trabalho Bianual. Visa também o fortalecimento dos processos de planejamento e administração do Modelo de Gestão para o alinhamento dos recursos e à organização do trabalho de forma a permitir maior eficiência e eficácia na execução da cooperação técnica no país. 35

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