BALANÇO DA QUALIDADE. Jorge Dantas. Escola Superior de Desporto e Lazer de Melgaço. Dezembro de 2011 ELABORADO POR: UNIDADE ORGÂNICA: DATA:

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1 ELABORADO POR: UNIDADE ORGÂNICA: DATA: Jorge Dantas Escola Superior de Desporto e Lazer de Melgaço Dezembro de 2011 GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 1 de 9

2 INDICE 1. Adequação da Política da Qualidade do Instituto... Pág Desempenho dos Processos e Seguimento dos Objectivos... Pág Planos de Melhoria,... Pág Auditorias ao Sistema... Pág Avaliação da Satisfação... Pág Formação... Pág Avaliação de Fornecedores... Pág Acções Correctivas e Preventivas... Pág Outros Assuntos Relevantes... Pág Definição de Acções... Pág Anexos... Pág. -- GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 2 de 9

3 1. Adequação da Política da Qualidade do Instituto O Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) constitui um elemento essencial à promoção da qualidade da acção do IPVC na concretização da sua missão: a criação e gestão do conhecimento e da cultura, através de um processo de ensino/aprendizagem, de qualidade e acreditado, centrado no estudante, e de investigação, de transferência de tecnologia e de conhecimento, em interacção com o tecido social. O SGQ constitui igualmente um instrumento para concretizar o imperativo de tornar o IPVC um todo e não um somatório de várias partes (Unidades Orgânicas) no que concerne à sua estrutura organizacional. Na ESDL-IPVC, e devido à sua recente criação (Maio 2011), o SGQ tem sido progressivamente instituído (já existia de forma plena enquanto espaço deslocalizado da ESE-IPVC). A monitorização de grande parte dos indicadores será ainda realizada neste relatório-balanço dentro das responsabilidades e organigrama instituído aquando do início do ano. Nos casos possíveis foi feita uma transição destas responsabilidades para a ESDL e tal é reportado neste relatório. Quando não é o caso, deverá ser consultado o balanço da ESSE-IPVC. GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 3 de 9

4 2. Desempenho dos Processos e Seguimento dos Objectivos Académicos: Na sequência da passagem para a ESDL de todas as bases de dados e responsabilidades dos Serviços Académicos, foi instalado o software dos Académicos durante o mês de Outubro. Dado terem ocorrido algumas dificuldades na sua instalação em rede IPVC, este recurso apenas ficou completamente disponível em finais de Novembro. A realização das matrículas e inscrições dos alunos foram centralizadas nos serviços centrais do IPVC (renovações foram realizadas online e as novas matrículas concentradas nos serviços centrais). Neste procedimento e apesar de a ESDL aparecer já como nova unidade orgânica, a certificação das matrículas foi ainda realizada nos serviços da ESE-IPVC. A passagem de todos os serviços académicos relativos aos alunos e histórico será realizado até ao final do ano Toda a monitorização de indicadores relativos ao processo ACA deverá ser consultado na ESE- IPVC. Ambiente, Higiene & Segurança: Os Projectos de Segurança contra Incêndios na ESDL existia já (como pólo da ESE-IPVC) e portanto foram adequados à nova unidade orgânica. Foram executados simulacros no edifício da escola, no Centro de Estágios e Piscina, durante o mês Novembro. O gestor do processo e um colaborador envolvido no Projecto de Segurança contra Incêndios participaram na formação especializada Segurança conta incêndios em Edifícios Escolares - Aplicação de Regulamentos Técnicos. A formação e-learning sobre incêndios irá ser estendida a todos os colaboradores envolvidos. Foi feita a avaliação do sistema de segurança, tendo sido detectados alguns problemas ao nível da sinalética, de acessos e de funcionamento do sistema de detecção de incêndios, que foram corrigidos. No pólo de Melgaço foi transmitida à Câmara de Melgaço a necessidade de recarregar extintores. As empresas de segurança e de limpeza que operam na ESE estão certificadas; a direcção da ESE consulta os relatórios periódicos produzidos. GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 4 de 9

5 Criação e Reestruturação de Cursos: Foi proposta ao CTC e ao Presidente do IPVC a reestruturação do curso Desporto e Lazer (Outubro 2011) durante o ano Foi. Formação: O SGQ tem vindo a contribuir decisivamente para melhorar e sistematizar as práticas administrativas ligadas às actividades que integram a Formação. Neste processo é de realçar a crescente sensibilização dos docentes, bem como a utilização mais regular da plataforma do SGQ. Sugere-se como mudança importante que seja possível aos alunos incluir um mail pessoal na sua inscrição no Moodle. Ao nível das metas estabelecidas para o processo, reportamos apenas as relativas aos meses do ano letivo (Setembro, Outubro, Novembro e Dezembro). Nestas datas todos os indicadores definidos para o processo atingiram a meta estabelecida. Todos os outros indicadores foram monitorizados pela ESE-IPVC. Quadro 2. Monitorização de indicadores relativos ao processo FOR subprocesso Planeamento Processo: FOR Período de Análise: Setembro a Dezembro 2011 Actividade de Identificação de necessidades Elaboração de horários Calendarização das avaliações Semestral/módulo Criação/Actualização de programas de Un. Curriculares Indicador Taxa de concretização de necessidades identificadas Cumprimento do prazo estipulado Cumprimento do prazo estipulado Cumprimento do prazo estipulado Fórmula de cálculo culo # concretizados/ # identificados # hor. elaborados no prazo/ # horários totais # calendários efectuados no prazo/ # total calendários Responsá- vel pelos Dados Coordenação de Curso Direcção Coordenação de Curso Coordenação de Curso Periodicii- dade de Apuramen- to Meta a atingir/ Unid Anual > 0,50 0,95 Semestral/módulo # prog. apresentados/ # total programas Semestral/Anual; curso Resul- tado Obtido Conclu- são Meta atingida Meta atingida Meta atingida Meta atingida Execução: Toda a monitorização de indicadores relativos ao processo Formação, subprocesso Execução deverá ser consultado na ESE-IPVC. GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 5 de 9

6 Cooperação Internacional: Toda a monitorização de indicadores relativos ao processo Cooperação Internacional deverá ser consultado na ESE-IPVC. Gestão Económica Financeira: Este processo e seus sub-processos (Património e Aprovisionamento) não se encontram ainda em fase de implementação na ESDL. Serão implementados a partir do próximo ano (2012). Toda a monitorização de indicadores relativos a este processo deverá ser consultado na ESE- IPVC. Gestão da Informação: Sub-processo de Gestão Documental Foram já adequados todos os impressos e procedimentos à existência da ESDL. Sub-processo de Expediente e Arquivo - Encontra-se em fase de implementação. Gestão de Sistemas de Informação: A organização/estruturação deste processo foi elaborada tendo como base de trabalho, não apenas as obrigatoriedades decorrentes da ISO9001, mas também indo ao encontro de normas internacionais/frameworks e específicas da área das Tecnologias de Informação. Em termos operacionais, este processo estava já implementado na ESDL-IPVC enquanto pertencente à ESE-IPVC, sendo parcialmente sustentado na plataforma da Secretaria Virtual, ferramenta facilitadora do processo possibilitando assim maior controlo em alguns tipos de registo, bem como facilidades acrescidas em termos de aferição de indicadores. Até à construção da nova escola e ao apetrechamento físico e humano necessário, este processo continuará a ser assegurado pelos serviços da ESE-IPVC. GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 6 de 9

7 Observatório: Promoção e Imagem: Foi estabelecido o logótipo da ESDL-IPVC, criada a página institucional da ESDL-IPVC (portal IPVC), e foi ainda criada a página Facebook da ESDL-IPVC. Logo a partir da criação da Escola, foram estabelecidos todos os procedimentos para a divulgação da oferta formativa, dos serviços prestados, de eventos e de projectos, com resposta adequada e em tempo útil quer ao nível interno da ESDL-IPVC, quer na interligação com o Gabinete de Promoção e Imagem do IPVC. A implementação destes procedimentos tem contribuído para uma maior visibilidade das iniciativas e para uma imagem institucional mais positiva e coerente. Todas as propostas de divulgação foram aprovadas e executadas, seguindo os procedimentos estabelecidos. Recursos Técnico-Educativos: O sub-processo Bibliotecas não será modificado (implementado) até á construção do novo espaço ESDL-IPVC. Até lá mantém-se a colaboração com os serviços da Biblioteca da ESE- IPVC. No sub-processo Gestão de espaços educativos a ESDL apresenta algumas particularidades ligadas à existência de espaços de aula específicas e em instalações da responsabilidade directa da Câmara Municipal de Melgaço. GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 7 de 9

8 3. Planos de Melhoria 4. Auditorias ao Sistema Apesar de a ESDL-IPVC, como unidade orgânica ainda não ter sido auditada de uma forma directa dado a sua recente criação, no entanto ao longo deste ano várias auditorias internas foram levadas a cabo tendo sido os processos e sub-processos objecto de auditorias, ainda como parte da ESE-IPVC. De realçar de alguns dos processos e subprocessos foram auditados após a sua criação, pois esses foram auditados de uma forma geral ao nível do IPVC. As conclusões destas auditorias permitiram introduzir diversas melhorias na organização dos serviços e repensar o próprio SGQ. Salientamos igualmente a importância do próprio processo das auditorias internas que tem permitido aos envolvidos, auditores e auditados, a adopção de uma perspectiva institucional mais ampla e de uma atitude colaborativa, com repercussões na sua postura pessoal e institucional. 5. Avaliação da Satisfação 6. Formação Os dados sobre formação de colaboradores estão centralizados nos Recursos Humanos do IPVC 7. Avaliação de Fornecedores GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 8 de 9

9 8. Acções Correctivas e Preventivas 9. Outros Assuntos Relevantes A atractividade da formação da ESDL é elevada, o que pode ser aferido pela taxa de colocação de alunos no curso de desporto e Lazer (100% na 1ª fase). 10. Definição de Acções Durante o próximo ano, e do ponto de vista do SGQ,pretende-se: 1. investir na normalização do funcionamento da ESDL-IPVC segundo os requisitos do SGQ; 2. Responder com êxito à avaliação do SGGQ promovida pela A3ES; 3. Melhorar o fluxo dos procedimentos estabelecidos. GMS-04/01 Rev. 0 / Págª 9 de 9