InviteBox. Você faz a festa e nós chamamos os convidados.

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3 Sumário A arte de organizar uma festa... 4 Erro #1 - Não calcular o número de convidados... 5 Lista de convidados... 5 Confirmação de presença... 6 Alterações na lista de convidados... 6 Os problemas de não definir o total de convidados... 6 Erro #2 - Deixar as encomendas de comes e bebes para a última hora... 8 Compras de última hora... 8 Produtos não confiáveis ou de má qualidade... 9 Contratação do buffet... 9 Erro #3 - Escolher um local de difícil acesso ou inadequado Tamanho e estrutura Dificuldades no acesso Locais perigosos ou muito distantes Erro #4 - Sugerir presentes sem pensar na condição financeira do convidado Lista de presentes Vantagens Erro #5 - Não definir todos os detalhes no convite Informações relevantes no convite Convites online Conclusão

4 A arte de organizar uma festa Felizmente ninguém precisa ser especialista para conseguir organizar uma festa incrível. Planejar um evento significa estar atento aos detalhes: a escolha do tema, o número de convidados, o local da festa, a compra das comidas e bebidas e a elaboração dos convites. Uma festa é feita de planejamento e ações. Se você quer surpreender os convidados com uma comemoração maravilhosa, você deve se organizar com antecedência. Quem não pensa em todos os detalhes, corre o risco de ter surpresas desagradáveis. Para evitar qualquer tipo de situação chata que possa estragar este grande momento, listamos os cinco erros mais comuns cometidos na organização de uma festa. Analisamos cada um deles e fornecemos dicas para você fugir de qualquer cilada. 4

5 Erro #1 - Não calcular o número de convidados Para organizar uma festa bem sucedida, você deve começar pensando no número de convidados. Ao calcular corretamente quantas pessoas irão a sua festa, você terá condições de estipular a quantidade certa de comes e bebes, de encontrar um espaço apropriado e de oferecer lembrancinhas. Como calcular o número de convidados para a sua festa? O segredo é fazer um planejamento. Defina os convidados e solicite a confirmação de presença. Você deve estar preparado para uma pequena alteração no número de convidados presentes, para mais ou para menos. Lista de convidados Comece listando os convidados que não podem faltar: familiares e amigos íntimos. Ao fazer a lista, lembre-se de incluir informações sobre o convidado apontando se ele é um grande amigo, um parente, um colega de trabalho ou simplesmente alguém que você acha que deva convidar. Dessa forma você terá o número de convidados inicial e caso este total exceda suas expectativas, você pode cortar os que são menos relevantes de acordo com a informação individual. 5

6 O número de pessoas que você irá convidar está diretamente relacionado ao orçamento disponível. Caso disponha de pouco dinheiro, opte por uma festa elegante com menos convidados ou chame mais pessoas usando alternativas mais baratas. Confirmação de presença Ao convidar, estipule uma data limite para que cada convidado confirme a presença. A confirmação pode ser feita por telefone ou online, sendo a segunda forma bem mais prática, afinal você não tem tempo para passar o dia atendendo às ligações. É importante que você faça um convite formal. Avise ao convidado sobre o local, o horário, o tema da festa e diga que você gostaria da presença dele. Se você chamar alguém para uma festa de aniversário com um simples se der, apareça, a pessoa acreditará que está sendo convidada por educação ou que a celebração vai ser mais exclusiva. Isso pode gerar uma desistência por parte do seu convidado. Você normalmente sabe de antemão quem irá comparecer, mas as pessoas podem ter outros compromissos no dia da festa, portanto não deixe de pedir uma confirmação. Alterações na lista de convidados Pense nos acompanhantes de seus convidados prioritários, isso inclui namorados, filhos ou algum amigo. Caso você não queira que seus amigos e parentes levem outras pessoas, avise ou isso poderá aumentar bastante a sua estimativa de quem irá à festa. Mas se de qualquer forma houver este tipo de convidado extra, saiba quantos são. Lembre-se daqueles convidados que farão o possível para comparecer e não sabem se o acompanhante poderá estar junto. Por isso tenha em mente os convidados confirmados e os que tem uma grande chance de comparecer mesmo que não tenham dado certeza. Calcule a quantidade de comida e bebida englobando as duas parcelas de convidados. Esteja preparado também para possíveis imprevistos que impeçam os convidados de ir, como uma chuva forte, algum acidente no caminho ou motivos pessoais. Os problemas de não definir o total de convidados Agora que você já sabe como calcular o número de pessoas em sua festa, faça isto o quanto antes para evitar vários problemas. 6

7 Se você precisa contratar algum buffet ou reservar o local da festa com bastante antecedência, tenha como base a lista dos convidados prioritários que você acredita que comparecerão. Não se esqueça de informar à organização terceirizada da possível variação no total de pessoas. Se é você quem está organizando tudo, pode deixar para comprar os alimentos e adquirir as cadeiras e mesas na semana anterior. O importante é você conseguir fugir de erros como: A falta ou a sobra de comes e bebes Se for uma festa mais formal, a falta de mesas ou cadeiras para acomodar os convidados Um espaço pequeno para o número de pessoas São situações que podem ser facilmente evitadas e que, caso aconteçam, deixarão os convidados desconfortáveis e sem condições de ajudar. 7

8 Erro #2 - Deixar as encomendas de comes e bebes para a última hora Um erro comum cometido durante a organização de uma festa é deixar para se preocupar com os comes e bebes na última hora. Lembre-se que a comida e a bebida são muito importantes em qualquer comemoração. O que seria de uma festa sem as delícias para serem degustadas? Ao falar em festa, os convidados já começam a imaginar quais serão as comidas e bebidas do evento. Compras de última hora Pensar nos comes e bebes na última hora é um risco: quando você for procurar por aquilo que queria, pelos ingredientes para você preparar algo ou por alguém que faça salgados e guloseimas, poderá não encontrar nada. Já pensou que situação desconcertante? 8

9 Depois do tema da festa escolhido, o número de convidados definido e já iniciado o planejamento geral, defina então o que será servido aos convidados: salgadinhos, mini lanches, doces, pães com diversos patês, drinks, sucos naturais e o que mais combinar com a sua festa. Sempre decida com antecedência o local onde os comes e bebes serão comprados ou encomendados para que você não tenha que resolver isso em um curpo espaço de tempo. Produtos não confiáveis ou de má qualidade Fazer as compras de alimentos e bebidas sem se organizer, poderá fazer com que você leve para a festa somente o que tiver disponível quando for ao supermercado. Além de adquirir qualquer coisa, alimentos de má qualidade, cervejas e sucos de marcas inferiores, você poderá adquirir produtos desconhecidos. Ao comprar o que você nunca provou e não sabe se é bom, certamente corre o risco de não agradar os seus convidados. Não é só pelas compras que você poderá oferecer comida de má qualidade. Ao contratar uma empresa que irá fazer, por exemplo, comida japonesa, prove os alimentos ou peça indicação a quem já trabalhou com estes profissionais. Deixar para se preocupar com a comida e a bebida pouco tempo antes do evento é perigoso e você pode se decepcionar não só com o serviço, mas com a qualidade e o sabor do que será servido. Contratação do buffet Uma festa maior exige a contratação de um pessoal especializado. Portanto, decida o estilo da sua festa e comece a procurar quem irá fazer a decoração, o aluguel das mesas e cadeiras e planejar um menu. Vale a pena conseguir referências com amigos, conhecidos e até na internet. Nunca deixe as escolhas da organização geral para a semana da festa. Se programe e deixe um dia reservado somente para isso: para fazer as degustações, ir conhecer o organizador e decidir o lugar. Analise com cuidado os orçamentos e o que cada um te oferece e feche antes que o prazo fique curto demais. Os bons buffets são super concorridos, marque a data antecipadamente. Se você deixar para procurar a empresa na semana da festa, provavelmente não irá encontrar. Afinal, as pessoas preferem festas às sextas ou aos sábados. Não corra o risco de não conseguir contratar a empresa devido a uma agenda cheia. 9

10 A dedicação e o planejamento necessários para realizar uma festa da maneira que você deseja leva em conta a satisfação dos convidados. Aposte em comes, bebes e serviços de qualidade para agradar a todos! 10

11 Erro #3 - Escolher um local de difícil acesso ou inadequado O local em que será realizada a festa é fundamental para o sucesso da comemoração. Quando você escolhe um lugar de difícil acesso, opta por um bairro que não é seguro ou até mesmo escolhe uma casa ou um bar com um tamanho que não é adequado para a quantidade de convidados, há grandes chances do evento não ter o sucesso que você esperava. Ninguém quer passar por essa situação. Tamanho e estrutura É comum que ao pensar em como será a festa, você imagine um ótimo lugar onde faria a comemoração que sempre sonhou, mas se esquece de considerar se o ambiente é adequado ao seu tipo de festa. Fique atento à escolha do tamanho e da estrutura do local da comemoração. Subestimar o número de convidados e optar por um local que não comporta as pessoas confortavelmente, poderá causar diversos problemas durante a comemoração, como falta de espaço para dançar e se servir. Não 11

12 contabilizar corretamente quantos convidados estarão presentes e escolher um lugar enorme para a quantidade de pessoas também é um descuido que vai dar impressão de que pouca gente fez questão de comparecer a sua festa. Quanto a infraestrutura, defina-a segundo o estilo do evento. Para uma festa com cara de balada, escolha um lugar com uma ótima pista de dança. Outro exemplo é se a comemoração for contar com muitos idosos ou crianças, escolha um lugar sem muitas escadas e que não ofereçam riscos de quedas. Dificuldades no acesso Imagine que você escolha fazer sua festa em um terraço com uma vista incrível, porém localizado em um bairro afastado, cujo acesso é feito apenas por uma estrada sem asfalto e sem sinalização. Para piorar, a rua em que o imóvel está situado é estreita, sem uma área própria para estacionar. Se for avaliar os prós e contras, perceberá que a única vantagem é a paisagem vista do terraço. Muitos convidados que iriam de carro podem desistir por falta de segurança na estrada e a falta de um lugar adequado para parar o veículo. Aqueles que iriam optar pelo táxi podem deixar de ir à comemoração porque os motoristas podem não conhecer o lugar ou não querer enfrentar a poeira da estrada. Não vale a pena festejar sem pensar nos convidados, não é? Locais perigosos ou muito distantes Alugar um espaço para a festa de aniversário porque ele é barato, mas está em um bairro perigoso é um risco. Uma área sem iluminação, sem policiamento e afastada não é um bom lugar para um evento. Se você optar por um lugar assim, pode se preparar para descartar da sua lista de convidados pessoas com criança e que estão procurando uma desculpa para não ir. Os convidados também podem desistir de comparecer a sua festa de aniversário caso ela aconteça em um sítio ou até mesmo em uma cidade diferente. A dificuldade de acesso certamente deixará de fora muitas pessoas que gostam de você simplesmente porque elas não acham prático se deslocar até o local da comemoração, desconhecido por muitos. O segredo para não errar na escolha do lugar para comemorar o seu aniversário é unir o seu desejo com a lista de convidados. Avalie se o local do evento atende às suas necessidades e das pessoas com 12

13 quem você gostaria de comemorar esse momento. Na hora de procurar um lugar para a sua festa pense se, caso fosse um convidado, conseguiria chegar ao local e se o julgaria adequado. Seja em um ambiente aberto com piscina, na sua casa ou de algum parente ou até mesmo em um salão de festas, a ordem é ter conforto e espaço para que todos se divirtam. 13

14 Erro #4 - Sugerir presentes sem pensar na condição financeira do convidado Fazer uma lista com opções de presentes para serem dados na festa é prático tanto para o convidado, quanto para quem está assoprando as velinhas. A lista com as sugestões de presentes é uma ótima ideia e evita que você ofereça ao aniversariante algo que ele não vai gostar ou utilizar. Mas ela pode se tornar um problema para os convidados quando os produtos ou as lojas escolhidas para a compra dos presentes são selecionados sem levar em consideração que cada um tem uma renda diferente e portanto pode ou não gastar certas quantias. A lista de presentes se popularizou com as festas de casamento. Os noivos escolhem algumas lojas de sua preferência, definem quais são os produtos que gostariam de ganhar e os convidados escolhem o que desejam dar dentre as opções disponíveis em uma loja física ou online. Noivos felizes porque irão ganhar algo que realmente precisam e convidado despreocupado, pois sabe que o presente vai ser realmente útil para o casal. 14

15 Na prática, funciona. Mas imagine quanta gente já passou pelo aperto de ter que escolher entre as opções da lista e encontrar apenas presentes que exigem gastos inadequados ao orçamento pessoal? Tenha certeza que isso afugenta os convidados que por algum motivo não podem gastar muito dinheiro. Esteja atenta para não errar feio e indicar presentes que não podem ser pagos pelos convidados. Lista de presentes Para não cometer o erro grave e fazer com que pessoas que gostam de você deixem de comparecer à sua comemoração, tenha o bom senso de fazer uma lista com muitas opções de presentes que atendam a todos os bolsos e que os produtos sejam facilmente encontrados. Ao planejar à sua lista, não coloque o número de opções de presentes igual ao número de convidados. Isso faz com que o último a ter acesso lista se depare com menos opções, possivelmente as mais caras. Neste caso, o seu convidado não irá a festa de aniversário ou dará um jeito de efetuar uma compra parcelada, ação nada recomendada para quem precisa economizar. Sugerimos incluir entre suas opções lojas online que vendam itens mais em conta, como livros, CDs e DVDs. Outra solução simpática é destacar no convite do evento que as surpresas são bem-vindas e o que realmente importa para você é a presença de cada convidado, não trate do presente como uma obrigação. No final das contas, os seus amigos e familiares são o que realmente importam para que a festa seja maravilhosa. Vantagens É difícil conhecer o gosto do aniversariante para escolher um presente que ele realmente irá apreciar, Para não estragar a surpresa, o convidado não costuma perguntar o que o dono da festa vai querer e por isso é tão comum comprar um presente para outra pessoa levando em conta as nossas próprias preferências. Todo aniversário é a mesma coisa: você leva um presente escolhido com todo o carinho e o aniversariante finge que adorou. Você pode ter muitas roupas estampadas, amar ouvir samba e colecionar objetos de louça, mas lembre-se que o aniversariante tem outra opinião, então não saia comprando sem pensar na personalidade dele. 15

16 Erro #5 - Não definir todos os detalhes no convite O que vai garantir que seus convidados estejam presentes é um convite feito de forma correta. Se você não quer passar por sustos como ter uma festa vazia ou ter convidados que não entenderam o tema, é essencial incluir todas as informações relevantes no convite. Nunca convide de uma maneira informal esperando que seus convidados se lembrem de tudo o que você disse. Informações relevantes no convite Não importa se o seu convite é impresso ou online, deixe claro o dia da festa, o local e o horário. Se a festa for temática, defina o estilo do evento. Se for necessário utilizar um traje adequado, informe no convite. Você também poderá apontar vestuários que não serão aceitos (não será permitido entrar de bermuda, por exemplo). 16

17 Para uma festa do tipo cada um leva alguma comida ou bebida, especifique o que cada um deve providenciar, garantindo assim delícias variadas. Caso você tenha feito uma lista de presentes, é importante enviar junto com o convite. Se julgar necessário, forneça um mapa e instruções claras sobre o local da festa. Especifique o caminho mais seguro e dê pontos de referência para o convidado se guiar. Pode ser interessante disponibilizar um ou telefone para contato caso os convidados necessitem esclarecer alguma dúvida sobre o evento. Quer que todos os seus convidados compareçam? Chame-os para a festa individualmente. Não peça para alguém divulgar o evento entre os conhecidos. Além de parecer que você não faz tanta questão da presença da pessoa, ela poderá não receber todos os detalhes. O pior é se a notícia do seu aniversário chegar a quem você não queria que estivesse na festa. Convites online O convite impresso está cada vez menos comum. O convite online é mais conveniente e fácil de ser criado e enviado. Você não vai ter que se preocupar em entregar o convite em cada casa e evitará gastos com papel. O convidado acessa a caixa de entrada, encontra as informações organizadas sobre a festa no e ainda faz a confirmação da presença pela internet. Facilidade para ambos os lados, para quem irá a festa e para quem está organizando. Lembre-se que o convite é importante para esclarecer as informações da festa para os convidados. Isso evita que eles recorram a você em caso de pequenas dúvidas. Ao elaborar seu convite, escolha um modelo que combine com a festa. Mostre a identidade da sua festa através do convite. Esteja sempre atento aos erros de digitação ou de escrita. É sempre uma boa ideia pedir para alguém revisar o conteúdo para você. Você pode criar seu convite online no 17

18 Conclusão Caso você já tenha organizado outras festas, provavelmente já se deparou com alguns dos cinco erros citados. É difícil lidar com eles no dia da festa porque muitas vezes o improviso alivia a situação mas não consegue resolvê-la por inteiro. Como proceder se os convidados estiverem perdidos pelo caminho? O que fazer se a comida não estiver boa ou acabar? Pense que há coisas que não podemos solucionar dando um jeitinho. O número de convidados, o espaço onde acontecerá a comemoração, as sugestões de presentes, os comes e bebes e a especificação de todas as informações no convite devem ser prioridades. Faça isso com antecedência e garanta o sucesso do evento. É importante relembrar que todo o planejamento começa pela lista de convidados. Definindo o número de pessoas presentes você terá a base necessária para escolher o espaço, a quantidade e variedade de comida disponível na festa. 18

19 Agora que você conhece os cinco erros cometidos na organização de uma festa, já sabe como escapar deles. Na hora de planejar a comemoração, recorra a este e-book e divirta-se em um evento mágico, exatamente do jeito que você sonhou. Boa festa! 19

20 A INVITEBOX É A EMPRESA LÍDER EM CONVITES ONLINE NO MERCADO BRASILEIRO. VOCÊ FAZ A FESTA E NÓS CHAMAMOS OS CONVIDADOS. 20