Objetivo da apresentação

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2 Objetivo da apresentação Apresentar o processo geral da execução da despesa. Apresentar as funcionalidades dos documentos hábeis: 1. Registro do Passivo por Competência (RPC) 2. Registro de Documento Hábil (RDH) 3. Autorização de Documento Hábil (ADH)

3 Considerações iniciais Sistema atual de planejamento, contabilidade e finanças do Estado da Bahia FIPLAN-BA Sistema inicialmente cedido pelo Estado do Mato Grosso Período de conhecimento e customização do sistema 2 anos e meio Implantação em 2013 Atualmente já customizamos mais de 50% do sistema

4 Considerações iniciais TRANSAÇÃO Sistema essencialmente contábil: REGRA DE NEGÓCIO Quase todas as funcionalidades geram lançamentos contábeis Boa parte dos controles são por meio de saldo de contas contábeis Relatórios são basicamente extraídos de saldos contábeis Esses cenários implicam da complexidade do sistema LANÇAMENTOS CONTÁBEIS

5 Considerações iniciais Principais mudanças: Novo plano de contas Módulo de Contrato de Convênios Concedidos Integrações de NF-e e com o cadastro de contribuintes do Estado da Bahia Regime de competência (inicial)

6 Fluxo do Processo: Realizar Execução da Despesa Início Carga de dotação orçamentária e programação financeira (PTA/LOA) Descentralização de Crédito CDD Cadastro da Despesa (Contratos e Convênios) PED (Pedido de Empenho da Despesa ) EMP (Empenho) + LIQ (Liquidação) A qualquer momento, após abertura PAD (Adiantamento) RPC (Reconhecimento do Passivo por Competência) NOB (Nota de Ordem Bancária) Agrupamento de NF-e Transmissão RDH (Registro do Documento Hábil) ADH (Autorização do Documento Hábil Descarte de NF-e Fim

7 Fluxo do Processo: Realizar Execução da Despesa Início Carga de dotação orçamentária e programação financeira (PTA/LOA) Descentralização de Crédito CDD Cadastro da Despesa (Contratos e Convênios) PED (Pedido de Empenho da Despesa ) EMP (Empenho) A qualquer momento, após abertura PAD (Adiantamento)

8 Fluxo do Processo: Realizar Execução da Despesa PED (Pedido de Empenho da Despesa ) EMP (Empenho) + LIQ (Liquidação) RPC (Reconhecimento do Passivo por Competência) NOB (Nota de Ordem Bancária) RDH (Registro do Documento Hábil) ADH (Autorização do Documento Hábil Transmissão Agrupamento de NF-e Fim Descarte de NF-e

9 Funcionalidades que viabilizam o Regime de Competência da Despesa Registro de Passivo por Competência RPC Objetivo: possibilita o registro de fatos contábeis em observância ao regime de competência no reconhecimento do passivo e do patrimônio líquido. Exceção os elementos 30 e 52 (NF-e de Mercadoria). Gera lançamento contábil patrimonial.

10 O Reconhecimento Passivo por Competência - RPC Reconhecimento D Despesa (VPD) / Ativo / PL C Obrigação (P) ADH com Empenho ou na Liquidação D Obrigação (P) C Obrigação (F) Pagamento (quando da geração da ordem bancária) D Obrigação (F) C Banco (F)

11 O Reconhecimento Passivo por Competência - RPC Despesa paga Antecipadamente D Despesa pagas antecipadamente (Ativo) C Obrigação (P) Apropriação D Variação Patrimonial Diminutiva (VPD) C Despesa pagas antecipadamente (Ativo)

12 O Encontro entre o Orçamento e o Patrimônio EMP RPC RDH LIQ ADH Orçamento Patrimônio PAGAMENTO

13 INCLUIR Reconhecimento do Passivo por Competência (RPC)

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15 INCLUIR Reconhecimento do Passivo por Competência (RPC)

16 RDH Registro de Documento Hábil Busca de NF-e nos bancos de dados de mercadoria do Estado da Bahia e da Prefeitura Municipal de Salvador PMS (desativada atualmente) CNPJ do Órgão, da UO (quando próprio) e da UG (quando próprio) Com a relação do CNPJ do Estado da Bahia, diariamente é executado uma rotina para trazer as NF-e que pertecem ao Estado da Bahia para o FIPLAN BA Integração com as NF-e é a principal ferramenta para viabilizar o regime de competência da despesa

17 Funcionalidades que viabilizam o Regime de Competência da Despesa Registro do Documento Hábil RDH Objetivo: incluir um documento, em geral notas fiscais eletrônicas. Não gera lançamento contábil. Associa documento (chave é CNPJ) e uma UG.

18 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

19 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

20 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

21 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

22 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

23 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

24 INCLUIR Registro de Documento Hábil (RDH)

25 Funcionalidades que viabilizam o Regime de Competência da Despesa Autorizar o Documento Hábil Objetivo: ajusta o valor do passivo por competência automaticamente, quando associado a um RPC. ADH Realiza lançamentos contábeis patrimoniais para o elemento 30 e 52. Gera lançamento contábil patrimonial e/ou orçamentário. Transfere valores a liquidar para em liquidação, quando informado número de empenho.

26 INCLUIR Autorizar Documento Hábil (ADH)

27 INCLUIR Autorizar Documento Hábil (ADH)

28 INCLUIR Autorizar Documento Hábil (ADH)

29 INCLUIR Autorizar Documento Hábil (ADH)

30 INCLUIR Autorizar Documento Hábil (ADH)

31 Autorização de Documentos Hábeis (ADH) Reconhecimento elemento 30 e 52 D Despesa (VPD) / Ativo / PL C Passivo (P) ADH com Empenho (ADH) e que exige RPC D Passivo (P) C Passivo (F) ADH com Empenho (ADH) D Empenhos a Liquidar C Empenhos em liquidação

32 Autorização de Documentos Hábeis (ADH) Contas de Controle D Disponibilidade por DR comprometida por ADH C Disponibilidade por DR comprometida por ADH Pagamento (geração da Ordem Bancária após a liquidação) D Obrigação (F) C Banco (F)

33 Cenário Atual do Estado da Bahia 1. Passivo Patrimonial pode crescer exponencialmente (informações incorretas do usuário), pois o registro independe da dotação orçamentária. 2. Três funcionalidades geram passivo no sistema: RPC, ADH e LIQ.

34 Fluxo do Processo: Realizar Execução da Despesa Início Carga de dotação orçamentária e programação financeira (PTA/LOA) PASSIVO Descentralização de Crédito CDD Cadastro da Despesa (Contratos e Convênios) PED (Pedido de Empenho da Despesa ) EMP (Empenho) + LIQ (Liquidação) A qualquer momento, após abertura PAD (Adiantamento) RPC (Reconhecimento do Passivo por Competência) NOB (Nota de Ordem Bancária) Agrupamento de NF-e Transmissão RDH (Registro do Documento Hábil) ADH (Autorização do Documento Hábil Descarte de NF-e Fim

35 Cenário Atual do Estado da Bahia 1. Passivo Patrimonial pode crescer exponencialmente (informações incorretas do usuário), pois o registro independe da dotação orçamentária. 2. Três funcionalidades geram passivo no sistema: RPC, ADH e LIQ. 3. Como nem toda despesa exige RPC/ADH (exemplo: folha de pagamento, adiantamento) a parametrização torna-se complexa, além de tornar o processo de difícil compreensão. 4. Necessário varredura constante no sistema, em especial no encerramento do exercício, para não deixar passivos inexistentes, o que implica aumento de complexidade do sistema. Para o usuário, torna-se necessário uma análise apurada dos passivos registrados análise contábil (Razão Analítico)

36 Cenário Atual do Estado da Bahia 5. Realidade atual: o usuário ainda está movido pela execução orçamentária e só utiliza o RPC, RDH e ADH quando necessita liquidar a despesa. Para viabilizar o regime de competência, torna-se importante a integração com a NF-e. Implicações: Conhecer o negócio do outro, Acompanhar suas alterações, Possíveis impactos de outro sistema, Desenvolver funcionalidade alternativa para quando a integração não funcionar. MUNDO ORÇAMENTÁRIO MUNDO CONTÁBIL

37 Cenário Atual do Estado da Bahia 5. Realidade atual: o usuário ainda está movido pela execução orçamentária e só utiliza o RPC, RDH e ADH quando necessita liquidar a despesa. Para viabilizar o regime de competência, torna-se importante a integração com a NF-e. Implicações: Conhecer o negócio do outro, Acompanhar suas alterações, Possíveis impactos de outro sistema, Desenvolver funcionalidade alternativa para quando a integração não funcionar. 6. Sanear os dados das integrações com a NF-e com a finalidade dos dados se transformarem em informação. 7. Desenvolver relatórios inteligentes, para demonstrar a utilidade da informação.

38 Realidade Problemas Enfrentados no início da implantação Migração de dados do sistema antigo para o novo: 1. De Para: em geral se tem o PARA e não se tem o DE Exemplo: passamos do parâmetro fonte (2 dígitos) para Destinação de Recurso 10 dígitos Subfonte 2. Saneamento das inconsistências do sistema anterior 3. Execução de Restos a Pagar do antigo sistema no novo sistema 4. Apenas um pequeno grupo conhecia o sistema com profundidade Processo de homologação necessidade de envolver uma equipe maior em especial a equipe de orientação 5. Usuário da área financeira & sistema essencialmente contábil

39 Realidade Problemas Enfrentados no início da implantação 6. Muitas contas de controle (sem conhecimento de sua utilização e objetivo) o que torna os eventos complexos, em especial os manuais, necessários no primeiro ano de implantação 7. Problemas com a conciliação bancária, em especial a físicofinanceira 8. Quando ocorre um problema, deve-se verificar se existe legado e resolvê-lo impacto no encerramento do exercício

40 Equipe do Projeto Equipe SEFAZ Equipe PRODEB Contato Elvira Cerdeira Obrigada!