Controle Patrimonial WEB. Manual Unidade de Guarda

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1 Controle Patrimonial WEB Manual Unidade de Guarda

2 Conteúdo 1. Acessar o Controle Patrimonial - Web Login Esquecer sua senha? Alterar a senha Cadastrar novo usuário Unidade administrativa Cadastro da Unidade Administrativa Localização Endereço Dependências Contatos Recebimento de mercadoria Etiquetamento de bens Solicitação de etiquetas Recebimento das etiquetas Etiquetamento de bens sem coletor de código de barras Alocar o bem em uma dependência Relatórios Apólice de Seguro Guia de passagem/remessa de bens Atestado de recebimento Termo de responsabilidade Bens cadastrados Dúvidas Downloads Contato

3 1. Acessar o Controle Patrimonial - Web Solicite a sua Unidade Gestora, um usuário e senha. Somente com essas informações em mãos você poderá acessar o sistema. Importante Para solicitar um usuário você deve informar o seu CPF e um ativo. Esse será utilizado para comunicação. O endereço para acessar o site oficial é O sistema para Gestão de Materiais, módulo Controle Patrimonial, base de homologação é acessada pelo endereço: onde será exibida a tela inicial: 1.1. Login Fig.1 No campo Usuário informe o seu CPF, sua senha no próximo campo Senha e para finalizar clique no botão Entrar. O sistema irá validar as informações digitadas e caso alguma delas não esteja de acordo, a mensagem abaixo será exiba: Confirme as informações e tente novamente. Você pode verificar com a sua unidade gestora as informações ou utilizar o link Esqueceu a senha? 3

4 Ao obter sucesso, o sistema exibirá a tela principal com a mensagem de Bem-vindo ao usuário! 1.2. Esquecer sua senha? Informe o seu usuário corretamente e clique no link Esqueceu a senha?. O sistema exibirá uma nova tela, onde você deve informar o seu e clicar no botão Enviar. 4

5 Importante O digitado deve ser o mesmo informado no cadastro do usuário! O sistema irá enviar uma nova senha para o seu . Olá Claudio Rodrigues, Seus dados de acesso ao sistema Controle de Patrimonio são: *Login: msescola *Senha: y7hptn O sistema solicitará que o usuário informe uma nova senha, no primeiro login com a senha enviada por Alterar a senha Após o login, na página inicial, você visualizará a barra de menu no topo da página. Selecione o módulo Segurança->Usuário 5

6 Será exibida a opção para Consulta de usuário, selecione o botão Pesquisar. Localize o seu usuário no resultado apresentado e clique no botão Alterar. Informe os campos Senha e Nova Senha. Para finalizar clique no botão Salvar para finalizar. 3. Cadastrar novo usuário Após o login, na página inicial, você visualizará a barra de menu no topo da página. Selecione o módulo Segurança->Usuário 6

7 Será exibida a opção para Consulta de usuário, selecione o botão Novo usuário. Preencha os campos conforme a tela abaixo: Para finalizar o cadastro de usuário, clique no botão Salvar. Descrição dos campos: Nome da Pessoa -> será exibido no topo da tela com a saudação de Bem-vindo. Login -> deve ser preenchido com o CPF do usuário e será utilizado para acessar o sistema. -> deve ser informado um ativo para que o usuário possa receber a comunicação do sistema, como por exemplo, nova senha. Senha-> informar uma senha com no mínimo quatro caracteres. O usuário não pode transferir essa senha para ninguém. Confirmar senha-> o usuário deve repetir a senha para sua conferencia. Expirar senha no primeiro login-> o usuário pode ativar essa opção se desejar que o usuário obrigatoriamente altere a sua senha no primeiro login. Unidade-> informar qual ou em quais unidades o usuário é responsável. 7

8 Tipo de usuário-> utilizar somente dois tipos: Responsável pela unidade de guarda ou Auxiliar da unidade de guarda. Importante Após selecionar a Unidade e o Tipo de usuário clicar no botão na listagem. para incluir Bloqueado -> marque essa opção para inativar o usuário, assim ele não conseguirá mais acessar o sistema. 4. Unidade administrativa O usuário deve verificar se o cadastro da sua unidade disponibilizado pelo sistema está correto, atualizá-lo se necessário, incluir contatos, conferir sua localização e cadastrar suas dependências. Uma unidade administrativa pode ter uma ou várias localizações físicas e cada localização deve ter suas dependências detalhadas Cadastro da Unidade Administrativa Após o login, na página inicial, você visualizará a barra de menu no topo da página. Selecione o módulo Administração->Estrutura organizacional-> Unidade Administrativa Será exibida a opção para Consulta de unidades, o preenchimento dos campos que serão utilizados na pesquisa, não é obrigatório. 8

9 Clique no botão Pesquisar. Logo abaixo, nos Resultados serão exibidas as unidades encontradas. Clique no botão Alterar da unidade para acessar o seu cadastro. O sistema exibirá o cadastro da unidade administrativa, sua localização e seus Contatos conforme a tela abaixo: Utiliza o botão Salvar para finalizar o cadastramento total: unidade, localização e contatos. Tipo de unidade administrativa-> deve estar preenchido com o tipo Escola. (Tipos disponíveis: Escola, Diretoria de Ensino, Órgão Central, Órgão Vinculado e SEE). Nome da Unidade Administrativa-> deve estar preenchido com o nome da Unidade. Sigla-> sigla utilizada para identificação da unidade. Código UGE-> código da unidade gestora executora, deve ficar em branco para as unidades de guarda. 9

10 Código UO-> código da unidade orçamentaria que a unidade gestora pertence, pode ficar em branco para as unidades de guarda. Código UA->código da unidade administrativa utilizada pela Secretaria da Fazenda. Não é obrigatório. Entidade Responsável-> entidade responsável pelo sistema: Secretaria da Educação do Estado de São Paulo. Unidade administrativa superior->selecionar a unidade administrativa superior à unidade que está sendo cadastrada, seguindo a hierarquia da rede. Para uma unidade de guarda, selecionar a sua unidade gestora. Situação-> Situação atual da unidade que pode ser: Ativa: unidade com o Sistema de Controle Patrimonial em uso. Bloqueada: unidade sem utilização do Sistema de Controle Patrimonial. Municipalizada: unidade de guarda (escola) municipalizada. Essa situação permite a utilização do movimento de Cessão de uso dos bens. Coletor-> indica se a unidade possui ou não o coletor de código de barras. Deve ser selecionado apenas se a unidade possuir o equipamento. Justificativa coletor-> deve ser preenchida uma justificativa quando a unidade não possuir o coletor de código de barras. Acesso à internet-> indica se a unidade possui ou não acesso a internet. Deve ser selecionado apenas se a unidade possuir internet. Unidade Gestora-> não deve ser selecionada pela unidade de guarda, porque indica se a unidade é gestora ou guarda Localização O sistema exibirá a localização cadastrada. Utilize o botão Adicionar localização para inserir novas localizações físicas que pertençam à unidade. O sistema exibirá a tela de Cadastro de Localização. Utilize o botão Alterar para conferencia das informações cadastras na localização. O sistema exibirá a tela de Cadastro de Localização. Para excluir uma dependência utilize o botão Excluir. O sistema permitirá a exclusão das localizações nas quais, não existam bens alocados. 10

11 A tela de cadastro de localização está dividida em três partes: Localização, onde o usuário de deve informar o nome da localização física da unidade e uma descrição, lembrando que o nome é necessário porque uma unidade pode ter várias localizações físicas diferentes. Endereço da localização. Dependências que localização possui e onde os bens serão disponibilizados. Utilize o botão Alterar para finalizar e salvar as alterações da localização, endereço e dependências. Descrição dos campos: Nome da localização-> Informe um nome para identificar a localização física da unidade. Descrição da localização-> Informe uma descrição mais detalhada da localização. Localização Padrão-> o sistema exige que uma localização seja selecionada como padrão. Essa localização padrão será utilizada nas transferências de bens. 11

12 Endereço O endereço da localização é obrigatório e organizado pelo CEP. Para alterar o endereço, altere o CEP primeiro. Se o sistema encontrar o CEP digitado, exibirá automaticamente os campos Endereço, Distrito, Zona, Bairro e Cidade para que o usuário informe somente o número e complemento se houver. No caso de um CEP novo, todos os campos serão disponibilizados para digitação do novo endereço. Para selecionar a cidade utilize o botão de pesquisa ao lado do campo: com o cadastro de cidades, para seleção. O sistema exibira uma tela 12

13 Dependências Cada localização deve ter suas dependências cadastradas no sistema. Para cadastrar uma nova dependência clique no botão Adicionar dependência O sistema exibira a tela de Cadastro de Dependências. Preencha todos os campos e para finalizar clique no botão Salvar. 13

14 Descrição dos campos: Tipo de dependência -> o usuário deve selecionar um tipo de dependência correspondente à nova dependência. O tipo de dependência é um cadastro elaborado pela equipe gestora do sistema buscando a padronização de toda a rede. Nome -> o usuário deve informar um nome pelo qual ele identifique a dependência dentro da sua unidade. Por exemplo: Tipo de dependência sala de aula e nome sala 21. Responsável -> nome do responsável pela dependência. Esse nome será impresso no relatório Termo de Responsabilidade que será fixado na dependência. Dica Utilize um nome que realmente identifique a dependência na unidade, isso facilitará o Inventário Para consultar as dependências cadastradas no sistema clique no botão Pesquisar Clique no botão Alterar para visualizar as informações de uma dependência. Para excluir uma dependência utilize o botão Excluir. O sistema permitirá a exclusão das dependências nas quais, não existam bens alocados. 14

15 4.3. Contatos Ao selecionar a aba Contatos, o sistema exibirá uma lista com os contatos cadastrados na localização. Utilize o botão Adicionar contato para cadastrar novos. O sistema exibirá a tela de Cadastro de contatos. Utilize o botão Alterar para visualizar as informações do contato detalhadamente. O sistema exibirá a tela de Cadastro de contatos. Para excluir um contato utilize o botão Excluir. Tela de Cadastro de Contatos: Tipo de contato -> o usuário deve escolher entre os tipos , FAX ou TELEFONE. Contato -> o usuário deve inserir o endereço do , numero do fax ou número do telefone. Para salvar o contato, clique no botão Incluir. 15

16 5. Recebimento de mercadoria O recebimento de mercadoria é a ação que gera a entrada do bem na conta contábil do almoxarifado. Essa ação é executada na pagina inicial do sistema, a Home no quadro Painel de solicitações abertas. A figura abaixo mostra um painel sem solicitações. Sugerimos ao usuário que diariamente monitore seu painel, porque toda vez que um bem for cadastrado no sistema de controle patrimonial e/ou transferido um workflow de envio de bens é criado. Ao clicar no link Envio de Bens o sistema exibira o status do envio na unidade: Aguardando recebimento. 16

17 Ao clicar no link Aguardando recebimento o sistema exibirá a lista de bens que estão aguardando o recebimento. Para visualizar os detalhes do envio por bem, clique no botão de expandir. Na visão detalhada o sistema informa para cada bem, a data, a unidade origem que enviou, o destino e o número da Guia que acompanhará o bem. Essa guia poderá ser GPB ou GRB e a unidade de guarda pode visualizá-la ou reimprimi-la no menu Relatórios->Guia de passagem/remessa de bens. 17

18 Dica Guia de Passagem de Bens é utilizada entre unidades gestoras diferentes. Guia de Remessa de Bens é utilizada entre unidades da mesma gestora. Para executar o recebimento de bens no sistema o usuário deve: a. Marcar item por item b. Selecionar o Status Bem recebido c. Para finalizar clicar no botão Mudar Status Essa operação deve ser efetuada para cada página exibida. a. b. c. Importante O envio de bens é monitorado também pela unidade de origem e ficará pendente até a unidade destino efetivar o recebimento! Se o item recebido já estiver incorporado à unidade deve apenas informar no cadastro do bem, em qual dependência ele será alocado. Se o item for rejeitado a unidade que enviou fará o cancelamento da transferência 18

19 6. Etiquetamento de bens O etiquetamento ocorre após o recebimento, para as novas aquisições. As unidades gestoras serão responsáveis pela impressão das etiquetas e enviarão para as unidades guarda, utilizando um workflow de monitoramento no painel de solicitações. A unidade de guarda deve solicitar as etiquetas para a sua unidade gestora pelo sistema. A unidade gestora enviará as etiquetas impressas para a unidade de guarda, que vai recebê-las fisicamente e também no sistema, fazer a colagem física das etiquetas nos bens e finalizar, etiquetando os bens no sistema para isso teremos duas formas: manual ou utilizando o coletor de código de barras. Dica Observe o Quadro de avisos da página inicial ele indicará se houver itens recebidos, sem a solicitação de etiquetas conforme a figura abaixo Solicitação de etiquetas A unidade de guarda após efetivar o recebimento dos bens, deve solicitar as etiquetas para sua unidade gestora. Selecione o módulo Etiquetas->Solicitação de Etiquetas 19

20 Será exibida a tela para consulta de bens sem etiqueta com vários filtros de pesquisa, que o usuário deverá preencher conforme abaixo: Tipo de solicitação -> selecionar impressão para primeira vez ou reimpressão no caso de perda da etiqueta. Unidade de Guarda -> informar a unidade de guarda que está fazendo a solicitação. Localização -> informar qual a localização da unidade de guarda está fazendo a solicitação. Utilizar o botão para pesquisar. Grupo de bens -> não é obrigatório, mas o usuário pode selecionar um grupo específico de bens. O sistema irá exibir somente os bens desse grupo estão sem solicitação de etiqueta. Descrição-> não é obrigatória, mas o usuário pode informar uma descrição de bem. O sistema irá exibir somente os bens com essa descrição. Após o preenchimento dos campos, o usuário deve clicar no botão Pesquisar. 20

21 O sistema exibirá nos resultados, uma lista com os bens que estão sem solicitação de etiqueta. O usuário deverá selecionar os bens, marcando a primeira coluna à esquerda. Para finalizar, clique no botão Solicitar. A unidade gestora receberá a solicitação enviada. A unidade escolar deverá monitorar o andamento da solicitação pelo Quadro de Avisos da página inicial. Para saber o status da solicitação, basta clicar no link Ver Mais, o sistema exibira um relatório com os possíveis status: Indica que a solicitação foi enviada. 21

22 Indica que a unidade gestora recebeu a solicitação. Importante Indica que a unidade gestora imprimiu a etiqueta. A mensagem do quadro de avisos de solicitação de etiquetas pendentes permanecerá até que a unidade gestora execute a ação de ENVIO para a unidade de guarda! 6.2. Recebimento das etiquetas O recebimento é a ação que confirma o recebimento físico das etiquetas pela unidade de guarda, encerrando o processo de solicitação para ambas as unidades. Essa ação é executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro Painel de solicitações abertas. Sugerimos ao usuário que diariamente monitore seu painel, porque toda vez que a unidade gestora enviar as etiquetas no sistema de controle patrimonial um workflow de Impressão de etiqueta é criado. Ao clicar no link Impressão de etiqueta o sistema exibira o status do envio na unidade: Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda. 22

23 Ao clicar no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda o sistema exibirá a lista de bens que tiveram as etiquetas enviadas. Para executar o recebimento de bens no sistema o usuário deve: a. marcar item por item b. selecionar o Status Bem recebido c. para finalizar clicar no botão Mudar Status Essa operação deve ser efetuada para cada página exibida. a. c. b. Para visualizar os detalhes do envio por bem, clique no botão de expandir. Importante O workflow de impressão de etiqueta patrimonial continuara aberto até o etiquetamento dos bens, dessa forma o usuário não tem como esquecer! 6.3. Etiquetamento de bens sem coletor de código de barras O etiquetamento é a ação que aloca o numero da etiqueta colada no bem físico e a dependência, no cadastro do bem. Essa ação pode ser executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro Painel de solicitações abertas ou no módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial. 23

24 Ao clicar no link Impressão de etiqueta, depois no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda o sistema exibirá a lista de bens que tiveram as etiquetas recebidas. Para executar o Etiquetamento de bens no sistema o usuário deve: a. Marcar item por item b. Selecionar o Status Bem recebido c. Para finalizar clicar no botão Mudar Status a. b. c. Essa operação levará o usuário automaticamente para a tela do módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial onde o sistema exibira a lista de bens para o usuário digitar um a um: a. Dependência -> dependência física onde o bem foi alocado. b. Etiqueta -> número da etiqueta colada no bem. a. b. Clique no botão Salvar para finalizar. Esse botão preenche o próximo número automaticamente! 24

25 Dica Após o Etiquetamento o Quadro de avisos da página inicial ele informará se os bens não forem incorporados pela unidade gestora! 7. Alocar o bem em uma dependência Ao alocar o bem em uma dependência, o usuário deve registrar no sistema essa informação no cadastro do bem em módulo Bens->Cadastro de bens. O sistema exibirá a tela de Consulta de Bens, com vários campos que podem ser preenchidos para facilitar a pesquisa do bem desejado. Registro patrimonial -> número da etiqueta Data de entrada -> data que o bem foi cadastrado Grupo de bens -> grupo que o bem pertence Descrição -> descrição do bem Seguradora -> nome da seguradora Apólice de seguro -> número da apólice de seguro do bem Unidade gestora -> unidade gestora do bem Unidade de guarda -> unidade de guarda do bem Clique no botão Pesquisar para o sistema exibir a lista de resultados logo abaixo: Para visualizar o cadastro do bem, clique no link Alterar. 25

26 Na aba Especificação do item, o sistema exibirá o campo Dependência. O usuário deve selecionar a nova dependência utilizando botão Para limpar o campo utilize o botão Para os bens adquiridos em lote, usuário pode utilizar a opção Alterar lote disponível no cadastro. a. Informe os campos: Localização -> localização física da unidade Dependência -> dependência dentro da localização b. Selecione os itens que deseja alterar. c. Clique no botão Salvar Lote a. b. c. 26

27 Dica O sistema permite que o usuário informe a dependência dos bens em mais dois processos automatizados (com uso de coletor): Etiquetamento Inventário 8. Relatórios Vários relatórios estão disponíveis para a unidade de guarda no menu Relatórios. Falaremos sobre cada um deles em seguida Apólice de Seguro O relatório de Apólice de seguro tem como objetivo gerenciar o vencimento das apólices. Cada bem tem no seu cadastro as informações da sua apólice de seguro. Para executar o relatório, o usuário deve: Informar o período de vigência Clicar no botão Gerar relatório 27

28 O sistema exibirá todas as apólices com a data de fim da vigência dentro do período selecionado e para imprimir basta clicar no link da impressora Guia de passagem/remessa de bens As guias de passagem de bens GPB e GRB agora são digitais, o usuário pode visualizá-las ou reimprimi-las quando for necessário. Primeiramente o usuário deve selecionar o tipo da guia: GPB ou GRB Em seguida, preencher o tipo de solicitação como Reimpressão e informar o número da guia desejado, os demais campos são apenas filtros não obrigatórios. Clique no botão Pesquisar. 28

29 O sistema exibira as guias disponíveis, selecione marcando a primeira coluna e clique no botão Gerar Relatório. A guia será gerada conforme abaixo: 8.3. Atestado de recebimento O relatório de atestado de recebimento lista todos os bens que foram recebidos na unidade de acordo com um dos documentos abaixo: Empenho, Documento de compra, GPB ou GRB. É necessário informar somente um dos documentos e clicar no botão Gerar Relatório. 29

30 Todos os bens recebidos de acordo com o documento informado serão visualizados conforme abaixo e para imprimir basta clicar no link da impressora Termo de responsabilidade O relatório de termo de responsabilidade lista todos os bens alocados em uma dependência e o seu responsável. O usuário deve preencher a unidade de guarda, localização, dependência e clicar no botão Gerar relatório. 30

31 Todos os bens alocados na dependência informada serão visualizados conforme abaixo e para imprimir basta clicar no link da impressora Bens cadastrados O relatório de bens cadastrados permite o gerenciamento das informações de cada bem que estão sob a guarda da unidade. O usuário pode preencher qualquer campo abaixo, porque todos são opcionais e funcionam como filtro. Para executar o relatório clique no botão Gerar relatório. 31

32 Todos os bens cadastrados que atendam os filtros informados serão visualizados conforme abaixo e para imprimir basta clicar no link da impressora. 9. Dúvidas O sistema disponibiliza dois módulos no menu Dúvidas para atendimento ao usuário, são eles: Downloads Contato 9.1. Downloads Em Downloads você encontrará todo tipo de documentação disponível como manuais e legislação para poder visualizar ou salvar no seu computador. Para visualizar ou salvar o arquivo no seu computador, clique no link. 32

33 A janela do Windows será exibida com a opção Abrir ou Salvar conforme abaixo: O usuário de selecionar uma das opções. No caso da opção Salvar, o usuário vai indicar o local/pasta onde o arquivo deve ser gravado para posterior visualização Contato Utilize o contato para enviar sua dúvida por . Os campos para envio do são: Nome -> o sistema exibirá o nome do usuário. -> o sistema exibirá o do cadastro do usuário. Nesse que o usuário receberá a resposta da sua dúvida. Unidade -> o sistema exibirá o nome da unidade em qual o usuário está logado. Tipo de dúvida -> o usuário deve selecionar um dos tipos abaixo: Técnica -> qualquer dúvida de instalação ou problemas com os equipamentos (impressora e coletor) ou internet. Legislação -> qualquer dúvida com a legislação e ou normatização dos processos de controle patrimonial. Utilização do Sistema -> dúvidas na utilização do sistema, ou seja, como executar um processo de controle patrimonial no sistema. Erro no Sistema -> qualquer mensagem de erro exibida durante a utilização do sistema de controle patrimonial. Prioridade -> prioridade na resolução da dúvida. Alta -> deve ser resolvido com a máxima urgência: pode gerar graves consequências. 33

34 Média -> deve ser resolvido assim que possível, é necessário, mas não gera graves consequências. Baixa -> deve ser resolvido assim que possível, é possível utilizar o sistema sem nenhuma consequência. Anexar -> tem a função de anexar um arquivo para enviar junto com a sua dúvida. Como por exemplo, uma imagem da tela, onde ocorreu uma mensagem de erro. Solicitação -> espaço onde o usuário deve escrever a sua dúvida. Após preencher todos os campos, clique no botão Enviar para finalizar Após preencher todos os campos, clique no botão Enviar para finalizar. 34

35 Governo do Estado de São Paulo Geraldo Alckmin Secretaria de Estado da Educação Herman Jacobus Cornelis Voorwald Chefe de Gabinete Fernando Padula Novaes Equipe do Projeto GEMAT Rita de Cássia Rodrigues Graner Selma Penha Rocha Marina Mendonça Neves Francisco Ozeni de Mesquita Junior 35