MBA EM CONTABILIDADE DIGITAL M4 D2 SPED CONTÁBIL GUIA DE ESTUDO PARTE I: FUNDAMENTOS DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL ECD PROFESSOR AUTOR: LUIZ CAMPOS

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1 MBA EM CONTABILIDADE DIGITAL M4 D2 SPED CONTÁBIL GUIA DE ESTUDO PARTE I: FUNDAMENTOS DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL ECD PROFESSOR AUTOR: LUIZ CAMPOS PROFESSOR TELEPRESENCIAL: LUIZ CAMPOS COORDENADOR DE CONTEÚDO: FLÁVIO LÚCIO BRITO DIRETORA PEDAGÓGICA: MARIA UMBELINA CAIAFA SALGADO JUNHO/2012

2 APRESENTAÇÃO DA DISCIPLINA: SPED CONTÁBIL Prezado (a) estudante, Estamos dando início à disciplina SPED CONTÁBIL. Nosso objetivo, a ser construído em conjunto ao longo dos trabalhos previstos, é fornecer uma visão detalhada, do ponto de vista prático e teórico, da Escrituração Contábil Digital ECD, capacitando o aluno a validar, gerar e entregar uma escrituração digital e seu ajuste fiscal FCONT, além de estabecer os vínculos entre a ECD/FCONT e os princípios e sistematizações teóricos estudados anteriormente no curso, além de ressaltar as alterações recentes nas legislações contábil e fiscal. Como este texto dá início à disciplina, relembramos aqui a Metodologia Telepresencial da Escola Satélite,cuja compreensão é fundamental para seu desempenho no curso. A METODOLOGIA TELEPRESENCIAL A metodologia telepresencial da Escola Satélite compõe-se de: (i) aulas telepresenciais; (ii) estudo individual orientado (EIO); (iii) fóruns; (iv) seminários temáticos. As aulas telepresenciais As aulas telepresenciais destinam-se a apresentar e discutir os temas das disciplinas e servirão de referência para os Estudos Individuais Orientados -- EIO e para o Fórum. Os slides usados pelo professor telepresencial são disponibilizados para os alunos, logo após as aulas. As aulas da disciplina SPED CONTÁBIL acontecerão às segundasfeiras, no horário de 20h30 às 22h30, durante o período de 04 a 09 de julho de O estudo individual orientado (EIO) O estudo individual orientado baseia-se em: (i) Guia de Estudo contendo orientação geral para a aprendizagem; (ii) textos complementares de leitura obrigatória, sendo um para cada parte da disciplina; (iii) listas de exercícios versando sobre todo o material lido.

3 O Guia de Estudo O Guia de Estudo oferece a você um fio condutor para o desenvolvimento da aprendizagem. Está organizado em três partes, de acordo com a distribuição das aulas. Cada parte será disponibilizada no dia da aula telepresencial. Note que há relação entre o Guia de Estudo e o conteúdo das aulas, mas ambos são complementares, ou seja, assistir às aulas não dispensa a leitura dos textos e vice-versa. Embora não seja obrigatório, é desejável que, mesmo antes da aula, o estudante faça uma rápida leitura do texto correspondente, de modo a aproveitar ao máximo a apresentação do professor ou professora. Da mesma forma, os slides da aula devem ser consultados ao longo da realização dos EIO. Não se esqueça de que o estudo sistemático desse texto (o Guia de Estudo), assim como dos textos complementares de leitura obrigatória, é fundamental para sua aprendizagem. Os textos complementares de leitura obrigatória Os textos complementares de leitura obrigatória visam ao enriquecimento ou à exemplificação/contextualização dos temas tratados nas aulas ou no Guia de Estudo. Cada parte da disciplina implica a leitura de pelo menos um texto complementar. Os endereços eletrônicos dos textos complementares constam neste Guia de Estudo e nas Listas de Exercícios correspondentes. Se eventualmente houver algum problema de acesso, os próprios textos serão disponibilizados no Espaço do Aluno, no site do curso. As Listas de Exercícios A cada parte da disciplina corresponde uma Lista de Exercícios composta de cinco questões de múltipla escolha. As questões se baseiam no Guia de Estudo e no texto complementar de leitura obrigatória indicado para cada parte. Você deverá prestar muita atenção aos prazos para a resposta das listas. Nunca deixe para a última hora, pois a data final de entrega só será alterada se ocorrer algum problema por parte da Escola Satélite/Pitágoras. Se houver algum atraso inevitável na postagem, a data final de resposta da lista será prorrogada por tempo igual.

4 O Fórum O Fórum é uma atividade interdisciplinar vinculada a cada módulo. Portanto, há quatro fóruns, ao longo do curso. Durante o tempo de duração de cada um (aproximadamente três meses e meio), são postados quatro tópicos de discussão relacionados a aspectos polêmicos ou a atualidades da prática Contabilidade Digital. No fim da cada Módulo, são distribuídos 40 pontos, por ocasião do encerramento do Fórum. Para efeito de nota, o total de pontos obtidos pelo aluno é distribuído igualmente entre as quatro disciplinas do Módulo. Assim, se você obtiver o total de 40 pontos terá 10 pontos em cada disciplina. Se obtiver 36, serão 9 por disciplina. Se forem 32 pontos, serão 8 em cada disciplina e assim por diante. Você precisa postar pelo menos um comentário para cada um dos quatro tópicos e mais quatro comentários distribuídos pelos tópicos nos quais desejar aprofundar-se. Ou seja, esperamos que você poste oito comentários ao todo, para obter a pontuação máxima. Os Seminários Temáticos Os Seminários Temáticos, com duração de quatro horas, constituem oportunidade de enriquecimento do currículo pelo contato, em tempo real, com grandes nomes da área de Contabilidade Digital. Além disso, cumprem a função de provocar a interrelação das disciplinas do módulo e de promover articulação entre teoria e prática. RECOMENDAMOS! Leia com atenção o Guia de Estudo e os textos complementares, tome notas e organize esquemas que o (a) ajudem a compreender os temas abordados e a pesquisar o assunto com a devida profundidade. Procure assistir a todas as aulas telepresenciais e resolver as Listas de Exercícios nos prazos assinalados. Não deixe para a última hora! Lembre-se de comentar os tópicos do Fórum. Você precisa postar oito comentários ao todo para obter a pontuação máxima.

5 O quadro a seguir mostra o calendário da disciplina. Datas Aulas Tele 04/06 11/06 18/06 25/06 Guia de Estudo Guia de Estudo PARTE I: Textos Complementares de Leitura Obrigatória Perguntas Frequentes do SPED Contábil. Disponível em < ed-contabil.htm>. Leitura obrigatória das perguntas 1,4,5,7,8, 10,11,12, 13,14,15, 16, 17, 21,22, 23,24, 27,29 e 33. Manual de Autenticação dos Livros Digitais - SPED Contábil - Escrituração Contábil Digital ECD - 2ª Edição. Disponível em: Guia de Estudo nualautenticacaolivrosdigitais.pdf. PARTE II: N o Lista Exercícios Data Postagem Data Final 38 12/06 26/ /06 10/07 02/07 09/07 Leitura Obrigatória das seções Escrituração Contábil Digital ECD (I a IX, para todos), Anexo I (para alunos no estado do Rio de Janeiro), Anexo II (para alunos no estado de Minas Gerais), Anexo III (para alunos no estado da Bahia), Fale Conosco JUCESP (Para alunos no estado do de São Paulo) Perguntas Frequentes do FCONT. Guia de Disponível em < Estudo PARTE III: ont.htm. Leitura obrigatória das perguntas 1 a 11. Prova: 03 de setembro 42 10/07 25/07

6 OBJETIVOS DA APRENDIZAGEM Já dissemos que os objetivos apresentados em cada parte do Guia de Estudo norteiam o conhecimento desejado, indicando os aspectos que os responsáveis pelo curso consideram mais relevantes para sua formação no MBA de Contabilidade Digital. Leia cada um deles atentamente e verifique, ao longo das aulas e dos EIO, se está apresentando o desempenho esperado. Desse modo, você poderá monitorar seu progresso nos estudos. Como resultado do estudo da Parte I, esperamos que você possa: 1) Entender o que é a Escrituração Contábil Digital (ECD); 2) Ter uma noção da legislação básica da ECD, sabendo onde encontrar os diversos recursos para entender e trabalhar a ECD; 3) Saber quem é obrigado a entregar a ECD; 4) Conhecer os prazos de apresentação da ECD; 5) Saber quantos arquivos podem integrar uma escrituração, relacionando arquivo e livro e entendendo os limites e exceções; 6) Compreender o processo de assinatura da ECD e quais certificados podem ser utilizados.

7 TEMÁTICA A disciplina será dividida em seis aulas e estruturada da seguinte maneira: Dia 04 de junho Fundamentos e conceitos básicos da ECD Definição Legislação básica Regra de obrigatoriedade de entrega da ECD desde sua criação Prazo para entrega da ECD Quantidades de arquivos de uma escrituração Formas de escrituração da ECD (tipos de livros) Regra de coexistência dos livros da ECD Multas por falta ou atraso da entrega da ECD Dia 11 de junho Funcionalidades do sistema SPED Contábil As funcionalidades do Programa Validador e Assinador PVA do SPED Contábil As funcionalidade do sistema o repositório nacional e sua interação com o PVA As funcionalidades providas pelo sítio do SPED Contábil Utilização do ReceitanetBX para efetuar baixa de escriturações

8 INTRODUÇÃO Este guia de estudo I pretende apresentar os fundamentos da Escrituração Contábil Digital ECD, definindo-a, chamando a atenção para os atos legais que provêm recursos fundamentais para entender e trabalhar com a ECD e destacando pontos essenciais, como a condição de obrigatoriedade de entrega da ECD (com menção a empresas que, devido a sua natureza jurídica, não estão enquadradas como obrigadas à entrega), os prazos de entrega da ECD, a quantidade de arquivos por escrituração, o processo de assinatura da ECD e os certificados que podem ser utilizados, os tipos de livros da escrituração digital e as multas por atraso na entrega. Uma das principais fontes de informação sobre a ECD, talvez mesmo a principal, é o sítio oficial do SPED. Assim, como será feito frequentemente no decorrer do curso, serão indicados como leitura complementar textos oficiais, constantes do sítio oficial, como perguntas frequentes ou trechos especialmente relevantes de legislação. Alguns desses trechos, considerados fundamentais, são parcialmente transcritos no texto e comentados. Vale a pena lê-los com atenção. Aqui e ali, aparecem no texto Notas, Notas Técnicas, Notas Práticas e Exemplos. Essa nomenclatura é praticamente auto-explicativa. As notas contêm importantes detalhes referentes ao assunto tratado no momento. As notas técnicas focam em aspectos mais ligados à informática, procurando conectá-los aos assuntos contábeis tratados. As notas práticas dão importantes dicas de cunho prático, procurando sanar dúvidas comuns na operacionalização da ECD e FCONT. O conhecimento básico sobre a ECD constante neste guia é essencialmente prático, sendo imprescindível para aqueles que trabalham com a validação e entrega dos arquivos digitais. Ao mesmo tempo, reflete a transição dos livros em papel para sua captação em meio digital, evidenciando questões fundamentais da contabilidade, como quem está obrigado à assinatura dos livros, as características essenciais dos livros contábeis, o relacionamento dos livros principais com os auxiliares, e outras. O QUE É O SPED O SPED foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de , onde é definido como um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que

9 integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.. Em termos legais, o SPED tem origem com a Emenda Constitucional nº 42/2003, que inseriu o inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, determinando às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios que atuem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. A partir desta emenda, começaram a ser aprovados protocolos de cooperação entre os vários níveis de governo nos encontros nacionais de administradores tributários ENAT. Por exemplo, no 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários ENAT, realizado em julho de 2004, logo após a publicação da emenda, aprovaram-se dois protocolos de cooperação técnica nas áreas de cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e da Nota Fiscal Eletrônica. O Protocolo ENAT 02/2005 foi assinado durante o evento do II ENAT com o objetivo de desenvolver o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Logo houve a instituição do SPED pelo Decreto nº 6.022/2007, acima citado. O projeto SPED integrou o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ). O SPED tem como objetivos principais, segundo a descrição no sítio oficial (<http://www1.receita.fazenda.gov.br>): promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais de acesso; racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores; e tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica. São benefícios advindos da implantação do SPED: diminuição do consumo de papel, com redução de custos e preservação do meio ambiente;

10 redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias; uniformização das informações que o contribuinte presta aos diversos entes governamentais; redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas; redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte; simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária; fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias; rapidez no acesso às informações; aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos; possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão; redução de custos administrativos; melhoria da qualidade da informação; possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais; disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes; redução do "Custo Brasil"; aperfeiçoamento do combate à sonegação. O SPED é composto dos seguintes sistemas, em diferentes estágios de implantação: Escrituração Contábil Digital ECD ou SPED Contábil Controle Fiscal Contábil de Transição FCONT Escrituração Fiscal Digital EFD ou SPED Fiscal Escrituração Fiscal Digital EFD-PIS/COFINS Nota Fiscal Eletrônica NF-e Ambiente Nacional Nota Fiscal de Serviço Eletrônica NFS-e

11 Conhecimento de Transporte Eletrônico CT-e Central de Balanços e-lalur Escrituração Fiscal Digital EFD-Social Ainda no sítio do SPED, estabelecem-se as premissas do projeto: Propiciar melhor ambiente de negócios para as empresas no País; Eliminar a concorrência desleal com o aumento da competitividade entre as empresas; O documento oficial é o documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins; Utilizar a Certificação Digital padrão ICP Brasil; Promover o compartilhamento de informações; Criar na legislação comercial e fiscal a figura jurídica da Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica; Manutenção da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrônicos da Escrituração Digital pelo contribuinte; Redução de custos para o contribuinte; Mínima interferência no ambiente do contribuinte; Disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da Escrituração Digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte. As premissas acima aplicam-se aos vários módulos do SPED e sinalizam princípios significativos, como a obrigação do contribuinte de manter a guarda dos documentos digitais, a disponibilização de aplicativos para a validação e transmissão dos documentos digitais, o uso do certificado digital para garantir autenticidade e validade jurídica, a não interferência no ambiente do contribuinte, e outros. Ao mesmo tempo, já podem ser destacados alguns objetivos gerais do sistema, como a redução de custos, compartilhamento de informações, racionalização, e outros. São usuários do SPED: a Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda;

12 as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Receita Federal do Brasil; os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias. O Protocolo de Cooperação ENAT nº 2/2005 prevê que cabe à Receita Federal do Brasil - RFB a coordenação do desenvolvimento e implantação do SPED. Desse modo, o Decreto nº veio a determinar que o SPED seja administrado pela RFB com a participação de representantes indicados pelas administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias. A Receita Federal do Brasil - RFB e os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias deverão expedir, em suas respectivas áreas de atuação, normas complementares ao disposto no Decreto nº 6.022/2007. Por fim, um importante aspecto diz respeito às informações armazenadas no SPED. Elas deverão ser compartilhadas com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário. Desse modo, os usuários do SPED (RFB, BACEN, e outros) estão limitados pelas imposições legais no acesso à informação e necessitam celebrar convênio para formalizar o acesso à informação à qual têm direito legal. Os empresários e as sociedades empresárias também poderão acessar as informações por eles transmitidas. O QUE É O SPED CONTÁBIL Com base na sua competência de órgão regulador, complementando o disposto no Decreto nº 6.022/2007, a Receita Federal do Brasil RFB, por meio da Instrução Normativa 787, de , instituiu a Escrituração Contábil Digital - ECD. O SPED Contábil é a substituição da escrituração contábil em papel pela Escrituração Contábil Digital ECD. A substituição vale para todos os efeitos

13 legais. Entregue o livro digital, a impressão da escrituração contábil é opcional ou seja, essa é uma obrigação da qual a instituição fica implicitamente isenta. Os livros digitais da escrituração contábil passam a ter valor legal. A validade jurídica é assegurada pela assinatura digital com os certificados digitais. Os livros transmitidos digitalmente correspondem ao livro Diário e seus auxiliares, ao livro razão e os auxiliares, e aos livros Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamentos comprobatórias dos assentamentos realizados nos livros, todos quando existirem. Os Balancetes Diários são utilizados principalmente por instituições financeiras. Ainda depende de normatização a captação das fichas de lançamentos. SAIBA MAIS Veja ao final deste guia, o anexo I Legislação Básica, que enumera os principais atos legais referentes à ECD e chama a atenção para sua utilidade. Uma relação completa da legislação do SPED Contábil pode ser encontrada no endereço (<http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/spedcontabil/legislacao.htm>). Destaca-se a IN SRF 787/2007. Seu anexo contém uma boa referência para entender o leiaute do arquivo da escrituração contábil, o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital LECD. Outro ato que se destaca é o ADE COFINS 36/2007 e modificações posteriores (ADE COFINS 20/2009 e ADE COFINS 29/2010). Seu Anexo I traz as regras de validação associando-as com registros e campos do leiaute da ECD LECD. Este anexo contém a referência fundamental para entender a estrutura do arquivo da escrituração contábil e as regras de validação pertinentes aos registros (incluindo sua existência) e campos. O Anexo II traz as tabelas de código utilizadas no sistema, incluindo o Plano Referencial. QUEM DEVE APRESENTAR A ECD O art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, com a redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009, dispõe que são obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007: I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômicotributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Ou seja: em 2008 estavam obrigadas à entrega da ECD as sociedades empresárias tributadas pelo Lucro Real e sujeitas a acompanhamento diferenciado. De 2009 em diante, apenas aquelas sujeitas ao Lucro Real.

14 Os usuários do SPED são empresários e sociedades empresárias, termo que o Decreto 6.022/2007 utiliza em seu art. 2. O termo não é tão abrangente como pessoa jurídica. A ampliação do escopo do SPED Contábil implica a modificação do termo sociedades empresárias no Decreto. A IN RFB 926/2009 modificou a IN RFB 787/2007 substituindo o termo pessoas jurídicas por sociedades empresárias e consagrando a nomenclatura empregada no Decreto 6.022/2007. Isso traz consequências em relação à obrigatoriedade de entrega da ECD. SAIBA MAIS Sociedades Simples, entendidas como as sociedades que não têm por objeto o exercício de atividade própria de empresário sujeito a registro no Registro Público de Empresas Mercantis a cargo das Juntas Comerciais, nos moldes do art. 982 do Código Civil, Empresários Individuais, nos termos do art. 966 do Código Civil, antigas firmas individuais, e Cooperativas não estão obrigadas à entrega da ECD, por não constituírem sociedades empresárias. Qualquer empresa pode, em tese, apresentar a ECD facultativamente (art. 3 da IN SRF 787/2007 com a alteração da IN SRF 926/2009). No entanto, para efetuar a entrega da ECD é preciso ter registro na junta comercial e possuir um NIRE (as sociedades empresárias são registradas nas juntas comerciais Registro Público de Empresas Mercantis e as sociedades simples no Registro Civil das Pessoas Jurídicas). PRAZO DE APRESENTAÇÃO DA ECD O art. 5º da IN RFB nº 787/2007, com alterações subsequentes, define os prazos de entrega da ECD: Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento. 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.056, de 13 de julho de 2010). 3º Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2008 e 31 de maio de 2009, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de junho de (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009).

15 4º Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2009 e 30 de junho de 2010, o prazo de que trata o caput e o 1º será até o dia 30 de julho de (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 1.056, de 13 de julho de 2010). 5º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 1.139, de 28 de março de 2011). Desse modo, a regra básica relativa ao prazo é a entrega dos dados referentes a determinado ano-calendário até junho do ano subsequente. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a entrega dos dados relativos ao período desde o início do ano calendário até a data do evento deve ser realizada até o último dia útil do mês subsequente ao evento. As duas regras acima podem ocasionar a entrega de duas escriturações no mesmo ano-calendário. Considere o exemplo a seguir. EXEMPLO. Uma empresa iniciou atividades em 13/05 no ano Ocorreu um evento de cisão parcial em 30/09/2010. Assim, a empresa prosseguiu as atividades. Duas escriturações devem ser entregues. A primeira abrangendo o período de 13/05 até 30/09/2010, a data do evento. A segunda abrangendo o período de 01/10/2010 até o final do ano-calendário, 31/12/2010. A primeira escrituração segue a regra de prazo das situações especiais e deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao do evento, 31/10/2010. A segunda escrituração segue a regra de prazo das escriturações normais e deve, assim, ser entregue até 31/06/2011. As escriturações devem ser feitas em ordem cronológica (conforme o item 4 do Comunicado Técnico CTG 2001 aprovado pela Resolução CFC 1.299/10). Assim, se ocorreu uma situação especial em abril de 2011, a escrituração referente ao período de 2011 deve ser entregue até o último dia útil de maio. No entanto, o prazo da escrituração referente ao ano de 2010 é junho de 2011, posterior à data da entrega da escrituração da situação especial de Nesse caso, atendendo a resolução CFC 1.299/10, as duas escriturações deveriam ser entregues juntas, no prazo da escrituração de situação especial (maio). No entanto, note que essa é uma exigência contábil, não do sistema SPED. Assim, se a empresa entregasse posteriormente a escrituração de 2010 não haveria consequências relativas a descumprimento de obrigações acessórias ou principais (multas, acréscimos de impostos etc.).

16 Há certa tendência de regulação, por parte da RFB, em igualar o prazo das escriturações ou declarações de situações especiais ocorridas no início de um ano com o prazo daquela relativa ao ano-calendário anterior. Por exemplo, atualmente (maio 2011) a data de entrega da Declaração de Informações Econômico-fiscais DIPJ relativa a situações especiais ocorridas nos meses de janeiro a maio de um ano é igualada à data de entrega da DIPJ relativa ao ano-calendário anterior ( as duas são entregues até o último dia útil de junho). As modificações ao art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007 criaram muitas exceções ao prazo normal. Os prazos de entrega são sumarizados para as situações normais e especiais na seguinte tabela, transcrita da pergunta 7 do FAQ (perguntas frequentes) da ECD no sítio do SPED (<http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm>): PERÍODO DA ESCRITURAÇÃO PRAZO DE ENTREGA SITUAÇÃO NORMAL: A A A SITUAÇÃO ESPECIAL (cisão, fusão, incorporação ou extinção) ocorrida entre: e e e e [...] Ultimo dia útil do mês seguinte ao do evento QUANTIDADES DE ARQUIVOS NA ECD E SEUS LIMITES Um arquivo da ECD é sempre um livro. Um arquivo não pode conter mais de um livro. A escrituração refere-se a um exercício social, que normalmente corresponde a um ano-calendário. Pode ocorrer, e ocorre na maioria dos casos, que a escrituração seja entregue em apenas um arquivo (livro) anual. Para isso, certas regras relativas ao tamanho e período dos livros devem ser atendidas. Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que o tamanho não ultrapasse 1 GB. Assim, a escrituração anual pode conter 12 livros ou arquivos, um referente a cada mês ou, se o tamanho permitir (menor que 1GB), pode conter os 12 meses do exercício social, ou, ainda, pode ser dividida em vários arquivos, cada um deles contendo vários meses. Há outras regras que devem ser atendidas. Todos os meses da escrituração devem estar contidos em um mesmo ano-calendário. Um mês não pode ser partido, isto é, não pode haver frações de mês, exceto nos casos das

17 situações especiais de cisão, fusão, incorporação ou extinção ou de início de atividade no decorrer do ano-calendário. Se a escrituração contém mais de um mês, não pode haver descontinuidades (por exemplo, em uma escrituração de janeiro a agosto, não informar o mês de abril). No entanto há outros casos em que uma escrituração pode compreender vários arquivos, casos estes que não se relacionam ao limite do tamanho do arquivo. Um deles é relativo à escrituração resumida e os livros auxiliares. No caso, a escrituração pode conter muitos livros: o principal ou resumido, e uma quantidade indefinida de livros auxiliares. Os períodos da escrituração do livro principal (Diário ou Livro de Balancetes Diários e Balanços) e os auxiliares (Diário Auxiliar e/ou Razão Auxiliar) devem coincidir. Assim, suponha que uma escrituração contenha um livro principal e dois livros auxiliares. Por causa do tamanho, o livro principal é fracionado em 3 livros, cada um compreendendo quatro meses. Sendo assim, cada um dos dois livros auxiliares também deve ser particionado em 3 livros, cada qual compreendendo os mesmos 4 meses do livro principal. Se o livro principal é fracionado em 12 meses, o mesmo deve ocorrer com cada um dos livros auxiliares. No caso de uma escrituração de situação especial, ou no caso da escrituração correspondente ao restante do período (desde a data posterior ao evento especial até o fim do ano-calendário), pode haver fração de mês (isto é, um mês partido ). Veja o exemplo da seção Prazo de apresentação da ECD. TIPOS DE LIVROS DA ECD No SPED Contábil, existem os seguintes tipos de livros ou formas de escrituração: G - Diário Geral; R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; e B - Livro de Balancetes Diários e Balanços. Nessa seção, utiliza-se o termo livro ou escrituração como sinônimos, assim como tipo de livro ou forma de escrituração. Isso porque o sítio oficial, ao discorrer sobre as formas de escrituração nas perguntas frequentes, faz o

18 mesmo. No entanto, uma escrituração engloba os livros principais e auxiliares, ou as escriturações principais e as auxiliares A, por exemplo. A escrituração G, Diário Geral, não pode conviver com nenhuma outra no mesmo período. Como regra geral, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir em um mesmo período. Adicionalmente, a escrituração G não possui livros auxiliares (A ou Z), não podendo, assim, conviver com esses tipos de escrituração. As formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil. A escrituração G tem por base os arts e do Código Civil, abaixo transcritos: Art Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Art A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. O Código Civil prevê outros tipos de escrituração. Pode haver utilização da escrituração resumida R, e as escriturações auxiliares A e Z, como disposto no art do Código Civil: Art No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. 1º. Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. A escrituração resumida R contém contas contábeis que são detalhadas nos livros auxiliares A ou Z. Algumas dessas contas típicas são Fornecedores, Clientes e inventários. Seguindo a regra geral, a escrituração R, como escrituração principal, não pode conviver com outra escrituração principal (G ou B), mas deve ser necessariamente acompanhada de escriturações auxiliares, A ou Z. O livro auxiliar Z é utilizado quando o leiaute do livro A não se mostrar adequado, em relação ao formato e conteúdo, para a apresentação das informações. É um tipo de tabela em que o usuário define as colunas e seus

19 conteúdos. A escrituração Z é, assim, um livro contábil auxiliar com o leiaute definido pelo titular da escrituração. Ela pode coexistir com a escrituração auxiliar A, com a escrituração resumida R e com o Livro de Balancetes Diários e Balanços, B. A escrituração B encontra sua base legal no art do Código Civil: "Art O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele." Como sua utilização foi regulamentada somente pelo Banco Central, o livro B é utilizado basicamente pelas instituições financeiras, embora possa ser utilizado por outras sociedades empresárias. Entretanto, não há nada na legislação que obste a utilização da escrituração B por outras instituições. De maneira semelhante, não há nenhum empecilho legal à utilização da escrituração B como livro principal, juntamente com os livros A e Z. Uma questão habitual diz respeito à existência dos livros diário e razão na ECD. Para o SPED, eles são um único livro. O Programa Validador e Assinador (PVA) do SPED Contábil permite a visualização dos lançamentos contábeis no formato diário e razão. ASSINATURA DIGITAL DA ECD O processo de assinatura eletrônica garante a validade jurídica da escrituração contábil. Isso porque torna possível a verificação de autoria e autenticidade quem assinou o documento é quem alega ser e integridade o PVA só permite a assinatura em um momento em que há certeza de que certas regras de integridades físicas e lógicas são atendidas. O certificado para a assinatura digital deve ter sido emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. A MP instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, viabilizando o uso do documento eletrônico. Nos termos de seu artigo 10, 1º: "Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

20 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...)." A pergunta 13 do FAQ do SPED Contábil no Sítio Oficial traz informações básicas sobre os requisitos da assinatura digital. Duas pessoas, no mínimo, devem assinar a escrituração contábil: a pessoa que, conforme os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para tal ato, e um contabilista. Não há limites para o número de representantes legais registrados na junta e contabilistas assinantes da escrituração. O PVA do SPED Contábil só permite que o contabilista (ou contabilistas) assine(m) após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930. Devem ser utilizados somente certificados digitais e-pf ou e-cpf. Certificados de pessoa jurídica (e-cnpj ou e-pj) não podem ser utilizados. A Instrução Normativa DNRC Nº 107/2008 dispõe sobre procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, e outras entidades. O 5º do seu art. 10 esclarece qual certificado deve ser utilizado para a assinatura da ECD: 5º Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais. A segurança mínima A3 significa que há uma mídia externa ou hardware criptográfico, um cartão inteligente ou token, que é capaz de gerar uma chave. Apenas o detentor de uma senha pode utilizar a chave privada. Informações não podem ser copiadas ou reproduzidas do cartão ou token. Certificados tipo A1 são arquivos armazenados no computador, protegidos por uma senha de acesso, que permite acessar, mover e copiar a chave privada associada. Eles são menos seguros que o A3, portanto. SAIBA MAIS Uma boa descrição dos certificados digitais utilizados no Brasil, incluindo os e-cpf e e-cnpj instituídos pela Receita Federal do Brasil, pode ser encontrada na Web no endereço <

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