PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA SECRETARIA EXECUTIVA ARQUIVO NACIONAL ARQUIVO NACIONAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2008

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1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA SECRETARIA EXECUTIVA ARQUIVO NACIONAL ARQUIVO NACIONAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2008 Abril de 2009

2 SUMÁRIO 1. DADOS GERAIS SOBRE A UNIDADE Nome Número do CNPJ Natureza jurídica Vinculação ministerial Endereço Endereço na Internet Código e nome do órgão 02 Unidade Gestora 02 Gestão Norma de criação e finalidade da unidade Norma que estabelece a estrutura orgânica da unidade Regimento Interno da Unidade Função de governo predominante Tipo de atividade Situação da unidade OBJETIVOS E METAS INSTITUCIONAIS E PROGRAMÁTICAS Identificação do Programa Governamental e das Ações: Descrição do Programa Avaliação do resultado Disfunção estrutural e situacional Medidas implementadas Responsáveis pela implementação das medidas Indicador do Programa Metas Físicas e Financeiras Previstas na Lei Orçamentária e Registradas no SIGPLAN Indicador ou Parâmetro Utilizado para Avaliar o desempenho da Gestão Descrição Fórmula de cálculo e método de medição Responsável pelo cálculo/medição Avaliação do resultado Resultados por Ação do Programa Ação 09HB Contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o Custeio do Regime de Previdência dos Servidores Públicos Federais Ação 2004 Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes Ação 2010 Assistência Pré-Escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados Ação 2011 Auxílio-Transporte aos Servidores e Empregados Ação 2012 Auxílio-Alimentação aos Servidores e Empregados Ação 2272 Gestão e Administração do Programa Ação 2810 Preservação do Acervo Nacional Ação 4282 Sistema de Atendimento ao Usuário Ação 2D42 Promoção de Eventos Culturais Ação 4900 Capacitação de Recursos Humanos na Área de Informação Documental Ações Institucionais não Orçamentárias Política Nacional de Arquivos Gestão de Documentos Memórias Reveladas Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil ( ) Curso de Pós-Graduação Planejamento, Organização e Direção de Arquivo Projeto de Modernização do Arquivo Nacional Convênio UNESCO 914BRA

3 2.4.6 Projetos de Apoio a Organizações Não Governamentais Programas de Outros Órgãos que o Arquivo Nacional Coordene Ações Programa: 0681 Gestão da Participação em Organismos Internacionais Ação Contribuição ao Conselho Internacional de Arquivos CIA Ação 0120 Contribuição à Associação Latino-Americana de Arquivos ALA Ação 0619 Contribuição ao Fundo Financeiro para o Programa de Arquivos Ibero-Americanos ADAI Ação 0C56 Contribuição à Federação Internacional de Arquivos de Filmes FIAF Programa: 0089 Previdência de Inativos e Pensionistas da União INFORMAÇÕES SOBRE RECONHECIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS INFORMAÇÕES SOBRE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES TRANSFERÊNCIAS RECEBIDAS PELO ARQUIVO NACIONAL (CONVÊNIOS E OUTROS TIPOS) CONTROLE DAS ENTIDADES FECHADAS DE PREVIDÊNCIA COMPLEMENTAR PATROCINADAS PROJETOS E PROGRAMAS FINANCIADOS COM RECURSOS EXTERNOS PROJETOS E DE INSTITUIÇÕES BENEFICIADOS POR RENÚNCIA FISCAL DECLARAÇÃO DO GESTOR DE QUE OS BENEFICIÁRIOS DIRETOS DA RENÚNCIA, BEM COMO DA CONTRAPARTIDA COMPROVARAM, NO EXERCÍCIO, QUE SE ENCONTRAM EM SITUAÇÃO REGULAR COM OS PAGAMENTOS DOS TRIBUTOS JUNTOS À SRFB, AO FGTS E À SEGURIDADE SOCIAL AVALIAÇÃO SÓCIO-ECONÔMICA DAS OPERAÇÕES DE FUNDOS CARTÕES DE CRÉDITO Série histórica de despesas e saques realizados Detalhamento das ocorrências com justificativas de cada saque realizado RECOMENDAÇÕES DOS ÓRGÃOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DETERMINAÇÕES E RECOMENDAÇÕES DO TCU INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO DOS DADOS E INFORMAÇÕES RELATIVOS AOS ATOS DE ADMISSÃO E DESLIGAMENTO, CONCESSÃO DE APOSENTADORIAS, PENSÃO DEMONSTRATIVO RELACIONANDO AS DISPENSAS DE INSTAURAÇÃO DE TOMADAS DE CONTAS ESPECIAIS E AS TOMADAS DE CONTAS ESPECIAIS CUJO ENVIO AO TRIBUNAL FOI DISPENSADO COM BASE NOS INCISOS I A IVº DO 1º DO ART. 5º DA INSTRUÇÃO NORMATIVA TCU Nº56, DE 5/12/ CONCLUSÃO 121

4 1. DADOS GERAIS SOBRE A UNIDADE 1.1. Nome: ARQUIVO NACIONAL 1.2. Número do CNPJ: / Natureza jurídica: Órgão da Administração Direta do Poder Executivo Federal 1.4. Vinculação ministerial: Presidência da República/Casa Civil/Secretaria-Executiva 1.5. Endereço: Praça da República, 173 Centro CEP RJ Telefones: (21) Fax: (21) Endereço na Internet: diretoriageral@arquivonacional.gov.br 1.7. Código e nome do órgão: Arquivo Nacional Unidade Gestora: Gestão: Tesouro 1.8. Norma de criação e finalidade da unidade: Regulamento nº 2, de 2 de janeiro de Finalidade: O Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal, diretamente subordinado à Secretaria-Executiva da Casa Civil da Presidência da República, tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos órgão central do Sistema Nacional de Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativas, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. O Decreto nº , de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº , de 15 de julho de Norma que estabelece a estrutura orgânica da unidade: Regimento Interno - Portaria nº 42, de 8 de novembro de Regimento Interno da Unidade: Publicado no DOU, nº 218, Seção I, de 11 de novembro de Função de governo predominante: Guarda e preservação do patrimônio documental do país e gestão de documentos da Administração Pública Federal Tipo de atividade: gestão da documentação governamental Situação da unidade: em funcionamento 2. OBJETIVOS E METAS INSTITUCIONAIS E PROGRAMÁTICAS 2.1. Identificação do Programa Governamental e das Ações: Programa: DEMOCRATIZAÇÃO DO ACESSO À INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA GOVERNAMENTAL

5 Ações Administrativas: 09HB Contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o Custeio do Regime de Previdência dos Servidores Públicos Federais Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes Assistência Pré-escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados 2011 Auxílio-Transporte aos Servidores e Empregados 2012 Auxílio-Alimentação aos Servidores e Empregados 2272 Gestão e Administração do Programa 2810 Preservação do Acervo Nacional 4282 Sistema de Atendimento ao Usuário do Arquivo Nacional 2D42 - Promoção de Eventos Culturais 4900 Capacitação de Recursos Humanos na Área de Informação Documental Descrição do Programa: O programa Democratização do Acesso à Informação Arquivística Governamental visa cumprir o disposto no parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição Federal, o qual determina que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem e da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, que, ao regulamentar esse princípio constitucional, identifica o papel singular do Arquivo Nacional como órgão competente na esfera do Poder Executivo Federal para exercer a gestão documental, bem como implementar e acompanhar a política nacional de arquivos. O Programa de Democratização do Acesso à Informação Arquivística Governamental é uma estratégia eficaz para ratificar a legitimidade do Arquivo Nacional como agente fundamental no processo de modernização dos serviços arquivísticos governamentais e no fortalecimento da cidadania. Objetivo: Garantir o pleno acesso à informação arquivística governamental com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativas e o cidadão na defesa dos seus direitos, bem como contribuir para a produção de conhecimento científico e cultural. Público alvo: governo e sociedade Avaliação do resultado Disfunção estrutural e situacional: Não ocorreu disfunção estrutural e funcional Medidas implementadas: Não houve a necessidade de implementação de medidas corretivas Responsáveis pela implementação das medidas: Não há Indicador do Programa: Evolução do Atendimento a Demanda de Acesso à Informação pelos Cidadãos e Órgãos Públicos Metas Físicas e Financeiras Previstas na Lei Orçamentária e Registradas no SIGPLAN: Ação 09HB Contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o Custeio do Regime de Previdência dos Servidores Públicos Federais. Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Previsão corrigida: R$ ,00 Ação 2004 Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes Produto: pessoa beneficiada Dados físicos: Previsão inicial: 838 3

6 Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Ação 2010 Assistência Pré-Escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados Produto: crianças de 0 a 6 anos atendidas Dados físicos: Previsão: 39 Dados financeiros: Previsão: R$ ,00 Ação 2011 Auxílio-Transporte aos Servidores e Empregados Produto: servidor beneficiado Dados físicos: Previsão inicial: 455 Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Ação 2012 Auxílio-Alimentação aos Servidores e Empregados Produto: servidor beneficiado Dados físicos: Previsão inicial: 477 Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Ação 2272 Gestão e Administração do Programa Dados financeiros Previsão inicial: R$ ,00 Ação 2810 Preservação do Acervo Nacional Produto: documento preservado Dados físicos: Previsão: Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Ação Sistema de Atendimento ao Usuário do Arquivo Nacional Produto: usuário Dados físicos: Previsão inicial: Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Ação 2D42 - Promoção de Eventos Culturais Produto: usuário Dados físicos: Previsão inicial: 35 Dados financeiros: Previsão inicial: R$ ,00 Ação Capacitação de Recursos Humanos na Área de Informação Documental Produto: servidor capacitado Dados físicos: Previsão inicial: 398 Dados financeiros: Previsão inicial: R$ , Metas Físicas e Financeiras Realizadas Ação 09HB Contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o Custeio do Regime de Previdência dos Servidores Públicos Federais. Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2810 Preservação do Acervo Nacional Produto: documento preservado Dados físicos: Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2004 Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes Produto: pessoa beneficiada Dados físicos: 736 Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2010 Assistência Pré-Escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados 4

7 Produto: crianças de 0 a 6 anos atendidas Dados físicos: 37 Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2011 Auxílio-Transporte aos Servidores e Empregados Produto: servidor beneficiado Dados físicos: 478 Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2012 Auxílio-Alimentação aos Servidores e Empregados Produto: servidor beneficiado Dados físicos: 495 Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2272 Gestão e Administração do Programa Dados financeiros: R$ ,00 Ação Sistema de Atendimento ao Usuário Produto: usuário Dados físicos: Dados financeiros: R$ ,00 Ação 2D42 - Promoção de Eventos Culturais Produto: evento Dados físicos: 38 Dados financeiros: R$ Ação Capacitação de Recursos Humanos na Área de Informação Documental Produto: servidor capacitado Dados físicos: 763 Dados financeiros: R$ , Indicador ou Parâmetro Utilizado para Avaliar o desempenho da Gestão Descrição: O indicador Evolução do Atendimento a Demanda de Acesso à Informação pelos Cidadãos e Órgãos Públicos mede a relação percentual de evolução e execução do programa entre o ano corrente e o nosso ano base. Tipo de indicador: permite mensurar a efetividade alcançada sobre a execução do programa Fórmula de cálculo e método de medição: Relação entre o número de demandas atendidas pelo Arquivo Nacional no ano corrente e o número de demandas atendidas pelo Arquivo Nacional no ano base (2003), multiplicado por Responsável pelo cálculo/medição: Márcio Médici Avaliação do resultado: 7,89% de crescimento ao ano. 2.3 Resultados por Ação do Programa Ação 09HB Contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o Custeio do Regime de Previdência dos Servidores Públicos Federais Indicadores ou parâmetros utilizados na análise: Não há Avaliação do resultado: Esta ação tem a finalidade de assegurar o pagamento da contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o custeio do regime de previdência dos servidores públicos federais. Ano de

8 Dados financeiros UNIDADE MONETÁRIA PREVISTO CORRIGIDO REALIZADO % Real , ,00 96, Ação 2004 Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes Esta ação tem como finalidade proporcionar aos servidores, ativos e inativos, seus dependentes e pensionistas condições para manutenção da saúde física e mental, concedendo-lhes beneficio de assistência médico-hospitalar e odontológica. Indicadores ou parâmetros utilizados na análise: Produto: pessoa beneficiada Avaliação do resultado: Plenamente satisfatório Ano de 2008 Dados Físicos UNIDADE DE MEDIDA PREVISTO - CORRIGIDO REALIZADO % EXECUÇÃO Unidade ,36 Dados financeiros UNIDADE MONETÁRIA PREVISTO - CORRIGIDO REALIZADO % EXECUÇÃO Real , ,00 99,01 Quando da aprovação da Lei Orçamentária Anual 2008 o per capita até então estabelecido fora o de R$ 42,00 (quarenta e dois reais). A previsão física foi de 838 (oitocentos e trinta e oito) pessoas beneficiadas, tendo em vista a adesão de mais servidores recém contratados mediante concurso público. Em 15 de dezembro, no entanto, e com aprovação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão foi firmado novo convênio com a GEAP FUNDAÇÃO DE SEGURIDADE SOCIAL, objetivando proporcionar aos servidores em exercício nesta instituição, ativos ou inativos, e seus grupos familiares definidos, bem como aos pensionistas a possibilidade de ingresso no Plano GEAPESSENCIAL, sendo estabelecido o per capita de R$ 42,00 (quarenta e dois reais) por titular, dependente ou pensionista inscrito, conforme cláusula sexta, que trata da contribuição do Arquivo Nacional para custeio do plano GEAPESSENCIAL. Contudo, em sua cláusula vigésima, o convênio determina que, para os beneficiários com idade igual ou superior a 60 anos, vinculados ao Plano GEAPSAÚDE, a contribuição do Arquivo Nacional será de R$ 98,82 (noventa e oito reais e oitenta e dois centavos). Continuando o parágrafo terceiro da mesma cláusula, impõe que os beneficiários dos titulares, na condição de mãe/pai/madrasta/padrasto, poderão ser mantidos no Plano de Saúde de origem, na condição de auto-patrocinadores, desde que o titular passe a arcar com o per capita que seria de responsabilidade patronal, desonerando, assim, o Arquivo Nacional do pagamento de quaisquer valores para os referidos beneficiários. Desta forma, o quantitativo de beneficiários pelos quais o Arquivo Nacional se responsabiliza pelo pagamento do per capita baixou consideravelmente de 838 para 780, na proporção atual de 15% no per capita de R$ 98,82 e 85% no per capita de R$ 42,00. Como, de acordo com o Ministério do Planejamento, o valor per capita passou de R$ 42,00 para R$ 50,00, um acréscimo de 19% (adotamos a mesma alíquota para o valor de R$ 98,82). Assim sendo, em solicitamos crédito suplementar no valor de R$ ,00 para manter a permanência de todos os beneficiários inscritos no Plano de Saúde e possibilitar a adesão de novos familiares e pensionistas, conforme prevê o referido convênio. 6

9 Ação 2010 Assistência Pré-Escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados Esta ação tem a finalidade de oferecer aos servidores que tenham filhos em idade préescolar, durante a jornada de trabalho, condições adequadas de atendimento aos seus dependentes, concedendo benefício de assistência pré-escolar pago diretamente no contracheque. Indicadores ou parâmetros utilizados na análise: Produto: crianças de 0 a 6 anos atendidas Avaliação do resultado: Plenamente satisfatório Ano 2008 Dados físicos UNIDADE DE MEDIDA PREVISTO REALIZADO % Unidade ,87 Dados financeiros UNIDADE MONETÁRIA PREVISTO REALIZADO % Real , ,00 94,08 A execução física da ação mostrou-se um pouco abaixo do esperado em razão da Emenda Constitucional nº 53, de 19 de dezembro de 2006, que dá nova redação ao parágrafo XXV do artigo 7º da Constituição Federal que dispõe sobre a assistência gratuita aos filhos e dependentes desde o nascimento até 5 (cinco) anos de idade em creches e pré-escolas. A implantação da Emenda fez com que dois dos segurados fossem retirados do rol de beneficiados Ação 2011 Auxílio-Transporte aos Servidores e Empregados Esta ação tem a finalidade de efetivar o pagamento de auxílio-transporte em pecúnia, pela União, de natureza jurídica indenizatória, destinado ao custeio parcial das despesas realizadas com transporte coletivo municipal, intermunicipal ou interestadual pelos servidores públicos da Administração Federal direta da União integrantes dos orçamentos fiscal e da seguridade social, nos deslocamentos de suas residências para os locais de trabalho e vice-versa. Indicadores ou parâmetros utilizados na análise: Produto: servidor beneficiado Avaliação do resultado: Plenamente satisfatório Ano 2008 Dados físicos UNIDADE DE MEDIDA PREVISTO REALIZADO % Unidade ,05 Dados financeiros UNIDADE MONETÁRIA PREVISTO REALIZADO % Real , ,98 86,48 A administração realizou, em 2008, o recadastramento geral das concessões de auxíliotransporte, fazendo as adequações necessárias, após análise criteriosa, com a diminuição substancial no gasto com o pagamento deste benefício, mesmo com a ampliação do número de beneficiados, em virtude da nomeação de mais 23 servidores que aderiram ao benefício Ação 2012 Auxílio-Alimentação aos Servidores e Empregados Esta ação tem a finalidade de conceder em caráter indenizatório e sob forma de pecúnia o auxílio-alimentação aos servidores e ativos. 7

10 Indicadores ou parâmetros utilizados na análise: Produto: servidor beneficiado Avaliação do resultado: Plenamente satisfatório Ano de 2008 Dados físicos UNIDADE DE MEDIDA Dados financeiros PREVISTO - CORRIGIDO REALIZADO % Unidade 979* ,56 UNIDADE MONETÁRIA PREVISTO - CORRIGIDO REALIZADO % Real , ,00 98,48 Em razão da nomeação de 25 (vinte e cinco) candidatos aprovados no concurso público conforme Portaria nº 119 de 26 de maio de 2008, DOU 28/05/2008, foi solicitado crédito suplementar no valor de R$ ,00 (quarenta e um mil oitenta e quatro reais). * Verificou-se que houve equívoco na inserção dos dados físicos na solicitação de crédito suplementar, que deveria ser para atender um acréscimo de 25 servidores beneficiados que somado ao físico programado de 477 totalizaria 502 servidores ( = 502). Entretanto, foi lançado no SIDOR no campo de acréscimo 502 ao invés de 25, assim sendo o referido sistema totalizou 979 ( = 979) beneficiados, quando seria de apenas 502. Portanto, o percentual de realização seria de 98,60 % ao invés de 50,56%. Os dados financeiros estão corretos Ação Gestão e Administração do Programa Esta ação tem a finalidade de assegurar as condições mínimas para a manutenção e o funcionamento satisfatório das atividades do Arquivo Nacional. Contempla atividades de logística, recursos humanos, tecnologia da informação, licitação e contábil-financeira, com a finalidade de obter e otimizar os recursos de apoio às atividades finalísticas e de direção. Esta ação, igualmente, dá suporte financeiro para que sejam empreendidas atividades de suma importância para a instituição, como as executadas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, seu Plenário e as Câmaras Técnicas e Setoriais; aquelas relativas à gestão documental junto aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e a divulgação do acervo e promoção de eventos. Indicadores ou parâmetros utilizados na análise: Não há Avaliação do resultado: Plenamente satisfatório Ano de 2008 Dados financeiros UNIDADE MONETÁRIA PREVISTO CORRIGIDO REALIZADO % EXECUÇÃO Real , ,00 98,84 A Ação Gestão e Administração do Programa contou com créditos orçamentários da ordem de R$ ,00, sendo R$ R$ ,00 destinados a manutenção de todas as atividades responsáveis pelo funcionamento do Arquivo Nacional, e R$ ,00 para custear a folha de pagamento de pessoal ativo. LIMITES AUTORIZADOS PELA CASA CIVIL PARA EMISSÃO DE EMPENHOS PELO ARQUIVO NACIONAL NATUREZA DA DESPESA COTA LIBERADA EM REAIS COTA UTILIZADA EM REAIS PORCENTAGEM REALIZADA DESPESAS , ,00 98,89% 8

11 CORRENTES DESPESAS CORRENTES COM RECURSOS PRÓPRIOS A Coordenação-Geral de Administração (COAD) atendendo às demandas da instituição e do bom desenvolvimento dos trabalhos, por meio da locação de nosso espaço interno e do recebimento de doações conseguiu modernizar a Coordenação de Tecnologia da Informação, adquirir equipamentos para a área de restauração e conservação de documentos escritos e audiovisuais e equipar o mini auditório e o auditório principal completamente. Os parceiros de 2008 foram: Editora Abril Rede Globo Secretaria da Receita Federal UNESCO , ,94 92,70% INVESTIMENTOS , ,49 99,13% DESPESAS OBRIGATÓRIAS ORGANISMOS INTERNACIONAIS , ,00 100% , ,99 97,72% Desde outubro de 2007 o Arquivo Nacional está integrado no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, totalmente automatizado, que processa todas as viagens de servidores realizadas, controlando a emissão de bilhetes de passagens e concessão de diárias. Em cumprimento ao Decreto nº 5992, de 19 de dezembro de 2006 (DOU de 20 de dezembro de 2006), seguem as justificativas das diárias cumpridas no final de semana. DIÁRIAS INICIADAS OU INCLUÍDAS NO FINAL DE SEMANA BENEFI. MATR. SIAPE PERÍODO AFASTAMENTO TRECHO/ ROTEIRO MOTIVO VIAGEM VALOR DIÁRIAS R$ /02 à 17/02 (RJ) - Ribeirão Pires (SP) Participar de treinamento de "Operador de Bastão Retrátil ASP. 128, /04 a 28/04 (RJ) - Paris (França) Participar em Paris, França, como representante do Arquivo Nacional, do FIAF Congresso 2008 (Congresso da International Federation of Film Archives) e de um Simpósio sobre a proteção do direito de obras de acervo, domínio público, sistema de copyright na área de acervo filmográfico, no período de 20 a 26 de abril de 2008, em Paris, França , /04/2008 à 16/04/2008 (RJ) - Porto Alegre (RS) Participar do Curso Internacional Projeto InterPARES, em Porto Alegre - RS, no período de 14 a 16/04/ ,98 9

12 /05/2008 à 09/05/2008 (RJ) - Salvador (BA) Controlar e eliminar a infecção de documentos no Arquivo Público da Bahia - Visita Técnica 303, /05/2008 à 16/05/2008 (RJ) - São Paulo (SP) Participar do "inário e Workshop Fabricação, Degradação e Conservação de Papel Vegetal", no Centro Cultural São Paulo, em São Paulo SP. 694, /06/2008 à 07/06/2008 (RJ) - Juiz de Fora (MG) Participar do evento Memória 2008 VI inário de Museologia, História e Documentação. Além disso, apresentar um trabalho no Painel: Cuidando da Memória - Contribuições do Museólogo, do Historiador e do Arquivista. 304, /06/2008 à 19/06/2008 (RJ) - Salvador (BA) Participar do Encontro Nacional de Ensino e Pesquisa em Informação (CINFORM). Participar da mesa "Painéis sobre conversão digital e preservação de som e imagem e movimento: propostas prospectivas". Além disso, divulgará o projeto de Digitalização e preservação digital do acervo do Arquivo Nacional. 665, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) -São Paulo (SP) Estágio na Cinemateca Brasileira, com a finalidade de capacitação do servidor. A Cinemateca situa-se no Largo Senador Raul Cardoso, 207, Vila Clementino, São Paulo , /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 632, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 618, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 518, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 653, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar no XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 526, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 653,15 10

13 /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 531, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 532, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 518, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 510, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 526, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 485, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 526, /06/2008 à 04/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia no período de 30 de junho a 4 de julho, em Goiânia. 489, /07/2008 à 03/07/2008 (RJ) - Goiânia (GO) Participar do XV Congresso Brasileiro de Arquivologia. 252,19 11

14 /07/2008 à 27/07/2008 (RJ) - Kuala Lumpur (Malásia) Participar em Kuala Lumpur, Malásia, como um dos representantes do Arquivo Nacional, na Assembléia Geral Ordinária do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) e no XVIth International Congress on Archives, que acontecerão no período de 21 a 26 de julho de Em Kuala Lumpur ele representará o Arquivo Nacional e o Brasil nas reuniões e oficinas de trabalho do Comitê de Boas Práticas e Normas (do qual é vicepresidente), devendo discutir o próximo plano de atuação quadrienal do CBPS/ICA. Este Comitê também estará lançando nessa ocasião as normas internacionais: ISDF (International Standard for Describing Functions) e a ISDIAH (International Standards for Describing Institutions with Archival Holdings), as quais o servidor ajudou a escrever, além de fazer uma apresentação em 23 de julho sobre a história do Comitê em relação às normas arquivísticas internacionais. E, por fim, participar da Assembléia Geral Ordinária do CIA , /08/2008 à 09/08/2008 (RJ) - Brasília (DF) Executar serviços de rede lógica e elétrica na sede do Arquivo Nacional em Brasília /COREG de 04/08 a 08/08/ , /08/2008 à 09/08/2008 (RJ) - Brasília (DF) Executar serviços de rede lógica e elétrica na sede do Arquivo Nacional em Brasília /COREG de 04/08 a 08/08/ , /08/2008 à 15/08/2008 (RJ) Brasília (DF) Instalação da estrutura física da rede local, instalação de SWITCH'S e teste conectividade, instalação física dos servidores (ambiente, cabeamento) teste do link de transmissão de dados , /08/2008 à 23/08/2008 (RJ) Teresina (PI) Participar no congresso Internacional de História e Patrimônio Cultural 595, /10/2008 à 18/10/2008 Brasília (DF) (RJ) Participar do evento RECINE/ AN/RJ. 672, /10/2008 à 18/10/2008 Brasília (DF) (RJ) Participar do evento RECINE/ AN/RJ. 549,37 16/11/2008 à 18/11/2008 Brasília (DF) (RJ) Ministrar curso de Sistema Eletrônico de Compras. 364,23 12

15 A Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros (COROF) produziu os seguintes documentos: TIPO DE DOCUMENTO N NOTAS DE EMPENHO 675 ORDENS BANCÁRIAS DARF 787 GPS 226 NOTAS DE LANÇAMENTO 272 SUPRIMENTOS DE FUNDOS 42 GRU INTRA-SIAFI 117 GRU DEPÓSITO 168 NOTAS DE DOTAÇÃO 432 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA 60 CD - CLASSIFICAÇÃO DE DESPESA NO CPR 41 NOTAS DE SISTEMA Além dessas atividades a COROF responde pelo controle de estoque e venda de livros referentes a publicações históricas, técnicas, de trabalho e avulsas do Arquivo Nacional, bem como recebe recursos oriundos de prestação de serviços quando solicitados pelos usuários da unidade de Consultas. A Coordenação de Recursos Humanos (CORHU) realizou, em 2008, o recadastramento geral das concessões de auxílio-transporte, fazendo as adequações necessárias, após análise criteriosa, com a diminuição substancial no gasto com o pagamento deste benefício. Rearranjo do espaço físico disponível para todas as pastas funcionais, resultando em uma maior agilidade em nossos processos de trabalho. Realizamos a semana do servidor, em comemoração ao dia do servidor público, contando com diversos eventos. No início de 2008 a Direção-Geral instituiu o Núcleo de Atenção à Saúde do Servidor, com o objetivo de propor, promover e implementar políticas relativas à saúde e melhoria de qualidade de vida do servidor do Arquivo Nacional. A partir de fevereiro alguns componentes do Núcleo começaram a participar dos Grupos de Implantação, Vigilância e Promoção criados juntamente com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para a implantação do SISOSP. O grupo de Implantação indicou o Arquivo Nacional como Unidade de Referência para o funcionamento do SISOSP (futuramente SIASS) o que acarretou um trabalho de parceria com a Equipe de Engenharia do Arquivo Nacional para obras no Prédio E, que serão subvencionadas pelo MP. Esta parceria está sendo estruturada por meio de convênio. No segundo semestre o NASS iniciou uma pesquisa, ainda em andamento, com parte da Coordenação de Logística /COAD visando avaliar condições dos servidores para as atividades laborais. Por meio da Medida Provisória nº 441 a GSISTE foi estendida aos servidores concursados de 2006 e outros em exercício no AN, englobando assim, todo o quadro de pessoal. Em 8 de dezembro de 2008 foi publicada a Portaria nº 3.531, criando um grupo de trabalho com a participação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Coordenação-Geral de Administração, Coordenação de Recursos Humanos e representação sindical para discussão do Plano de Carreira do Arquivo Nacional. 13

16 ATIVIDADES DA CORHU 2008 N ATENDIMENTOS A SERVIDORES Abono de permanência 07 Adicional de Insalubridade 07 Adicional Noturno 03 Admissão de concursados 25 Afastamento para capacitação em concurso público 03 Alvará/Sentença Judicial 14 Atendimento ao servidor (pessoal, telefone e ) Atendimento do Auxiliar de Enfermagem 905 Atendimento da Psicologia 100 Atendimento do Serviço Social 86 Atendimento Médico 229 Atendimentos diversos aos aposentados e pensionistas do Arquivo Nacional Atendimentos diversos aos aposentados do Ministério da Justiça Atendimentos diversos aos pensionistas do Ministério da Justiça Atualização de valores de Funções e Cargos Comissionados MP 441/08 Atualizações de Auxílio-Transporte 505 Auxílio Funeral 03 Auxilio Natalidade 08 Auxílio Pré-Escolar 09 Averbação de Tempo de Serviço + contagem de tempo insalubridade Concessão de Aposentadoria 06 Concessão de Pensão 03 Concessão e alteração de GSISTE MP441/ Declaração de Tempo de Serviço 20 DIRF/2008 Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte Emissão de relatórios de folhas de pagamento 12 Estagiários de NS e NI MUDES (desligados) 82 Estagiários de NS e NI MUDES- (admitidos) 112 Exercícios Anteriores 12 Exoneração a pedido (concursados + requisitados) 18 Exoneração/dispensa de função FCT, FGR e Cargo Comissionado Horário Especial

17 Implantação/alteração de Férias 898 Incorporação de Função 01 Licença prêmio 10 Licença sem vencimentos 02 Licenças Médicas 490 Nomeação/designação de função FCT, FGR e Cargo Comissionado Perícias Médicas 98 Processos Auditoria CISET/PR 21 Progressão Funcional 102 RAIS/2008- Relação Anual de Informações Sociais 510 Recadastramento de aposentados do Arquivo Nacional 99 Recadastramento de aposentados do Ministério da Justiça Recadastramento domiciliar 2 Redistribuídos para o Arquivo Nacional 01 Redução jornada de trabalho 02 Re-enquadramento de servidor 01 Requisitados 01 Retorno de servidores com licença s/ vencimentos e cedidos Revisão de Abono Permanência (súmula 34/AGU) 06 Revisão de Anuênios 06 Revisão de Aposentadoria e Pensão 12 SISAC 45 Substituição de Titulares de Cargo Comissionado 23 Visita Domiciliar 01 TOTAL Distribuição de Força de Trabalho GRUPO - DIREÇÃO E ASSESSORAMENTO SUPERIOR DAS Ord. CATEGORIA FUNCIONAL GABIN GOGED COAD COPRA COACE COREG TOTAL 1 DAS DAS DAS DAS DAS DAS DAS TOTAL DE SERVIDORES

18 SERVIDORES ATIVOS Ord. CATEGORIA FUNCIONAL GABIN COGED COAD COPRA COACE COREG CEDIDO LS V TOTAL 1 ADMINISTRADOR AGENTE ADMINISTRATIVO AGENTE DE ANALISTA DOCUMENTAL AGENTE DE CINE - FOTOG. MICROFILMAGEM AGENTE DE PORTARIA ANALISTA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS ANALISTA DE CLASSIFICAÇÃO DE EMPREENDIMENTOS ANALISTA DE DOCUMENTAÇÃO-B ANALISTA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO ANALISTA DE PROCESSO DE LIBERAÇÕES ANALISTA ECONÔMICO ARQUITETO ARQUIVISTA ARTÍFICE DE ARTES GRÁFICAS ARTÍFICE DE ELETRICIDADE ARTIFICE DE ESTRUTURA E OBRAS ARTIFICE DE MECÂNICA ASSISTENTE ADMINISTRATIVO II ASSISTENTE DE PESQUISA ASSISTENTE SOCIAL ASSISTENTE TÉCNICO ASSISTENTE TÉCNICO III AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR DE ADMINISTRAÇÃO AUXILIAR DE APOIO OPERACIONAL

19 26 27 AUXILIAR DE APOIO OPERACIONAL ESPECIALIZADO I AUXILIAR DE APOIO OPERACIONAL SERVIÇOS DIVERSOS AUXILIAR DE ENFERMAGEM AUXILIAR DE RECREAÇÃO AUXILIAR EM ASSUNTOS CULTURAIS BIBLIOTECÁRIO CONTADOR DATILOGRÁFO DOCUMENTAÇÃO ENGENHEIRO ENGENHEIRO FLORESTAL ESPECIALISTA DE NÍVEL MEDIO ESPECIALISTA DE NÍVEL SUPERIOR ESTATÍSTICO MÉDICO MOTORISTA NUTRICIONISTA OPERADOR DE ÁUDIO PESQUISADOR PROMOTOR DE EVENTOS PROMOTOR DE EVENTOS SÊNIOR PSICÓLOGO SECRETÁRIA III TÉCNICO ÁUDIO VISUAL TÉCNICO DE ARQUIVO TÉCNICO DE NÍVEL MÉDIO TÉCNICO DE NÍVEL SUPERIOR TÉCNICO EM ASSUNTOS CULTURAIS TÉCNICO EM ASSUNTOS EDUCACIONAIS TÉCNICO EM COMUNICAÇÃO SOCIAL

20 TÉCNICO EM MARKETING E PROPAGANDA TÉCNICO ESPECIALIZADO TÉCNICO ESPECIALIZADO II TÉCNICO ESPECIALIZADO III TÉCNICO MARKETING E PROPAGANDA TOTAL DE SERVIDORES A Coordenação de Recursos Logísticos (COLOG), atuando integrada com as demais Coordenações do Arquivo Nacional, visando ao cumprimento de forma significativa da missão institucional, realizou no exercício de 2008 as seguintes atividades: a) Equipe de Almoxarifado Expedição e acompanhamento das notas de empenho de materiais de estoque, consumo imediato e permanente. Recebimento, conferência e guarda dos materiais constantes nas notas de empenho. Catalogação do material recebido. Atualização do catálogo virtual. Apresentação do inventário mensal. Apresentação do RMA. Contagem e conferência dos materiais em estoque: 576 itens de estoque no início do exercício de 2008, 816 pedidos de materiais solicitados (até o mês de novembro/08), itens de estoque atendidos (até o mês de novembro/08). Recolhimento de cartuchos vazios usados pela área: 812 cartuchos e toner vazios para doação (até o mês de novembro/08) e outros matérias sem uso para doação. Pesquisa para detalhamento de material solicitado para aquisição conforme o padrão descritivo de material do SIASG. Pesquisa no CATMAT do material desejado antes do cadastro. Novos códigos de materiais de permanente cadastrado no CATMAT. Novos códigos de materiais de consumo cadastrados no CATMAT. Confecção do mostruário físico. Atribuição de código BR de todos os materiais solicitados para estoque. Atendimento a consultas quanto à existência do material no Arquivo Nacional, antes de encaminhar para aquisição. Informação às áreas solicitantes da existência de material semelhante ao requisitado para que não ocorra gasto desnecessário. Desenvolvimento de sistema para controle de almoxarifado. b) Equipe do Patrimônio Por aquisição orçamentária foram adquiridos os bens listados nas respectivas contas: Conta 04 - Aparelho de medição: 04 bens Conta 08 - Equipamento Médico, Odontológico e Hospitalar: 05 bens Conta 12 Aparelho e Utensílio Domésticos: 02 bens Conta 30 - Equipamentos energéticos: 15 bens Conta 33 - Equipamento de áudio e vídeo: 18 bens Conta 35 - Processamento de dados: bens Conta 42 - Mobiliário em geral: 626 bens Conta 48 - Veículos diversos: 01 bem (carro/maca para curativo serviço médico) 18