SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS Palestra: CONTADOR NÃO FAZ MILAGRE

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1 SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS Palestra: CONTADOR NÃO FAZ MILAGRE ANTONIO SERGIO DE OLIVEIRA PROJETO SPED O projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) constituise em um conjunto de obrigações acessórias objetivando a fiscalização eletrônica das empresas. Envolve os fiscos Federal, Estaduais e Municipais 2 1

2 ABRANGÊNCIA ATUAL SPED FISCAL (ICMS/IPI) SPED CONTÁBIL (ECD) FCONT NF-e CT-e SPED CONTRIBUIÇÕES (PIS/COFINS/INSS) NOVOS PROJETOS NF-e - Manifestação do Destinatário NFS-e CT-e SAT FISCAL CF-e (cupom fiscal eletrônico) E-SOCIAL ( folha de pagamento) ECF (e-lalur/fcont + DIPJ) P3- Livro Mod.3 (controle do estoque)-bloco K 3 O SPED compreende diversos subprojetos: 4 2

3 MUDANÇA DO PARADIGMA Paradigma: um exemplo que serve como modelo; padrão. No caso das empresas, significa pensar de uma nova maneira, lançar mão de novos recursos, modernizar, reorganizar os processos de recebimento, processamento e envio das informações, investimento em informática, etc. Uso da contabilidade como ferramenta de gestão e planejamento, o que implica em fornecer todos os documentos (extratos bancários, contratos, notas fiscais) e informações necessárias ao Contador. DE QUEM É A RESPONSABILIDADE? Empresa: é a responsável perante o fisco pela entrega do SPED e, caso algo saia errado, será a única prejudicada com multas e sanções fiscais. Deverá propiciar o diálogo entre o fornecedor do sistema de informática(erp) e Contador. Fornecedor do Sistema (ERP): geralmente é quem controla as operações de compra, venda, estoque e financeiro da empresa, por isso é detentor de inúmeros dados necessários ao SPED. É conveniente que exporte essas informações para o sistema fiscal da contabilidade e, atualmente, o caminho mais conveniente é fazer isso através do próprio leiaute do SPED. Contador: de forma geral, é o responsável pela apuração dos impostos através dos recursos de seu sistema fiscal. Devido à grande quantidade de informações necessárias ao SPED, vem se tornando inviável a digitação dos dados fornecidos pelas empresas e é nesse momento que o contador precisa do apoio do sistema de informática da empresa. Antonio Sérgio de Oliveira 6 3

4 Pontos de atenção para a empresa Adequação do sistema de informática Adequação dos cadastros de clientes, fornecedores e produtos Controle de estoque e inventário físico Reorganização na relação com funcionários e revisão da folha de pagamento A ESCOLHA DO SOFTWARE TODA EMPRESA NECESSITA DE UM SISTEMA Buscando reduzir ou eliminar desperdícios, retrabalho e aumentar a eficiência dos controles internos é indispensável a utilização de um sistema de controle interno. Antonio Sérgio de Oliveira 8 4

5 A ESCOLHA DO SOFTWARE AÇÕES RECOMENDADAS: 1º - Definir o software (programa) de acordo com a atividade 2º - Buscar o hardware (equipamento) adequado para instalar e operar o aplicativo 3º - Preparar a infraestrutura para receber o hardware e o software (local, ventilação, segurança,contingências) 4ª - Capacitar as pessoas que irão utilizar e alimentar o programa Antonio Sérgio de Oliveira 9 A ESCOLHA DO SOFTWARE O QUE ANALISAR O que analisar na contratação de um aplicativo: Fornecedor Produto (apresentação, demonstração e testes) Preços Suporte pós-contrato Política de atualização e manutenção Custos de customização e consultoria Licenças Diferenciais (do produto para você) Emissão de NF-e e guarda do XML Inventário e Controle da Produção e do Estoque Antonio Sérgio de Oliveira

6 A ESCOLHA DO SOFTWARE FORNECEDOR Origem, histórico, equipe Tempo no mercado Portfólio de produtos e serviços Clientes (tipos e portes, satisfação) Informações cadastrais (CNPJ e Prefeitura) Recursos para atendimento Antonio Sérgio de Oliveira 11 A ESCOLHA DO SOFTWARE HARDWARES Alguns hardwares e recursos básicos para o uso do programa: servidor microcomputadores rede de comunicação de dados impressoras Segurança dos dados: Backups periódicos Senhas de acesso Antonio Sérgio de Oliveira

7 CADASTROS: CLIENTES FORNECEDORES PRODUTOS Preparando o Cadastro de clientes, fornecedores e produtos Setor de Cadastros,Compras e Vendas Um ponto importante a ser pensado é na orientação dos seus clientes a manterem em dia os cadastros dos clientes, fornecedores e produtos, já que no SPED os cadastros desempenham importante papel na hora da validação do arquivo. Atenção aos códigos dos produtos. Antonio Sérgio de Oliveira

8 REGISTRO 0150: TABELA DE CADASTRO DO PARTICIPANTE Nº Campo Descrição 01 REG Texto fixo contendo COD_PART Código de identificação do participante no arquivo. 03 NOME Nome pessoal ou empresarial do participante. 04 COD_PAIS Código do país do participante, conforme a tabela indicada no item CNPJ CNPJ do participante. 06 CPF CPF do participante. 07 IE Inscrição Estadual do participante. 08 COD_MUN Código do município, conforme a tabela IBGE 09 SUFRAMA Número de inscrição do participante na Suframa 10 END Logradouro e endereço do imóvel 11 NUM Número do imóvel 12 COMPL Dados complementares do endereço 13 BAIRRO 15 Bairro em que o imóvel está situado REGISTRO 0200: TABELA DE IDENTIFICAÇÃO DO ITEM (PRODUTO E SERVIÇOS) Nº Campo Descrição 01 REG Texto fixo contendo "0200" 02 COD_ITEM Código do item 03 DESCR_ITEM Descrição do item 04 COD_BARRA Representação alfanumérico do código de barra do produto, se houver 05 COD_ANT_ITEM Código anterior do item com relação à última informação apresentada. 06 UNID_INV Unidade de medida utilizada na quantificação de estoques. Tipo do item - Atividades Industriais, Comerciais e Serviços: 00 - Mercadoria para Revenda; 01 - Matéria-Prima; 02 - Embalagem; 03 - Produto em Processo; 04 - Produto Acabado; 07 TIPO_ITEM 05 - Subproduto; 06 - Produto Intermediário; 07 - Material de Uso e Consumo; 08 - Ativo Imobilizado; 09 - Serviços; 10 - Outros insumos; 99 - Outras 08 COD_NCM Código da Nomenclatura Comum do Mercosul 09 EX_IPI Código EX, conforme a TIPI 10 COD_GEN Código do gênero do item, conforme a Tabela COD_LST Código do serviço conforme lista do Anexo I da Lei Complementar Federal nº 116/ ALIQ_ICMS Alíquota de ICMS aplicável ao item nas operações internas 8

9 INVENTÁRIO FÍSICO Antonio Sérgio de Oliveira 17 Guia Prático do SPED -Inventário na data do balanço Este registro deve ser apresentado para discriminar os valores totais dos itens/produtos do inventário realizado em 31 de dezembro de cada exercício. O inventário deverá ser apresentado no arquivo da EFD, no segundo mês subseqüente ao evento. Exemplo: Inventário realizado em 31/12/13 deverá ser apresentado na EFD de período de referência fevereiro/14 a ser entregue até o dia 25/03/14. SP -Portaria CAT 147/09 Inventário quando entra no SPED Essa regra está prevista no 4º do Artigo 3º da referida Portaria: Artigo 3º O arquivo digital da EFD de que trata o artigo 2º deverá conter: a EFD do livro fiscal Registro de Inventario. 9

10 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES DO RIR (ART.296) Insumos e Mercadorias: Devem ser avaliadas pelo custo de aquisição mais recente. Produtos Acabados e em Elaboração: a) os de materiais em processamento, por uma vez e meia o maior custo das matérias-primas adquiridas no período, ou em 80% do valor dos produtos acabados, determinado de acordo com a alínea b a seguir; b) os dos produtos acabados, em 70% do maior preço de venda no período de apuração. INVENTÁRIO - OBRIGATÓRIO dificuldades para o empresário e o contador: falta de controle de estoques legislação sempre exigiu o estoque no balanço e o livro de Inventário (Modelo 7) todas as empresas deveriam possuir o controle desses materiais RIR traz alternativa quem não tem sistema integrado de controle de estoque (art. 296) situação contornada pela adoção de regras do Imposto de Renda, mas o inventário fica errado. 10

11 VANTAGENS DO CONTROLE DE ESTOQUE - 1 obrigatória a existência de um sistema na empresa para controlar o estoque, compras, vendas, faturamento, financeiro, produção, contas a pagar, contas a receber para que se tenha a segurança do envio da informação correta para o fisco antes disso o controle de estoque é ferramenta crucial para a direção da empresa o empresário pode saber quais produtos têm saída mais rápida, qual produto está parado há muito tempo no estoque e quanto do seu capital está investido em mercadorias VANTAGENS DO CONTROLE DE ESTOQUE - 2 agregando o controle de estoque a outros relatórios e análises do contador é possível direcionar a aplicação de recursos para aqueles itens com maior margem de lucro é possível ainda a análise do custo de armazenagem e a avaliação do tamanho ideal do estoque evitando custos de aluguel de espaço para produtos parados, encalhados, de pouco giro ou pequena margem de lucro Por isso, empresário, antes mesmo do fisco, você deveria ser o maior interessado em controlar os estoques, já que isso pode trazer muitos benefícios à sua empresa, além de evitar multas da fiscalização 11

12 INVENTÁRIO MOMENTO DE AJUSTE E AVALIAÇÃO DOS CONTROLES o inventário é a contagem física dos produtos numa determinada data com o objetivo de checar a qualidade dos controles e ajustar as eventuais diferenças deve ser o momento de finalização de um processo, processo que deve ser permanente ao longo do ano; o inventário é apenas uma correção de rota A meta final então não é apenas fazer o inventário, mas também implantar controles permanentes confiáveis implica tanto a aquisição de um sistema de controle interno quanto a mudança de cultura da empresa por meio da conscientização e treinamento do pessoal Bloco H (visão geral com os registros fechados) Bloco Descrição Registro Nível Ocorrência Obrigatoriedade do registro (Todos contribuintes) H Abertura do Bloco H H O H Totais do Inventário H005 2 V H Inventário H :N OC OC H Informação complementar do H N OC Inventário H Encerramento do Bloco H H O 12

13 REGISTRO H005: TOTAIS DO INVENTÁRIO Nº Campo Descrição 01 REG Texto fixo contendo "H005" 02 DT_INV Data do inventário 03 VL_INV Valor total do estoque 04 MOT_INV Informe o motivo do Inventário: 01 No final no período; 02 Na mudança de forma de tributação da mercadoria (ICMS); 03 Na solicitação da baixa cadastral, paralisação temporária e outras situações; 04 Na alteração de regime de pagamento condição do contribuinte; 05 Por determinação dos fiscos. Os CNAES abaixo devem enviar o inventário mensalmente cfme. Guia Prático /01 COMÉRCIO ATACADISTA DE ÁLCOOL CARBURANTE, BIODIESEL, GASOLINA E DEMAIS DERIVADOS DE PETRÓLEO, EXCETO LUBRIFICANTES, NÃO REALIZADO POR TRANSPORTADOR RETALHISTA (T.R.R.) /02 COMÉRCIO ATACADISTA DE COMBUSTÍVEIS REALIZADO POR TRANSPORTADOR RETALHISTA (T.R.R.) REGISTRO H010: INVENTÁRIO Nº Campo Descrição 01 REG Texto fixo contendo "H010" 02 COD_ITEM Código do item (campo 02 do Registro 0200) 03 UNID Unidade do item 04 QTD Quantidade do item 05 VL_UNIT Valor unitário do item 06 VL_ITEM Valor do item 07 IND_PROP Indicador de propriedade/posse do item: 0- Item de propriedade do informante e em seu poder; 1- Item de propriedade do informante em posse de terceiros; 2- Item de propriedade de terceiros em posse do informante 08 COD_PART Código do participante (campo 02 do Registro 0150): - proprietário/possuidor que não seja o informante do arquivo 09 TXT_COMPL Descrição complementar 10 COD_CTA Código da conta analítica contábil debitada/creditada 11 Valor do Estoque para fins de imposto de renda 13

14 P/3 - BLOCO K LIVRO DE CONTROLE DA PRODUÇÃO E DO ESTOQUE O ATO COTEPE ICMS 52/13, altera o leiaute da EFD previsto no Ato Cotepe 09/08 incluindo o Bloco K, relativo ao Controle da Produção e Estoque. Através do novo Bloco da EFD devem ser informados, entre outros: o estoque escriturado, através do registro K200 os itens produzidos e os insumos consumidos, através dos registros K230 e K235 detalhes sobre a industrialização efetuada por terceiros e os insumos consumidos, através dos registros K250 e K255 P/3 - Livro de controle da produção e do estoque Registro 0210 Consumo Específico Padronizado (novo registro a ser incluso no Bloco 0) Nº Campo Descrição Tipo Tam Dec 01 REG Texto fixo contendo "0210" C 4-02 COD_ITEM_CO MP Código do item componente/insumo (campo 02 do Registro 0200) 03 QTD_COMP Quantidade do item componente/insumo para se produzir uma unidade do item composto/resultante 04 PERDA Perda/quebra normal percentual do insumo/componente para se produzir uma unidade do item composto/resultante C 60 - N 17 6 N

15 P/3 - Livro de controle da produção e do estoque Bloco Descrição Registro Nível Ocorrência Obrigatoriedade do bloco (Todos os contribuintes) K Abertura do Bloco K K O K Período de Apuração do ICMS/IPI K100 2 V OC K Estoque Escriturado K200 3 V OC K Outras Movimentações Internas K220 3 V OC entre Mercadorias K Itens Produzidos K230 3 V OC K Insumos Consumidos K :N OC K Industrialização Efetuada por K250 3 V OC Terceiros Itens Produzidos K Industrialização em Terceiros Insumos Consumidos K :N OC K Encerramento do Bloco K K O e- SOCIAL folha de pagamento 15

16 Justiça do Trabalho 16

17 Informações novas no e Social Dados da estabilidade dos empregados (início, término e motivo) Comunicação de aviso prévio, de férias e outros afastamentos Processos judiciais ou administrativos Atestado de saúde ocupacional Alteração de dados cadastrais (endereço, escolaridade, estado civil, entre outros) Alteração do Contrato de Trabalho (remuneração, local de trabalho, cargo ou função, entre outros) Informações novas no e Social Comunicação de Acidente de Trabalho (com ou sem afastamento) Atividades efetivamente desempenhadas pelo trabalhador (PPP) Fato relevante (advertência, suspensão, aposentadoria sem extinção do vinculo, entre outros) Trabalhador sem vínculo empregatício (estagiários, diretor não empregado, cooperado, entre outros) 17

18 Informações novas no e Social PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS COM CESSÃO DE MÃO DE OBRA Tomadores Informação separada por prestador Detalhamento dos serviços Valores Retidos Notas Fiscais Prestadores dos serviços Informação Separada por Tomador Retenções sofridas Notas Fiscais Obra de Construção Civil Tomador - Empreitada total e subempreitadas OBRIGAÇÕES DO CLIENTE (1) (área fiscal e contábil) Possuir Sistema de Gestão para poder exportar para o escritório as informações, o Contador vai tratar e validar a informação. Realizar nestes sistemas os lançamentos individualizados (item a item) relativos às suas compras e vendas observando as regras fiscais orientadas pelo escritório Contratar faturistas com conhecimentos básicos de legislação fiscal Propiciar treinamentos periódicos aos funcionários relativos a assuntos fiscais seguindo as recomendações do escritório Controlar estoques e informações da sua produção, realizando inventário físico nas datas recomendadas pelo escritório Emitir suas NF de vendas e enviar junto com todas as notas 36 fiscais de compras para o escritório 18

19 OBRIGAÇÕES DO CLIENTE (2) (área fiscal e contábil) Conferir a DANFE no momento do recebimento Armazenar os arquivos das notas eletrônicas (XML) de vendas e compras pelo prazo de 5 anos Obter NCM dos produtos comprados e vendidos Comprar os Certificados Digitais Acompanhar prazo de vencimento e renovar os certificados digitais Adequação dos cadastros de clientes, fornecedores e produtos Possuir Formulário de Segurança, no-break ou gerador de energia para emissão de NF-e em caso de emergências. Enviar XML para seus clientes e transportadoras Cobrar dos fornecedores p/ que enviem o arquivo xml 37 SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS o livro PARTE I O NOVO PAPEL DO EMPRESÁRIO CAPITULO 1- A conscientização do pequeno empresário CAPITULO 2- As 7 dicas para a pequena empresa CAPITULO 3- A Contabilidade Auxiliando na Gestão da Empresa CAPITULO 4- Atribuições Empresário e Contador CAPITULO 5- A escolha e o uso de um sistema CAPÍTULO 6- Inventário Físico PARTE II - OS PROGRAMAS DO SPED CAPITULO 7- EFD ICMS/IPI Regras Principais CAPITULO 8- EFD Contribuições (PIS/COFINS/INSS) Regras Principais CAPITULO 9- ECD (Contábil) Regras Principais CAPITULO 10-NF-e, CT-e CAPITULO 11-Cupom Fiscal Eletrônico - Projeto SAT FISCAL CAPÍTULO 12-E-Social PARTE III DIAGNÓSTICO DA EMPRESA 38 19

20 BIG BROTHER TRIBUTÁRIO (parafraseando Roberto Dias Duarte em seu livro Big Brother Fiscal) RECEITA FEDERAL APERTA O CERCO CONTRA OS CONTRIBUINTES O QUE SERÁ CRUZADO: As informações que envolvam CPF ou CNPJ serão cruzadas on-line com: DIMOB: Checar os bens imóveis - terrenos, casas, apartamentos, sítios, construções; DEMED: Declaração de serviços médicos DIMOF : Declaração de Informações s/ Movim. Financeira BANCOS: cartões de crédito, débito, aplicações, movimentações, financiamentos; DETRANS: Registro de propriedade de veículos, motos, barcos, Jetskis, etc.; EMPRESAS EM GERAL: cruzamentos de compras, vendas, água, luz, telefone, através da NF-e. 39 PALESTRAS SOBRE O e-social ESCRITÓRIO CONTÁBIL : PREPARE SEUS CLIENTES DEPARTAMENTO PESSOAL: PREPARE OS COLABORADORES antoniosergio25@uol.com.br (11)

21 ANTONIO SÉRGIO DE OLIVEIRA Contador, Adm. de Empresas, Pós Graduado em Gestão Pública, Técnico em Contabilidade, palestrantes do CRC-SP, foi Consultor do Grupo IOB- THOMSON, foi Fiscal do CRC-SP, ministra aulas na, SINDCONT-SP, SESCON, CONTMATIC, FIPECAFI., atuando na área fiscal há mais de 25 anos. Ministra palestras e treinamentos para clientes e funcionários de Escritório Contábil. Coordenador do site Autor dos livros: SPED NAS PEQUENAS EMPRESAS SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL SPED P/ CLIENTES DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL (DVD) MANUAL DE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA DO ICMS DE SÃO PAULO SPED e NOTA FISCAL ELETRÔNICA LIVRO P/ OS CLIENTES DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL E EMPRESÁRIOS EM GERAL