MANUAL DE FÉRIAS SIGRH PARA SECRETÁRIAS E CHEFIAS

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1 MANUAL DE FÉRIAS SIGRH PARA SECRETÁRIAS E CHEFIAS Universidade Federal de Itajubá Diretoria de Pessoal Janeiro/2015

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3 Prezadas Chefias e Secretárias, Com o intuito de orientar as Diretorias e Institutos desta Universidade Federal de Itajubá, criamos este manual para auxiliar os servidores nos procedimentos relacionados à programação, reprogramação e homologação de férias dentro do SIGRH. A proposta é abordar as principais dúvidas dos usuários, orientando as secretárias e chefias nos procedimentos corretos para solicitação desta modalidade. Para atingir a eficiência deste manual, um dos princípios da Administração Pública, procuramos elaborar um guia prático, onde os usuários possam acompanham passo a passo no material os mesmos procedimentos dentro do SIGRH. Sugerimos também a leitura do material de legislação que trata sobre as férias dos servidores públicos, citadas no final deste manual. Esperamos que os senhores façam um bom uso desse GUIA, mantendo-o sempre a vista e orientando os seus substitutos quanto a sua utilização, para garantir que todas as solicitações com relação as férias sejam atendidas pela Diretoria de Pessoal, contribuindo assim para que os servidores possam gozar de um direito garantido na Constituição, o seu direito as Férias.

4 OBSERVAÇÕES IMPORTANTES - O servidor deverá acessar o Portal SIGRH para efetuar o registro de suas férias. A senha de acesso do servidor é pessoal e intrasferível. - É necessário que tanto o servidor quanto sua chefia imediata acessem com frequência o portal, pois é através dele que a chefia fica sabendo do agendamento realizado pelo servidor, bem como o servidor é informado quando da homologação ou rejeição do agendamento efetuado. - O terço salarial a que fazem jus os servidores por ocasião das férias é automático, sendo pago por ocasião das férias. - O pagamento do adiantamento da remuneração do mês de férias só é feito mediante expressa opção do servidor no momento do registro das férias no SIGRH, sendo que o desconto total do adiantamento recebido será feito em parcela única na folha de pagamento seguinte ao mês das férias. - O adiantamento de 50% (cinquenta por cento) da gratificação natalina (13º) é feito mediante expressa opção do servidor no momento do registro das férias no SIGRH, e só é válido para as férias agendadas para os meses de janeiro a junho, uma vez que na folha de junho (recebida em julho) ocorre o pagamento normal desse adiantamento para todos os servidores; - O cancelamento de férias já pagas e a interrupção de férias já iniciadas só poderão ser feitas através de memorando eletrônico via SIPAC. Informamos que o cancelamento de férias implica em desconto do terço constitucional e só deverá ocorrer em caso extremo devidamente justificado pela chefia imediata. CHEFIAS: 1. As férias serão consideradas registradas no SIGRH e consequentemente, no SIAPE, se devidamente homologadas pelo responsável da Unidade/Órgão dentro do prazo estipulado, não havendo possibilidade de prorrogação do prazo acima, portanto orientamos que acompanhem pelo sistema. 2. A Diretoria de Pessoal NÃO homologa férias que não estejam sob sua responsabilidade. 3. É responsabilidade de cada CHEFIA homologar as férias dos servidores de sua Unidade/Órgão dentro do prazo estipulado em cada mês. A não homologação das férias do servidor acarreta a prejuízos financeiros para o mesmo. 4. É necessário observar os prazos para programação e alteração de férias referente a folha de pagamento. Ex.: Calendário Didático-Administrativo: Dia 10/02/2015 Data limite para entrega das alterações para Folha de pagamento na DPE.

5 SECRETÁRIAS: FIQUEM ATENTAS E ORIENTEM OS SERVIDORES! 1- Para solicitar interrupção de férias, deve realizar o pedido via memorando SIPAC, 48 horas antes do início das férias do servidor para análise da Diretoria de Pessoal e posterior autorização. As férias interrompidas deverão ser usufruídas de uma só vez. Não há possibilidade de interrupção da parcela já interrompida. 2- De acordo com a legislação vigente, a interrupção de férias só poderá ser autorizada por necessidade de serviço, cuja justificativa deve ser apresentada no memorando de solicitação. 3- A interrupção por necessidade de serviço implica em situações de emergências. Portanto, situações que estavam dentro do planejamento não serão autorizadas pela Diretoria de Pessoal. As férias dos servidores da Unidade/Órgão devem ser marcadas de acordo com o cronograma de atividades do mês. 4- O servidor deverá assinar a Notificação de Férias antes do início do gozo das férias e/ou solicitar a Notificação à Diretoria de Pessoal caso não receba em tempo hábil. 5- O servidor jamais deverá sair de férias sem verificar no sistema se elas foram homologadas pela chefia imediata, cuja consequência é o desconto dos dias faltantes na folha de pagamento, além de não estar protegido pela lei em seus direitos como servidor. 6- Os servidores titulares de CD e FG devem, obrigatoriamente, revezar com seus substitutos indicados no regimento interno ou previamente designados por meio de portaria. 7- As férias não podem coincidir com outros afastamentos, inclusive viagem com pagamento de diárias. Orientar os servidores e chefias. 8- Verificar se todos os servidores da Unidade/Órgão tiveram suas férias homologadas ou negadas no sistema e manter os servidores informados. Devem também orientar a Chefia com relação aos prazos e período de homologação, bem como do envio das solicitações para inclusão no sistema.

6 ATENÇÃO: NÃO É AUTORIZADO Fazer lançamento de inclusões/alterações/interrupções/cancelamentos de férias após a data limite para envio estipulada pela DPE, pois a folha estará em processamento e, portanto, fechada para novos comandos; 2- Fazer as solicitações de férias e não aguardar a análise da Diretoria de Pessoal. Nenhum servidor está autorizado a interromper/cancelar ou alterar as suas férias sem a inclusão destas informações no sistema. É necessário verificar se a solicitação será atendida; 3- Autenticar o próprio memorando. O memorando encaminhado à Diretoria de Pessoal deve ser autenticado pela Chefia Imediata do servidor que deverá está ciente da situação do servidor. 4- Encaminhar memorando à Diretoria de Pessoal com informações incompletas como: - ausência de justificativa para interrupção de férias; - não informar o período para reprogramação das férias interrompidas ou canceladas; - não respeitar os prazos para data de envio das solicitações. Em todas estas situações, o memorando será devolvido a Unidade/Órgão, o que ocasionará atraso na execução das solicitações.

7 SUMÁRIO 1 SIGRH E SIAPE MÓDULO FÉRIAS INSERIR FÉRIAS CONSULTA/ALTERAÇÃO/EXCLUSÃO DE FÉRIAS ALTERAR FÉRIAS HISTÓRICO DE MODIFICAÇÃO DE EXERCÍCIO CRONOGRAMA DE FÉRIAS HOMOLOGAR FÉRIAS NEGAR HOMOLOGAÇÃO DE FÉRIAS MAPA DE FÉRIAS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

8 7 1 SIGRH e SIAPE 1.1 Módulo Férias Férias é o módulo do Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) que tem por objetivo permitir o gerenciamento das informações relacionadas à marcações de férias dos servidores da Instituição. Através deste módulo é possível cadastrar, consultar, alterar, homologar ou suspender as férias dos servidores, assim como gerar um calendário de bloqueio de férias e emitir relatórios. Através deste módulo é possível informar ao SIAPE as marcações de férias dos servidores da Instituição que, por sua vez, realiza o processamento das informações enviadas pelo SIGRH e retorna o resultado deste processamento. O módulo de férias comunica-se com o SIAPE (Sistema Integrado de Administração de Pessoal) por meio de arquivos gerados por ambos os sistemas. Mas como funciona o módulo férias no SIGRH e no SIAPE? O módulo férias no SIGRH é por assim dizer a ponta do iceberg, onde todos os servidores da Instituição terão acesso para marcação de férias. Todos os meses é aberto um período para o servidor efetuar a marcação/alteração de férias. O prazo para o agendamento ou alteração das férias é de no mínimo 60 (sessenta) dias de antecedência. Esse prazo se faz necessário para que seja possível a análise, a homologação e as devidas alterações quando necessário para processamento no SIAPE. O módulo férias no SIAPE é restrito ao Recursos Humanos. Somente o gestor responsável da Unidade/Órgão poderá operar este módulo. E nele que é feito as interrupções e cancelamentos de férias. Assim para que as informações incluídas no SIGRH sejam efetivadas no SIAPE, é necessário transmitir a base de dados do SIGRH para o SIAPE. Esta operação é feita antes do processamento da folha. Após este período, o SIAPE fica inoperante para inclusão de dados. Somente após o período de processamento da folha e abertura do sistema que é possível fazer alterações nas férias do servidor. Portanto, podemos observar que existem dois sistemas, o SIGRH (para os servidores) e o SIAPE (para gerenciar as alterações efetivadas pelos servidores para posterior processamento na folha de pagamento). Gerenciar estes dois sistemas demanda tempo e cuidado, pois qualquer operação não desejada implicará em impacto financeiro na vida no servidor. Entender estas etapas facilitará as solicitações para alterações e interrupções de férias, pois se os prazos não forem seguidos rigorosamente, não será possível ao servidor gozar das férias que foram agendadas previamente.

9 1.2 Inserir Férias Esta funcionalidade possibilita a realização do cadastro de férias do servidor, permitindo que o mesmo defina o período de férias que irá usufruir. A partir dessa operação, o usuário tem acesso as suas últimas e as próximas férias e poderá inserir o número de parcelas em que deseja dividir as férias marcadas. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Inserir Férias. 8 A página a seguir contendo a Identificação do Servidor será gerada pelo sistema. Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. Ao clicar no link, o usuário poderá realizar a consulta de férias marcadas. Esta operação será melhor descrita no manual específico Consulta/Alteração/Exclusão de Férias, listado em Manuais Relacionados. Para realizar a inserção das férias, o usuário deverá informar o nome do Servidor e o Número de Parcelas de pagamento das férias. Ao informar o número de parcelas, os campos Dias e Início das férias serão exibidos, onde o usuário deverá selecionar dentre as opções disponibilizadas pelo sistema o número de dias das férias e digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar em. As opções Adiant. Salarial e Grat. Natalina, poderão ser selecionadas caso o usuário queira esses benefícios. Exemplificamos com Número de Parcelas 1, Dias 30 e Início 01/01/2013. Após realizar as ações desejadas, clique em Cadastrar para finalizar a operação. A mensagem de sucesso será exibida, conforme a imagem a seguir.

10 1.3 Consulta/Alteração/Exclusão de Férias Esta funcionalidade permite que sejam realizadas as operações de consulta, alteração, exclusão e homologação das férias de um determinado servidor. O usuário poderá também visualizar o mapa de férias do servidor e o histórico de modificação das férias. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Consulta/Alteração/Exclusão de Férias. A tela a seguir será gerada permitindo a Busca Por Servidor. 9 Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente. Para realizar a consulta, o usuário poderá informar os seguintes campos: Servidor: Informe o nome ou a matrícula SIAPE do servidor desejado. Ao digitar os caracteres iniciais, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções para o preenchimento; Unidade de Exercício: Esta opção só será disponibilizada para o preenchimento caso o usuário tenha permissão para realizar a operação em mais de uma unidade. Se não, esta campo já virá preenchido; Incluir Unidades Vinculadas: Assinale esta opção se desejar que a busca seja realizada com a inclusão das unidades vinculadas. Este campo só estará disponível para seleção se o campo Unidade de Exercício for preenchido; ; Período de Férias: Digite a data do período de férias ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em Período de Homologação: Digite a data do período de homologação ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ; Período de Suspensão: Digite a data do período de suspensão ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ; Categoria: Opte por escolher entre Docente, Médico Residente, Não Especificado ou Técnico Administrativo; Ano do Exercício: Informe o ano de exercício das férias; Situação: Opte por selecionar entre Alterada, Excluída, Incluída, Negado SIAPE ou Paga/Marcada; Apenas Marcações Judiciais: Selecione esta opção se desejar buscar por férias apenas com marcações judiciais; Exibir em formato de relatório: Marque esta opção caso queira exibir a consulta em formato de relatório.

11 10 Exemplificamos com a Unidade de Exercício PRÓ-REITORIA DE RECURSOS HUMANOS. Para continuar, após preencher os campos que desejar, clique em Buscar. A seguinte tela será exibida: Como pode ser visualizado na figura acima, clicando no ícone, referente a Expandir, o usuário poderá visualizar detalhes das férias do servidor, como em quantas parcelas foi dividida, a quantidade de dias de cada parcela, etc. Também será disponibilizado o ícone para Visualizar Mapa de Férias. Ao clicar no ícone referente a Recolher, os detalhes serão ocultados novamente. Existem ícones que servem para sinalizar o status das férias: O ícone indica que as férias foram homologadas; A presença do ícone indica que as férias foram negadas; O ícone aponta que existem férias pendentes de homologação. As operações referentes aos ícones apresentados na tela acima serão descritos nos tópicos a seguir.

12 Alterar Férias Clicando no ícone, será permitido que o usuário altere as férias do servidor. A seguinte tela será exibida: Ao clicar no link, o usuário poderá realizar a consulta de férias marcadas. Dessa forma, o sistema retornará para a tela inicial desta operação, possibilitando a realização da mesma. Para realizar a alteração das férias, o usuário poderá modificar o Número de Parcelas de pagamento das férias. Ao informar o número de parcelas os campos Dias e Início das férias serão exibidos, onde o usuário deverá respectivamente selecionar dentre as opções disponibilizadas pelo sistema o número de dias das férias e digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar em. As opções Adiant. Salarial e Grat. Natalina, poderão ser selecionadas caso o usuário queira esses benefícios. Exemplificamos com Número de Parcelas 1, Dias 30 e Início 09/07/2012. Após realizar as modificações desejadas, clique em Alterar, para finalizar a operação. A mensagem de sucesso será exibida, conforme a imagem a seguir.

13 Histórico de Modificação do Exercício Clique no ícone, para visualizar o histórico de modificação do exercício em formato de impressão. A tela seguinte será gerada pelo sistema. Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. Remover Férias Caso deseje remover as férias de um servidor, o usuário deverá clicar no ícone será fornecida pelo sistema solicitando a confirmação da ação.. A caixa de diálogo a seguir Clique em OK para confirmar a exclusão Figura das férias 7: Caixa desejadas. Diálogo Logo em seguida a mensagem de sucesso da ação será exibida, conforme a imagem abaixo.

14 Cronograma de Férias Esta funcionalidade permite que seja realizada a emissão do cronograma de férias dos servidores em formato de relatório. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do servidor Chefia de Unidade Férias Cronograma de férias. A tela a seguir será fornecida, possibilitando que o usuário informe o Período do Cronograma. Caso desista da operação, clique em Figura Cancelar 1: Período e confirme do Cronograma a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para realizar a busca, o usuário deverá fornecer o período do cronograma Desde (Mês/Ano) e Até (Mês/Ano), selecionando o mês e ano dentre as opções disponibilizadas pelo sistema. Exemplificaremos com Desde (Mês/Ano) Janeiro/2012 e Até (Mês/Ano) Dezembro/2012. Para realizar a emissão do relatório, clique em Ver Cronograma. A página gerada pelo sistema será a seguinte. Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em.

15 14 2. Homologar Férias Esta funcionalidade permite que seja realizada a homologação das férias do servidor em questão. A homologação de férias condiz com a aprovação do pedido de férias feito pelo servidor. Essa é uma ação que só pode ser realizada pelos gestores de unidade em relação aos servidores de sua unidade. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Homologar Férias. Caso o usuário possua permissão para homologar as férias de mais de uma unidade, será exibida tela referente à seleção da unidade que será tomada como base para a homologação das férias dos servidores, conforme demonstrado na imagem a seguir. Figura 1: Seleção da Unidade Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente. Após escolher a unidade desejada, clique em Continuar. Exemplificamos com PRÓ-REITORIA DE RECURSOS HUMANOS (11.65). Em seguida, será apresentada página contendo as informações sobre a homologação, as legendas dos ícones necessários para validar a ação e uma lista com os servidores da unidade e as suas situações em relação às férias, como representado na figura abaixo: Existem ícones que servem para sinalizar o status das férias: O ícone homologadas e a presença do ícone indica que as férias foram negadas. indica que as férias foram

16 Caso deseje acessar o relatório de homologação, clique em Gerar Relatório, localizado na Lista de Férias. O relatório será apresentado conforme a imagem a seguir. 15 Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. As operações referentes aos ícones apresentados na tela em que é possível visualizar a Lista de Férias, serão descritos nos tópicos a seguir. 2.1 Negar Homologação de Férias Para Negar Homologação de Férias o usuário deverá clicar no ícone. A caixa de diálogo a seguir será fornecida solicitando a confirmação da ação. Figura 7: Caixa de Diálogo Clique em OK para confirmar a negação das férias do servidor. Logo em seguida, a mensagem de sucesso da ação será exibida, conforme a imagem abaixo.

17 16 3. Mapa de Férias Um Mapa de Férias é um relatório que tem a finalidade de apresentar os servidores em férias de uma determinada unidade em um determinado período, ele pode ser acessado a qualquer momento pelo gestor da unidade. Para isso, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Mapa de Férias. O sistema carregará a seguinte página: Caso desista da operação clique em Cancelar. O sistema exibirá uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da operação. Esta funcionalidade será a mesma em todas as página que estiver presente. Para visualizar o mapa de férias, deverá ser informado o Período desejado, que poderá ser selecionado através do ícone. O campo Unidade aparece preenchido com a unidade do servidor. Por fim, para refinar a busca, o usuário poderá selecionar a opção Apenas Homologadas e/ou Incluir Unidades Vinculadas.

18 17 Ao clicar sob o link serão exibidas, como mostrado abaixo:, ele se expandirá e outras opções de unidades Para retornar a página inicial do módulo Portal do Servidor, clique em. Ao clicar sob as unidades apresentadas, o mapa de férias exibido será correspondente a selecionada. Após realizar as ações desejadas, clique em Ver Mapa. o Mapa de Férias será exibido: Para retornar ao módulo Portal do Servidor, clique em Caso queira Voltar a página anterior, clique em Voltar., no topo da página. Se desejar imprimir o Mapa de Férias, clique em.

19 18 É dever das secretarias dos Institutos e Diretorias ficar atentas às férias de seus servidores por meio dos relatórios e mapa de férias, além de cobrar e orientar suas Chefias para o uso correto do SIGRH e para respeitarem os prazos estipulados para cada ação. Esperamos que este Manual possa auxiliar no dia a dia de todas as Chefias e Secretárias! Estamos à disposição! Diretoria de Pessoal FUNDAMENTAÇÃO LEGAL - Lei 8.112, de 11/12/ Orientação Normativa SRH Nº 2, de 23 de fevereiro de Orientação Normativa SRH Nº 10, de 03 de dezembro de 2014.

20 Universidade Federal de Itajubá Diretoria de Pessoal Janeiro/2015

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