MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK PRESTAÇÃO DE CONTAS ORDINÁRIA ANUAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2009 Escritório Financeiro em Nova York Embaixada do Brasil em Buenos Aires Consulado-Geral do Brasil em Buenos Aires Consulado-Geral do Brasil em Londres Consulado-Geral do Brasil em Miami Consulado-Geral em Nova York Embaixada do Brasil em Pretória Embaixada do Brasil em Santiago Embaixadado Brasil em Tóquio Consulado-Geral do Brasil em Tóquio Relatório de Gestão apresentado ao Tribunal de Contas da União como prestação de contas anual a que estas Unidades estão obrigadas nos termos do artigo 70 da Constituição Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução Normativa n TCU 57/2008, da Decisão Normativa TCU n 100/2009 e da Portaria TCU n 389/2009. Nova York, 28/

2 SUMÁRIO ESCRITÓRIO FINANCEIRO NOVA YORK - EFNY INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 12 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 13 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 24 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO 28 INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 34 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 54

3 EMBAIXADA DO BRASIL EM BUENOS AIRES INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 57 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 57 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 65 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÁS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO 68 INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 69 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 70

4 CONSULADO GERAL DO BRASIL EM BUENOS AIRES INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 70 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 70 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 74 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 77 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 78

5 CONSULADO GERAL DO BRASIL EM LONDRES INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 81 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 82 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 87 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 99 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 102

6 CONSULADO GERAL DO BRASIL EM MIAMI INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 103 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 103 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 104 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 106 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 107

7 CONSULADO GERAL DO BRASIL EM NOVA YORK INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE I II INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 113 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 141 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 145 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 147

8 EMBAIXADA DO BRASIL EM PRETÓRIA INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 148 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 149 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 154 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÁS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 154 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 162

9 EMBAIXADA DO BRASIL EM SANTIAGO INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 163 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 164 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 169 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÁS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 173 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 175

10 EMBAIXADA DO BRASIL EM TÓQUIO INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 176 INFORMAÇÕES SOBRE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE 177 INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 180 INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 182 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 245

11 CONSULADO GERAL DO BRASIL EM TÓQUIO INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GESTÃO DA UNIDADE 240 INFORMAÇÕES CONTÁBEIS DA GESTÃO 246 DECLARAÇÃO DO CONTADOR 261

12 ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK RELATÓRIO DE GESTÃO DE 2009 A) Informações gerais sobre a gestão: A.I) Poder e órgão de vinculação ou supervisão: Poder Executivo Ministério das Relações Exteriores A.II) Nome completo: Escritório Financeiro em Nova York A.lII) Denominação abreviada: EFNY código SIORG:; não se aplica Número do CNPJ : / A. IV) Código na LOA: A.V) Situação operacional: em funcionamento A.VI) Natureza Jurídica: Poder Executivo Federal A.VII) Principal atividade econômica: As atividades do Escritório Financeiro, unidade gestora específica no exterior, constam do artigo 6 da Portaria Ministerial de 03 de novembro de A.VIII) Endereço postal: 565 Fifth Avenue 17 th Floor, New York, NY EUA Telefones de contato: (1) Número de facsímile: (1) Endereço eletrônico: info@efny.org A.IX) Endereço da página institucional: A.X) Norma de criação e finalidade: o Escritório Financeiro em Nova York (EFNY), como única Unidade Gestora Executora (UGE) no exterior do Ministério das Relações Exteriores (MRE) tem como finalidade essencial a execução dos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, nos termos do parágrafo único do artigo 51 do Decreto 5.979, de 6 de dezembro de 2006, e no artigo 6 da Portaria de 3 de novembro

13 de 1995, cujo teor foi alterado pela Portaria nº 1, de 29 de março de 1999, publicada no Diário Oficial da União de 1 0 de abril de A. XI) Manuais e publicações relacionadas às atividades da unidade: As atividades do Escritório Financeiro, unidade gestora específica no exterior, constam do artigo 6 da Portaria Ministerial de 03 de novembro de 1995, do Guia de Administração dos Postos (GAP) versão 2008 e do Manual do Patrimônio e Inventário. A.XII) Código e nome do Órgão: Ministério das Relações Exteriores Código e nome da Unidade Gestora: Escritório Financeiro em Nova York Gestão utilizada no SIAFI: Tesouro Nacional B.) Informações sobre a gestão orçamentária da Unidade, considerando o atingimento dos objetivos e metas físicas e financeiras, bem como as ações administrativas consubstanciadas em projetos e atividades, contemplando: B.1) Responsabilidades institucionais da unidade B.1.1) Competência: compete ao Escritório Financeiro em Nova York (EFNY), como única Unidade Gestora Executora (UGE) no exterior do Ministério das Relações Exteriores (MRE) a execução dos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, nos termos do parágrafo único do artigo 51 do Decreto 5.979, de 6 de dezembro de 2006, e no artigo 6 da Portaria de 3 de novembro de 1995, cujo teor foi alterado pela Portaria nº 1, de 29 de março de 1999, publicada no Diário Oficial da União de 1 0 de abril de

14 Objetivos estratégicos: Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais: no exercício de 2009, o Escritório Financeiro buscou, além de cumprir as metas estabelecidas no exercício anterior, atender às recomendações apresentadas pela Secretaria de Controle Interno (CISET) no relatório de Auditoria de Acompanhamento da Gestão de 2009 e as determinações dirigidas à Unidade em Decisões do Tribunal de Contas da União ou em ofícios do TCU à Secretaria de Estado Análise do mapa/plano estratégico da unidade ou do órgão em que a unidade esteja inserida: não se aplica Plano de ação referente ao exercicio a que se referir o relatório de gestão: pautado nos princípios da eficácia, eficiência e da economicidade, o EFNY incluiu os seguintes objetivos em seu plano de Trabalho para o ano de 2009: - Modernização das rotinas e dos procedimentos do Setor do PCAMSE, com a utilização dos bancos de dados do setor de folha de pagamento do EFNY e do módulo de dependentes do SIAPE para a atualização do cadastro dos segurados. - Utilização do sistema desenvolvido para o processamento da folha de pagamentos no exterior; - Implantação de sistema informatizado de arquivamento e recuperação de documentos. - Desenvolvimento de rotina sistematizada de conciliação dos saldos da movimentação financeira, em coordenação com a SERE. 3

15 - Realização de processo licitatório para a contratação de empresa de seguro de saúde no âmbito do Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior. - Escolha de novo imóvel e assinatura de novo contrato de locação para a instalação da Chancelaria desta repartição. As futuras dependências representam um aumento de área da ordem de 44% e o valor do aluguel foi reduzido em 10% nos primeiros cinco anos, em comparação ao montante pago se renovado o contrato de aluguel do imóvel atual, na Fifth Avenue. Abrigarão o Escritório Financeiro e o Setor do Plano Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior (Segrupex), que se encontra instalado no Consulado-Geral em Nova York ) Volume de Trabalho: Durante o ano de 2009 foram recebidos no EFNY: despachos telegráficos da SERE;.320 despachos-fac-similes da SERE;.10 despachos-verbal da SERE;.131 ofícios de Postos; e.8.920guias de Remessa de Prestação de Contas (GRPCs);. Durante o ano de 2009 foram expedidos do EFNY: 9064 telegramas para a SERE;.62 faxes para a SERE; 286 ofícios para a SERE; 14 ofícios para Postos; cartas dirigidas à Agência do Banco do Brasil em Nova York; avisos de créditos para os Postos; e comprovantes de rendimentos e 185 de pensões alimentícias. 4

16 ) Prestação de contas Em 2009, 197 Postos no exterior prestaram contas dos recursos adiantados pelo Escritório Financeiro em Nova York (EFNY). postos que prestam contas ao EFNY ano quantidade Novos Postos passaram a receber recursos e prestar contas ao EFNY: Embaixadas em Baku, Dacca, Pyongyang, Saint George's e Saint John's e Consulados em Hamamatsu, Hartford e Istambul. A Embaixada em Santiago e as Repartições Consulares em Buenos Aires, Londres, Miami e Tóquio foram incluídos no SIAFI, não mais prestando contas ao EFNY dos recursos recebidos do orçamento Em 2010, passarão a integrar o SIAFI a Embaixada em Madri, os Consulados-Gerais em Boston, Chicago, Houston, Madri, São Francisco e o Escritório Financeiro em Nova York (este, como Unidade Gestora Responsável - UGR). Número de processos Em 2009, o EFNY recebeu processos de prestação de contas de diferentes exercícios orçamentários. Os processos analisados ou foram aprovados com ou sem ressalva, com a devida baixa de responsabilidade no SIAFI, ou, por apresentarem incorreções, foram encaminhados à 5

17 coordenação do Setor de Prestação de Contas para formulação de questionamento ao Posto responsável, por meio de telegrama distribuído à CISET e ao gestor dos recursos na SERE. processos de prestação de contas recebidos pelo EFNY ano (protocolo) quantidade variação ano anterior ,80% ,70% ,80% Autorizacões processadas Em 2009, foram concedidas autorizações de despesa a Postos não incluídos no sistema SIAFI e que, portanto, prestam contas ao EFNY. autorizações de despesa concedidas aos Postos que prestam contas ao EFNY variação ano quantidade anterior ,37% % ,40% ano Volume de recursos... Em 2009, foram adiantados aos Postos recursos no total de US$ ,34. 6

18 recursos adiantados aos Postos no exterior que prestam contas ao EFNY variação ano valor em US$ anterior ,34-34,10% ,68 6,40% ,31 13,60% ,94 - ano A variação existente entre o exercicio de 2008 e o de 2009 foi decorrente da variação cambial, da inclusão de postos no SIAFI e da circunstância de não ser mais no exercício de 2009 atribuição do Ministério das Relações Exteriores processar o pagamento das contribuições brasileiras aos diversos organismos internacionais. Recursos pendentes de baixa Em , encontravam-se pendentes de baixa no SIAFI recursos adiantados aos Postos no total de US$ ,71. (Ver Anexo II) o quadro abaixo discrimina neste montante os valores relativos ao primeiro semestre de 2009 e demonstra que do montante pendente de baixa, US$ ,72 (13% do total) referem-se a autorizações concedidas em exercicios anteriores a 2009: exercício recursos pendentes de baixa 2009/1 sem , , ,81 7

19 , , , ,00 Os recursos pendentes de baixa decorrem de: - processos de prestação de contas não recebidos; ou - processos recebidos, mas ainda sob análise; ou - impropriedades verificadas nos processos analisados. Telegramas expedidos Durante o exercício de 2009, o Setor de Prestação de Contas do EFNY expediu telegramas (24% do volume expedido pelo Escritório). Número de telearamas finalidade aprovação de processos de prestação de contas 754 questionamentos ou pedido de providências 377 informações mensais à CISET e ao gestor dos recursos Os questionamentos são feitos aos processos de prestação de contas impropriedades contábeis, tais como: Postos após a análise dos indicar inconsistências e - ausência de documentação (demonstrativo de recursos recebidos e aplicados, fichas contábeis, comprovantes de operações de câmbio, etc); - ausência ou insuficiência de assinaturas; - erro de preenchimento do demonstrativo (DRRA) que integra os processos, como por ex, ausência ou divergência no registro de 8

20 valores recebidos, erro no registro dos valores ou saldos remanescentes de períodos anteriores, etc; - erros formais no registro das despesas nas fichas financeiras (ausência de período de referência em despesas de caráter continuado, ausência de número de inventário de material permanente, ausência do número da placa dos veículos oficiais, ausência do número do expediente da SERE que autorizou despesa não regular, descrição da despesa insuficiente para análise, etc); - ausência ou insuficiência de informações nos registros das despesas com Cerimonial (data, finalidade do evento, nome da autoridade homenageada, etc); - registro de pagamento de serviços eventuais a pessoas físicas sem a informação do período exato de sua realização; - pagamento de horas-extras e auxílio-alimentação a contratados locais sem o registro do salário-base ou sem o número do expediente que autorizou o pagamento de serviços extraordinários; - pagamento de despesas de manutenção do Posto em desacordo com as instruções do capítulo 3 do GAP; - pagamento de serviços de pessoa física com recursos da dotação SMP/PJ; - ausência de identificação do brasileiro assistido nos registros de despesa da dotação ADC; - aquisição de bens de capital (material permanente) com recursos de custeio; - reaproveitamento ou utilização de saldo de dotações específicas para determinado fim sem autorização expressa da Secretaria de Estado; - divergência entre a finalidade da despesa registrada no lançamento contábil e a finalidade descrita na autorização concedida; - divergência entre valores lançados nas fichas e registrados nos borderôs de câmbio apresentados; 9

21 - ilegibilidade ou insuficiência de dados nos comprovantes das operações de câmbio; - ausência de recolhimento previdenciário ou insuficiência de informações nas fichas contábeis que permitam identificar as quotas patronal e do empregado; - inobservância do princípio da anualidade do orçamento. As informações mensais à CISET e aos gestores dos recursos referem-se às pendências relativas às autorizações de despesa cujos processos de prestação de contas ainda não foram recebidos pelo EFNY. A CISET, de posse das informações, expede despachos telegráficos para os Postos inadimplentes, a fim de que sejam tomadas as providências necessárias. Comprovantes de despesa No exercício 2009, em cumprimento à Decisão TCU 274/2000, a que faz referência a Circular Telegráfica 40525, de , o EFNY solicitou cópias de comprovantes de despesas às Embaixadas em Abidjã, Beirute, Belgrado, Belmopan, Budapeste, Caracas, Cingapura, Cotonou, Dublin, Haia, lerevan, Islamabade, Jacarta, Kuaite, Lisboa, Lomé, México, Nova Délhi, Quito, Rabat, Seul, Trípoli, Windhoek; Missões junto às Comunidades Européias, ALADl/Mercosul e AIEA; Consulados em Beirute, Buenos Aires, Caiena, Los Angeles, Montreal, Pedro Juan Caballero, Roma, e Roterdã; Vice-Consulados em Artigas, Paso de los Libres e Puerto Suarez; e Escritórios de Representação em Ramalá e Taipé. Os comprovantes referem-se a despesas dos exercícios 2008 ou ) Folha de Pagamentos A despesa total com as folhas de pagamentos do pessoal do Quadro Permanente lotado no exterior foi de US$ ,81, conforme quadro "Despesas correntes por Grupo e Elemento de Despesa", no Anexo IV. 10

22 ) Recolhimentos: o total de Recolhimentos ao Tesouro Nacional em 2009 foi de US$ 7, 285, devolvidos pelos postos ao longo do exercício ) Programa de trabalho para 2010: Além do objetivo constante de aprimoramento de suas atividades, tendo sempre presentes os principios da eficácia, da eficiência e da economicidade, o EFNY inclui os seguintes objetivos em seu Plano de Trabalho para o ano 2010: - Prosseguir nos esforços com vistas à modernização das rotinas e procedimentos do Setor do PCAMSE, inclusive quanto à integração de dados com o EFNY e quanto à conveniência do desenvolvimento da homepage do PCAMSE; - Implantar sistema informatizado de arquivamento e recuperação de documentos no Setor do PCAMSE, com o aproveitamento da experiência bem sucedida do EFNY; - Substituir as estações de trabalho e outros componentes da rede de informática utilizados nas instalações do EFNY e do Setor do PCAMSE, contratados por arrendamento até junho de 2010; - Atualizar, para a nova versão do Crystal Reports, os relatórios dos sistemas EXOR e Segrupex/PCAMSE, em benefício da uniformização de recursos. 8.2) Programas sob a responsabilidade da unidade: O Escritório Financeiro transfere recursos aos postos no exterior, na forma de adiantamento, sob a gerência das unidades gestoras coordenadoras no Brasil e conforme as ações por elas estabelecidas no PPA. 11

23 8.2.1) Relação dos programas e suas principais ações: As unidades gestoras coordenadoras na Secretaria de Estado são responsáveis pelo gerenciamento dos programas previstos no PPA 8.2.2) Indicação das áreas da unidade responsáveis pela condução dos programas e das ações: não se aplica ) Considerações sobre o atingimento das metas físicas e financeiras: não se aplica. 8.3) Desempenho operacional: O Escritório Financeiro tem aplicado fórmulas de cálculo para aferir eficiência, eficácia e efetividade das ação administrativas, principalmente, no tocante ao processamento das autorizações recebidas, ao processamento das guias de remessas de prestação de contas e ao processamento dos recolhimentos. 8.4) Evolução das receitas e despesas: não se aplica 8.5) Indicadores de desempenho: índice 1 =( Volume de autorizações processadas em quatro dias úteis a partir de seu recebimentonolume de autorizações recebidas X 100); 3080/3172 x 100 =97,10% (março); 3967/4140 x 100 =95,82% (agosto) e 3882/3928 x 100 =98,83% (novembro). 12

24 índice 2 =(Volume de prestações de contas examinadas até o encerramento do exercício/volume de prestações de contas recebidas até 30 de novembro de cada ano X 100) /9.222 x 100 =99,59 8.6) Análise do desempenho: o Escritório tem, consistentemente, mantido médias superiores a 95% na aplicação desses dois índices, em razão da boa infraestrutura de informática que sustenta os processos de processamento de autorizações e recolhimentos e de prestação de contas, bem como do alto nível de comprometimento e dedicação de seus funcionários. C) Informações sobre os recursos humanos da unidade, contemplando as seguintes perspectivas: C.1) Composição dos recursos humanos: em de dezembro de REGIME DO Lotação efetiva Lotação Lotação Ideal OCUPANTE DO Autorizada CARGO Estatutários Contratados locais Total

25 A lotação de pessoal do Escritório Financeiro durante o exercicio de 2009 foi de Chefe, 1 diplomata, 9 Oficiais de Chancelaria/Nivel Superior e 1 Assistente de Chancelaria e 33 Auxiliares Locais. C.2) Informações sobre os contratos de terceirização de mão de obra: não houve contratação de serviços de terceiros na unidade. C.3) Indicadores gerenciais de recursos humanos instituídos pela unidade, informando se não os possuir: não se aplica. C.4) Análise crítica sobre a situação dos recursos humanos: A lotação ideal de servidores do Serviço Exterior Brasileiro prevista para o Escritório Financeiro em Nova York é de Chefe mais 3 diplomatas, 10 Oficiais de Chancelaria/Nivel Superior e 1 Assistente de Chancelaria/Nível Médio, contudo durante o exercício de 2009 a repartição contou, além do Chefe, somente com 1 diplomata, tendo sido necessário o envio de diplomatas em missões transitórias sucessivas. Por outro lado, o não preenchimento de vaga ocasional com a remoção em 1 de agosto de 2008 do Arquivista Mauro Gonçalves Alves, tem prejudicado o andamento dos trabalhos do Setor de Acompanhamento Patriomonial, atual e provisoriamente sob a responsabilidade de auxiliar local, Secretária do Chefe do Posto. Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos: não se aplica 14

26 Informações sobre a inscrição de Restos a Pagar no exercício e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores. RESTOS A PAGAR ANO DE INSCRiÇÃO Inscritos Cancelados Paqos ,842, , ,045, , , , , , TOTAL 5,642, , ,714, Informações sobre as transferências mediante convênio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição. Ver Anexo I Informações sobre as entidades fechadas de previdência complementar patrocinadas, em especial quanto à correta aplicação dos recursos repassados, de acordo com a legislação pertinente e os objetivos a que se destinarem, conforme o disposto abaixo: i.nome ii. Razão social iii. CNPJ Não se aplica 1. Demonstrativo anual, contendo: 15

27 1.1 Valor total da folha de pagamento dos empregados participantes: não se aplica 1.2.Valor total das contribuições pagas pelos empregados participantes: não se aplica 1.3. Valor total das contribuições pagas pela patrociandora: não se aplica 1.4. Valor total de outros recursos repassados pela patrocinadora: não se aplica 1.5. Discriminação da razão ou motivo do repasse de recursos que não sejam contribuições: não se aplica 1.6. Valor total por tipo de aplicação e respectiva fundamentação legal: não se aplica 1.7. Manifestação da Secretaria de Previdência Complementar: não se aplica 1.8. Política de investimentos da entidade fechada de previdência complementar evidenciado o retorno das aplicações, conforme no disposto no inciso V do artigo 22 da Resolução 3506/2007 do Conselho Monetário Nacional: não se aplica. 1.9 Conclusões contida no parecer da auditoria independente: não se aplica Conclusões do último estudo notarial: não se aplica Informações sobre as ações de fiscalização empreendidas no exercício com base no disposto no artigo 25 da Lei Complementar n. 108/2001, demonstrando o tipo de fiscalização efetuada, a data em que ocorreu, as principais constatações e providências adotadas para sanar as irregularidades verificadas: não se aplica 16

28 Demonstrativo do fluxo financeiro de projetos ou programas financiados com recursos externos ocorridos no ano e acumulados até o período em exame: não houve ocorrência. Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de que os benficíários diretos da renúncia, bem como da contrapartida comprovaram, no exercício, que se encontra em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos junto à Secretária de Receita Federal do Brasil - SRFB, ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço/FGTS e à Seguridade Social. Não se aplica. Informações sobre providências adotadas para dar cumprimento às recomendações do órgão ou unidade de controle interno, expedidas no exercício ou as justificativas para o caso de não cumprimento, conforme o disposto abaixo: i) Número do relatório: 4/2009 ii) Descrição da recomendação: resumo a seguir J.3) Providências adotadas: resumo a seguir Recomendações Providências tomadas Parágrafo 48: Apurar o pagamento O montante devido pelo servidor foi a maior feito ao servidor Abel Neves comunicado à Secretaria de Estado. de Oliveira, de modo a providenciar o ressarcimento ao Erário. Parágrafo 61: Importar para o O Setor de folha de pagamentos APEX, mediante EXTRATOR DE continua verificando no SIAPE as DADOS, os dados cadastrais e informações enviadas pela pessoais dos servidores e seus Secretaria de Estado. 17

29 dependentes bem como dos pensionistas. Parágrafo 69, 86, 90 e 96: Incluir O setor adotou como rotina a na folha do exterior somente os verificação no SIAPE e a consulta à dependentes dos servidores SERE em caso de discrepância. cadastrados no SIAPE.. Parágrafo 77: Importar do SIAPE, O setor adotou como rotina a mediante extrator de dados, o nome verificação no SIAPE e a consulta à dos servidores e pensionistas. SERE em caso de discrepância Parágrafo 78: Criar no APEX Os campos com as informações do campos para a inclusão dos CPF e da matrícula do SIAPE números do CPF e do SIAPE dos fazem parte do desenho original do servidores e pensionistas. sistema APEX, desenvolvido em 2008 e utilizado para processamento da Folha de Pagamentos no exterior desde janeiro de Parágrafo 85: Apurar valores pagos Sendo providenciados o indevidamente à servidora Tereza levantamento dos valores pagos Cristina de Abreu e Silva. indevidamente e comunicação à Secretaria de Estado para providências cabíveis. Parágrafo 89: Apurar valores pagos Sendo providenciados o indevidamente ao servidor Jorge levantamento dos valores pagos Luiz Liberal indevidamente e comunicação à Sf'cretaria de Estado para providências cabíveis. Parágrafo 109: Obter, mediante o I O setor do PCAMSE passou a fazer 18

30 Extrator de Dados do SIAPE, os o cruzamento das informações dados pessoais dos servidores, prestadas pela SERE com o banco dependentes e pensionistas para de dados do SIAPE. Em caso de realizar periodicamente o controle divergência, solicita-se à DPIDPAG da concessão dos benefícios por telegrama os devidos previstos no PCAMSE. esclarecimentos. Parágrafo 113. Manter à disposição A empresa seguradora passou a da CISET os relatórios mensais fornecer os relatórios mensalmente, detalhados de todos os pagamentos que estão à disposição da CISET. feitos pela seguradora. Parágrafo 116: Descrever os O EFNY recebe mensalmente controles internos estabelecidos documento da seguradora com a com vistas a cotejar as faturas com identificação dos beneficiários a descrição dos serviços prestados (segurados), valor do serviço, nome aos beneficiários, com do prestador do serviço (quando o o descriminação do usuário, valor do pagamento é feito diretamente pela serviço, documento fiscal emitido e seguradora). O cotejo das faturas nome do estabelecimento prestador com a descrição dos serviços do serviço, e apresentar cópias dos prestados com o documento fiscal documentos financeiros. emitido e com o pagamento feito pela seguradora é feito periodicamente, por amostragem, por empresa especializada que assessora o fiscal do contrato. Parágrafo 124. Informar ao Controle O servidor responsável pela Interno acerca das medidas fiscalização do contrato, conforme adotadas para a certificação dos portaria publicada no BS 167/2008 serviços prestados e pagos à passou a atestar que os valores 19

31 empresa Aetna apresentados pela empresa Parágrafo 146: Informar à CISET as providências quanto à devolução de recursos para a conta bancária do EFNY relativa a ressarcimento de despesas indevidas. Parágrafo 151. Estabelecer prazo para a remessa dos comprovantes de despesas por parte de VC Puerto Ayacucho e informar à DAEX caso o posto não cumpra as instruções seguradora corresponde ao número de segurados cobertos pelas apólices contratadas no âmbito do PCAMSE. o tema foi encaminhado pelos seguintes expedientes: 1) telegrama 5563/09 do EFNY: solicita instruções à CISET; 2) desptel 33158/09 para o EFNY: instrui o Escritório a solicitar a laundê o recolhimento dos valores pagos indevidamente; 3) telegrama 517/10 do EFNY: informa à CISET que não há condições de dar cumprimento às instruções do desptel 33158/09 sem que se apurem as responsabilidades individuais havidas. Os recibos foram enviados e analisados, sendo que o telegrama 936/10 do EFNY solicita esclarecimentos e providências; o telegrama 1638/10 do EFNY repete os termos do telegrama 936/10, que por sua vez foi reiterado pelo telegrama 1638/10. Parágrafo 154. Estabelecer prazo para a remessa dos comprovantes de despesa por parte da Embaixada em Harare e informar à DAEX caso o posto não cumpra as instruções Pelo telegrama 3759/09, o EFNY reitera pedidos de providências e esclarecimentos que haviam sido anteriormente feitos pelos telegramas 5858/06 e 1473/08; Não houve resposta ao expediente, porém foram recebidos recentemente centenas de documentos de processos dos exercícios 2005 a Tais 20

32 1 documentos estão sendo analisados. K) Informações sobre providências adotadas para dar cumprimento às determinações e recomendações do TeU expedidas no exercício ou as justificativas para o caso de não cumprimento, conforme disposto abaixo: i) Número da Decisão ou do Acórdão: ii)descrição da determinação ou da recomendação; iii) Providências adotadas. Recomendação Providências adotadas Parágrafo Providenciar Providenciado junto às UGC a correta classificação das despesas. Parágrafo Atualizar o O sistema foi substituído pelo sistema FOPEX sistema APEX Parágrafo Proceder ao Essa atribuição compete à controle efetivo dos dependentes Secretaria de Estado das Relações dos servidores lotados no exterior Exteriores. Parágrafo Estabelecer Essa atribuição compete à índices de remuneração no exterior Secretaria de Estado das Relações Exteriores Parágrafo Efetuar o registro O registro de baixa no SIAFI tem de baixa no SIAFI das prestações sido efetuado rotineiramente. de contas dos convêncios celebrados com institutos culturais Parágrafo Envidar esforços Essa atribuição compete à 21