Poder Judiciário Justiça do Trabalho Tribunal Regional do Trabalho - 11ª Região Secretaria de Tecnologia da Informação.

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1 Poder Judiciário Justiça do Trabalho Tribunal Regional do Trabalho - 11ª Região Secretaria de Tecnologia da Informação - Desenvolvimento e Implantação do Processo Administrativo Eletrônico Data 29/11/2010 Responsável Matheus Gibram Campos Localização no Repositório H:\2-DESENVOLVIMENTO\PROJETOS\e-sap Versão do Documento 1.01

2 Página 2 / 28 HISTÓRICO DE REVISÕES Data Versão Autor Descrição 25/10/ Matheus Gibram Campos Criação do documento de. 29/11/ Matheus Gibram Campos Atualização e revisão do Manual do sistema.

3 Página 3 / 28 SUMÁRIO 1. Apresentação Objetivo Definições/Glossário Funcionalidades Criar documento Incluir ou Juntar documento Alterar documento Excluir documento Inclusão de processos antigos Referenciar documento Autuar processo Assinar documento Publicar documento Pesquisar documento Visualizar documento Gerar andamento Arquivar / Desarquivar Em lote POST-IT Adicionar POST IT Remover POST IT Visualizar POST IT Cadastros básicos Telas Tela de Login (Acessando o sistema) Tela da Página Inicial / Caixa de entrada Menu superior Menu lateral (Árvore) Tela de Criar Documento/processo Tela de Consulta documento/processo Tela de Visualizar documento Tela de Tramitar documento/processo Tela de Assinatura em lote Tela de Publicação em lote Tela de Ver tramitação Tela de Ver atividades Tela de Cadastros básicos Ação Tramitação Assunto Atividade...27

4 Página 4 / Interessado externo Modalidade Modelo Tipo de documento...28

5 Página 5 / Apresentação O Tribunal Regional do Trabalho da 11ª Região TRT/11ª Região -, com sede em Manaus e com jurisdição sob os Estados do Amazonas e Roraima, é órgão integrante da justiça do trabalho com competência para julgar em 1ª e 2ª instancias as ações de relação de trabalho ajuizadas dentro de sua jurisdição. Possui um quadro de 64 magistrados e cerca de servidores. Para promover a eficiência dos trâmites administrativos, foi observada pelos seus gestores a necessidade de desenvolver uma nova ferramenta automatizada para gerenciamento eletrônico das atividades e dos documentos administrativos tramitados por seus colaboradores. Partindo dessa demanda, a Secretaria de Tecnologia da Informação desenvolveu o sistema de Processo Administrativo Eletrônico, o e-sap, para controlar a criação, inclusão (juntada) e a tramitação de documentos eletrônicos relacionados a matérias administrativas desde um memorando até um processo administrativo deste Tribunal. Utilizando o conceito de processo eletrônico, o e-sap permitirá que todos os documentos e processos possam tramitar eletronicamente pelo Tribunal. 2. Objetivo O Sistema de Processo Administrativo Eletrônico () visa: 1. Permitir a geração de um documento eletronicamente - memorando, despachos, requerimentos, entre outros, ou incluir um documento previamente digitalizado, assiná-lo digitalmente, juntá-lo a um processo e/ou tramitá-lo a um setor destino. 2. Visualizar um documento e/ou processo eletronicamente. 3. Permitir a rastreabilidade de processos de Matéria Administrativa por meio da consulta de documentos/processo. 4. Agilizar o tramite dos processos de Matéria Administrativa através do envio em tempo real para o Setor destino. 5. Eliminação do transporte físico de processos administrativo.

6 Página 6 / Garantia de autenticidade, integridade, confiabilidade e não repúdio através do uso de assinatura eletrônica. 7. Registrar todos os documentos administrativos do tribunal, independente de protocolo. 8. Utilizar ferramentas tecnológicas mais avançadas do que o sistema de acompanhamento processual administrativo (SAP) permitindo uma melhor integração com os recursos mais modernos da atualidade. 3. Definições/Glossário Certificado digital: são cartões com um chip semelhantes a um cartão de crédito que possuem informações do titular que garantem autenticidade, integridade, não repúdio e validade jurídica de trâmites eletrônicos. Escaninho: local reservado onde cada usuário terá acesso somente as informações de seu interesse. No sistema existe dois escaninhos: Unidade e Pessoal. O primeiro refere-se aos processos/documentos da unidade organizacional, enquanto o segundo refere-se aos processos/documentos de interesse pessoal do usuário (requerimentos, solicitações, etc.). Interessado: o interessado é toda a unidade organizacional por onde tramitou o documento/processo. Ademais, o criador de um documento pessoal e um interessado externo também são considerados interessados. Os interessados dos documentos apesar de não poder manipular os documentos podem visualizá-los a qualquer momento. PDF: Formato de Documento Portátil (Portable Document Format) é um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems em 1993, para representar documentos de maneira independente do aplicativo. Assim permite-se gerar arquivos em PDF a partir de vários formatos de documentos e imagens, como.doc (Microsoft Word),.JPG (imagem), etc. POST-IT: observação temporária para o destinatário do documento.

7 Página 7 / 28 Processo: para o sistema um processo é um conjunto de documentos agrupados sob um identificador único. Dessa forma, durante a elaboração desse manual será utilizado a palavra Documento para definir tanto o documento unitário como o processo administrativo. Unidade organizacional: nesse manual o termo é designado em seu sentido amplo podendo se referir a uma lotação (setor, serviço, secretaria), a uma matrícula do servidor ou a um interessado externo (fornecedor, MPT, etc.). 4. Funcionalidades 4.1. Criar documento Ao acessar o menu superior Documento e depois clicar em Criar o usuário estará criando um novo documento para o escaninho selecionado. Na tela de criar documento (Ver criar documento) deverão ser fornecidas as informações do documento e ser gerado o arquivo em PDF do documento Incluir ou Juntar documento A inclusão de um documento aparece na tela de Consulta documento (Ver consulta documento) no botão documento ao documento/processo já existente.. Ele é utilizado para juntar um novo 4.3. Alterar documento A alteração de um documento só poderá ser feito antes da publicação. Após a publicação nenhuma informação ou dado do documento poderá ser alterado. Para alterar um documento basta acessar a tela de Consulta documento (Ver consulta documento) e clicar no link com o tipo do documento (figura em destaque). Será aberto então a tela com as informações do documento e um botão com a opção de.

8 Página 8 / Excluir documento A exclusão de um documento só poderá ser feito antes da publicação. Após a publicação nenhuma informação ou dado do documento poderá ser excluído. Para excluir um documento basta acessar a tela de Consulta documento (Ver consulta documento) e clicar no link com o tipo do documento (figura em destaque). Será aberto então a tela com as informações do documento e um botão com a opção de Inclusão de processos antigos Para incluir um processo digitalizado antigo basta incluí-lo como um novo documento (Ver criar documento) 4.6. Referenciar documento Ao referenciar um documento você estará gerando um vínculo entre os documentos, sem que esses passem a tramitar juntos. Ademais, ao referenciar um documento você poderá acessar o documento de referência clicando no link disponível na tela de Documento (ver figura abaixo) Autuar processo A autuação do processo possibilita a transformação de um documento em um processo administrativo, gerando a capa e a numeração automaticamente, estando disponível para poucos usuários.

9 Página 9 / 28 Ao clicar no botão aparecerá a imagem abaixo. Para efetuar a autuação basta confirmar as informações fornecidas e clicar em Assinar documento O sistema possibilita que os documentos sejam assinados digitalmente. A assinatura eletrônica é análoga a assinatura física em papel e garante a autenticidade, a integridade e a irretratabilidade do documento eletrônico. Dessa forma, é imperativo que todos os documentos eletrônicos estejam assinados eletronicamente. O primeiro passo para assinar digitalmente um documento é ter instalado um leitor de certificado digital em sua máquina. Digital na leitora. Antes de assinar um documento você deverá inserir o cartão de Certificado No a assinatura do documento poderá ser feito de três formas: 1. A primeira forma acontece durante a criação de um novo documento. Após salvar o documento aparecerá um botão para. 2. Na segunda forma basta acessar as informações de um arquivo já criado e salvo clicando na descrição desse documento. Ao abrir a tela (Ver visualizar documento) caso o documento ainda não esteja assinado aparecerá o botão.

10 Página 10 / A terceira forma consiste na assinatura em lote (Ver assinatura em lote). Em qualquer uma dessas opções após clicar no botão Assinar, o sistema solicitará que você informe o PIN senha do certificado digital previamente cadastrada de uso pessoal e intransferível para que seja feito a assinatura. Depois de assinado o sistema mostrará o documento PDF com uma nota de rodapé com as informações de assinatura. Figura: Rodapé com a assinatura digital 4.9. Publicar documento A ação de publicação consiste na divulgação do documento para os demais setores. Enquanto essa ação não é executada o documento fica indisponível de visualização para os demais setores, sendo considerada uma minuta. Uma vez publicado o documento fica disponível para ser visualizado por seus interessados e não poderá mais ser alterado ou excluído do sistema. A publicação poderá ser feita na tela de Consulta documento (Ver Consulta documento), na tela de visualizar documento (Ver visualizar documento) e na tela de Publicação em lote (Ver publicação em lote). A dinâmica para Publicar é semelhante ao assinar com a introdução do certificado digital e PIN que garantem a autenticidade, confiabilidade e integridade de todos os dados do documento Pesquisar documento A função de pesquisar visa trazer todos os documentos do TRT/11ª Região que satisfaçam os critérios de pesquisa selecionados, independente de autorização para visualizá-los. As informações do processo como tipo, modalidade, assunto e descrição são de domínio público, entretanto só os interessados e os membros da unidade organizacional do processo poderão visualizar efetivamente o PDF do documento.

11 Página 11 / Visualizar documento A visualização de documento pode ser feito através da tela de Consulta documento (Ver consulta documento) clicando nos botões: 1. : será gerado um arquivo PDF com todos os arquivos selecionados (marcados) na caixa de listagem. Ou seja, no exemplo abaixo só iria aparecer os documentos 764, 781 e 784. Figura Caixa de listagem 2. : será uma opção de visualização de todos os PDFs do processo selecionado. Ademais, sempre que o usuário clicar no link do tipo de documento abrirá a tela de visualização de documento (Ver visualizar documento) com os dados e o arquivo em PDF do documento Gerar andamento A opção de gerar andamento, disponível na tela de Consulta documento (Ver consulta documento) no botão. Ademais, sempre que o usuário clicar no link do tipo de documento abrirá a tela de visualização de documento (Ver visualizar documento) com os dados e o arquivo em PDF do documento Arquivar / Desarquivar Qualquer unidade organizacional poderá arquivar documentos que estão em sua posse. O arquivamento faz com que nenhuma ação, exceto visualização, fique disponível. Para arquivar um documento clique no botão localizado na tela de Consulta documento. Será aberto uma tela de Gerar andamento

12 Página 12 / 28 com as ações de arquivar onde só será necessário clicar no botão para efetuar o arquivamento. Após arquivar somente as opções de visualização ficarão disponíveis. Caso o usuário queira fazer alguma alteração ou dar andamento ao documento deverá efetuar o desarquivamento. Para desaquivar um documento já arquivado clique no botão localizado na tela de Consulta documento. Será aberto uma tela de Gerar andamento com as ações de arquivar onde só será necessário clicar no botão efetuar o arquivamento. para 4.14.Em lote A opção em lote agiliza ações específicas ao efetuar o comando desejado para o conjunto de documentos selecionados com um único clique. Assim é possível assinar ou publicar vários documentos com um único clique. Mais informações ver tela em Lote (Ver assinatura em lote e publicação em lote) POST-IT Na caixa de entrada é possível visualizar o conteúdo do Post-IT, entretanto a remoção, alteração ou inclusão só é permitida na tela de Consulta documento (Ver consulta documento) Adicionar POST IT

13 Página 13 / 28 Para adicionar um post-it clique no ícone e abrirá uma janela para a descrição do Post-IT. Após informar a descrição, clique no botão. (Vide figura acima) Remover POST IT Para remover um Post-IT clique no ícone. (Vide figura acima) Visualizar POST IT Para visualizar um post-it apenas coloque o mouse sobre o ícone e esperar um pouco. A descrição do Post-IT aparecerá em uma caixa amarela (Vide figura acima).

14 Página 14 / Cadastros básicos A opção de cadastro está disponível apenas para usuários gerenciais. Neles poderão ser incluídos, excluídos e alterados diversas informações utilizadas no sistema como assuntos do documento, tipo de documento, modalidade de documento, modelo, atividade e interessado externo. Mais informações ver telas Cadastros básicos (Ver cadastros básicos) 5. Telas 5.1. Tela de Login (Acessando o sistema) Ao entrar na Intranet o servidor habilitado terá a opção de acessar o sistema. Caso seja solicitado um login e senha, basta informar sua matricula de usuário e senha utilizado para acessar o rede (Windows).

15 Página 15 / Tela da Página Inicial / Caixa de entrada Ao entrar no sistema o usuário será direcionado para a Caixa de Entrada denominado Escaninho da Unidade, onde o usuário terá acesso a todos os menus e opções para funções do sistema, que seu nível de autorização permitir executar. Esse nível de autorização é individual e definido pelo Administrador do Sistema, através de solicitação do chefe imediato da unidade organizacional. A caixa de entrada consiste em uma barra de menu superior, uma barra lateral (árvore) e uma listagem de documentos ao centro. Nessa listagem poderá verificar o status de tempo, a descrição, o post-it, o assunto, o interessado e a data do último evento do documento. Ao clicar na descrição do documento será chamado a tela Consulta Documento onde todas as ações possíveis para o documento estarão disponíveis. Ademais, na parte direita superior terá o nome do usuário autenticado e sua unidade organizacional. Além de opções de ajuda e de desconectar.

16 Página 16 / Menu superior Composto pelas seguintes opções: 1. Escaninho 1.1. Escaninho Ł Unidade: Mostrará os documentos da unidade organizacional do usuário autenticado no sistema Escaninho Ł Pessoal: Mostrará os documentos pessoais do usuário autenticado no sistema. 2. Documento 2.1. Documento Ł Criar: permite a criação de um novo documento no escaninho selecionado Documento Ł Pesquisar: possibilita efetuar pesquisa de todos os documentos 3. Cadastros administrativos do TRT/11ª Região Cadastros Ł Ação Tramitação: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir as possíveis ações disponíveis para tramitação e filtro do sistema. Essa opção poderá estar desabilitada conforme seu nível de acesso Cadastros Ł Assunto: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir os possíveis assuntos dos documentos, tais como diária, informação, disposição, etc. Essa opção poderá estar desabilitada conforme seu nível de acesso Cadastros Ł Atividade: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir as possíveis atividades disponíveis para a tramitação e sua duração máxima, tais como prestar informações, arquivar, etc. Essa opção poderá estar desabilidade conforme seu nível de acesso Cadastros Ł Interessado externo: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir os interessados externos ao TRT/11ª Região como Ministério Público, fornecedores, etc. Essa opção poderá estar desabilitada conforme seu nível de acesso Cadastros Ł Modalidade: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir as possíveis modalidades de documentos tais como licitação, pregão, etc. Essa opção poderá estar desabilitada conforme seu nível de acesso.

17 Página 17 / Cadastros Ł Modelo: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir os possíveis modelos dos documentos de acordo com seu escaninho, assunto e tipo de documento Cadastros Ł Tipo de documento: permite cadastrar/alterar/pesquisar/excluir os possíveis tipo de documentos tais como certidão, memorando, ofício, etc. Essa opção poderá estar desabilitada conforme seu nível de acesso. 4. Lote 4.1. Lote Ł Assinatura em lote: permite assinar um grupo de documentos com uma única ação; 4.2. Lote Ł Publicação em lote: permite publicar um grupo de documentos com uma única ação; Menu lateral (Árvore) Em todas as telas do sistema existirá uma árvore localizada a esquerda. Essa árvore possui diversos filtros, separados em abas, que facilitam a navegação dentro do sistema.

18 Página 18 / 28 A primeira aba consiste no filtro Ação que mostra todos os documentos tramitados ou criados no escaninho (unidade organizacional ou servidor) selecionado separados pelo filtro de ação definido no momento da tramitação. (Ver tramitação) A segunda aba consiste no filtro por Setor Origem que mostrará o último local pelo qual o documento passou antes de ser enviado ao seu escaninho. A terceira aba consiste no filtro por Tempo que mostrará os processos que estão há um dia (1 dia), sete dias (7 dias), trinta dias (30 dias) e acima de trinta dias (Acima de 30 dias) no seu escaninho. A quarta aba consiste no filtro Interesse que visa mostrar o rastreamento de todos os processos criados pelo seu escaninho, permitindo uma localização acessível e rápida do andamento de documentos de seu interesse Tela de Criar Documento/processo A tela de criar documento traz todas as informações do documento. O usuário deverá preencher obrigatoriamente o tipo, assunto, modalidade, descrição/objeto e interessado.

19 Página 19 / 28 Opcionalmente poderá preencher uma observação e a localização física do documento original (caso seja digitalizado). Posteriormente, o usuário poderá escolher três opções de criação de arquivo: 1. Carregar arquivo PDF via upload: caso o usuário já tenha um arquivo em formato PDF que deseja acrescentar no sistema ele poderá clicar no botão Procurar, selecionar o arquivo e depois carregar o arquivo PDF. 2. Criar documento de texto: caso o usuário deseje criar um arquivo no próprio sistema ele poderá utilizar o campo de texto para criar o documento e depois clicar em gerar pdf. 3. Utilizar um modelo de documento pré-cadastrado: de acordo com o tipo de documento e assunto selecionado cada unidade organizacional poderá ter seu conjunto de documentos como modelo. Selecione o modelo do documento e clique no botão Utilizar para que o modelo selecionado seja carregado no campo de texto. Após o término da operação o usuário poderá Salvar, assinar, publicar ou excluir o documento selecionado. Além de opções para retornar as telas anteriores.

20 Página 20 / Tela de Consulta documento/processo É nessa tela que o usuário efetuará a maior parte de ações. Nela estão contidas todas as informações do documento selecionado. Na parte superior estão localizados os botões de ações, que poderão estar desabilitados conforme sua permissão: 1. Visualizar (PDFs): permite visualizar os arquivos selecionados no formato PDF. 2. Visualizar todos (PDFs): permite visualizar todos os arquivos em formato PDF do documento selecionado. 3. Incluir documento: permite incluir/juntar um novo documento ao documento/processo selecionado. 4. Publicar: permite tornar público todos os documentos selecionados através do uso de assinatura eletrônica. Após a publicação do documento nenhuma informação do documento poderá ser alterada ou excluída. 5. Virtual Paper: permite a visualização dos documentos utilizando a aplicação Virtual Paper que simula um livro. 6. Referenciar documento: permite referenciar o documento selecionado para a criação de um novo documento.

21 Página 21 / Enviar cópia: permite enviar o documento selecionado para outra unidade organizacional para a tomada de ciência. 8. Gerar andamento: permite efetuar a tramitação do documento para outras unidades organizacionais. Essa opção só estará disponível após a conclusão de todas as atividades pendentes (Ver atividades). 9. Arquivar: permite arquivar o documento selecionado na unidade organizacional. 10. Autuar: ato que torna o documento convencional em um processo administrativo. Essa ação gera uma capa para o processo. Abaixo da lista de botões estão as informações do processo: 1. Número do processo: mostra o número e o ano do documento selecionado. 2. Setor/Servidor/Interessado externo: mostra a unidade organizacional onde está localizado o documento. 3. Data andamento: data da última movimentação (tramitação) do documento. 4. Ver tramitação: permite visualizar a lista de tramitação do documento. 5. Ver atividades: permite visualizar e concluir a lista de atividades do documento. 6. Post-it: permite incluir, excluir, alterar e visualizar o Post-IT do documento selecionado. 7. Dados do processo: exibe informações do documento selecionado. 8. Lista de documentos: exibe a lista de todos os documentos do processo selecionado, permitindo a visualização individual ao clicar na descrição do documento desejado.

22 Página 22 / Tela de Visualizar documento A tela de visualização de documento aparece sempre que se clica no tipo de um documento. Nela você poderá visualizar informações do documento como número, ano, status, tipo, assunto, modalidade, descrição, documento principal, interessado e o próprio arquivo em PDF do documento.

23 Página 23 / Tela de Tramitar documento/processo A tela de gerar andamento ou tramitação permite enviar um documento localizado na sua unidade organizacional para outro local. Para tanto escolha o local de destino, selecione a ação e a(s) atividade(s) a ser executada nesse local e uma descrição da tramitação. Após esse procedimento, clique no botão confirmar executar o envio do documento para a unidade desejada. Vale ressaltar, que a opção de gerar andamento só estará disponível após todos os documentos estarem assinados e publicados, além das atividades estarem concluídas.

24 Página 24 / Tela de Assinatura em lote Para assinar um documento o certificado digital deverá estar colocado na leitora de certificado digital. A tela de assinatura em lote está disponível no caminho Lote Ł Assinatura em lote. Após abri-la você poderá informar critérios de pesquisa (filtro) como número, ano e tipo de documento. Depois clique em para que os resultados sejam mostrados. Selecione os documentos que deseja assinar clicando na caixa, que deverá ficar marcada. Depois de selecionar todos os documentos clique em. O usuário será solicitado a informar o PIN senha e deverá alguns instantes para que a assinatura dos documentos seja efetuada com sucesso.

25 Página 25 / Tela de Publicação em lote Para publicar um documento o certificado digital deverá estar colocado na leitora de certificado digital. A tela de publicar em lote está disponível no caminho Lote Ł Publicação em lote. Após abri-la você poderá informar critérios de pesquisa (filtro) como número, ano e tipo de documento. Depois clique em para que os resultados sejam mostrados. Selecione os documentos que deseja assinar clicando na caixa, que deverá ficar marcada. Depois de selecionar todos os documentos clique em. O usuário será solicitado a informar o PIN senha e deverá alguns instantes para que a publicação dos documentos seja efetuada com sucesso.

26 Página 26 / Tela de Ver tramitação A listagem de tramitação visa mostrar o histórico dos andamentos do documento pelas unidades organizacionais. Para acessá-lo clique na descrição de um documento e na tela de consulta documento clicar no botão ver tramitação Tela de Ver atividades atividades. Para acessar a caixa basta na tela de consulta documento clicar no botão Ver A listagem de atividades permite concluir as atividades atribuídas e a verificar o possível atraso na resposta da solicitação. Para concluir a atividade basta selecionar a caixa correspondente e clicar em Atividade Concluída. Somente após todas as atividades serem concluídas será permitido Gerar andamento do documento Tela de Cadastros básicos Nas telas de cadastros básicos são cadastradas, alterados e excluídos algumas informações de apoio para o sistema como assunto, tipo e modalidade

27 Página 27 / 28 dos documentos. Basicamente as telas são formadas pelos campos dos registros a esquerda e pela lista de registros a direita. É importante conhecer a função de alguns botões: : botão utilizado para incluir ou alterar os dados. : botão utilizado para limpar os campos da pesquisa. : botão utilizado para pesquisar, sendo possível colocar palavras nos campos correspondentes para filtrar a pesquisa. : botão para excluir o registro selecionado Ação Tramitação É onde são cadastradas, alteradas e excluídas as possíveis ações utilizadas na tramitação que servirão como filtro da primeira aba da árvore localizada a esquerda Assunto É onde são cadastrados, alterados e excluídos os assuntos dos documentos, tais como férias, requerimentos, etc Atividade É onde são cadastradas, alteradas e excluídas as atividades da tramitação, com sua duração e prazo máximo de conclusão. As atividades são utilizadas na tramitação e servem para avaliar a demora excessiva de determinado documento em uma unidade organizacional Interessado externo Os interessados externos são qualquer órgão, entidade, pessoa jurídica ou física que possa ter interesse em determinado documento ou processo como, por exemplo, o Ministério Público do Trabalho ou algum fornecedor do TRT/11ª Região Modalidade A modalidade guarda a informação da modalidade licitatória do documento ou se ele é de interesse particular.

28 Página 28 / Modelo O modelo de documento serve para agilizar a criação de documentos devido a existência de um documento pré-elaborado que servirá de base. Cada modelo estará ligado a um assunto, a um tipo de documento e ao setor ou matrícula do usuário autenticado. Por exemplo, um usuário poderá cadastrar diversos requerimentos (tipo de documento) para cada assunto do sistema como Requerimento de férias, de inclusão de dependentes, etc. Ao criar um novo documento será possível utilizar o modelo caso o assunto e o tipo de documento possua um modelo cadastrado Tipo de documento Possibilitar a criação e o controle de diversos tipos de documentos (ofícios, memorandos, erratas, termos, ordens de serviço, processos administrativos, etc.) com suas características.

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