A METODOLOGIA DE MONITORAMENTO PRESENCIAL DO PROGRAMA TRAVESSIA COMO FERRAMENTA ESTRATÉGIA DE GESTÃO

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1 Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013 A METODOLOGIA DE MONITORAMENTO PRESENCIAL DO PROGRAMA TRAVESSIA COMO FERRAMENTA ESTRATÉGIA DE GESTÃO Marcos Arcanjo de Assis Flávia Cristina Cardoso Alves

2 2 Painel 57/218 Políticas públicas e gestão: melhorando resultados A METODOLOGIA DE MONITORAMENTO PRESENCIAL DO PROGRAMA TRAVESSIA COMO FERRAMENTA ESTRATÉGIA DE GESTÃO Marcos Arcanjo de Assis Flávia Cristina Cardoso Alves RESUMO Neste trabalho, retomamos os elementos constitutivos do processo de monitoramento de projetos sociais, analisando a sua importância como ferramenta estratégica de gestão. Discutimos o monitoramento sob a perspectiva da avaliação de processos, ou seja, como um exame periódico da etapa de operação de um projeto social relacionada diretamente com a sua gestão administrativa, cotidiana e de curto prazo. Tomamos como experiência para a análise as ações de monitoramento do Programa Travessia, desenvolvido pelo Governo de Minas Gerais. Interessa-nos compartilhar a metodologia de monitoramento presencial e contínua do Programa, qual seja: técnicos estaduais de um órgão externo a execução do Programa visitam os municípios atendidos e coletam informações sobre o seu desenvolvimento. Verificamos que a breve sistematização e devolutiva dos dados coletados possibilita o uso tempestivo da informação gerada pelas vistas e completam o fluxo de monitoria. Desse modo, o monitoramento estabelece e explora perguntas inteligentes, as quais provocam reações e subsidiam decisões gerenciais que podem, enfim, potencializar os resultados produzidos pelo Programa.

3 3 INTRODUÇÃO A institucionalização do processo de monitoramento e avaliação das políticas públicas torna-se imprescindível para a conquista da excelência dos serviços prestados a população nos dias atuais. O Governo de Minas encontra-se engajado na construção de estratégias de gerenciamento que promovem a cultura do monitoramento e avaliação nas suas Secretarias e órgãos responsáveis pelo planejamento e operacionalização das políticas. Neste sentido, este trabalho objetiva apresentar a metodologia de monitoramento presencial do Programa Travessia, coordenado pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social de Minas Gerais. Na primeira parte do documento são apresentadas algumas definições sobre monitoramento e sua importância na gestão social para resultados. O Programa Travessia e os projetos estratégicos que o constituem são apresentados na segunda parte deste trabalho, a qual também apresenta a metodologia de monitoramento presencial pormenorizada, ressaltando-se os mecanismos essenciais para a gestão eficaz desse importante Programa social do governo. 1 MONITORAMENTO DE PROGRAMAS E PROJETOS: NOÇÕES BÁSICAS O monitoramento pode ser entendido como um conjunto de estratégias indicadas para o acompanhamento sistemático dos processos, produtos, resultados e impactos de programas e projetos. Do ponto de vista estratégico, espera-se que as informações coletadas neste processo orientem, de forma oportuna e a tempo, a ação da equipe gestora das estratégias de intervenção. Desta forma, configura-se como uma ferramenta utilizada para interferir no curso de um programa com o propósito de se corrigir os rumos do trabalho e ampliar seus resultados e impactos. Nas metodologias de monitoramento, é imprescindível que se tenha clareza que dimensões de um programa ou projeto precisam ser monitorado. Logo, para ser viável, o monitoramento deve ser estabelecido a partir de algo previamente conhecido e definido. Desse modo, torna-se fundamental compreender todos os elementos do programa a ser monitorado, tais como os seus

4 4 objetivos, os recursos investidos, os processos de gestão que o compõem, a sua duração (tempo), os produtos previstos e os resultados esperados. A construção desta sistemática precisa ser realizada de maneira conjunta com os atores envolvidos diretamente na execução do programa. Isto porque, o monitoramento não tem um fim em si mesmo. Seu propósito será atingido na medida em que as informações produzidas possam, de fato, contribuir para os processos de tomada de decisão da gerência do programa. Segundo Mokate (2000), o monitoramento deve ser compreendido como uma ferramenta gerencial capaz de formular perguntas inteligentes sobre os processos e atividades de um projeto e com isso sinalizar os desvios em relação ao planejamento original. Por isso, uma distinção que aqui se faz necessária é a diferença entre monitoramento e avaliação, posto que as avaliações de programas sociais buscam responder questões mais amplas que o monitoramento. No entanto, são complementares, uma vez que o monitoramento consiste no acompanhamento processual das atividades e a avaliação visa verificar o alcance dos objetivos. Segundo Mokate (2000): Monitoramento e avaliação são estratégias e momentos complementares: para se realizar, a avaliação necessita de boa informação gerada pelo monitoramento. Por outro lado, o monitoramento sem avaliação é algo incompleto, não permite saber muita coisa sobre a relevância ou a pertinência do projeto para o alcance dos objetivos. (MOKATE, 2000, p. 88). Nesta conjuntura, é importante construir fluxos estratégicos e sistemáticos de informação para possibilitar que o tempo entre a coleta de informações e a consolidação de dados seja breve, uma vez que, grande parte das informações perde seu valor se não utilizadas. Assim, as informações geradas pelo monitoramento e avaliação serão vistas como recurso gerencial de primeira linha (COSTA & DINIZ, 2004, p. 84). Neste sentido, é fundamental pensar sobre os processos de institucionalização da informação, na medida em que, dada a multiplicidade de atores com interesse distintos, é absolutamente importante levar em conta as informações necessárias a cada um. A compreensão deste fluxo permite uma aprendizagem institucional e fortalece o conhecimento das alternativas e estratégias de intervenções possíveis. (COSTA& DINIZ, 2004).

5 5 O processo de monitoramento de programas sociais pode ser desenvolvido a partir de duas vertentes: o primeiro tem como foco os objetivos e metas e o segundo o desenvolvimento de processos. Segundo Buvinich (1999, p. 8) o modelo da avaliação por objetivos baseia-se num enfoque dedutivo e orientado por hipóteses que precisam ser verificadas. O monitoramento realizado a partir de processos analisa a consistência do programa e a qualidade de sua implementação, ou seja, identifica se o programa está sendo realizado conforme o planejado. Na lógica de avaliação de processos é fundamental considerar o que o programa realiza e para quem se destina suas ações. Estes questionamentos permitirão a análise do alcance das ações propostas e as características dos beneficiários. É nessa direção que o monitoramento presencial do Programa Travessia se guia e estrutura. A avaliação por processos não deve se limitar a analisar se os resultados do programa estão sendo alcançados. Deve suscitar também informações do que funciona e do que não funciona, seja para avaliar os efeitos não esperados como igualmente aferir seus aspectos positivos. Desta forma, o monitoramento como avaliação de processos permite produzir informações cotidianas e de curto prazo valiosas, que retroalimentam os processos gerenciais para redefinição de estratégias as quais provocam reações e subsidiam decisões gerenciais que podem, enfim, potencializar os resultados alcançados. 2. O MONITORAMENTO PRESENCIAL DO PROGRAMA TRAVESSIA Antes de se apresentar a metodologia de monitoramento presencial do Programa, é importante descrever como ele se estrutura, quais são os projetos que o compõem, seus objetivos e suas ações. 2.1 O Programa Travessia: Minas vencendo a pobreza O Programa Travessia é uma estratégia coordenada de projetos e ações de enfrentamento à pobreza, desenvolvidos pelo Governo do Estado de Minas Gerais desde A proposta do Programa é criar condições para que as famílias mais pobres e vulneráveis da população possam realizar a travessia de uma situação de exclusão social para outra de inclusão social, econômica e cidadã.

6 6 É coordenado pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social (SEDESE) e executado de forma integrada por diferentes órgãos e secretarias estaduais em parceria com as prefeituras dos municípios beneficiados. O Programa Travessia considera a pobreza como um fenômeno multidimensional, ou seja, trata-se de uma condição que não se caracteriza apenas pelo nível de renda de uma família. Parte, então, do princípio de que uma família pobre é aquela cujos integrantes estão privados do acesso a uma série de ativos, tais como o estudo e o acesso à escola, a saúde nutricional adequada, a infância livre da eminência da mortalidade e o padrão de vida domiciliar básico. Diante da complexidade e multicausalidade do desafio a ser enfrentando pelo Programa a pobreza multidimensional, é necessária a implementação de ações transversais e coordenadas de diferentes setores governamentais, o que operacionalmente ocorre através da atuação conjunta dos órgãos e entidades estaduais nas cidades atendidas. O atual planejamento governamental do Estado de Minas se estrutura por Redes de Desenvolvimento Integrado, desdobradas em Programas, os quais se desdobram em Projetos. O Programa Travessia integra a Rede de Desenvolvimento Social e Proteção e é formado por seis projetos desenvolvidos por três Secretarias de Estado, além da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social. A seguir, descreve-se sucintamente cada um desses projetos. Projeto Porta a Porta O Projeto Porta a Porta é uma ação de busca ativa das famílias pobres do estado. Consiste num diagnóstico social dos domicílios de cada município parceiro do Programa, realizado por meio de visitas domiciliares para a aplicação de um formulário elaborado com base no Índice de Pobreza Multidimensional (IPM), indicador que operacionaliza a concepção multidimensional do fenômeno da pobreza. O Índice de Pobreza Multidimensional (IPM), criado pelo Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) em parceria com a Universidade de Oxford, tem por objetivo mensurar a pobreza através de determinantes diferentes da variável renda. As três dimensões do IPM se subdividem em dez indicadores: nutrição e mortalidade infantil (dimensão saúde); anos de escolaridade e crianças matriculadas (dimensão educação); gás de cozinha, sanitários, água, eletricidade, pavimento e bens domésticos (dimensão padrão de vida). O IPM amplia as possibilidades de localização da população em situação de pobreza, uma vez que identifica não apenas a quantidade de domicílios pobres como também o quão pobres eles são e quais são as suas privações.

7 7 Cada dimensão que compõe o IPM tem um peso igual de 33,33%, que se subdivide igualmente entre os indicadores que a compõem. Uma família será considerada multidimensionalmente pobre quando somar um conjunto de privações igual ou superior a 33% dos indicadores. Assim sendo, quando conjugadas, as três dimensões revelam o valor do IPM para cada um dos municípios. O quadro abaixo apresenta a descrição e os pesos de cada indicador do IPM. Tabela 1: Indicadores e pesos relativos do Índice de Pobreza Multidimensional Dimensão Indicador Há privação se... Peso relativo Educação Anos de estudo Nenhum membro do domicílio houver completado cinco anos de estudo Saúde Padrão de vida Escolarização infantil Mortalidade infantil Nutrição Qualquer criança em idade escolar não estiver frequentando a escola da 1ª a 8ª série 16,7% 16,7% Qualquer criança houver morrido na família 16,7% Qualquer adulto ou criança para a qual haja informações nutricionais apresentar subnutrição 16,7% Eletricidade O domicílio não possuir eletricidade 5,6% Saneamento Água Piso Combustível para cozinhar Bens domésticos Fonte: ALKIRE & SANTOS, apud SANDIM, A instalação sanitária do domicílio não for adequada ou for adequada, mas dividida com outros domicílios O domicílio não tiver acesso a água limpa para consumo ou se a água limpa estiver a mais de 30 minutos de caminhada de casa O domicílio possuir assoalho de terra, areia ou esterco O combustível para cozinha utilizado no domicílio for esterco, madeira ou carvão O domicílio não possuir mais de um elemento dentre: TV, rádio, telefone, bicicleta, motocicleta ou refrigerador e se não possuir carro ou caminhão 5,6% 5,6% 5,6% 5,6% 5,6% Os dados do Porta a Porta são consolidados no Mapa de Privações do município, instrumento que aponta as maiores necessidades do município e onde elas estão localizadas. É por meio do diagnóstico produzido pelo Porta a Porta que o Programa Travessia planeja e direciona as suas ações.

8 8 O Porta a Porta se apresenta como uma estratégia inovadora de diagnóstico social, pois localiza as famílias mais vulneráveis, identifica quais são as suas maiores necessidades, e oferece ao município e ao estado um retrato social que pode subsidiar o planejamento e a focalização de estratégias e políticas públicas de combate à pobreza. Projeto Travessia Social O projeto dedica-se à realização de intervenções de infraestrutura urbana de impacto social. Coordenado pela SEDESE, sua finalidade é realizar intervenções de infraestrutura e aquisição de bens móveis e equipamentos, com vistas a minimizar as privações sociais em padrão de vida identificadas no diagnóstico produzido pela projeto Porta a Porta, melhorando, enfim, a qualidade de vida dos moradores dos municípios beneficiados. O projeto é operacionalizado por meio da assinatura de um convênio com o município para a execução direta de ações, tais como: construção de reforma de módulos sanitários, construção de fossas sépticas, construção e/ou revitalização de equipamentos públicos, aquisição de bens domésticos, aquisição de equipamentos e veículos para serviços sociais, construção de poços artesianos, rede de abastecimento de água, aquisição de filtros, de caixas d água e construção de estações de tratamento de água. Projeto Banco Travessia O Banco Travessia é um projeto estratégico de responsabilidade da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social e tem como objetivo incentivar o retorno, inserção, manutenção do desenvolvimento e finalização escolar, além da inserção no mundo do trabalho. As famílias interessadas se tornam acionistas do Banco e têm acesso a uma poupança na qual os beneficiários acumulam uma moeda virtual denominada Travessia à medida que acessam ativos educacionais. O público-alvo são as famílias em situação de vulnerabilidade social dos municípios atendidos pelo Programa Travessia com, pelo menos uma grave privação educacional identificada pelo Projeto Porto a Porta. Entre os ativos que podem ser mobilizados pelas famílias, destacam-se: adesão ao projeto; matrícula nos ensinos fundamental; médios e superior, conclusão dos ensinos fundamental, médio e superior, aprovação escolar, ingresso em cursos de alfabetização, qualificação e formação profissional e assinatura de contrato de trabalho formal. A família perderá Travessias caso algum

9 9 membro abandone a escola ou curso e seja reprovado. Quanto mais a família acessa os ativos, maior será a poupança que poderá ser resgatada ao final de dois ou três anos. Por meio do Projeto Banco Travessia, pretende-se estimular a mobilidade social das pessoas em situação de privação social identificadas pelo Porta a Porta. Travessia Educação Coordenado pela Secretaria de Estado de Educação (SEE), o Travessia Educação objetiva capacitar os profissionais da educação, melhorar a infraestrutura das escolas, ampliar as oportunidades educacionais da população e contribuir para o avanço da aprendizagem do aluno. O projeto investe recursos para a reforma e equipagem de escolas estaduais de ensino fundamental e médio para a formação contínua dos gestores educacionais e para a formação de turmas de educação de jovens e adultos. Ao fim e ao cabo, o grande esforço do Travessia Educação é garantir a elevação de escolaridade da população do estado. Travessia Saúde O Projeto Travessia Saúde, de responsabilidade da Secretaria de Estado de Saúde, se desenvolve em três etapas. Na primeira delas, o município é municiado com o diagnóstico da sua situação com relação a mortalidade infantil e a desnutrição e pode planejar de maneira mais efetiva ações para a superação dessas privações. Em seguida, os profissionais do SUS são capacitados em temas que tratam de sua atuação no Projeto. Por fim, o município recebe recursos para investimento em ações de fortalecimento da atenção primária e vigilância em saúde, guardando correspondência com as privações da dimensão saúde mapeadas pelo diagnóstico do Projeto Porta a Porta. Portanto, o objetivo do projeto é reduzir a mortalidade infantil e a situação de desnutrição no estado. Travessia Renda O propósito desse projeto, executado pela Secretaria de Estado de Trabalho e Emprego, é inserir a população em situação de pobreza e vulnerabilidade social no mundo do trabalho, por meio de cursos de qualificação profissional, os quais potencializam as oportunidades no mercado de trabalho, e cursos de elevação de escolaridade para a conclusão do ensino fundamental. O projeto desenvolve ainda o Mutirão da Cidadania, uma força tarefa que oferta de forma gratuita a emissão de documentos civis para a população em situação de vulnerabilidade social.

10 10 Com o intuito de ampliar a capacidade dos gestores municipais para desenhar, implantar e captar recursos para projetos na área de renda, trabalho e emprego, o Travessia Renda oferta também cursos de formação em política do trabalho. Evidencia-se, após a descrição do Programa, o esforço articulado e coordenado do estado de Minas Gerais para atender as famílias pobres multidimensionalmente. Os projetos e suas ações estão alinhados estrategicamente ao diagnóstico produzido pelo Projeto Porta a Porta, ou seja, têm a potencialidade de produzir efeitos nas privações sociais que configuram a situação de pobreza da população. Diante desse desafio ambicioso, faz-se importante que a gestões estadual e municipal também estejam alinhadas do ponto de vista da execução dos projetos. 2.2 A metodologia de monitoramento presencial do Programa Travessia Um constante desafio para o desenvolvimento do Programa Travessia nas cidades beneficiadas é o monitoramento dos projetos. Pode-se associar esse desafio a duas questões principais, quais sejam: a) a extensão territorial do estado de Minas Gerais: a maior parte dos municípios está distante da capital do estado e, em consequência, da equipe gestora central dos projetos. Para diminuir a distância entre o agente executor de ponta desses projetos, no caso o município, e a equipe de gerência dos projetos, sistemas de informação e monitoramento foram criados. Os sistemas são ferramentas potenciais para monitorar os resultados alcançados pelas ações, sendo pouco efetivos no que se refere ao monitoramento de processos, na perspectiva apresentada na seção anterior. Assim sendo, nos projetos com ações de maior complexidade, como o Travessia Social (que realiza obras de infraestrutura), é imperioso realizar o monitoramento in loco para melhor acompanhamento da adequação das benfeitorias aos projetos básicos e para a verificação da destinação das mesmas às famílias cujas privações em padrão de vida foram mapeadas pelo diagnóstico do Porta a Porta;

11 11 b) o porte dos municípios atendidos: a maior parte das cidades atendidas são pequenas, contam com uma equipe municipal restrita, de poucos servidores efetivos. Essas características engendram, muitas vezes, uma baixa capacidade de gestão das prefeituras. Não obstante seja rotina de um governo municipal realizar processos licitatórios, gerir convênios, desenvolver obras de infraestrutura, observa-se a ocorrência de dificuldades de planejamento e gestão desses processos nas cidades de pequeno porte; Diante desses desafios, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão desenvolveu uma metodologia de monitoramento presencial do Programa Travessia, com o propósito de coletar dados e produzir informações sobre os processos estágio de execução dos projetos para, então, subsidiar a tomada de decisão da gerência e das equipes técnicas no que diz respeito ao acompanhamento tempestivo dos processos inerentes a implementação dos mesmos. Em outras palavras, a estratégia consiste na identificação dos processos que facilitam ou impedem a eficácia da execução dos projetos a fim de potencializar as boas práticas e desenvolver ações de suporte técnico e capacitação junto aos municípios para minimizar os entraves. Optou-se por iniciar a estratégia de monitoramento presencial com o Projeto Travessia Social, como uma experiência piloto. A escolha pelo projeto se justificou em virtude dos desafios associados ao monitoramento do Programa apontados acima. A partir da avaliação dos resultados da estratégia de monitoramento, pretende-se amplia-la aos demais projetos, adaptando-a as especificidades de cada um deles. Apresenta-se, a seguir, as diretrizes operacionais da metodologia bem como o seu conteúdo metodológico Aspectos operacionais da visita presencial de monitoramento O técnico que realiza as visitas de monitoramento tem atividades que antecedem e sucedem as viagens. a) Antes da visita Antes de chegar ao campo, o monitor constrói uma referência prévia acerca do município e da execução dos projetos na cidade. Sobre o município, conhece o Mapa de Privações bem como outras informações socioeconômicas

12 12 referentes as áreas de atuação do Projeto Travessia Social. Sobre a execução dos projetos, realiza-se um alinhamento prévio com a equipe técnica estadual a fim de se obter informações gerais e demandas pontuais que podem ser facilmente solucionadas in loco. O monitor também toma conhecimento do Plano de Trabalho de convênios que formalizam as ações que estão pactuadas no âmbito do projeto. São realizados contatos com as equipes municipais responsáveis pelos projetos para comunicação prévia da visita. No conato, informa-se sobre reuniões e visitas aos locais onde as ações acontecem e solicita-se um planejamento prévio das mesmas. b) Durante a visita Especialmente na primeira visita, o técnico estabelece uma relação de confiança com a equipe gestora do município. A primeira visita é um momento que poderá definir a forma como o monitoramento será visto e impactar diretamente nas informações que serão repassadas. Nesse sentido, é essencial o posicionamento como um representante do estado que apoia o município e contribui para a efetividade das ações. A construção de um relacionamento de confiança com o município pode minimizar a visão equivocada do monitoramento como uma atividade de fiscalização ou auditoria, qual poderia prejudicar e/ou inviabilizar o trabalho de monitoramento. Nas demais visitas, o técnico retoma aspectos discutidos na visita anterior e busca compreender o desenvolvimento das ações desde o último monitoramento presencial. As principais ações e tarefas realizadas durante as visitas de monitoramento são: Reunião Inicial: encontro técnico com o representante municipal do projeto e outros atores envolvidos, o qual deve ter como produto um cronograma de tarefas necessárias para a coleta de dados, bem como a identificação de possíveis fontes de informação para cada dimensão que compõe o conteúdo metodológico do monitoramento, descrito a seguir. Em caso de outras visitas reuni-se com o gestor e demais atores municipais envolvidos visando discutir os dados identificados na visita anterior, levantar status de execução das ações e os encaminhamentos realizados. Também, nesse momento, solicita-se qualquer documentação

13 13 processual do Projeto que tenha sido requerida pela equipe estadual do projeto ou que seja necessária para análise dos dados do monitoramento. Visitas In Loco: trata-se de visitas aos locais onde se desenvolvem as ações do Projeto Travessia Social, incluindo obras públicas e domicílios beneficiados. O monitor explica aos interlocutores do município os objetivos das visitas in loco (identificar o status das obras, a receptividade dos beneficiários e as dificuldades na execução das mesmas). As visitas são muito importantes para para a proposição de estratégias de superação dos entraves encontrados. Reunião com Atores Relevantes: o monitor se reuni e entrevista os outros atores envolvidos com diferentes dimensões/aspectos do Projeto. Estes podem ser os responsáveis pela gestão dos convênios, prestações de contas, secretários municipais, engenheiro/arquiteto etc. As reuniões fomentam a troca de informações entre eles com o propósito de pensar em estratégias para superação de entraves no âmbito do projeto. Reunião Final: encontro com o representante municipal do projeto para repassar a visita realizada, dar encaminhamentos necessários e levantar possíveis proposições estratégicas para o enfrentamento dos entraves identificados. Aqui reside o grande potencial do trabalho: propor diretrizes de gestão mais eficazes para os municípios beneficiados pelo Projeto. c) Depois da visita Depois da visita o monitor consolida as informações das visitas realizadas nos relatórios descritos a seguir. Relatório Sintético de Visita do Projeto: consolidação das informações qualitativas e mais relevantes de cada dimensão do conteúdo metodológico do monitoramento. Memória Diária da Visita: relatório sintético das ações realizadas na visita. Relatório de Visita Técnica: relatório utilizado pela equipe estadual do Projeto Travessia Social que apresenta informações que envolvem obras e intervenções em infraestrutura.

14 14 Relatório de Supervisão Integrada: relatório utilizado pela equipe estadual do Projeto Travessia Social que sintetiza as pendências de cada município quanto a documentos processuais e outras demandas Conteúdo metodológico do monitoramento presencial Apresenta-se, em seguida, a descrição de cada dimensão do projeto a ser monitorada durante as visitas de monitoramento. a) Dimensão da Gestão a.1. Do Alinhamento da Equipe Gestora: avalia a natureza e a distribuição dos papéis entre a equipe gestora. Avalia a percepção desses atores quanto aos objetivos do Projeto, as ações conveniadas e a sua satisfação com a função gestora assumida. Descreve as razões de uma possível inexistência desses atores. Verifica se esses agentes foram capacitados para alinhamento da sua atuação no Projeto. Observa a correspondência entre o real status das ações conveniadas e a informada por esses atores. a.2. Convênio: avalia o andamento do Plano de Trabalho previsto no convênio. Mapeia dificuldades na execução do convênio. Identifica os atores responsáveis pela gestão do mesmo e/ou possíveis alterações dos atores responsáveis. Verifica o status (início, andamento e conclusão) das ações conveniadas de acordo com o relatório de supervisão integrada ou de visita anterior. Verifica se as ações executadas refletem o Plano de Trabalho. a.3. Gestão Financeira: identifica os atores responsáveis pela execução financeira do Projeto. Avalia o entendimento desses atores quanto aos objetivos do Programa e quanto à relevância de seu trabalho para a execução do Projeto. Percebe a compreensão deles com relação às etapas/cronograma do Projeto. Avalia a satisfação com a função assumida. a.4. Prestação de Contas Parcial: identifica os atores responsáveis pela prestação de contas. Identifica o status dessa ação e possíveis entraves para a realização da mesma.

15 15 a.5. Forma de contratação dos serviços: identifica forma de contratação dos serviços e atores responsáveis pelos processos. Identifica o status desses processos e possíveis entraves para a realização dos mesmos. Descreve informações relevantes sobre os processos de contratação de serviços (licitações ou contratação direta), caso elas tenham se iniciado. a.6. Do Sistema de Gestão do Projeto Travessia Social (SIGAT): Verifica a utilização do Sistema de Gestão das Ações do Travessia. Mapeia dificuldades existentes e estratégias para enfrentá-las. Observa a correspondência entre o real status das ações conveniadas e a informada por esses atores. b. Dimensão de Provisão de Benefícios b.1. Obras: identifica quais são as obras previstas no Plano de Trabalho. Levanta o percentual de execução das obras (quantidade pactuada X quantidade executada). Levanta o status dos Projetos Básicos das obras bem como as dificuldades para a elaboração dos mesmos. Descreve informações relevantes sobre as obras, caso elas tenham se iniciado. Elenca dificuldades para a realização das obras. Identifica quais foram os critérios utilizados pela equipe gestora do município para a destinação das obras realizadas tanto nos domicílios quanto no município. Identifica o nome das áreas estabelecidas no Porta a Porta e o número de beneficiários atendidos em cada uma delas. Identifica quais são as obras previstas no Plano de Trabalho. Compara o percentual de execução das obras da primeira visita de monitoramento para a segunda visita Descreve informações relevantes sobre as obras (adequação ao Projeto Básico, prazo de execução, percentual da execução, outras inconformidades) caso elas tenham se iniciado. Elenca dificuldades para a realização das obras. b.2. Aquisições de Bens Móveis e Equipamentos: identifica quais são os bens equipamentos previstos no Plano de Trabalho. Verifica o status dos processos necessários para as compras. Relaciona dificuldades para a realização das compras. Identifica quais foram os critérios utilizados pela equipe gestora local para a destinação de aquisições de bens e equipamentos nos domicílios e/ou município.

16 16 b.3. Capacitações sobre a Utilização dos Benefícios Concedidos: verifica, quando houver, se as capacitações referentes ao uso dos benefícios concedidos foram replicadas para os beneficiários. c. Dimensão da focalização e aproveitamento dos benefícios c.1. Das Obras: identifica quais foram os critérios utilizados pela equipe gestora do município para a destinação das obras realizadas tanto nos domicílios quanto no município. Elenca as formas de comprovação da real necessidade por parte dos domicílios e do município quanto ao recebimento dos benefícios. c.2. Das Aquisições: identifica quais foram os critérios utilizados pela equipe gestora local para a destinação aquisições de bens e equipamentos nos domicílios e/ou município. Elenca as formas de comprovação da real necessidade por parte dos domicílios e do município quanto ao recebimento dos benefícios. c.3. Do Aproveitamento dos Benefícios: avalia se a população tem acesso e utiliza o produto das obras do município, ou seja, se a obra atende a finalidade prevista. Examina, do ponto de vista qualitativo, a utilização pelas famílias dos benefícios recebidos em seus domicílios. Verifica em que medida os beneficiários recebem algum tipo de acompanhamento com relação ao beneficio recebido. d. Dimensão dos processos de divulgação e Comunicação: identifica se há canais diversos de comunicação entre a equipe central e local. Avalia a suficiência e qualidade das mensagens e das trocas de informação entre os responsáveis pelo Projeto. Identifica se as demandas são atendidas por meio da utilização desses canais e das trocas de informação entre os responsáveis pelo projeto. Observa-se que o conteúdo metodológico do monitoramento presencial se alinha à perspectiva do monitoramento como avaliação de processos, uma vez que se estrutura com base nos elementos que dizem respeito às ações e atividades que o projeto realiza e à correspondência com o que está previsto no seu planejamento.

17 Os resultados do monitoramento e a tomada de decisão da gerência Após consolidação das informações de todos os municípios, eles são classificados de acordo com os dados e informações coletadas no monitoramento. A classificação segue as seguintes orientações: Municípios sem dificuldades de execução (cor verde): municípios com cronograma de execução das ações em dia, com equipe local alinhada e sem apresentar dúvidas operacionais sobre a execução dos projetos. Municípios em situação de atenção (cor amarela): municípios com dúvidas operacionais sobre a execução dos projetos; municípios com pendências em documentação, municípios sem equipe local de referência. Municípios com necessidade de intervenção imediata (cor vermelha): municípios com baixo percentual de execução das ações pactuadas, com inconformidades nos projetos básicos das obras. Após a classificação dos municípios, são realizadas reuniões de devolutiva com as equipes executoras dos projetos a fim de discutir os resultados e fomentar a construção de um Plano de Trabalho para a resolução dos entraves e dificuldades encontradas. A figura abaixo sintetiza o fluxo de monitoria do projeto. Figura 1: Fluxo de monitoria dos projetos Travessia Social e Banco Travessia Alinhamento Prévio Reuniões de devolituva Visita in-loco Consoldiação dos dados Fonte: Elaboração própria

18 18 Dentre as ações que compõem o Plano de Trabalho elaborado com base nos resultados do monitoramento destaca-se: Contato com as referências municipais do projeto para orientações; Envio de ofícios aos municípios para orientação, solicitação de documentos e regularização de pendências; Visita técnica do engenheiro do Projeto Travessia Social para vistoria e elaboração de relatório detalhado sobre os procedimentos que devem ser adotados para correção das irregularidades nas obras; Reunião com prefeitos para discussão dos próximos passos para o desenvolvimento do projeto no prazo pactuado; Identificação de municípios prioritários para acompanhamento sistemático pela gerência. Por fim, outras ações de suporte técnico e operacional são desenvolvidas no intuito de contribuir para que os entraves de execução identificados não se repitam. Dentre elas, destacam-se: Plano de suporte técnico e capacitação sobre gestão de convênios e prestação de contas; Elaboração de Manual consolidado de orientações sobre a elaboração dos documentos processuais necessários para a execução das ações; Assessoria para o planejamento, elaboração e desenvolvimento da capacitação das equipes municipais. CONSIDERAÇÕES FINAIS A experiência do monitoramento presencial dos Projetos Travessia Social realizado pela equipe da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão se mostra potencial como ferramenta estratégica de gestão. O trabalho de coleta presencial de informações, de sistematização dos dados e de devolutiva em tempo hábil para a gerência e equipe técnica dos projetos vem confirmando a equipe de gerência do projeto a relevância de se orientar o monitoramento por critérios técnicos de coleta e consolidação das informações. Além disso, considerando que o monitoramento se constitui como uma atividade de avaliação dos processos de

19 19 execução dos projetos, os dados vêm sendo utilizados como álibis pela gerência, ou seja, como insumos estratégicos para a tomada de decisão. E isso requer a confiança e parceria entre gerentes e técnicos responsáveis pela implementação do projeto e os monitores externos. Desta forma, pode-se dizer que do ponto de vista técnico gerencial o monitoramento por meio de avaliação de processos apresenta grandes chances de êxito na consecução dos resultados, na medida em que possibilita a análise do seu estado de execução, de seus processos internos e dos serviços que estão sendo prestados. Constitui, neste sentido, uma ferramenta que subsidia com informações oportunas e a tempo a ação da equipe gestora, ampliando assim, o alcance dos objetivos previstos pelo Projeto. Não cabe dúvida, portanto, que o monitoramento proposto pela metodologia ora apresentada assume relevância estratégica para a execução do projeto Travessia Social. Muitos entraves da execução vêm sendo resolvidos imediatamente. Neste sentido, os resultados e a avaliação das visitas de monitoramento presencial do projeto poderão, enfim, subsidiar a construção de uma proposta de ampliação do monitoramento presencial para os demais projetos do Programa Travessia. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BUVINICH, Manuel Rojas. Ferramentas para o monitoramento e avaliação de projetos. Cadernos de Políticas Sociais (CSD), nº 10, Brasília: 1999, Unicef, Brasil. COSTA, Carla Bronzo Ladeira Carneiro e; DINIZ, Bruno Lazarrotti. Intervenção com foco em resultados: elementos para o desenho e avaliação de projetos sociais. In: FUNDAÇÃO JOÃO PINHEIRO. Gestão social: o que há de novo? Belo Horizonte: Fundação João Pinheiro, p MOKATE, Karen. Convertendo um monstro em aliado: avaliação como ferramenta de gerência social SANDIM, Tatiana Lemos. Mudanças recentes no Programa Travessia: a intersetorialidade tem se fortalecido? Dissertação de Mestrado em Administração Pública. Fundação João Pinheiro. Belo Horizonte, 2012.

20 20 AUTORIA Marcos Arcanjo de Assis Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais. Endereço eletrônico: Flávia Cristina Cardoso Alves Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais. Endereço eletrônico:

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