Manual de Processo de Licitações

Transcrição

1 T Manual de Processo de Licitações Processos e Conformidade 6/2/2015 1

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DESENHO PASSO A PASSO FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES...9 6/2/2015 2

3 1. OBJETIVO Definição das atividades a serem desenvolvidas pela FSB durante o processo licitatório. Garantir que os documentos apresentados pela FSB, aos órgãos que promovem as licitações, estejam corretos e atualizados. Garantir à FSB o histórico de documentos de licitação, dos concorrentes quando se aplicar e da própria FSB. 2. ABRANGÊNCIA Todas as áreas que de alguma forma se envolvem no processo licitatório. Todas as licitações em que a FSB tomar parte 6/2/2015 3

4 6/2/2015 4

5 Licitações 3. PASSO A PASSO 1. Publicação do edital O edital é publicado em diversos veículos de comunicação. A FSB tem acesso através do portal de licitações 2. Identificar novas oportunidades Jurídico identifica novas oportunidades de licitação através de um mailling do portal de licitações Responsável pela tarefa: Jurídico 3. Enviar para Diretores de Operação e Sócios Jurídico repassa aos sócios as novas oportunidades de licitação para apreciação Responsável pela tarefa: Jurídico dias antes da primeira sessão Nas Licitações cuja modalidade seja concorrência, regulada pela Lei 8.666/93, o prazo mínimo de entrega de documentos/propostas pelas empresas é de 45 dias a partir da publicação do edital. 5. Definir a participação ou não na licitação Os diretores de operação, após consulta aos sócios, definem se é de interesse da FSB a participação na licitação. Responsável pela tarefa: Diretor de Operações Local 6. FSB participará? Sim 6.1 Convocar reunião de briefing O Diretor de Operações convoca reunião para definir cronograma e responsabilidades em cada item contido no respectivo edital. 6.2 Convocar reunião interna O Jurídico convoca reunião interna para analisar os principais pontos da habilitação e definir a documentação, consolidando os entendimentos da área. 5

6 7. FSB participará? Não Fim do processo. Diretor de Operações deverá informar que a FSB não participará da Licitação enviada pelo Jurídico. 8. Definição do cronograma Em reunião, as áreas definem o cronograma e a divisão de tarefas 9. Elaborar a proposta técnica Diretor de Atendimento prepara a proposta técnica de acordo com edital Responsável pela tarefa: Diretor de Atendimento 10. Encaminhar documentos para o Diretor de Operações Diretor de atendimento deve entregar a proposta técnica para o Diretor de Operações dentro do prazo estabelecido no cronograma. Responsável pela tarefa: Diretor de Atendimento 11. Elaborar o preço Diretor de Operações local elabora o preço Responsável pela tarefa: Diretor de Operações Local 12. Reunir documentação para habilitação Jurídico recolhe todos os documentos necessários para a Habilitação. Responsável pela tarefa: Jurídico 13. Fechamento do envelope - Até 3 dias antes da 1º sessão 14. Encaminhar cópias dos documentos ao CEDOC Jurídico deve entregar uma cópia de todos os documentos de Habilitação ao CEDOC. Responsável pela tarefa: Jurídico (Louise Lima) 15. Encaminhar documentos para o Diretor de Operações Jurídico deve entregar ao Diretor de Operações responsável pela licitação os documentos de habilitação até 10 dias antes da primeira sessão. Responsável pela tarefa: Jurídico (Renato Cirne/Louise Lima) 6

7 16. Enviar documentos de preço e técnica para digitalização no CEDOC Antes de entregar os documentos ao órgão, o Diretor de Operações deve encaminhar ao CEDOC os documentos de técnica e preço devidamente assinados, para digitalização. Responsável pela tarefa: Diretor de Operações Local 17. Reunião de todos os documentos que compõem os envelopes, 3 dias antes da entrega ao órgão Diretor de Operações e Jurídico participam. 18. Entregar os 3 envelopes no órgão Os Diretores de Operação entregam os documentos de Habilitação, Técnica e Preço ao órgão. Responsável pela tarefa: Diretor de Operações Local e/ou Jurídico 19. 1º sessão - Abertura da Habilitação 20. Habilitado? Sim Avaliação dos documentos de Habilitação pelo órgão 21. Recursos Em todas as fases há possibilidade de se impetrar recursos, bem como contrarrazões. O Jurídico/Diretor de Operações Local ficará responsável por obter as cópias dos recursos e decisões proferidas, caso ocorram º sessão - Abertura da técnica 23. 3º sessão - Abertura do preço 24. Acompanhar o resultado Jurídico acompanha o resultado da licitação Responsável pela tarefa: Jurídico 7

8 25. Tirar cópias dos documentos dos concorrentes Jurídico e/ou Diretor de Operações solicitam cópias dos seguintes documentos: - Propostas Técnicas acima de 90 por cento dos pontos possíveis ou proposta vencedora mesmo que abaixo dos 90 por cento dos pontos possíveis; - Proposta Comercial dos participantes da licitação; - Resultado Final. Os documentos devem ser encaminhados para o CEDOC no prazo máximo de 15 dias após o resultado. Em SP, DF e BH os Diretores de Operação têm essa responsabilidade. Responsáveis pela tarefa: Jurídico, Diretor de Operações Local 26. Entregar cópias dos documentos ao CEDOC Em até 15 dias após o termino do certame, Jurídico e/ou Diretor de Operações entregam os documentos dos concorrentes ao CEDOC. Responsáveis pela tarefa: Jurídico, Diretor de Operações Local 27. FSB venceu? Sim 28. Convocar reunião de execução do contrato Diretor de Operações faz reunião para definir as responsabilidades no atendimento ao cliente. Se houver prestação de contas, será definido o formato e o responsável. Nesta reunião é necessária a presença de todos os departamentos envolvidos na execução da prestação do serviço, na conferência da prestação de contas, nos serviços administrativos referentes à conta. Responsável pela tarefa: Diretor de Operações Local 8

9 Funções e Responsabilidades 1. Jurídico Responsabilidades: Identificar novas oportunidades de licitação; Notificar os Sócios e Diretores de Operação sobre as novas licitações; Convocar reunião interna; Reunir a documentação de Habilitação; Encaminhar documentos de Habilitação para o Diretor de Operações e para o Cedoc; Validar todos os documentos entregues aos órgãos; Impetrar recursos e outros documentos necessários durante o processo; Acompanhar o resultado das Licitações; Ao final do processo licitatório tirar cópias dos documentos de técnica e preço, dos 3 primeiros colocados; Entregar os documentos ao Cedoc. 2. Diretor de Operações (Renato Salles, Otávio Ventura e André Duarte) Responsabilidades: Definir, após consulta aos Sócios sobre a participação ou não nas licitações; Convocar reunião de briefing, para definição de cronograma, com todas as áreas envolvidas na licitação; Elaborar a precificação; Entregar os 3 envelopes na sessão pública de licitação; Participar das sessões de abertura de envelopes; Entregar a proposta técnica, em formato final, ao Cedoc; Entregar, após a sessão de abertura de envelopes, o preço em versão final ao Cedoc; Ao final do processo licitatório, tirar cópias dos documentos de técnica e preço, dos 3 primeiros colocados. Em São Paulo, Brasília e Belo Horizonte; Convocar reunião para execução do contrato caso a FSB vença a licitação. 9

10 3. Diretor de Atendimento Responsabilidades: Elaborar proposta técnica com base no edital; Encaminhar proposta técnica para o Diretor de Operações; Acompanhar as sessões de entrega de documentos e as demais sessões de abertura de envelope; Executar o contrato. 10