Tecnologia de Informação e Contabilidade: Auditoria Pública Informatizada de Contas APLIC e Suas Finalidades

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1 Tecnologia de Informação e Contabilidade: Auditoria Pública Informatizada de Contas APLIC e Suas Finalidades Jane Chinvelski Da Silva Jennifer Souza Soares Letícia Alvarenga Queiroz Orientador: Ilo Rivero Centro Universitário Candido Rondon UNIRONDON Cuiabá-MT Junho/2011 Resumo. A auditoria publica informatizada de contas conhecida como APLIC, é um sistema informatizado do Tribunal de Contas do estado de Mato Grosso, que foi criado para a melhoria no controle interno e externo, com intuito de eliminar os balancetes mensais em papel, que permite que os jurisdicionados transmitam, via internet suas prestações de contas. ABSTRACT: A computerized audit of public accounts known as APLIC, is a computerized system of the Court of the state of Mato Grosso, which was created to improve the internal and external control, in order to eliminate the monthly balance sheets of paper, which allows the jurisdictional broadcast via the Internet its accountability. Palavra-chave: contabilidade, auditoria, unidade gestora, sistemas de informação. 1. Introdução O sistema Aplic surgiu como uma novas metodologias para o estímulo do controle social onde os dados da Unidade gestoras são exportados via internet ao TCE/MT, que receberá, validará e armazenará se eles estiverem de acordo com o padrão definido pelo sistema, que divulgará o aceite ou a rejeição dos dado também via internet.

2 O Aplic pode ser considerado um sistema revolucionário já que a Contabilidade contrasta hoje com um complexo informacional em que é a gestora responsável pelos controles organizacionais, seja em pequenas, médias ou grandes entidades, com ou sem finalidade de lucro. Os softwares contábeis, financeiros e administrativos, registram os acontecimentos e geram os relatórios. O gerenciamento destes sistemas, a análise das informações e a gestão das ações e procedimentos a serem realizados contém uma amplitude informacional que o Contador compreende muito bem. Hoje, o profissional contábil está demandando um maior número de horas para analisar as situações empresariais e sua inter-relação com as demais áreas, provoca uma verdadeira cognição com todo o sistema organizacional. O crescimento do valor informacional e a velocidade de transmissão destas informações altera substancialmente o processo de análise dos resultados corporativos. A Contabilidade tornou-se, nos últimos anos, a real bússola para a navegação empresarial, em qualquer sentido. As ferramentas gerenciais estão cada vez trazendo maior realidade nas informações geradas. A evolução da profissão acontece a cada dia e traz uma confiança ainda maior nos parâmetros administrativos das organizações. 2. Aplic - Auditoria Publica Informatizada de Contas O Aplic surgiu a partir da Instrução Normativa N 02/2005 que descreve suas principais funções e atribuições, estabelecendo regras para remessa de informações via internet pelas unidades gestoras das Administrações Municipais do Estado de Mato Grosso, por meio do sistema APLIC - Auditoria Pública Informatizada de Contas e dá outras providências. As Prefeituras, Câmaras, Autarquias, Fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público, Associações gestoras, exclusivamente, de recursos públicos, todas da esfera municipal, deverão remeter por seus titulares, via internet, nos prazos definidos, as informações detalhadas no layout das tabelas do sistema APLIC. Criou-se o software denominado Ferramenta XMLAPLIC, que visa à validação dos dados na unidade gestora, o qual está disponível no site possuindo os seguintes recursos: I - Elenco de Contas por meio do qual são divulgadas as contas contábeis que integram o elenco de contas padrão do TCE/MT, bem como o sistema, a função, o funcionamento e a natureza do saldo de cada uma das contas. II - Tabela de eventos contábeis com informações detalhadas dos registros contábeis a serem realizados em eventos de rotina. III - Arquivos XML que permitirão às unidades gestoras a visualização e conferência prévia das informações a serem encaminhadas ao TCE/MT. IV - Balancete de verificação que permitirá às unidades gestoras a visualização e conferência da movimentação mensal das contas contábeis, previamente à transmissão dos dados ao TCE/MT.

3 2.1 Prazos para o envio do Aplic junto ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso A associação das contas contábeis do Plano de Contas da unidade gestora com o elenco de contas do TCE/MT deverá ser realizada pela unidade gestora, mediante estrita correspondência entre o sistema, a função, o funcionamento e a natureza do saldo de cada conta contábil, sendo que a transmissão de dados ao TCE/MT exige a prévia visualização, conferência e conformidade das informações, por meio da ferramenta descrita no layout. As informações a que se refere ao plano de contas deverão ser encaminhadas: I - Até 15 de janeiro, quando se tratar dos arquivos do orçamento. II - Até o dia 31 de janeiro, quando se tratar dos arquivos da carga inicial. III - Até o último dia do mês subsequente a que se referir, quando se tratar dos arquivos mensais. As informações contábeis correspondentes ao mês de dezembro deverão incorporar os lançamentos de encerramento do exercício e as informações relativas ao mês de janeiro, os lançamentos de abertura do exercício. O protocolo da remessa somente será efetivado após a validação dos dados no TCE/MT. 2.2 Responsável pelo Aplic Os titulares das entidades mencionadas, Unidades Gestoras ficam obrigados a designar, no mínimo, 01 (um) servidor efetivo para centralizar, em nível operacional, o relacionamento com o TCE/MT e responder pela coordenação das atividades relacionadas ao Sistema APLIC na Unidade Gestora. A qualificação do servidor efetivo a que se refere o caput deverá ser comunicada ao Conselheiro Relator, mediante ofício, contendo: nome, matrícula, cargo efetivo, RG, CPF, endereço, telefone e . No Sistema APLIC, a referida qualificação deverá ser informada de acordo com o layout da tabela Responsável. 3. Aplic e suas finalidades O Aplic é um conceito, um layout para padronização do envio de informações da Unidade Gestora para o TCE/MT, utilizando ferramentas como a XML, internet, os programas da unidade gestora e o programa do TCE/MT voltado para os auditores, o Auditoria. As UG extraem de seus sistemas informações para completar o Aplic, que já estão pré-definidas, visualiza na ferramenta XML compacta e envia para o TCE/MT através do site, as informações chegando e estando corretas dentro do que pede o Aplic, as mesmas são passadas aos auditores, que visualizarão e analisarão através do sistema

4 Auditoria, gerando pontos de auditoria in loco. Fortalecendo assim o controle externo concomitante, ágil e preciso. O sistema APLIC contendo as fórmulas e tabelas de origem de cada informação constante nos demonstrativos contábeis utilizados pelas equipes técnicas do TCE/MT na realização do controle externo. No Plano de Contas, criação do atributo que identifica o tipo de encerramento da contas contábeis (transfere saldo; encerra saldo; não encerra e não transfere) - Inclusão do histórico do lançamento (descrição). - Identificação dos lançamentos de estorno com inclusão de regras de validação para consistência entre a contabilidade e as demais tabelas do APLIC. Na Ferramenta XML, o balancete de verificação será atualizado para que possua as seguintes colunas: Saldo Anterior, Débito no mês, Crédito no mês, Saldo atual - Atualização dos eventos contábeis (Sistema Compensação) - Atualização do Plano de Contas: a) Preenchimento de todos os atributos na Ferramenta XML b) Contas de Receita e Despesa atualizadas conforme MCASP 3.1 Contabilidade Arquivos PDF em substituição aos arquivos texto (.TXT). Os documentos produzidos na UG deverão ser convertidos para PDF com a utilização de ferramentas como o BrOffice, sem digitalizar o documento e sem utilizar imagens como logomarca, etc, pois o objetivo é não perder a configuração das tabelas. Obs.: o arquivo (.zip) transmitido ao TCE/MT deverá possuir no máximo 12Mb. 4. Considerações Finais A Contabilidade tem evoluído significativamente através dos tempos, dentro desse contexto é inegável a influência da tecnologia sob a nova visão e desenvolvimento da profissão contábil. A introdução de sistemas e aplicativos computacionais possibilitou entre outras coisas, maior flexibilidade na manutenção e armazenamento dos dados, bem como na ampliação do conjunto de informações, eliminando a lentidão dos processamentos apresentados em décadas anteriores. O Tribunal de Contas desenvolveu esse novo modelo de auditoria pública informatizada de contas para fortalecer o seu papel constitucional, ampliando o trabalho de controle externo e contribuindo para que haja um fortalecimento no controle interno dos jurisdicionados. Assim pode se dizer que a informática e a contabilidade são áreas que apesar de distintas, interligam uma com a outra, pois ambas trabalham com a mesma sincronia, sendo assim, o Aplic um modelo de programa, não só facilitando o trabalho dos gestores como evitando fraudes e o ganho de tempo no processo de auditoria nos próprios órgãos público.

5 Referências Cartilha Do sistema Aplic-Cidadão,(2009). Guia do usuário.grafica Ivan,Cuiabá. TCE/MT (2011). Capacitacão Layout Aplic Disponivel em: Acesso em 23/05/2011 TCE/MT (2011). Instrução Normativa n 02/2005. Disponivel em: Acesso em 06/06/2011

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