Instrução de Serviço Nº IS / 05 / JUCEMG

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1 Instrução de Serviço Nº IS / 05 / JUCEMG Dispõe sobre os procedimentos de controle, utilização, distribuição, transporte, guarda, armazenamento e anulação de selo de segurança destinado à autenticação de documentos registrados e arquivados na JUCEMG, bem como de suas respectivas cópias (certidão de inteiro teor), e dá outras providências. A Secretária Geral da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais - JUCEMG, no uso de suas atribuições, conforme art. 11 do Decreto Estadual de 1º de dezembro de 2011 e art. 67 da Resolução Nº RP/03/2012- JUCEMG, de 14 de fevereiro de 2012, e em observância ao disposto no art. 26 da Lei nº 8.934, de 19 de novembro de 1994, art. 28 do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996 e ainda Instrução Normativa/DNRC nº 55 de 6 de março de 1996 e Instrução Normativa 93, de 5 de dezembro de 2002, JUCEMG, RESOLVE: Art. 1º -O controle, utilização, distribuição, transporte, guarda, armazenamento e anulação do selo de segurança destinado à autenticação de documento registrado e arquivado na JUCEMG, bem como de suas respectivas cópias (certidão de inteiro teor), obedecerão às regras e procedimentos previstos nesta Instrução de Serviço. Parágrafo único. O selo de segurança somente será empregado para a autenticação de documentos submetidos ao registro na JUCEMG, bem como de cópias (certidão de inteiro teor), não podendo, em nenhuma hipótese, ter outra destinação, sob pena de aplicação de sanções civis, administrativas ou penais, conforme o caso, ao responsável pelo seu recebimento, guarda, controle e utilização. Art. 2º -O selo de segurança para a autenticação de documento registrado e arquivado, instituído pela Resolução Nº RD / 01 / 2007, obedecerá ao modelo e especificações técnicas de confecção constantes do contrato firmado com a empresa fornecedora.

2 Art. 3º -O selo de segurança a ser utilizado pela JUCEMG será entregue pela empresa fornecedora, diretamente, ao Serviço de Almoxarifado, cuja logística deverá garantir toda a segurança de transporte e entrega. Art. 4º - Caberá à Diretoria de Registro Empresarial - DRE: a) requisitar ao Serviço de Almoxarifado, via Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços SIAD, o selo de segurança, observada a sua previsão de consumo; b) receber, mediante Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo I), os selos requisitados; c)providenciar o credenciamento do(s) responsável(eis) pela solicitação do selo de segurança, por meio do Termo de Indicação (anexo II); d)enviar às unidades administrativas da sede da JUCEMG, responsáveis pela autenticação de documentos submetidos ao registro na JUCEMG, bem como pela expedição de certidão de inteiro teor, os selos de segurança, conforme solicitação, juntamente com o Pedido de Selo de Segurança, Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo III); e) enviar, via correios, por meio de malotes, ou via SEDEX, conforme o caso, juntamente com o Pedido de Selo de Segurança,Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo III), os selos de segurança aos Escritórios Regionais e às unidades Minas Fácil exclusivamente, para autenticação de documentos submetidos ao registro na JUCEMG e cópias (inteiro teor); f) enviar os selos de segurança, às unidades indicadas na alínea d e e deste artigo, exclusivamente à(s) pessoa(s) formalmente designada(s), nos termos do Anexo II, responsável(is) pelo recebimento, guarda, utilização e controle dos mesmos, devidamente preenchido e assinado. g) acompanhar e controlar, com base nas informações extraídas do banco de dados da JUCEMG, os pedidos de selos de segurança; h) supervisionar, orientar, treinar sobre a utilização do selo de segurança, bem como, observar as atribuições de sua competência previstas nesta Instrução. 1º Os signatários do documento mencionado na alínea f deste artigo, bem como os servidores da JUCEMG, responderão, solidariamente, civil, administrativa e criminalmente, nos casos de inobservância ao disposto nesta Instrução de Serviço e na Resolução nº RD / 01 / 2007.

3 2º Caberá, ao responsável pela unidade solicitante, planejar o consumo do selo de segurança, de forma a permitir a prestação de serviços de autenticação de documentos submetidos ao registro e a expedição de certidão de inteiro teor, sem solução de continuidade e obediência aos prazos legais para entrega. Art. 5º -O Serviço de Almoxarifado da JUCEMG, por meio do seu responsável, receberá os selos de segurança, da Comissão de Recebimento do Objeto e Fiscalização do Contrato, devidamente acondicionados em caixas de papelão etiquetadas, fechadas com lacre de segurança e inviolabilidade, de forma a permitir a identificação da seqüência alfanumérica dos selos nelas contidos. Art. 6º -Caberá ao Serviço de Almoxarifado, relativamente ao selo de segurança: a) proceder ao registro de estoque; b) guardar e armazenar em local seguro e em condições ambientais recomendadas pelo fornecedor; c) fornecer e entregar, exclusivamente, à DRE, única unidade administrativa responsável pela requisição desse material. 1º O Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo I) deverá ser emitido em 2 (duas) vias, pelo Serviço de Almoxarifado, destinando-se uma via ao seu controle, a segunda à DRE. 2º A unidade mínima de fornecimento de selo de segurança será pacote, com (quatro mil e quinhentos) selos cada um, contendo 18 selos em cada folha, devidamente identificado quanto à seqüência alfanumérica dos selos. 3º O Serviço de Almoxarifado poderá atender à requisição de material (selo de segurança) em quantidade inferior àquela solicitada, desde que devidamente justificada no Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo I). Art. 7º -O responsável pelo recebimento, guarda, controle e utilização dos selos de segurança, deverá: a) emitir o Pedido de Selo de Segurança constante do Anexo III, em 2 vias, e encaminhá-las à DRE; b) receber e conferir os selos de segurança, observadas a(s) etiqueta(s) de identificação do(s) pacote(s) ou da(s) caixa(s) com o Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento, constantes do Anexo III, de acordo com a quantidade requisitada e a seqüência alfanumérica indicada;

4 c) após a conferência, assinar a Declaração de Recebimento constante do Anexo III, arquivando uma via para o seu controle, e encaminhando a outra via à DRE; d) guardar e armazenar os selos de segurança, em local seguro e em condições ambientais recomendadas pelo fornecedor; e) executar as atribuições de sua competência previstas nesta Instrução de Serviço. Art. 8º - Se houver divergência entre os dados da etiqueta de identificação da embalagem do selo de segurança e do Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo III), bem como se detectada a violação ou avaria na embalagem, deverá ser providenciada, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, a devolução do material: a) à DRE, pelas unidades mencionadas nas alíneas d e e do art. 4º desta Instrução; b) ao Serviço de Almoxarifado, pela DRE. 1º Deverão ser juntados ao material a ser devolvido, o Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento (Anexo I) e o de Comunicação de Ocorrência e Termo de Anulação de validade de Selo de Segurança (Anexo IV). 2º No caso de unidades solicitantes, localizadas fora da sede da JUCEMG, a devolução tratada no caput deste artigo deverá ser feita, via correios, pela mesma forma de seu recebimento. 3º Não caberá devolução de pacote de selo de segurança no caso previsto no 3º do art. 6º desta Instrução de Serviço. Art. 9º -A utilização do selo de segurança deverá obedecer, criteriosamente e obrigatoriamente, a seqüência alfanumérica contida no corpo do selo, não sendo permitida, em nenhuma hipótese, desconsiderá-la ( saltar numeração ). Art. 10 -O extravio, furto ou roubo de selo de segurança, ou qualquer outro tipo de ocorrência, deverá ser comunicado, via fax, à DRE, pelo responsável pelo seu recebimento e controle, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas de sua constatação, por meio do Anexo IV desta Instrução de Serviço. 1º Nos casos de furto ou roubo, o responsável pelo selo de segurança deverá, de imediato, providenciar o Boletim de Ocorrência Policial, juntando-o ao Anexo IV desta Instrução de Serviço.

5 2º Compete à DRE, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, contados do recebimento da comunicação mencionada no caput deste artigo, providenciar o Termo de Anulação de Validade do Selo de Segurança constante do Anexo IV e a sua respectiva publicação no órgão de imprensa oficial do Estado. 3º Após a publicação do Termo de Anulação de Validade de Selo Segurança (Anexo IV), a DRE deverá encaminhar, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, o processo de anulação de que trata este artigo à Secretária-Geral da JUCEMG, para análise dos fatos ali contidos, e sugerir ao Presidente a apuração imediata, se for o caso, mediante instauração de sindicância ou processo administrativo disciplinar. Art.11 - Deverá ser anulado o selo de segurança que apresentar erro material e/ou formal, defeito de impressão, atolamento na impressora, que comprometam o texto, a forma física do selo ou a qualidade de impressão, bem como a ausência ou baixa aderência quando de sua aposição no documento. 1º O responsável pelo selo de segurança deverá comunicar mensalmente à DRE, até o dia 5 (cinco) do mês seguinte, a ocorrência, conforme Anexo IV desta Instrução, juntando o selo a ser anulado, ainda que fragmentado, colado a uma folha de formato A4. 2º Compete à DRE, no prazo máximo de 5 (cinco dias), contados do recebimento da comunicação mencionada no 1º deste artigo,após conferência, assinar o Termo de Anulação de Validade de Selo de Segurança constante no Anexo IV e providenciar o descarte dos selos anulados, por meio de fragmentação mecânica, arquivando o Termo de Anulação de Validade de Selo de Segurança. 3º - Anualmente, no mês de janeiro a DRE providenciará a publicação no órgão de imprensa oficial do Estado das ocorrências registradas, constantes dos Termos de Anulação de Validade de Selo de Segurança. Art.12 - A DRE manterá, sob sua guarda e responsabilidade no período de 5 (cinco) anos, os Termos de Anulação de Validade de Selo de Segurança contendo a numeração dos selos anulados e publicações respectivas. Art. 13-A JUCEMG somente se responsabilizará pela autenticidade do documento nela registrado e arquivado ou de sua respectiva cópia (certidão de inteiro teor), que contiver o selo de segurança, não se responsabilizando por qualquer processo de sua reprodução, salvo certidão de inteiro teor digital.

6 Art. 14 -Os casos omissos serão resolvidos pela Secretária-Geral desta Junta Comercial. Art Esta Instrução de Serviço entra em vigor na data de sua assinatura, Art. 17 Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Instrução de Serviço Nº IS / 04 / 2007 de 11 de agosto de 2007 JUCEMG.. Registre-se. Cumpra-se. Belo Horizonte, 26 de outubro de Marinely de Paula Bomfim Secretária-Geral

7 JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS ANEXO I (INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 05 / JUCEMG) TERMO DE ENCAMINHAMENTO UNIDADE REQUISITANTE: Diretoria de Registro Empresarial O Serviço de Almoxarifado da JUCEMG encaminha os selos de segurança, conforme discriminado abaixo: UNIDADE DE FORNECIMENTO QUANTIDADE ETIQUETA/NUMERAÇÃO (indicar a seqüência alfanumérica enviada) Caixa caixas Total de selos: a Guia de Material Siad nº... Data: SERVIÇO DE ALMOXARIFADO: DATA MASP: / / Junta Comercial do Estado de Minas Gerais DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO Declaro o recebimento de papéis de segurança, conforme discriminado abaixo: UNIDADE DE FORNECIMENTO QUANTIDADE ETIQUETA/NUMERAÇÃO (indicar a seqüência alfanumérica enviada) Caixa caixas Total de selos: DATA / / Diretoria de Registro Empresarial Assinatura/ Masp

8 JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS ANEXO II (INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 05 /2012 JUCEMG) Termo de Indicação de Responsável e de Assunção de Responsabilidade Solidária UNIDADE: (IDENTIFICAÇÃO DO ESCRITÓRIO REGIONAL OU UNIDADE MINAS FÁCIL) Por este termo, eu (NOME DO Representante Legal) Carteira de identidade nº, expedida pelo(a), CPF nº, indico, para fins de atendimento ao disposto no art. 4º, letra f, da Instrução de Serviços nº IS/05 /2012, editada pela Junta Comercial do Estado de Minas Gerais JUCEMG: Nome completo: Carteira de identidade nº, expedida pelo(a), CPF nº, para receber, guardar, utilizar e controlar os selos de segurança enviados pela JUCEMG, destinados, exclusivamente, à autenticação de documentos submetidos a registro. E, ainda,responsabilizamo-nos pelo recebimento, guarda, utilização e controle dos selos de segurança, enviados pela JUCEMG a esta unidade de atendimento, destinados à autenticação de documentos submetidos a registro, conhecendo as responsabilidades civis, administrativas e criminais, imputáveis quando da inobservância do disposto na Instrução de Serviço nº IS/05 /2012 JUCEMG. RESPONSÁVEL INDICADO:, / / Local e Data: REPRESENTANTE LEGAL da Unidade:, / / Local e Data:

9 JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS UNIDADE SOLICITANTE: ANEXO III (INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/05 /2012 JUCEMG) PEDIDO DE SELO DE SEGURANÇA UNIDADE DE FORNECIMENTO Pacote (4.500 selos) Unidade: NOME DO SIGNATÁRIO: QUANTIDADE pacote(s), Data: / / TERMO DE ENCAMINHAMENTO UNIDADE DE FORNECIMENTO QUANTIDADE ETIQUETA/NUMERAÇÃO (indicar a seqüência alfanumérica enviada) Pacote(s) a) atendido integralmente o Pedido de Selo de Segurança. a b) atendido parcialmente o Pedido de Selo de Segurança. (*) c) não atendido o Pedido de Selo de Segurança. (*) (*) Justificativa DIRETORIA DE REGISTRO EMPRESARIAL: Nome: MASP: DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO Declaro o recebimento de selos de segurança, conforme discriminado abaixo: DATA / / UNIDADE DE FORNECIMENTO Pacote (4.500 selos) QUANTIDADE ETIQUETA/NUMERAÇÃO (indicar a seqüência alfanumérica enviada) a NOME DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO: DATA / / Atenção: devolver uma via deste formulário devidamente assinada à DRE

10 JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS ANEXO IV (INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/05 /2012 JUCEMG) Comunicação de Ocorrência e Termo de Anulação de Validade de Selo de Segurança (Extravio/ Furto/Roubo de Selo de Segurança e Defeitos e Erros de Impressão de Selo) À Diretoria de Registro Empresarial: Comunicamos a essa Diretoria, para as providências cabíveis, relativamente ao(s) selo(s) de segurança identificado(s) no quadro abaixo: OCORRÊNCIA (assinalar) NUMERAÇÃO (indicar) 1- Extravio 2- Furto(*) 3- Roubo(*) 4- Forma física danificada 5- Qualidade/Defeito de impressão 6- Outros (indicar): (*) em anexo Boletim de Ocorrência Policial nº Relato da(s) possível(eis) causa(s) da ocorrência acima assinalada: NOME DO RESPONSÁVEL PELO SELO DE SEGURANÇA: Unidade: DATA / / Termo de Anulação de Validade de Validade de Selo de Segurança Por este Termo de Anulação, fica(m) anulado(s) o(s) selo(s) de segurança acima identificado(s), para todos os efeitos legais, em razão da Comunicação de Ocorrência acima, encaminhada a esta Diretoria. Diretoria de Registro Empresarial: Nome: Assinatura: MASP: Data: / /