Plano de Auditoria de Longo Prazo PALP

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1 Plano de Auditoria de Longo Prazo PALP

2 Sumário I DA APRESENTAÇÃO... 3 II DA ESTRUTURA... 3 Desvinculação da SECI das atividades de Co-Gestão... 4 VI DA AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS... 6 III DO PROCESSO DE AUDITORIA... 7 IV DAS NORMAS TÉCNICAS... 7 V DA DEFINIÇÃO DAS AÇÕES... 7 VI - DOS OBJETIVOS Objetivos Descrição... 9 VI DAS METAS, PADRÕES DE DESEMPENHO E INDICADORES Metas Descrição Padrões Desempenho Descrição Indicadores Descrição VII DAS LIMITAÇÕES DE AUDITORIA...12 VIII DAS CONSIDERAÇÕES GERAIS...13 IX DO COMPROMISSO...13 X- DA PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO...14 XI ANEXO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO-PALP...14 Anexo I Plano de Auditoria de Longo Prazo COAUD... 14

3 I DA APRESENTAÇÃO A Secretaria de Controle Interno SECI do TJDFT apresenta o Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP (Anexo), em cumprimento ao art. 9º da Res. CNJ 171/2013 1, o qual contém ações direcionadas ao cumprimento das finalidades estabelecidas no art. 74 da Constituição Federal 2. Controle Interno representa um conjunto de métodos e medidas coordenadas adotadas pela instituição para salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão. II DA ESTRUTURA A Secretaria de Controle Interno encontra-se diretamente vinculada à Presidência do Tribunal de acordo com a Resolução TJDFT N.9, de 12 de junho de 2013, que dispõe sobre a estrutura Organizacional do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios TJDFT. 1 Art. 9º Para fins de realização de Auditorias deverá ser elaborado Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), quadrienal, e Plano Anual de Auditoria (PAA), observadas as Normas Brasileiras editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade atinentes à auditoria, assim como aquelas inerentes ao setor público. 2 Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. 1º - Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária. 2º - Qualquer cidadão, partido político, associação ou sindicato é parte legítima para, na forma da lei, denunciar irregularidades ou ilegalidades perante o Tribunal de Contas da União.

4 Desvinculação da SECI das atividades de Co-Gestão O TCU realizou levantamento sobre as unidades de controle interno de vários órgãos da Administração Pública, vinculadas aos poderes judiciário, legislativo, ao ministério público da União e a comandos militares, resultando no Acórdão TCU n.º 1.074/2009 Plenário normatizem a atividade da auditoria interna pelo menos quanto aos seguintes aspectos: (...) natureza de eventuais trabalhos de consultoria interna que o órgão/unidade de controle interno preste à organização; participação dos auditores internos em atividades que possam caracterizar co-gestão e por isso prejudiquem a independência dos trabalhos de auditoria;

5 Percebe-se clara preocupação do Controle Externo, acerca da segregação de funções entre controle e gestão, abordando aspectos quanto às unidades de controle, como a independência e a organização; avaliação de qualidade dos trabalhos de auditoria; trabalhos de avaliação de controles internos administrativos; objetividade da atuação dos auditores; natureza de trabalhos de consultoria e de co-gestão. Visando ao atendimento das recomendações transcritas, foi inicialmente publicada a Resolução N.9, de 12 de junho de 2013, que dispõe sobre a Estrutura Organizacional do TJDFT, dentre elas, da SECI. A publicação da referida Resolução objetivou o cumprimento da Meta 16/2013 do Conselho Nacional de Justiça CNJ, que versa sobre as estruturas de controle interno dos tribunais. Nesse sentido, a unidade de controle interno do TJDFT, após a reestruturação, foi dotada de estrutura mínima para realização das atividades de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização interna. Aliado a isso, o Tribunal Pleno do TJDFT aprovou o Regimento Interno Administrativo RIA que contempla livro específico quanto à atuação da Secretaria de Controle Interno, elencando atividades de auditoria, controle e fiscalização, requisitos mínimos exigidos pelo Tribunal de Contas da União e pelo Conselho Nacional de Justiça. A SECI tem como meta ampliar os mecanismos de controle da administração, com foco na excelência do gasto público e na observância aos princípios da moralidade e da impessoalidade, buscando adotar parâmetros estritamente legais no tocante às licitações e contratos administrativos delas decorrentes, com o objetivo de atender ao interesse público primário.

6 Com a adoção das mudanças, o fortalecimento da Secretaria de Controle Interno do TJDFT tornou o setor referência para outros tribunais do país, deflagrando o interesse de vários órgãos - inclusive do próprio CNJ - em conhecer a nova estrutura de controle interno da Justiça local, bem como os normativos que formalizaram as mudanças estruturais e suas atribuições. Alcançada a Meta 16, o Tribunal segue atento aos desafios propostos pelo CNJ no tocante ao aprimoramento da prestação jurisdicional e ao cumprimento das metas de alcance do Judiciário local. A SECI vem realizando estudos com o intuito de alinhar a sua atuação às determinações advindas do CNJ e TCU, que buscam aperfeiçoar as estruturas de governança dos órgãos de controle interno do Poder Judiciário. VI DA AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS No processo de implementar nova cultura quanto às atribuições da Unidade de Controle Interno, no âmbito deste Tribunal, em conformidade com as recomendações acima transcritas, há que se distinguir, ainda, como competência da Administração (e, portanto, como atos de gestão), a implantação e a gestão dos controles internos administrativos, cuja avaliação de consistência e qualidade constitui atribuição desta Secretaria. Nesse sentido, dispõe o trabalho de Critérios Gerais de Controle Interno na Administração Pública um estudo dos modelos das normas disciplinadoras em diversos países (2009), da lavra da Diretoria de Métodos de Procedimentos de Controle do Tribunal de Contas da União.

7 Há referência ao conceito internacionalmente aceito do Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission COSO (Comitê das Organizações Patrocinadoras) de que Controle Interno é um processo realizado pela diretoria, por todos os níveis de gerência e por outras pessoas da entidade, projetado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias: a) eficácia e eficiência das operações; b) confiabilidade de relatórios financeiros; c) cumprimento de leis e regulamentações aplicáveis. (COSO 1992, p. 1, tradução nossa). (destaques ausentes no original) III DO PROCESSO DE AUDITORIA O projeto de modelagem do Processo de Auditoria, com proposta de mapeamento e fluxograma dos processos de trabalho, bem como manuais de procedimento de Auditoria de Conformidade e Operacional, encontra-se implementado, conforme disposto na página da SECI intranet. A documentação, aprimoramento e divulgação dos processos de trabalho da Secretaria objetivou aprimorar a visão sistêmica da SECI. A normatização pela Administração Superior será procedida em momento posterior. IV DAS NORMAS TÉCNICAS O Plano de Ações observou as Normas Técnicas de Auditoria editadas pelo Conselho Nacional de Justiça e pelo Conselho Federal de Contabilidade, bem como as Normas de Auditoria para o Setor Público. V DA DEFINIÇÃO DAS AÇÕES

8 Na elaboração das ações da Secretaria de Controle Interno foram observadas as fases próprias de auditoria, correspondentes a: planejamento, execução, comunicação e monitoramento, as quais integrarão projeto de formalização do respectivo fluxograma, normatização dos procedimentos e elaboração de modelos de suas respectivas peças. No quadro constante do Anexo I, visualiza-se detalhamento das ações de auditoria. Haja vista a impossibilidade de se verificar e avaliar a totalidade dos atos, contratos, ações, projetos e processos em desenvolvimento no âmbito do TJDFT, o Plano apresenta o conjunto de ações a serem pela Secretaria de Controle Interno SECI a partir de seleção prévia, embasada em critérios objetivos, das áreas a serem auditadas e dos tipos de fiscalização a serem empreendidas. Utilizou-se como critérios para a seleção das áreas que serão objeto de auditoria, a relevância, a materialidade, a criticidade e a relação com as metas plurianuais consignadas no Plano Plurianual , bem como os objetivos delineados no Plano Estratégico Institucional. Os fatores considerados relevantes para a definição das prioridades nas ações de auditoria referem-se ao seu alinhamento com o planejamento estratégico vigente do TJDFT e com as diretrizes expostas pelo Tribunal de Contas da União e pelo Conselho Nacional de Justiça no intuito de aperfeiçoar as estruturas de governança dos órgãos de controle interno do Poder Judiciário. Serão priorizadas, ainda, ações de avaliação da efetividade e eficiência dos controles internos administrativos afetos às atividades desenvolvidas pelas unidades gestoras, que possam proporcionar

9 aprimoramento de rotinas e melhorias de resultados quanto à aplicação de recursos, além da diminuição de riscos da ocorrência de erros ou desvios na execução dos processos avaliados. A auditoria anual nas contas observará o disposto em Decisão Normativa do TCU, publicada anualmente, e tem por objetivo fomentar a boa governança pública, aumentar a transparência, provocar melhorias na prestação de contas do órgão, induzir a gestão pública para resultados e fornecer segurança sobre: I. a legalidade e a regularidade dos atos e contratos de gestão; II. a confiabilidade das demonstrações financeiras; III. o desempenho da gestão. As que sejam determinadas pela autoridade superior serão desenvolvidas nos termos da demanda da administração, adotandose metodologia e técnicas adequadas em todos os casos. Por fim, foram definidas ações de controle voltadas ao aprimoramento do processo de trabalho e à implementação de novas práticas de gestão. VI - DOS OBJETIVOS 1. Objetivos Descrição Os objetivos são declarações sobre resultados e esforços que a unidade define como prioritário e vital para o alcance de um desempenho superior. Os objetivos informam todas as melhorias e aprimoramentos adequados nas atividades executadas, nos produtos entregues e impactos

10 gerados, além de novas propostas que podem agregar valor ao trabalho do Tribunal. A seguir listam-se os principais objetivos da COAUD. Garantir, com razoável segurança, a regularidade dos atos de gestão; Promover a eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial; Promover o fortalecimento dos controles internos das unidades administrativas; Minimizar os riscos inerentes ao processo de contratação; Monitorar o cumprimento das determinações / recomendações do TCU e CNJ ao TJDFT; Manter a equipe capacitada e motivada; VI DAS METAS, PADRÕES DE DESEMPENHO E INDICADORES 1. Metas Descrição A meta é uma expressão numérica que representa o estado futuro de desempenho desejado. É um dos principais componentes de detalhamento do indicador. As metas contêm uma finalidade, um valor e um prazo. Todo indicador de desempenho deve possuir ao menos uma meta, podendo ser definido um conjunto de metas por indicador. Recomenda-se que as metas sejam alcançáveis, desafiadoras e fundamentadas em séries históricas, tendências e benchmark.

11 Foram definidas metas para avaliar os resultados das ações de auditoria com base na série histórica dos últimos dois exercícios. Considerando que o planejamento estratégico do TJDFT contempla indicadores e metas, em que a atuação do Controle Interno exerce influência direta ou indireta para o alcance dos resultados, adotou-se a premissa de que as áreas a serem auditadas devem guardar alinhamento com os objetivos e metas consignadas no referido documento. 2. Padrões Desempenho Descrição Os padrões de desempenho podem ser definidos como a identificação e mensuração das ações durante determinado período. A avaliação de desempenho tem como objetivo estimular o alcance de metas organizacionais e a promoção do desenvolvimento. O método utilizado para a avaliação de desempenho foi por meio de indicadores definidos, graduados através da descrição de desempenho numa variação de insatisfatório a excelente. No plano de auditoria foram indicados no anexo I como níveis de controle empregados. Os resultados dos indicadores, todos medidos em percentual, serão avaliados conforme faixas de valores. Ex:

12 Entre 75% e 99,9% Satisfatório 3. Indicadores Descrição Os indicadores são métricas ou medidas que proporcionam informações sobre o desempenho da unidade, objetivando quatro aspectos relevantes: controle, comunicação, tomadas de decisão e melhoria. O estabelecimento de indicadores para as ações de Controle ainda é atividade incipiente no âmbito deste Tribunal, e visa mensurar o desenvolvimento dos trabalhos, de modo a proceder a ações de melhoria e corretivas. A relação de indicadores aferidos pela Coordenadoria de Auditoria e Fiscalização da Secretaria de Controle Interno foi detalhada no Anexo I. VII DAS LIMITAÇÕES DE AUDITORIA Ressalta-se que para a elaboração do plano de ações foram consideradas as condições limitativas ao exercício pleno das competências do Controle Interno no ano de 2013, notadamente no tocante à ausência, em seu quadro de pessoal, de servidores ocupantes de cargo analista judiciário nas especialidades Engenharia e Análise de Sistema. Não obstante, vislumbra-se a possibilidade de se obter apoio dos servidores das unidades técnicas e assistência de especialistas e profissionais, quando considerado necessário.

13 VIII DAS CONSIDERAÇÕES GERAIS O Plano de Ações de Auditoria apresenta-se como um esforço coordenado e integrado de elaboração das ações de relevância e impacto para TJDFT, contemplando objetivos, indicadores, metas e ações para o acompanhamento e execução estruturada das atividades de auditoria e controle, consagram uma nova fase de gestão no Tribunal. O plano visa promover o aprimoramento de sua atuação, convergindo esforços de cada uma das unidades em um sentido único para o alcance da visão institucional, apresentando resultados que reflitam o aumento da produção, eficiência e qualidade na atuação do Tribunal. Cumpre esclarecer que as ações de auditoria de conformidade/operacional coordenadas pelo Conselho Nacional de Justiça estão contempladas no Plano sem a definição prévia da área a ser auditada para os exercícios de 2015 a 2017, já que estas ações serão definidas oportunamente pelo aludido Conselho. Frise-se que o sucesso do presente plano dependerá da atuação conjunta da Administração e unidades administrativas do Tribunal para o alcance dos resultados propostos. IX DO COMPROMISSO Por fim, salienta-se o compromisso desta Secretaria de Controle Interno em realizar, de forma independente e imparcial, as propostas, cumprindo assim o papel de auxílio à Administração Superior para o alcance dos resultados pretendidos.

14 X- DA PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO Assim, submete-se o plano à aprovação da Presidência do TJDFT, cabendo destacar que o alinhamento às diretrizes e determinações advindas da Presidência do TJDFT, do CNJ e do TCU poderá resultar na necessidade de ajustes no documento no curso de sua execução. XI ANEXO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO-PALP Anexo I Plano de Auditoria de Longo Prazo COAUD SECI, em 30/10/2013. Adileide Ferreira Ribeiro Coordenadora de Auditoria e Fiscalização João Batista da Silva Secretário de Controle Interno

15 Ações de Auditoria por Área Realizar auditoria de Obras ou Serviços de Engenharia Realizar auditoria de Tecnologia da Informação e Comunicação -TIC Realizar auditoria de Serviços com utilização de Mão-De-Obra Terceirizada Realizar auditoria na Vara da Infância e da Juventude-VIJ Realizar de auditoria em Suprimento de Fundos Realizar auditoria Especial* Realizar auditoria de Gestão (Processo de Contas) Realizar auditoria de conformidade/operacional em Ações Coordenadas pelo CNJ** Realizar auditoria de avaliação dos Controles Internos Administrativos 10 Realizar auditoria de Pessoal Indicadores *- Depende de solicitações oriundas da Presidência do Tribunal **- Depende da divulgação do plano anual de ações compartilhadas do CNJ Fórmula Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP ( ) COORDENADORIA DE AUDITORIA E FISCALIZAÇÃO Série Histórica Metas Níveis de Controle Unidade Fonte do Polaridade Responsável Periodicidade T +1 T +2 T +3 T +4 Escala de de Medida Indicador T -2 T -1 Faixa Conceito: (2014) (2015) (2016) (2017) Cores: Unidade Unidade Igual melhor Igual melhor NAUDTI Anual Entre 75% e 99,9% Satisfatório NAUDTI Anual Entre 75% e 99,9% Satisfatório NAUDPE Anual Entre 75% e 99,9% Satisfatório NAUDPE Anual Entre 75% e 99,9% Satisfatório NAUDIF Anual Entre 75% e 99,9% Satisfatório NAUDTI / NAUDPE Anual 2 2 Entre 75% e 99,9% Satisfatório / NAUDIF NAUDIF Anual Abaixo de 100% Insatisfatório NAUDTI NAUDPE NAUDIF NAUDTI / NAUDPE / NAUDIF NAUDPE Anual Anual Anual Abaixo de 100% Insatisfatório Abaixo de 100% Insatisfatório Abaixo de 100% Insatisfatório Obs: Os percentuais apresentados no item Meta poderão sofrer alterações para mais ou para menos de acordo com a necessidade e as constatações levantadas.

16 Ações de Controle Indicadores Fórmula Unidade de Medida Polaridade Fonte do Indicador Responsável Periodicidade Série Histórica T -2 T -1 T +1 (2014) Metas T +2 T +3 (2015) (2016) T +4 (2017) Escala de Cores: Níveis de Controle Faixa Conceito: 11 Elaborar Plano de Auditoria a Longo Prazo planos realizados Somatório de planos realizados COAUD / NAUDTI / NAUDPE / NAUDIF Quadrienal Abaixo de 100% Insatisfatório 12 Elaborar Plano Anual de Auditoria planos realizados Somatório de planos realizados COAUD / NAUDTI / NAUDPE / NAUDIF Anual Abaixo de 100% Insatisfatório 13 Analisar Processos de Tomada de Contas Especial Índice de tomada de Contas Especial analisadas Somatório de TCE's analisadas / Somatório de TCE's recebidas pela SECI % Igual melhor NAUDIF Anual 0% 0% 100% 100% 100% 100% 14 Consolidar Processo de Contas Anual processos de contas consolidados Somatório de processos de contas consolidado NAUDIF Anual Monitorar Auditorias Realizadas Índice de Quantidade de com monitoramento das recomendações monitoradas / Quantidade de com recomendações % Maior melhor NAUDTI NAUDPE NAUDIF Anual 100% 100% 100% 100% 100% 100% Acima de 90% Excelente Entre 75% e 90% Satisfatório 16 Elaborar Relatório de Atividades Anual relatórios de atividades elaborados Somatório de relatórios de atividades elaborados NAUDTI NAUDPE NAUDIF Anual Abaixo de 100% Insatisfatório 17 Avaliar Relatório de Gestão Fiscal relatórios de Gestão Fiscal avaliados Somatório de relatórios de Gestão Fiscal avaliados NAUDIF quadrimestral Acompanhar o cumprimento de determinações do TCU Índice de acompanhamento de determinações do TCU Quantidade de determinações do TCU acompanhadas / Quantidade de determinações do TCU % Igual melhor NAUDIF Anual 100% 100% 100% 100% 100% 100% Entre 75% e 99,9% Satisfatório 19 Acompanhar o cumprimento de determinações do CNJ Quantidade de Determinações Índice de do CNJ acompanhadas / Determinações do Quantidade de Determinações CNJ acompanhadas do CNJ % Igual melhor NAUDIF Anual 100% 100% 100% 100% 100% 100% Entre 75% e 99,9% Satisfatório 20 Capacitar servidores Índice de capacitação da equipe Anual Total de horas de capacitação / total de servidores hora / servidor Maior melhor SEIF/SERH NAUDTI NAUDPE NAUDIF Anual h 17h 19h 20h Acima de 90% Excelente Entre 75% e 90% Satisfatório

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