Aplicando Brainstorming com apoio de Ferramenta Computacional.

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1 Aplicando Brainstorming com apoio de Ferramenta Computacional. Claudia Simões Pinto Departamento de Informática Aplicada Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO)-Av. Pasteur, 458, URCA Cep: Rio de Janeiro, RJ, Brasil claudia.simoes@uniriotec.br Abstract: This work presents the Brainstorming technique with computational tool support. The aim is identifying the highest number of cooperative and communicative tools that could be implemented in a cooperative system. The identification of the technique and its dynamicsare shown to be useful as a basis for the organization of the use case. The results obtained in the Brainstorming session, and on the analisys of the forms point to the conclusion that improvements on the computational tool are needed. Resumo. Nesse artigo é apresentada a técnica de Brainstorming com suporte de ferramenta computacional. O objetivo é identificar o maior número de ferramentas de comunicação e colaboração que possam vir a ser implementados em um sistema colaborativo. A contextualização da técnica e da dinâmica serviu de base para a estruturação do estudo de caso. Os resultados obtidos, na sessão de Brainstorming e na análise dos questionários, indicam a necessidade de melhorias na ferramenta computacional utilizada. 1. Introdução A evolução tecnológica provocou mudanças nas formas de interação entre os seres humanos. A sociedade dos tempos atuais convive com a tecnologia no ambiente de pesquisa, trabalho, escolar, familiar, cultural e para o entretenimento. Os sistemas de informação estão presentes para facilitar a interação homem-computador, que inicialmente auxiliava apenas o processamento de dados [Reynolds, 2002] e mais recentemente, serve como meio de comunicação. Muitos sistemas estão sendo desenvolvidos para atender a demanda da comunicação interativa de pessoas e grupos de pessoas, fazendo uso do computador e da Internet, como por exemplo: bate-papo, blog, videoconferência, fórum, entre outras. Essas ferramentas têm como objetivo geral a transmissão de mensagens, não considerando as características específicas das atividades que estão sendo executadas pelas pessoas. É preciso adequar as ferramentas de comunicação para a aplicação de técnicas específicas. [Pimentel, 2006] De maneira geral, as pessoas participam de grupos (político, religioso, escolar, profissional, pesquisa e outros) que tem objetivos comuns. Essas pessoas trabalham juntas para resolver problemas, tomar decisões ou para obter informações. A ação do grupo, geralmente, está baseada no consenso de todos, onde há a participação de todos de acordo com suas aptidões. As atividades desenvolvidas em grupos, costumam ser mais produtivas do que se fossem realizadas por apenas um indivíduo. [Minicucci,2001] As técnicas de trabalho de grupo, quando aplicadas de maneira adequada e no ambiente certo, produzem motivação e estímulo para alcançar os objetivos. Alguns fatores devem ser

2 observados na escolha da técnica que será aplicado a um determinado grupo, como: tamanho do grupo, a programação do tempo e avaliação. Assim, para a aplicação de uma técnica, devese elaborar um planejamento para orientar o trabalho. [Minicucci,2001] As técnicas mais aplicadas em trabalho de grupo são: brainstorming (tempestade de idéias), mesa-redonda, fórum, painel, workshop, seminários, debate, entrevista, entre outras. [Minicucci,2001] Para se obter maiores e melhores resultados se fazem necessário adequar as técnicas de trabalho de grupo, quando aplicadas com o uso do computador, identificando possíveis limitações. [Pimentel, 2006] O presente estudo tem como objetivo identificar o maior número de ferramentas de comunicação e colaboração que possam vir a ser implementados em um sistema colaborativo. Será usada a técnica Brainstorming, fazendo uso de uma ferramenta computacional, onde se pretende coletar o maior número de idéias dos participantes e identificar possíveis melhorias na ferramenta utilizada. Para atingir esse objetivo, os seguintes objetivos intermediários deverão ser alcançados: Caracterizar a técnica Brainstorming; Elaborar estudo de caso para aplicar a técnica com o apoio de uma ferramenta computacional Aplicar questionário para obtenção de detalhes Analisar os resultados obtidos Identificar possíveis melhorias da ferramenta utilizada Uma pesquisa dessa natureza trará, para o centro das atenções, a necessidade de se adequar as técnicas existentes de trabalho em grupo com a nova realidade tecnológica, a partir da identificação dos fatores limitantes no processo, bem como a necessidade de se modificar recursos tecnológicos já existentes, para a melhoria da comunicação e trabalhos desenvolvidos em grupos geograficamente distribuídos. Na primeira sessão foi contextualizado o sistema de informação em prol de uma comunicação colaborativa, na sessão dois introduzida a técnica de Brainstorming, suas características e regras para alcançar melhores resultados, a sessão três apresentada a ferramenta utilizada no estudo de caso, a sessão quatro mostra o estudo de caso realizado e a dinâmica, a sessão cinco os resultados obtidos com a dinâmica e com a aplicação do questionário, a sessão seis sugere mudanças da ferramenta computacional usada e por fim, a sétima sessão, a conclusão do estudo. 2. Técnica Brainstorming é uma técnica de geração de idéias. Na língua inglesa, o termo brain significa cérebro enquanto que storming significa tempestade. A versão na língua portuguesa seria uma explosão de idéias [Minicucci, 2001]. A técnica Brainstorming é muito utilizada para promover a interação de um pequeno grupo de trabalho, onde o ponto chave está no incentivo à participação de todos em divulgar as idéias que vão surgindo. Assim, um grupo se reúne com a finalidade de obter o maior número possível de idéias para a solução de um problema específico. Para a aplicação de uma sessão de brainstorming, o problema a ser analisado deve ser simples e entendido por todos os membros do grupo. Caso o problema seja complexo haverá a 2

3 necessidade de segmenta-lo em porções simples e realizar várias sessões, onde em cada uma, será analisado um único problema. A técnica de brainstorming possui três fases: [Miniccuci, 2001] 1 a Fase: Exposição de abertura: onde o animador ou responsável pela sessão expõe o problema e informações relevantes que possam ajudar na geração das idéias, deixando claro o objetivo da reunião. 2 a Fase: Exposição de idéias: é considerada a etapa de produção, onde os participantes efetivamente vão expor suas idéias sobre o problema. Também denominada fase produtiva. 3 a Fase: Fase de escrutínio: seleção das idéias emitidas. Para o presente estudo, essa fase não será considerada em virtude do escopo do objetivo delineado. Para um melhor aproveitamento da técnica Brainstorming, deve-se atentar para três fatores importantes: [Minicucci, 2001] a) Organização do grupo: O ideal é que se tenha 10 componentes, podendo no máximo reunir 12 participantes. É indicado que os componentes possuam mesmo status social e que essencialmente tenham conhecimento do problema a ser resolvido. b) Instalação material do grupo: É importante a escolha do local a ser realizado a sessão de brainstorming. Um ambiente tranqüilo, onde não haja interferências externas, nem desconforto com o horário escolhido. É indicado uma mesa redonda ou oval, para a reunião, e também a identificação de cada participante. A pessoa responsável por conduzir a reunião deve ficar em um lugar estratégico, de maneira a facilitar a sua atuação. c) Observadores: Tem a função de registrar as idéias dos participantes. É indicado que cada observador registre a idéia de apenas dois componentes. Eles devem ficar distantes dos participantes, mas defronte daqueles que está responsável pelo registro das idéias. O objetivo do observador é anotar as idéias emitidas sem mencionar quem a gerou, ou seja, ele irá gerar uma lista de idéias sugeridas. Quando as idéias forem confusas, o observador irá anotar após a reformulação pelo animador. [Minicucci, 2001] 2.1 As Regras Para alcançar melhores resultados da técnica, o condutor da sessão (animador) explica como será a sessão, como ele irá proceder, qual o objetivo, o problema a ser resolvido e o que se espera dos participantes. Para tanto se faz necessário conhecer as regras, que além de explicadas aos participantes precisam ser escritas num cartaz e exposta no ambiente. São elas: - Todas as idéias serão bem vindas. Mesmo as que pareçam absurdas. - Deve-se produzir o máximo de idéias. Não há preocupação com a qualidade. - São proibidas criticas e autocríticas - É permitido fazer associações às idéias de outros participantes Quando um participante tiver uma idéia ele deverá levantar a mão pedindo a palavra ao condutor. Se o participante for fazer uma associação com uma idéia já formulada ele deverá estalar os dedos, tendo posição privilegiada a quem iria sugerir uma nova idéia. A técnica de Brainstorming visa aprimorar o desenvolvimento do trabalho em grupo para a geração de idéias, podendo ser aplicada com sucesso a diferentes grupos e em situações 3

4 diversas. A aplicação da técnica exige que se eliminem quaisquer críticas. O foco está na quantidade de idéias geradas e não na qualidade. Para atingir o objetivo esperado, numa sessão da técnica, a questão-gatilho ou problema deve ser simples e compreendida por todos os participantes. 3. Ferramenta As ferramentas computacionais transformaram os meios de comunicação. Usa-se sistemas para bater-papo (chat) com pessoas ou grupo de pessoas à distância, sistemas para enviar mensagens eletronicamente ( ) ou para realizar reuniões virtuais com imagens e som, podendo realizar troca de arquivo eletronicamente (videoconferência). A diversidade de interações possíveis, nos tempos atuais, coopera para a melhoria da comunicação um para um, um para muitos e muitos para muitos. Os trabalhos que precisam ser realizados em grupo passam a fazer uso intensivo desses meios. Para aplicar as técnicas de trabalho de grupo que envolve participantes que estão geograficamente distribuídos, é necessário fazer uso de ferramentas específicas para o sucesso do trabalho. Para o presente estudo, que fez uso da técnica Brainstorming, foi utilizada a ferramenta da GroupSystems que possibilita o desenvolvimento de trabalho em grupo à distância. A ferramenta denominada ThinkTank possibilita a aplicação da técnica de Brianstorming, além de outras como por exemplo a técnica de votação. Por se tratar de um sistema web, não há a necessidade de instalação do programa nas estações. O moderador responsável pela sessão configura todo o ambiente, disponibilizando informações importantes sobre a técnica e objetivo da dinâmica. Através do ambiente, o moderador envia convite via para todos os participantes, informando dia, hora e senha para o Brainstoring virtual. Após iniciada a sessão todos poderão enviar suas idéias a cerca do problema em estudo. Terminada a sessão é gerado relatório completo de todas as idéias ou sugestões enviadas pelos participantes. Como as idéias são digitadas e não faladas, o Brainstorming passa a ter uma versão silenciosa, denominada Brainwriting. Ao retirar a interação oral, elimina a possibilidade de o líder do grupo favorecer determinados participantes mais ativos e extrovertidos, tornando o processo mais tranqüilo. Com a técnica informatizada, desaparece a função do observador, pois os próprios participantes registram suas idéias. Já a fase de escrutínio, onde ocorre a seleção das idéias emitidas, deve ser feita através de uma outra técnica, a votação. Figura 1: Tela inicial do Administrador Figura 2: Tela inicial do Usuário 4

5 Figura 3: Tela de nova sessão Brainstorming... Figura 5: Tela de declaração de objetivo Brainstorming... Figura 4: Tela de Login Figura 6: Tela da sessão de Brainstorming Brainstorming Estudo de Caso O Estudo de Caso é uma categoria de pesquisa cujo objeto é uma unidade que se analisa profundamente, e pode ser: um programa, uma instituição ou um sistema. O método do estudo de caso é utilizado para responder questões como e porque [Yin, 2005]. A escolha do método se deu em virtude de algumas características, como por exemplo: ter como foco a descoberta, produzir conhecimento sobre objetos particulares, enfatizar a interpretação num determinado contexto, e também pela busca para retratar a realidade de forma completa. O presente estudo fez uso de um plano para a obtenção dos resultados. O plano ou projeto de estudo de caso, seguiu as seguintes etapas: 1. Definição da dinâmica 2. Aplicação da dinâmica 3. Aplicação de questionário 4. Análise de conteúdo dos dados e conclusões do estudo É importante enfatizar que esse trabalho, tem como questão identificar ferramentas de comunicação e/ou colaboração que são relevantes para um sistema colaborativo. É de extrema importância a realização dessa pesquisa, que trará contribuições para o desenvolvimento e qualificação dos sistemas colaborativos, tão necessário em atividades que envolvem grupos de pessoas. 5

6 Para obter o máximo de informações dos participantes, foi utilizada a técnica de Brainstorming com o apoio de uma ferramenta computacional existente no mercado. As regras bem como os procedimentos a serem seguidos, pelo estudo de caso, foram definidos com a técnica escolhida. Como fator limitante, do presente estudo, selecionou-se apenas cinco participantes da área de tecnologia, devido a imposição do próprio sistema computacional. 4.1 A Dinâmica O objetivo da dinâmica foi selecionar uma lista de, pelo menos, 40 ferramentas de comunicação ou colaboração para um sistema colaborativo. A dinâmica foi organizada da seguinte forma: 1. Foram selecionados 4 participantes para o Brainstorming e um mediador 2. Cada participante da dinâmica de Brainstorming tomou conhecimento do objetivo da dinâmica através da leitura do seguinte texto: Você foi selecionado para participar da escolha das ferramentas de comunicação /colaboração que farão parte de um sistema colaborativo. Desta forma, sugira as ferramentas que achar que deve fazer parte desse sistema. A quantidade de sugestões é ilimitada, por isso dê o maior número de idéias que tiver. 3. O tempo de duração da sessão de Brainstorming foi estipulado em 10 minutos 4. As idéias propostas foram registradas durante a sessão. O registro no próprio sistema gerou uma lista das idéias. As repetições foram apagadas pelo mediador. 5. Foi aplicado questionário para coleta de dados sobre a ferramenta utilizada e sobre a técnica; 5. Resultados A sessão de Brainstorming composta por um mediador e quatro participantes, durou aproximadamente 10 minutos, gerando num total 58 sugestões (idéias) de possíveis ferramentas de comunicação ou colaboração que podem se implementadas num sistema colaborativo. Nos primeiros momentos os participantes pareciam intimidados por algum motivo e como a ferramenta não dispõe de uma área reservada para conversar (bate-papo) os participantes não podiam tirar dúvidas ou obter mais informações caso fosse necessário, já que a área de digitação das idéias é compartilhada por todos. Em virtude dessa limitação, o mediador da sessão usou o próprio ambiente para notificação do tempo restante e também para motivar a participação dos componentes. A interferência do mediador foi considerada boa por 75% dos participantes. Com base na análise dos questionários aplicados 50% dos participantes não haviam participado de uma sessão de brainstorming, os demais já haviam participado, sendo que metade desses, com o suporte computacional. Ainda com base no questionário, todos os participantes relataram ter compreendido o objetivo da dinâmica, conseqüentemente todos estavam aptos a cooperar com a atividade proposta. 6

7 Com relação a participação e percepção dos participantes: 75% conseguiram expressar todas as idéias, consideraram excelente a técnica de Brainstorming para a geração de idéias e não consideraram o anonimato essencial para a geração de idéias. Metade dos participantes consideraram a ferramenta computacional muito fácil e a outra metade fácil, esse resultado deve-se ao fato de todos os componentes possuírem experiência ou convívio com a tecnologia. A versão em inglês, da ferramenta, não atrapalhou a participação na dinâmica. Quanto aos aspectos da ferramenta computacional utilizada, além de ter sido considerada de fácil manipulação, foi relatado que o ambiente assemelha-se a ferramenta de bate-papo. No entanto, ficou evidente a necessidade de ter uma área reservada para a comunicação dos participantes, contribuindo para socialização e coordenação da dinâmica. A técnica de Brainstorming foi considerada divertida, eficiente e motivadora na geração de idéias para solução de um problema. Embora tenha sido considerada altamente produtiva, é necessário depois, aplicar uma segunda técnica, como por exemplo a da votação, para filtrar os dados coletados, já que segundo o princípio da técnica da quantidade vem a qualidade. 6. Proposta para melhoria da Ferramenta Com base no estudo de caso, evidenciou-se a necessidade de se ter disponível no ambiente: - Lista dos participantes - Área específica para comunicação (bate-papo) - Recurso para identificar termos similares que poderiam dar suporte ao mediador na exclusão de idéias repetidas. A hipótese é que a ferramenta utilizada, seja mais produtiva com a inclusão das sugestões acima citadas, favorecendo a comunicação entre os envolvidos e maximizando os resultados. 7. Conclusão As ferramentas computacionais transformaram não só a maneira como as pessoas se comunicam, mas também na forma como trabalham em grupo. Os sistemas de informação estão sendo usados para aplicar técnicas de trabalho, antes manuais e presenciais. A técnica analisada nesse estudo, Brainstorming, com o suporte computacional mostrou-se altamente produtivo e motivador para o grupo. Para aplicar as técnicas de trabalho de grupo que envolve participantes que estão geograficamente distribuídos, é necessário fazer uso de ferramentas específicas. Foi observado no ambiente estudado que é essencial ter a disposição uma área para socialização do grupo, onde duvidas podem ser sanadas, questões levantadas e outras intervenções que se façam necessárias. Como o trabalho é categorizado como trabalho de grupo é importante ter conhecimento das pessoas que estão participando, isso não quer dizer que seja obrigatória a identificação do que cada componente esteja enviando, o anonimato da técnica pode ser preservado. O objetivo da dinâmica, com a técnica de Brainstorming com suporte computacional, foi atingido facilmente, embora o fator tempo deva ser melhor estruturado. Atividades em grupo 7

8 colaborativo são mais produtivas do que realizadas por pessoas isoladamente. A comunicação entre os participantes é essencial para um trabalho em grupo colaborativo, quer seja presencial ou à distância. 8. Referências Bibliográficas Minicucci, Agostinho.: Técnicas do trabalho de grupo 3.ed. São Paulo: Atlas, Pimentel, Mariano. Comunicatec:Tecnologias de Comunicação para Educação e Colaboração Anais do III Simpósio Brasileiro de Sistemas de Informação. Curitiba, PR, outubro de Reynolds, G.W. & Stair, R.M.: Princípios de Sistemas de Informação Editora LTC -4ª edição Yin, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos.-3.ed.-porto alegre: Bookman,