GESTORES/FISCAIS INSTITUCIONAIS. Módulo Monitoramento Obras FNDE

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1 GESTORES/FISCAIS INSTITUCIONAIS Módulo Monitoramento Obras FNDE CGIMP 06/08/2013 Como consultar e preencher o Modulo Monitoramento de Obras Simec 2.0

2 Sumário 2 Definições Apresentando o Sistema Integrado de Monitoramento do MEC Solicitação de Cadastro Acessando ao sistema Simec Tela Principal Dados da Obra Licitação Contratação Cronograma Vistoria Recursos Documentos Galeria de Fotos Execução Orçamentária Prazos Aditivo ao contrato Obras Paralisadas Orientações Gerais

3 Definições 3 MEC - Ministério da Educação e Cultura FNDE - Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação DIGAP - Diretoria de Gestão, Articulação e Projetos Educacionais CGIMP - Coordenador-Geral de Implementação e Monitoramento de Projetos Educacionais Fiscal Institucional - técnico engenheiro/arquiteto da Secretaria de Educação do Estado ou da Prefeitura responsável pelo acompanhamento da execução da obra, por inserir as informações no sistema Simec; Gestor institucional responsável junto ao FNDE pelo cumprimento do objeto acordado (Convênio/Termo de Compromisso, etc.) Manual digital:

4 Apresentando o Sistema Integrado de Monitoramento do MEC 4 O Sistema Integrado de Monitoramento do Ministério da Educação Simec possui mais de 50 módulos para maior e melhor interação entre as instituições e o MEC, agilizando os processos. O acompanhamento da execução das obras é realizado no módulo Monitoramento de Obras, Obras 2.0.

5 5 Módulo Monitoramento de Obras Simec

6 Solicitação de Cadastro 6 Primeiro acesso ao Sistema SIMEC, o Fiscal deverá solicitar o cadastro: 1. Acessar ao sistema pelo endereço: simec.mec.gov.br 2. solicitar o cadastro no sistema; 3. a instituição (SEDUC/Prefeitura) deverá encaminhar com ofício assinado pelo Gestor Institucional, contendo os dados do fiscal (CPF, CREA/CAU,...) responsável pela fiscalização e preenchimento das informações no SIMEC. senha.monitoramento@fnde.gov.br

7 Solicitação de Cadastro 7 Após clicar em Solicitar Cadastro abrirá a seguinte tela: Nessa tela você deverá selecionar o Modulo Obras 2.0; logo abaixo preencha com o número do CPF que você deseja cadastrar; Feito isto clique em Continuar

8 Solicitação de Cadastro 8 Tipo de órgão/instituição: Nome da Instituição Órgão/Instituição: Nome da Instituição INSERIR DADOS PARA CONTATO Função/Cargo: Engenheiro/ Arquiteto Perfil Desejado: FISCAL INSTITUCIONAL Clicar em Enviar Solicitação

9 9 Módulo Monitoramento de Obras Simec

10 Como acessar ao Simec 10 Acesso no Sistema: 1. Acessar a página do Simec: Simec.mec.gov.br para efetuar login no Sistema 2. Digitar o CPF e a senha de acesso ; 3. Clicar em Entrar.

11 11 Módulo Monitoramento de Obras Simec

12 Tela Principal 12 Após login tem-se: 1. Lista de Obras que apresenta a possibilidade de Pesquisa Avançada ou Pesquisar; 2. Apresenta a listagem de obras às quais o fiscal está vinculado. A vinculação à obra se dá por meio de solicitação expressa via ofício pelo Gestor Institucional ao FNDE, via encaminhado para: senha.monitoramento@fnde.gov.br

13 Tela Principal 13 Tela Lista de Obras: 1. Gráfico de Evolução Financeira; 2. Acesso a obra.

14 14 Módulo Monitoramento de Obras Simec

15 DADOS DA OBRA 15 ABA CADASTRO DE OBRA

16 DADOS DA OBRA 16 Workflow: Essa nova ferramenta será utilizada sempre que for necessário realizar uma tramitação ou alteração da situação da obra Após acessar a obra tem-se todas as abas: 1. Dados da Obra; 2. Licitação; 3. Contratação; 4. Cronograma; 5. Vistorias; 6. Recursos; 7. Documentos; 8. Galeria de Fotos; 9. Execução Orçamentária.

17 DADOS DA OBRA Dados da Obra (Cadastro de Obra): Tem-se todas as informações cadastrais da obra Esta aba não é editável pelo fiscal/gestor institucional; Quaisquer divergências nas informações devem ser repassadas à equipe do FNDE Monitoramento de Obras.

18 DADOS DA OBRA Dados da Obra (Cadastro de Obra): Campos com as informações dos contatos e responsáveis pela obra

19 DADOS DA OBRA 19 Workflow: Para tramitar a obra de Planejamento pelo Proponente para Licitação, deve-se clicar em Enviar para licitação. Este procedimento permitirá o preenchimento da aba Licitação

20 DADOS DA OBRA 20 O Módulo Obras 2.0 interage com o usuário: Um pop up aparecerá perguntando se realmente deseja tramitar a obra para licitação. Responda ao questionado. Ok passará para licitação Cancelar retorna a situação atual

21 DADOS DA OBRA 21 Após realizar a operação solicitada, o sistema informa que o estado da obra foi alterado com sucesso Clique em OK

22 DADOS DA OBRA 22 WORKFLOW: Ao clicar no ícone (histórico) abrirá um pop up com as informações sobre as tramitações ocorridas na obra

23 23 Módulo Monitoramento de Obras Simec

24 LICITAÇÃO 24 Aba Licitação: Nesta aba devem ser inseridos todos os documentos e informações referentes ao procedimento licitatório da obra Cadastrar as informações: 1- Clicar em Cadastrar licitação para esta obra ;

25 LICITAÇÃO Selecionar Modalidade de Licitação realizada;

26 LICITAÇÃO Clicar em Inserir Fases de Licitação;

27 LICITAÇÃO Selecionar a fase da licitação a ser informada;

28 LICITAÇÃO Inserir as informações;

29 LICITAÇÃO Anexar o documento digitalizado da publicação do edital, na extensão PDF; 7- Salvar.

30 LICITAÇÃO 30 O Sistema retorna com a informação, após a correta operação. Clicar em OK

31 LICITAÇÃO 31 Informações salvas

32 LICITAÇÃO 32 Para inserir mais documentos de licitação: 1- Clicar em Inserir Fases de Licitação ; 2- Repetir os passos de inserção apresentados para inserção de documentos e fases.

33 LICITAÇÃO 33 Devem ser informadas todas as fases e inseridos todos os documentos digitalizados com a extensão PDF até a homologação. Informar o Número da Licitação Clicar em salvar e voltar para inserir as informações

34 LICITAÇÃO 34 Confirma a realização da operação pelo Sistema

35 LICITAÇÃO 35 Documentos inseridos e salvos na Aba Licitação

36 LICITAÇÃO 36 Workflow apresenta a situação da atual da obra, as ações possíveis e o histórico de tramitação.

37 LICITAÇÃO 37 Tela do Histórico de Tramitações O retorno para uma situação previa é realizado pela equipe CGIMP. Quando houver a necessidade de voltar uma situação de obra, deve-se solicitar à equipe de monitoramento apresentando as devidas justificativas.

38 38 Módulo Monitoramento de Obras Simec

39 CONTRATAÇÃO 39 WORKFLOW: Para que se possa preencher os dados relativos à contratação, a obra deve ser Enviada para Contratação.

40 CONTRATAÇÃO 40 Após enviar para Contratação o sistema retorna a pergunta para ser confirmada a ação, OK, ou CANCELAR a ação.

41 CONTRATAÇÃO 41 Após confirmar a ação de tramitar para Contratação o sistema apresenta a mensagem Estado alterado com sucesso!

42 CONTRATAÇÃO 42 Workflow Observe o Estado Atual da obra alterado de Licitação para Contratação

43 CONTRATAÇÃO 43 Histórico de tramitações: Observe o histórico de todas as tramitações realizadas. OBSERVAÇÃO: Caso haja necessidade justificada de retornar à situação anterior deve-se solicitar à equipe de Monitoramento de Obras CGIMP que realize a alteração

44 CONTRATAÇÃO 44 ABA CONTRATAÇÃO: Após a realização as etapas anteriores, com o perfeito preenchimento das informações sobre a licitação e a tramitação da obra para Contratação o botão Cadastrar contrato para esta obra é ativado e aparece na tela.

45 CONTRATAÇÃO 45 ABA CONTRATAÇÃO: 1- Clicar em Cadastrar contrato para esta obra

46 CONTRATAÇÃO 46 Nesta tela Cadastro de Contrato deve-se inserir as informações sobre a contratação.

47 CONTRATAÇÃO 47 Deve-se: 1 Clicar em PESQUISAR para cadastrar a empresa contratada.

48 CONTRATAÇÃO 48 Abrirá o pop up de Empresa Contratada onde deve-se: 2 Informar o CNPJ da empresa; 3 Clicar na tela da janela, fora do campo de informação do CNPJ, para que os dados apareçam;

49 CONTRATAÇÃO 49 4 Verificar as informações; 5 Clicar em Gravar ;

50 CONTRATAÇÃO 50 Observe as informações salvas 6 Inserir as informações solicitadas;

51 CONTRATAÇÃO 51 7 Inserir documentos digitalizados na extensão PDF;

52 CONTRATAÇÃO 52 8 Inserir as informações solicitadas;

53 CONTRATAÇÃO 53 9 Inserir documentos digitalizados na extensão PDF;

54 CONTRATAÇÃO Inserir as informações solicitadas;

55 CONTRATAÇÃO Inserir documentos digitalizados na extensão PDF;

56 CONTRATAÇÃO 56 Após a inserção das informações e dos documentos 12 Clicar em Salvar e Voltar ;

57 CONTRATAÇÃO 57 Após a realização da ação o sistema apresenta esta informação de Operação realizada com sucesso!

58 CONTRATAÇÃO 58 Informações e documentos salvos

59 CONTRATAÇÃO 59 Clicar no botão Editar Contrato caso seja necessária alteração nas informações

60 CONTRATAÇÃO 60 Próximo passo é preencher a aba Cronograma

61 61 Módulo Monitoramento de Obras Simec

62 CRONOGRAMA 62 CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO: Esta tela deve apresentar todos os serviços contratados para a execução da obra, reproduzindo a planilha de serviços vencedora do certame presente no contrato firmado entre a Prefeitura e a construtora

63 CRONOGRAMA 63 Aba Cronograma 1. Preencher o Cronograma com as informações da planilha de serviços contratada.

64 CRONOGRAMA Clicar em Inserir Etapa para que sejam inseridas todas as etapas contratadas

65 CRONOGRAMA Escolher as Etapas a serem inseridas no cronograma, conforme serviços constantes na planilha contratada; Selecionar todos os serviços contratados;

66 CRONOGRAMA Clicar em OK para salvar os itens selecionados no cronograma;

67 CRONOGRAMA Preencher as informações solicitadas, conforme cronograma contratado;

68 CRONOGRAMA Garantir que ao final do preenchimento os valores informados resultem em 100% dos serviços contratados. Devendo o Total do valor distribuído ser igual valor ao Valor do Contrato e o Valor Restante igual a zero.

69 CRONOGRAMA Responder à pergunta.

70 CRONOGRAMA Clicar em Salvar após total e correto preenchimento do Cronograma.

71 CRONOGRAMA 71 Retorno do sistema quando a operação é realizada com sucesso

72 CRONOGRAMA 72 Workflow Clicar em Enviar para execução, no Workflow, para que a obra passe para a situação de Em Execução

73 CRONOGRAMA 73 Tela para confirmação da ação

74 CRONOGRAMA 74 Tela de confirmação da ação

75 CRONOGRAMA 75 WORKFLOW: Observe que a situação atual da obra passou para Execução

76 76 Módulo Monitoramento de Obras Simec

77 VISTORIA 77 Aba Vistorias 1. Clicar em Inserir Acompanhamento para iniciar a inserção de vistorias periódicas;

78 VISTORIA 78 ABA VISTORIA

79 VISTORIA Inserir as informações solicitadas;

80 VISTORIA Pesquisar o Nome do Responsável técnico responsável pelo acompanhamento da obra (engenheiro/arquiteto);

81 VISTORIA 81 Aba Inserir Vistorias 3. Informar o número do CPF do Responsável ; 4. Clicar fora do campo para realizar a pesquisa;

82 VISTORIA Clicar em Salvar após obter o resultado da pesquisa;

83 VISTORIA 83 Informações salvas

84 VISTORIA Selecionar a Situação da Obra ; (Informar a situação em que se encontra a obra à data da vistoria)

85 VISTORIA Preencher com o percentual de serviços realizados na Vistoria Atual (O Valor Executado será calculado automaticamente);

86 VISTORIA 86 O sistema apresentará o somatório do % dos itens executados

87 VISTORIA Redigir as informações descritivas sobre a obra no Relatório Técnico de Acompanhamento

88 VISTORIA Clicar em Inserir Fotos para inserir fotografias que apresentem as imagens de todos os serviços informados como executados e/ou em execução, uma visão panorâmica de toda a obra e os demais detalhes que se façam necessários visualizar;

89 VISTORIA Procurar os arquivos das fotografias;

90 VISTORIA 90 Pode-se adicionar mais de dois arquivos simultaneamente

91 VISTORIA Enviar os arquivos;

92 VISTORIA Inserir legendas em todas as fotos, identificando-as, localizando-as e apresentando o que elas representam;

93 VISTORIA Clicar em Gravar observações para que a legenda seja salva;

94 VISTORIA 94 Após salvar as informações o sistema apresenta a tela 14. Clicar em OK

95 VISTORIA Clicar em X para fechar a tela;

96 VISTORIA Salvar;

97 VISTORIA Clicar em OK

98 VISTORIA Clicar em VOLTAR

99 VISTORIA 99 A vistoria inserida aparecerá salva na tela

100 100 Módulo Monitoramento de Obras Simec

101 Recursos Inserir as informações solicitadas;

102 Recursos Selecionar o tipo de recurso;

103 Recursos Selecionar a fonte;

104 Recursos Apresenta as informações sobre os recursos;

105 Recursos Salvar as informações.

106 106 Módulo Monitoramento de Obras Simec

107 Documentos Nomear de forma objetiva e clara o arquivo a ser inserido;

108 Documentos Selecionar o tipo de documento que está sendo inserido

109 Documentos Clicar em Procurar para buscar o arquivo do documento;

110 Documentos 110 Tela de confirmação de arquivo anexado com sucesso

111 Documentos Repetir os passos para inserção de todos os documentos; Os documentos anexados aparecerão listados na tela

112 112 Módulo Monitoramento de Obras Simec

113 Galeria de fotos Preencher os campos com as informações solicitadas

114 Galeria de fotos Clicar no botão Procurar para localizar o arquivo a ser inserido;

115 Galeria de fotos Clicar no botão Anexar Foto para salvar o arquivo;

116 Galeria de fotos 116 Tela de confirmação de ação realizada;

117 Galeria de fotos 117 Todas as imagens salvas aparecerão na tela

118 118 Módulo Monitoramento de Obras Simec

119 Execução orçamentária Informar o valor contratado total da obra

120 Execução orçamentária Clicar em Salvar para que a informação seja armazenada e o botão incluir empenho fique ativado;

121 Execução orçamentária 121 Tela de confirmação da operação realizada com sucesso

122 Execução orçamentária Clicar em Incluir Detalhamento Empenho para incluir empenho;

123 Execução orçamentária Inserir as informações solicitadas;

124 Execução orçamentária Anexar o arquivo digitalizado e salvo na extensão pdf;

125 Execução orçamentária Salvar informações;

126 Execução orçamentária 126 Tela confirmando a execução do comando com sucesso

127 Execução orçamentária 127 Informações sobre empenho salvas

128 Execução orçamentária Clicar para inserir valores liquidados

129 Execução orçamentária Preencher as informações conforme valores pagos liquidados nas notas fiscais;

130 Execução orçamentária Anexar Nota Fiscal digitalizada referente ao valor informado;

131 Execução orçamentária Salvar as informações inseridas;

132 Execução orçamentária 132 Mensagem confirmação da execução do comando

133 Execução orçamentária 133 Informações salvas

134 Execução orçamentária Clicar em Salvar ;

135 Execução orçamentária 135 Confirmação da execução com sucesso do comando

136 Execução orçamentária 136 Informações salvas

137 137 Módulo Monitoramento de Obras Simec

138 PRAZOS 138 Cabe ao gestor institucional verificar o prazo de vigência do documento pactuado com o FNDE. Quando necessário deve-se solicitar a prorrogação do prazo de vigência com no mínimo três meses de antecedência da data de final do convênio. A análise da solicitação é competência do FNDE/CGEST. O fiscal institucional, gestor do contrato da prefeitura deve sempre observar os prazos informados no Simec e atualizá-los com a inserção de aditivo e atualização dos períodos. Prazo de início e fim do contrato; Prazo de vigência contratual; Prazo de execução da obra; Prazos dos serviços no cronograma.

139 139 Módulo Monitoramento de Obras Simec

140 Aditivo ao contrato 140 Observe a alteração da situação da obra, que passa de Execução para Celebração de aditivo

141 Aditivo ao contrato 141 Quando for realizado aditivo ao contrato, este deve ser inserido no Simec na aba Contratação: 1. Clicar em Editar Contrato ;

142 Aditivo ao contrato Clicar em Adicionar Aditivo ao Contrato ;

143 Aditivo ao contrato 143 Será aberto um pop up para inserção dos dados do Termo Aditivo.

144 Aditivo ao contrato Selecionar o Tipo de Aditivo ;

145 Aditivo ao contrato Preencher todos os campos; 5. Inserir os arquivos solicitados;

146 Aditivo ao contrato Selecionar a obra; 7. Preenhecer as informações; 8. Clicar no botão Salvar

147 Aditivo ao contrato 147 Tela confirmação da execução da ação.

148 Aditivo ao contrato 148 Cadastro do Contrato com as informações atualizadas

149 Aditivo ao contrato Clicar em Cronograma atual para atualizar os prazos de execução do cronograma, conforme o aditivo de prazo;

150 Aditivo ao contrato Atualizar as informações de prazo para aditivo de prazo e dos valores, quando houver aditivo de valor;

151 Aditivo ao contrato Responder a pergunta; 13. Clicar em Salvar;

152 Aditivo ao contrato 152 Tela confirmando a correta execução da ação

153 Aditivo ao contrato 153 WORKFLOW Observe a situação atual da obra

154 Aditivo ao contrato 154 Clicar em Enviar para Execução ocorrerá a alteração da situação da obra para este status.

155 Aditivo ao contrato 155 Somente na situação de Execução pode-se inserir novas vistorias

156 Aditivo ao contrato 156 Tela de confirmação para execução da ação

157 Aditivo ao contrato 157 Tela de confirmação da ação executada

158 Aditivo ao contrato 158 Workflow: Situação da obra alterada

159 Aditivo ao contrato 159 Workflow: Clicando no histórico tem-se a tela de Histórico de Tramitações Histórico de tramitação

160 Aditivo ao contrato 160 Com a obra em execução deve-se manter atualizadas as informações no Simec com as vistorias apresentando a evolução física da obra e a correta inserção de todos os documentos, seguindo os passos apresentados neste manual.

161 161 Módulo Monitoramento de Obras Simec

162 Obras Paralisadas 162 Podem ocorrer situações em que se faça necessário paralisar a obra. Para estes casos o fiscal institucional deverá: 1- Inserir vistoria completa da obra, apresentando o executado até o momento da paralisação da obra; 2- Na vistoria deverá apresentar a situação de Paralisada; 3- Atualizar e completar as informações e inserção dos documentos da aba execução orçamentária; 4- Inserir todos os documentos solicitados na aba documentos; NOVA CONTRATAÇÃO: 5- Acompanhar a realização do novo procedimento licitatório e a contratação; 6- Solicitar à equipe da CGIMP/FNDE a criação da obra vinculada após a contratação da nova empresa; 7- Inserir todas as informações do procedimento licitatório e da nova contratação; 8- Manter as informações atualizadas garantindo a veracidade dos fatos.

163 163 Módulo Monitoramento de Obras Simec

164 CONTATOS 164 Contatos: Telefones: (61) s: Atendimento: Equipe técnica: Solicitação de senha: FNDE - Fundo Nacional de Desenvolvimento de Educação Setor Bancário Sul, Quadra 2, Bloco F, Edifício FNDE - Brasília/DF - CEP: